UNIVERSITAS INDONESIA
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
PADA DIVISI RESTRUKTURISASI DAN PENYELESAIAN
KREDIT: STUDI KASUS PT. ABC
KARYA AKHIR
ARIEF ARDIAN FATONI
1106144443
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
UNIVERSITAS INDONESIA
PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM
PADA DIVISI RESTRUKTURISASI DAN PENYELESAIAN
KREDIT: STUDI KASUS PT. ABC
KARYA AKHIR
Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi
ARIEF ARDIAN FATONI
1106144443
FAKULTAS ILMU KOMPUTER
PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI
JAKARTA
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya Akhir ini adalah hasil karya saya sendiri, dan semua sumber, baik yang dikutip maupun dirujuk
telah saya nyatakan dengan benar.
Nama : Arief Ardian Fatoni
NPM : 1106144443
Tanda Tangan : ...
HALAMAN PENGESAHAN
Karya Akhir ini diajukan oleh :
Nama : Arief Ardian Fatoni NPM : 1106144443
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul Karya Akhir : Perancangan Knowledge Management System Pada Divisi Restrukturisasi dan
penyelesaian Kredit. Studi Kasus: PT. ABC
Telah berhasil dipertahankan di hadapan Dewan Penguji dan diterima sebagai persyaratan yang diperlukan untuk memperoleh gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia.
DEWAN PENGUJI
Pembimbing : Dr. Indra Budi, S.Kom., M.Kom ( ... )
Penguji : Prof. Zainal A. Hasibuan, Ph.D. (... )
Penguji : Riri Satria, MM ( ... )
Ditetapkan di : Jakarta Tanggal : Januari 2014
KATA PENGANTAR
Segala puji bagi Allah SWT dan berkat rahmat-Nya penulis berhasil menyelesaikan Karya Akhir yang berjudul Perancangan Knowledge Management
System Pada Divisi Restrukturisasi dan penyelesaian Kredit: Studi Kasus PT.
ABC.
Penulis menyadari bahwa dalam penulisan Karya Akhir ini masih jauh dari sempurna dan masih terdapat kekurangan, oleh karena itu kritik dan saran dari semua pihak yang bersifat membangun selalu penulis harapkan demi kesempurnaan Karya Akhir ini. Selanjutnya penulis menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:
1. Bapak Dr. Indra Budi S.Kom, M.Kom. yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dengan penuh kesabaran selama penulis mengerjakan Karya Akhir ini.
2. Bapak Prof. Zainal A. Hasibuan, Ph.D. dan Bapak Riri Satria, MM selaku penguji yang telah memberikan arahan untuk kesempurnaan Karya Akhir ini.
3. Bapak Ardi. P, Bapak Slamet Imam P.dan rekan-rekan DRPK yang telah membantu di tempat studi kasus karya akhir ini.
4. Orang Tua yang telah mendukung penulis di berbagai aspek agar hasil penulisan karya akhir ini baik dan berguna.
5. Dosen MTI UI, Staf Sekretariat MTI UI Salemba dan Staf MTI UI Salemba.
6. Teman-teman MTI UI angkatan 2011 yang telah memberikan dukungan dalam penyelesaian Karya Akhir ini.
Akhir kata semoga Karya Akhir ini dapat bermanfaat bagi penulis dan juga untuk pengembangan ilmu pengetahuan.
Jakarta, Januari 2014
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA AKHIR UNTYUK KEPENTINGAN AKADEMI
Sebagai civitas akademika Universitas Indonesia, saya yang bertandatangan dibawah ini:
Nama : Arief Ardian Fatoni NPM : 1106144443
Program Studi : Magister Teknologi Informasi Fakultas : Ilmu Komputer
Jenis Karya : Karya Akhir
Demi Pengembangan ilmu pengetahuan, menyetujui untuk memberikan kepada Universitas Indonesia Hak Bebas Royalti Noneksklusif atas karya ilmiah yang berjudul :
Perancangan Knowledge Management System Pada Divisi Restrukturisasi dan penyelesaian Kredit: Studi Kasus PT. ABC
Dengan Hak Bebas Royalti Non-eksklusif ini Universitas Indonesia berhak menyimpan, mengalihmedia/formatkan, mengelola dalam bentuk pangkalan data (database). Merawat dan mempublikasikan karya akhir saya tanpa izin dari saya selama tetap mencantumkan saya sebagai penulis/pencipta dan sebagai pemilik Hak Cipta.
