Arti penting manajemen dalam kegiatan organisasi bisnis
Menurut James A.F Stoner, Manajemen diartikan sebagai proses perencanaan, pengorganisasian dan penggunaan terhadap sumberdaya organisasi lainnya supaya tujuan organisasi dapat tercapai sesuai dengan yang ditetapkan. Sedangkan bisnis memiliki definisisebagai satu kegiatan yang bertujuan untuk menjual produk-produk dalam bentuk barang maupun jasa.
Dari pengertian manajemen dan pengeritan bisnis di atas dapat simpulkan bahwa manajemen bisnis adalah suatu kegiatan mengatur penjualan produk-produk berupa barang atau jasa yang dapat memberikan keuntungan sebesar-besarnya pada pelaku usaha/bisnis-nya.
Pentingnya manajemen bisnis dalam usaha karena pelaku usaha membutuhkan pengaturan yang efekstif dan efisien untuk menjalankan usahanya. Untuk mengolah yang ada dalam usahany harus menggunakan prinsip manajemen. jika tidak memakai prinsip
menajemen maka perjalanan usaha dalam sistem pengelolaannya tersebut tidak bisa berjalan atau beroperasi dengan baik.
Dapat disimpulkan bahwa manajemen bisnis berguna untuk membantu para pelaku bisnis dalam menjalankan bisnisnya sehingga dapat menghindari adanya resiko mendapatkan kerugian dalam bisnis tersebut.
Pengertian manajemen
Manajemen merupakan suatu proses yang khas, yang terdiri atas kegiatan-kegiatan perencanaa, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian dan pengendalian yang
dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran menlalui pemanfaaatan sumber daya manusia dan sumber daya lain.
Fungsi manajemen 1. Perencanaan.
Fungsi ini merupakan langkah awal daripada fungsi manajemen yang lain. Dengan perencanaan semua kegiatan akan mempunyai suatu pedoman pelaksanaan kerja. Perencanaan mempunyai beberapa bentuk yaitu:
a. Sasaran
Dalam kurun waktu tertantu perisahaan tentu mempunyai suatu sasaran atau tujuan yang hendak dicapai.
b. Kebijakan
Hal ini merupakan petunjuk umum bagi perusahaan c. Strategi
d. Prosedur
Merupakan rangkaian tindakan yang yang akan dijalankan untuk mempermudah pelaksanaan kegiatan perusahaan.
e. Aturan
Merupakan bagian dari prosedur dan tindakan spesifik. Beberapa aturan yang sejenis dapat dikelompokkan menjadi suatu prosedur.
f. Program
Merupakan kombinasi antara kebijakan, prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan anggaran atau budget.
Perencanaan disini meliputi :
- Menentukan jenis dan jumlah produk yang akan dibuat agar tepat dalam hal kualitas, manfaat, dan kuantitasnya agar dapat dicapai keuntungan maksimal.
- Menetapakan jumlah dana yang diperlukan untuk modal kerja maupun modal tetap. Apakah akan dipenuhi dengan modal sendiri atau dengan pinjaman (kredit).
- Menentukan jumlah pekerja yang akan ditarik dan dipekerjakan dalam perusahaan. Manfaat Perencanaan
1) Dapat memberikan arah dari arti tujuan bagi perusahaan
2) Dapat ditentukan suatu pedoman sebagai standard/ukuran untuk mengurangi ketidakpastian serta perubahan di masa mendatang
3) Dengan perencanaan dapat diukur berhasil tidaknya suatu pekerjaan, sehingga akan mempermudah pengawasan.
4) Membantu memperkirakan peluang di masa mendatang
5) Dengan perencanaan akan timbul efisiensi sehingga pengeluaran biaya dapat ditekan. Di dalam menyusun perencanaan perlu diperhatikan hal – hal sebagai berikut :
- Dibuat suatu rencana yang terperinci dan realistis, sehingga pelaksanaannya mudah dan tidak banyak penyimpangan.
