Sistem Informasi Pemesanan Dan Penjualan Pada Gudang Abadi Sejahtera II

(1)

ii

and sale of foam product. Management of the company is still not fully computerized, it can at least lead to errors in data management and sales transactions. By building the software, expected to be very helpful in the management, by streamlining all the existing facilities at the company, until fully computerized.

Applying research methods to process various data and information from the company, which leads to the results of research with the goal to be achieved. Development system with waterfall model was built according to design needs, and attention to each stage to be traversed in the development of this system. With software developers Visual Basic 6.0 and Microsoft Access 2007 as the database from any existing data and information on the system itself.

Software development will further assist each activity and the activity carried out within the company, particularly in data processing and sale. So that corporate management can be more optimally and achieve the desired objectives.

Keywords:

(2)

i

bidang distribusi dan penjualan produk busa. Pengelolaan kegiatan perusahaan masih belum sepenuhnya terkomputerisasi, hal tersebut sedikitnya dapat mengakibatkan terjadi kesalahan dalam pengelolaan data dan transaksi penjualan. Dengan membangun perangkat lunak, diharapkan akan sangat membantu dalam pengelolaan tersebut, dengan mengefektifkan setiap sarana dan fasilitas yang ada pada perusahaan, sehingga terkomputerisasi secara penuh.

Menerapkan metode penelitian yang mengolah berbagai data dan informasi dari perusahaan, yang mengarah pada hasil penelitian dengan tujuan yang akan dicapai. Pengembangan sistem dengan model waterfall rancangan dibangun sesuai dengan kebutuhan, dan memperhatikan setiap tahap yang akan dilalui dalam pengembangan sistem ini. Dengan perangkat lunak pembangun Visual Basic 6.0 dan Microsoft Acces 2007 sebagai database dari setiap data dan informasi yang ada pada system itu sendiri.

Pembangunan perangkat lunak diharapkan dapat lebih membantu setiap aktifitas dan kegiatan yang dilakukan dalam perusahaan, khususnya pada pengolahan data dan transaksi penjualan. Sehingga pengelolaan perusahaan dapat lebih optimal dan mencapai tujuan yang diinginkan.

Kata kunci:

(3)

1 1.1 Latar Belakang Penelitian

Penggunaan sistem informasi pada sebuah perusahaan, akan sangat membantu perusahaan tersebut dalam menjalankan setiap tugas atau pekerjaannya dengan baik. Begitu juga dengan penggunaan teknologi informasi, yang bertujuan untuk lebih mempercepat dan mempermudah setiap kegiatan yang dilakukan.

Begitu juga dengan sistem informasi yang diterapkan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II Padalarang. Perusahaan yang bergerak dibidang distribusi dan penjualan produk busa ini, mendistribusikan barang berupa kasur busa dan busa jok, untuk disalurkan ke perusahaan-perusahaan industri menengah ke bawah, seperti industri jok & kursi, meubel, dan lain-lain.

(4)

Gudang Royal Abadi Sejahtera II ini memiliki satu-satunya cabang yang berada kota Cirebon, namun antara perusahaan induk dan perusahaan cabang, sangat terhubung dalam sistem kerjanya. Karena lokasi cabang perusahaan yang cukup jauh, sistem kerja seperti ini dapat menimbulkan permasalahan seperti pengarsipan data penjualan barang, baik dari induk perusahaan, maupun dari cabang perusahaannya itu sendiri.

Hal itu dikarenakan, proses entry data masih dalam proses manual, data pemesanan, daftar jumlah barang, dan data transaksi penjualan, belum tersusun dengan baik, serta perangkat pengelola belum terkomputerisasi secara penuh. Mengingat jumlah data yang cukup banyak, dan jumlah pegawai sedikit, dalam mengeluarkan sebuah laporan penjualan pun, terhitung lambat dari waktu yang ditentukan.

Oleh karena itu, sebagai suatu perusahaan yang berorientasi pada pengembangan bisnis, maka perlu meningkatkan sistem analisis kerja menjadi lebih baik, untuk mendukung pencapaian suatu tujuan, ataupun pengambilan keputusan. Dari hasil penelitian tersebut, penulis tertarik untuk membuat judul

“SISTEM INFORMASI PEMESANAN DAN PENJUALAN PADA

(5)

1.2 Identifikasi Dan Rumusan Masalah

Dalam penelitian yang dilakukan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II, ditemukan permasalahan dalam pengolahan data penjualan barang, diantaranya:

1. Proses entry data pemesanan, pembelian, dan penjualan barang masih dalam proses manual, yang dapat mengakibatkan terjadinya kesalahan pemasukan data pemesanan, pembelian, dan penjualan barang.

2. Pengolahan data pemesanan, data pembelian, daftar jumlah barang, daftar stok minimal dan data transaksi penjualan belum tersusun dengan baik, karena jumlah data cukup banyak sehingga dapat mengakibatkan terjadinya banyak data yang hilang .

3. Pembuatan laporan pembelian dan penjualan sering tidak tepat waktu, melihat perangkat pengolah data belum terkomputerisasi secara penuh.

Berdasarkan identifikasi masalah yang ditemukan, diperoleh beberapa rumusan masalah yang akan diselesaikan, diantaranya:

1. Bagaimana sistem informasi penjualan barang yang berjalan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

(6)

3. Bagaimana pengujian sistem informasi pemesanan dan penjualan barang yang digunakan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

4. Bagaimana implementasi sistem informasi pengolahan data penjualan barang dengan mengoptimalkan perangkat pengelola yang ada pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

1.3 Maksud Dan Tujuan Penelitian

Maksud dari penelitian yang dilakukan penulis adalah untuk mendapatkan data-data yang dibutuhkan untuk mengetahui tentang sistem informasi pemesanan dan penjualan barang yang berjalan pada perusahaan. Dan mengusulkan sistem informasi yang akan dibangun, dengan mengurangi kesalahan dan kekurangan yang ada, serta mengefektifkan pengolahan data penjualan barang, yang akan diterapkan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut.

1. Mengetahui sistem informasi yang sedang berjalan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

2. Membuat perancangan sistem informasi, dengan membangun perangkat lunak yang akan digunakan dalam pengolahan data pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

(7)

4. Mengetahui implementasi sistem informasi, dengan lebih mengoptimalkan fungsi perangkat pengelola menjadi lebih terkomputerisasi secara penuh pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

1.4 Kegunaan Penelitian

Kegunaan dari penelitian ini untuk memperoleh manfaat dari hasil penelitian yang dilakukan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

1.4.1 Kegunaan Praktis

Dari hasil penelitian ini diharapkan, dapat memberikan tambahan bagi perusahaan tentang sistem informasi yang berjalan, dan bagaimana cara untuk mengetahui dan memperbaiki kelemahan yang di temukan dalam pengelolaan perusahaan. Hal ini akan membuat perusahaan menjadi lebih baik dalam meningkatkan kinerjanya, dan lebih profesional dalam memberikan pelayanan.

1.4.2 Kegunaan Akademis

Dari hasil penelitian yang telah dilakukan penulis, diharapkan dapat memberikan sebuah informasi bagi pihak-pihak yang mendapatkannya.

1. Bagi Penulis

(8)

lapangan. Dan juga untuk meningkatkan kemampuan penulis untuk bersosialisasi, disiplin, dan bertanggung jawab atas tugas yang telah diberikan, untuk dipecahkan permasalahannya.

2. Bagi Pengembangan Ilmu Pengetahuan

Memberikan masukan ilmu bagi jurusan Manajemen Informatika tentang aplikasi pengolahan data.

3. Bagi Pihak Lain

Bagi pembaca ataupun pihak lain, dari hasil penelitian ini diharapkan, akan menjadi tambahan pengetahuan dan informasi yang berguna khususnya di bidang sistem informasi, dan juga bisa menjadi inspirasi bagi yang akan melakukan penelitian berikutnya.

