DAFTAR ISI
EXECUTIVE SUMMARY... 2
BAB 1 PREFACE... 4
1.1 Background... 4
1.2 Organization Structure... 5
1.3 Revised Scope of Project... 5
1.4 Revised Project Plan... 7
BAB 2 PROBLEM ANALYSIS... 9
2.1 Overview of Current System... 9
2.1.1Process Model Existing System... 9
2.1.2Data Model Existing System ...13
2.2 Problem and Opportunity Analysis... 15
2.3 Problems, Opportunities and Directives Priority Matrix... 18
2.4 System Objectives and Constraint Matrix... 19
BAB 3 REQUIREMENTS ANALYSIS... 21
3.1 Define Requirements... 21
3.1.1 Process Model New System... 21
3.1.2 Data Model New System... 26
3.2 Analyze Requirements... 33
BAB 4 DECISION ANALYSIS... 35
4.1 Identifying Solution Candidates... 35
4.2 Comparing Solution Candidates... 38
4.3 Recommended Solution... 39
LAMPIRAN... 40
EXECUTIVE SUMMARY
Untuk mewujudkan efisiensi dan efektifitas perpustakaan Fakultas Ilmu Komputer Universitas Indonesia diperlukan sebuah sistem informasi yang dapat memudahkan para pengurus perpustakaan dalam melakukan tugasnya. Agar sistem yang dibuat sesuai dengan kebutuhan perpustakaan diperlukan suatu proses analisis yang terdiri dari berberapa tahap yaitu:
preliminary investigation, problem analysis, requirement analysis dan decision
analysis.
Setelah kami melakukan penyelidikan dan analisa atas masalah yang dialami dan sistem yang digunakan saat ini, kami menyimpulkan bahwa beberapa masalah yang dihadapi perpustakaan Fasilkom UI adalah sulitnya menggunakan sistem, keterbatasan lokasi (user harus mengunjungi perpustakaan), kurang akurat dan aktualnya basis data koleksi perpustakaan, beberapa proses seperti pemesanan buku dan rekomendasi buku yang masih ditangani secara manual dan lain sebagainya. Setelah memahami masalah-masalah tersebut kami merumuskan dan menganalisa requirements dan proses bisnis dalam perpustakaan. Dari hasil analisa tersebut kami mengusulkan beberapa kandidat solusi yang dapat diambil, membandingkan dan merekomendasikan solusi yang menurut kami terbaik.
Laporan ini menjelaskan hasil investigasi dan analisa yang dikelompokkan menjadi bab-bab berikut:
Bab I Pendahuluan: memuat latar belakang proyek dan struktur
organisasi perpustakaan Fasilkom UI.
Bab II Project Charter: memuat tujuan proyek, problem statement,
proposed solution, inital scope of project, batasan-batasan bisnis dan
teknologi, strategi dan metodologi yang digunakan, dokumentasi dan komunikasi proyek serta estimasi waktu yang dibutuhkan.
Bab III Problem Analysis: merupakan tahap analisa masalah, terdiri
Bab IV Requirement Analysis: dalam tahap ini dirumuskan
requirements, analisa requirements dan model dari sistem yang
digunakan saat ini.
Bab V Decision Analysis: dalam tahap ini kami mengusulkan beberapa
BAB 1
PREFACE
1.1 Background
Perpustakaan Fasilkom UI sebagai suatu perpustakaan yang sistem peminjaman bukunya dilakukan secara tidak langsung saat ini masih banyak proses-proses yang dilakukan secara manual dan masih cukup banyak proses yang masih belum tertangani dengan baik. Beberapa proses-proses yang masih memiliki masalah seperti di atas adalah, proses permohonan pembelian buku baik dari pihak dosen maupun dari pihak mahasiswa yang masih belum dilakukan secara efektif dan efisien.
Sesungguhnya hal ini harus diperhatikan mengingat buku merupakan wahana penting dalam proses pengajaran. Seharusnya baik dosen maupun mahasiswa dapat merekomendasikan buku yang akan atau sedang mereka gunakan dalam proses pengajaran sebagai bahan pertimbangan pembelian buku tersebut oleh pihak perpustakaan, lalu pihak perpustakaan dapat merespon permohonan tersebut dengan baik untuk kemudian pembelian terhadap buku yang bersangkutan dilakukan secepat mungkin,
Penginformasian buku original yang dijual oleh pihak perpustakaan masih kurang efektif karena prosesnya masih dilakukan secara manual. Proses pencarian buku melalui sistem saat ini masih kurang efektif karena tidak adanya suatu pembagian pencarian buku-buku berdasarkan jenis buku-buku (misalnya, ada bagian programming, thesis, skripsi, mathematics, dan lain-lain).
sangat membantu dalam meningkatkan manajemen, mengurangi pekerjaan secara manual, integrasi sistem informasi agar kesinambungan antara sistem informasi yang sudah ada dengan sistem yang baru tetap terjaga.
1.2 Organization Structure
Perpustakaan Fasilkom UI berada di bawah SARAK (Sarana Akademis). Struktur perpustakaan ini terdiri dari 3 bagian yaitu bagian sirkulasi, bagian jurnal dan bagian pengolahan buku. Masing-masing bagian ini memiliki satu orang penanggung jawab seperti yang terlihat pada bagan di atas. Bapak Wahyu sebagai kepala bagian SARAK juga merangkap sebagai kepala perpustakaan.
1.3 Revised Scope of Project
Ruang lingkup yang terdapat dalam pengembangan proyek ini mencakup antara lain:
1. Proses pencarian buku
sebagainya. Selain itu proyek ini juga akan meliputi peningkatan pelayanan dari proses pencarian buku yang telah ada sehingga akan lebih memenuhi kebutuhan pengguna.
