A. Pentingnya Pengadaan Sumber Daya Manusia
Pengadaan (procurement) adalah fungsi operasional pertama MSDM. Pengadaan karyawan merupakan masalah penting, sulit, dan kompleks karena untuk mendapatkan dan menempatkan orang-orang yang kompeten, serasi, serta efektif tidaklah semudah membeli dan menempatkan mesin. Dapat kita simpulkan bahwa pengadaan adalah upaya proses untuk memperoleh jumlah dan jenis tenaga kerja yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tenaga kerja yang dibutuhkan guna mencapai tujuan organisasi. Proses ini dimulai ketika para pelamar dicari dan berakhir ketika lamaran-lamaran mereka diserahkan atau dikumpulkan. Tujuan pengadaan adalah Menerima pelamar sebanyak-banyaknya sesuai dengan kualifikasi kebutuhan perusahaan dari berbagai sumber, sehingga memungkinkan akan terjaring calon karyawan dengan kualitas tertinggi dari yang terbaik.
Karyawan adalah aset utama perusahaan yang menjadi perencana dan pelaku aktif dari setiap aktivitas organisasi. Mereka mempunyai pemikiran, perasaan keinginan, status, dan latar belakang pendidika, usia dan jenis kelamin yang heterogen yang dibawa kedalam organisasi perusahaan.
Karyawan yang cakap, mampu dan terampil, belum menjamin produktivitas kerja yang baik, kalau moral kerja dan kedisiplinannya rendah. Tetapi mereka baru bermanfaat dan mendukung terwujudnya tujuan perusahaan jika mereka berkeinginan tinggi untuk berprestasi.
Karyawan yang kurang mampu, kurang cakap, dan tidak terampil mengakibatkan pekerjaan tidak selesai tepat pada waktunya. Pengadaan karyawan harus didasarkan pada prinsip apa baru siapa. Pengadaan karyawan berdasarkan siapa kemudian baru apa, maka akan menimbulkan mismanajemen dan penempatannya. Perekrutan calaon karyawan hendaknya dilakukan dengan baik, agar karyawan yang diterima sesuai dengan kebutuhan pekerjaann yang akan dilakukan.
Analisis Pekerjaan 1. Analisis pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah informasi tertulis mengenai pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan dalam suatu perusahaan agar tujuan tercapai.
2. Langkah-langkah Analisis Pekerjaan
Proses dalam menganalisis pekerjaan melalui langkah-langkah sebagai berikut: a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang.
c. Menyeleksi muakal (orang yang akan di serahi) jabatan yang akan dianalisis. d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan. f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan.
. Penggunaan Informasi Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan selain menghasilkan job description, job specification, dan job evaluation juga berguna untuk hal-hal berikut:
a. Perekrutan dan Seleksi (Recruitment and Selection) Analisis pekerjaan memberikan informasi tentang uraian pekerjaan dan syarat-syarat karyawan yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan.
b. Kompensasi (compensation) Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas tentang latar belakang (pendidikan, usia, pengalaman, dan lain-lain) orang yang akan menduduki jabatan itu, sehingga perusahaan dapat menentukan gajinya.
c. Evaluasi Jabatan Informasi analisis pekerjaan memberikan pemahaman yang jelas mengenai berat/ringannya pekerjaan, besar/kecilnya resiko yang dihadapi pekerja, sulit/mudahnya mendapatkan personil.
d. Penilaian Prestasi Kerja (Performance Appraisal) Penilaian prestasi kerja merupakan upaya membandingkan prestasi aktual pegawai dengan prestasi kerja yang diharapkan darinya.
e. Latihan (Training) Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk merangsang program latihan dan pengembangan.
f. Promosi dan Pemindahan Informasi analisis pekerjaan akan digunakan untuk membantu menentukan promosi ataupun pemindahan karyawan.
g. Organisasi Informasi jabatan yang diperoleh dari analisis pekerjaan seringkali memberikan petunjuk bahwa organisasi yang ada perlu diperbaiki.
h. Pemerkayaan Pekerjaan (Job Enrichm) Informasi analisis pekerjaan dapat dipergunakan untuk memperkaya pekerjaan pada suatu jabatan tertentu.
i. Penyederhanaan Pekerjaan (Work Simplificat Informasi analisis pekerjaan digunakan uga untuk penyederhanaan atau spesialisasi pekerjaan.
j. Penempatan (Placement) Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk menempatkan para karyawan pada pekerjaan-pekerjaan yang sesuai dengan keterampilannya agar mereka bekerja secara efektif.
k. Peramalan dan Perekrutan Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk peramalan dan perekutan tenaga kerja yang akan dibutuhkan perusahaan.
l. Orientasi dan Induksi Informasi analisis pekerjaan digunakan untuk orientasi dan induksi bagi karyawan baru mengenai sejarah perusahaan, hak dan kewajibannya, menginduksi dan lainnya.
