MANAJEMEN ARSIP BERITA DALAM UPAYA
PELESTARIAN INFORMASI PADA STASIUN TVRI
SUMATERA UTARA
SKRIPSI
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan studi untuk meraih gelar Sarjana Sosial (S.Sos)
dalam bidang studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi
Di susun oleh: ATANIA RASBINA
060709010
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS SASTRA
DEPARTEMEN ILMU PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI MEDAN
LEMBAR PERSETUJUAN
Judul Skripsi : Manajemen Arsip Berita dalam Upaya Pelestarian Informasi pada Stasiun TVRI Sumatera Utara
Oleh : Atania Rasbina Sembiring NIM : 060709010
Pembimbing I : Ishak, SS, M.Hum
Tanda Tangan :
Tanggal :
Pembimbing II : Himma Dewiyana, ST, M.Hum
Tanda Tangan :
LEMBAR PENGESAHAN
Judul Skripsi :Manajemen Arsip Berita dalam Upaya Pelestarian Informasi
pada Stasiun TVRI Sumatera
Oleh : Atania Rasbina Sembiring
NIM : 060709010
DEPARTEMEN STUDI PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI
Ketua : Drs. Jonner Hasugian, M.Si
Tanda Tangan :
Tanggal :
FAKULTAS SASTRA
Dekan : Drs. Syahron Lubis, MA
Tanda Tangan :
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinalitas dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, September 2010
Atania Rasbina Sembiring
ABSTRAK
Sembiring, Atania Rasbina.2010. Manajemen Arsip Berita dalam Upaya
pelestarian Informasi pada Stasiun TVRI Sumatera Utara. Medan:
Fakultas Sastra Unversitas Sumatera Utara.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen arsip berita pada stasiun TVRI Sumatera Utara dalam upaya pelestarian informasi.
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan adanya kenyataan, gejala, fakta dan kejadian secara deskriptif yang ditemukan pada latar alamiah. Lokasi penelitian yang diteliti penulis berada di Stasiun TVRI yang beralamat di Jl. Putri Hijau Medan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Wawancara Mendalam (depth
interview), Observasi, Studi Dokumentasi.
Hasil dari penelitian ini adalah bahwa Stasiun TVRI belum memiliki manajemen pengelolaan arsip yang baik dikarenakan Stasiun TVRI belum memenuhi syarat-syarat preservasi yang baik. Dikatakan demikian karena arsip di Stasiun TVRI tidak memiliki staf yang khusus didalam pengelolaan arsip atau yang sering disebut seorang arsiparis. Proses pengelolaan arsip di TVRI belum beraturan dikarenakan arsip berita yang direkam pada pita VHS disimpan dan dipindahkan lagi ke dalam format CD dan mini DV, untuk membuat berita kalaidoskop. Apabila berita yang tidak masuk kedalam kriteria kalaidoskop maka berita tersebut langsung dihapus dan dimusnahkan tanpa adanya aturan yang diikuti.
KATA PENGANTAR
Puji serta syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena
atas berkat dan rahmatNya lah penulis dapat menyelesaikan skripsi ini yang
berjudul “ Manajemen Arsip Berita dalam Upaya Pelestarian Informasi pada
Stasiun TVRI Sumatera Utara “.
Tujuan penulisan skripsi ini adalah untuk memenuhi syaratuntuk meraih
gelar Sarjana Sosial (S.Sos) dalam bidang Ilmu Perpustakaan dan Informasi pada
Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.
Penulis menyadari, penelitian ini dapat diselesaikan berkat bantuan yang
besar dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan rasa terima kasih
secara khusus kepada kedua orang tua. Buat Bapak S.Sembiring dan mamak
A.Tarigan serta buat nenek R.Tarigan yang selalu mendukung penulis. Terima
kasih buat segala yang telah diberikan atas doa dan dukungan yang selama ini
dibrikan baik secara moril dan materil.
Pada kesempatan ini penulis juga mengucapkan banyak terima kasih
kepada pihak yang telah memberikan dukungan. Oleh karena itu penulis ingin
mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr.Drs.Syahron Lubis M.A selaku Dekan Fakultas Satra USU.
2. Bapak Drs.Jonner Hasugian, M.Si selaku ketua Program Studi Ilmu
Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra.
3. Bapak Ishak, SS. M.Hum selaku dosen pembimbing I yang sudah
meluangkan waktu dan pikiran serta arahan-arahan dalam penulisan
skripsi ini.
4. Ibu Himma Dewiyana, ST, M.Hum selaku dosen pembimbing II yang juga
begitu banyak meluangkan waktu dan senantiasa membantu dan memberi
arahan serta masukan yang berguna didalam penyelesaian skripsi ini.
5. Seluruh dosen dan staf pegawai program Studi Ilmu Perpustakaan dan
Informasi Fakultas Sastra USU.
6. Pak Dhani selaku staf bagian transkrip dan Dokumentasi serta bang Andi
pernah bosanuntuk membantu penulis dan senantiasa meluangkan waktu
dan tenaga dalam penyelesaian skripsi ini.
7. Kepada adik tunggal ku Ivanardi Wiranatha.S yang senantiasa mendoakan
penulis dan memberi dorongan semangat kepada penulis untukpenulisan
skripsi ini.
8. Kepada semua kakak dan abang sepupu ku yang selalu mendoakan
penulis.
9. Kepada Permata Golgotha khususnya Sektor PHILADELPHIA terlebih
kepada teman sepelayanan ku di sektor (k’Eva, k’Santi, Irma, Ray, Anber
dan Devi) yang telah memberi pengertian dan mendoakan penulis untuk
penyelesaian skripsi ini.
10.Kepada sahabat terbaiku Inggit, Minda, Chichi dan Dila yang setiap saat
tak henti-hentinya memberikan dukungan dan semangat dan tak
bosan-bosannya memberi dukungan moril kepada penulis sehingga skripsi ini
dapat selesai.
Akhir kata, penulis juga menyadari masih terdapat kekurangan dan
kesalahan dalam penyajian maupun dalam penulisan. Untuk itu, penulis
mengharapkan saran dan kritik yang sifatnya membangun demi kesempurnaan
skripsi ini.
Hormat Saya,
Penulis
DAFTAR ISI
ABSTRAK... i
KATA PENGANTAR... ii
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL... vi
DAFTAR GAMBAR... vii
DAFTAR LAMPIRAN...viii
BAB I PENDAHULUAN... 1
1.1. Latar Belakang... 1
1.2. Rumusan Masalah... 4
1.3. Tujuan Penelitian ... 4
1.4. Manfaat Penelitian... 4
1.5. Ruang Lingkup... 4
BAB II TINJAUAN LITERATUR ... 5
2.1. Arsip... 5
2.1.1. Pengertian Arsip... 5
2.1.2. Jenis Arsip………... 6
2.1.3. Peranan Arsip……….. 7
2.2. Manajemen Arsip... 8
2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip... 8
2.2.2. Tujuan Manajemen Arsip……… 9
2.2.3. Daur Hidup arsip... 10
2.2.4. Peralatan dan Perlengkapan Arsip... 12
2.2.5. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip... 13
2.2.6. Niai Guna Arsip... 16
2.2.7. Penyusutan Arsip... 16
2.2.9. Sistem Temu Kembali Informasi... 18
2.2.10. Pemindahan Arsip... 19
2.2.11. Pemusnahan Arsip... 21
2.3. Pelestarian Informasi... 22
2.3.1. Pengertian Pelestarian Informasi... 22
BAB III METODE PENELITIAN ... 27
3.1. Jenis Penelitian... 27
3.2. Lokasi Penelitian dan Waktu Pelaksanaan Penelitian... 27
3.3. Proses Penelitian... 28
3.3.1. Mengidentifikasi Informan... 28
3.3.2. Analisa Data... 28
3.3.3. Menulis Hasil Penelitian... 29
3.3.4. Menarik Kesimpulan... 29
3.4. Teknik Pengumpulan Data... 30
3.5. Jenis dan Sumber Data... 31
BAB IV PEMBAHASAN ... 31
4.1. Karakteristik Informan... 31
4.2. Analisis Data... ... 31
4.2.1. Penciptaan Arsip... 31
4.2.1.1. Proses Kearsipan... 31
4.2.2.Pemeliharaan Arsip... 32
4.2.2.1. Peralatan dan Perlengkapan Arsip... 32
4.2.3. Penempatan Kearsipan... 33
4.2.3.1. Tempat Penyimpana Arsip... 33
4.2.3.2. Pengkodean Arsip... 34
4.2.3.3. Sistem Temu Kembali Arsip... 35
4.2.4. Pelestarian Arsip... ... 35
4.2.4.1. Penyebab Kerusakan Arsip... ... 35
4.2.5.1. Jadwal Retensi Arsip... 36
4.2.6. Peranan Kearsipan... ... 37
4.2.7. Arsiparis... 38
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN ... 43
5.1. KESIMPULAN ... 43
5.2. SARAN ... 44
DAFTAR TABEL
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 : Gambar Daur Hidup Arsip………..9
Gambar 2 : Alur Penciptaan Arsip...40
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran I : Daftar Arsip Berita pada Stasiun TVRI dalam Format VHS...48
Lampiran II : Pedoman Wawancara...49
Lampiran III : Hasil Transkrip Wawancara...50
ABSTRAK
Sembiring, Atania Rasbina.2010. Manajemen Arsip Berita dalam Upaya
pelestarian Informasi pada Stasiun TVRI Sumatera Utara. Medan:
Fakultas Sastra Unversitas Sumatera Utara.