Demikian pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.
Dibuat di : Jakarta Pada tanggal : Januari 2014
Yang menyatakan
ABSTRAK
Nama : Arief Ardian Fatoni
Program Studi : Magister Teknologi Informasi
Judul : Perancangan Knowledge Management System Pada Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit: Studi Kasus PT. ABC
Manajemen pengetahuan kini menjadi hal yang penting bagi suatu perusahaan. Pemerataan pengetahuan di antara pegawai dapat meningkatkan kemampuan kompetitif perusahaan. Pengelolaan pengetahuan yang terkelola dengan baik akan meningkatkan kompetensi pegawai dalam menyelesaikan suatu pekerjaan. Pengetahuan unik yang dimiliki pegawai yang telah pensiun ataupun yang telah keluar diharapkan dapat tersalurkan ke pegawai lainnya dan terdokumentasi dalan suatu sistem.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang model yang sesuai untuk sebuah sistem manajemen pengetahuan. Penulis menggunakan metode Fernandez karena memberikan solusi dari kebutuhan, proses hingga fitur yang dibutuhkan. Penelitian dilakukan di bagian Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit, dimana lokasi bekerja pegawai terpisah dan tersebar di beberapa provinsi. Diharapkan pegawai dapat mendokumentasikan dan menyebarkan pengetahuan yang dimiliki melalui sistem manajemen pengetahuan. Sehingga semua pegawai bisa memanfaatkan pengetahuan ini untuk memberikan layanan dukungan yang lebih baik bagi perusahaan.
Kata Kunci: Pengetahuan, Manajemen Pengetahuan, Sistem Manajemen Pengetahuan
ABSTRACT
Name : Arief Ardian Fatoni
Program : Master of Information Technology
Title : Model Knowledge Management System in Division Restructuring and settlement Credit: Case Study PT. ABC
Knowledge management has becomes essential for a company. Equitable distribution of knowledge among employees can improve the competitive ability of the company. Well managed of knowledge management, will increase employee competence in doing their jobs. A unique knowledge possessed by employees who have retired or who have been resigned is expected to be transferred the knowledge to other employees and documented in a system
This research aimed to design an appropriate model for a knowledge management system. In this research the researcher used the method of Fernandez because it provided solutions of need, process until features requirement. The study was conducted at the Division of Restructuring and Credit Resolution, in which employees work in separate location and spread in several provinces. Employees are expected to document and transfer knowledge through a knowledge management system. So, that all employees can utilize the knowledge to provide better support services for the company.
Keywords: Knowledge, Knowledge Management, Knowledge Management System
DAFTAR ISI
UNIVERSITAS INDONESIA ... i
HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii
HALAMAN PENGESAHAN ... iii
KATA PENGANTAR ... iv
HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI... v
ABSTRAK ... vi
ABSTRACT ... vii
DAFTAR ISI ... viii
DAFTAR GAMBAR ... x
DAFTAR TABEL ... xi
BAB 1 PENDAHULUAN ... 1
1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Perumusan Masalah ... 3
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 5
1.4. Ruang Lingkup Permasalahan ... 6
1.5. Sistematika Penulisan ... 6
BAB 2 LANDASAN TEORI ... 8
2.1. Data, Informasi dan Pengetahuan ... 8
2.1.1.Data ... 8
2.1.2.Informasi ... 9
2.1.3.Pengetahuan ... 9
2.2. Manajemen Pengetahuan ... 10
2.3. Ten Step Knowledge Management Roadmap ... 13
2.4. Knowledge Management Initiative ... 15
2.5. Solusi Manajemen Pengetahuan ... 16
