ANALISIS MANAJEMEN RISIKO SISTEM INFORMASI PERPUSTAKAAN DI PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS RIAU
Oleh:
Listya Oktaviana, S.Sos. Staf Perpustakaan Universitas Riau
I. Pendahuluan
Pertambahan jumlah pengunjung dan transaksi perpustakaan yang signifikan merupakan tantangan baru bagi perpustakaan. Di era teknologi informasi yang semakin maju dan berkembang dengan sangat cepat, perpustakaan sebagaimana disebutkan dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan adalah institusi pengelola koleksi karya tulis, karya cetak, dan/atau karya rekam, secara profesional dengan sistem yang baku guna memenuhi kebutuhan pendidikan, penelitian, pelestarian, informasi, dan rekreasi pada pemustaka. Kondisi pemustaka yang saat ini sudah terbiasa dengan dengan nilai informasi yang dipengaruhi oleh antara perangkat teknologi informasi, teknologi web dan sumber global yang tersedia di internet. Pemenuhan kebutuhan informasi dimana saja dan kapan saja merupakan upaya mengembangkan institusi seperti perpustakaan perguruan tinggi. Perkerjaan atau aktivitas yang semula menggunakan tenaga manusia (manual), sekarang telah tergantikan dengan tenaga mesin. Kini, perpustakaan perguruan tinggi sebagai penyedia informasi bagi civitas akademika mulai menggunakan perangkat teknologi sebagai sarana untuk menunjang pekerjaannya guna memberikan pelayanan yang lebih baik. Hal ini sesuai dengan Undang-undang nomor 43 tahun 2007 tentang perpustakaan, bahwa perpustakaan perguruan tinggi mengembangkan layanan perpustakaan berbasis teknologi informasi dan komunikasi.
Banyak hal yang dapat dipengaruhi dengan adanya perkembangan teknologi. Tidak hanya mempengaruhi sistem pelayanan akan tetapi mempengaruhi juga terhadap sistem kerja staf/pustakawan perpustakaan. Dan hal ini akan berpengaruh terhadap kebutuhan informasi pemustaka. Dimana terjadinya perubahan dari generasi Y menuju ke generasi Z. pemustaka yang saat ini berada pada generasi Z dimana mereka dapat mengakses informasi dalam satu waktu. Yang dimaksud dengan generasi Z itu adalah orang-orang yang lahir digenerasi internet dimana mereka sudah menikamati keajaiban teknologi usai kelahiran internet. Oleh karna itu penting bagi perpustakaan untuk dapat mengikuti perkembangan teknologi saat ini.
Dalam menyikapi perubahan generasi ini, perlu adanya kolaborasi antara informasi dengan perangkat teknologi. Menurut Setiarso (1997) dalam Nurochman (2013) menyatakan bahwa “kolaborasi informasi dengan perangkat teknologi web memungkinkan kecepatan dan keakuratan informasi menjadi tujuan utama, maka tidak mengherankan apabila muncul istilah di masyarakat siapa yang menguasai informasi maka dipastikan ia memiliki keunggulan posisi dalam persaingan global”.
Kolaborasi antara informasi dan perangkat teknologi sudah banyak diterapkan di perpustakaan perguruan tinggi yang berdampak mempermudah perpustakaan menyebar luaskan informasi dan bagi pemustaka dapat mengakses seluruh kebutuhan informasi. Perpustakaan Universitas Riau sendiri sudah melakukan mulai melakukan kegiatan kolaborasi antara informasi dan teknologi untuk dapat meningkatkan kinerja pustakawan. Semakin baiknya kinerja pustakawan maka semakin baik pula layanan yang dapat diberikan kepada pemustaka.