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui manajemen arsip berita pada stasiun TVRI Sumatera Utara dalam upaya pelestarian informasi.
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian kualitatif deskriptif. Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan adanya kenyataan, gejala, fakta dan kejadian secara deskriptif yang ditemukan pada latar alamiah. Lokasi penelitian yang diteliti penulis berada di Stasiun TVRI yang beralamat di Jl. Putri Hijau Medan. Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan menggunakan Wawancara Mendalam (depth
interview), Observasi, Studi Dokumentasi.
Hasil dari penelitian ini adalah bahwa Stasiun TVRI belum memiliki manajemen pengelolaan arsip yang baik dikarenakan Stasiun TVRI belum memenuhi syarat-syarat preservasi yang baik. Dikatakan demikian karena arsip di Stasiun TVRI tidak memiliki staf yang khusus didalam pengelolaan arsip atau yang sering disebut seorang arsiparis. Proses pengelolaan arsip di TVRI belum beraturan dikarenakan arsip berita yang direkam pada pita VHS disimpan dan dipindahkan lagi ke dalam format CD dan mini DV, untuk membuat berita kalaidoskop. Apabila berita yang tidak masuk kedalam kriteria kalaidoskop maka berita tersebut langsung dihapus dan dimusnahkan tanpa adanya aturan yang diikuti.
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Arsip merupakan bagian penting dalam seluruh kegiatan suatu organisasi,
disamping merupakan pusat ingatan, sumber informasi dan sumber bukti sejarah.
Melalui arsip akan diperoleh data atau keterangan-keterangan yang di perlukan
dalam memecahkan masalah, juga dapat diketahui maju mundurnya suatu
organisasi serta dapat dijadikan sebagai bahan perbandingan untuk masa yang
akan datang.
Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan,
pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta
penyimpanan warkat menurut sistem tertentu. Saat dibutuhkan dapat dengan cepat
dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus
dimusnahkan.
Salah satu sumber informasi penting yang dapat menunjang proses
kegiatan administrasi maupun birokrasi adalah arsip (record). Sebagai rekaman
informasi dari seluruh aktivitas organisasi, arsip berfungsi sebagai pusat ingatan,
alat bantu pengambilan keputusan, bukti eksistensi organisasi dan untuk
kepentingan organisai yang lain. Berdasarkan fungsi arsip yang sangat penting
tersebut maka harus ada menajeman atau pengelolaan arsip yang baik sejak
penciptaan sampai dengan penyusutan.
Pengelolaan arsip secara baik yang dapat menunjang kegiatan administrasi
agar lebih lancar seringkali diabaikan dengan berbagai macam alasan. Berbagai
kendala seperti kurangnya tenaga arsiparis maupun terbatasnya sarana dan
prasarana selalu menjadi alasan buruknya pengelolaan arsip. Karena selalu
dianggap bidang kearsipan sebagai “bidang pinggiran” diantara aktivitas-aktivitas
kerja lainnya.
Sejalan dengan perkembangan jaman, kemajuan di bidang teknologi yang
perlukan suatu sistem kearsipan tertentu yang sistematis agar sewaktu-waktu jika
diperlukan dapat ditemukan kembali dengan cepat dan tepat.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya
organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi
organisasi. Mengingat arti pentingnya arsip pemerintah Indonesia menaruh
perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan
diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang Kearsipan
Nasional. Arsip penting untuk di lestarikan agar informasi yang terdapat didalam
arsip dapat tersimpan dan terjaga dengan baik.
Stasiun Televisi Republik Indonesia (TVRI) adalah stasiun televisi
pertama di Indonesia, yang mengudara sejak tahun 1962 di Jakarta. Siaran
perdananya menayangkan Upacara Peringatan Hari Kemerdekaan Republik
Indonesia ke-17 dari Istana Negara Jakarta.
TVRI merupakan stasiun televisi tertua di Indonesia dan jangkauannya
mencapai seluruh wilayah Indonesia. Saat ini TVRI memiliki 27 stasiun Daerah
dan 1 Stasiun Pusat dengan didukung oleh 376 satuan transmisi yang tersebar di
seluruh wilayah Indonesia dan salah satunya adalah stasiun TVRI Sumatera Utara
yang berdiri 28 Agustus 1970.
Sejak awal dari berdirinya stasiun TVRI Sumatera Utara sudah banyak
sekali menayangkan program-program berita yang bermanfaat bagi penonton
sehingga sudah banyak informasi yang dihasilkan ataupun disimpan oleh stasiun
TVRI Sumatera Utara.
Yang dimaksud dengan arsip berita pada TVRI adalah kumpulan berita
atau informasi mengenai sesuatu yang terjadi khususnya di daerah Sumatera Utara
disajikan lewat bentuk berita yang berdurasi 1 jam. Sedangkan total penyiaran
yang ditayangkan oleh TVRI selama 4 jam per hari.
Penyimpanan arsip pada stasiun TVRI dari awal berdirinya sampai saat ini
sudah berubah 2 kali pada awalnya TVRI menggunakan film untuk menyimpan
arsip berita dan sekarang arsip berita disimpan kedalam format CD dan kaset mini
ditayangkan lagi untuk akhir tahun atau dapat dikatakan berita-berita
kaladeioskop.
Pada observasi awal penulis melihat arsip berita pada stasiun TVRI belum
memiliki manajemen arsip yang baik. Arsip yang tersimpan dari sejak berdiri
sampai saat ini, yang masih aktif hanya arsip dari tahun 2008 sampai Mei 2010
berjumlah 365 arsip. Saat ini sistem arsip juga belum memiliki sistem temu
kembali arsip yang baik sehingga arsip yang ada sulit untuk ditemukan.
Kondisi arsip stasiun TVRI pada saat ini belum stabil dikarenakan format
kaset yang selama ini digunakan untuk menyimpan arsip akan direncanakan
berubah kedalam format digital. Alat perekam berita yang disiarkan TVRI
menggunakan pita VHS (Video Home System) yang durasinya mencapai 3 jam
pita VHS ini dapat memuat 3 sampai 4 berita karena durasi berita dalam satu hari
hanya berkisar 1 jam dan pita VHS dapat digunakan 3 sampai 4 hari sesuai
dengan lamanya berita ditayangkan. Maka untuk menjaga keawetan pita VHS
berita yang ada didalam pita tersebut dipindahkan kedalam CD (Compact Disc)
dan mini DV (Digital Video). Proses pelestarian arsip di stasiun TVRI hanya
menggunakan ruangan yang memiliki AC (Air Conditioner). Hal ini belum sesuai
dengan prosedur pelestarian arsip sehingga penulis ingin mengetahui bagaimana
tata cara manajemen arsip berita yang dilakukan oleh stasiun TVRI Sumatera
Utara dalam melestarikan informasi yang sudah disiarkan sejak berdirinya stasiun
TVRI Sumatera Utara, apakah telah sesuai dengan prosedur penataan arsip atau
tidak.
Bertolak dari hal ini penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul
“Manajemen Arsip Berita dalam Upaya Pelestarian Informasi pada Stasiun
TVRI Sumatera Utara. ”
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas maka yang menjadi permasalahan dalam
penelitian ini adalah bagaimanakah manajemen arsip berita pada stasiun
1.3 Tujuan penelitian
Adapun yang menjadi tujuan dalam penelitian ini adalah untuk
mengetahui manajemen arsip berita pada stasiun TVRI Sumatera Utara
dalam upaya pelestarian informasi.