2. Proses permintaan akan pengadaan buku baru
Proyek ini akan membantu proses permintaan akan pengadaan buku baru sehingga perpustakaan akan lebih mampu menyediakan buku-buku yang lebih memenuhi kebutuhan dosen dan juga mahasiswa.
3. Proses permintaan akan pembelian buku
Yang termasuk dalam ruang lingkup ini adalah membantu proses permintaan akan pembelian buku terutama oleh mahasiswa.
4. Proses pencatatan data peminjaman
Yang termasuk disini adalah pencatatan informasi peminjaman yang telah dilakukan. Dalam proyek ini akan diutamakan penentuan informasi yang perlu dicatat namun belum dapat ditangani oleh sistem yang lama.
5. Proses pembuatan laporan
Yang termasuk ruang lingkup ini adalah permasalahan dalam memberikan informasi bagi pengurus perpustakaan dan pihak-pihak yang berkepentingan.
Yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek ini antara lain antara lain adalah proses pemesanan buku baru kepada pihak distributor. Sistem yang nantinya akan dibangun hanya akan menangani proses yang terjadi didalam Fasilkom.
Proyek ini juga tidak meliputi proses yang berhubungan dengan perpustakaan luar seperti perpustakaan dari fakultas lain.
1.4 Revised Project Plan
Pengerjaan proyek ini terbagi menjadi beberapa tahap, yaitu:
Dalam fase ini muncul problems, opportunity dan directive (pendorong tercetusnya proyek) yang dirumuskan dalam PIECES (performance,
information, economics, control, efficiency dan service). Tahap ini
membutuhkan waktu selama 2 hari.
Preliminary Investigation Phase
Terdapat dua tujuan yang ingin dicapai dalam fase ini, yaitu: menyelidiki apakah proyek ini patut dikerjakan dan membuat project charter yang menentukan project scope, preliminary requirements and constraints,
project participants, budget dan jadwal (dengan asumsi proyek ini patut
dikerjakan). Tahap ini membutuhkan waktu selama 4 hari.
Problem Analysis Phase
Dalam fase ini dilakukan analisa masalah terhadap sistem yang sudah ada agar tim pengembang lebih mengerti masalah pada sistem serta menetapkan tujuan dari pengembangan system yang ada. Dalam fase inilah keputusan pelaksanaan proyek diambil.
Fase ini membutuhkan waktu 5 hari.
Requirements Analysis Phase
Setelah diputuskan untuk melaksanakan proyek, maka dalam fase ini dilakukan analisa business requirements dan System requirements. Fase ini diperkirakan membutuhkan waktu 5 hari.
Decision Analysis Phase
Fase perumusan solusi-solusi yang mungkin diambil. Setelah solusi-solusi tersebut selesai dirumuskan dilakukan evaluasi untuk menentukan solusi terbaik yang akan diambil.
Fase ini diperkirakan membutuhkan waktu 6 hari.
Physical Design Phase
Fase perancangan sistem, dalam fase ini dilakukan perancangan
database dan interface dari sistem.
Construction Phase
Dalam fase inilah sistem dibangun dan diuji dengan melakukan coding
serta testing and debugging. Fase ini juga mencakup pembuatan dokumentasi sistem dan manual.
Fase ini diperkirakan membutuhkan waktu 20 hari.
Implementation Phase
Setelah sistem selesai dibangun, dilakukan instalasi sistem untuk user. Dalam fase ini juga dilakukan pelatihan user dan pengembangan dokumentasi untuk membantu user.
Fase ini diperkirakan membutuhkan waktu 20hari.
Operation and Support Stage
Setelah sistem yang baru dioperasikan, diperlukan suatu system support
yang dilakukan secara berkala. System support ini termasuk penyesuaian sistem terhadap requirement baru, perbaikan error dan sebagainya.
BAB 2
PROBLEM ANALYSIS
2.1 Overview of Current System
Untuk mendapatkan gambaran mengenai sistem yang digunakan saat ini, kami melakukan analisa terhadap sistem dan memodelkannya dengan menggunakan functional modeling. Proses dan data model dari sistem dimodelkan dengan diagram use case dan diagram ER (Entity Relationship).
2.1.1 Process Model Current System
Untuk mengenal proses dari sistem yang lama atau sistem yang sekarang ini digunakan diagram use case. Dengan diagram use case ini dapat diketahui proses yang terjadi pada aktivitas perpustakaan. Dengan diagram ini juga dapat diketahui fungsi yang digunakan oleh sistem yang sekarang
Diagram use case (Gambar 2.1) dapat dilihat setelah tabel penjelasan Use-case di bawah ini.
Tabel Penjelasan Use-Case (Current System)
Aktor Input Nama Use
Case Deskripsi Use Case Sys Admin,
Pustakawan User namePassword , Login
Use case login berfungsi untuk melakukan verifikasi dimana hanya orang-orang tertentu yang dapat melakukan kewenangan tertentu. Sys Admin Nama user, data-data
user. Tambah User Use casemenambah ini berfungsi untuk user dimana yang dimaksud sebagai user disini adalah pustakawan serta orang lain yang memiliki kewenangan yang hampir sama dengan pustakawan. Proses penambahan user ini akan memberikan password yang akan digunakan oleh user pada saat
login.
bekerja lagi pada perpustakaan Fasilkom UI atau sudah tidak memiliki suatu kewenangan tertentu terhadap sistem perpustakaan tersebut. Sys Admin Data-data yang ingin
di-backup seperti data koleksi perpustakaan, data anggota
perpustakaan, dan lain sebagainya.