2.5.1.Knowledge Foundations ... 20
2.5.2.Knowledge Solutions ... 21
2.6. Knowledge Management Tools ... 23
2.7. Unified Modelling Language ... 25
2.8. Prototype ... 28
2.9. Kajian Penelitian Sebelumnya ... 28
2.10. Kerangka Pemikiran ... 31
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN ... 33
3.1. Tahapan Penelitian ... 33
3.2. Pengumpulan Data ... 36
3.2.1.Data Primer ... 37
3.2.2.Data Sekunder ... 37
3.3. Metode Analisis Data ... 38
BAB 4 PROFIL PERUSAHAAN ... 39
4.1. Sejarah Singkat ... 39
4.2. Struktur Perusahaan ... 40
4.3. Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit ... 40
4.3.1.Unit Kerja Restrukturisasi Penyelesaian Kredit Kantor Pusat ... 41
4.3.3.Unit Kerja Restrukturisasi Penyelesaian Kredit Kantor Cabang ... 42
BAB 5 ANALISA SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN ... 43
5.1. Asses Faktor Kontigensi ... 43
5.1.1.Karakteristik Tugas ... 43
5.1.2.Karakteristik Pengetahuan ... 45
5.1.3.Karakteristik Organisasi ... 46
5.1.4.Karakteristik Lingkungan ... 47
5.2. Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan berdasarkan Faktor Kontigensi ... 47
5.3. Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan yang Dibutuhkan ... 50
5.4. Identifikasi Manajemen Pengetahuan Saat Ini ... 50
5.5. Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Tambahan yang Dibutuhkan ... 54
5.6. Asses Infrastruktur Manajemen Pengetahuan ... 56
5.7. Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan Tambahan, Mekanisme dan Teknologi ... 60
BAB 6 PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN ... 63
6.1. Diagram Use Case ... 63
6.2. Activity Diagram ... 66 6.2.1.Chatting ... 66 6.2.2.Discussion Forum ... 67 6.2.3.Document Management ... 68 6.2.4.Online Library ... 68 6.2.5.Mengelola Pengguna ... 69
6.3. Entity Relationship Diagram ... 70
6.4. Diagram Navigasi Sistem Manajemen Pengetahuan ... 71
6.5. Prototipe Antarmuka Sistem Manajemen Pengetahuan ... 72
6.5.1.Halaman Depan ... 72
6.5.2.Halaman Litigasi dan Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit ... 73
6.5.3.Halaman Document Management ... 74
6.5.4.Halaman Online Library ... 75
BAB 7 KESIMPULAN DAN SARAN ... 76
7.1. Kesimpulan ... 76 7.2. Saran ... 77 DAFTAR PUSTAKA ... 78 LAMPIRAN 1 ... 80 LAMPIRAN 2 ... 83 LAMPIRAN 3 ... 85 LAMPIRAN 4 ... 87 LAMPIRAN 5 ... 90
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1.1 Diagram Fishbone ... 4
Gambar 2.1 Data, Information dan Knowledge ... 10
Gambar 2.2 10’s Step Knowledge Management Roadmap ... 14
Gambar 2.3 Knowledge Mangement Initiative... 16
Gambar 2.4 Metode Fernandez (2010) ... 17
Gambar 2.5 Hubungan Faktor Kontigensi dengan Solusi Manajemen ... 19
Gambar 2.6 contoh Use Case Diagram ... 26
Gambar 2.7 contoh UML ... 27
Gambar 2.8 Diagram Navigasi ... 28
Gambar 2.9 Kerangka Pemikiran ... 32
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian ... 33
Gambar 4.1 Struktur Perusahaan DRPK di PT.ABC ... 40
Gambar 5.1 Task Uncertainty ... 44
Gambar 5.2 Task Interdependency ... 44
Gambar 5.3 Tasit/Eksplisit ... 45
Gambar 5.4 Procedural/formulasi ... 46
Gambar 5.5 Arsitektur jaringan TI pada perusahaan ABC. ... 58
Gambar 5.6 Infrastruktur Sistem Manajemen Pengetahuan ... 59
Gambar 6.1 Diagram Use Case Sistem Manajemen Pengetahuan DRPK ... 66
Gambar 6.2 Diagram aktivitas chatting ... 67
Gambar 6.3 Diagram aktivitas forum... 67
Gambar 6.4 Diagram aktivitas Document Store ... 68
Gambar 6.5 Diagram aktivitas online library ... 69
Gambar 6.6 Diagram aktivitas mengelola pengguna ... 70
Gambar 6.7 Entity Relationship Diagram ... 71
Gambar 6.8 Diagram navigasi sistem manajemen pengetahuan ... 72