Kelebihan dari kolaborasi informasi dan teknologi tidak selalu dapat berjalan atau diterapkan tanpa kelemahan. Sistem informasi yang tidak diimbangin dengan pengelolaan sistem didalamnya dapat memberikan dampak yang kurang baik bagi keamanan sistem informasi tersebut. Contoh kelemahan yang dapat terjadi dalam sistem informasi adalah serangan virus, kesalahan teknis, kesalahan perangkat keras (hardware problems), hacking, kegagalan arus, dan sebagainya. Adanya kerusakan ini dapat membuat sistem informasi tidak dapat mejalankan fungsinya dengan baik atau sering error sehingga dapat menghambat proses kegiatan pelayanan dan proses kerja pustakawan.
mempengaruhi terhadap kualitas sistem layanan perpustakaan. Oleh karna itu perpustakaan harus memiliki manajemen dalam menghadapi kelemahan sistem informasi perpustakaan dengan membuat manajamen risiko. besar aset informasi yang dilayankan kepada pemustaka melalui teknologi web, semakin besar sumber ancaman yang akan mengganggu kelancaran sistem informasi perpustakaan. Dalam memahami konsep manajemen risiko sistem informasi secara keseluruhan, diperlukan kerangka kerja sistem informasi dan teknologi informasi dalam keseluruhan kegiatan manajemen risiko yang akan diterapkan di perpustakaan.
Perpustakaan universitas Riau sendiri dalam menanggulangi risiko yang terjadi pada sistem informasi ditangani langsung oleh bidang bagian khusus. Akan tetapi Perpustakaan Universitas Riau belum melakukan penilaian khusus untuk risiko sistem informasi dan hanya melakukan kegiatan pada saat terjadi hambatan dalam kegiatan layanan informasi perpustakaan sehingga menghambat kegiatan pelayanan. Dalam melindungi keamanan sistem informasi Perpustakaan Universitas Riau menanggulangi berbagai ancaman yang dapat mengganggu sistem informasi dan jaringannya. Salah satu cara untuk melaksanakan kegiatan manajemen risiko yang berhubungan dengan keamanan sistem informasi adalah dengan menggunakan metode analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Oppurtuniteis dan Treats). Dimana analisis SWOT dapat dijadikan sebagai suatu model dalam menganalisis suatu organisasi yang berorientasi profit dan non profit dengan tujuan utama untuk mengetahui keadaan organisasi tersebut secara lebih komprehensif dan metode analisis ini dapat di terapkan untuk melakukan analasisi manjamen risiko. Perpustakaan Universitas Riau yang menitikberatkan pelayanan dengan menggunakan system informasi sangatlah cocok mengaplikasikan metode analisis SWOT untuk menilai risiko dalam kegiatan manajemen risiko pada keamanan sistem informasi.
memperhatikan berbagai sumber ancaman dan konsekuensi yang ditimbulkan dalam pengelolaan layanan informasi.
II. Dasar Teori
Dalam sebuah perpustakaan yang berbasis teknologi informasi pemaparan alur pikir mengenai konsep analisis ini yaitu informasi, manajemen risiko dan metode analisis SWOT. Penerapan SWOT sebagai alat dalam menganalisis kondisi suatu organisasi selama ini di anggap sebagai suatu model yang dapat diterima secara umum dan familiar. Banyak model analisis yang dapat digunakan dalam menganalisis manajemen risiko seperti BCG (Boston Consulting Group), management performance (kinerja manajemen), dan berbagai alat analisis lainnya. Beberapa organisasi profit dan non profit telah lama menggunakan SWOT sebagai salah satu alat analisis dalam mengambil keputusan dalam menganalisis manajemen risiko suatu organisasi.
II.1. Informasi
Informasi adalah data yang sudah diolah dan memiliki potensi bermanfaat bagi seseorang. Pengertian informasi dari dulu hingga sekarang pada dasarnya sama, yakni sama dalam wujud, sifat, fungsi, dan manfaatnya, sedangkan perbedaannya hanya pada kemasannya saja. Kalau dulu informasi diwadahi oleh media yang masih tradisional atau konvensional sebagai alat penyimpanan data dan informasi, yang kemudian berkembang menjadi media cetak (printed materials) dan media nonbuku, maka sekarang media penyimpanan dan pembawa informasi sudah sangat canggih dan bentuknya beragam. Dengan media berbasis elektronik dan optik, ragam dan banyaknya informasi yang disimpannya menjadi sangat besar, bahkan relatif tak terbatas.
perangkat lunaknya, masyarakat maju dapat menciptakan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam waktu yang sangat singkat.