- Biasanya rencana sudah dibuat agar fleksibel, mudah mengkuti perubahan. Oleh karena itu, perlu diimbangi adanya tindak lanjut apabila rencana tersebut mengalami hambatan.
- Jik aperusahaan akan membuat suatu rencana, maka perlu disesuaikan jumlah dana yang tersedia untuk penelitian pasar, sebagai dasar perencanaan penjualan, dll. Perencanaan Strategis
Perencanaan strategis merupakan suatu rumusan proses perencanaan berjangka panjang yang digunakan untuk menentukan dan mencapai sasaran organisasi. Sifat – sifat perencanaan strategis :
1) Menyangkut kurun waktu yang panjang. 2) Menyangkut persoalan dasar organisasi.
3) Memberikan kerangka dasar dalam pengambilan keputusan manajerial sehari – hari. 4) Sebagai alat pemersatu dalam pengambilan keputusan.
Faktor – faktor yang mempengaruhi semakin pentngnya Perencanaan Strategis : a) Peningkatan perubahan teknologi
Adanya perubahan teknologi, membuat perusahaan – perusahaan untuk mencari kesempatan baru secara aktif, tidak cukup hanya bertahan saja dalam persaingan. b) Semakin rumitnya tugas manajerial
Dengan perencanaan strategis, para manajer dapat berantisipasi pada masalah – masalah dan kesempatan - kesempatan yang akan muncul.
c) Lingkungan luar perusahaan yang semakin kompleks
Perencanaan strategis bermanfaat untuk menghadapi pengaruh lingkungan di luar perusahaan yang semakin rumit, sehingga perusahaan akan dapat mengambil posisi yang tepat.
d) Semakin panjangnya jangka waktu antara keputusan yang dibuat dengan dampaknya di masa yang akan dating, sehingga memerlukan suatu perencanaan yang matang untuk pengambilan keputusan.
Langkah – langkah penyusunan Perencanaan Strategis - Menentukan sasaran organisasi
- Mengadakan pemahaman terhadap sasaran dan strategi yang telah ada - Melakukan analisis sumber daya :
a. Menyusun profil sumber daya
b. Menetukan syarat kunci tentang sumber daya yang diperlukan c. Membandingkan profil sumber daya dengan syarat kunci - Mengadakan analisis lingkungan
- Mengenali kesempatan dan ancaman strategis
- Menentukan sejauh mana strategi yang sudah ada perlu diubah - Melakukan pengambilan keputusan strategis, yang meliputi :
a. Penyusunan alternatif strategis b. Penilaian alternatif strategis c. Pemilihan alternatif strategis - Pelaksanaan rencana strategis - Evaluasi penerapan rencana strategis Hambatan – hambatan dalam perencanaan
a. Hambatan dari pihak manajer
- Takut menghadapi resiko/kegagalan
- Kurang adanya pengetahuan tentang organisasi - Kurang memahami tentang lingkungan
- Kurang percaya bahwa organisasinya mampu mencapai sasaran b. Hambatan dari pihak pelaksana
- Perubahan dianggap mengurangi kebebasan untuk melakukan kegiatan yang disukai
Untuk mengatasi hal tersebut, manajer perlu merencanakan sasaran yang jelas, mengumpulkan informasi yang lengkap tentang organisasi dan lingkungan. Selain itu, manajer juga perlu mengikut sertakan bawahan dalam kegiatan perencanaan dan diberikan informasi tentang sasaran yang akan dicapai.
Manajemen Dengan Sasaran (Management By Objectives).
Manajemen dengan sasaran (MBO) meruakan suatu program yang terdiri atas seperangkat prosedur formal atau semi formal yang dimulai dengan penetapan sasaran – sasaran sampai dengan peninjauan kembali hasil pelaksanaan.
- MBO dapat digunakan untuk memperbaiki motivasi karyawan dan untuk pengendalian.
- Intisari dari sistem MBO tercetak pada kerjasama antara manajer dan karyawan dalam penetapan sasaran – sasaran.