1.4 Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi
1. Stasiun TVRI Sumatera Utara
Diharapkan tulisan ini dapat bermanfaat sebagai bahan masukan atau
pertimbangan yang berguna untuk manajemen arsip pada stasiun
TVRI Sumatera Utara.
2. Peneliti
Sebagai bahan rujukan untuk mengetahui teori-teori atau konsep –
konsep tentang manajemen atau pengelolaan arsip pada Stasiun TVRI
Sumatera Utara.
3. Penulis
Diharapkan dapat menambah pemahaman dan pengetahuan mengenai
manajemen arsip dalam pelestarian informasi pada stasiun TVRI
Sumatera Utara.
1.5 Ruang Lingkup
Adapun ruang lingkup yang ingin diteliti oleh penulis adalah manajemen
arsip yang berkaitan dengan pelestarian arsip yang meliputi kegiatan manajemen
arsip seperti pengelolaan arsip, penciptaan arsip, penyimpanan arsip, sampai
BAB II
KAJIAN LITERATUR
2.1. Arsip
2.1.1. Pengertian Arsip
Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik
organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat
menunjang kemajuan lembaga tersebut. Untuk mengetahui lebih lanjut mengenai
arsip, maka berikut beberapa penjelasan mengenai arsip yang dikemukakan oleh
beberapa tokoh:
Menurut Waluyo (2010:2) secara etimologi arsip berasal dari bahasa
Yunani kuno Archeon, Arche yang dapat bermakna permulaan, asal, tempat
utama, kekuasaan dan juga berarti bangunan/kantor.
Menurut Gie dalam Sutarto (1983:168) pengertian arsip adalah ”suatu
kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu
kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat diperlukan kembali”.
Sedangakan menurut Wursanto (1991:12) ”Kearsipan menyangkut
pekerjaan yang berhubungan dengan warkat, surat, dokumen, yang berisi
informasi yang perlu pengolahan, penyimpanan, sampai pada penemuan kembali
arsip.
Sedangkan menurut UU No.7 tahun 1971, mengenai
ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, pasal 1 ayat a dan ayat b dalam Widjaja (1990) ,yang
dimaksud dengan arsip adalah;
a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerinah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keaadan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan pemerintah.
b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan dalam bentuk corak apapun baik keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Dari beberapa pendapat diatas maka dapat diketahui bahwa arsip adalah
dikelola kembali agar mudah untuk ditemukan kembali apabila diperlukan. Selain
itu dapat diketahu juga bahwa arsip merupakan sumberdaya berharga karena
informasi yang dikandungnya. Informasi hanya dapat berguna jika ia direkam
dengan segera dan benar, secara teratur diperbarui dan dengan mudah dapat
diakses ketika dibutuhkan.
2.1.2. Jenis Arsip
Arsip dalam setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip yang
juga berbeda-beda.Menurut Widjaja (1986: 101) penggolongan arsip berdasarkan
fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung
dalam penyusunan perencanaan, pelaksanaan kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan. Arsip dinamis dapat dirinci lagi menjadi.:
a. Arsip aktif yaitu: arsip yang masih digunakan terus menerus bagi
kelangsungan pekerjaan dilingkungan unit pengolahannya dari suatu organisasi.
b. Arsip semi aktif yaitu: arsip yang frekuensi penggunaanya sudah
mulai menurun dari arsip aktif.
c. Arsip in-aktif yaitu: arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya digunakan sebagai referensi saja.
2. Arsip Statis, Yitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam perencanaan, penyelenggaraan pelayanan ketatausahaan dalam rangka penyelenggaraan kehidupan kebangsaan ataupun penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara untuk menjalankan fungsi-fungsi tersebut dengan baik.
Sedangkan menurut Irna (2010:2) arsip dibedakan menurut fungsinya, tempat penyimpanannya, bendanya dan lamanya penyimpanan berikut adalah penjelasannya:
1. Menurut Fungsinya
1. Arsip dinamis ialah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam proses perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan yang kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
a) Arsip Aktif : Arsip dinamis yang masih dipergunakan secara
terus-menerus bagi pelasksanan kelangsungan pekerjaan dalam
b) Arsip in aktif : Arsif dinamis yang penggunaanya sudah berkurang
dan tidak dipergunakan lagi secara terus-menerus karena
penyelengaraan administrasinya.
2. Arsip statis ialah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kegiatan tugas pokok maupun penyelengaraan pelayanan ketatausahaan dalam penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya dan penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
2. Menurut Tempat Penyimpanannya
1. Arsip sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang dipusatkan penyimpananya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
2. Arsip unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus
3. Menurut Bendanya
1. Arsip primer yaitu arsip yang asli. Arsip ini bukan tindasan, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya.
2. Arsip sekunder yaitu arsip yang berupa tindasan, fotocopi, salinan, atau microfilm.
4. Menurut Lamanya Penyimpanan
1.Arsip abadi merupakan arsip yang kegunaannya berlangsung untuk
waktu yang lama dan abadi seperti arsip sejarah dan lain-lain.
2. Arsip tidak abadi merupakan arsip yang kegunaannya hanya untuk
sementara waktu atau hanya pada saat itu saja.
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa jenis-jenis arsip dapat dilihat
berdasarkan fungsinya dibedakan menjadi dua bagian yaitu arsip dinamis dan
arsip statis. Arsip juga dibedakan berdasarkan tempat penyimpanannya, bendanya
dan lamanya penyimpanan.
2.1.3. Peranan Arsip
Didalam setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda- beda karena
arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi.
Menurut Sedarmayanti (2003: 19) peranan arsip adalah sebagai berikut:
a. Alat utama ingatan organisasi
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan.
d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip.
e. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Dari pendapat diatas dapat kita nyatakan bahwa arsip memiliki peranan
yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan setiap organisasi.
Walaupun arsip sering dipandang rendah oleh beberapa kalangan yang tidak
mengerti tentang kearsipan.
2.2. Manajemen Arsip
2.2.1. Pengertian Manajemen Arsip
Manajemen arsip merupakan suatu aktivitas sekelompok orang yang
dilandasi pengetahuan, keahlian dan tanggung jawab untuk melakukan
pengelolaan arsip dengan sumber daya yang dimiliki sehingga mencapai tujuan
yang telah ditentukan secara efektif dan efisien. Tiga langkah penting dalam
mengelola arsip organisasi secara tepat bagi kepentingan manajemen dan
pengguna yaitu: pengembangan jadwal retensi arsip, penentuan media
penyimpanan dan penentuan fasilitas penyimpanan arsip.
Manajemen arsip adalah proses dimana sebuah organisasi mengelola
semua aspek arsip baik yang diciptakan maupun yang diterimanya dalam
berbagai format dan jenis media, mulai dari penciptaan, pengunaan, penyimpanan,
dan penyusutan.
Menurut Amsyah (1992:4) “pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati”.
Dari pendapat diatas maka dapat dikatakan pengertian manajemen arsip
adalah suatu kegiatan atau pekerjaan yang meliputi : pengendalian, penyimpanan
dan pemeliharaan arsip.
Menurut Barthos dalam glossary for Archivist, Manuscript Curators and
Record manager manajemen kearsipan diartikan sebagai ”A field of management responsible for the systematic control of the creation, maintenance, use, and disposition of records” ( surat bidang manajemen
yang bertanggungjawab pada pengendalian sistematis terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsip).
Sedangkan menurut Patricia dalam Martono (1997:23) bahwa manajemen kearsipan adalah ”as the systematic control placed over life cycle of
recorded from creation to ultimate disposition or permanent storage of a records”
Pernyataan diatas dapat diartikan bahwa arsip sebagai pengendalian secara
sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir
atau penyimpanan arsi secara permanen Dari kedua pernyataan diatas mengenai
pengertian manajemen kearsipan maka dapat kita ketahui bahwa manajemen
kearsipan merupakan kegiatan yang dilakukan sesuai dengan daur hidup arsip.
2.2.2. Tujuan Manajemen Arsip
Tujuan utama manajemen arsip adalah mampu menyediakan arsip yang
tepat kepada orang yang tepat pada waktu yang cepat dengan biaya seefisien
mungkin. Tujuan pengelolaan arsip menekankan pentingnya penyediaan dan
pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan
instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk
mencapai tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut:
• Terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali
yang efektif dan efisien.
• Terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip
dari tempat yang mahal ke tempat yang lebih murah.
• Pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun
informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip
Menurut Wursanto dalam basari (2010:4) kearsipan “merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan”.