Masyarakat yang belum maju menghadapi kelangkaan informasi untuk memecahkan berbagai permasalahan yang dihadapinya. Itu sebabnya institusi memainkan peranan penting dalam proses pengambilan keputusan yang mereka tempuh. Sebaliknya, masyarakat maju dihadapkan kepada kelimpahan informasi sehingga diperlukan keahlian dan kemahiran untuk memilih informasi apa yang benar-benar diperlukan dalam pemecahan berbagai masalah. (Siagian, 2001).
Perkembangan teknologi yang semakin maju ini, merupakan titik awal bagi organisasi/instansi untuk mengembangkan diri. Aplikasi teknologi komputer benar-benar telah menandai peradaban yang memungkinkan pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dapat diselesaikan secara cepat, akurat, dan efisien. Pesatnya perkembangan teknologi otomasi ini, membuat nilai informasi menjadi komoditas yang lebih mahal. Informasi telah dipandang sebagai sumberdaya yang sangat potensial, sehingga ketika organisasi/instansi tidak menyaring informasi dengan baik dan benar, maka hanya akan memberikan dampak yang kurang baik bagi sumberdaya maupun dana
Perpustakaan sebagai pusat pengelolaan informasi dan sumber-sumber informasi untuk kepentingan masyarakat banyak pun tidak lepas dari pengaruh pemblukan informasi. Oleh karena itu, sebagai penghimpun, pengolah, dan sekaligus dessiminator (distributor) informasi kepada mereka yang berhak (masyarakat pada umumnya), perpustakaan selalu berusaha mengorganisasikan informasi yang ada tersebut untuk memudahkan memperolehnya bagi masyarakat yang membutuhkan. Gambaran tentang perkembangan informasi mengharuskan pihak pengelola informasi untuk bekerja lebih giat lagi supaya tidak tertinggal oleh perubahan zaman.
masyarakat di semua lapisan dan tingkatannya mempunyai kesempatan yang sama untuk bisa memanfaatkan perpustakaan.
Burch & Grudnitski dalam Kumorotomo (1994) menyebutkan adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi, yaitu: akurasi, ketepatan waktu, dan relevansi. Tiga pilar utama yang menentukan kualitas informasi tersebut diperkuat dengan pendapat Murhada (2011) bahwa kualitas informasi yang dihasilkan oleh suatu sistem informasi bergantung pada beberapa faktor, antara lain:
1. Ketepatan waktu: informasi harus tiba di tangan pengguna tepat waktu, tidak boleh terlambat, informasi yang terlambat akan berkurang nilainya. Di samping ketepatan waktu (timeleness) informasi juga ditentukan oleh usia (age), berapa lama informasi tersebut berlaku. Faktor usia biasa dikaitkan dengan rentang waktu (time frime), misalnya laporan keuangan hanya berlaku 4 bulan.
2. Ketepatan isi: informasi harus tepat isinya, atau harus akurat, tidak mengandung kesalahan. Ketepatan isi juga selain berkaitan dengan akurasi juga berkaitan dengan presisi. Akurat berarti tidak mengandung kesalahan, sedang presisi menyatakan derajat kerincian informasi, semakin rinci berarti semakin presisi.
3. Ketepatan sasaran: informasi harus tiba di tangan orang yang memerlukannya, apabila salah sasaran informasi tersebut tidak berguna atau bisa disalah-gunakan.