Backup Data Use case ini berfungsi untuk melakukan proses backup data agar apabila terjadi kerusakan terhadap sistem maka data-datanya tidak hilang
Pustakawan Nama, jenis,
barcode, dan lain sebagainya yang berhubungan dengan identitas dari koleksi perpustakaan.
Menambah
Koleksi Use casemencatat identitas dari koleksi ini berfungsi untuk perpustakaan yang untuk kemudian disimpan dalam database.
Pustakawan Data koleksi yang
ingin diubah. UpdateKoleksi Use casemelakukan proses pengubahan ini digunakan untuk identitas data koleksi yang bersangkutan.
Pustakawan Nama, NPM, status (mahasiswa atau dosen) dan lain sebagainya yang berhubungan dengan identitas dari anggota perpustakaan.
Tambah
Anggota Use casemelakukan proses penambahan ini berfungsi untuk identitas anggota perpustakaan (mahasiswa yang masih terdaftar sebagai mahasiswa Fasikom UI, dosen Fasilkom UI).
Pustakawan Data anggota yang ingin diubah.
Update
Anggota
Use case ini digunakan untuk melakukan proses pengubahan terhadap identitas dari anggota perpustakaan yang bersangkutan. Pustakawan,
Anggota Perpustakaan
- Periksa
Denda Use casemenampilkan biaya denda kepada ini berfungsi untuk pustakawan serta anggota
perpustakaan. Anggota
Pepustakaan Kode buku yang ingindipinjam serta
barcode peminjam
Peminjaman
Koleksi Use casemencatat data si peminjam serta ini berfungsi untuk tanggal peminjaman, tanggal pengembalian koleksi ke dalam sistem secara otomatis dimana informasi dari peminjam diperoleh dari barcode peminjam. Pada saat ini status dari koleksi yang dipinjam diubah menjadi due date dari koleksi tersebut.
Anggota
Pepustakaan Koleksi perpustakaanyang ingin dikembalikan.
Pengembalia
n Koleksi Use caseproses pengembalian koleksi ini berhubungan dengan perpustakaan dimana setelah koleksi dikembalikan maka status koleksi akan diubah menjadi check in.
anggota perpustakaan. Anggota
Pepustakaan, Non Anggota Pepustakaan
Judul, kata kunci judul, subjek, nama pengarang, kata kunci pengarang.
Pencarian Koleksi
Use Case diagram Current System (Gambar 2.1)
Non Anggota Perpustakaan Pengembalian Koleksi
Pencarian Koleksi Lihat Data Peminjaman Pribadi
Peminjaman Koleksi
Anggota Perpustakaan
Backup Data Tambah User
Hapus User
Sy s Admin
Login
Periksa Denda Menambah Koleksi
Update koleksi
Tambah Anggota
2.1.2 Data Model
Data model yang dijelaskan di sini merupakan data model yang didapat dari pengamatan sistem yang telah ada serta hasil wawancara dengan pengurus perpustakaan. Data model ini tidak disusun berdasarkan keadaan sesungguhnya dari sistem yang lama. Sistem yang lama tidak memiliki dokumentasi yang lengkap mengenai struktur data sistem. Hal ini disebabkan antara lain karena sistem ini merupakan proprietary system dan pihak pengembang tidak memiliki akses kepada struktur atau model data dari sistem yang telah ada. Berikut ini diagram ER (Gambar. 2.2)
Berdasarkan analisa, sistem yang ada sekarang memiliki beberapa entity. Berikut ini daftar entity yang ada beserta dengan penjelasannya
JUDUL_BUKU, entity ini menyimpan informasi mengenai koleksi buku
yang terdapat pada perpustakaan. Atribut yang terdapat pada judul antara lain:
Record, nomor judul buku
Book_Racks, lokasi rak dimana judul buku disimpan.
Author, nama pengarang utama judul buku
Add_Author, nama pengarang lainnya
Title, judul dari buku
Publisher, penerbit dari judul buku
Description, deskripsi dari judul buku (jumlah halaman, ukuran buku,
dan sebagainya)
Subject, topik dari judul buku
ISBN, nomor ISBN
LCCN, nomor LCCN
LOCATION, lokasi buku (universitas)
BUKU, entity yang merepresentasikan satu buah buku (untuk satu buah
judul terdapat beberapa buku). Atribut yang terdapat untuk buku ini antara lain:
ID, nomor identifikasi buku
Barcode, nomor barcode untuk mengidentifikasi buku
Status, status buku
Due_date, tanggal dari batas akhir pengembalian buku
PATRON, merepresentasikan anggota perpustakaan. Atribut yang ada
antara lain:
Name, nama anggota
Street, nama jalan dari alamat anggota
City, nama kota dari alamat anggota
State, nama negara bagian dari alamat anggota
Phone, nomor telepon dari anggota
Barcode, nomor barcode anggota
PEMINJAMAN, merepresentasikan transaksi peminjaman
Date, tanggal dari peminjaman buku
Due_date, tanggal dari batas akhir pengembalian buku
Balance, total denda yang harus dibayar akibat dari keterlambatan
Status, status peminjaman
2.2 Problem and Opportunity Analysis
Cause & Effect Analysis ini didapat dari analisa terhadap sistem yang lama serta diskusi dan wawancara antara pengembang (system analysis), anggota dan pengurus perpustakaan.