1.5 Batasan Masalah

Ruang lingkup penelitian yang dilakukan hanya pada sistem informasi penjualan barang. sehingga akan dibatasi permasalahannya hanya pada:

(9)

2. Untuk pengembangannya sendiri hanya mencakup pada sistem proses pemesanan dan penjualan barang, yang diterapkan pada perangkat lunak yang telah dibangun.

3. Proses pembayarannya hanya melalui cash.

4. Sistem informasi hanya dapat dilakukan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera.

5. Menggunakan program visual basic 6.0.

1.6 Lokasi Dan Waktu Penelitian

(10)

Tabel 1.1 Tabel Kegiatan Penyusunan Tugas Akhir

Nama Kegiatan

2010/2011

September Oktober November Desember Januari

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1

2 3 4

Pembuatan Proposal

Survey

Pengambilan data

Coding

(11)

9 2.1 Konsep Dasar Sistem

Dalam buku Analisis dan Desain karangan Jogiyanto, ada dua buah kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur, mendefinisikan sistem sebagai berikut.

Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Jogiyanto H.M (2005 : 1)

Sedangkan pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya, mendefinisikan sistem sebagai berikut.

Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Jogiyanto H.M (2005 : 2)

2.1.1 Karakteristik Sistem

(12)

sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process), dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal). Jogiyanto H.M (2005 : 3)

1. Komponen Sistem

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem

(13)

dari sistem sehingga harus tetap dijaga dan dipelihara. Sedangkan untuk lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem

Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu sistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari suatu subsistem ke subsistem yang lainnya. Dengan penghubung, satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk suatu kesatuan.

5. Masukan Sistem

Masukan (input) adalah energi yang dcmasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input) dan masukan signal (signal input). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran.

6. Keluaran Sistem

(14)

7. Pengolah Sistem

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi.

8. Sasaran Sistem

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

2.1.2 Klasifikasi Sistem

Menurut Jogiyanto H.M (2005 : 6) sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandangan, diantaranya adalah sebagai berikut.

1. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system).

2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system).

(15)

4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system).

2.2 Konsep Dasar Informasi

Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil, dan akhirnya berakhir. Informasi dapat didefinisikan sebagai berikut.

Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Jogiyanto H.M (2005 : 8)

Sumber dari informasi adalah data. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting di dalam pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information systems). Menurut Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis, sistem informasi didefisikan sebagai berikut.

(16)

operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Jogiyanto (2005 : 11)

2.3.1 Komponen Sistem Informasi

Menurut John Burch dan Gary Grudnitski, sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebutnya dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu blok masukkan (input block), blok model (model block), blok keluaran (output block), blok teknologi (technology block), blok basis data (database block), dan blok kendali (controls block). Blok tersebut masing-masing saling berinteraksi satu dengan yang lainnya mambentuk satu kesatuan untuk mencapai sasarannya. Jogiyanto H.M (2005 : 12)

1. Blok Masukan

Input mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

2. Blok Model

(17)

3. Blok Keluaran

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

4. Blok Teknologi

Teknologi merupakan “kotak alat” (tool inbox) dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari 3 bagian utama, yaitu teknisi (humanware atau brainware), perangkat lunak (software), dan perangkat keras (hardware).

5. Blok Basis Data

Basis data (database) merupakan kumpuan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Data perlu disimpan didalam basis data untuk keperluan penyediaan informasi lebih lajut. Data di dalam basis data perlu diorganisasikan sedemikian rupa, supaya informasi yang dihasilkan berkualitas.

6. Blok Kendali

(18)

ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat cepat langsung diatasi.

2.4 Pengertian Gudang

Gudang adalah sebuah ruangan yang digunakan untuk menyimpan berbagai macam barang. Setiap jenis bangunan bisa saja memiliki gudang, misalnya saja pada bangunan pabrik, toko, dan bahkan rumah tinggal. Karena digunakan untuk menyimpan berbagai macam barang, biasanya gudang berpotensi untuk menyimpan debu. Karena itu, peletakkan gudang perlu diperhatikan agar tidak mengganggu aktifitas lain dalam bangunan tersebut.

http://id.wikipedia.org/wiki/Gudang

2.5 Pengertian Pemesanan

Pesan adalah kata baku dari pemesanan yang memiliki arti “hendak

membeli supaya dikirim”. Pesanan adalah barang yang dipesan. Jadi pemesanan

adalah proses, perbuatan atau cara memesan.

http://journal.amikom.ac.id/index.php/TI/article/viewDownloadInterstitial/4959

2.6 Pengertian Penjualan

(19)

merupakan sumber hidup suatu perusahaan, karena dari penjualan dapat diperoleh laba serta suatu usaha memikat konsumen yang diusahakan untuk mengetahui daya tarik mereka sehingga dapat mengetahui hasil produk yang dihasilkan.

http://ridwaniskandar.files.wordpress.com/2009/05/91-pengertian-penjualan.pdf

2.7 Pengertian Barang

Barang atau komoditas, dalam pengertian ekonomi adalah suatu objek atau jasa yang memiliki nilai. Nilai suatu barang akan ditentukan karena barang itu mempunyai kemampuan untuk dapat memenuhi kebutuhan.

Dalam makroekonomi dan akuntansi, suatu barang sering dilawankan dengan suatu jasa. Barang didefinisikan sebagai suatu produk fisik (berwujud) yang dapat diberikan pada seorang pembeli dan melibatkan perpindahan kepemilikan dari penjual ke pelanggan, kebalikan dengan suatu jasa (tak berwujud). http://id.wikipedia.org/wiki/Barang

2.8 Pengertian Visual Basic

Visual Basic adalah program untuk membuat apikasi berbasis Microsoft Windows secara cepat dan mudah. Visual dalam hal ini merupakan bahasa pemrograman yang menyerahkan berbagai desain dengan model GUI (Graphical User Interface).

(20)

ditambah ratusan perintah tambahan, function, keyword, dan banyak berhubungan langsung dengan GUI Windows. http://id.wikipedia.org/wiki/Visual-Basic/

2.9 Pengertian Microsoft Access

Microsoft Access adalah sebuah program aplikasi basis data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi Microsoft Office, selain tentunya Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint.

Aplikasi ini menggunakan mesin basis data Microsoft Jet Database Engine, dan juga menggunakan tampilan grafis yang intuitif sehingga memudahkan pengguna. Versi terakhir adalah Microsoft Office Access 2007 yang termasuk ke dalam Microsoft Office System 2007.

Microsoft Access dapat menggunakan data yang disimpan di dalam format Microsoft Access, Microsoft Jet Database Engine, Microsoft SQL Server, Oracle Database, Visual Basic Application (VBA), atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC.

(21)

19 3.1 Objek Penelitian

Objek penelitian yang di ambil penulis adalah Gudang Royal Abadi Sejahtera II Padalarang yang beralamat di Jl. Gadobangkong 145 Cimareme Padalarang.

3.1.1 Sejarah Singkat Perusahaan

Berawal dari hanya bagian dari PT Royal Abadi Sejahtera sebagai bagian gudang di perusahaan tersebut, namun dalam sistem kerjanya berbeda dengan induk perusahaan. Bagian gudang tersebut lebih memperhatikan keinginan konsumen dalam pelaksanaan tugasnya, sehingga dari pimpinan perusahaanpun memutuskan untuk memisahkan bagian gudang tersebut, dengan acuan pengembangan area bisnis.

(22)

Sumber daya, fasilitas, dan kebutuhan-kebutuhan lain, ditambahkan untuk lebih mengembangkan kegiatan usaha yang dilakukan. Dan hal itu terlihat pada pertengahan tahun 2006, dengan melakukan perubahan besar-besaran yang dilakukan pada gudang tersebut. Perbaikan, penambahan, semua dilakukan karena pimpinan perusahaan ingin lebih mengembangkan usahanya tersebut. Tidak hanya pada fasilitas-fasilitas yang ada di ruangan kerja, namun seperti kendaraan-kendaraan yang membawa barang pun semakin ditambah, karena melihat jumlah barang yang cukup banyak.

