BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan dunia ekonomi di Indonesia telah mengalami kemajuan yang pesat begitu pula dengan perkembangan teknologi yang semakin hari semakin meningkat. Perkembangan teknologi saat ini menuntut suatu kinerja dalam sebuah instansi atau perusahaan yang relatif cepat dan tepat untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan (Mulyono, 2014). Salah satunya penerapan teknologi saat ini adalah pemanfaatan komputer sebagai alat bantu dalam menjalankan seluruh proses bisnis perusahaan. Selain itu, komputer juga digunakan untuk mendukung perusahaan dalam persaingan bisnis. Untuk dapat menghadapi kondisi teknologi saat ini, dibutuhkan perencanaan dan pengendalian yang baik untuk menunjang kinerja perusahaan agar semua proses yang ada dapat berjalan dengan baik.
Toko Bangunan Mentari Global merupakan salah satu toko bangunan yang bergerak dalam bidang penjualan barang-barang atau material bangunan yang berlokasi di Kota Padang. Toko ini didirikan oleh Bapak Suharmen sejak tahun 2006. Berdasarkan wawancara yang dilakukan dengan pemilik toko bangunan Mentari Global diketahui bahwa saat ini, sistem penjualan pada toko masih dilakukan secara manual. Pengolahan data masih menggunakan pembukuan sederhana yang meliputi pencatatan penjualan, pencatatan pembelian dan pencatatan stok barang. Begitupun dalam pembuatan laporan bulanan, seperti laporan penjualan, laporan pembelian, dan laporan stok gudang. Kendala yang muncul dengan menggunakan sistem manual yaitu rentan terjadinya kehilangan data sehingga kesulitan dalam pembuatan laporan penjualan toko. Selain kesulitan dalam mencari informasi barang, pemilik toko juga kesulitan dalam menghitung stok barang yang tersedia di dalam gudang. Butuh waktu yang banyak untuk menghitung jumlah stok yang tersedia sehingga menjadi tidak efisien. Selain informasi mengenai ketersediaan stok, pemilik toko membutuhkan informasi
mengenai barang yang banyak dibutuhkan pelanggan saat ini. Tujuannya sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan.
Permasalahan - permasalahan yang timbul akan memberikan dampak yang negatif terhadap kelancaran bisnis pada toko bangunan Mentari Global kedepannya. Untuk itu, perlu diterapkan sistem yang dapat mengatasi permasalahan tersebut. Salah satu solusinya adalah menerapkan ERP (Enterprise Resources Planning) pada toko bangunan Mentari Global. Penerapan ERP ini sudah banyak diterapkan di UKM dan perusahaan-perusahaan dalam membantu melancarkan usaha bisnisnya. ERP merupakan konsep untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan, yaitu berupa paket aplikasi program terintegrasi dan multi modul yang dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan, sehingga pekerjaan menjadi lebih efisien dan dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yag berkepentingan (Stakeholder) atas perusahaan (Wijaya, 2009).
ERPNext merupakan sebuah program komputer berbasis web dengan modul yang lengkap mulai dari penjualan, layanan pelanggan laporan stok, laporan keuangan, HRD, manufaktur hingga pengelolaan proyek. Internet menjadikan ERPNext lintas geografis (Lovinka, 2014). Menurut jurnal yang ditulis Apry Wiranata dan Nehemia Sugianto pada tahun 2016 yang berjudul “Implementasi Sistem Informasi Logistik Berbasis Web pada UD. Sumber Rejeki”. Pada penelitiannya dijelaskan bahwa ERPNext bersifat open source yang berarti gratis untuk digunakan dan bisa dimodifikasi sesuai kebutuhan. Selain tampilan antarmuka aplikasi ERPNext yang mudah dipahami, ERPNext dipermudah dengan fitur smart search untuk mencari semua fitur yang ada pada aplikasi ERPNext. Kelebihan lainnya yaitu proses sistem di ERPNext bekerja lebih cepat pada server dan dari sisi developer lebih mudah untuk dimodifikasi. Penelitian lainnya dilakukan oleh Dwi Rizky Arni pada tahun 2016 yang berjudul Penerapan Enterprise Resources Planning (ERP) Pada Sistem Pembelian, Penjualam, Manufaktur dan Inventory di Usaha Keripik Singkong dan Talas Jabal Rahmah. Dalam penelitiannya menjelaskan bahwa ERPNext dapat membantu
proses bisnis dan hasil pengujian tersebut berupa laporan-laporan yang dihasilkan secara otomatis.
Dari penjelasan diatas, dapat disimpulkan bahwa penerapan ERPNext sangat cocok digunakan untuk sebuah UKM yang baru berkembang dan sangat penting dilakukan untuk dapat menyederhanakan dan mengotomatisasi proses bisnis toko bangunan. Berdasarkan latar belakang yang sudah dikemukakan, maka penulis melakukan penelitian yang berjudul “Implementasi ERPNext Pada Sistem Pembelian, Penjualan dan Inventory di Toko Bangunan Mentari Global”.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan di atas, maka permasalahan yang dapat dirumuskan yaitu bagaimana mengimplementasikan aplikasi ERPNext pada Sistem Pembelian, Penjualan dan Inventory di Toko Bangunan Mentari Global.
1.3 Batasan Masalah
Adapun batasan masalah dalam pelaksanaan penelitian ini diantaranya : 1. Penelitian ini berfokus pada proses pembelian, penjualan, dan
inventory pada Toko Bangunan Mentari Global.