Project:
Sistem Perpustakaan Fasilkom UI
Project Manager:David
Created by: Kelompok 12 Last Updated by: Kelompok 12 Date Created: 15 Maret 2004 Date Last Updated: 24 Maret 2004
CAUSE AND EFFECT ANALYSIS
Problem or Opportunity Causes and Effects 1. Pengguna sistem kesulitan dalam
berinteraksi dengan sistem. 1. mengakibatkan pengguna tidak dapatInterface yang masih berbasis teks memanfaatkan sistem yang ada secara maksimal.
anggota yang tersimpan pada sistem kurang
aktual dan akurat. lainnya seperti data anggota) sering tidaktercatat dalam sistem. Akibatnya data harus dimasukkan berulang-ulang ke dalam sistem.
2. Status buku dapat dinyatakan hilang oleh sistem setelah tidak dikembalikan dalam jangka waktu tertentu, akibatnya buku yang masih berada di tangan peminjam dinyatakan hilang.
3. Keterbatasan dalam mengakses sistem. 1. Sistem tidak dapat diakses dari luar perpustakaan. Anggota perpustakaan harus menuju perpustakaan jika ingin mencari buku.
2. Sistem (client) yang tersedia di perpustakaan sangat terbatas. Anggota perpustakaan harus menunggu untuk dapat menggunakan sistem.
4. Pengurus perpustakaan mengalami kesulitan dalam memperoleh laporan peminjaman.
1. Sistem yang dapat memberikan laporan mengenai data peminjaman belum terintegrasi. Pengurus perpustakaan harus memindahkan data antara dua sistem secara manual.
5. Anggota perpustakaan mengalami kesulitan dalam mencari koleksi perpustakaan selain buku (seperti CD, jurnal dan majalah).
1. Sistem pencatatan koleksi perpustakaan selain buku (seperti CD, jurnal dan majalah) belum terintegrasi.
6. Menyediakan informasi yang lengkap
mengenai buku, CD, jurnal dan sebagainya. 1. dapat menyediakan informasi mengenaiSistem perpustakaan yang sekarang tidak koleksi perpustakaan seperti review, sampul buku, statistik peminjaman dan lain sebagainya. Calon peminjam kesulitan dalam menemukan informasi lengkap mengenai koleksi perpustakaan.
7. Menyediakan informasi penjualan buku. 1. Sistem perpustakaan yang sekarang tidak menangani penjualan buku (penjualan buku dilakukan secara manual). Anggota perpustakaan tidak mendapatkan informasi mengenai buku yang dijual dan tidak dapat mengajukan permohonan pembelian.
8. Rekomendasi buku oleh dosen. 1. Rekomendasi buku oleh dosen masih dilakukan secara manual sehingga proses rekomendasi buku tidak berjalan dengan efektif.
9. Pengembangan sistem pencarian berdasarkan kategori (jurnal, tesis, CD, dan sebagainya) dan topik (rekayasa perangkat
lunak, komputasi ilmiah, manajemen dan
sebagainya). Hal ini menyebabkan anggotaperpustakaan maupun pengunjung tidak dapat melihat seluruh koleksi perpustakaan.
10. Pengembangan sistem peminjaman koleksi perpustakaan dengan menyediakan fasilitas
booking.
1. Anggota
perpustakaan dapat mendaftarkan
(mem-booking) buku yang ingin dipinjam bila buku tersebut masih dipinjam oleh anggota perpustakaan yang lain. Proses booking
masih dilakukan secara manual dan status
booking untuk buku belum ditangani oleh sistem yang lama.
11. Mengembangkan sistem untuk menangani masalah keterlambatan pengembalian koleksi perpustakaan.
1. Untuk mengurangi tingkat keterlambatan dan jangka waktu keterlambatan dalam pengembalian buku diperlukan suatu mekanisme. Dengan mekanisme ini, sistem dapat memberitahu anggota perpustakaan mengenai buku yang lupa dikembalikan oleh peminjam pada saat jangka waktu peminjaman telah habis.
12. Pengembangan sistem pencatatan
textbook yang dipakai dalam kegiatan kuliah.
1. Anggota perpustakaan yang merupakan mahasiswa Fasilkom UI memiliki kebutuhan dalam meminjam buku yang dipakai sebagai textbook dalam kegiatan kuliah. Untuk meningkatkan pelayanan maka dapat disediakan fasilitas bagi mahasiswa untuk mengetahui informasi buku textbook yang dipakai untuk kuliah tertentu
Brief Statement of Problems, Opportunities, or
1. Pengguna sistem kesulitan dalam berinteraksi dengan sistem.
ASAP Tinggi 1
2. Data koleksi perpustakaan dan data anggota yang tersimpan pada sistem kurang aktual dan akurat.
ASAP Menengah 2
3. Keterbatasan dalam mengakses sistem. ASAP Tinggi 1 4. Pengurus perpustakaan mengalami kesulitan
dalam memperoleh laporan peminjaman.
ASAP Tinggi 1
5. Anggota perpustakaan mengalami kesulitan dalam mencari koleksi perpustakaan selain buku (seperti CD, jurnal dan majalah).
ASAP Tinggi 1
6. Menyediakan informasi yang lengkap mengenai
buku, CD, jurnal dan sebagainya. ASAP Tinggi 1 7. Menyediakan informasi penjualan dan permohonan
pembelian buku.
ASAP Menengah 2
8. Rekomendasi buku oleh dosen. 1 bulan Rendah 3 9. Pengembangan sistem pencarian berdasarkan
kategori (jurnal, tesis, CD, dan sebagainya) dan topik (rekayasa perangkat lunak, komputasi ilmiah, manajemen dan sebagainya).
3 bulan Tinggi 1
10.Pengembangan sistem peminjaman koleksi perpustakaan dengan menyediakan fasilitas
booking.