Gambar 6.9 Tampilan halaman depan ... 73
Gambar 6.10 Halaman litigasi dan RPK ... 74
Gambar 6.11 Halaman Document Management ... 74
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Jumlah Pegawai DRPK dan BRPK ... 2
Tabel 1.2 Jumlah Peraturan Baru ... 3
Tabel 2.1 Kajian Penelitian Sebelumnya ... 30
Tabel 2.2 Metodologi KMS (Aldi Rosi 2012) ... 31
Tabel 5.1 Hasil Pengumpulan Pengetahuan ... 45
Tabel 5.2 Hasil faktor kontigensi DRPK ... 47
Tabel 5.3 Pemetaan Prioritas Tabel Faktor Kontigensi ... 49
Tabel 5.4 Hasil pemetaan Prioritas Tabel Faktor Kontigensi ... 50
Tabel 5.5 Hasil pemetaan tingkat proses manajemen pengetahuan ... 51
Tabel 5.6 Hasil pemetaan tingkat fasilitas proses manajemen pengetahuan. ... 52
Tabel 5.7 Pemetaan kebutuhan proses manajemen pengetahuan... 53
Tabel 5.8 Hasil Pemetaan kebutuhan proses manajemen pengetahuan ... 54
Tabel 5.9 Prioritas pengembangan proses manajemen pengetahuan tambahan ... 55
Tabel 5.10 Hasil pemetaan prioritas pengembangan proses manajemen pengetahuan tambahan ... 55
Tabel 5.11 Urutan prioritas pengembangan proses manajemen pengetahuan ... 56
Tabel 5.12 Pemetaan Kebutuhan KM Proses, Mekanisme dan Teknologi ... 60
Tabel 5.13 Pemetaan teknologi manajemen pengetahuan dan infrastruktur TI .... 61
Tabel 5.14 Perbandingan Fitur-Fitur Aplikasi ... 62
Tabel 6.1 Aktor KMS ... 63
Tabel 6.2 Fitur Chatting ... 64
Tabel 6.3 Fitur discussion forum ... 64
Tabel 6.4 Fitur Document Management... 65
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada Bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penulisan, rumusan permasalahan serta tujuan dan manfaat yang bisa diambil dari penulisan ini. Studi kasus diambil dari Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit, salah satu Divisi di Bank Swasta yang berpusat di Jakarta, untuk memudahkan dalam penulisan selanjutnya Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit disingkat sebagai DRPK.
1.1. Latar Belakang
DRPK merupakan salah satu Divisi di PT.ABC yang berkantor di Jakarta Selatan, bergerak di bidang jasa keuangan. DRPK mempunyai tugas untuk menyelesaikan penyelesaian kredit PT. ABC dengan cara penagihan, lelang dan jalur yang berkaitan dengan hukum (litigasi) dari debitur yang bermasalah (macet) ataupun debitur yang tidak kooperatif dengan perusahaan, disamping itu DRPK juga membantu kantor cabang dalam meyelesaikan kredit yang tidak lancar yang terbagi di empat puluh empat cabang utama yang tersebar di beberapa provinsi. DRPK merupakan divisi yang dikepalai oleh seorang kepala divisi dan terbagai menjadi dua bagian yang dipimpin oleh manajer, dimana bagian tersebut adalah Bagian Litigasi dan Bagian Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit. Bagian litigasi bertanggungjawab atas penyelesaian kredit melalui lelang maupun penyelesaian melalui proses hukum baik menjadi tergugat maupun penggugat. Sedangkan bagian restrukturisasi dan penyelesaian kredit bertugas menagih debitur yang menunggak dan memfasilitasi cabang dalam pengajuan debitur restruktur
Dalam mendukung pelaksanaan kerja DRPK di cabang, kantor cabang didukung oleh pegawai DRPK cabang atau di kenal dengan Bagian Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit (BRPK). Setiap kantor cabang utama diwakili paling tidak satu pegawai di setiap cabang dan jumlah pegawai bisa lebih dari satu tergantung
besar ataupun klasifikasi kantor cabang tersebut. Hal tersebut menjadi suatu permasalahan ketika pegawai tersebut keluar, ada perpindah posisi maupun mutasi, dimana pengetahuan yang dimiliki pegawai lama sering tidak terkirim ke pegawai baru.
