SISTEM AKUNTANSI UTANG
Sistem Retur Pembelian
a. deskripsi kegiatan
Sistem retur pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengembalian barang yg sudah dibeli kepada pemasoknya.
b. fungsi yg terkait
1. fungsi gudang 3. fungsi pengiriman 2. fungsi pembelian 4. fungsi akuntansi
c. dokumen yg digunakan
1. memo debit2. laporan pengiriman barang
d. catatan akuntansi yg digunakan
1. jurnal retur pembelian atau jurnal umum 3. kartu utang 2. kartu persediaan
e. jaringan prosedur yg membentuk sistem
f. unsur pengendalian intern
Organisasi1. fungsi pembelian harus terpisah dari fungsi akuntansi
2. transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian, fungsi
pengiriman, fungsi pencatat utang, fungsi akuntansi yg lain. Tidak ada transaksi retur pembelian yg dilaksanakan secara lengkap hanya oleh 1 fungsi tsb.
Sistem otorisasi & prosedur pencatatan
3. memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian
4. laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman 5. pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan pada memo debit
yg didukung dgn laporan pengiriman barang
6. pencatatan ke dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi
Praktik yg sehat
7. memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak & pemakaiannya
dipertanggung-jawabkan oleh fungsi pembelian
8. laporan pengiriman barang bernomor urut tercetak & pemakaiannya
dipertanggung-jawabkan oleh fungsi pengiriman
9. catatan yg berfungsi sbg buku pembantu utang secara periodik direkonsiliasi dgn
3
g. bagan alir dokumen sistem retur pembelian
6 5 4
1
Bagian Pembelian
Mulai
Membuat memo packing slip 3
Bagian Pengiriman Bagian Gudang
1
Menerima barang dari Bagian
Gudang & mengirimkannya
Membuat laporan pengiriman
barang
5 Memo debit 4
2 Laporan 1 penerimaan barang
4
2
Memo 3 debit
Mengirimkan barang ke
Bagian Jurnal
LPB 1
Dikirim ke pemasok
3
Bagian Utang Bagian Kartu Persediaan
6
Membandingkan kuantitas dalam LPB dgn memo
Jurnal retur
Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar
LPB 1
Memo 2 debit
Prosedur Pencatatan Utang
Metode Pencatatan Utang
Account Payable Procedure
Voucher Payable Procedure
a. dokumen yg digunakan
Account Payable Procedure
1. faktur dari pemasok
2. kuitansi tanda terima uang yg ditandatangani oleh pemasok atau tembusan surat pemberitahuan (remittance advice) yg dikirim ke pemasok, yg berisi keterangan untuk apa pembayaran tsb dilakukan
b. catatan akuntansi yg digunakan
1. kartu utang digunakan untuk mencatat mutasi & saldo utang kepada tiap kreditur
2. jurnal pembelian digunakan untuk mencatat transaksi pembelian
c. prosedur pencatatan utang pada
Account Payable Procedure
Pada saat faktur dari pemasok telah disetujui untuk dibayar :
1. faktur dari pemasok dicatat dalam jurnal pembelian
2. informasi dalam jurnal pembelian kemudian di-posting ke dalam kartu utang yg
diselenggarakan untuk setiap kreditur
Pada saat jumlah dalam faktur dibayar :
3. cek dicatat dalam jurnal pengeluaran kas
4. informasi dalam jurnal pengeluaran kas yg bersangkutan dgn pembayaran utang
di-posting ke dalam kartu utang
Pencatatan transaksi timbulnya utang Faktur dari
pemasok
Kartu utang
Kuitansi dari pemasok
Jurnal pembelian
Jurnal pengeluaran
kas
Voucher Payable Procedure
a. dokumen yg digunakan
1. bukti kas keluar atau kombinasi bukti kas keluar & cek
Bukti kas keluar ini merupakan formulir pokok dalam voucher paybale procedure. : Formulir ini mempunyai 3 fungsi :
• sebagai surat perintah kpd Bagian Kasa untuk melakukan pengeluaran kas sejumlah yg tercantum di dalamnya
• sebagai pemberitahuan kpd kreditor mengenai tujuan pembayarannya (sebagai
remittance advice)
• sebagai media untuk dasar pencatatan utang & persediaan atau distribusi lain
b. catatan akuntansi yg digunakan
1. register bukti kas keluar (voucher register) 2. register cek (check register)c. prosedur pencatatan utang pada
Voucher Payable Procedure
1. one time voucher procedure
1.a.
