Hambatan Dan Fasilitator Untuk Penggunaan Sistem Pengetahuan Manajemen
LEELA DAMODARAN dan WENDY OLPHERT
Abstrak. Makalah ini menyajikan kajian pasca implementasi penggunaan dan pengguna pengalaman dari suatu informasi elektronik sistem manajemen (EIM) di sebuah perusahaan multinasional. Itu penerapan sistem ini adalah langkah pertama di Program perusahaan untuk mencapai pengetahuan efective mengelola-manajement yang mengarah ke solusi bisnis yang inovatif dan terintegrasi. Dalam konteks rendahnya tingkat penggunaan, pengguna diminta untuk mengidentifikasi hambatan dan fasilitator penggunaan EIM. Itu daftar yang dihasilkan berkaitan dengan array besar manusia dan masalah organisasi bahwa implementasi saat metho- dology telah gagal untuk mengatasi. Kegagalan ini menghambat kemajuan terhadap manajemen pengetahuan eVective dan realisasi keuntungan bisnis yang terkait. Temuan menunjukkan bahwa “Teknologi push”pendekatan manajemen pengetahuan memiliki keterbatasan yang serius. The identifikasi keberhasilan kritis faktor EIM menyediakan dasar untuk manajemen perubahan proses yang meliputi pengembangan berbagi pengetahuan budaya yang diperlukan untuk memungkinkan manajemen pengetahuan efektif.
1. Pengantar
Dalam beberapa tahun terakhir, telah menjadi diakui secara luas bahwa kunci keberhasilan kompetitif dalam ekonomi global yang efektive eksploitasi pengetahuan,
keterampilan dan kreativitas (misalnya Saing White Paper diterbitkan oleh Departemen Inggris Perdagangan dan Industri 1998, Nonaka dan Takeuchi 1995).
Efektive penggunaan pengetahuan untuk meningkatkan organisasi kinerja tergantung pada pembelajaran organisasi, dan khususnya `belajar generatif '(Senge 1990) atau` ganda lingkaran 'belajar (Argyris dan Schon 1978). Pengetahuan manajemen (KM) sistem adalah sistem informasi yang dianggap memfasilitasi organisasi mempelajari dengan menangkap penting (isi dan proses) `Pengetahuan 'dan membuatnya tersedia untuk karyawan diperlukan. Banyak organisasi telah merespon tantangan manajemen pengetahuan dengan berfokus
signifikan tidak bisa eVort dan investasi ke dalam pembangunan sistem berbasis teknologi untuk KM. Sebagai contoh, Dutta (1997: 79) menunjukkan bahwa `The eVective manajemen ment pengetahuan penting bagi competitivity dari organisasi. Kemajuan teknologi yang cepat selama dekade terakhir telah membuat sistem berbasis pengetahuan (termasuk sistem pakar, sistem memori organisasi, sistem informasi, dan informasi canggih lainnya solusi teknologi) merupakan bagian integral dari setiap organisasi yang eVort untuk mengelola aset pengetahuan yang efektif'. Memang, seperti Stein dan Zwass (1995: 90) menegaskan, `Ini jelas bagaimana organisasi kontemporer dapat membuat keputusan atau terlibat dalam pekerjaan pengetahuan intensif dengan- keluar mendapatkan akses ke solusi desain masa lalu atau rencana (Bersama-sama dengan hasil mereka) melalui mereka informasi sistem tion '. Orlikowski (1992) melaporkan contoh pendekatan ini untuk mengembangkan KM melalui implementasi yang pemikiran dari Lotus Notes.
bahwa techno-sentris ini pendekatan pengetahuan manajemen tepi tidak suYcient untuk mencapai budaya organisasi yang diperlukan dan konteks yang akan mempromosikan pembelajaran organisasional. Dalam kata lain, sistem manajemen pengetahuan harus sosio- sistem teknis yang memiliki sebagai tujuan mengelola dan berbagi pengetahuan untuk
mendukung pencapaian tujuan organisasi. Dengan ini de sosio-teknis ® ni-tion, KMS terdiri dari pengetahuan itu sendiri, kadang-kadang disebut sebagai modal intelektual organisasi, atribut organisasi (termasuk berwujud seperti budaya), kebijakan dan prosedur, serta beberapa bentuk penyimpanan elektronik dan sistem pengambilan. Ini mungkin beragam disesuaikan dengan Informasi Elektronik Manajemen (EIM) sistem, Pengelolaan Data Elektronik (EDM) sistem atau Sistem Informasi Eksekutif (EIS).
Literatur tentang eVectiveness organisasi sistem informasi menekankan pentingnya karakteristik seperti struktur dan budaya (misalnya Doherty dan Raja 1998). Isu-isu ini
tampaknya terutama penting untuk manajemen pengetahuan, karena telah menyarankan bahwa budaya berbagi pengetahuan adalah kondisi organisasi yang paling penting bagi manajemen pengetahuan yang sukses dan eksploitasi. Di survei persepsi eksekutif dan rencana untuk KM, 431 sistem informasi senior dan eksekusi bisnis para wakil di Amerika Serikat dan Eropa mengutip pantas budaya perusahaan sebagai rintangan terbesar untuk transfer pengetahuan (Ruggles 1998). Bahkan, dalam kasus mempelajari presentasi oleh praktisi KM berpengalaman, budaya yang sesuai untuk KM berulang permukaan sebagai kunci faktor make-or-break dalam sukses pelaksanaan program KM.