3 bulan Tinggi 1
11. Mengembangkan sistem untuk menangani masalah keterlambatan pengembalian koleksi perpustakaan.
2 bulan Tinggi 1
12.Pengembangan sistem pencatatan textbook yang dipakai dalam kegiatan kuliah.
3 bulan Menengah 2
2.3 Problems,Opportunities and Directives Priority Matrix
PROJECT:
Sistem Perpustakaan Fasilkom UI
PROJECT MANAGER: David
CREATED BY: Kelompok 12 LAST UPDATE BY: Kelompok 12 DATE CREATED: 20 Maret 2004 LAST UPDATE : 24 Maret 2004
Berdasarkan keadaan sistem yang ada, ruang lingkup, permasalahan dan
opportunity dapat dikembangkan tujuan dari pengembangan sistem (system
improvement objective). Tujuan dari tahap ini adalah untuk memberikan
kriteria tertentu yang dapat diukur sebagai hasil dari pengembangan sistem dan untuk mengidentifikasikan hambatan atau constraint yang membatasi pencapaian dari pengembangan sistem.
PROJECT:
Sistem Perpustakaan Fasilkom UI
PROJECT MANAGER: David
CREATED BY: Kelompok 12 LAST UPDATE BY: Kelompok 12 DATE CREATED: 20 Maret 2004 LAST UPDATE : 24 Maret 2004
SYSTEM IMPROVEMENT OBJECTIVES
System Objective System Constraint 1. Menggunakan interface yang berbasis
grafik.
2. Data yang dimasukkan ke dalam sistem harus segera ter-update.
3. Sistem dapat diakses tidak hanya melalui perpustakaan.
4. Jumlah anggota perpustakaan yang dapat mengakses sistem dalam satu waktu ditingkatkan dari maksimal 4 anggota menjadi maksimal 500 anggota.
5. Mengintegrasikan sistem untuk membuat laporan peminjaman dan sistem koleksi perpustakaan.
6. Mengintegrasikan sistem pencarian CD, jurnal, buku dan sebagainya menjadi satu sistem koleksi perpustakaan,
7. Menyediakan fasilitas bagi anggota perpustakaan yang ingin membeli buku. 8. Mengurangi waktu yang diperlukan
oleh pengurus perpustakaan dalam memproses rekomendasi buku dari dosen
1. Terbatasnya anggaran yang tersedia untuk pengembangan sistem.
2. Terbatasnya waktu yang tersedia untuk menyelesaikan pengembangan sistem.
sebanyak 50%.
9. Anggota perpustakaan dapat melihat seluruh koleksi perpustakaan yang ada. 10. Menghilangkan proses manual dalam
booking.
11. Mengurangi rata-rata jangka waktu keterlambatan dalam pengembalian buku sebanyak 30%.
12. Mengurangi waktu yang dibutuhkan anggota perpustakaan dalam mencari koleksi perpustakaan khususnya textbook
BAB 3
REQUIREMENT ANALYSIS
3.1 Define Requirements
Pada fase ini kami melakukan analisa requirements yang dimulai dengan mengidentifikasi requirements. Requirements tersebut kami kelompokkan menjadi functional dan nonfunctional requirements. Functional requirements
mencakup fungsi-fungsi atau layanan-layanan yang harus disediakan oleh sistem. Nonfunctional requirements adalah hal-hal atau fitur-fitur lain (bukan fungsi atau layanan) untuk menunjang fungsionalitas dan utilitas sistem.
3.1.1 Process Model New System
Dalam sistem ini ada 4 jenis pengguna yaitu :
Administrator sistem (System admin)
Administrator sistem merupakan aktor yang bertugas untuk menjaga agar sistem menjalankan semua fungsinya dengan baik. Yang termasuk dalam administrator sistem adalah orang-orang yang diberi wewenang oleh system owner untuk melakukan maintenance terhadap sistem.
Pustakawan
Yang termasuk kedalam pustakawan adalah para pengurus administrasi perpustakaan. Pustakawan menggunakan sistem untuk mengontrol keluar masuknya koleksi perpustakaan.
Anggota perpustakaan
Anggota perpustakaan terdiri dari mahasiswa, dosen dan para pengguna jasa perpustakaan lainnya yang sudah terdaftar. Anggota perpustakaan dapat melakukan peminjaman terhadap koleksi perpustakaan.
Non anggota perpustakaan
Salah satu contohnya adalah mahasiswa fakultas lain. Non anggota hanya dapat melihat dan mencari informasi koleksi perpustakaan. Peminjaman koleksi perpustakaan hanya dapat dilakukan apabila non anggota perpustakaan tidak membawa koleksi perpustakaan yang dipinjam keluar dari ruang perpustakaan.
Fungsi-fungsi yang disediakan :
Login
Fungsi untuk melakukan validasi pengguna sistem guna menentukan fungsi apa saja yang dapat dilakukan dan fungsi apa saja yang tidak boleh dilakukan oleh pengguna. Hal ini dilakukan demi keamanan sistem. Fungsi ini dilakukan oleh semua pengguna sistem kecuali non anggota perpustakaan.
Tambah koleksi
Fungsi untuk melakukan penambahan data koleksi perpustakaan. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh pustakawan.
Update data koleksi
Fungsi untuk melakukan perubahan data koleksi perpustakaan. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh pustakawan.
Peminjaman dan pengembalian koleksi
Fungsi untuk melakukan proses peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini, tetapi kami akan melakukan penambahan pada sistem berupa penanganan keterlambatan pengembalian (denda). Besarnya denda akan di-generate oleh sistem secara otomatis. Setelah 1 bulan, bila koleksi perpustakaan tidak juga dikembalikan maka sistem akan mengirimkan e-mail kepada anggota perpustakaan yang meminjam koleksi tersebut. Selain itu sistem juga menyediakan proses booking
Tambah anggota
Fungsi untuk melakukan penambahan anggota perpustakaan. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh pustakawan.