Tabel 1.1 Jumlah Pegawai DRPK dan BRPK
KETERANGAN TAHUN
PEGAWAI 2011 2012 2013
Pegawai Keluar 5,5% 7,5% 5,7%
Pegawai Masuk 3% 6,5% 11%
Berdasarkan Tabel 1.1 dilakukan observasi dari 6 cabang, dari seluruh total pegawai DRPK dan BRPK dari tahun 2011-2013 yang berjumlah antara 105-115 pegawai, maka rata-rata jumlah pegawai keluar berkisar 6,2%, dan rata-rata pegawai masuk berkisar 6,8%. Jumlah pegawai yang keluar cukup signifikan dimana dalam kurun waktu tiga tahun terdapat 20 pegawai yang keluar dari PT. ABC atau 20% dari total pegawai.
Dalam menyelesaikan suatu permasalahan di DRPK, penyelesaian tersebut tidak terlepas dari data dan informasi baik yang diperoleh saat ini maupun pada waktu yang lalu. Data dan informasi yang digunakan pada saat ini diperoleh pada saat masalah tersebut sedang terjadi maupun yang sudah terjadi, karena permasalahan yang dihadapi DRPK yang sudah terjadi masih dapat diangkat / dituntut kembali oleh debitur ataupun ahli warisnya.
Berdasarkan permasalahan diatas, maka perlu dibentuknya suatu aplikasi untuk menyimpan data-data tersebut, dari mulai portfolio debitur tersebut masuk ke DRPK, pembayaran debitur hingga proses-proses hukum dan hasil dari pengadilan jika penyelesaian debitur tersebut diselesaikan melalui jalur hukum. Selain itu, untuk mengoptimalkan pengetahuan yang berada pada DRPK maka perlu dipandang adanya sebuah sistem yang mengelola pengetahuan atau dikenal dengan sistem manajemen pengetahuan. Melalui sistem manajemen pengetahuan ini, pegawai DRPK pusat maupun cabang dapat saling tukar menukar pengetahuan antar pegawai sehingga dapat meningkatkan kinerja dan memberikan keunggulan kompetitif.
Keunggulan kompetitif tersebut dapat dilakukan dengan melakukan data sharing atau group discussion (forum), karena cukup seringnya peraturan baru yang tidak terinformasikan ke cabang baik peraturan internal maupun eksternal dapat dilihat pada Tabel 1.2. Sehingga dengan diterapkannya sistem manajemen pengetahuan diharapkan dapat memberikan dampak positif terhadap perusahaan yaitu tersalurkannya dan terdokumentasinya data, informasi dan pengetahuan, sehingga dapat meningkatkankan kinerja DRPK dan BRPK.
Tabel 1.2 Jumlah Peraturan Baru
TAHUN
2011 2012 2013 2 3 6
Penelitian ini berupaya mengajukan solusi sebuah model sistem manajemen pengetahuan pada Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit untuk membantu penyelesaian permasalahan kredit di PT. ABC. Model sistem manajemen penegetahuan yang akan dikembangkan menggunakan landasan teori Fernandez (2010) yang menggunakan pendekatan knowledge management
solution dimana mengidentifikasi kebutuhan, proses dan solusi manajemen
pengetahuan.
