A. Latar Belakang
Arsip adalah informasi terekam (recorded information) yang merupakan bukti otentik aktivitas pelaksanaan fungsi organisasi. Suatu organisasi tentu tidak lepas dari keberadaan arsip yang tercipta karena arsip merupakan catatan aktivitas kehidupan yang terekam secara langsung melekat pada wujud aslinya. Aktivitas yang dilaksanakan suatu organisasi akan meninggalkan catatan baik yang dibuat maupun yang diterima dan harus di simpan dan selanjutnya disebut dengan arsip. Terciptanya arsip jika tidak ada pengelolaan didalamnya maka akan mengakibatkan resiko rusak dan hilangnya informasi maupun fisik arsip dan berdampak pada
keselamatan organisasi maupun bagi masyarakat, bangsa dan negara.1
Oleh karena itu sejak arsip tercipta harus ada pengelolaanarsip yang sesuai karena tidak semua arsip akan disimpan selamanya.
Penggolongan arsip yang didasarkan pada fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi, ada dua jenis arsip yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Sedangkan Arsip statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta
1
Suhardo Surotani, Perlindungan Arsip Vital, (Yogyakarta: Kanisius, 2011).Hlm 10.
arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telahdiverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau
lembaga kearsipan.2
Salah satu fungsi arsip dinamis di organisasi adalah tersedianya informasi saat dibutuhkan pemakainya (user). Karenannya arsip-arsip dinamis harus disimpan dengan sistem penataan yang baik agar mudah diketemukan dengan cepat, tepat, dan lengkap jika dibutuhkan. Sedangkan arsip dinamis yang keberadaannya sangat penting bagi organisasi akan diperlakukan secara khusus sehingga harus diperhatikan pula dari segi pengamanannya. Betty R Ricks menyebut klasifikasi penggolongan arsip berdasarkan kepentingan organisasi yang meliputi beberapa tingkat
sebagai berikut:3
1. Arsip kelas satu (1) atau arsip vital merupakan arsip dinamis yang esensial atau sangat penting untuk kelangsungan hidup organisasi. 2. Arsip kelas dua (2) atau arsip penting merupakan arsip dinamis
yang diperlukan untuk kelangsungan hidup organisasi.
3. Arsip kelas tiga (3) atau arsip berguna merupakan arsip dinamis yang perlu untuk kelangsungan hidup organisasi.
2
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
3
Betty. R. Ricks, Information and Image Management, (Ohio: South Western Publishing go, 1992). Hlm. 246
4. Arsip kelas empat (4) atau arsip tidak berguna merupakan arsip dinamis yang tidak mempunyai nilai kekinian yang seharusnya dimusnahkan.
Klasifikasi kegunaan arsip tersebut menyebutkan arsip vital sebagai arsip kelas satu. Adapun kegunaan arsip vital sebagai arsip dinamis kelas satu memiliki beberapa fungsi seperti memori badan korporasi, mengurangi biaya dan volume penggunaan kertas, efisiensi korporasi, rujukan historis, pengambilan keputusan, menunjang litigasi, dan ketentuan hukum.
Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan pasal 1 bagian 6 pada pengertian arsip vital yaitu:
Arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat
diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.4
Dari kutipan Peraturan Pemerintah tersebut dapat dikatakan jika arsip vital merupakan arsip yang sangat penting keberadaannya bagi suatu organisasi atau Lembaga Pemerintah. Oleh karena itu di dalam pengelolaannya diperlukan pengamanan dan perlindungan secara khusus, tak terkecuali di Kementerian Sekretariat Negara.
4
Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 Tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan
Kementerian Sekretariat Negara adalah lembaga pemerintah kementerian yang mempunyai tugas utama yaitu menyelenggarakan dukungan teknis dan administrasi serta analisis urusan pemerintahan di bidang kesekretariatan negara untuk membantu Presiden dan Wakil Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara. Dalam melaksanakan tugas utama, Kementerian Sekretariat Negara tentunya memerlukan dukungan data atau informasi yang valid. Biro Tata Usaha mempunyai tugas melaksanakan ketatausahaan, pengelolaan bahan kebijakan, kepustakaan, arsip dan dokumentasi, dan keprotokolan di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Biro Tata Usaha memiliki Bagian Kearsipan sebagai Pusat Arsip Inaktif Kementerian Sekretariat Negara.