Conklin (1996a: 4) memprediksi bahwa: `A simbiosis baru muncul antara aspek manusia dan teknologi dari bekerja: alat. . . dapat mendukung dan mempertahankan bene finansial ® pergeseran budaya, dan pergeseran budaya menyoroti nilai alat-alat baru dan mempromosikan penggunaan '. Sementara ada literatur yang cukup tentang budaya organisasi, ada pemahaman insuYcient tentang tepat hubungan antara budaya dan sukses implementasi pemikiran sistem KM untuk memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi dan mengoperasikan strategi optimasi. Dalam tidak adanya panduan yang jelas, organisasi mungkin menganggap bahwa perubahan budaya yang diperlukan akan mengikuti pengenalan teknologi baru sebagai hasil dari `teknologi pendorong '. Namun, dalam sebuah studi dari eVects timbal balik antara budaya organisasi dan pelaksanaan sistem manajemen oYce Grote dan Baitsch (1991) menemukan bahwa teknologi tidak mempengruhi perubahan budaya tetapi dirinya diintegrasikan ke dalam sudah ada budaya pola. Ini akan menunjukkan bahwa berbagi pengetahuan budaya harus baik yang sudah ada atau bahwa hal itu harus dikembangkan secara paralel dengan pengenalan teknologi jika sistem KM yang menjadi eVective.
Oleh karena itu Organisasi memulai pelaksanaan, KM perlu memiliki pemahaman yang baik tentang ada konteks dan budaya organisasi dalam rangka mengembangkan strategi
pengetahu an budaya
berbagi
identifikasi perubahan organisasi membutuhkan
(proses DAN conten)
sistem manajeme
n pengetahu
an eksploitasi
kebutuhan
Gambar 1. Kerangka perubahan organisasi untuk pengetahuansistem manajemen.
Dalam mengejar tujuannya untuk mencapai inovasi melalui keberhasilan pengelolaan dan eksploitasi pengetahuan, perusahaan yang terlibat dalam studi kasus telah memulai program perubahan besar untuk menciptakan transformasi dalam cara kerja dan mengelola intelektual modal. Penelitian yang dilaporkan di sini ditugaskan untuk menginformasikan program manajemen perubahan ini. Itu Pendekatan penelitian ini didasarkan pada Teori Perubahan, diusulkan oleh Dawson (1986). Perusahaan telah memiliki pengalaman yang luas dari implementasi sistem dalam sistem manajemen dokumen masa lalu, dan elektronik telah
dilaksanakan di sejumlah inisiatif menyebar seluruh organisasi sejak akhir 1980-an. Lyttinen dan Robey (1998) mengusulkan bahwa banyak sistem pembangunan KASIH gagal karena organisasi gagal untuk belajar dari mereka pengalaman sebelumnya pengembangan sistem. Lebih lanjut- lagi, Stein dan Vandenbosch (1996: 115) menyatakan bahwa `Pengembangan sistem dan
implementasi lebih dari satu kesempatan bagi tinggi tingkat pembelajaran organisasi yang jarang dimanfaatkan '. Oleh karena itu Tujuan utama dari penelitian ini, adalah untuk memungkinkan perusahaan untuk memperoleh dan memanfaatkan pengetahuan yang relevan diadakan dalam organisasi. Informasi ini akan membantu anggota organisasi untuk belajar dari implementasi Pengalaman sistem mereka.
Dalam kasus yang dilaporkan dalam makalah ini kunci transformasi pergeseran
internasional yang dicari oleh perusahaan untuk mencapai manajemen pengetahuan komersial. Perusahaan diharapkan untuk mencapai benefit komersial pertama melalui berbagi pengetahuan global dan mencapai pembelajaran leveraged oleh mengkombinasikan pengetahuan untuk menghasilkan solusi baru untuk masalah lama.
2. Konteks perusahaan dan sistem EIM
informasi, dan itu untuk alasan ini bahwa banyak penekanan selalu ditempatkan pada menangkap pengetahuan dan mengelola informasi yang dasar. Meskipun sejumlah sukses elektronik
implementasi sistem manajemen dokumen telah telah dilakukan, mereka telah digunakan untuk mengatasi masalah spesifik bisnis dari pada lebih solusi generik perusahaan-luas untuk informasi yang strategis / persyaratan manajemen pengetahuan. Pencarian untuk unit sistem yang telah dipercepat selama beberapa terakhir tahun, bagaimanapun, sebagai konsekuensi dari dasar perubahan yang telah terjadi dalam cara perusahaan secara keseluruhan beroperasi. Cara baru untuk bekerja seperti didistribusikan tim, oYces mobile dan bekerja di rumah adalah driver sekarang kuat untuk pengetahuan global elektronik dan berbagi informasi. Organisasi adalah karakterisasi oleh dukungan yang kuat dari manajemen untuk generik dan implementasi luas dan penggunaan EIM, yang mereka lihat sebagai salah satu pilar ini diperbaharui perusahaan dalam memungkinkan pengetahuan untuk dibagikan dan dieksploitasi dengan cara yang inovatif pada basis global.
Sistem EIM terlibat adalah satu sistem (logis) untuk seluruh organisasi dan
pelanggannya. Memiliki atribut umum untuk menyimpan dan mengambil dokumen- KASIH, dan tesaurus umum untuk memilih kata kunci. Akses kontrol yang dinilai untuk memungkinkan akses yang tepat untuk kelompok Specifik sebagai pengguna.