Uraian Pekerjaan
Uraian pekerjaan adalah informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan, dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi.
Uraian pekerjaan harus jelas dan presepsinya mudah dipahami,serta menguraikan hal-hal berikut.
2. Hubungan tugas dan tanggung jawab, yakni perimcian tugas dan tanggung jawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui.
3. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus diccapai oleh setiap pejabat harus jelas.
4. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin, dan bahan baku yang akan dipergunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
5. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktifitas utamanya.
6. Penjelasan tentang jabatan dari nama sipetugas dipromosikan dan kejabatan mana si petugas akan dipromosikan.
Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan adalah uraian persyaratan kualitas minimum orang yang bisa diterima agar dapatmenjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten. Pada umumnya spesifikasi pekerjaan memuat ringkasan pekerjaan yang jelas dan kualitas definitif yang dibutuhkan dari pemangku jabatan itu.
Spesifikasi pekerjaan memberikan uraian informasi mengenai hal-hal berikut: 1. Tingkat pendidikan pekerja.
2. Jenis kelamin pekerja. 3. Keadaan fisik pekerja.
4. pengetahuan dan kecakapan pekerja. 5. Batas umur pekerja.
6. Nikah atau belum. 7. Minat pekerja.
8. Emosi dan temperamen pekerja. 9. Pengalaman pekerja.
Evaluasi Pekerjaan
Evaluasi pekerjaan (job evaluation) adlah menilai berat atau ringan, mudah atau sukar, besar atau kecil risiko pekerjaan dan memberikan nama, ranking (peringkat, serta harga atau gaji suatu jabatan. Jika pekerjaan berat, sukar, beresiko besar, dan ranking jabatan semakin tinggi maka harga atau gaji semakin besar, tetapi sebaliknya apabila pekerjaan tersebut rendah, maka harga atau gaji jabatannya semakin kecil.
Pemberian nama jabatan yang tepat memberikan kebanggaan dan status bagi pejabat tersebut. Karena ego manusia yang mengharapkan status.
Penyederhanaan Pekerjaan
Prinsip penyederhanaan pekerjaan ialah agar pemborosan dalam rangka melaksanakan harus dapat ditiadakan dengan jalan menerapkan penyederhanaan-penyederhanaan pekerjaan secara mantap, menekankan usaha membuat setiap komponen pekerjaan menjadi produktif melalui jalan penerapan akal sehat yang terutama dibantu oleh partisipasi pengetahuan para pekerja. Penyederhanaan pekerjaan terjadi karena spesialis yang lebih mendetail diterapkan dalam perusahaan tersebut.
Simplifikasi pekerjaan ini mengakibatkan hal-hal berikut: 1. Struktur oorganisasi perusahaan semakin melebar.
2. Pekerjaan-pekerjaan bisa menjadi terlalu terspesialisasi, sehingga menimbulkan kebosanan yang pada gilirannya menyebabkan kesalahan-kesalahan atau permintaan keluar.
3. Pekerjaan semakin produktif sehingga keuntungan ekonomis dari spesialisasi akan diperoleh.
Pengayaan Pekerjaan
Pengayaan pekerjaan adalah perluasan pekerjaan dan tanggung jawab secara vertikal yang akan dikerjakan seseorang pejabat dalam jabatannya. Perluasan pekerjaan ini merupakan suatu perubahan yang direncankan (planned-change) pada berbagai kegiatan pekerjaan untuk memberikan variasi yang lebih besar pada seseorang karyawan yang memepunyai pengetahuan dan keterampilan lebih.
Persyaratan Pekerjaan
Persyaratan pekerjaan adalah persyaratan-persyaratan jabatan tenang keterapilan yang dikehendaki.
Misalnya: sopir mempunyai SIM B umum. Usia tidak lebih dari 45 tahun, jujur, penyabar, dan lain-lain.
Setelah diketahui uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan, evaluasi pekerjaan, persyaratan pekerjaan, dan lainnya maka barulah kita melakukan penarikan karyawan yang akan mengisi lowongan-lowongan yang kososng dalam perusahaan tersebut.