Hasilnya pun sudah sedikit terlihat sampai saat ini, tidak lagi memasarkan barang dalam jumlah kecil, pemasaran barang mengalami peningkatan dari waktu ke waktu. Tidak hanya memasukkan barang ke industri-industri kecil, namun juga mulai melakukan pendekatan pada perusahaan-perusahaan besar lain, yang akan semakin membuat perusahaan tersebut semakin berkembang.

Pada Agustus 2007, perusahaan membuka cabang yang lokasinya berada di kota Cirebon, hal tersebut dikarenakan melihat perkembangan bisnis seperti saat ini, dimana pengembangan bisnis harus tetap dilakukan. Sedikit namun bertahap, itulah yang dilakukan perusahaan untuk semakin lebih mengembangkan usahanya di dunia bisnis tersebut.

3.1.2 Visi Dan Misi Perusahaan

(23)

Sedangkan untuk Misi pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II adalah sebagai berikut.

1. Turut berperan serta dalam pembangunan bangsa dan peningkatan kesejahteraan masyarakat melalui distributor busa.

2. Senantiasa menyediakan produksi yang inovatif dan berkualitas tinggi kepada konsumennya.

3. Senantiasa mengadakan pelatihan, pendidikan, serta peningkatan profesionalisme bagi karyawan dan karyawatinya, dengan kompensasi yang sebanding dengan prestasi sekaligus memperbaiki kesejahteraannya.

3.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Adanya struktur organisasi dapat mempermudah sebuah perusahaan dalam pembagian tugas dibidangnya masing-masing. Untuk penelitian ini, lebih dikhususkan pada bagian penjualan, karena setiap data yang dibutuhkan dalam penelitian ini ada di bagian penjualan tersebut, karena disesuaikan dengan setiap data dan informasi yang ada pada bagian penjualan di Gudang Royal Abadi Sejahtera II tersebut.

(24)

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Gudang Royal Abadi Sejahtera II

Sumber : Gudang Royal Abadi Sejahtera II

3.1.4 Deskripsi Tugas

Berdasarkan struktur organisasi pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II, berikut tugas masing-masing bagian perusahaan.

1. Direktur Utama

Uraian tugas dan tanggung jawab Direktur Utama adalah sebagai berikut.

a. Memimpin kantor berlandaskan ketentuan-ketentuan yang berlaku dan sesuai dengan garis-garis besar kebijaksanaan pemimpin suatu perusahaan.

Wakil Direktur Utama Direktur Utama

Bag. Gudang

Bendahara Sekretaris

(25)

b. Membina, membimbing dan menggerakan bawahan bersama dengan Wakil Dirut agar masing-masing karyawan dan karyawati secara tidak sadar melakukan tugasnya dengan baik.

c. Mengusahakan peningkatan mutu pelayanan kepada masyarakat dan selalu tanggap terhadap setiap perkembangan serta permasalahan yang ada.

d. Menjaga perusahaan melalui fungsi pengawasan yang selalu dilaksanakan dengan baik.

2. Wakil Direktur Utama

Uraian tugas dan tanggung jawab Wakil Direktur Utama adalah sebagai berikut.

a. Membuat laporan hasil bisnis secara mingguan dan bulanan

b. Melaksanakan rapat mingguan konservasi

c. Membuat distribusi kuitansi premi kepada Sales

d. Membuat laporan cash flow dan biaya non kontraktual

e. Mengecek kebenaran, kelengkapan atau perhitungan busa

f. Mencatat dan melaksanakan administrasi pajak

g. Membuat perencanaan kerja

(26)

3. Sekretaris

Uraian tugas dan tanggung jawab Sekretaris adalah sebagai berikut.

a. Menangani surat masuk dan surat keluar

b. Mengarsipkan surat dan dokumen penting

c. Mengatur jadwal kegiatan pimpinan

d. Menyiapkan pembuatan laporan

e. Mempersiapkan rapat

4. Bendahara

Uraian tugas dan tanggung jawab Bendahara adalah sebagai berikut.

a. Menerima transaksi keuangan dari Sales atau konsumen dan membuat voucher (penerimaan/ pengeluaran) serta bukti transaksi

b. Membuat laporan transaksi lengkap secara mingguan ke wakil direktur utama

c. Mencatat keadaan buku cek keluar atau masuk serta utang piutang

d. Entry data transaksi keuangan ke dalam LBK

e. Membuat rekonsiliasi Bank

(27)

g. Meng-entry atau mencatat utang piutang

h. Mencatat pengobatan pegawai (pribadi atau keluarga)

5. Bagian Accounting

Uraian tugas dan tanggung jawab Accounting adalah sebagai berikut.

a. Mengecek kebenaran transaksi masuk dan keluar yang dicatat dalam buku kontrol kas harian

b. Membuat laporan keuangan secara mingguan, bulanan dan tahunan

c. Melaksanakan rapat mingguan konservasi

d. Mencatat dan melaksanakan administrasi pajak

6. Bagian Gudang

Uraian tugas dan tanggung jawab Kepala Gudang adalah sebagai berikut.

a. Mengatur setiap barang yang yang akan disimpan ataupun dikeluarkan

b. Mencatat laporan data barang

c. Penyetujuan pengambilan barang yang akan dikeluarkan

(28)

7. Bagian Database

Uraian tugas dan tanggung jawab Database adalah sebagai berikut.

a. Mencatat distribusi busa kepada bagian Penjualan

b. Mengupdate data pemasukan dan pengeluaran busa

c. Mencatat perkembangan produksi secara harian

d. Mencatat stok dan penggunaan kuitansi pertama

e. Mencatat persediaan Sarana Operasional (SP) dan bonus

f. Mencatat surat-surat ke dalam Buku Agenda baik itu surat masuk maupun surat keluar

g. Mengecek kebenaran atau kelengkapan SPAJ

h. Tertib kearsipan

8. Bagian Penjualan

Uraian tugas dan tanggung jawab Bagian Penjualan adalah sebagai berikut.

a. Mempromosikan barang yang disediakan oleh Gudang Royal Abadi Sejahtera II

(29)

c. Market development yaitu mencari sebanyak mungkin konsumen busa

d. Melakukan kegiatan administrasi penjualan (produksi) sesuai dengan ketentuan yang dilakukan perusahaan

e. Bertanggung jawab menagih pembayaran nota bon f. Membuat laporan penjualan busa kepada database

3.2 Metode Penelitian

Dalam menentukan metode penelitian yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah mengarah pada hasil penelitian dengan tujuan yang ingin dicapai, dengan mengolah berbagai data dan informasi yang diperoleh dalam pengolahan data penjualan barang pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

3.2.1 Desain Penelitian

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode Deskriftif, dimana metode pembahasan masalah digunakan untuk menggambarkan objek yang diteliti, yaitu dengan cara mencari, mengumpulkan, dan menganalisis data yang diperoleh. Penelitian metode deskriptif mempunyai langkah sebagai berikut.

1. Mengidentifikasi adanya permasalahan yang signifikan untuk dipecahkan melalui metode deskriptif.

(30)

4. Melakukan studi pustaka yang berkaitan dengan permasalahan. 5. Menentukan kerangka berpikir, dan pertanyaan.

6. Mendesain metode penelitian yang hendak digunakan dalam hal ini menentukan populasi, sampel, mengumpulkan, dan menganalisis data. 7. Mengumpulkan, mengorganisasikan, dan menganalisis data dengan

menggunakan teknik statistika yang relevan. 8. Membuat laporan penelitian.