Sistem EIM dipilih oleh organisasi untuk mencapai tujuannya, sebenarnya standar perusahaan dalam set produk yang telah digunakan sejak tahun 1994. Set terdiri dari sebuah repositori informasi berdasarkan Produk Mezzanine dari FileNet Perusahaan Inc, dan antarmuka pengguna PC (atau klien) awalnya diproduksi oleh Curo Technology Inc Pada saat penelitian, ini set produk telah dilaksanakan secara terpisah dalam dua lokasi utama organisasi. Namun, sejalan dengan tujuan strategis perusahaan untuk KM, utama proyek sedang dilakukan dengan tujuan penggabungan implementasi tersebut ke dalam sistem logis tunggal, yang akan memungkinkan pengguna untuk berbagi informasi secara langsung di semua lokasi yang terlibat.
3. Studi: review penggunaan dan user persepsi EIM Metodologi 3.1.
Metodologi yang diadopsi adalah untuk mengidentifikasi sampel kunci `stakeholder dalam sistem EIM yang telah diimplementasikan dan untuk melakukan wawancara semi-terstruktur dengan individu-individu untuk mengeksplorasi penggunaan, pengalaman dan persepsi dari sistem pada sejumlah parameter identifikasi di bawah ini.
Contoh 3.2.
Tiga kategori diVerent stakeholder yang identitifikasi:
tim manajemen, yang bertanggung jawab untuk strategis perencanaan dan manajemen perusahaan dan tidak langsung pengguna sistem EIM;
dukungan sistem informasi (ISS) tim, langsung bertanggung jawab untuk melaksanakan dan mendukung Sistem EIM;
Secara total 33 staV diwawancarai sebagai berikut: pengelolaan tim manajemen
(termasuk staV dukungan mereka) n = 13; dukungan sistem informasi (ISS) staV n = 6; insinyur, penelitian para ilmuwan dan layanan pelanggan staV (`spesialis pengguna) n = 14.
3.3. Capture data dan analisis
Alat data capture terdiri satu set open-ended pertanyaan untuk digunakan dalam wawancara semi-terstruktur menyalurkan dengan individu atau dengan kelompok-kelompok kecil dari tiga ± empat staV. Alat ini diujicobakan dengan sejumlah kecil pengguna sebelum penerapannya di lokasi mengidentifikasi. Pertanyaan-pertanyaan yang dirancang untuk mendapatkan persepsi pengguna dari aspek dari sistem EIM berikut:
tujuan dirasakan dan bene ® ts dari sistem EIM; penggunaan saat ini dari sistem EIM;
hambatan yang dirasakan dengan penggunaan sistem EIM;
faktor mempromosikan penggunaan sistem EIM (yaitu sejauh mana sistem EIM saat pertemuan kebutuhan yang dirasakan untuk informasi);
kebutuhan pengguna untuk sistem eVective EIM;
Faktor Sukses kritis (CSF) untuk sistem EIM implementasi.
Data wawancara yang dikumpulkan di masing-masing bidang investigasi dianalisis dan dirangkum di bawah enam judul mengidenti ed ® di atas.
3.4. Temuan
3.4.1 Persepsi tujuan dan bene ® ts dari EIM: man-The. perspektif manajemen:
cukup buy-in dan komitmen untuk korporasi visi untuk EIM;
pengakuan bahwa keberhasilan komersial perusahaan tergantung pada operasi sebagai perusahaan yang menjual pengetahuan pengetahuan untuk bagian lain (baik seluruhnya dan sebagian Anak perusahaan yang dimiliki bisnis global);
pemahaman yang jelas tentang kasus bisnis untuk EIM sebagai langkah menuju KM; keinginan yang kuat untuk mengkomunikasikan kasus untuk EIM / KM kepada orang
lain di perusahaan.
Sistem informasi mendukung perspektif:
lagi, cukup `buy-in 'dan komitmen untuk Tujuan perusahaan dari EIM / KM;
termotivasi untuk melihat bene ® ts direalisasikan oleh pengguna mereka disajikan; Pengakuan bahwa EIM adalah enabler kunci dalam KM, khususnya dalam penangkapan
dan eksploitasi know-how.
Perspektif `spesialis 'pengguna':
tujuan perusahaan untuk EIM adalah re ¯ ected kurang langsung dibandingkan dengan kelompok pengguna lainnya;
dirasakan bene ® ts yang terutama dalam meningkatkan kerja efeciency dan dampaknya terhadap `bottom line ';
kemampuan untuk mengambil informasi masa lalu menggunakan EIM adalah dihargai untuk waktu yang dihemat dalam mencari dokumen dan tidak harus `reinvent the wheel '; antara staV penelitian, `anak laki-laki berusia jaringan dan kontak didirikan dalam ilmiah
yang lebih luas ® c com- munity dipandang sebagai cara yang paling berharga berbagi pengetahuan. EIM tidak diharapkan untuk meningkatkan jaringan yang ada;
kekhawatiran yang diungkapkan tentang informasi yang digunakan di luar konteks; ada kekhawatiran konsekuen bahwa informasi mungkin tidak tepat ditafsirkan oleh
orang-orang yang tidak memahami kompleksitas penuh atau implikasi;
masalah di mana tanggung jawab hukum mungkin terletak pada acara informasi disalahgunakan disebabkan keprihatinan;
pengguna ful ® lling peran layanan pelanggan menyatakan tertarik kesadaran akan potensi bene ® ts know-how berbagi. Secara khusus kemampuan untuk mengidentifikasi umum masalah layanan dan menyediakan pelanggan dengan larutan untuk masalah berdasarkan pengalaman masa lalu adalah sangat dihargai.