Seperti yang telah dijelaskan diatas, bahwa pengadaan (perekrutan) adalah proses penarikan, seleksi, penempatan, dan orientasi serta induksi dengan maksud untuk memperoleh karyawan yang kompeten sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Penarikan Tenaga Kerja
Penarikan tenaga kerja adalah usaha mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar lowongan pekerjaan yang ada dalamsuatu perusahaan.
Faktor – faktor yang mempengaruhi pelamar adalah sebagai berikut : a. Balas jasa yang diberikan
e. Metode penarikan f. Solidaritas perusahaan g. Peraturan perburuhan h. Penawaran tenaga kerja
Proses penarikan tenaga kerja yang baik adalah sebagai berikut : 1) Penentuan dasar penarikan
Dasar pemikiran penarikan berpedoman kepada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan untuk menduduki jabatan tersebut. Job specification harus diuraikan secara terperinci dan jelas agar para pelamar mengetahui kualifikasi yang ditentukan oleh lowongan kerja tersebut.
2) Penentuan sumber –sumber penarikan
Setelah diketahui spesifikasi pekerjaan karyawan yang dibutuhkan, harus ditentukan sumber-sumber penarikan calon karyawan. Sumber penarikan calon karyawan berasal dari internal dan eksternal perusahaan.
a. Sumber internal
Sumber internal adalah karyawan yang akan mengisi lowongan kerja yang lowongan diambil dan dalam perusahan tersebut, yakni dengan cara memutasiakn atau memindahkan karyawan yang memenuhi spesifikasi pekerjaan tersebut.Pemindahan keryawan bersifat vertikal (promosi ataupun domosi) maupun bersifat horizontal.
Proses perekrutan internal dapat menggunakan : 1. Basis data organisasional.
Keuntungan dari adanya basis data tersebut adalah bahwa mereka dapat dihubungkan dengan aktivitas-aktivitas SDM lainnya dan kesempatan internal untuk individu-individu dapat diidentifikasikan.
2. Pengumuman pekerjaan
Pengumuman pekerjaan adalah sebuah sistem dimana pemberian kerja menyediakan pemberitahuaan akan adanya lowongan pekerjaan dan calon keryawan merespon dengan melamar. Tujuan dari pengumuman pekerjaan adalah untuk menyediakan kesempatan bagi para karyawan untuk berpindah dalam organisasi.
3. Promosi dan transfer pekerjaan.
Organisasi memilih untuk mengisi lowongan melalui romosi atau transfer dari dalam jika dikemungkinkan. Kekurangna dari promosi dan trasfer adalah kinerja seseorang pada setu pekerjaan belum tentu dapat menjadi prediktor yang baik pada kinerja di pekerjaan yang lain.
Kebaikan-kebaikan sumber internal:
1. Meningkatkan moral kerja dan kedisiplinan karyawan
2. Perilaku dan loyalitas keryawan semakin besar terhadap kperusahaan 3. Biaya penarikan relatif kecil,
5. Orientasi dan induksi tidak diperlukan lagi 6. Kestabilan karyawan semakin baik.
Kelemahan-kelemahan sumber internal: 1. Menghambat masuknya ide
2. Kemungkinan terjadi promosi atau mutasi yang dipaksakan. 3. Kebutuhan akan program pengembangan manajemen 4. Persaingan politis untuk mendapat promosi
5. Kemungkinan menyebabkan turunnya semangat bagi mereka yang tidak dipromosikan.
b. Sumber eksternal
Sumber eksternal adalah karyawan yang akan mengisi jabatna yang lowong dilakukan penarikan dari sumber-sumber tenaga kerja di luar perusahaan.
Kebaikan-kebaikan sumber eksternal :
1. Membuka kesempatan bagi pelamar yang memenuhi syarat
2. Membuka kesempatan memperoleh karyawan yang terbaik dari yang terbaik 3. Membuka masuknya ide-ide baru
4. Dapat melakukan seleksi secara objektif.
5. Lebih mudah dan cepat daripada melatih profesional. Kelemahan-kelemahan sumber eksternal:
1. Pelamar tidak dikenal sehingga sulit mendapatkan informasi yang benar dari pelamar. 2. Tidak berpengalaman mengenai pekerjaan atau organisasi
3. Prestasi tenaga kerja yang ada bisa berubah 4. Dana besar
5. Membutuhkan jangka waktu yang panjang 6. Turnover cenderung meningkat
Sumber eksternal dapat dilakukan dengan beberapa cara, yaitu : 1. Walk-ins (lamaran yang masuk secara kebetulan)
Adalah dimana pelamar atau pencari kerja dimungkinkan atau diperbolehkan mendatangi perusahaan untuk menyampaikan keinginannya menjadi pegawai, dan write-in dilakukan melalui pengiriman surat lamaran.