4. Relevansi: informasi harus relevan dengan kebutuhan penggunanya, bila tidak maka informasi ini tidak berguna.
5. Kemudahan akses: informasi harus bisa diperoleh dengan mudah agar dapat diterima oleh pengguna tanpa hambatan dan lancar. Misalnya informasi harus tersedia di jaringan dengan fasilitas akses yang aman dari orang yang tidak berhak.
6. Kelengkapan: informasi harus lengkap sesuai dengan kebutuhan, apabila tidak lengkap tentu nilai dan kualitasnya kurang.
operasional perusahaan, di mana sistem tersebut merupakan kombinasi dari orang-orang, teknologi informasi, dan prosedur-prosedur yang terorganisasi. Jadi, keandalan suatu sistem informasi dalam organisasi/instansi terletak pada keseimbangan antarkomponen yang ada, sehingga dapat dihasilkan dan didistribusikan suatu sistem informasi yang berguna untuk lembaga yang bersangkutan.
Akan tetapi dengan berkembangnya teknologi informasi yang dapat melakukan kegiatan penyebarluasan informasi dengan mudah tidak menutup kemungkinan akan terjadi penyalahgunaan informasi dari berbagai pihak seperti, mencuri informasi atau mengubah content dari informasi yang masih orisinil. Ini merupakan salah satu contoh bentuk risiko yang dihadapi oleh organisasi/instansi saat ini. Agar sistem informasi dapat berjalan sesuai dengan fungsinya, maka manajemen risiko sistem informasi sangat diperlukan. Ancaman yang dapat merusak sumber informasi tidak hanya dari ancaman fisik tetapi juga akses jaringan, dan untuk mengelola atau mengatasi risiko tersebut maka diperlukaan kemampuan pengelolaan manajemen risiko keamanan informasi.
II.2. Manajemen Risiko
Manajemen risiko secara umum merupakan proses dengan tujuan untuk mendapatkan keseimbangan antara efisiensi dan memanfaatkan peluang untuk mendapatkan keuntungan dan meminimalisir kerentanan dan kerugian. Manajemen risiko harus dilakukan secara terus-menerus dan dilakukan berulangulang, sehingga ketika diterapkan dengan benar, akan memungkinkan terjadinya perbaikan terus-menerus dalam pengambilan keputusan dan peningkatan kinerja.
Menurut Stoneburner (2002) bahwa “risk management encompasses three processes : risk assesment, risk mitigation, and evaluation and assessment”. Adanya perencanaan sebelum risiko itu terjadi, dimaksudkan agar perpustakaan akan lebih siap mengatasinya. Mulai mengidentifikasi kemungkinan risiko yang bisa terjadi, akan memudahkan perpustakaan dalam mengelompokkan risiko sehingga dapat dilakukan pencegahan yang baik.
Dalam pengelola dan penanggung jawabnya adalah perguruan tinggi yang bersangkutan. Proses pendidikan di perguruan tinggi tidak terlepas dari kegiatan penelitian dan pengembangan, inovasi, serta rekayasa ilmu pengetahuan. Oleh karena itu perpustakaan perguruan tinggi sering disebut dengan jantungnya universitas.
Meskipun perpustakaan perguruan tinggi dirasakan demikian pentingnya, tetapi dalam prakteknya tidak semudah membalikkan telapak tangan. Perpustakaan sebagai tempat untuk mencari informasi serta sebagai penunjang pendidikan harus mempunyai manajemen yang baik agar semua koleksi, layanan, dan fasilitas yang ada dapat memberikan kepuasan bagi mahasiswa (pemustaka) yang datang ke perpustakaan. Seiring pesatnya informasi yang masuk ke perpustakaan, perpustakaan mulai bertransformasi menjadi lebih maju. Dari yang semula berbentuk konvensional mulai berubah menjadi digital. Hal ini didasari dengan derasnya informasi yang masuk, sehingga mempengaruhi kebutuhan informasi civitas akademi. Maka, perpustakaan harus menyesuaikan diri untuk memenuhi kebutuhan mahasiswa (pemustaka) tersebut.