3.2.2 Jenis Dan Metode Pengumpulan Data

Metode pengumpulan data dilakukan untuk mendapatkan apa-apa saja yang dibutuhkan dalam mengumpulkan, dan menganalisis data, dengan melakukan penelitian langsung ataupun mengumpulkan dokumen-dokumen, pada sistem informasi yang sedang berjalan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

3.2.2.1Sumber Data Primer

Merupakan data yang berasal dari sumber yang diteliti langsung, seperti:

1. Observasi, melakukan pengamatan terhadap proses, dengan menganalisis sistem informasi yang berjalan pada perusahaan tersebut.

(31)

3.2.2.2Sumber Data Sekunder

Dalam data sekunder, data tersebut berupa data yang sudah diolah lebih lanjut oleh pengumpul data tersebut, seperti sumber-sumber referensi, baik dari buku sumber ataupun dokumen-dokumen yang diperoleh dari pihak terkait pada saat penelitian dilakukan, seperti laporan penjualan dan data jumlah barang.

3.2.3 Metode Pendekatan Dan Pengembangan Sistem

Metode pendekatan sistem dapat dikatakan sebagai langkah awal yang dibuat sebelum melakukan pada metode pengembangan sistem. Itu terlihat dari setiap permasalahan yang ditemukan pada sistem informasi yang ada, untuk dipecahkan dan mejadikan langkah-langkah pengembangan menjadi sistem informasi yang baru. Dari pendekatan sistem dapat dilakukan pengembangan sistem untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer yang dapat menyelesaikan permasalahan tersebut.

3.2.3.1Metode Pendekatan Sistem

(32)

3.2.3.2Metode Pegembangan Sistem

George M. Scott dalam bukunya, mendefinisikan bahwa desain sistem sebagai berikut.

Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen-komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah installasi dari sistem akan benar-benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem. Jogiyanto H.M (2005 : 196)

Langkah awal yang dilakukan dalam membangun sistem ini adalah dengan menentukan model sistem yang akan digunakan. Dalam penelitian ini model sistem yang digunakan adalah model sistem air terjun (waterfall).

Gambar 3.2 Model Sistem Waterfall

(Sumber: http://lecturer.ukdw.ac.id/othie/softwareprocess.pdf)

System Engineering

Analysis

Design

Coding

Testing

(33)

Model sistem ini menuntut cara yang teratur dari suatu rangkaian yang mendekati perkembangan perangkat lunak, yang dimulai dengan suatu tingkatan, melalui pemodelan sistem, analisis, perancangan, pengkodean, pengujian dan pemeliharaan. Model tersebut meliputi kegiatan aktifitas sebagai berikut.

1. Rekayasa dan Pemodelan Sistem (System Engineering)

Pekerjaan awal dimulai dengan menentukan tahap untuk menetapkan berbagai kebutuhan dari semua elemen yang diperlukan sistem, dan mengalokasikannya ke dalam pembentukan perangkat lunak. 2. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak (Analysis)

Proses analisis yang menunjang akan kebutuhan spesifik pada perangkat lunak, dan untuk mengetahui sifat dari perangkat lunak yang akan dibangun.

3. Perancangan (Design)

Langkah proses yang berfokus pada program struktur data, teknik, prosedur, dan penggolongannya. Proses perancangan menjelaskan data ke dalam gambaran dari perangkat lunak yang telah ditentukan.

4. Pengkodean (Coding)

(34)

5. Pengujian (Testing)

Pengujian terhadap perangkat lunak yang dibangun, dengan melihat tahapan-tahapan yang telah dilalui sebelumnya dengan benar. 6. Pemeliharaan (Maintenance)

Tahap akhir dimana perangkat lunak yang dibangun sudah selesai dan dirawat dengan semestinya. Melakukan perbaikan jika ada kesalahan (error), pemasangan keamanan pada perangkat lunak, dan melakukan perubahan sesuai kebutuhan.

3.2.3.3Alat Bantu Analisis dan Perancangan

Alat-alat yang digunakan dalam suatu metodologi umumnya berupa suatu gambar, diagram, ataupun grafik, untuk membantu menganalisis dan melakukan perancangan terhadap sistem yang akan dibangun. Alat bantu tersebut diantaranya adalah sebagai berikut.

1) Flow Map

(35)

2) Diagram Konteks

Diagram kontek merupakan pola penggambaran sistem secara umum. Diagram kontek memiliki kelompok pemakai baik pihak internal maupun eksternal.

3) Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah model yang menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur.

4) Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Dengan menggunakan kamus data, analisis sistem dapat mengidentifikasi data yang mengalir di sistem dengan lengkap.

5) Perancangan Basis Data

(36)

Secara umum, DBMS diartikan sebagai suatu program komputer yang digunakan untuk memasukkan, mengubah, menghapus, memanipulasi, dan memperoleh data atau informasi dengan praktis dan efisien.

a. Normalisasi

Normalisasi adalah suatu proses untuk mengubah suatu tabel yang memiliki masalah tertentu ke dalam dua buah tabel atau lebih, yang tidak lagi memiliki masalah tersebut.

Ada macam-macam bentuk normalisasi, diantaranya adalah bentuk tidak normal, bentuk normal pertama, bentuk normal kedua dan bentuk normal ketiga.

b. Tabel Relasi

(37)

3.2.4 Pengujian Software

Metode pengujian adalah cara atau teknik untuk menguji perangkat lunak, mempunyai mekanisme untuk menentukan data uji yang dapat menguji perangkat lunak secara lengkap dan mempunyai kemungkinan tinggi untuk menemukan kesalahan. Metode pengujiaan perangkat lunak yang dipakai dalam pengujiaan perangkat lunak disini adalah metode Black Box Testing.

Black Box Testing adalah pengujian aspek fundamental sistem tanpa memperhatikan struktur logika internal perangkat lunak. Metode ini digunakan untuk mengetahui apakah perangkat lunak berfungsi dengan benar atau tidak. Pengujian black box merupakan perancangan data uji yang didasarkan pada spesifikasi perangkat lunak. Data uji dijalankan, dieksekusi pada perangkat lunak, dan kemudian hasil dari perangkat lunak akan dicek, sesuai tidaknya dengan apa yang diharapkan.

Pengujian black box berusaha menemukan kesalahan dalam kategori sebagai berikut.

1. Fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang

2. Kesalahan interface

3. Kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal

4. Kesalahan kinerja

(38)

36 4.1 Analisis Sistem Yang Berjalan

Analisis sistem merupakan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, hambatan yang terjadi, dan kebutuhan yang di harapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikan.

4.1.1 Analisis Dokumen

Pengolahan data penjualan barang yang ada pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II merupakan pengolahan data barang yang menggunakan dokumen-dokumen dalam setiap proses yang dilalui dalam tahapan penjualan barang tersebut. Berikut dokumen-dokumen yang digunakan dalam proses penjualan barang pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

1. Nama Dokumen : Form Pemesanan Barang

Sumber : Konsumen

Fungsi : Bukti pemesanan barang

Item Data : Purchase, Tanggal Pemesanan, Supplier, Item, Description, Jumlah Barang, Harga Barang, Total

2. Nama Dokumen : Form Penerimaan Barang

(39)

Fungsi : Bukti penerimaan barang dari Supplier Item Data : Nomor, Tanggal Penerimaan, Jumlah Barang,

Satuan, Nama Barang, Keterangan, Penerima

3. Nama Dokumen : Nota Penjualan Sumber : Bag. Accounting Fungsi : Bukti Penjualan Barang

Item Data : Tanggal, Nama Pembeli, No Faktur, Nama Barang, Jumlah, Harga Satuan, Total

4. Nama Dokumen : Laporan Penjualan Sumber : Bag. Accounting

Fungsi : Laporan dari Bukti Penjualan Barang

Item Data : Tanggal, Nama Barang, Harga Satuan, Jumlah

Semua dokumen-dokumen tersebut sangat dibutuhkan untuk setiap proses penjualan barang, mulai dari proses pemesanan barang, transaksi penjualan, sampai pembuatan laporan penjualan yang dilakukan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

4.1.2 Analisis Prosedur Yang Sedang Berjalan

(40)

barang, dan sampai pada pengeluaran barang yang akan dijual tersebut. Berikut analisis prosedur yang sedang berjalan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II.