Di dalam sistem MBO terdapat unsur – unsur : a. Keterkaitan pada program
b. Penetapan sasaran tingkat puncak c. Sasaran – sasaran individu
d. Peran serta dari karyawan dan manajer e. Pengkajian kembali hasil pelaksanaan Kebaikan – kebaikan MBO, yaitu :
- Memberi kesempatan kepada individu untuk menyesuaikan tujuan – tujuan pribadinya dengan tujuan organisasinya.
- Sasaran organisasi akan dapat dicapai dalam waktu yang tepat karena manajer dpat mebuat perencanaan dengan bantuan MBO.
- Dapat meningkatkan komunikasi antara manajer dan karyawan.
- Membuat proses manajemen berjalan wajar dengan memusatkan pada pencapaian sasaran.
Kelemahan – kelemahan MBO, yaitu :
- Diperlukan kecakapan hubungan antar pribadi
- Sering terjadi konflik antara kreativitas dan pencapaian sasaran yang ditetapkan - Sasaran yang penuh tantangan dan realistik seringkali sulit dirumuskan
- Diperlukan adaptasi dan perubahan – perubahan yang mendapat dukungan dari manajer
- Seringkali terdapat pedekatan yang otoriter dan terpusat dlam pengambilan keputusan. 2. Fungsi pengorganisasian
bentuk hubunganyang disengaja secara resi (kedinasan). Ada tiga hubungan dasar dalam hubungan formal yaitu :
- tanggung jawab - wewenang
- pertanggungjawaban
langkah-langkah dalam pengorganisasian :
a. Memperinci seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.
b. Membagi beban kerja ke dalam aktivitas-aktivitas yang secara logis dan menyenangkan dapat dilakukan oleh seseorang atau sekelompok orang.
c. Mengkombinasika pekerjaan anggota perusahaan dlama cara yang logis dan efisien. d. Penetapan mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan anggota organisasi dalam
satu kesatuan yang harmonis.
e. Memantau efektivitas organisasi dan pengambilan langkah-langkah penyesuaian untuk mempertahankan atau meningkatkan efektivitas.
Tujuan mengorganisasi
Tujuan utama adalah ntuk mempermudah dalam melaksanakn tugas, membagi suatu kegiatan besar menjadi kegiatan-kegiatan yang lebih kecil. Kemudian untuk mempermudah pimpinan dalam melaksanakn utgas pengawasan. Dan yang terakhir untuk memangku tugas-tugas yang telah dibagi-bagi itu.
Prinsip-prinsip pengorganisasian.
- Pembagian kerja. ahwa tugas atau pekerjaan akan lebih efisien jika pekerjaan dalam mengerjakan pekerjaan tersebut telah terspesialisi.
- Kesatuan. Prinsip ini pada dasarnya menghendaki para pekerja hanya bertanggung jawab terhadap satu penyedia atau (supervise)
- Prinsip scalar. Prinsip ini menyatakan bahwa, otoritas dan pertanggung jawaban harus mengalir dengan baik tanpa hambatan dari level manajemen puncak sampai manajemen lini pertama.
- Rentang kendali. Merupakan batas jumlah bawahan yang dapat diawali oleh seorang penyedia.