Arsip akan terus tercipta selama suatu lembaga pemerintah masih aktif dalam melaksanakan kegiatan. Semakin bertambahnya volume arsip yang ada di suatu lembaga pemerintah jika tidak ada penataan di dalamnya maka akan timbul resiko hilang dan rusaknya arsip terlebih arsip vital. Pertimbangan mengenai keamanan arsip yang dianggap vital di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang berpengaruh terhadap kebijakan yang dibuat oleh Kementerian Sekretariat Negara yaitu kebijakan berbentuk produk hukum yang mengatur tentang klasifikasi arsip dan hak akses. Terciptanya Peraturan Menteri Sekretariat Negara Nomor 2 Tahun 2016 tentang Petunjuk Pelaksanaan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kementrian Sekretariat Negara merupakan wujud
kepedulian Kementrian Sekretariat Negara tehadap arsip, khususnya arsip vital.
Dalam teknis peraturan yang telah diterapkan, dilampirkan beberapa alasan tentang terciptanya peraturan menteri tersebut yaitu untuk memperbaiki sistem kearsipan yang ada di lingkungan Kementrian Sekretariat Negara, karena pada kenyataanya masih banyak ditemukan di beberapa Lembaga Pemerintah yang belum mampu mengatur arsip yang tercipta didalamnya karena disebabkan oleh salah satu faktor, yaitu kebijakan atau peraturan yang dimiliki.
Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2016 Tentang
Petunjuk Pelaksanaan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip
Kementerian Sekretariat Negara dan Peraturan Menteri Sekretariat Negara Nomor 23 Tahun 2015 Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Kementrian Sekretariat Negara merupakan dua bentuk produk hukum yang
dibuat oleh Kementerian Sekretariat Negarayang bertujuan
untukmengupayakan penataan dan perlindungan terhadap keamanan arsip. Sebagai unit kerja Kementerian Sekretariat Negara wajib untuk menjalankan kedua peraturan dalam bidang kearsipan tersebut. Maka dari itu implementasi kedua peraturan berpengaruh terhadap program arsip vital di Bagian Kearsipan Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dirumuskan permasalahan sebagai berikut:
1. Bagaimana proses implementasi program arsip vital di Biro Tata Usaha Bagian Kearsipan Kementerian Sekretariat Negara?
2. Bagaimana kebijakan program arsip vital di Biro Tata Usaha Bagian Kearsipan Kementerian Sekretariat Negara?
3. Kendala apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan kebijakan program arsip vital di Biro Tata Usaha Bagian Kearsipan Kementerian Sekretariat Negara?
4. Apa saja sarana yang ada dalam mendukung pengelolaan arsip vital di Biro Tata Usaha Bagian Kearsipan Kementerian Sekretariat Negara?
B. Tujuan dan manfaat
Tujuan ditulisnya Tugas akhir ini, yaitu:
1. Mengetahui proses implementasi program arsip vital di Bagian Kearsipan Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara.
2. Mengetahui kebijakan program arsip vital di Bagian Kearsipan Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara.
3. Mengetahui kendala apa saja yang dihadapi dalam pelaksanaan kebijakan program arsip vital di Bagian Kearsipan Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara.
4. Mengetahui sarana yang ada dalam mendukung pengelolaan arsip vital di Bagian Kearsipan Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara.
Manfaat yang di dapat, yaitu:
1. Manfaat praktis a. Bagi penulis:
1) Mahasiswa dapat mengamati dan belajar secara langsung bagaimana melakukan pengelolaan kearsipan di instansi terkait.
2) Mahasiswa dapat membandingkan teori dengan keadaan nyata di lapangan.
3) Mahasiswa dapat mengetahui situasi kerja yang sebenarya di lokasi PKL.
b. Bagi Kementerian Sekretariat Negara
1) Dengan adanya Tugas Akhir diharapkan dapat membantu instansi sebagai bahan rujukan dalam penyelsaian masalah yang ada.
2) Membantu dalam mengevaluasi program arsip vital di Bagian Kearsipan Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara.
2. Manfaat teoritis
a. Institusi pendidikan/UGM
1) Sebagai tambahan pertimbangan dalam pengembangan ilmu.