1. Gudang akan mengecek data barang yang telah diminta oleh konsumen sebelumnya, jika ada, Bag. Gudang akan mengelola permintaan barang tersebut.

2. Jika tidak ada, Bag. Gudang akan menyerahkan form permintaan barang tersebut ke Supplier, dan akan mengelola permintaan barang tersebut 3. Supplier akan mengirimkan barang ke Bag. Accounting sesuai dengan

permintaan dari Bag. Gudang tersebut.

4. Bag. Accounting akan mencatat barang yang telah masuk dari Supplier, dan menyerahkan langsung ke Bag. Gudang.

5. Bag. Gudang akan menghitung data barang yang masuk sesuai dengan barang yang sudah ada, maupun yang berasal dari supplier.

6. Data stock barang didapat setelah menginput data barang yang masuk, dan diserahkan ke Bag. Accounting untuk dibuat nota penjualannya.

7. Bag. Accounting akan membuat nota penjualan sebanyak 2 rangkap, dengan rincian, 1 untuk diserahkan ke konsumen, 1 untuk di lanjutkan ke pembuatan nota pembayaran dan laporan penjualan

(41)

4.1.2.1Flow Map

Berdasarkan prosedur penjualan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II, dapat ditemukan beberapa proses dalam setiap kegiatan yang dilakukan. Berikut gambaran proses penjualan, dalam Flow Map berikut.

Input Data

Supplier Bagian Accounting Bagian Gudang Pimpinan

Perusahaan Konsumen

(42)

4.1.2.2Diagram Konteks

Setelah menggambarkan alur proses penjualan dalam Flow Map, diperoleh sebuah sistem informasi pengolahan data penjualan barang pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II, dan digambarkan secara umum dalam Diagram Konteks sebagai berikut.

Sistem Informasi Pemesanan Dan Penjualan

Barang

Supplier Konsumen

Data Barang

Nota Pembayaran

Nota Penjualan

Form Permintaan Barang

Gambar 4.2 Diagram Konteks Sistem Yang Sedang Berjalan

4.1.2.3Data Flow Diagram

(43)

Supplier

Gambar 4.3 DFD Sistem Yang Sedang Berjalan

4.1.3 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

Gudang Royal Abadi Sejahter II menerapkan proses penjualan barang dengan beberapa tahapan sebelum barang yang akan dijual tersebut dikeluarkan ke pasaran. Proses pemesanan barang terhadap Supplier akan dikirimkan langsung ke gudang tersebut, sebelum akan dikelola oleh bagian masing-masing pada perusahaan.

(44)

Berikut evaluasi sistem yang sedang berjalan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II, yang diuraikan dalam tabel sebagai berikut.

Tabel 4.1 Evaluasi Sistem Yang Sedang Berjalan

No. Permasalahan Entitas Solusi

1. Proses entry data masih dalam proses manual, yang dapat mengakibatkan

Entry data ke perangkat lunak dapat lebih memudahkan proses pencatatan data barang, dan transaksi penjualannya.

2. Pengolahan data

pemesanan, daftar jumlah barang, dan data transaksi penjualan belum tersusun dengan baik, karena jumlah data cukup banyak.

Bag.

Accounting

Data barang yang masuk dan yang akan dikeluarkan dihitung dengan proses komputerisasi pada perangkat lunak, dengan proses pengecekkan dan perhitungan barang. 3. Pembuatan laporan

(45)

4.2 Perancangan Sistem

Pengembangan prosedur dan proses dari sistem yang sedang berjalan, merupakan sebuah perancangan sistem yang dapat digunakan untuk menghasilkan sebuah sistem yang baru, atau memperbaharui sistem yang sudah ada. Dengan tujuan meningkatkan efektifitas kerja agar dapat memenuhi kebutuhan, dengan memanfaatkan teknologi informasi dan fasilitas yang tersedia.

Berikut merupakan usulan perancangan sistem informasi yang dibangun secara komputerisasi, yang diharapkan dapat membantu dan mempermudah setiap tugas atau pekerjaan yang akan dilakukan.

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Adapun tujuan dari perancangan sistem yang diusulkan, yaitu sebagai berikut.

1. Memperbaiki pengolahan data penjualan barang menjadi lebih terkomputerisasi.

2. Dapat memeriksa, menyimpan, dan mengolah data penjualan barang.

(46)

4.2.2 Gambaran Umum Sistem Yang Diusulkan

Menjadikan sebuah sistem informasi yang lebih terkomputerisasi, diharapkan akan sangat membantu dalam sebuah tugas atau pekerjaan yang dilakukan. Merubah sistem yang sudah ada, ataupun menciptakan sebuah sistem yang baru, dapat menjadi sebuah proses sistem informasi yang lebih baik.

Pembangunan perangkat lunak menjadi sebuah proses yang diharapkan dapat lebih membantu dalam sebuah sistem informasi yang akan diterapkan. Mengganti proses manual menjadi terkomputerisasi, dengan memanfaatkan fasilitas yang tersedia, dapat menjadikan sebuah sistem informasi yang dapat lebih mempermudah dalam suatu pekerjaan.

4.2.3 Perancangan Prosedur Yang Diusulkan

Melakukan perubahan sistem informasi menjadi lebih terkomputerisasi merupakan proses yang melalui tahapan-tahapan dengan prosedur yang terstruktur, dengan dimulai dari tahapan perancangan prosedur yang diusulkan.

(47)

4.2.3.1Flow Map

Berikut proses alir dokumen yang diusulkan pada Gudang Royal Abadi Sejahtera II, dalam gambaran flow map sebagai berikut.

Cek Data Barang

Form Pemesanan

Barang

Supplier Bagian Accounting Bagian Gudang Pimpinan

Perusahaan Konsumen

(48)

4.2.3.2Diagram Konteks

Diagram konteks berikut merupakan gambaran lanjutan dari proses sistem yang diusulkan dalam pengolahan data penjualan barang. Berikut gambaran sistem informasi dalam diagram konteks sebagai berikut.

Sistem Informasi

Gambar 4.5 Diagram Konteks Sistem Yang Diusulkan

4.2.3.3Data Flow Diagram

(49)

Supplier

Gambar 4.6 DFD Sistem Yang Diusulkan

4.2.3.4Kamus Data

Kamus data adalah fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan dari setiap sistem informasi. Berikut alur data dari setiap proses penjualan barang.