3. Fungsi Pengarahan
Di dalam aspek pengarahan akan timbul hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbankan tenaganya secara lebih berdaya guna untuk mencapai tujuan. Pengarahan adalah tindakan untuk
mengusahakan agar semua anggota organisasi melakukan kegiatan yang sudah ditentukan ke arah tercapainya tujuan. Oleh Karen aitu, manajer atau pimpinan dituntut untuk dapat berkomunikasi, memberikan petunjuk/nasehat, berfikir kreatif, berinisiatif, meningkatkan kualitas serta memberikan stimulasi kepada para karyawan. Sehingga kegiatan pengarahan banyak menyangkut masaalh pemberian motivasi kepada para anggota organisasi,
4. Fungsi Pengkoordinasiaan
Dalam suatu organisasi sering terjadi tujuan masing-masing anggota organisasi yang berbeda satu sama lain. Padahal suatu organisasi disusun untuk mencapai satu tujuan bersama. Hal ini dapat menimbulkan perbedaan pendapat yang akhirnya dapat
mempengaruhi keputusan-keputusan yang akan diambil oleh manajemen. Oleh karena itu berbagai macam pendapat perlu dipadukan supaya harmonis dalam suatu tindakan
koordinasi yang akan menuju ke suatu tujun organisasi. Koordinasi
Adalah suatu proses pengintegrasian tujuan dan aktivitas unit-unit yang
terpisah(departemen/bidang fungsional) dalam suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Jadi, dalam pengkoordinasian diupayakan adanya keselarasan diantara pejabatnya.
Dalam melaksanakan fungsi koordinasi ini manajer mengusahakan agar:
- Lingkungan organisasi turut mendukung tugas itu misalnya, adanya tenaga kerja yng kualifaid, pembagian tugas yang baik dan lain-lain.
- Penerapan prinsip-prinsip koordinasi pada setiap anggota organisasi yaitu:
a. Harus terjalin hubungan antar anggota organisasi, biak secara vertical maupun secara horizontal.
b. Harus dipupuk prinsip kerjasama antar anggota organisasi agar diperoleh adanya informasi timbal balik.
Dengan adanya fungsi koordinasasi maka akan diperoleh manfaat :
Terjadi efisiensi di semua bidang karena terjadi koordinasi antar bagian.
Adanya suasana kerja yang tenteram karena terjadi keseimbangan tugas dan hak setiap anggota organisasi
Terdapat kesatuan tujuan dari masing-masing individu dalam organisasi.
Menghindarkan adanya konflik dan perebutan sumber/fasilitas dalam organisasi. Menjamin adanya kesatuan sifat, tindakan, kebijakan dan pelaksanaan dalam
pekerjaan. 5. Fungsi Pengendalian
Fungsi terkahir dari manajemen yang harus dilaksanakan oleh manajer. Pengendalian merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya peyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai.
Pada setiap tahap kegiatan perlu dilakukan pengendalian, sebab apabila terjadi penyimpangan aka lebih cepat diadakn tindakan koresi. Proses pengendalian mencatat perkembangan kearah tujuan pokok dan dan ssasaran serta metode pencapaiannya dalam organisasi yang memungkinkan manajer melihat lebih awal adanya penyimpangan. Oleh karenanya, pengendalian berkaitan erat dengan perencanaan. Dalam hal ini, perencanaan mengidentifikasikan komitmen-komitmen terhadap tindakan yang ditujukan untuk hasil-hasil di masa yang akan dating.
Langkah-langkah dalam proses pengendalian:
Misalkan : - beberapa target yang harus dicapai.
- Beberapa jumlah produksi yang akan dicapai 2) Mengukur prestasi kerja
Pelaksanaan langkah kedua ini merupakan proses yang berkesinambungan dan berulang-ulang yang frekuensinya tergantung pada jenis aktivitasnya. Pengukuran prestasi kerja sedapat mungkin dilakukan dengan segera agara waktunya tidak terlalu panjang.
3) Menentukan apakah prstasi kerja memenuhi standard
Langkah ini merupakan langkah lanjut dari kedua langkah terdahulu yaitu membandingkan antara langkah pertam dan langkah kedua.
4) Mengambil tindakan korektif
Apabila langkah pertama dan langkah kedua telah sesuai atau tidak terjadi
penyimpangan maka manejemen perlu melakukan tindakan korektif. Tindakan ini dapat mengadakn perubahan aktivitas organisasi atau standar kerja yang telah ditetapkan semula.