Hapus anggota
Fungsi untuk melakukan penghapusan anggota perpustakaan. Penghapusan anggota dilakukan apabila masa berlaku keanggotaan sudah habis atau anggota perpustakaan sudah tidak berada di Fasilkom lagi. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh pustakawan.
Update data anggota
Fungsi untuk melakukan perubahan data anggota perpustakaan. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh pustakawan.
Pembuatan laporan peminjaman
Fungsi untuk membuat laporan peminjaman koleksi perpustakaan. Laporan dibuat setiap bulan dan di-generate oleh sistem. Fungsi ini merupakan fungsi baru (belum terdapat dalam sistem lama). Fungsi ini dilakukan oleh pustakawan.
Penyediaan informasi penjualan buku
Fungsi untuk menyediakan informasi buku-buku yang dijual. Fungsi ini merupakan fungsi baru (belum terdapat dalam sistem lama). Fungsi ini dilakukan oleh pustakawan.
Pencatatan rekomendasi buku
Fungsi untuk mencatat informasi buku yang direkomendasikan oleh dosen. Fungsi ini merupakan fungsi baru (belum terdapat dalam sistem lama). Fungsi ini dilakukan oleh pustakawan.
Backup data
(belum terdapat dalam sistem lama). Fungsi ini dilakukan oleh administrator sistem.
Tambah pustakawan
Fungsi untuk melakukan penambahan data pustakawan. Hal ini dilakukan apabila perpustakaan memiliki pustakawan baru. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh administrator sistem.
Hapus pustakawan
Fungsi untuk melakukan penghapusan data pustakawan. Hal ini dilakukan apabila pustakawan yang dihapus datanya tersebut sudah tidak bekerja di perpustakaan Fasilkom lagi. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh administrator sistem
Update data pustakawan
Fungsi untuk melakukan perubahan data pustakawan. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh administrator sistem
Lihat data peminjaman
Fungsi untuk melihat history koleksi perpustakaan yang pernah dipinjam oleh anggota perpustakaan yang bersangkutan. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini. Fungsi ini dilakukan oleh anggota perpustakaan.
Pencarian koleksi
Fungsi untuk mencari informasi koleksi perpustakaan. Sistem yang lama sudah mengimplementasikan fungsi ini tetapi akan ditambahkan dengan pencarian berdasarkan kategori-kategori sehingga memudahkan pengguna sistem. Fungsi ini akan ditambah dengan informasi textbook
yang digunakan dalam perkuliahan sehingga mahasiswa dapat mengetahui buku-buku yang akan dipakai. Fungsi ini dilakukan oleh anggota perpustakaan maupun non anggota perpustakaan.
Non Anggota Perpustakaan Li hat Data Peminj aman
Pencari an Koleksi
Pemi njam an dan pengembali an Kol eksi
Pembuatan Laporan peminj aman <<extend>>
3.1.2 Data Model
Pemodelan data yang dilakukan bertujuan untuk menggambarkan business
requirement untuk basis data. Pemodelan data requirement ini akan dilakukan
dengan entity-relationship diagram. Kebutuhan data ini didapat dari hasil analisa permasalahan dan hasil analisa kebutuhan.
Dari hasil requirement analysis dapat diketahui bahwa data yang dibutuhkan terdiri dari data anggota perpustakaan dan data koleksi perpustakaan. Setiap anggota perpustakaan dapat meminjam dan memesan koleksi perpustakaan. Data peminjaman ini harus dicatat dan disimpan dalam sistem.
Koleksi perpustakaan yang ada dibagi menjadi tiga yaitu buku, perangkat lunak, dan jurnal. Setiap koleksi perpustakaan memiliki subyek yang berhubungan dengan isi dari koleksi tersebut. Selain itu, dari hasil
requirement analysis juga diketahui bahwa dibutuhkannya penyimpanan data
Keterangan ERD
Berikut ini daftar entity dan atribut beserta penjelasannya:
PENGARANG, entity yang merepresentasikan pengarang buku. Atribut yang terdapat pada entity ini antara lain adalah:
ID_Pengarang, nomor identifikasi pengarang
Nama, nama pengarang
SUBYEK, merepresentasikan topik dari koleksi perpustakaan
ID_Subyek, nomor identifikasi topik
Subyek, subyek yang bersangkutan
JUDUL_BUKU, entity ini menyimpan informasi mengenai koleksi buku yang terdapat pada perpustakaan. Atribut yang terdapat pada judul antara lain:
ID_Judul, nomor identifikasi judul koleksi buku
Rak, nomor lokasi rak dimana judul buku disimpan.
Penerbit, penerbit dari judul buku
Deskripsi, deskripsi dari judul buku (jumlah halaman, ukuran buku, dan sebagainya)
Review, berisi informasi mengenai isi dari buku
Sampul, gambar dari judul koleksi buku yang berkaitan.