Perlu dicatat bahwa potensi untuk menghasilkan solusi terpadu dengan menggunakan kembali dan menggabungkan pengetahuan tepi tersebar di seluruh kelompok dengan cara baru itu tidak disebutkan oleh staV penelitian antara `spesialis ' pengguna yang diwawancarai, meskipun ini adalah salah satu kunci tujuan pengelolaan untuk EIM dan akhirnya KM sistem.
3.4.2 Saat ini pemakaian sistem EIM:. dua situs perusahaan utama Seberang diselidiki ada sekitar 1000 pengguna terdaftar sistem EIM. Bagaimana pernah, kurang dari 100 adalah
pengguna aktif dan dari jumlah ini hanya sekitar 25 benar-benar masuk setiap hari. Di Selain dua situs utama ada unit kecil menyediakan layanan pelanggan di mana ada lebih lanjut 100
pengguna aktif. Sama rendahnya tingkat penggunaan EIM Sistem juga ditemukan di situs perusahaan lebih terletak di negara Eropa lain.
Manajemen tim (termasuk dukungan staf) penggunaan:
sedikit `hands-on 'yaitu penggunaan langsung oleh manajer sendiri (Meskipun versi disesuaikan dari sistem EIM);
penggunaan langsung sistem EIM disesuaikan dibuat terutama oleh sekretaris manajer '; pengambilan dokumen dilakukan oleh sekretaris dan dicetak;
output berupa hard copy digunakan oleh para manajer.
`Spesialis 'pengguna penggunaan:
Karakteristik penggunaan sistem 14 spesialis pengguna diwawancarai jatuh ke dalam tiga kategori:
sebagian besar pengguna yang sangat sesekali usersÐ berada di ini kategori dan karakteristik mereka mengakui kebutuhan untuk berbagi pengetahuan, tetapi tidak melihat EIM sebagai sarana yang diperlukan atau tepat untuk melakukan hal ini; pengguna intermiten perangkat lunak, ini terhalang biasanya dengan kegunaan miskin
sering usersÐ ini adalah persentase kecil pengguna berkomitmen untuk konsep EIM dan lebih gigih dalam penggunaan mereka untuk mencoba untuk mewujudkan visi
perusahaan.
Faktor-faktor mempengaruhi berbagai tingkat penggunaan yang rinci dan dibahas di bawah ini.
3.4.3 Persepsi hambatan untuk penggunaan sistem EIM:.
Hambatan yang dirasakan dengan penyerapan sistem EIM adalah identifikasi ed seluruh kelompok stakeholder tiga ® sebagai berikut:
kurangnya `ramah pengguna '. Hal ini terkait dengan miskin desain antarmuka pengguna dan dianggap sebagai paling signi ® tidak bisa hambatan untuk serapan dari EIM sistem;
reputasi untuk ketidakstabilan sistem dan tidak dapat diandalkan software. Ini adalah warisan dari roll-out dini dilakukan untuk memenuhi tonggak ditetapkan untuk sistem implementasi;
waktu respon. Pengguna ingin waktu respon yang cepat namun sistem EIM tidak bisa merespon secepat drive departemen lokal dan oleh karena disebabkan frustrasi;
pengenaan IT. Ada persepsi bahwa teknologi telah diberlakukan dan melihat bahwa ini Pendekatan itu tidak kondusif untuk mencapai perubahan budaya organisasi;
dukungan pengguna yang tidak memadai dan pelatihan. Kegagalan untuk
memberikan pendidikan bagaimana mengelola informasi dan untuk memberikan bantuan individu dan dukungan lokal untuk pengguna terhambat penerimaan dan penyerapan;
shortfall dalam pengiriman. Dokumen manajemen fungsi arti dan telah dijanjikan tetapi hanya pengambilan ® le memiliki telah dicapai pada saat penelitian; tidak adanya nilai tambah. Pengguna yang memiliki pribadi yang baik ® sistem
ling (termasuk penyimpanan elektronik) dan bisa selalu ® nd materi mereka sendiri melihat sedikit bene ® t di menggunakan sistem EIM. Berkenaan dengan pengetahuan berbagi, ia telah mencatat bahwa sebagian besar penelitian
profesional telah mapan cara-cara tradisional bertukar pengetahuan melalui konferensi, email dan jaringan dengan spesialis lainnya;
budaya, kebijakan dan isu-isu praktek. `Spesialis pengguna ' dan ISS staV diartikulasikan kekhawatiran dan ketakutan hal sejumlah dilema yang mereka hadapi tentang budaya organisasi dalam kaitannya dengan pengetahuan berbagi, dan kebijakan dan praktek yang berhubungan dengan EIM.
Kebutuhan untuk membangun budaya baru tim-kerja adalah merasa kuat. Telah dicatat bahwa tidak ada forum yang jelas untuk diskusi atau resolusi dilema ini. Sementara ini masih belum terselesaikan mereka muncul untuk menimbulkan signi ® tidak bisa penghalang untuk penerimaan dan penggunaan. Beberapa tanggapan verbal tim berada dalam tanda kutip dalam daftar di bawah:
`Informasi adalah kekuatan dibandingkan menjaga informasi kekuatan '. `Mentransfer informasi kepada orang lain dapat berarti kehilangan pekerjaan '. `Skema reward Perusahaan mengakui individu prestasi tetapi tidak kerjasama dan
berbagi '.
