Fungsi
Prosedur
Sistem Akuntansi Pembelian
Mengenali kebutuhan untuk membeli persediaan fisik & memesan ke pemasok
Prosedur Definisi
Sistem Akuntansi Pembelian
Fungsi Terkait
Gudang
Pembelian Penerimaan Akuntansi
Fungsi Definisi
Sistem Akuntansi Pembelian
Model SI Pembelian
Fungsi Gudang
Mengajukan permintaan
pembelian ke fungsi
pembelian
Fungsi Gudang
Mengajukan permintaan
pembelian ke fungsi
pembelian
Fungsi Pembelian
Meminta penawaran harga dari berbagai pemasok
Menerima penawaran harga dari
berbagai pamasok, pemilihan pemasok Membuat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih
Fungsi Penerimaan
Memeriksa & menerima barang yang dikirim oleh pemasok
Menyerahkan barang yang diterima kepada fungsi gudang untuk disimpan Melaporkan penerimaan barang
kepada fungsi akuntansi
Fungsi Akuntansi
Menerima faktur tagihan dari pemasok dan atas dasar faktur dari pemasok
tersebut, fungsi akuntansi mencatat kewajiban yang timbul dari transaksi pembelian
Fungsi
Prosedur
Siklus Pengeluaran
Definisi
rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan
dengan pembelian serta
Prosedur Definisi
Siklus Pengeluaran
meminimalkan biaya total dalam memeroleh dan
memelihara persediaan,
perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan
untuk menjalankan organisasi
KEPUTUSAN PENTING
• Berapa tingkat optimal persediaan dan
perlengkapan yang akan ditanggung?
• Pemasok manakah yang memberikan
kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?
• Dimanakah persediaan dan
• Bagaimana TI dapat digunakan untuk
meningkatkan baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound ?
• Apakah tersedia cukup kas untuk
memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok ?
• Bagaimana pembayaran ke vendor
dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?
Aktifitas Utama Bisnis|
Pemesanan barang, pasokan dan jasa Pemesanan barang, pasokan dan jasa
Aktifitas Utama Bisnis|
EOQ
Menurut Prof. Dr. Bambang Rianto
jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh dengan biaya minimal, atau sering dikatakan sebagai jumlah pembelian yang optimal.
Menurut Drs. Agus Ahyadi
Pemesanan barang, pasokan dan jasa Pemesanan barang, pasokan dan jasa
Aktifitas Utama Bisnis|
Pemesanan barang, pasokan dan jasa Pemesanan barang, pasokan dan jasa
Aktifitas Utama Bisnis|
Pemesanan barang, pasokan dan jasa Pemesanan barang, pasokan dan jasa
Aktifitas Utama Bisnis|
Pemesanan barang, pasokan dan jasa Pemesanan barang, pasokan dan jasa
Aktifitas Utama Bisnis|
Penerimaan & Penyimpnan Barang Penerimaan & Penyimpnan Barang
Aktifitas Utama Bisnis|
DOKUMEN & PROSEDUR Laporan penerimaan :
- barang yang diterima, - tanggal penerimaan, - tanggal pengiriman, - pemasok,
Penerimaan & Penyimpnan Barang Penerimaan & Penyimpnan Barang
Aktifitas Utama Bisnis|
• Bukti diterimanya barang dari pemasok • Laporan penerimaan dikirim ke fungsi
•
Bagian hutang usaha menyetujui
faktur penjualan untuk dibayar
•
Kasir bertanggungjawab untuk
melakukan pembayaran
12-26
Tujuan dari rekening
hutang adalah untuk
mengotorisasi pembayaran
hanya untuk barang dan
KEBUTUHAN INFORMASI
Fungsi SIA
•
Menetapkan kapan dan seberapa
banyak tambahan persediaan yang
akan dipesan.
•
Memilih pemasok yang tepat untuk
pesanan.
•
Memverifikasi akurasi faktur dari
vendor.
•
Memutuskan apakah diskon
pembelian harus dimanfaatkan.
•
Mengawasi kebutuhan arus kas untuk
• Sebagai tambahan, SIA harus
memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:
– Efisiensi dan efektivitas bagian
pembelian
– Analisis kinerja pemasok, seperti
pengiriman tepat waktu dan kualitas.
– Persentase diskon pembelian yang
PENGENDALIAN:
Tujuan, Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi lain SIA adalah untuk memberikan
pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:
– Transaksi diotorisasi dengan tepat, dicatat
dengan valid, dan akurat
– Aset (Kas, persediaan, dan data)
diamankan (dijaga) dari kehilangan atau pencurian
– Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien
• Apakah ancamannya?
– Mencegah kehabisan dan atau
kelebihan persediaan
– Meminta barang yang tidak
dibutuhkan
– Membeli barang berkualitas rendah – Membeli dari pemasok yang tidak
diotorisasi
PENGENDALIAN:
– Menerima barang yang tidak
dipesan
– Membuat kesalahan dalam
penghitungan
– Mencuri persediaan
– Gagal memanfaatkan diskon
pembelian yang tersedia
– Kesalahan mencatat dan
memasukkan data dalam utang
usaha
• Apakah prosedur pengendaliannya? – Sistem pengendalian persediaan – Analisis kinerja pemasok
– Persetujuan permintaan pembelian – Batasi akses ke permintaan
pembelian kosong
– Konsultasi daftar harga – Pengendalian anggaran
PENGENDALIAN:
– Gunakan daftar pemasok yang disetujui
– Persetujuan pesanan pembelian – Pemesanan pembelian sebelum
penomoran
– Larangan hadiah dari para pemasok
– Insentif ke semua rekening pengiriman – Pengendalian akses phhisik
– Cek ulang akurasi faktur
12-35
MODEL DATA SIKLUS
PENGELUARAN
• Model data REA mengintegrasikan baik data
transaksi akuntansi tradisional dengan data operasional
• Apa saja contohnya?
– Tanggal dan jumlah atas setiap pembelian – Informasi tentang dimana barang
disimpan
– Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal
12-36
Partial REA Diagram of the Expenditure Cycle
Inventory
(1, N)
Receive
inventory (1, N) Receivegoods Order goods
(0, N)
(1, N)
Order/Receive
• Mengapa ada hubungan banyak ke banyak
antara kegiatan pemesanan barang dan penerimaan barang ?
– Kadang-kadang para pemasok membuat
beberapa pengiriman terpisah untuk memenuhi satu pesanan pembelian
– Lain waktu, Para pemasok mengisi
beberapa pesanan pembelian dengan satu pengiriman
– Kadang-kadang, para pemasok
melakukan pengiriman untuk mengisi penuh pesanan pembelian tunggal