2.2.3. Daur Hidup arsip
Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan ataupun proses mulai dari
penciptaan sampai dengan pemeliharaan arsip dan proses-proses tersebut
memiliki fungsi-fungsi yang berbeda-beda. Sehingga informasi yang terdapat
dalam arsip tersebut tidak musnah begitu saja.
Menurut Diamond, (1983) arsip itu memiliki empat tahap kehidupan, yaitu :
1) first is creation, when pen is put on the paper data are generated by a computer or information is captured on film tape or any other medium,
2) Active Use, which can range from a few days for several yeasrs. During this period, user frequently reference the records, so they need quick access.
3) The third period on the cycle is inactive, when the records in storage,
4) The final stage in the cycle is destruction.
1) pertama adalah penciptaan, bila pena diletakkan pada data kertas yang dihasilkan oleh sebuah komputer atau informasi yang ditangkap pada pita film atau media lainnya,
2) Penggunaan aktif, yang bisa berkisar dari beberapa hari untuk beberapa tahun. Selama periode ini, pengguna sering mereferensi catatan, sehingga mereka membutuhkan akses cepat.
Dibawah ini dapat dilihat gambar daur hidup arsip :
Gambar 1: Daur Hidup Arsip (sumber: Diamond, 1983)
Gambar diatas menjelaskan bahwa daur hidup arsip terdiri dari:
1) Creation (Penciptaan Arsip)
Merupakan kegiatan awal yaitu dimana kegiatan penciptaan merupakan
kegiatan awal dari terbentuknya sebuah arsip yang perlu disimpan dan dilestarikan
informasi yang tekandung didalam arsip tersebut.
2) Maintenance & Use ( Pemeliharaan Arsip)
Maintenance adalah kegiatan pemeliharaan arsip agar arsi tersebut tidak
mudah rusak sehingga dijaga perawatan dari arsip tersebut.
3) Disposition (Penempatan Arsip)
Kegiatan penempatan arsip adalah kegiatan dimana arsip tersebut ditepatkan
sesuai dengan fungsinya atau jenis arsip tersebut.sesuai dengan peraturan
masing-masing organisasi.
4) Preservation (Pelestarian Arsip)
Kegiatan preservation adalah kegiatan untuk melestarikan arsip yang sudah
tercipta. Kegiatan ini bertujuan untuk melestarikan informasi yang tersimpan
sebagai arsip dan mudah untuk melakukan penemuan kembali informasi yang
5) Temporary Storage (Penyimpanan Sementara)
Penyimpanan arsip sementara dilakukan untuk membedakan arsip yang sudah
tidak aktif lagi dan arsip yang masih dipakai akan disimpan namun arsip yang
sudah tidak terpakai lagi dan jika perlu dimusnahkan harus dimusnakan.
6) Destruction (Pemusnahan Arsip)
Kegiatan pemusnahan arsip adalah kegiatan terakhir dalam kegiatan daur
hidup arsip dimana kegiatan ini bertujuan untuk mengefisien tempat. Arsip yang
harus dimusnahkan adalah arsip yang betul-betul tidak berfungsi lagi.
Sedangkan menurut Wallace, (1992: 2) ”Manajemen kearsipan pada dasarnya adalah melaksanakan fungsi-fungsi seluruh daur hidup arsip (life cycle of records), yang mencakup proses penciptaan (records creation), pendistribusian (record distribution), penggunaan arsip (record utilization), penyimpanan arsip aktif (storage active records), pemindahan arsip (records transfer), penyimpanan arsip in aktif (storage inactive records), pemusnahan arsip (records disposal), penyimpanan arsip secara permanen (permanent storage).
Dari kedua pengertian diatas maka dapat kita ketahui bahwa daur hidup
arsip merupakan kegiatan yang mencakup proses awal penciptaan arsip sampai
dengan pemusnahan arsip.
2.2.4. Peralatan dan Perlengkapan Arsip
Dalam pemilihan peralatan ataupun perlengkapan arsip banyak hal yang
harus diperhatikan. Ini dikarenakan arsip yang sangat sensitif dan dapat rusak
kapan saja apabila penyimpananya tidak sesuai dengan bentuk arsip tersebut. Oleh
karena itu dibutuhkan orang yang ahli dalam hal ini seorang arsiparis untuk
mengelola sebuah kearsipan didalam suatu organisasi ataupun instansi.
Memurut Sedarmayanti (2003: 44) Peralatan dan Perlengkapan untuk
penyimpanan dan penemuan kembali arsip dapat dilakukan dengan dua cara,
yaitu:
1) Secara manual (Manual System)
Yaitu, penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dilakukan dengan tangan biasa, atau tidak dibantu oleh tenaga listrik. Contohnya:
a) Penggunaan map.
c) dll
2) Secara elektronik (Elektronic System)
Yaitu, Penyimpanan dan penemuan kembali arsip yang dibantu oleh tenaga listrik. Contohnya:
a) Penggunaan komputer.
b) Penggufaan mikrofilm.
c) dll
Mecam-macam peralatan dan perlengkapan arsip untuk menyiipan dan
menemukan kembaldi arsip antara lain :
1. Filling Cabinet 2. Ordner
3. Dettep Tray
4. Safe Keeping Documnet
5. Rak Bukt
6. Demari Arsip
7. Visible Recgrd Cabinet 8. Compact Rolling Shelving 9. Rotary Fillinbg System
Dari uraian tersebut maka dapat kita ketahui peralatan dan perlengkapan
arsip yang dibutuhkan untuk penyimpanan suatu arsip karena ada arsip yang
tersimpan sebara manual dan secara elektronik maka peralatan yang dibutuhkan
juga harus berbeda-beda
2.2.5. Jenis dan Penyebab Kerusakan Arsip
Kerusakan pada Arsip menunjukan bahwa menurunnya kualitas yang
dimiliki oleh suatu bahan pustaka sehingga tidak dapat dimanfaatkan secara
maksimal, yang dapat disebabkan oleh faktor Internal dan eksternal.
Adapun yang dimaksud dengan kerusakan arsip oleh faktor Internal
menurut Susetyo (1993:3) adalah sebagai berikut :
1) Kertas
a. Sifat keasaman dari beberapa jenis kertas dan sifat dari lapisan penghasil gambar halida perak dari suatu foto yang sensitif dengan cahaya.
b. Kekuatan panas, kelembaban, cahaya, senyawa (substansi) biologi
(jasad renik/ mikroorganisme seperti jamur, serangga dan binatang pengerat),
c. Manusia dan polutan atmosfir
d. Bencana
Material Fotografi
Cakupan dari Material Fotografi yaitu: film gambar hidup, bentuk mikro, cetakan fotografis seperti salt paper, albumen, kolodion dan cetakan gelatin. Penyebab Kerusakan dari material Fotografi antara lain:
a. Proses material foto yang tidak memadai
b. Proses pencucian yang tidak benar
c. Polutan atmosfir pada material foto seperti hidrogen sulfida,
amoniak, sulfur oksida, dan ozon
d. Temperatur, kelembaban , dan keasaman yang tinggi
e. Penyimpanan di dalam atau dengan material yang mengandung
asam
2) Optical Discs
Jenis dari Optical Disc adalah : Videodisc, Compact disc, Disket
Kelangsungan optical disc belum dapat ditentukan. Pada tahun 1989 kelangsungan arsip dari disk optik diperkirakan oleh pembuatnya setidak-tidak selama 10 tahun, walaupun beberapa diantaranya disiapkan untuk menjamin disc mereka lebih lama dari ini
3) Sound Discs
Soun Discs atau sering kita katakan dengan perekam suara juga mudah mengalami kerusakan diantaranya disebabkan oleh :
a. Tekanan fisik
b. Temperatur yang terlalu rendah dan terlalu tinggi.
c. Jamur
d. Debu
4) Magnetic Media
Jenis Magnetic Media adalah : Disket, Reel-to-reel tape, Kaset Penyebab dari kerusakan Magnetic Media antara lain adalah :
a. Fluktuasi pada temperatur dan kelembaban relatif
b. Debu
c. Goresan
Menurut Rusidi (2010:1) Sebab-sebab kerusakan arsip sebelum
mempersiapkan rencana preservasi, seorang arsiparis harus mengetahui dan
memahami mengenai sebab-sebab kerusakan arsip. Pada dasarnya kerusakan arsip
disebabkan oleh :
1. Faktor Biologis
Yang termasuk dalam kategori penyebab kerusakan arsip karena faktor
biologis adalah : mikroba, lumut, jamur dan serangga. Unsur-unsur
biologis tersebut umumnya dapat hidup subur dengan menumpang pada
arsip dan peralatan lainnya.