Cara – Cara Pengendalian yang Baik.
a) Pengendalian harus mendukung sifat atau kebutuhan dari kegiatan
Untuk masing-masing kegiatan, ara pengendaliannya berbeda-beda pula, antara organisasi kecil dan besar juga berbeda-beda pula.
b) Pengendalian harus melaporkan setiap ada penyimpangan
Apabila suatu penyimpangan ditunda atau terlambat pengatasannya maka akibat yang terjadi kesalahan akan semakin parah sehingga semakin rumit tindakan korektif yang harus dilakukan.
c) Pengendalian harus berorientasi jatuh kedepan
Untuk mengetahui yang akan datang, maka manajemen perlu membuat perkiraan atau ramalan situasi yang mungkin akan terjadi berkaitan dengan organisasi.
d) Pengendalian harus akurat dan obyektif
Manusia dalam melakukan pengendalian sering bertindak subyektif atau keputusan yang diambil dipengaruhi oleh reaksi pribadi. Oleh karena itu, agar pengendalian yang dilakukan itu obyektif maka diperlukan suatu ukuran sebagai pedoaman pelaksanaanya.
e) Pemgendalian harus fleksibel
Di dalam melaksanakan pengendalian, perlu alternatif - alternatif rencana untuk situasi yang memungkinkan.
f) Pengendalian harus serasi dengan pola organisasi
Apabila salah satu bagian membuat suatu kekeliruan, maka hal itu harus diatasi bersama – sama dengan kegiatan lain yang merupakan suatu satu kesatuan organisasi. g) Pengendalian harus ekonomis
h) Pengendalian harus mudah dimengerti
Cara – cara pengendalian harus disesuaikan dengan tingkat pengetahuan yang dimiliki oleh pelaksana pengendalian itu, sehingga akan mudah dimengerti.
i) Pengendalian harus diikuti dengan tindakan koreksi
Cara pengendalian yang baik harus dapat menunjukkan letak penyimpangan yang terjadi, siapa yang harus bertanggung jawab serta alternatif tindakan koreksi manakah yang akan digunakan.
Pengendalian dapat dilakukan pada bidang : a) Produksi
Di bidang ini pengendalian dimulai saat menerima pesanan dari pembeli; kemudian melakukan pembelian bahan sampai produk selesai dibuat. Hal ini meliputi
pengendalian persediaan barang dan pengendaliian kualitas dan kuantuntas produk. b) Pemasaran
Tugas bagian pemasaran pda suatu perusahaan mulai tersa saat produk akan dikirim ke pasar atau konsumen. Oleh karena itu, biasanya pengendalian pemasaran juga dimulai dari sini. Tetapi ada kalanya bagi perusahaan yang cukup besar, sebelumnya sudah dimulai dengan riset dan mengumpulkan informasi pasar.
c) Keuangan
Bidang keuangan harus ditangani denagn cepat dan tepat, pengelolaan dan
pengendalian yang kurang teliti akan berakibat terjerumusnya perusahaan di dalam kesulitan keuangan. Beberapa analisis keuangan dapat digunakan dalam pengendalian ini. Antara lain analiais pulang pokok atau BEP, analisis – analisis rasio, analisis returm on investment atau ROI, dan pembuatan suatu anggaran atau budget yang kesemuanya itu bertujuan agar perusahaan akan menekankan biaya-biayanya. d) Persoanalia
Pengendalian untuk pekerja ini semakin terasa kompleks dibanding dengan pengendalian untuk bagian lain, sebab kondisi semakin lama tenaga kerja akan semakin maju sehingga pengendaliannya pu memerlukan perhatian tersendiri. Contohnya pengendalian tingkat absensi, penggunaan watu kerja, ha linin
berhubungan dengan pemberian uah atau kompensasi. Dalam hal ini, dapat digunakan network atau jaringan kerja atau PERT (Program Evaluation and Review Technique).
Karakteristik Sistem Pengendalian Yang Efektif.
1) Akurat. maksudnya setiap data dari sistem pengendalian harus akurat sebab jika tidak maka akan mengakibatkan organisasi tidak tepat dalam mengambil keputusan untuk mengoreksi suatu penyimpangan.