2. Iklan (advertising)dapat digunakan apabila membutuhkan tenaga kerja dalam jumlah yang banyak.
3. Agen-agen penempatan tenaga kerja 4. Lembaga-lembaga pendidikan
5. Organisasi-organisasi karyawan (serikat buruh) 6. Leasing
9. Operasi-operasi militer 10. Open house
11. Asosiasi profesional
B. Metode Pengadaan Sumber Daya Manusia Ada beberapa metode dalam pengadaan SDM adalah:
1. Analisis User
Analisis ini merupakan salah satu cara melakukan analisa kebutuhan pelatihan SDM yang berfokus pada potensi insfrastruktur pelatihan serta peserta pelatihan yang akan terlibat didalamnya. Ada beberapa pertanyaan penting yang harus dijawab oleh analis jika ingin mempergunakan metode yang satu ini seperti siapa trainer yang akan melakukan pelatihan, tingkat jabatan calon peserta pelatihan, keahlian apa saja yang dibutuhkan oleh calon peserta pelatihan, gaya belajar seperti apa yang digemari oleh peserta pelatihan, dan lain sebagainya.
Jadi seluruh potensi calon peserta beserta insfrastruktur penunjang akan dikaji dan diteliti sehingga analis bisa merancang sebuah program training yang efektif dan bermanfaat maksimal bagi pesertanya.
2. Analisis Konteks
Metode analisis konteks merupakan pendekatan analisis kebutuhan training yang menitik beratkan pada pada solusi bisnis dan organisasi perusahaan. Jadi titik berat dari metode analisis yang satu ini adalah untuk menjawab pertanyaan seputar apakah training tersebut nantinya bisa menguntungkan bagi perusahaan di masa depan serta pelatihan yang dilakukan dapat membantu mengatasi masalah bisnis tertentu yang sedang dialami oleh perusahaan.
3.Analisis Kerja
Metode atau cara melakukan analisa kebutuhan pelatihan SDM yang satu ini merupakan jenis metode analisis yang berfokus pada tugas atau pekerjaan tertentu. Jadi bedanga dengan analisis user adalah jika analisis user berfokkusp pada individu yang akan dilatih, maka analisis kerja lebih berefokus pada jenis pekerjaan dan tugasnya.
Analis akan melakukan penelitian untuk menemukan jenis dan tingkat keterampilan yang dibutuhkan untuk sebuah posisi, tugas, atau jabatan. Misalnya saja analis akan melakukan penelitian mengenai skill dan kemampuan minimal apa saja yang harus dimiliki oleh seorang karyawan jika mereka ingin naik jabatan menjadi manajer.
Metode ini akan membantu mengetahui dan memastikan bahwa training yang nantinya akan dilaksanakan bisa relevan dengan tugas dan pekerjaan tertentu.
4.Analisis Kesesuaian
melakukan training atau juga bisa dengan menerapkan cara lain. Analisis kesesuaian bertujuan untuk mencari tahu apakah training yang nantinya akan dilaksanakan akan bisa mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi oleh perusahaan. Analisis ini sangat penting agar nantinya training yang dilaksanakan bisa efektif untuk mengatasi masalah yang sedang dihadapi.
5.Analisis Konten
Analisis yang satu ini memiliki tujuan untuk menjawab berbagai pertanyaan seputar keahlian, pengetahuan, dan informasi apa saja yang akan dibutuhkan oleh karyawan jika mereka menempati posisi tertentu. Analisis konten akan meneliti dengan cermat segala jenis prosedur, dokumen, hukum, dan segala jenis informasi yang penting mengenai sebuah posisi di pekerjaan. Nantinya ari hasil penelitian akan bisa diketahui materi penelitian apa saja yang paling sesuai dengan sebuah posisi tertentu. Dalam metode analisis yang satu ini seorang karyawan yang sudah ahli dan berpengalaman di posisinya dapat diikutsertakan sebagai konsultan dalam menentukan konten training yang sesuai.
6.Analisis Biaya Manfaat