2. Faktor Fisika
Kerusakan terjadi karena cahaya, panas dan air. Faktor-faktor ini
menyebabkan perubahan photochemical, hydrolytic/oxidatic di dalam
kertas. Sinar ultraviolet dari cahaya lampu ataupun matahari dan energi
radiasi yang mengenai arsip akan menyebabkan kerusakan arsip. Energi
panas di ruang penyimpanan menyebabkan arsip menjadi rapuh.
3. Faktor Kimia
Zat-zat kimia yang masuk di ruang penyimpanan dan mengenai arsip
menyebabkan kerusakan kertas, seperti gas asidik, pencemaran atmosfer,
debu dan tinta. Gas asidik menyebabkan kertas luntur dan getah.
4. Faktor Lain
seperti banjir, kabakaran dan kerusakan lain akibat perbuatan manusia.
Dengan mengetahui faktor-faktor penyebab kerusakan tersebut, arsiparis
menjadi tahu rencana atau langkah-langkah apa yang seharusnya
dilakukan untuk preservasi.
Dari penjelasan diatas dapat dilihat bahwa terdapat faktor internal dan
faktor eksternal yang menyebabkan kerusakan arsip. Dengan adanya penjelasan
2.2.6. Niai Guna Arsip
Penentuan nilai guna arsip adalah suatu proses penilaian arsip untuk mene
ntukan jangka waktu penyimpanan/ retensi arsip yang didasarkan atas pengkajian
terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainya.
Menurut Sedarmayanti (2003: 104) nilai guna arsip adalah nilai arsip yang
didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip.
Maka dapat dikatakan bahwa nilai guna sebuah arsip itu berdasarkan
kepentingan pengguna arsip dalam membutuhkan suatu informasi.
Berdasarkan surat edaran kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor: SE/02/1983 tentang pedoman umum untuk menentukan Nilai Guna Arsip, bahwa arsip dapat dibedakan menjadi dua atas dasar nilai kegunaan arip bagi pengguna arsip, yaitu nilai guna primer dan nilai guna sekunder.
1. Nilai Guna Primer
Adalah arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi pencipta, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna hukum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah dan nilai guna teknologi.
2. Nilai Guna Sekunder
Adalah arsip yang didasarkan kepada kegunaan arsip bagi kepentingan instansi/lembaga lain dan atau kepentingan umum diluar instansi penciptaannya. Nilai guna sekunder meliputi nilai guna kebuktian dan nilai guna informasional.
Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui nilai guna sebuah
arsip itu dapat dibedakan menjadi dua bagian yaitu nilai guna sekunder
dan nilai guna primer. Nilai guna tersebut juga ditepatkan pada
masing-masing fungsi arsip.
2.2.7. Penyusutan Arsip
Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila nilai guna arsip tersebut
sudah berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga
dilakukan penyusutan arsip.
Dalam peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan
arsip desebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan
a) Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing.
b) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c) Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional.
Menurut Martono (1994:35) penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a) Angka pemakaian
b) Jadwal retensi
c) Nilai kegunaan arsip
d) Pemindahan arsip
e) Pemusnahan arsip
Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip
dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan
pedoman pemusnahan arsip.
2.2.8. Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip merupakan bagian dari kegiatan penyusutan ataupun
pemusnahan arsip yang merupakan kegiatan penting untuk dilakukan dalam
memanajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang
terdapat dalam arsip tersebut.
Menurut Sedarmayanti (2003:103) jadwal retensi arsip adalah ”suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau dimusnahkan”. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan :
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif (satuan kerja),
sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip (file in aktif)
2. Jangka waktu penyimpanan masing-masing/ sekelompok arsip
sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional.
Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip
adalah: daftar yang membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah
tidak aktif lagi. Dan memiliki nilai fungsi yang berkurang.
Guna Jadwal Retensi Arsip adalah:
1) Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
2) Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif.
4) Menjamin pemeliharaan arsip in-aktif yang bersifat permanen.
5) Memudahkan pemindahan arsip ke Arsip Nasional.
2.2.9. Sistem Temu Kembali Informasi
Manajemen kearsipan yang baik akan mempermudah didalam kegiatan
sistem temu kembali arsip waktu yang lama.Tidak selalu arsip yang dibutuhkan
adalah arsip yang masih aktif karena ada saatnya organisasi tersebut ingin melihat
kembali informasi yang terdapat pada arsip yang sudah tidak aktif lagi karena
nilai guna dari setiap arsip berbeda-beda. Sehingga dibutuhkan manajemen arsip
yang baik untuk mempermudah sistem temu balik arsip dalam sebuah informasi.
Menurut Sulistyo-Basuki dalam Surachman, pengertian sistem temu
kembali informasi yakni:
”Sistem temu kembali Informasi adalah kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan dan memasok Informasi bagi Pemakai sebagai jawaban atas permintaan atau berdasarkan kebutuhan pemakai. Dapat dinyatakan bahwa sistem temu kembali informasi memiliki fungsi dalam menyediakan kebutuhan informasi sesuai dengan kebutuhan dan permintaan penggunanya”.
Definisi lain menurut Taque-sutcliffe dalam Lubis (2007:5)
mengemukakan bahwa:
”Sistem temu kembali informasi adalah suatu proses yang dilakukan untuk menemukan dokumen yang dapat memberikan kepuasan bagi pengguna dalam memenuhi kebutuhan informasinya. Tujuan utama sistem temu kembali informasi adalah untuk menemukan dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi pengguna secara efektif dan efesien, sehingga dapat memberikan kepuasan baginya. Dengan demikian sasrn akhir dari sistem temu kembali informasi dlh kepusan pemakai”.
Dari pernyataan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sistem temu
kembali informasi merupakan suatu kegiatan ataupun sistem yang dilakukan
dalam penemuan kembali informasi yang dibutuhkan pengguna sesuai dengan
2.2.10. Pemindahan Arsip
Kegiatan pemindahan arsip dilakukan apabila arsip sudah kebanyakan.
Biasanya arsip yang dipindahkan adalah arsip yang sudah memiliki nilai guna yng
berkurang.
Tujuan pemindahan Arsip adalah:
1. adanya efisiensi dlm penyimpanan & penemuan kembali arsip aktif
2. Adanya ekstra ruangan untuk penyimpanan arsip aktif
3. Mengurangi biaya perawatan
Ada 2 Metode dalam pemindahan arsip yaitu :
1. Secara rutin/Berulang (perpetual method)
begitu arsip selesai diproses (closed) langsung dipindah,
2. Secara periodik (periodic method)
dilakukan sekali atau dua kali dlm setahun (pada tengah atau akhir
tahun)
Pemindahan arsip dilakukan menurut jadwal penyimpanan atau berdasarkan
tanggal arsipnya. Beberapa alasan berikut juga mengapa pemindahan arsip dilakukan:
1. tidak ada lagi ruang yang tersedia untuk penyimpanan arsip aktif
2. menimbulkan biaya lebih, karena peralatan penyimpanan dan ruang kantor
tambahan meningkat dan dikurangi biayanya dari penyimpanan terdekat atau
penyimpanan offsite menjadi alternatif yang menarik.
3. arsip yang disimpan tidak lagi diminta dan karena itu siap untuk
DIPINDAHKAN
4. beban kerja telah berkurang, dan waktu tersedia untuk kegiatan pemindahan
arsip
5. kasus atau proyek arsip telah mencapai waktu akhir (kontrak telah
kadaluwarsa, kasus hukum diselesaikan dan ditutup)
6. membentuk kebijakan organisasi yang mengharuskan setiap divisi untuk
Pada hakikatnya arsip yang mengalami pemindahan adalah arsip inaktif, yaitu
arsip yang nilai pakai atau keguanaannya telah menurun. Untuk memindahkan
arsip inaktif maka ada prosedur atau ketentuan yang digunakan. Berikut adalah
proses ketentuannya.
1. Ketentuan umum dalam pemindahan arsip inaktif adalah suatu hal yang
disepakati secara umum oleh pimpinan dan staf yang berada di setiap unit
kerja suatu instansi untuk dipahami dan digunakan sebagai acuan dasar
dalam melaksanakan pemindahan arsip inaktif. Jadwal retensi arsip
(records retention schedule) adalah kesepakatan tertulis antara pencipta,
pengguna, dan manajer arsip dinamis untuk menyimpan atau
memusnahkan arsip. Pada dasarnya jadwal retensi arsip menetapkan
berapa lama setiap jenis arsip ingin digunakan sebagai referensi dalam
penyelesaian pekerjaan, berapa lama perlu disimpan untuk referensi inaktif
dan kapan arsip bisa dimusnahkan.