Perpustakaan Universitas Riau yang didirikan pada tahun 1962 dan masih aktif sampai saat ini sudah melakukan perubahan system kerja dengan menggunakan perangkat teknologi atau sudah otomasi. Perpustakaan Universitas Riau melayani lebih dari 27.500 mahasiswa, 1.400 dosen dan 654 karyawan. Perpustakaan Universitas Riau menyimpan lebih dari 132.000 judul atau 365.000 eksemplar koleksi bahan pustaka, dengan pertambahan setiap tahun sekitar 8.500 eksemplar. Selain itu perpustakaan juga memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari jurnal dan bahan-bahan koleksi “local content”. Jumlah e-journal yang dilanggan lebih dari 5.000 judul dalam berbagai disiplin ilmu yang diperlukan terutama oleh sivitas akademika Universitas Riau. Melakukan perubahan system kerjaan dengan menggunakan perangkat teknologi disetiap titik layanan yang ada diperpustakaan. Perubahan system otomasi ini bertujuan untuk meningkatkan kualitas layanan dan permintaan informasi yang sangat banyak.
risiko tersebut, dapat diinterpretasikan bahwa risiko adalah sesuatu yang tidak dapat diprediksi dan dapat menimbulkan kerugian atau sumber ancaman yang dapat merugikan suatu organisasi. Jika risiko tidak dapat diprediksi, maka perlu adanya langkah-langkah untuk menanggulanginya sehingga ketika risiko yang tidak diinginkan terjadi, dapat segera diatasi. Untuk itu maka suatu organisasi/instansi harus mengupayakan adanya manajemen risiko. Manajemen risiko merupakan suatu usaha untuk mengetahui, menganalisis serta mengendalikan risiko dalam setiap perusahaan dengan tujuan untuk memperoleh efektivitas dan efisiensi yang lebih tinggi.
Berdasarkan hal tersebut maka penulis mencoba melakukan kajian dengan menggunakan metode Analisis SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, treats) yakni sebuah pendekatan yang memfokuskan pada sudut pandang baik dari segi kekuatan dan kelemahan serta perluang dan ancaman yang mungkin bisa terjadi di masa-masa yang akan datang.
II.3. Analisis SWOT
Gambar 1 : Daur Hidup Produk
Dari gambar di atas dapat kita lihat bahwa daur hidup suatu produk itu besifat fluktuatif, seiring berjalannya waktu yang akan dilalui oleh institusi. Adapun setiap fase tersebut adalah:
Pada fase pertama adalah masa perkenalan suatu institusi dalam meluncurkan produk kepada pengguna. Pada tahap ini pengguna mulai mengenal dan menilai kualitas dari suatu produk.
Pada fase kedua adalah masa pertumbuhan dimana suatu produk sudah masuk ke pengguna dan mulai memiliki nilai perhatian lebih dari pengguna. Dan pengguna mulai menyukai produk tersebut untuk diminati dalam arti sudah terbentuk loyalitas dan akan berlanjut kepada pengguna lainnya.
Pada fase ketiga adalah fase dimana suatu produk sudah memiliki kualitas dan nilai terhadap pengguna.
Pada fase keempat adalah fase dimana nilai produk tersebut menurun dan pengguna mulai merasa jenuh terhadap produk tersebut, sehingga pada fase ini institusi harus melakukan berbagai macam antisipasi terhadap sesuatu yang tidak diinginkan.
kelemahan, serta memperbesar peluang dan memperkecil ancaman. Adapun solusi yang diberikan adalah:
Melakukan kebijakan evaluasi secara menyeluruh terhadap beberapa produk yang telah diluncurkan ke pasaran. Evaluasi tersebut dilakukan berdasarkan data riset. Menarik kembali produk yang diperkirakan akan terus mengalami penurun. Jika
produk tersebut tidak ditarik maka akan mempengaruhi penilaian public. Menciptakan produk baru (new product) dengan model dan gaya yang berbeda. Mengantisipasi pasar dengan melakukan pembenahan manajemen secara lebih
modern dan aspiratif guna menampung keluhan-keluhan yang timbul. Menerapkan konsp baru (new product) dalam bidang struktur modal.