1.2. Perumusan Masalah
Proses pelaksanaan penyelesaian kredit di perusahaan PT. ABC, kantor cabang (BRPK) mengirimkan proposal ke Bagian Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit (BRPK Pusat) setelah itu dilanjutkan ke DRPK untuk di periksa (checker) dan dimintakan opini terkait penyelesaian di cabang, setelah disetujui oleh kadiv DRPK kemudian proposal diteruskan ke Direksi. Pelaksanaan yang terjadi, banyak proses (standar operasional prosedur) yang dilewatkan dan kurangnya informasi terkait kelengkapan dokumen-dokumen penunjang yang diperlukan. Selain itu, tidak terdapat teknologi untuk mendokumentasikan pengetahuan yang ada seperti kebijakan, surat edaran direksi dan peraturan-peraturan internal maupun eksternal yang berkaitan dengan penyelesaian kredit, dan penyebaran pengetahuan masih berupa percakapan atau diskusi antar pegawai.
Permasalahan-permasalahan diatas dan sub bab sebelumnya dapat digambarkan ke dalam diagram fishbone dibawah ini: Gambar 1.1
Gambar 1.1 Diagram Fishbone
Berdasarkan paparan latar belakang permasalahan yang dihadapi DRPK dan kesimpulan diagram Fishbone, maka dalam penelitian ini, disimpulkan sebagai berikut.
1. Technologies, termasuk SI/TI, belum sesuai untuk mendukung fungsi atau rencana kerja Divisi, belum maksimalnya teknologi yang mendukung DRPK dengan cabang dalam melakukan perpindahan pengetahuan dari kantor pusat ke cabang.
2. People, terjadi pertukaran pegawai, sehingga tidak adanya perpindahan ilmu dari pegawai baru dengan pegawai sebelumnya. Kurangnya komunikasi dari kantor pusat dan kantor cabang terkait pengetahuan dan peraturan terkait penyelesaian kredit.
3. Data, data yang dimiliki belum valid, masih banyak perbedaan data yang dilaporkan oleh cabang dengan data yang dimiliki DRPK, SOP di DRPK belum terdokumentasi dan tidak terdokumentasinya hasil penyelesaian kredit yang telah di selesaikan. Selain itu, masih adanya peraturan yang
Penyebaran pengetahuan tidak optimal Data People Technologies Tingkat validitas data rendah Kompetensi Pegawai Rendah Technologies pendukung tidak memadai Perputaran pegawai SOP dan bisnis
proses tidak terdokumentasi
tidak terdistribusikankan ke cabang seperti Undang-Undang, maupun peraturan baru baik internal maupun eksternal.
Berdasarkan paparan latar belakang permasalahan yang dihadapi DRPK dalam diagram Fishbone dimana tidak terhubungnya koordinasi kantor pusat dengan kantor cabang, maka dalam penelitian ini, penulis mengkaji terkait teknologi yaitu tentang manajemen pengetahuan dimana pentingnya pengetahuan terhadap perusahaan, terutama pada pegawai yang berada di kantor cabang. Berdasarkan permasalahan ini, maka dapat dirumuskan pertanyaan masalah, sebagai berikut:
“Bagaimana model sistem manajemen pengetahuan yang sesuai untuk mendukung tercapainya pelayanan optimal di Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit?”
1.3. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Tujuan utama dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan model sistem manajemen pengetahuan yang sesuai dengan kondisi Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit dalam mewujudkan pelayanan yang optimal dan dapat menjalin kinerja yang lebih baik dengan kantor cabang.
Manfaat penelitian adalah dapat memudahkan proses pembelajaran, pemerataan pengetahuan. Selain itu dapat membantu kantor cabang dalam mempercepat proses penyelesaian kredit sehingga dapat mengurangi jumlah kredit macet di cabang dan dapat menjadi indikator sukses DRPK dalam menjalankan tugasnya. Selain itu, dengan perancangan tersebut, dapat menjadi acuan untuk pengembangan sistem manajemen pengetahuan dapat diterapkan di Divisi lain ataupun perusahaan.
1.4. Ruang Lingkup Permasalahan
Ruang Lingkup yang ada dijadikan penelitian akan dijelaskan dalam poin-poin sebagai berikut:
1. Obyek penelitian berada pada Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit Kantor Pusat dan Bagian Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit Cabang dengan dengan cara wawancara dan observasi.
2. Hasil penelitian berupa prototipe sistem manajemen pengetahuan pada Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit.