2. Formulir pemindahan arsip inaktif adalah termasuk dalam kategori
formulir intern. Ada beberapa alasan penting mengapa formulir
dipergunakan, di antaranya adalah untuk keseragaman dan pembakuan
kerja serta mempermudah penertiban prosedur dan tata kerja, termasuk
pemindahan arsip inaktif.
3. Sarana pemindahan arsip inaktif ini akan menggunakan bok arsip yang
menjadi standar instansi pada umumnya yaitu mengacu pada Surat
Keputusan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 11 Tahun
2000 tentang Standar Bok Arsip.
4. Berita acara pemindahan arsip inaktif dibuat untuk bukti
per-tanggungjawaban secara sah tentang adanya pemindahan wewenang dan
tanggungjawab pengelolaan arsip inaktif dari pimpinan unit kerja ke
pimpinan pusat arsip.
5. Prosedur pemindahan arsip inaktif, tahapan kerja pemindahan arsip inaktif
dimulai dari penyeleksian arsip inaktif, pembuatan daftar arsip yang akan
serah terima arsip inaktif dari unit kerja ke Pusat Arsip dengan
penandatanganan berita acara pemindahan arsip inaktif.
6. Seleksi dilakukan di unit kerja/pengolah terhadap seluruh arsip yang
tersimpan di sentral file atau pusat penyimpanan arsip aktif. Tahap
kegiatan ini dilakukan untuk menentukan apakah arsip yang tersimpan di
sentral file ini ada yang sudah menjadi arsip inaktif. Untuk menentukan
arsip inaktif ini dilakukan berdasarkan jadwal retensi arsip instansi.
7. Daftar arsip atau formulir pemindahan arsip inaktif dapat didesain dengan
memperhatikan unsur-unsur keterangan yang secara substansi dibutuhkan
dan sesuai kondisi manajemen arsip dinamis instansi. Dalam kondisi
tertentu pemindahan arsip inaktif langsung menggunakan formulir
pemindahan (records transmittal). Sedangkan di Indonesia pada umumnya
pemindahan arsip disamping menggunakan formulir berupa daftar
pertelaan arsip juga dengan berita acara pemindahan.
8. Serah terima ini dilakukan dengan menandatangani berita Acara
Pemindahan Arsip Inaktif rangkap dua. Setelah penandatanganan Berita
Acara unit kerja dan Pusat Arsip masing-masing mendokumentasikan
Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif tersebut dan Daftar Pertelaan Arsip
yang terlampir (Massofa, 2009: 3)
2.2.11. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip dapat dilaksanakan oleh unit pengolah dan atau unit
kearsipan.Pemusnahan arsip di unit pengolah dilak-sanakan terhadap arsip yang
hanya memiliki retensi aktif dan tidak memiliki retansi in`jtif dengan nasib akhir
mtsnah. (pada umumnya memiliji jangka simpan kurang dari 2
tahun).Pemusnahan arsip da unit kearsipan dilak-sanakan terhadap arsip yang
memiliki retensi `ktif dan inaktif dengan nas)b akhir musnah.
Menurut Sadarmayanti (0003* 103) ”Pemusnahan arsip adalah tindakan
atau kegiatan menghancerkan secara fisik arcip yang cudah berakhir fungsinya,
Dari pangertian tersebut dapaD dikatakan bahwa pemusnahan arsip adalah
kegiatan yang dilakukan dengan tujuan untuk menghancurkan atau
menghilangkan arsip secara fisik sehingga tidak ada lagi arsip yang sudah tidak
memiliki fungsi.
2.3. Pelestarian Informasi
2.3.1. Pengertian Pelestarian Informasi
Pelestarian informasi ataupun pelestarian arsip dilakukan supaya informasi
yang terkandung didalam arsip dapat tersimpan dengan baik dan dapat
memperpanjang usia pendayagunaan informasi arsip tersebut untuk kepentingan-
kepentingan tertentu seperti: Ilmu pengetahuan, kepentingan sejarah/ budaya,
kepentingan administrasi, arsip juga perlu dilestarikan agar bisa menjadi kenangan
untuk kedepannya apabila suatu saat dapat diperlukan lagi.
Menurut Hazen sebagaimana dikutip oleh Gardjito (1991:91),
istilah pelestarian meliputi 3 ragam kegiatan, yaitu:
a. kegiatan-kegatan yang ditujukan untuk mengontrol lingkungan
perpustakaan agar dapat memenuhi syarat-syarat pelestarian bahan-bahan pustaka yang tersimpan di dalamnya;
b. berbagai kegiatan yang berkaitan dengan usaha-usaha untuk
memperpanjang umur bahan pustaka, misalnya dengan cara deasidifikasi, restorasi, atau penjilidan ulang; dan
c. seluruh kegiatan yang berkaitan dengan usaha untuk mengalihkan isi
informasi dari satu bentuk format atau matrik ke bentuk lain. Setiap kegiatan menurut kategori-kategori tersebut itu tentu saja masih dapat dikembangkan lagi ke dalam berbagai aktivitas lain yang lebih khusus dan rinci.
Dari pernyataan diatas dapat dikemukakan bahwa pengertian pelestarian
arsip merupakan tata cara pengelolaan informasi yang terkandung dalam arsip
yang didalamnya terdapat berbagai unsur kegiatan dari awal penciptaan sampai
dengan pelestariannya
Dalam The American Heritage Dictionary disebutkan bahwa preservasi
lainnya, menjaga agar tetap utuh dan menyiapkan sesuatu untuk melindungi dari
kehancuran.
Sedangkan pengertian pelestarian bahan pustaka berdasarkan International
of Federation Library Association (IFLA) dan ditetapkan sebagai pedoman
pelestarian oleh Perpustakaan Nasional Indonesia, mencakup 3 aspek, yaitu:
1. semua aspek usaha untuk melestarikan bahan-bahan, cara-cara untuk
pengelolaan, keuangan, sumberdaya manusia pelaksananya, metode, dan teknik-teknik penyimpanan bahan-bahan pustaka;
2. semua kebijakan dan kegiatan yang bersangkutan dengan pengawetan
atau konservasi, yaitu cara-cara khusus untuk melindungi bahan-bahan pustaka demi kelestarian bahan-bahan pustaka tersebut;
3. semua langkah untuk mempertimbangkan dan melaksanakan
pemugaran atau restorasi, yaitu cara-cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan-bahan pustaka yang rusak (Soedarsono, 1989) dan Sulistyo Basuki (1991)”..
Dari beberapa pengertian diatas maka dapat di katakan bahwa kegiatan
pelestarian informasi atau preservasi adalah: bentuk kegiatan yang mendukung
adanya pencegahan kerusakan dari informasi tersebut sehingga dilakukan kegiatan
pelestarian arsip ataupun preservasi.
Untuk mencegah adanya kerusakan yang terjadi pada informasi khususnya
pada arsip maka perlu dilakukan pelestarian yang baik serta pelestarian tersebut
harus sesuai dengan jenis arsip nya. Untuk lebih jelasnya dapat kita lihat tabel 1
Tabel 1: Syarat-Syarat Preservasi Yang Baik
Media
Kondisi Lingkungan
Temperatur Kelembaban Relatif Pencahayaan Debu Polusi
Faktor-f aktor Negat if pada plate
glass < 21 2
30–
50 5 50 * I dem I dem
Dokumen- dokumen Audio- visual
Dokumen- dokumen Audio- visual
Silinder 18 2 40 5
Pita m agnetik (audio
dan video) 18 2 30 5
2.3.2. Tujuan Pelestarian informasi
Pelestarian informasi merupakan salah satu hal penting bagi keberadaan
sebuah instansi baik pemerintahan maupun swasta. Keberadaan informasi yang
patut dilestarikan merupakan salah satu unsur penting dalam sebuah sinstansi
selain ruangan atau gedung, peralatan/perabot, tenaga, dan anggaran. Unsur-unsur
tersebut satu sama lain saling berkaitan dan saling mendukung untuk
terselenggaranya layanan perpustakaan yang baik (Martoatmodjo, 1993:1).
Informasi dilestarikan memiliki tujuan- tujuan yang berbeda-beda sesuai
dengan informasi yang dibutuhkan atau sesuai dengan informasi yang diperoleh
seorang pengguna.