`Berbagi informasi di luar tim (untuk lain negara- mencoba) versus kebutuhan untuk menjaga informasi '.
Ada tekanan untuk menjual jasa kepada pihak lain dalam namun kelompok perusahaan tujuan yang dinyatakan dari sistem EIM adalah untuk membuat pengetahuan secara luas dan tersedia secara bebas.
Jika EIM memastikan bahwa ketika individu meninggalkan mereka know-how tetap, maka pasti berpisah dengan know- bagaimana membuat dibuang individu? Membuat sistem kerja EIM mengambil waktunya itu lambat untuk memasukkan
dan mengambil dokumen. Lebih lanjut, untuk di bawah- cukup berdiri tentang sistem EIM untuk membuat alat produktif, membutuhkan banyak waktu dan eVort yang con ¯ TIK dengan drive untuk lebih besar produktivitas.
Sistem EIM cenderung dilihat oleh manajemen sebagai obat mujarab teknologi untuk menyelesaikan oYce global yang masalah namun keberhasilan kerja global yang sebenarnya lebih tergantung pada isu-isu `soft 'misalnya hubungan dengan manajer lini, otonomi yang disepakati, komunikasi tim dengan pelanggan.
. 3.4.4 Faktor mempromosikan penggunaan sistem EIM: The versi sistem EIM telah disesuaikan untuk tim manajemen dengan cara berikut:
o mengurangi fungsi dari sistem EIM (pertemuan hanya Speci ® c set informasi manajemen persyaratan);
o con ® guration dari antarmuka pengguna untuk memasukkan folder untuk memfasilitasi penyimpanan dan pengambilan dokumen (Sehingga menghindari kebutuhan untuk menggunakan kata kunci);
o menjahit individu antarmuka pengguna untuk mencocokkan kebutuhan sedekat mungkin;
o populasi database dengan dokumen yang relevan.
Sistem manajemen pada umumnya dihormati oleh sekretaris yang menggunakannya atas nama manajer.
Para anggota tim manajemen mewawancarai mantan menekan pandangan bahwa peran kepala departemen sangat penting dalam membentuk opini dan di dalam ¯ uencing penggunaan sistem EIM pribadi. Untuk mempromosikan Penggunaan diperlukan pendekatan positif dari departemen- kepala mental. Di departemen mana tingkat penggunaan yang tinggi di sana cenderung menjadi kepala departemen yang memimpin dengan contoh dalam menggunakan sistem EIM atau yang sangat mendukung penggunaan dan membuat ini mendukung nyata dengan mengalokasikan sumber daya untuk penggunaan dari EIM.
ISS staV mengungkapkan pandangan bahwa driver bisnis yang sangat dalam ¯ uential dalam menentukan sejauh mana EIM dieksploitasi. Mereka mengutip bukti bahwa pelanggan Tekanan untuk informasi mempromosikan penggunaan EIM di pola penggunaan yang
Di antara pengguna spesialis, pandangan ini dibagi. Kebutuhan bisnis jelas terkait (misalnya dalam pelanggan layanan section), serta komitmen untuk korporasi tujuan EIM, dilaporkan sebagai faktor mempromosikan penggunaan.
3.4.5 persyaratan pengguna untuk sistem eVective EIM.: Pengguna mengidenti ® ed kebutuhan mereka merasa belum dipenuhi untuk mengaktifkan sistem EIM menjadi eVective sebagai berikut.
Persyaratan manajemen proyek:
integrasi sub-proyek (tesaurus, akses kontrol kata kunci dll) untuk ke dalam satu proyek di bawah satu manajer proyek bertanggung jawab kepada manajemen puncak;
sistem EIM untuk dikontrol ± terpusat dan bukan melalui departemen IT di masing-masing lokasi (sebagai adalah saat ini terjadi).
Persyaratan Sumber daya manusia:
untuk penyediaan tenaga ahli lokal dengan di pengaruhi (sering pendatang baru ditugaskan untuk peran ini yang sangat terampil tetapi tidak memiliki pengruh diperlukan untuk membawa cara baru untuk bekerja);
untuk perekrutan orang terampil dalam KM untuk proyek; bagi kelangsungan stayng pada proyek.
Persyaratan dukungan Pengguna:
pendidikan dan pelatihan untuk dalam konsep dan bukan hanya di prosedur operasi (misalnya konsep berbagi Informasi itu sangat asing dan karena itu pembinaan pada keuntungan berbagi pengetahuan (baik perusahaan dan individu) diperlukan);
pelatihan untuk dalam cara untuk mengelola dokumen dan bagaimana struktur informasi yang tersedia (misalnya cara mengakses, apa atribut untuk menetapkan, apa kata kunci, cara mengatur up folder, dll);
pedoman untuk manajemen dokumen untuk memandu keputusan tentang apakah akan menempatkan dokumen pada EIM sistem atau tidak;
untuk prosedur standar dan didirikan baik praktek- Praktisnya;
kriteria untuk memungkinkan staV untuk menilai mana informasi harus disimpan pada sistem EIM. Sebagai contoh: Apakah bisa digunakan kembali? Apakah itu mengandung pengetahuan? Harus akses terbatas?