2. Penerapan menggunakan perangkat lunak ERPNext yang bersifat open source.
3. Penelitian tidak hanya melakukan implementasi pada Toko Bangunan Mentari Global, tapi juga dilakukan pengembangan sistem pada aplikasi ini dengan membuka database aplikasi.
4. Dalam melakukan pengembangan sistem, bahasa pemrograman yang digunakan adalah php yang merujuk pada database ERPNext.
5. Pengembangan sistem yang dilakukan pada aplikasi disesuaikan dengan kebutuhan toko.
6. Laporan yang dihasilkan berupa laporan penjualan, persediaan, pembelian barang, laporan keuangan dan data pelanggan.
1.4 Tujuan Penelitian
Adapun tujuan dari penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut: 1. Menganalisis proses bisnis yang sedang berjalan di Toko Bangunan
Mentari Global.
2. Menerapkan dan melakukan pengembangan sistem ERPNext pada proses pembelian, penjualan dan inventory di Toko Bangunan Mentari Global.
3. Menguji aplikasi ERPNext pada Toko Bangunan Mentari Global. 4. Menganalisis dan membandingkan hasil penerapan aplikasi dengan
proses sebelumnya. 1.5 Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian yang digunakan dalam menganalisis proses bisnis pada toko bangunan Mentari Global adalah sebagai berikut.
1. Studi Pendahuluan
Studi Pendahuluan digunakan untuk menganalisis permasalahan, dan merumuskan tujuan penelitian. Studi pendahuluan didapatkan dari hasil wawancara dengan pemilik perusahaan. Dalam hal ini objek penelitian yaitu proses bisnis pada sistem pembelian, penjualan, inventory serta penerapan ERPNext sebagai aplikasi Sistem Informasi yang membantu pembuatan laporan pada Toko Bangunan Mentari Global. Dari studi pendahuluan menghasilkan latar belakang, rumusan masalah, dan tujuan penelitian.
2. Studi Literatur
Pada tahapan ini, dilakukan pengumpulan bahan yang didapatkan dari buku, jurnal dan penelitian-penelitian sebelumnya yang terkait dengan penelitian, serta gambaran umum mengenai objek penelitian yaitu Toko Bangunan Mentari Global. Dari studi literatur menghasilkan tinjauan pustaka yang membantu pembuatan penelitian ini.
3. Pengumpulan Data
Pada tahapan ini, dilakukan wawancara dan observasi langsung dengan pihak terkait untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan
dalam pelaksanaan penelitian ini. Data-data yang dihasilkan antara lain yaitu data daftar barang, data pembelian barang, data penjualan barang, data jumlah persediaan barang dan data pelanggan.
4. Analisis Proses Bisnis
Pada tahapan ini, dilakukan analisa untuk mengidentifikasi proses bisnis yang sedang berjalan di Toko Bangunan Mentari Global. Tujuannya untuk mengetahui proses bisnis perusahaan dan merancang proses bisnis yang diusulkan. Analisis proses bisnis digambarkan dengan BPMN (Business Process Model Notation) dan usecase diagram.
5. Implementasi dan Pengembangan Sistem ERP
Pada penelitian ini, sistem yang digunakan yaitu ERPNext yang diimplementasikan pada Toko Bangunan Mentari Global. Modul yang digunakan antara lain yaitu modul pembelian, penjualan, inventory. Sebelumnya dilakukan konfigurasi aplikasi terlebih dahulu sesuai dengan kebutuhan perusahaan agar penerapan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Setelah dilakukan penerapan pada sistem, dilakukan pengembangan terhadap sistem yang diusulkan untuk mendapatkan hasil yang sesuai dengan kebutuhan sistem. Hasil dari penerapan ini yaitu laporan-laporan yang dihasilkan secara otomatis seperti laporan pembelian barang, laporan stok barang, laporan penjualan, dan laporan laba rugi.
6. Pengujian
Melakukan pengujian terhadap aplikasi, apakah dapat berjalan dengan baik sehingga permasalahan yang ada pada Toko Bangunan Mentari Global dapat teratasi, kemudian membandingkan aplikasi yang diterapkan dengan proses sebelum menggunakan aplikasi. Selain itu, laporan yang dihasilkan aplikasi akan disesuaikan dengan laporan yang dibutuhkan perusahaan. Sehingga nantinya akan terlihat bahwa penerapan aplikasi berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hasil dari pengujian ini yaitu kesesuaian antara proses
bisnis yang sedang berjalan pada perusahaan dengan proses bisnis yang diterapkan menggunakan aplikasi ERPNext.
Metodologi penelitian digambarkan dalam flowchart, seperti yang terlihat pada gambar 1 berikut.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan dalam pembuatan laporan ini, yaitu : BAB I PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan tentang latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, batasan masalah, dan sistematika penulisan.
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab ini menjelaskan tentang profil perusahaan, landasan teori, dan penelitian yang pernah dilakukan sebelumnya yang berhubungan dengan pemakaian ERP dan ERPNext.
BAB III ANALISIS PROSES BISNIS
Bab ini menjelaskan identifikasi terhadap proses bisnis perusahaan yang sedang berjalan dan proses bisnis yang diusulkan pada Toko Bangunan Mentari Global yang mencakup proses penjualan, pembelian dan inventory.
BAB IV PENERAPAN, PENGEMBANGAN DAN PENGUJIAN SISTEM
Bab ini menjelaskan penerapan, pengembangan dan pengujian aplikasi pada Toko Bangunan Mentari Global menggunakan aplikasi ERPNext. BAB V PENUTUP