2) Mengintrepetasikan permaslaahan di suatu organisasi dan menyelsaikannya
b. Bagi peneliti lain
1) Berguna sebagai bahan rujukan referensi penulisan peneliatian.
C. Keaslian
Tujuan peneliti memilih judul “Implementasi Program Arsip Vital di Kementerian Sekreariat Negara”adalah untuk megetahui bagaimana proses implementasi kebijakan terkait dengan kearsipan yang berkaitan dengankeberadaan arsip vital di lingkungan Kementerian Seketariat Negara. Tema serupa pernah ditulis oleh Lina Sakina pada tahun 2011 dalam TA berjudul “Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital Rencana Kerja di Sekretariat Umum Kepolisian DIY” yang mengkaji mengenai
pengolahan arsip vital.5 TA ini membandingkan teori yang sudah diberikan
di bangku perkuliahan dengan apa yang diterapkan di Sekretariat Umum Kepolisian DIY, yaitu dengan mengkaji bagaimana perlindungan dan
5
Lina Sakina,“Perlindungan dan Pengamanan Arsip Vital Rencana Kerja di Sekretariat Umum Kepolisian DIY”, Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada, 2011
pengamanan arsip vital yang tepat yang didasarkan pada kebutuhan Sekretariat Umum Kepolisian DIY. Namundi TA tersebut belum membahas mengenai pengaruh kebijakan organisasi dalam pengolahan arsip vital.
Tema yang akan diajukan peneliti mengaitkan antara pengaruh dari implementasi kebijakan dengan pengelolaan arsip vital. Peneliti akan berkonsentrasi membahas mengenai apa saja yang terkait dengan proses pengimplementasian Peraturan Menteri Sekretaris Negara Nomor 2 Tahun 2016 Tentang Petunjuk Pelaksanaan Klasifikasi Keamanan dan Akses Arsip Kementerian Sekretariat Negara dan Peraturan Menteri Sekretariat Negara Nomor 23 Tahun 2015 Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Arsip Kementrian Sekretariat Negara. Peneliti mencoba mengkorelasikan bagaimana suatu kebijakan dapat mengatasi permasalahan di suatu organisasi, dalam hal ini permasalahan yang dimaksud adalah program arsip vital.
Bagian Arsip Biro Tata Usaha Kementerian Sekretariat Negara selama ini belum pernah digunakan sebagai tempat Praktik Kerja Lapangan (PKL) oleh Mahasiswa Program Studi Kearsipan Sekolah Vokasi Universitas Gadjah Mada. Sehingga, dapat dikatakan bahwa belum ada Tugas Akhir yang mengkaji tentang bagaimana pengaruh suatau kebijakan yang ada terhadap pengelolaan arsip vital dan alasan belum dibentuknya peraturan teknis yang mengatur tentang pengelolaan arsip vital di Kementerian Sekretariat Negara.
D. Sistematika Penulisan
Tugas Akhir yang berjudul “Pengaruh Implementasi Kebijakan Kearsipan Terhadap Program Arsip Vital di Bagian Kearsipan Kementerian Sekreariat Negara” terdiri atas empat bab. Agar menmberikan gambaran yang jelas mengenai sistematika penulisan yang jelas pada tugas akhir ini maka akan dijabarkan sebagai berikut, yaitu:
Bab satu merupakan pendahuluan dari laporan tugas akhir yang terdiri dari Latar Belakang, Rumusan Masalah, Keaslian, Tujuan dan Manfaat dan Sistematika Penulisan.
Bab dua Merupakan tinjauan pustaka dan pengumpulan data, yaitu bagaimana peneliti mencari sumber data dan teori yang digunakan sebagai dasar perbandingan penulisan TA ini dengan realitas di Kementerian Sekretariat Negara.
Bab tiga merupakan pembahasan dari Tugas Akhir yang berisi tentang profil instansi, gambaran kearsipan di instansi, kegiatan penataan arsip di Kementerian Sekretariat Negara, program arsip vital, implementasi kebijakan pengelolaan arsip di Kementerian Sekretariat Negara.
Bab empat merupakan penutup yang berisi kesimpulan dari keseluruhan isi laporan tugas akhir tentang implementasi program arsip
vital di Kementerian Sekretariat Negara, serta saran yang diberikan kepada Kementerian Sekretariat Negara dalam meningkatkan kualitas dan memperbaiki program arsip vital.