Persyaratan manajemen informasi:
massa untuk kritis informasi untuk dikonversi menjadi bentuk elektronik; melihat untuk / lter perusahaan ® pada pengetahuan yang tersedia untuk
memberikan pelanggan besar akses ke perusahaan database dalam cara yang terkontrol dan bermakna;
massa untuk kritis dokumen penting yang akan dibuat tersedia secara terpusat (untuk membangun con ® dence dan mempromosikan penggunaan EIM);
standar / struktur untuk folder umum ( Sistem EIM saat ini memungkinkan terlalu banyak variasi dalam bagaimana orang menggunakan sistem);
pengakuan untuk kebutuhan dan pengembangan sistem hibrida untuk
menyediakan memori organisasi sebagai tidaklah tepat untuk memiliki segalanya di elektronik bentuk;
sistem untuk memastikan otentikasi efective dan kontrol versi dokumen (sehingga pengguna dapat dokumen penyok dalam bentuk akhir aslinya dan tidak, misalnya, diubah dengan memotong dan menyisipkan).
Persyaratan penyesuaian Beban Kerja:
o untuk ambang batas kerja menurunkan memungkinkan spesialis pengguna waktu untuk menilai setiap dokumen untuk file itu tepat;
Global oYce persyaratan organisasi:
o untuk konsistensi dalam akses untuk memastikan informasi yang sama tion dapat diakses secara global (ini membutuhkan toko yang luas ke rumah dokumen umum selama 40 ± 50 instalasi besar di seluruh dunia);
o atau akses secara global oleh spesialis di perusahaan yang koordinator informasi.
. 3.4.6 keberhasilan kritis faktor untuk EIM: Berikut ini daftar dirasakan faktor penting keberhasilan EIM dalam perusahaan merangkum masukan dari semua yang diwawancarai:
o didorong dari atas; o pelaksanaan jalur cepat;
o terintegrasi dengan inisiatif perusahaan lain; o dilembagakan ke dalam praktek kerja normal; o nilai tambah bagi individu dan tim;
o jelas terkait dengan speci ® kebutuhan bisnis c; o mudah dan cepat untuk digunakan;
o komunikasi yang tepat, pelatihan dan dukungan; o database yang diisi dengan massa kritis dari data; o dibangun di atas budaya kepercayaan.
4. Diskusi
Penelitian ini menghasilkan data yang sangat kaya dari seluruh wawancara kelompok. Tanggapan wawasan untuk pertanyaan yang diajukan dalam wawancara menunjukkan bahwa pemikiran yang cukup sebelum telah terjadi mengenai kedua aktual dan potensial Peran sistem EIM.
dalam sebuah organisasi global yang berada di terdepan dalam pengembangan teknologi dan sophistica- tion, menekankan skala tantangan yang terlibat dalam
mengembangkan EIM dan dengan demikian KM.
Tabel 1. Kesenjangan antara visi masa depan dan realitas saat ini.
Visi masa depan Realitas saat ini
Digunakan untuk menghasilkan solusi terintegrasi Banyak digunakan
Alat kunci untuk layanan pelanggan Budaya berbagi pengetahuan
Foundation untuk Distributed Tim Kerja (DTW)
Menyimpan informasi kunci
Aman
Menyediakan nilai tambah
Digunakan untuk manajemen file
Kantong penggunaan
Sebuah alat layanan pelanggan yang berguna Berbagi pengetahuan dianggap bertentangan dengan kebutuhan profit center dan oleh karena itu menolak
Sebuah alat untuk DTW tetapi membangun tim adalah dasar yang lebih penting
Toko lengkap dokumen sebagai masa lalu yang tidak pada sistem
Prosedur keamanan menambah kompleksitas Lebih investasi yang diperlukan sebelum manfaat keuangan yang dicapai
Studi ini telah mengidenti ® ed berbagai isu yang harus diatasi jika organisasi adalah untuk mewujudkan nya visi masa depan dan mengeksploitasi KM berhasil. Itu Sebagian besar dari faktor-faktor ini berhubungan dengan teknologi itu sendiri. Dari sekian banyak hambatan untuk penggunaan dilaporkan sebelumnya di koran, empat penyebab utama under- pemanfaatan sistem EIM dapat diringkas sebagai:
o kekurangan dari teknologi;
o kurangnya pengguna-keramahan dari sistem;
o saat tinggi beban kerja / tidak adanya kapasitas cadangan untuk tugas-tugas baru; o kegagalan untuk `melembagakan 'EIM, yaitu untuk menciptakan appro- budaya
sepatutnya dan praktek.
Kegunaan rendah akibat kekurangan dari teknologi dan kurangnya `user-keramahan 'dipandang sebagai inhibitor kuat untuk penyerapan EIM. Namun mereka mungkin masalah sementara karena solusi yang diketahui ada dan sedang ditangani oleh vendor. Usability faktor karenanya tidak dibahas lebih lanjut dalam makalah ini. Hal ini jelas bahwa resolusi kekurangan teknis akan meninggalkan signifikan tidak bisa penyebab serapan rendah un-ditangani.
know-how, akan menentukan bagaimana individu rela melepaskan informasi yang mereka simpan di dokumen personal saat ini.