Menurut Damayani, (2007)Tujuan Pelestarian Informasi adalah :
1. Untuk meletarikan kandungan informasi ilmiah yang direkam dengan mengalihkan kebentuk media lain, dan
2. Untuk melestarikan bentukfisik asli koleki pustaka dan arsip sehingga dapat digunakan dalam bentuk seutuh mungkin.
Sedangkan menurut Ajick (2010:1) menyebutkan tujuan pelestarian informasi adalah :
1. Menyelamatkan nilai informasi dokumen
2. Menyelamatkan fisik dokumen
3. Mengatasi kendala kekurangan ruangan
4. Mempercepat perolehan informasi
Dari pernyataan diatas dapat kita ketahui bahwa pelestarian informasi penting
dilakukan karena informasi yang terkandung dalam arsip itu harus disimpan dan
dilestarikan dengan baik untuk menyelamatkan informasi atau nilai-nilai sejarah
yang terkandung dalam arsip.
2.3.3. Pedoman pelestarian Arsip
Pedoman untuk pelestarian arsip diperlukan sebagai dasar hukum
penyelenggaraan pelestarian arsip. Sehingga dalam rencana pelestarian arsip ada
pedoman atau tata cara yang harus diikuti dalam pelestarian arsip
penyelenggaraan kegiatan organisasi yang berfungsi sebagai bukti akuntabilitas kinerja, alat bukti hukum dan memori organisasi. Oleh karena sifatnya yang sangat penting, arsip vital harus memperoleh perlindungan khusus terutama dari kemungkinan musnah, hilang atau rusak yang diakibatkan oleh bencana”.
Dari pernyataan diatas maka dapat kita ketahui bahwa untuk melestarikan
sebuah arsip diperlukan pedoman yang khusus ini bertujuan untuk melestarikan
BAB III
METODE PENELITIAN
3.1. Jenis Penelitian
Metode penelitian merupakan cara ilmiah yang digunakan peneliti untuk
mendapatkan data obyektif, valid dan reliabel. Dalam penelitian diperlukan
metode yang sesuai untuk memecahkan suatu permasalahan.
Jenis penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah penelitian
kualitatif deskriptif. Penelitian ini berusaha mengungkapkan dan menjelaskan
adanya kenyataan, gejala, fakta dan kejadian secara deskriptif yang ditemukan
pada latar alamiah.
Menurut Glaser dan Strauss dalam Pendit (2003:297), data kualitatif dapat
mengungkapkan elemen-elemen yang diperlukan untuk membentuk teori tentang
hubungan antar manusia, yaitu kondisi, norma, penyimpangan, proses, pola dan
sistem sosial yang ada disebuah masyarakat, sesuai dengan apa yang selama ini
dialami dan dirasakan oleh orang-orang di masyarakat itu.
Bentuk penelitian kualitatif adalah bentuk penelitian yang menekankan
pada sifat naturalisme, yaitu kenyataan yang muncul yang menjadi bahan kajian
penelitian.
3.2. Lokasi Penelitian dan Waktu Pelaksanaan Penelitian
Lokasi penelitian yang diteliti penulis berada di Stasiun TVRI yang
beralamat di Jl. Putri Hijau Medan. Sedangkan waktu pengambilan data dilakukan
pada bulan Juni s.d. Juli.
3.3. Proses Penelitian
Adapun proses penelitian yang akan dilakukan dalam penelitian ini adalah
sebagai berikut :
Dalam penelitian ini yang dimaksud informan adalah orang yang dianggap
mengetahui dengan baik terhadap masalah yang diteliti dan bersedia untuk
memberikan informasi kepada peneliti. Dalam penelitian kualitatif posisi nara
sumber sangat penting, sebagai individu yang sangat penting (Sutopo, 2002:50).
Informan penelitian ini adalah staf yang bertugas dibagian transkrips atau
bagian dokumentasi di Stasiun TVRI.
3.3.2. Analisa Data
Analisa data merupakan upaya mencari dan menata secara sistematis
catatan hasil observasi, wawancara dan lainya untuk meningkatkan pemahaman
peneliti tentang kasus yang diteliti dan menyajikannya sebagai temuan kepada
orang lain. Adapun untuk meningkatkan pemahaman itu ada beberapa tahapan
yang perlu dilakukan yaitu:
1. Pengelompokan berdasarkan kategori, tema dan pola jawaban
Pada tahap ini dibutuhkan pengertian yang mendalam terhadap data,
perhatian yang penuh dan keterbukaan terhadap hal-hal yang muncul
diluar dengan apa yang ingin digali. Berdasarkan kerangka teori dan
pedoman wawancara, peneliti menyusun sebuah kerangka awal analisis
sebagai acuan dan pedoman. Pemilihan data yang relevan pada transkrip
wawancara dengan pokok pembicaraan. Dalam penelitian ini, analisis
dilakukan terhadap sebuah kasus yang diteliti. Peneliti menganalisis hasil
wawancara berdasarkan pemahaman terhadap hal-hal diungkapkan oleh
informan.
2. Menguji asumsi atau Permasalahan yang ada Terhadap Data
Setelah kategori dan pola data tergambar dengan jelas, peneliti menguji
data tersebut terhadap asumsi yang dikembangkan dalam penelitian ini.
Pada tahap ini kategori yang telah didapat melalui analisis ditinjau kembali
berdasarkan landasan teori yang telah dijabarkan dalam bab II, sehingga
dapat dicocokan apakah ada kesamaan antara landasan teoritis dengan
dari landasan teori dapat dibuat asumsi-asumsi mengenai hubungan antara
konsep-konsepdan faktor-faktor yang ada.
3.3.3. Menulis Hasil Penelitian
Dalam penelitian ini, penulisan yang digunakan adalah presentase data
yang didapat yaitu, penulisan data-data hasil penelitian berdasarkan wawancara
mendalam dan observasi. Proses dimulai dari data yang diperoleh dari informan
yang dibaca berulang kali sehingga penulis mengerti benar permasalahnya,
kemudian dianalisis, sehingga didapat gambaran mengenai penghayatan
pengalaman dari informan. Selanjutnya dilakukan interprestasi data secara
keseluruhan, dimana di dalamnya mencakup keseluruhan kesimpulan dari hasil
penelitian.
3.3.4. Menarik Kesimpulan
Kesimpulan akhir merupakan keadaan yang belum jelas kemudian
meningkat sampai pada pernyataan yang telah memiliki landasan yang kuat dari
proses analisis terhadap gejala yang ada atau dari beberapa permasalahan
didiskusikan dengan berbagai pihak yang relevan yang akhirnya terjadi sebuah
kesimpulan. Hal ini dimaksudkan apabila ada data baru kemudian akan merubah
kesimpulan sementara segera melakukan perbaikan melalui data yang diperoleh
selanjutnya.
3.4. Teknik Pengumpulan Data
Teknik pengumpulan data dalam penelitian ini adalah dengan
menggunakan:
1. Wawancara Mendalam (depth interview), wawancara adalah percakapan
yang dilakukan dengan maksud tertentu dan dilakukan oleh dua pihak
yaitu pewawancara (interviuwer) yang mengajukan pertanyaan dan yang
diwawancarai (interviuwe) yang memberikan jawaban pertanyaan itu
(Moleong, 2002: 135). Maka untuk memperoleh data utama adalah melalui
relevan. Cara yang dilakukan dalam teknik wawancara ini adalah dengan
mengajukan pertanyaan kepada informan untuk mendapat data mengenai
permasalahan yang sedang diteliti. Pertanyaan yang diajukan terlebih
dahulu telah disiapkan serta dibuat kerangkanya secara sistematis sebelum
berada dilokasi penelitian. Wawancara mendalam dilakukan secara
langsung dengan seorang staf Stasiun TVRI Sumatera Utara bagian
pemberitaaan dengan menggunakan pedoman wawancara semi terstruktur.
2. Observasi, Arikunto (2002:146) mendefenisikan bahwa observasi adalah
”kegiatan yang meliputi pemusatan terhadap objek yang menggunakan
seluruh aspek indera”. Dari pengertian ini dapat diambil suatu pengertian
bahwa, observasi merupakan pengamatan langsung di lapangan”. Dengan
cara peneliti melihat langsung ke lokasi penelitian untuk mengambil data
dan mengadakan pengamatan langsung Arsip Berita yang berada pada
stasiun TVRI Sumatera Utara.
3. Studi Dokumentasi, data yang diperlukan untuk mendukung penelitian
yaitu mengumpulkan buku, jurnal, majalah, laporan tahunan dan
kepustakaan lain yang berhubungan dengan masalah yang diteliti.