One time voucher procedure
dgn dasar tunai (
cash basis
)
Faktur 3
Pada saat jatuh tempo Membuat
bukti kas keluar 3
2 Faktur 1 dari
pemasok T
Jurnal pengeluaran
kas
3 2 Bukti kas 1 keluar
N Dikirim ke
kreditur bersama
dgn cek A
1.b.
One time voucher procedure
dgn dasar waktu (
accrual basis
)
SOP 3 Membuat bukti
kas keluar Faktur dari
pemasok
A
Register cek Dikirim ke
pemasok A
Faktur
3 2 Bukti kas 1 keluar
Register bukti kas
keluar
1
2.
Built up voucher procedure
Mencatat faktur dalam bukti kas
keluar Faktur
dari pemasok
A
3 2 Bukti kas 1 keluar
Dikirim ke Bagian Kasa pada saat 3
2 Bukti kas 1 keluar
Register
Faktur dari pemasok
Arsip bukti kas keluar yg belum dibayar merupakan catatan utang yg
diselenggarakan atas dasar waktu
Distribusi Pembelian
Distribusi adalah prosedur peringkasan rincian yg tercantum dalam media (faktur dari pemasok misalnya) dan pengumpulan total ringkasan tsb untuk keperluan pembuatan laporan.
Distribusi pembelian adalah prosedur peringkasan pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya untuk penyusunan laporan & pencatatan dalam jurnal. Hampir semua debit dari transaksi pembelian menyangkut persediaan & biaya.
Dalam perusahaan yg kecil, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian terutama bersumber dari : jurnal pengeluaran kas.
Dalam perusahaan yg besar, pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian bersumber dari: • register bukti kas keluar (voucher register) atau jurnal pembelian , atau dari
• distribusi faktur yg diterima dari pemasok
Dalam perusahaan manufaktur, klasifikasi yg umum dipakai untuk pendebitan yg timbul dari transaksi pembelian & pembayarannya sbb :
1.untuk bahan baku a. jenis bahan baku
b. produk yg menggunakan bahan baku tsb c. kombinasi diantara keduanya
2.untuk suku cadang a. jenis suku cadang
3.untuk biaya yg berasal dari pembelian jasa a. menurut jenis biaya
Metode Distribusi Pembelian
Metode distribusi:
1. metode jurnal berkolom 4. metode tiket tunggal
2. metode rekening berkolom 5. metode distribusi dgn komputer 3. metode rekening tunggal
1.
Metode jurnal berkolom
a. jurnal pengeluaran kas c. register bukti kas keluar b. jurnal pembelian
a.
jurnal pengeluaran kas
Faktur dari pemasok
A
Pada saat faktur jatuh tempo
Jurnal pengeluaran kas berkolom
Laporan Jurnal pengeluaran kas
berkolom merupakan alat distribusi
b.
jurnal pembelian
Faktur dari pemasok
Distribusi pembelian dilakukan atas dasar waktu (accrual basis) Jurnal
pembelian
Laporan keuangan Buku besar
c.
register bukti kas keluar
Bukti kas keluar
Membuat rekapitulasi register
bukti kas keluar
Laporan keuangan Buku
Rekapitulasi register bukti kas keluar
2.
Metode rekening berkolom
Bukti kas keluar
Laporan keuangan Rekening
berkolom Register bukti
kas keluar
5.
Metode distribusi dgn komputer
Kerangka kode rekening biaya
1 2
Jenis Biaya
7 8 3 4 5 6
Pusat
Pertanggung-jawaban
3.
Metode rekening tunggal
Faktur
Faktur yg disortasi menurut klasifikasi rekening tunggal
Menjumlah
posting dalam rekening tunggal
Sortasi faktur
Pre-list tape
Faktur
Rekapitulasi
posting dalam rekening tunggal
Buku besar Laporan keuangan Rekening
tunggal
Dibandingkan untuk membuktikan ketelitian
4.
Metode tiket tunggal
Bukti kas keluar
Membuat rekapitulasi tiket tunggal
Rekapitulasi tiket tunggal Membuat tiket
tunggal dari bukti kas keluar
Tiket tunggal
N
Pada akhir bulan tiket tunggal diambil dari arsip
Buku
Posting
Tiket tunggal
Menurut nomor rekening
Membuat rekapitulasi tiket tunggal
Rekapitulasi tiket tunggal
Bukti kas keluar
Summary strip