Untuk mencapai penyerapan yang lebih besar dari sistem EIM akan memerlukan teknologi `pull 'yang akan diberikan oleh bisnis dan kebutuhan pengguna. Penelitian telah mengungkapkan keberhasilan faktor untuk EIM yang mungkin mempromosikan teknologi `menarik 'dari pengguna tersebut. Ini memberikan dasar untuk strategi implementasi dengan `mendorong gabungan dan menarik 'pendekatan. Tahap berikutnya dari proyek ini akan fokus pada pengembangan dan penerapan seperti strategi implementasi. Jika hal ini dapat dicapai, Sistem EIM akan memberikan dasar untuk pengetahuan sistem manajemen yang akan
mempromosikan inovatif, solusi bisnis yang terintegrasi dan hasil yang kompetitif keuntungan.
5. Kesimpulan
Makalah ini telah mengungkapkan berbagai pengguna penting persyaratan yang berkaitan dengan pengembangan dan implementasi pemikiran jenis sistem dari sistem KM- yang ada saat ini metodologi implementasi gagal untuk mengatasi. Kegagalan untuk mengidentifikasi Itu dan mengatasi persyaratan tersebut telah ditunjukkan untuk menghambat kemajuan menuju eVective manajemen pengetahuan dan realisasi terkait keuntungan bisnis. Mencolok dengan ketiadaan dalam literatur pada sistem KM adalah bahan yang berkaitan dengan pengembangan dan penerapan sistematis eVective teknik dan metode untuk mengatasi masalah ` lunak ' ( yaitu masalah manusia , budaya dan organisasi ) relevan dengan sistem KM . Pendekatan yang berpusat pada pengguna untuk pengembangan sistem secara eksplisit akan mengatasi seperti masalah ( mis. Damodaran 1991, 1998). Kemajuan studi ini pemahaman tentang bagaimana manajemen perubahan Model harus memperpanjang untuk mencapai hirarki perubahan individu pada tingkat diVerent dalam organisasi.
Penelitian ini juga menegaskan pentingnya budaya faktor dalam mencapai sistem KM eVective . Conklin ( 1996b : 11 ) melaporkan hambatan budaya berikut kaitannya dengan sistem Memory Organisasi (a jenis c tertentu dari sistem KM ): `penekanan budaya pada artefak dan hasil dengan mengesampingkan proses ; resistensi terhadap penangkapan pengetahuan karena eVort diperlukan , rasa takut atau kehilangan privasi , takut litigasi , dan takut kehilangan
keamanan pekerjaan ; resistensi pengetahuan penggunaan kembali karena eVort diperlukan , dan kemungkinan rendah untuk menemukan pengetahuan yang relevan'. paling hambatan-hambatan ini dan ketakutan dibagikan oleh para pengguna sistem EIM dalam penelitian ini . Menambal et al.( 2000: 113 ) menunjukkan bahwa faktor penting dalam mengembangkan pengetahuan budaya berbagi yang sangat penting untuk eVective KM adalah keadilan yang dirasakan dari psikologis kontrak antara karyawan dan majikan mereka. ` Ketegangan di ` kepemilikan ' pengetahuan yang erat terkait dengan hubungan kerja , dengan implikasi kekuasaan , kontrol dan reward . sikap terhadap berbagi pengetahuan tampaknya berhubungan dengan persepsi pengobatan oleh majikan . Jika mereka merasa mereka tidak memiliki telah diperlakukan dengan kepercayaan , janji-janji dan komitmen tidak terus , dll, maka karyawan cenderung merasa dibuang untuk berbagi pengetahuan di tempat kerja'.
Hal ini juga terlihat dari penelitian ini bahwa sistem KM tidak dapat dimanfaatkan untuk setiap batas nyata kecuali ada pembelajaran dan pemahaman tentang potensi mereka di atas. Hambatan penyerapan sistem EIM mencerminkan tidak adanya kesempatan belajar .
pembelajaran organisasi membutuhkan jaringan pengetahuan eVective yang
(Hedlund 1994). Metode dan mekanisme dalam jaringan pengetahuan harus Oleh karena itu lebih individu cara baru mengalami cara kerja , memungkinkan pemodelan dampak diVerent praktek kerja dan menunjukkan model kehidupan nyata praktek yang baik . Simulasi imajinatif, uji pengguna dengan skenario tugas scripted dan keterlibatan pengguna di menilai dampak dari KM seluruh kesempatan belajar yang kuat untuk memfasilitasi perubahan dalam persepsi dan sehingga dalam budaya.
Makalah ini telah memungkinkan elaborasi signifikan dari hubungan antara budaya berbagi pengetahuan-, sistem manajemen pengetahuan dan manajemen perubahan
proses dan mekanisme . Meskipun ada kepercayaan bahwa budaya organisasi adalah kunci faktor dalam mencapai ( atau lebih biasanya , kegagalan untuk mencapai ) visi manajemen pengetahuan eVective , di sebagian besar kasus tidak ada usaha dibuat untuk kemudian melanjutkan untuk mengatasi pertanyaan penting tentang bagaimana untuk mencapai
mendukung pengetahuan budaya berbagi dibayangkan . Temuan Penelitian ini mengungkapkan kedua ketahanan yang kuat dan kegigihan budaya organisasi dalam menghadapi
perubahan teknologi dan menyarankan implikasi penting untuk proses manajemen perubahan dan model. Di hirarki aktivitas perubahan individu pada semua tingkatan perlu untuk mengatasi penghargaan , bahaya , prioritas dan kendala yang dirasakan oleh individu . Pada tingkat atas di hirarki organisasi perubahan perilaku kunci diperlukan . Individu perlu mengubah dari hanya mengeluarkan nasihat untuk bekerja dengan cara baru untuk secara aktif memfasilitasi
transisi dari saat ini dengan pola yang diinginkan perilaku . Tampaknya dari penelitian ini bahwa ini tidak mungkin terjadi kecuali empat kondisi berikut berlaku :
Realitas yang dirasakan saat pengalaman orang lain dipahami, diakui dan dihormati ( dan tidak ditolak , diejek atau dikutuk )
Strategi mendukung diperkenalkan untuk memungkinkan individu untuk mengembangkan cara-cara baru operasi ;
Perubahan struktural yang dibuat untuk menghilangkan konflik , untuk Misalnya menyelesaikan kontradiksi antara memuji kebajikan berbagi pengetahuan sementara operasi reward sistem yang didasarkan pada kompetisi ;·
Manajer puncak ` berjalan pembicaraan mereka dan memberikan kepemimpinan dengan mempromosikan / menunjukkan berbagi pengetahuan dalam praktek.