Melakukan training and education secara lebih professional dengan maksud agar karyawan menjadi lebih disiplin den berdedikasi dalam bekerja, dengan tujuan utama mencapai visi dan misi perusahaan
Pimpinan perusahaan dalam menyelesaikan setiap masalah harus selalu menjunjung nilai-nilai profesionalisme dan sportivitas.
Peranan SWOT sebagai alat dalam menganalisis kondisi suatu insitusi dapat dianggap sebagai suatu model yang dapat diterima secara umum dan familiar. Beberapa organisasi profit dan non profit telah lama mempergunakan SWOT ini sebagai salah satu alat analisis, sehingga dengan mempergunakan SWOT sebagai dasar analisis sebuah institusi dalam mengambil keputusan, maka diharapkan SWOT juga memungkinkan untuk dipergunakan sebagai salah satu model representatif dalam menganalisis manajemen risiko suatu institusi/organisasi. Sebagaimana dikatakan oleh Nuranisak S. dan Achmad Holil Noor Ali bahwa “analisisi SWOT dilakukan dengan mengidentifikasi kekuatan dan factor-faktor positif yang berasal dari internal organisasi; kelemahan dan factor-faktor negative dari internal; peluang atau kesempatan dan keuntungan dari faktor eksternal dan ancaman atau risiko”.
bentuk memperkuat analisis SWOT secara komprehensif. Untuk membuat analisis dengan mempergunakan SWOT dengan harapan memiliki nilai kelayakan yang tinggi maka perlu adanya dukungan data yang bersifat kualitatif dan kuantitatif. Kualitatif bersifat teori-teori, sedangkan kuantitatif yaitu menempatkan angka-angka sebagai ukuran pembobotan nilai dilakukan agar angka keakuratan dapat diperoleh secara baik.
Penggunaan dari analisis SWOT untuk memperjelas semua kekuatan dan kelemahan yang dapat diidentifikasi guna memberikan suatu rekomendasi pengembangan berdasarkan potensi-potensi yang tersedia. Untuk menganalisis secara lebih dalam dengan menggunakan perspektif SWOT maka perlu dilihat factor eksternal dan internal sebagai bagian penting dalam analisis.
a. Faktor Eksternal
Faktor eksternal ini mempengaruhi terbentuknya opportunities and threats (O and P). dimana factor ini bersangkutan dengan kondisi-kondisi yang terjadi diluar institusi yang mempengaruhi pembuatan keputusan institusi.
b. Faktor Internal
Faktor ini mempengaruhi terbentuknya strengths and weaknesses (S and W). Dimana factor ini menyangkut kondisi yang terjadi di dalam institusi. Yang mana ini turut mempengaruhi terbentuknya pembuatan keputusan (decision making).
Gambar 2 : Diagram Analisis SWOT
Menurut Rangkuti (2006), Matriks SWOT dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternalyang dihadapi perusahaan dapat disesuaikan dengan kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matriks ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan altenatif strategis.
Strengths (S) (Kekuatan)
Weaknessess (W) (Kelemahan) Opportunities (O)
(Peluang)
Strategi untuk SO
Menciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk
memanfaatkan peluang
Strategi untuk WO
Menciptakan strategi yang meminimalkan kelemahan untuk memanfaatkan peluang Threats (T)
(Ancaman)
Strategi untuk ST
Menciptakan strategi yang menggunakan kekuatan untuk
mengatasi ancaman
Strategi untuk WT
Menciptakan Strategi yang meminimalkan kelemahan dan menghindari ancaman
Gambar 3 : Tabel format menganalisis dan menentukan keputusan strategis dengan pendekatan Matriks SWOT
III.1. Profil Perpustakaan Universitas Riau
Perpustakaan Universitas Riau didirikan pada tahun 1962 bersamaan dengan berdirinya Universitas Riau yang masih di bawah naungan Yayasan Universitas Riau dan hanya menempati ruang seluas 100 meter persegi. Pada tahun 1980 Perpustakaan Universitas Riau hanya memiliki gedung seluas 500 meter persegi yang terletak di lokasi kampus lama jalan Pattimura No. 9 Pekanbaru. Sejak tahun 1992 Perpustakaan Universitas Riau dipindahkan ke kampus baru yakni Kampus Bina Widya Panam Jalan HR Soebrantas KM 12,5 Simpang Baru, Pekanbaru sejalan dengan dipindahkannya kantor Rektorat dan beberapa fakultas.