2) Tepat waktu. Yaitu informasi segera dikumpulkan, diarahkan dan segera pula dievaluasi. Jika hendak diambil tindakan yang tepat pada waktunya untuk perbaikan. 3) Obyektif dan komprehensif. Disini informasi dalam sistem pengendalian harus
4) Diputuskan pada titik pengendalian strategis. Sistem pengendalian sebaiknya dipusatkan pada daerah yang paling banyak kemungkinan akan terjadi penyimpangan dari standard.
5) Ekonomis. Maksudnya biaya untuk implementasi sitem pengendalian sebaiknya lebih kecil dari keuntungan yang diperoleh dari sistem itu.
6) Fleksibel. Yaitu untuk semua organisasi sistem pengendalian itu harus fleksibel, sehingga organisasi akan lebih mudah bertindak untuk mengatasi perubahan yang kurang menguntungkan atau memanfaatkan kesempatan – kesempatan baru. 7) Dapat diterima oleh seluruh anggota organisasi. Idealnya adalah jika sistem
pengendalian itu dapat meghasilakn prestasi kerja yang tinggi diantara para anggota organisasi dengan membangkitkan perasaan bahwa, mereka memiliki otonomi, tanggung jawab dan kesempatan untuk mencapai kemajuan.
8) Dapat dikoordinasikan dengan arus pekerjaan organisasi. Hal ini disebabkan oleh: a) setiap langkah dalam proses pekerjaan dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan seluruh operasi. b) informasi pengendalian harus sampai kepada smeua orang yang perlu menerimanya.
Pentingnya Pengendalian.
Terdapat beberapa alasan akan pentingnya pengendalian di dalam setiap organisasi: 1. Adanya perubahan di lingkungan organisasi.
Hal itu menyebabkan fungsi pengendalian harus dilaksanakan agara dampak dari perubahan – perubahan tersebut segera dapat dideteksi sehingg manajemen akan menghadapi tantangan maupun memnafaatkan adanya peluang yang disebabkan oleh perubahaan itu. Misalkan perubahaan teknologi, adanya pesaing- pesaing baru yang muncul.
2. Organisasi semakin kompleks.
Pada umumnya, organisasi pada masa sekarang ini cenderung bercorak desentralisasi, maka kegiatan perusahaan menjadi terpisah –pisah secara geografis dan pula menjadi lebih luas dan kompleks. Demikian juga jika dipakai oleh banyak penyalur dalam penjualanan produk, maka untuk menjaga profitabilitas, perlu sistem pengendalian yang lebih teliti.
3. Timbulnya kesalahn – kesalahn dalam bekerja.
Untuk mendeteksi kesalahan yang akan diperbuat oleh pelapor organisasi, maka digunakan fungsi pengendalian. Semakin jarang pekerja melakukan kesalahan dalam bekerja, semakin sederhana manajemen menjalankan fungsi pengendalian.
4. Kebutuhan manajer untuk mendelegasikan wewenang.
antara pengendalian dengan kebebasan pribadi dan pekerja supaya tidak mematikan kreatifitas.
Jenis – Jenis Pengendalian
a) Pengendalian pengemudi (Steering Control) atau disebut Pengendalian Umpan Maju (Feed Forward Controls).
Pengendalian ini dirancang untuk mendeteksi adanya penyimpangan dari tujuan yang telah ditetapkan dan memperbolehkan mengambil tindakan koreksi sebelum kegiatan selesai dikerjakan.
b) Pengendalian Skrening (Screening Controls) atau disebut Pengendalian Ya atau Tidak (Yes Or no Controls). Merupakan proses yang terlebih dahulu menyetujui aspek terlebih dahulu dari suatu aspek prosedur atau syarat tertentu harus dipenuhi terlebih dahulu sebelum kegiatan – kegiatan dapat dilanjutkan. Sehingga segi
keamanan merupakan faktor kunci atau bahkan dapat memberikan pengamanan yang extra kepada manajer.
