Sistem Penataan Arsip Dalam Meningkatkan Efektivitas Kerja
Pegawai Pada Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota
Tebing Tinggi
Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana (S1) Pada Program Studi Ilmu Administrasi Negara Ekstensi
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara
OLEH :
ARIEF HIDAYAT
150921043
DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
MEDAN
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas
berkat rahmat serta kasih-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini
berjudul “ Sistem Penataan Arsip dalam meningkatkan efektifitas Kerja
Pegawai Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi “ dapat
diselesaikan dengan baik.
Skripsi ini disusun sebagai salah satu sayarat untuk memperoleh gelar
sarjana(S-1) pada Departemen Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu sosial dan
Ilmu Politik Universitas Sumatera Utara.
Selesainya skripsi ini tidak terlepas dari bantuan berbagai pihak, sehingga
pada kesempatan ini penulis dengan segala kerendahan hati dan penuh rasa
hormat mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak
yang telah memberikan bantuan moril maupun materil secara langsung maupun
tidak langsung kepada penulis dalam penyusunan skripsi ini hingga selesai,
terutama kepada yang saya hormati:.
1. Bapak Dr. Muryanto Amin, S.Sos, M.Si selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik Universitas Sumatera Utara.
2. Bapak Drs. Rasudyn Ginting, M.Si selaku Ketua Jurusan Departemen Ilmu
Administrasi Negara.
3. Ibu Elita Dewi, M.Sp selaku Dosen Pembimbing Skripsi penulis yang selalu bersedia
kepada penulis dalam menyelesaikan skripsi demi menigkatkan efektivitas kerja
pegawai.
6. Teristimewa kepada kedua orang tua penulis, ayahanda Suparli dan Nuraini dan juga
Abang dan Kakak saya tercinta.
7. Buat rekan – rekan Seperjuangan Ilmu Administrasi Negara Ekstensi 2015, Ahmad
Afandi, Dame Lamria, Reza Haridsyah, Halimah Zulfidah, Qhistina Nisfudza,
Jonathan, Wahyu Eko, Muhammad Irsal dan rekan – rekan Juang lainnya yang
penulis tidak dapat sebutkan namanya satu – persatu, selamat berjuang kawan
selamanya.
Selama penulisan Skripsi ini, penulis menyadari akan kesalahan yang
mungkin terjadi, baik itu dari segi teknik, tata penyajian ataupun dari segi tata
bahasa. Oleh karena itu penulis bersedia menerima kritik dan saran yang
membangun dari pembaca dalam upaya perbaikan skripsi ini.
Akhir kata, Penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi siapapun
yang membacanya. Semoga Allah SWT senantiasa memberikan rahmat dan hidayah
kepada seluruh ciptaanNya. Amin.
Medan, 09 Maret 2017
Penulis
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK DEPARTEMEN ILMU ADMINISTRASI NEGARA
HALAMAN PERSETUJUAN
Skripsi ini disetujui untuk diperbanyak dan dipertahankan oleh:
Nama : Arief Hidayat
NIM : 150921043
Departemen : Ilmu Administrasi Negara
Judul : Sistem Penataan Arsip dalam Meningkatkan EFektivitas Kerja pengawai pada Dinas Kependudukan Dan Catatan
Sipil Kota Tebing Tinggi
Medan, 09 Maret 2017
Dosen Pembimbing, Ketua Departemen
Ilmu Administrasi Negara,
Dra, Elita Dewi M.SP Drs. Rasudyn Ginting, M.Si
NIP. 1960070419866012002 NIP. 195908141986011002
DAFTAR ISI
2.4 Teknik Pengumpulan Data ... 36
BAB III DESKRIPSI LOKASI PENELITIAN
3.7 Syarat – syarat Pengurusan Akta Catatan Sipil...51
BAB IV PENYAJIAN DATA DAN ANALISIS DATA 4.1 Penyajian Data ... ...59
4.1.1 Proses Penciptaan Arsip ... ...60
4.1.2 Penyimpanan Arsip ... ...62
5.2.2 Kriteria dalam meningkatkan Efektivitas Kerja dalam
Penataan Arsip ... ...82
BAB VI PENUTUP
6.1 Kesimpulan ... ...85
6.2 Saran ... ...89
DAFTAR PUSTAKA ...90
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1 Buku Register Akta Kelahiran ... 64
Gambar 2 Buku Register Akta Perkawinan dan Kematian ... 64
Gambar 3 Komputer yang digunakan dalam menyimpan data secara elektronik ... 66
Gambar 4 Alur penemuan Kembali arsip ... 67
Gambar 5 Lemari penyimpanan arsip (sarana)... 72
ABSTRAK
SISTEM PENATAAN ARSIP DALAM MENINGKATKAN EFEKTIVITAS KERJA PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA TEBING
TINGGI
Kearsipan mempunyai peranan sebagai pusat ingatan yang sangat diperlukan baik bagi organisasi maupun individu. Seperti halnya Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi merupakan instansi pemerintah yang mempunyai tugas Penataan dan penerbitan dokumen dan data kependudukan melalui pendaftaran penduduk,pencatatan sipil, pengolahan informasi administrasi kependudukan. serta pendayagunaan hasilnya Salah satu fungsi pokok dinas adalah menyelenggarakan kegiatan administrasi Pengolahan dan pemeliharaan data kependudukan baik dalam bentuk surat atau dokumen yang dibuat maupun diterima. Sebagai bahan informasi dalam menunjang efektivitas kerja, maka surat atau dokumen harus diatur, ditata, disimpan dengan tertib dan teratur berdasarkan suatu sistem kearsipan yang baik, agar pekerjaan pegawai akan semakin lancar serta akhirnya dapat mencapai efektivitas kerja. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana sistem penataan Arsip dalam meningkatkan Efektivitas Kerja Pengawai pada Kantor Dinas kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi.
Metode yang digunakan adalah penelitian deskriptif dengan analisa kualitatif,unit analisa terdiri Informan Kunci yaitu Kepala Subbidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi, informan utama yaitu pengawai yang bekerja di bidang Catatan Sipil .
Hasil penelitian ini menunjukkan sistem penataan arsip sudah berjalan dengan baik ,bidang Catatan Sipil Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi menggunakan sistem penyimpanan secara elektronik yaitu dengan menggunakan database (SIAK) dan secara manual menggunakan sistem pokok permasalahan yang kemudian disusun berdasarkan tanggal terbitnya dokumen /Akta, selain itu juga sarana dan prasarana yang ada seperti ruangan penyimpanan Khusus sehingga dapat memudahkan dalam penemuan kembali, akan tetapi sarana dan prasana itu masih kurang melihat dokumen yang dihasil oleh Dinas ini cukup banyak. masih kurangnya Pemahaman pengawai tentang Sistem Penataan Arsip yang benar sehingga kurang efektif dalam Penataan Arsip. Oleh sebab itu perlu adanya peningkatan Sumber Daya Manusia dengan memberikan pelatihan khusus tentang Kearsipan dan Penambahan sarana dan prasarana supaya penataan arsip yang ada Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Tebing Tinggi