Ucapan Terima Kasih
Para penulis ingin merekam apresiasi mereka terhadap kesempatan aVorded oleh perusahaan yang bersangkutan untuk melakukan penyelidikan yang dilaporkan di koran . itu penulis mengucapkan terima kasih kepada Project Manager proyek EIM untuk commissioning pekerjaan , sekretaris ke tim manajemen untuk bimbingan dan berwawasan saran , dan anggota tim manajemen untuk berbagi visi mereka tentang kemungkinan menarik overed oleh KM untuk generasi inovatif terpadu solusi. Secara khusus penulis berterima kasih kepada semua
Referensi
A RGYRIS , C dan S Chon , DA 1978, Belajar Organisasi: A Theory of Action Perspektif (Reading, MA: Addison- Wesley).
C ONKLIN , EJ 1996a, Menangkap memori organisasi. Kelompok Sistem Pendukung Keputusan, Inc http://www.gdss.com/Quest peta / COM.htm
C ONKLIN , EJ 1996b, Merancang memori organisasi: melestarikan aset intelektual dalam ekonomi pengetahuan. Kelompok Sistem Pendukung Keputusan, Inc
http://www.gdss.com/Quest peta / COM.htm
D AMODARAN , L. 1998, Pengembangan user-berpusat IT Strategi:. studi kasus Perilaku dan Informasi Technol- ogy, 17, 127 ± 134.
D AMODARAN , L. 1991, Menuju strategi Faktor manusia untuk sistem teknologi informasi, di B. Shackel dan SJ Richardson (eds) Faktor Manusia Informatika Usability (Cambridge: Cambridge University Press) 291 ± 324.
D AWSON , S. 1986, Organisasi Analisis (London: Macmil- lan).
D Epartment OF T RADE DAN Saya Ndustry 1998, Kompetitif kami Masa Depan: Membangun Knowledge Driven Economy.
D OHERTY , NF dan K ING , M. 1998, Pertimbangan masalah organisasi selama
pengembangan sistem Proses:. analisis empiris Perilaku dan Informasi Teknologi, 17, 41 ± 51.
D Utta , S. 1997, Strategi untuk menerapkan pengetahuan berbasis sistem. IEEE Transactions on Teknik Manajemen, 44, 79 ± 90.
G ROTE , G. dan B AITSCH , C. 1991, eVects Reciprocal antara budaya organisasi dan pelaksanaan suatu oYce sistem komunikasi:. studi kasus Perilaku dan Teknologi Implementasi, 10, 207 ± 218.
H Edlund , GP 1994, A teori eVects maju teknologi informasi pada desain organisasi, intelli- gence dan pengambilan keputusan. Manajemen Akademik Review, 15, 47 ± 71. L ESTER , T. 1996, The pengetahuan pengetahuan Informasi. Strategi, 1, 13.
L YTTINEN , K. dan R TAAT , D. 1998, kegagalan Belajar di pengembangan sistem informasi. Sistem Informasi Journal, 9, 85 ± 101.
N Onaka , I. dan T AKEUCHI , H. 1995, The Knowledge Menciptakan Perusahaan: Bagaimana Perusahaan Jepang Buat Dinamika Inovasi (Oxford: Oxford University Press).
O RLIKOWSKI , W. 1992, Belajar dari catatan: organisasi masalah dalam implementasi groupware. Proceedings of CSCW 92, Sharing Perspectives, 31 Oct ± 4 Nov 1992, Toronto, Kanada, 362 ± 369.
P ATCH , A., G UEST , D., M AC K ENZIE D Avey , K. dan K IDD , J. 2000, Apa yang akan mendorong karyawan untuk memperoleh dan berbagi pengetahuan di tempat kerja?, dalam Proceedings of Psychology Inggris Masyarakat Psikologi Pekerjaan Conference tahun 2000, Brighton, Inggris, Januari 2000, 109 ± 114.
R UGGLES , R. 1998, Keadaan gagasan: pengetahuan manajemen dalam praktek. California Management Review, 40/3, 80 ± 89.
S ENGE , PM 1990, The pemimpin kerja baru: membangun pembelajaran organisasi. Sloane Management Review, 32, 7 ± 23.
S Tein , EW dan V ANDENBOSCH , B. 1996, Organisasi belajar selama pengembangan sistem yang canggih; peluang yang nities dan rintangan. Journal of Informasi Manajemen Sistem, 13, 115 ± 136.