BUKU, entity yang merepresentasikan satu buah buku (untuk satu buah judul buku terdapat beberapa buku). Atribut yang terdapat untuk buku ini antara lain:
ID_Buku, nomor identifikasi buku
Barcode, nomor barcode untuk mengidentifikasi buku
Status, status peminjaman dari buku
Date, tanggal dari peminjaman buku
Due_Date, tanggal dari batas akhir pengembalian buku
JURNAL, merepresentasikan jurnal yang berada pada koleksi perpustakaan
ID_Jurnal, nomor identifikasi jurnal
Penerbit, penerbit jurnal
Volume, volume jurnal
Nomor, nomor jurnal
Status, status peminjaman dari jurnal
Date, tanggal dari peminjaman jurnal
Due_Date, tanggal dari batas akhir pengembalian jurnal
ARTIKEL_JURNAL, merepresentasikan artikel dalam jurnal
ID_Artikel, nomor identifikasi artikel
Judul, judul article
Abstrak, abstrak dari artikel dalam jurnal
MAJALAH
ID_Majalah, nomor identifikasi majalah
Tahun, tahun penerbitan
Nomor, nomor edisi majalah
Review, informasi isi dari majalah
SOFTWARE,
ID_Software, nomor identifikasi software
Nama, nama software
Vendor, vendor untuk software
Deskripsi, deskripsi mengenai software
CD, entity yang merepresentasikan satu buah CD (untuk satu buah software terdapat beberapa CD). Atribut yang terdapat untuk CD ini antara lain:
ID_CD, nomor identifikasi buku
Barcode, nomor barcode untuk mengidentifikasi buku
Status, status peminjaman dari CD
Date, tanggal dari peminjaman CD
Due_Date, tanggal dari batas akhir pengembalian CD
USER, merepresentasikan pengurus perpustakaan (untuk autentifikasi)
ID_User, nomor identifikasi pengurus perpustakaan
Nama, nama pengurus perpustakaan
Password, password untuk masuk ke dalam sistem
ID_Anggota, nomor identifikasi anggota
Barcode, nomor barcode anggota
Nama, nama anggota
Password, password anggota
Jalan, nama jalan dari alamat anggota
Kota, nama kota dari alamat anggota
Kodepos, nomor kode pos dari alamat anggota
Telepon, nomor telepon dari anggota
Email, alamat email dari anggota
Pekerjaan, untuk membedakan mahasiswa dan dosen
PEMINJAMAN
ID_Peminjaman, nomor identifikasi transaksi peminjaman
Date, tanggal terjadinya transaksi
Due_date, tanggal dari batas akhir peminjaman
Status, status dari transaksi peminjaman
Denda, besarnya denda akibat keterlambatan dalam pengembalian
REKOMENDASI, untuk menyimpan informasi buku yang direkomendasikan oleh dosen
ID_Rekomendasi, nomor identifikasi buku yang dijual
Judul, judul buku yang direkomendasikan
Penerbit, penerbit dari buku yang direkomendasikan
Pengarang, pengarang dari buku yang direkomendasikan
TEXTBOOK merepresentasikan kebutuhan akan informasi
textbook,
ID_Textbook, nomor identifikasi textbook
Dosen, nama dosen pengajar
Semester, semester kuliah diselenggarakan
Tahun, tahun ajaran
DAFTAR_JUAL, merepresentasikan daftar buku yang dapat dibeli melalui perpustakaan
Judul, judul buku yang dijual
Penerbit, penerbit dari judul buku
Deskripsi, deskripsi dari judul buku (jumlah halaman, ukuran buku, dan sebagainya)
Review, berisi informasi mengenai isi dari buku
Sampul, gambar dari judul koleksi buku yang berkaitan.
KULIAH, merepresentasikan kuliah
ID_Kuliah,
Nama, nama mata kuliah
Berikut ini adalah penjelasan mengenai relasi yang pada ERD:
Mencatat; entity peminjaman mencatat data koleksi
perpustakaan yang bersangkutan
Mengarang; pengarang mengarang buku atau jurnal
Mengelompokkan; jurnal, buku dan software; setiap koleksi
perpustakaan memiliki beberapa subyek yang berhubungan dengan topik pada koleksi tersebut.
Memiliki; setiap jurnal, buku dan software terdiri dari beberapa item seperti yang dijelaskan pada entity di atas
Melakukan; anggota perpustakaan dapat melakukan
peminjaman
Memesan; setiap anggota perpustakaan dapat memesan buku
yang telah dipinjam oleh anggota perpustakaan yang lain
Menggunakan dan dicatat; setiap mata kuliah pada tahun ajaran
3.2 Analyze Requirements
Tujuan utama dari fase ini adalah untuk mengidentifikasi dan memodelkan kebutuhan stakeholder. Daftar requirement ini didapat dari hasil fase analisa permasalahan ketika diidentifikasinya system improvement objective.
PROJECT:
Sistem Perpustakaan Fasilkom UI PROJECT MANAGER: David CREATED BY: Kelompok 12 LAST UPDATE BY: Kelompok 12 DATE CREATED: 20 Maret 2004 LAST UPDATE : 24 Maret 2004
Functional Requirements Non Functional Requirements
1. Otentifikasi pengguna sistem (system login).
1. Sistem mudah dipelajari dan digunakan.
2. Penambahan dan pengubahan informasi
koleksi perpustakaan. 2. mengurangi human error.Interface yang user-friendly untuk 1. Penambahan, pengubahan serta
penghapusan data anggota perpustakaan. 3. Dibuat dengan biaya yang tidak melebihi anggaran yang sudah disepakati.
2. Penambahan, pengubahan serta
penghapusan data pengurus perpustakaan. 4. Mempunyai yang berkesinambungan.maintenance service 3. Peminjaman koleksi perpustakaan. 5. Sistem yang baru mempunyai
data-data yang aktual dan akurat. 4. Pengembalian koleksi perpustakaan yang
dipinjam.