Perpustakan UR memiliki gedung sebanyak empat unit masing-masing terdiri dari dua lantai. Dari empat unit yang ada perpustakaan hanya menempati dua gedung dengan luas keseluruhannya 4.000 meter persegi dengan kapasitas 250 tempat duduk, dibangun di atas lahan seluas 2 Ha.
Perpustakaan saat ini melayani lebih dari 27.500 mahasiswa, 1.400 dosen dan 654 karyawan. Perpustakaan Universitas Riau menyimpan lebih dari 132.000 judul atau 365.000 eksemplar koleksi bahan pustaka, dengan pertambahan setiap tahun sekitar 8.500 eksemplar. Selain itu perpustakaan juga memiliki koleksi elektronik yang terdiri dari jurnal dan bahan-bahan koleksi “local content”. Jumlah e-journal yang dilanggan lebih dari 5.000 judul dalam berbagai disiplin ilmu yang diperlukan terutama oleh sivitas akademika UR. Kedua jenis koleksi elektronik jurnal tersebut dapat diakses melalui jaringan www: lib.unri.ac.id dan www:ur-lib.com.
VISI
Menjadi learning resource center berbasis teknologi informasi pada Tahun 2035.
MISI
Mengumpulkan berbagai informasi dalam bentuk cetak dan noncetak ( elektronik ) yang relevan dengan bidang studi di Universitas Riau.
Mengorganisasikan berbagai informasi, untuk mempermudah aksesibilitas informasi IPTEKS.
Mendistribusikan informasi secara efektif dan efisien kepada pemustaka.
Mewujudkan Sistem Informasi Manajemen (SIM) Perpustakaan dan layanan terintegrasi dengan perpustakaan fakultas dan unit lain yang terkait.
Mewujudkan ciber library menuju interoverabilitas perpustakaan digital. Menyediakan infrastruktur dan jasa perpustakaan berbasis teknologi informasi. Menyediakan akses informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna.
III.2. Analisa Internal – Eksternal (SWOT)
Untuk mencapai tujuan jangka panjang Perpustakaan Universitas Riau yaitu Menjadi learning resource center berbasis teknologi informasi pada Tahun 2035. Dalam menghasil dan menyebarluaskan informasi yang berorientasi kepada kepuasaan pemustaka/pengguna. Perpustakaan Universitas Riau mencoba mengembangkan sistem informasi berbasis teknologi ataupun sumberdaya manusia secara berkesinambungan untuk memenuhi kebutahan pengguna sesuai dengan perkembangan teknologi saat ini.