1. Nama Arus Data : File Data Barang

Alias : -

Aliran Data : Konsumen-Proses 1

Struktur Data : {kode_barang, nama_barang, nama_pembeli,

(50)

2. Nama Arus Data : File Form Pemesanan Barang

Alias : -

Aliran Data : Konsumen-Proses 1, Proses 1-Supplier

Struktur Data : {no_pemesanan, tgl_pemesanan, kode_supplier, nama_supplier, kode_barang, jumlah_barang, harga_barang, total}

3. Nama Arus Data : Data Stock Barang

Alias : -

Aliran Data : Proses 1-Proses 3, Proses 2-Proses 3, Proses 2-Proses 4

Struktur Data : {kode_barang, nama_barang, satuan, harga_barang, stock, stock_minimal}

4. Nama Arus Data : File Barang Masuk

Alias : -

Aliran Data : Supplier-Proses 2

(51)

5. Nama Arus Data : File Nota Penjualan

Alias : -

Aliran Data : Prose 3-Konsumen

Struktur Data : {no_faktur, tgl_penjualan, nama_pembeli, kode_barang, nama_barang, harga_barang, jumlah, total}

6. Nama Arus Data : File Laporan Pembelian

Alias : -

Aliran Data : Proses 4-Supplier

Struktur Data : {no_pembelian, tgl_pembelian, nama_barang, jumlah_barang, harga_barang, total, penerima} 7. Nama Arus Data : File Laporan Penjualan

Alias : -

Aliran Data : Proses 3-Pimpinan Perusahaan

(52)

4.2.4 Perancangan Basis Data

Perancangan basis data dapat diartikan untuk menciptakan atau merancang sekumpulan data yang terhubung dan disimpan secara bersama-sama. Perancangan basis merupakan langkah yang diharapkan dapat mewakili seluruh kebutuhan pengguna. Basis data sendiri didefinisikan sebagai sekumpulan data yang berupa suatu penyampaian informasi yang lengkap, dengan jenis record yang mempunyai spesifikasi yang sama. Record adalah kumpulan data yang berisikan field-field yang berbeda, jumlah record pada umumnya terbatas.

4.2.4.1Normalisasi

Normalisasi adalah suatu proses untuk mengindefikasikan tabel kelompok atribut yang memiliki ketergantungan yang sangat tinggi antara satu atribut dengan atribut lainnya. Berikut tahapan-tahapan dalam proses normalisasi.

a. Bentuk Unnormal

(53)

tgl_pembelian, nama_barang, jumlah_barang, harga_barang, total, penerima, tgl_penjualan, kode_barang, nama_barang, jumlah_barang, harga_barang, total, keterangan}

b. Bentuk Normal Ke-1

{kode_barang, nama_barang, nama_pembeli, alamat, no_tlp, jumlah_barang, harga_barang, total, kode_pemesanan, tgl_pemesanan, kode_supplier, nama_supplier, stock, keterangan, tgl_penerimaan, penerima, no_faktur, tgl_penjualan, no_pembelian, tgl_pembelian}

c. Bentuk Normal Ke-2

supplier : {kode_supplier*, nama_supplier, alamat, no_tlp}

barang : {kode_barang*, nama_barang, satuan, harga_barang, harga_barang, stock, stock_minimal}

pemesanan : {kode_pemesanan*, tgl_pemesanan, kode_barang, total}

pembelian : {no_pembelian*, tgl_pembelian, kode_barang, total}

(54)

d. Bentuk Normal Ke-3

supplier : {kode_supplier*, nama_supplier, alamat, no_tlp}

barang : {kode_barang*, nama_barang, satuan, harga_barang, stock, stock_minimal, jenis_barang, ukuran}

pemesanan : {kode_pemesanan*, tgl_pemesanan, kode_supplier**, kode_barang**, jumlah_pesan, total}

pembelian : {no_pembelian*, tgl_pembelian, kode_pemesanan**, jumlah_beli, total}

penjualan : {no_faktur*, tgl_penjualan, kode_barang**, total, jumlah_jual, penerima}

detail_pemesanan : {kode_pemesanan**, kode_barang**, jumlah_pesan }

detail_penjualan : {no_faktur**, kode_barang**, jumlah_barang}

detail_pembelian : {no_pembelian**, kode_barang**, jumlah_beli}

4.2.4.2Relasi Tabel

(55)

sistem yang saling terhubung, yang dapat mempermudah dalam memproses dan memodifikasi sebuah data. Untuk sistem informasi pengolahan data penjualan barang yang diusulkan, berikut gambaran relasi antar tabelnya sebagai berikut ini.

Tabel Supplier

Gambar 4.7 Relasi Tabel Sistem Yang Diusulkan

4.2.4.3Entity Relationship Diagram

(56)

keterhubungan antar entitas pada suatu relasi tersebut dengan kardinalitas. Terdapat tiga jenis kardinalitas diantaranya.

1. 1-1 : Menunjukan hubungan satu ke satu

2. 1-n : Menunjukan hubungan satu ke banyak

3. n-n : Menunjukan hubungan banyak ke banyak

Berikut gambaran ERD sistem informasi pengolahan data penjualan barang sebagai berikut.

(57)

4.2.4.4Struktur File

Dalam pembuatan program dibutuhkan suatu struktur file yang dimaksudkan untuk dapat melakukan kegiatan pengaturan pencarian data dan pembuatan laporan sehingga memudahkan kerja sistem komputer. Struktur file digunakan dalam perancangan sistem karena struktur file ini menentukan struktur fisik database yang menunjukan struktur dari elemen data yang menyatakan panjang elemen data dan jenis datanya.

Struktur file merupakan urutan isi data-data item yang terdaftar pada sebuah record file. Berikut struktur file yang digunakan pada sistem informasi pengolahan data penjualan barang, adalah sebagai berikut.

1. Tabel Supplier

Nama : Supplier

Deskripsi : Data Supplier

Primary Key : kode_supplier

Tabel 4.2.1 Struktur File Tabel Supplier

No Nama Field Type Size Ket.

1 kode_supplier Text 10 Primary Key

2 nama_supplier Text 30 Atribut

3 alamat Text 20 Atribut

(58)

2. Tabel Barang

Nama : Barang

Deskripsi : Data Stock Barang

Primary Key : kode_barang

Tabel 4.2.2 Struktur File Tabel Barang

No Nama Field Type Size Ket.

1 kode_barang Text 10 Primary Key

2 nama_barang Text 20 Atribut

3 satuan Text 5 Atribut

4 harga_barang Currency - Atribut

5 stock Text 5 Atribut

6 stock_minimal Text 5 Atribut

7 Jenis Text 5 Atribut

8 Ukuran Text 10 Atribut

3. Tabel Pemesanan

Nama : Pemesanan

Deskripsi : Data Pemesanan Barang

(59)

Tabel 4.2.3 Struktur File Tabel Pemesanan

No Nama Field Type Size Ket.

1 kode_pemesanan Text 10 Primary Key

2 tgl_pemesanan Date/ Time - Atribut

3 kode_supplier Text 10 Foreign Key

4 jumlah_barang Text 5 Atribut

4. Tabel Detail Pemesanan

Nama : DPemesanan

Deskripsi : Detail Data Pemesanan Barang

Primary Key : -

Tabel 4.2.4 Struktur File Tabel Detail Pemesanan

1 kode_pemesanan Text 10 Foreign Key

2 kode_barang Text 10 Foreign Key

3 jumlah_pesan Text 5 Atribut

5. Tabel Pembelian

Nama : Pembelian

Deskripsi : Data Pembelian Barang

(60)

Tabel 4.2.5 Struktur File Tabel Pembelian

1 no_pembelian Long Integer - Primary Key

2 tgl_pembelian Date/ Time - Atribut

3 kode_pemesanan Text 10 Foreign Key

4 total Text 20 Atribut

6. Tabel Detail Pembelian

Nama : DPembelian

Deskripsi : Detail Data Pembelian Barang

Primary Key : -

Tabel 4.2.6 Struktur File Tabel Detail Pembelian

1 no_pembelian Text 10 Foreign Key

3 Jumlah_beli Text 5 Atribut

7. Tabel Penjualan

Nama : Penjualan

(61)

Tabel 4.2.7 Struktur File Tabel Penjualan

1 no_faktur Long Integer - Primary Key

2 tgl_penjualan tgl_penjualan - Atribut

8. Tabel Detail Penjualan

Nama : DPenjualan

Deskripsi : Detail Data Penjualan Barang Primary Key : -

Tabel 4.2.8 Struktur File Tabel Detail Penjualan

1 no_faktur Text 10 Foreign Key

3 Jumlah_jual Text 5 Atribut

4.2.4.5Kodifikasi

(62)

1. Kode Supplier

Kode Supplier pada perancangan ini menggunakan tipe text, dengan dengan ukuran 4 digit, dimana 2 digit pertama menyatakan Supplier, dan 2 digit terakhir menyatakan urutan supplier. Adapun pengkodeannya, yaitu sebagai berikut.