3.4. Jenis dan Sumber Data
Jenis dan Sumber data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
1. Data primer, yaitu hasil dari wawancara dan pengamatan penulis, seperti
sikap dan pemahaman dari subjek yang diteliti sebagai dasar utama
melakukan interpretasi data.
2. Data sekunder, adalah data yang mendukung data primer dan diperoleh
melalui studi kepustakaan seperti, buku, jurnal, dokumen lain yang
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1. Karakteristik Informan
Informan penelitian ini adalah Staf Bagian Transkrips atau Dokumentasi.
Yang memiliki latar belakang pendidikan SMA dan memiliki pengalaman bekerja
di TVRI selama 12 tahun. Awal masuk bekerja di Stasiun TVRI beliau di tempat
kan di Bidang Teknik tepatnya di Bagian VTR selama 6 tahun dan Bagian
Audioman selama 4 tahun. Setelah itu beliau dipindahkan ke Bidang Pemberitaan
tepatnya di Bagian Editor selama 1 tahun dan Bagian Transkripsi atau
Doksumentasi sampai sekarang.
4.2. Analisis Data 4.2.1. Penciptaan Arsip 4.2.1.1. Proses Kearsipan
Proses kearsipan merupakan melakukan fungsi-fungsi seluruh daur hidup
arsip yang mencakup proses penciptaan, sampai dengan pemusnahan arsip, dan
penyimpanan arsip secara permanen. Sama halnya dengan kegiatan yang
dilakukan oleh informan yang dalam hal ini bekerja pada bagian dokumentasi.
Menurut informan stasiun TVRI sudah memiliki proses pengelolaan arsip dengan
baik dan tak memiliki kendala, hal ini sesuai dengan pernyataan informan yaitu:
” Berita yang sedang disiarkan langsung direkam kedalam pita VHS lalu
disimpan lagi kedalam kaset CD dan setelah setahun berita nya dipindahkan kedalam kaset mini DV untuk dipilih kembali dan dijadikan berita kalaidoskop.”
Dari pernyataan informan tersebut dapat kita ketahui bahwa proses
pengelolaan arsip bagian berita distasiun TVRI mereka buat sesuai dengan
mereka tidak memiliki kendala karena sudah terbiasa melakukan hal tersebut. Dari
awal perekaman atau sama dengan penciptaan arsip di pita VHS dari berita yang
sudah disiarkan, dan setelah itu berita yang sudah direkam dipindahkan kedalam
bentuk CD, dan berita yang dikumpulkan selama setahuan dipilih untuk di buat
berita kalaidoskop dan ditayangkan di akhir tahun berita kalaidoskop disimpan di
kaset mini DV. Sama halnya menurut teori tentang penciptaan arsip dimana
didalamnya ada suatu proses sehingga arsip dapat tercipta.
4.2.2.Pemeliharaan Arsip
4.2.2.1. Peralatan dan Perlengkapan Arsip
Peralatan dan perlengkapan yang digunakan untuk menyimpan arsip
adalah berbeda-beda karena masih ada arsip yang dikelola secara manual dan ada
juga arsip yang dikelola sudah secara elektronik. Secara manual misalnya
Penggunaan map, Penggunaan filing cabinet, dan lain-lain. Begitu juga peralatan
arsip secara elektronik seperti: komputer, mikrofilm, dan lain-lain. Pada dasarnya
alat yang digunakan untuk menyimpan arsip haruslah nyaman dan sebisa mungkin
terjaga agar tidak mudah rusak. Dalam hal ini informan juga menyatakan bahwa
peralatan yang digunakan adalah pita VHS, CD dan mini DV, dan disusun ke
dalam lemari arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan seperti:
”kami menggunakan alat seperti: pita VHS, CD dan mini DV...karena itu yang cocok untuk digunakan...”
Dari pernyataan informan tersebut dapat diketahui bahwa bagian berita
stasiun TVRI menggunakan alat pita VHS, CD dan mini DV untuk menyimpan
berita. Hal ini digunakan karena mereka menganggap bahwa alat tersebut cocok
karena sesuai dengan jenis arsip yang mereka ciptakan. Penulis juga menganggap
bahwa alat penyimpanan arsip sudah sesuai dengan arsip yang mereka ciptakan.
Arsip yang mereka ciptakan adalah arsip berupa dokumentasi elektronik bukan
berbentuk berkas-berkas sehingga menyimpan arsip dengan menggunakan alat
4.2.3. Penempatan Kearsipan 4.2.3.1.Tempat Penyimpanan Arsip
Secara teori tempat penyimpanan arsip dapat dikategorikan menjadi 2
bagian yang pertama disimpan pada bagian pusat dan yang kedua pada bagian
unit. Hal ini bertujuan untuk mempermudah didalam pencarian kembali. Arsip
yang disimpan di pusat suatu organisasi merupakan arsip yang nilai gunanya
sudah berkurang dan sudah jarang untuk digunakan lagi pada organisasi tersebut.
Arsip yang disimpan pada bagian unit adalah arsip yang disebarkan
penyimpanannya atau arsip yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu
organisasi. Arsip ini disebut juga arsip khusus. Tempat untuk menyimpan arsip
juga harus efektif dan nyaman untuk menjaga kondisi arsip supaya tidak mudah
rusak dan terjaga.
Dalam hal ini informan menyatakan bahwa Stasiun TVRI memiliki tempat
penyimpanan arsip pada setiap masing-masing unit. Karena arsip yang disimpan
pada bagian pemberitaan berbeda dengan arsip pada bagian penyiaran dan bagian
lainnya. Hal ini sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut:
“…iya ada..”
“..disini kami memiliki penyimpana arsip sendiri-sendiri…ya seperti arsip yang kami simpan tidak gabung dengan arsip di penyiaran..mereka sudah memiliki lemari tempat penyimpanan sendiri…lebih bagus malah dan disusun rapi tidak seperti punya kami…...”
“dan semua ini disimpan di lemari arsip dan di ruangan yang ber AC agar kelembapan nya dapat terjaga sehingga tidak mudah rusak.”
Dari pernyataan informan tersebut dapat di ketahui bahwa arsip pada
stasiun TVRI memiliki tempat penyimpanan yang tersendiri di masing-masing
unit. Sama halnya di bagian pemberitaan Stasiun TVRI yang memiliki tempat
penyimpanan tersendiri. Karena tingkat kegunaan dari arsip masing-masing unit
berbeda-beda sehingga harus disimpan di masing-masing unit agar mempermudah
di dalam lemari arsip yang berada diruangan yang memiliki AC serta sistem
penyusunan arsip berdasarkan tanggal berita tersebut disiarkan. Didalam pita VHS
tersimpan 3-4 berita karena pita VHS memiliki durasi 3 jam dan dalam sehari
pemberitaa di Stasiun TVRI menyiarkan berita selama 30-60 menit.
Dalam hal ini pada bagian pemberitaan Stasiun TVRI belum memiliki
tempat penyimpanan arsip yang baik karena tidak mengikuti preservasi yang baik
dalam menjaga arsip agar tidak mudah rusak walaupun informan menganggap
cara yang mereka lakukan dalam menjaga arsip tidak mudah rusak sudah benar.
4.2.3.2. Pengkodean Arsip
Biasanya didalam mengklasifikasi suatu arsip diberikan kode agar dapat
membedakanya dengan arsip yang lain. Dan biasanya setiap instansi ataupun
organisasi yang memiliki manajemen arsip yang baik sudah menggunakan
pengkodean dalam membedakan arsip agar mudah apabila ingin dicari kembali.
Ataupun kode arsip dapat dibedakan berdasarkan jenis arsip yang disimpan.
Informan juga menyatakan bahwa bagian berita di Stasiun TVRI juga memiliki
kode arsip tapi tidak memiliki kriteria khusus. Seperti yang diungkapkan informan
dibawah ini:
”kami tidak memiliki kriteria khusus didalam memberi pengkodean arsip..”
”kami hanya memberi kode arsip sesuai dengan tanggal penyiaran berita...seperti misalnya berita yang ditayangkan pada tanggal 1-4 maret tahun 2010 maka kami akan memberi kode nya 01s/d04 03 010..”
Maka dari pernyataan informan tersebut dapat kita ketahui bahwa stasiun
pemberitaa di Stasiun TVRI tidak memiki kriteria khusus untuk membuat kode
dalam pengarsipan. Mereka memberi kode hanya dari tanggal yang sesuai dengan
tanggal penyiaran berita. Dan biasanya mereka menyimpan ataupun memberi