Gambar 3 : Analis SWOT EKSTERNAL INTERNAL Strengths (S) (Kekuatan) Perpustakaan Universitas Riau sudah berbasis teknologi informasi Perpustakaan Universitas Riau memiliki staf khusus bagian IT
Menggunakan system Open Source (SLiMS) Sistem dapat diakses
kapanpun dan dimanapun karena sudah online
Weaknessess(W) (Kelemahan) Pola manajemen Tumpeng tindih
rincian pekerjaan Gangguan PLN atau
pemadaman listrik yang mempengaruhi proses berjalannya sistem
Tingkat pemahaman mahasiswa terhadap system baru
Proses pengembangan sistem
Akses hanya dapat dilakukan dalam jaringan local
Opportunities (O) (Peluang)
Penggunaan metode login Single Sign On (SSO) Bertambahnya pengguna aktif Rencana pengembangan untuk menyempurnakan Strategi untuk SO Melakukan serangkaian sosialisasi tentang cara penggunaan system
Melakukan himbauan langsung kepada mahasiswa untuk Strategi untuk WO Melakukan pembagian job description
Back up data sistem Melakukan
serangkaian
proses system otomasi dapat berpartisipasi dalam pemahaman menggunakan system yang disediakan Melakukan promosi
dengan menitik beratkan terhadap pemanfaatan system Implementasi langsung system mahasiswa atau pengguna Melakukan pengenalan pengembangan system kepada pustakawan atau pengambil keputasan Treats (T) (Ancaman)
Teknologi informasi yang berkembang kian pesat
Keterbatasan dana Kurangnya
pemahaman mengenai pengembangan system
Kurangnya partisipasi dari pustakawan dan pengambil keputasan
Strategi untuk ST
Penggunaan media sosial dalam rangka mempromosikan system perpustakaan secara luas dilingkungan perguruan tinggi Melaksanakan simulasi yang melibatkan mahasiswa atau pengguna secara teratur dalam
beberapa waktu dalam rangka adaptasi dengan system baru Mengadakan penelitian dengan meyusun kuisioner kepada beberapa Strategi untuk WT Mengadakan pelatihan
Membuat serangkaian tutorial dalam
penggunaan system Membuat serangkaian
video panduan dalam menggunakan system Membuat kuisioner
mahasiswa atau pengguna yang telah menggunakan system Knowledge sharing
antara pustakawan dan staf khusus IT
IV. Penutup
Proses manajamen risiko dengan metode analisis SWOT dengan melihat faktor internal dan eksternal yang melihat dari analisa kekuatan (Strengths), kelemahan (Weakness), Peluang (Opportunities), dan ancaman (Threats) yang dimiliki oleh Perpustakaan Universitas Riau dengan membuat kuadran SO atau strategi umum yang dilakukan untuk mengggunakan kekuatan perpustakaan untuk menggambil setiap keuanggulan pada kekuatan yang ada. Pada kuadran WO perpustakaan dapat membuat keunggulan pada kesempatan sebagai acuan untuk memfokuskan kegiatan dengan menghindari kelemahan. Selanjutnya untuk kuadran ST yaitu perpustakaan menjadikan kekuatan untuk menghadapi setiap ancaman dengan menciptakan diverifikasi untuk menciptakan peluang. Kemudian pada kuadran WT yaitu perpustakaan berusaha meminimumkan segala kelemahan untuk menghadapi setiap ancaman. Dengan begitu maka Perpustakaan Universitas Riau dapat mangantisipasi setiap risiko-risiko yang akan dihadapi kedepannya.
DAFTAR PUSTAKA
Arif Nurochman, 2014, Manajemen Risiko Sistem Informasi Perpustakaan (Studi Kasus di Perpustakaan UGM Yogyakarta), Universitas Gajah Mada, Yogyakarta.
Fredy Rangkuti, 2013, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis (Cara Perhitungan Bobot, Rating dam OCAI), PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
Fredy Rangkuti, 2000, Analisis SWOT Teknik Membedah Kasus Bisnis (Berorientasi Konsep Perencanaan Strategis Untuk Menghadapi Abad 21), PT Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.
George M. Scott, 2004, Prinsip-Prinsip Sistem Informasi Manajemen, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta.
Herman Darmawi, 1994, Manajemen Risiko, Bumi Aksara, Jakarta.
Pawit M. Yusup, 2012, Perspektif Manajemen Pengetahuan Informasi, Komunikasi, Pendidikan, Dan Perpustakaan, Rajawali Press, Jakarta.
Sutarno NS, 2006, Manajemen Pepustakaan: Suatu Pendekatan Praktik, Sagung Seto, Jakarta.