XX - XX

Urutan Suppiler Supplier

Contoh: SU01

Ket: SU = Supplier, 01 = Nomor urut Supplier

2. Kode Barang

Kode Barang pada perancangan ini menggunakan tipe text, dengan dengan ukuran 4 digit, dimana 2 digit pertama menyatakan Barang, dan 2 digit terakhir menyatakan urutan nama barang. Adapun pengkodeannya, yaitu sebagai berikut.

XX - XX

Urutan nama barang Barang

Contoh: BS02

(63)

3. Kode Pemesanan

Kode Supplier pada perancangan ini menggunakan tipe text, dengan dengan ukuran 4 digit, dimana 2 digit pertama menyatakan Pemesanan Barang, dan 2 digit terakhir menyatakan urutan daftar pemesanan. Adapun pengkodeannya, yaitu sebagai berikut.

XX - XX

Urutan pemesanan barang Pemesanan Barang Contoh: PB03

Ket: PB = Pemesanan Barang, 03 = Nomor urut daftar pemesanan

4.2.5 Perancangan Antar Muka

Berdasarkan perancangan sistem yang telah dibuat maka akan dibuatkan suatu aplikasi program yang berisikan tentang perancangan input dan output yang dijadikan acuan oleh pemakai dalam menjalankan program yang telah dibuat.

4.2.5.1Struktur Menu

(64)

Pada perancangan ini dibuat menu yang dapat mengintegrasikan seluruh data dalam suatu sistem dan disertai dengan instruksi yang ada pada pilihan menu tersebut. Adapun menu tersebut dapat dilihat pada gambar sebagai berikut.

MENU UTAMA

File Transaksi Report About

Penjualan Pembelian Pemesanan

Exit Data Supplier

Data Barang

Laporan Penjualan Laporan

Pembelian Profil

Gambar 4.9 Struktur Menu

4.2.5.2Perancangan Input

(65)

1. Tampilan Form Login

Berikut rancangan Form Login, dalam gambar berikut.

User Name

Password

Exit Login Login

Gambar 4.10.1 Form Login

Keterangan:

Tabel 4.3.1 Fungsi dan Keterangan Form Login

No Nama Objek Keterangan

1 User Name Edit.Text Untuk input user name 2 Password Edit.Text Untuk input password 3 Login Button Untuk masuk ke aplikasi

4 Exit Button Untuk membatalkan masuk ke aplikasi 2. Tampilan Form Menu Utama

(66)

Menu Utama

File Transaksi Report About

Gambar 4.10.2 Form Menu Utama

3. Tampilan Form Data Barang

Berikut rancangan Form Data Barang, dalam gambar berikut.

Data Barang

DATA BARANG

Kode Barang

Keterangan Stock Harga Barang Jumlah Barang Nama Barang

Hapus Edit Simpan Tambah

Last First Previous

Cari Pilihan Pencarian

(67)

Keterangan:

Tabel 4.3.2 Fungsi dan Keterangan Form Data Barang

1 Kode Barang Edit.Text Untuk input/ melihat Kode Barang 2 Nama Barang Edit.Text Untuk input/ melihat Nama Barang 3 Jumlah Barang Edit.Text Untuk input/ melihat Jumlah Barang 4 Harga Barang Edit.Text Untuk input/ melihat Harga Barang 5 Stock Edit.Text Untuk input/ melihat Stock Barang 6 Keterangan Edit.Text Untuk input/ melihat Keterangan 7 Next Button Untuk melihat record selanjutnya 8 Previous Button Untuk melihat record sebelumnya 9 First Button Untuk melihat record paling awal 10 Last Button Untuk melihat record paling akhir 11 Tambah Button Untuk menambah Data Barang

12 Edit Button Untuk merubah Data Barang

13 Simpan Button Untuk menyimpan Data Barang 14 Hapus Button Untuk menghapus Data Barang 15 Pilihan Pencarian Combo box Untuk memilih Kriteria Pencarian

(68)

4. Tampilan Form Data Supplier

Berikut rancangan Form Data Supplier, dalam gambaran sebagai berikut.

Data Supplier

DATA SUPPLIER

Kode Supplier

Alamat Nama Supplier

Edit Simpan

Tambah Hapus No. Telepon

Gambar 4.10.4 Form Data Supplier

Keterangan:

Tabel 4.3.3 Fungsi dan Keterangan Form Data Supplier

1 Kode Supplier Edit.Text Untuk input/ melihat Kode Supplier 2 Alamat Edit.Text Untuk input/ melihat Alamat

(69)

5. Tampilan Form Pemesanan Barang

Berikut rancangan Form Pemesanan Barang, dalam gambar berikut.

Form Pemesanan Barang

FORM PEMESANAN BARANG

Gambar 4.10.5 Form Pemesanan Barang

Keterangan:

Tabel 4.3.4 Fungsi dan Keterangan Form Pemesanan Barang

1 Isi Form Button Untuk mengisi Form Pemesanan

2 Batal Button Untuk membatalkan pemesanan

(70)

7 Harga Barang Edit.Text Untuk melihat Harga Barang 8 Jumlah Barang Edit.Text Untuk input Jumlah Barang 9 Total Edit.Text Untuk melihat total pemesanan 10 Next Button Untuk melihat record selanjutnya 11 Previous Button Untuk melihat record sebelumnya

12 Hapus Button Untuk menghapus pemesanan

13 Edit Button Untuk merubah pemesanan

14 Proses Button Untuk memproses pemesanan

6. Tampilan Form Pembelian Barang

Berikut rancangan Form Pembelian Barang, dalam gambar berikut.

Form Pembelian Barang

FORM PEMBELIAN BARANG

(71)

Keterangan:

Tabel 4.3.5 Fungsi dan Keterangan Form Pembelian Barang

1 Isi Form Button Untuk mengisi Form Pembelian

2 Batal Button Untuk membatalkan pembelian

3 No Pembelian Edit.Text Untuk input No Pembelian 4 Tgl Pembelian Edit.Text Untuk input Tgl Pembelian 5 Kode Pemesanan Data Combo Untuk memilih Kode Pemesanan 6 Total Edit.Text Untuk melihat total pembelian 7 Penerima Edit.Text Untuk input penerima

8 Next Button Untuk melihat record selanjutnya 9 Previous Button Untuk melihat record sebelumnya

10 Hapus Button Untuk menghapus pembelian

11 Edit Button Untuk merubah pembelian

(72)

7. Tampilan Form Penjualan Barang

Berikut rancangan Form Penjualan Barang, dalam gambar berikut.

Form Penjualan Barang

FORM PENJUALAN BARANG

Gambar 4.10.7 Form Penjualan Barang

Keterangan:

Tabel 4.3.6 Fungsi dan Keterangan Form Penjualan Barang

1 Isi Form Penjualan Button Untuk mengisi Form Penjualan 2 Cancel Button Untuk membatalkan penjualan 3 No Faktur Edit.Text Untuk input No Faktur

(73)

7 Harga Barang Edit.Text Untuk melihat Harga Barang 8 Jumlah Edit.Text Untuk input Jumlah Barang 9 Total Edit.Text Untuk melihat total penjualan 10 Next Button Untuk melihat record selanjutnya 11 Previous Button Untuk melihat record sebelumnya

12 Hapus Button Untuk menghapus penjualan

13 Edit Button Untuk merubah penjualan

14 Proses Button Untuk memproses penjualan

4.2.5.3Perancangan Output

Perancangan output merupakan informasi yang dihasilkan oleh sistem berupa laporan dari hasil proses masukan yang diterima oleh sistem informasi. Berikut adalah rancangan keluaran dalam gambar berikut.