5. Pencarian koleksi perpustakaan.
6. Pembuatan laporan peminjaman dan pembelian buku,
7. Pemeriksaan keterlambatan dan penghitungan denda.
8. Melihat data yang berkaitan dengan anggota perpustakaan seperti data pribadi, peminjaman, dan sebagainya.
9. Back-up data.
11. Pencatatan rekomendasi buku dari dosen. 12. Pencarian koleksi perpustakaan
berdasarkan kategori (jurnal, tesis, CD, dan sebagainya) dan topik (rekayasa perangkat lunak, komputasi ilmiah, manajemen dan sebagainya).
13. Penyediaan fasilitas booking.
14. Pencatatan dan penyediaan informasi
BAB 4
DECISION ANALYSIS
Pada bab ini langkah-langkah yang akan dilakukan adalah identifikasi kandidat solusi, analisa kandidat solusi tersebut serta merekomendasikan solusi yang nantinya akan didesain, dibangun serta diimplementasikan.
Kandidat-kandidat solusi ditemukan berdasarkan hasil dari bab sebelumnya yaitu problems analysis, opportunities, constraints dan objectives. Analisis terhadap kandidat-kandidat solusi menggunakan candidate systems matrix.
4.1 Identifying Solution Candidates
Kedua kandidat solusi yang diberikan pada dasarnya bertujuan untuk membangun sistem informasi guna memenuhi kebutuhan-kebutuhan
(requirements) Perpustakaan Fasilkom UI dalam menjalankan fungsinya.
Kandidat Solusi 1:
Membuat suatu sistem informasi yang berjalan pada suatu LAN namun tidak berbasis web, sehingga akses ke perpustakaan Fasilkom UI hanya dapat dilakukan dari jaringan lokal sekitar Fasilkom UI yang terhubung ke server di perpustakaan Fasilkom UI.
Kandidat Solusi 2:
Tabel Candidate Systems Matrix
Characteristics
Candidate 1 Candidate 2Portion of System Computerized
Membangun suatu sistem informasi yang akan digunakan perpustakaan Fasilkom UI untuk
mengatur serta
mengorganisasikan proses pencarian, peminjaman dan pengembalian koleksi perpustakaan, proses penjualan buku serta fasilitas lain yang mendukung aktivitas perpustakaan.
Sama seperti candidate 1.
Benefits Semua kebutuhan
perpustakaan Fasilkom UI terpenuhi serta data-data koleksi perpustakaan dan anggota perpustakan dapat lebih teroganisir guna mengurangi
redudancy data. Pekerjaan
pengurus perpustakaan juga dapat terselesaikan dengan lebih cepat, mudah dan lancar.
Sama seperti candidate 1 namun dengan
tambahan kelebihan yaitu, sistem informasi perpustakaan Fasilkom UI dapat diakses dari mana saja selama terdapat komputer yang terhubung ke jaringan Internet.
dengan OS Windows 2000 server.
- Spesifikasi klien
(workstations):
Komputer dengan prosesor PII, RAM 128 MB, 10 GB Hardisk, dengan OS Windows 2000 Proffesional.
Sama seperti candidate 1.
Software Tools Needed
MySQL 3.23.39 sebagai
database.
-MS Visual Basic 6.0 sebagai interface ke
-MySQL 3.23.39 sebagai database. -PHP 4.0.4 sebagai
database dan user. -Internet Explorer 5.0 sebagai browser
(interface ke user).
Application Software Custom solution. Sama seperti candidate 1.
Method of Data
Processing
Client/Server
Client/Serverbased sertaweb-Output Devices and
Implications
Printer
Sama seperti candidate 1.
Input Devices and Implications
Keyboard, mouse, barcode scanner
Sama seperti candidate 1.
Storage Devices and Implications
MySQL server DBMS dengan kapasitas 40 GB
4.2 Comparing Solution Candidates
Tabel Feasibility Analyze Matrix
Feasibility Criteria Wt. Candidate 1 Candidate 2
Operational Feasibility
25% Sistem yang akan dibangun hanya dapat digunakan oleh suatu LAN. Tampilan sistem tidak sebaik sistem online.
Score : 80
Sistem yang akan dibangun dapat dikembangkan
sehingga sistem dapat diakses secara online. Anggota perpustakaan Internet cukup dengan menggunakan web
browser. Selain itu,
tampilan dari sistem
online dapat lebih
bagus tampilannya serta user friendly.
Score : 95
Technical Feasibility 25% MS Visual Basic 6.0 cukup dikenal karena kehandalannya serta memiliki tampilan yang cukup user friendly. Mencari programmer
MS Visual Basic 6.0 cukup mudah dengan biaya yang relatif tidak mahal dibandingkan dengan programmer
PHP 4.0.4
Score : 85
PHP 4.0.4 merupakan bahasa pemrograman yang dapat diandalkan dalam pembuatan sistem informasi
web-based ini. PHP 4.0.4
dapat diperoleh gratis. Perlu training khusus bagi programmer PHP.
Score : 80 Economic
Feasibility Cost to develop :
30%
Rp. 25.000.000,00
Score : 85
Rp. 30.000.000,00
Score : 80
Schedule Feasibility 20% 6 – 7 bulan.
Score : 80
4 – 6 bulan.
Ranking 100% 82,75 85,75
Bobot dari operational feasibility, technical feasibility, economic
feasibility, serta schedule feasibility ditentukan dari hasil observasi serta
analisa yang dilakukan oleh system analyst berdasarkan masukan dari system designer, system builder dalam hal technical feasibility. Tabel di atas memperlihatkan perbandingan antara kandidat 1 dengan kandidat 2 secara langsung serta diberikan pula ranking dari tiap kandidat guna memberikan gambaran atau kesimpulan mengenai kelayakan kandidat yang bersangkutan
4.3 Recommended Solution