1. Tampilan Laporan Pembelian Barang

(74)

Laporan Pembelian

LAPORAN PEMBELIAN BARANG

GUDANG ROYAL ABADI SEJAHTERA II

Jl. Gadobangkong no. 145 Padalarang

No

Jumlah Data Pembelian : 0

Gambar 4.11 Laporan Pembelian Barang

2. Tampilan Laporan Penjualan Barang

Berikut rancangan Laporan Pembelian Barang, dalam gambar berikut.

Laporan Penjualan

LAPORAN PENJUALAN BARANG

GUDANG ROYAL ABADI SEJAHTERA II

Jl. Gadobangkong no. 145 Padalarang

No Faktur Tgl Penjualan Kode Barang Nama Barang Harga Barang Total

Jumlah Data Penjualan : 0

(75)

73 5.1 Pengujian

Bagian yang penting dalam siklus pembangunan perangkat lunak ada dalam pengujian. Pengujian dilakukan untuk menjamin kualitas dan mengetahui kelemahan dari perangkat lunak tersebut. Tujuan dari pengujian ini adalah untuk menjamin bahwa perangkat lunak yang memiliki kualitas yang baik, yaitu mampu menerjemahkan setiap proses dari implementasi sistem, dimulai dari spesifikasi, analisis, perancangan, dan pengkodean dari perangkat lunak itu sendiri.

5.1.1 Rencana Pengujian

Rencana dari pengujian perangkat lunak ini meliputi beberapa pengujian, diantaranya sebagai berikut.

1. Pengujian pada login pengguna

2. Pengujian input, ubah, dan hapus pada data barang

3. Pengujian input, ubah data supplier

4. Pengujian pada proses pemesanan barang

5. Pengujian pada proses pembelian barang

(76)

7. Pengujian pada laporan pembelian

8. Pengujian pada laporan penjualan

5.1.2 Kasus dan Hasil Pengujian

Ditemukan beberapa kasus dalam pengujian perangkat lunak tersebut, yang dicantumkan dalam tabel sebagai berikut.

1. Form Login

Tabel 5.1.1 Hasil Pengujian Form Login

No Skenario Hasil Pengujian

1 Klik tombol Loign (benar)

Masuk ke form utama Sesuai

2 Klik tombol Login (salah)

Muncul pesan “Masukan User Name dan Password terlebih dahulu”

Sesuai

3 Klik tombol Cancel Batal masuk ke aplikasi Sesuai

2. Form Menu Utama

Tabel 5.1.2 Hasil Pengujian Form Menu Utama

1 Klik Menu File (Data Barang)

Masuk ke form Data Barang Sesuai

2 Klik Menu File (Data Supplier)

Masuk ke form Data Supplier Sesuai

(77)

4 Klik Menu Transaksi (Pemesanan)

Masuk ke form Pemesanan Barang Sesuai

5 Klik Menu Transaksi (Pembelian)

Masuk ke Form Pembelian Sesuai

6 Klik Menu Transaksi (Penjualan)

Masuk ke form Penjualan Sesuai

7 Klik Menu Report

Menampilkan form Profil Penyusun Sesuai

3. Form Data Barang

Tabel 5.1.3 Hasil Pengujian Form Data Barang

1 Klik Tombol Next Menampilkan data selanjutnya, dan menampilkan pesan “Anda sudah di akhir data”, jika sudah berada di data yang paling akhir

Sesuai

2 Klik Tombol Previous Menampilkan data sebelumnya, dan menampilkan pesan “Anda sudah di awal data”, jika sudah berada di data yang paling awal

Sesuai

3 Klik Tombol First Menampilkan data paling awal Sesuai 4 Klik Tombol Last Menampilkan data paling akhir Sesuai 5 Klik Tombol Tambah Mengisi dan menambah data Sesuai 6 Klik Tombol Simpan Menyimpan dari penambahan/

perubahan data

Sesuai

(78)

8 Klik Tombol Hapus Muncul Pesan “Anda yakin akan menghapus data ini”, jika Ya maka data akan terhapus

Sesuai

9 Klik Pilihan Pencarian Mengurutkan pencarian berdasarkan kategori

Sesuai

10 Klik Tombol Cari Mencari data setelah memasukkan kata yang akan dicari

Sesuai

4. Form Data Supplier

Tabel 5.1.4 Hasil Pengujian Form Data Supplier

1 Klik Tombol Tambah Mengisi dan menambah data Sesuai 2 Klik Tombol Simpan Menyimpan data yang telah dirubah Sesuai 3 Klik Tombol Edit Merubah data yang sudah ada Sesuai

5. Form Pemesanan

Tabel 5.1.5 Hasil Pengujian Form Pemesanan

1 Klik Tombol Isi Form Pemesanan

Mengisi data pemesanan barang Sesuai

2 Klik Tombol Cancel Membatalkan proses pemesanan dan kembali ke Menu Utama

Sesuai

4 Klik Tombol Previous Menampilkan data sebelumnya, dan menampilkan pesan “Anda sudah di awal data”, jika berada di data

(79)

paling awal

Sesuai

6 Klik Tombol Edit Merubah data yang sudah ada Sesuai 7 Klik Tombol Proses Memproses dan menyimpan data

pemesanan

Sesuai

6. Form Pembelian

Tabel 5.1.6 Hasil Pengujian Form Pembelian

1 Klik Tombol Isi Form Pembelian

Mengisi data pemebelian barang Sesuai

2 Klik Tombol Cancel Membatalkan proses pembelian dan kembali ke Menu Utama

Sesuai

5

Klik Tombol Hapus Muncul Pesan “Anda yakin akan menghapus data ini”, jika Ya maka data akan terhapus

Sesuai

pembelian

(80)

7. Form Penjualan

Tabel 5.1.7 Hasil Pengujian Form Penjualan

1 Klik Tombol Isi Form Pembelian

Mengisi data pemebelian barang Sesuai

2 Klik Tombol Cancel Membatalkan proses pembelian dan kembali ke Menu Utama

Sesuai

pembelian

Sesuai

5.1.3 Kesimpulan Hasil Pengujian

(81)

5.2 Implementasi

Lanjutan dari perancangan sistem informasi pengolahan data penjualan barang Gudang Royal Abadi Sejahtera II adalah implementasi. Dibuat dengan menggunakan bahasa pemrograman Microsoft Visual Basic 6.0, dengan basis data yang terdapat pada program Microsoft Access 2007. Kedua program tersebut dapat dijalankan di semua sistem operasi komputer berbasis Windows.

Untuk implementasi dan pengujian perangkat lunak yang dibangun, semuanya dijalankan pada perangkat keras Desktop PC yang menggunakan sistem operasi Windows 7.

5.2.1 Batasan Implementasi

Dalam pengimplementasian perangkat lunak yang dibangun, dan pengendalian program aplikasi ini, ada beberapa hal yang menjadi batasan dalam implementasi, diantaranya sebagai berikut.

1. Pemrograman menggunakan program pembangun pada Microsoft Visual Basic 6.0

2. Basis data yang digunakan yaitu dengan menggunakan program Microsoft Access 2007.

(82)

5.2.2 Implementasi Perangkat Lunak

Perangkat lunak yang harus disiapkan untuk mengimplementasikan perangkat lunak yang dibangun adalah dengan menyediakan program-program pendukung, diantaranya sebagai berikut.

1. Sistem Operasi Windows

Perangkat lunak akan berjalan dengan semestinya bila dijalankan pada komputer dengan system operasi berbasis Windows, seperti WinXP, Windows Vista, ataupun Windows 7.

2. Visual Basic 6.0

Dibangun dengan menggunakan program pembangun Microsoft Visual Basic 6.0, maka dalam mpelentasiannya pun, setidaknya sudah tersedia program tersebut, agar setiap proses dalam perangkat lunak tersebut bias berjalan dengan baik.

3. Microsoft Access 2007