3. Metode yang digunakan adalah metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez 2010.
1.5. Sistematika Penulisan
Terhadap penelitian yang akan dilakukan, maka secara umum penulisan ini disusun dalam tujuh bab dengan sistematika sebagai berikut:
BAB 1 : PENDAHULUAN
Bab ini berisi latar belakang, permasalahan yang ada, tujuan dan manfaat penelitian, ruang lingkup permasalahan dan sistematika penulisan.
BAB 2 : LANDASAN TEORI
Bab ini berisi teori yang akan digunakan peneliti dalam menyusun karya akhir ini. Meliputi teori manajemen pengetahuan dan sistem manajemen pengetahuan, serta penelitian sejenis yang terkait dengan manejemen pengetahuan, peneletian sebelumnya dan juga kerangka pemikiran yang akan digunakan penulis dalam melakukan penelitian.
BAB 3 : METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini berisi tentang penjelasan teknik atau cara mengumpulkan dan mendapatkan data dan informasi dalam melakukan penelitian dan tahapan penelitian.
BAB 4 : PROFIL PERUSAHAAN
Bab ini menerangkan profil Divisi Restrukturisasi dan Penyelesaian Kredit PT. ABC, fungsi dan tugas dari DRPK dan masing-masing unit kerja .
BAB 5 : ANALISA MODEL SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN
Bab ini menerangkan proses dan hasil analisa yang dibutuhkan dalam pembuatan model manajemen pengetahuan yang sesuai dengan kondisi DRPK sehingga tercipta model sistem manajemen pengetahuan yang sesuai dengan kebutuhan.
BAB 6 : PERANCANGAN SISTEM MANAJEMEN PENGETAHUAN
Bab ini berisi kebutuhan sistem manajemen pengetahuan yang akan dikembangkan menjadi prototipe sesuai dengan model manajemen pengetahuan yang diperoleh.
BAB 7 : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini berisi kesimpulan dari hasil penelitian serta saran untuk dilakukan pada penelitian selanjutnya.
BAB 2
LANDASAN TEORI
Pada bab ini akan dibahas lebih mendalam mengenai teori yang diperlukan untuk mendukung atau menjawab dari pertanyaan penelitian seperti yang dijelaskan sebelumnya. Untuk itu dijelaskan teori-teori mengenai pengetahuan, manajemen pengetahuan, dan sistem manajemen pengetahuan, untuk memudahkan dalam penulisan selanjutnya sistem manajemen pengetahuan disingkat sebagai KMS dan sistem manajemen disingkat sebagai KM.
2.1. Data, Informasi dan Pengetahuan
Data, informasi dan pengetahuan memiliki perbedaan dalam konteks manajemen, menurut Sangkala (2007) data pada dasarnya berupa berbagai fakta, angka-angka ataupun hasil observasi. Sementara itu, informasi adalah data yang telah ditambahkan makna tertentu. Informasi merupakan kumpulan data yang terkait dengan penjelasan ataupun informasi yang ada hubungannya dengan materi atupun proses tertentu. Adapun pengetahuan, yaitu informasi yang telah dievaluasi, disusun dan dikelola serta telah diberi tujuan. Berikut penjelasan mengenai data informasi dan pengetahuan.
2.1.1. Data
Menurut Awad (2004) definisi data adalah nilai dari sesuatu yang dapat dihitung atau diukur dan data merupakan suatu fakta yang tidak teroganisir. Sehingga dapat disimpulkan bahwa data merupakan suatu fakta dari suatu hasil observasi yang sudah di uji kebenarannya.
Data mengacu pada fakta-fakta mentah tanpa pengolahan apapun, mengorganisir atau analisis, sehingga memiliki sedikit arti dan beberapa manfaat bagi pengambil keputusan Ahmad (2010). Data dapat ditafsirkan materi dimana keputusan harus didasarkan dan tergantung pada fakta-fakta yang mungkin mencakup setiap hal yang diketahui benar atau ada.
2.1.2. Informasi
Definisi informasi menurut Awad (2004), informasi merupakan sekumpulan data ataupun fakta yang digunakan untuk membuat keputusan. Informasi di bentuk dari fakta yang sudah di proses dimana mempunyai arti dan tujuan. Selain itu, informasi tercipta ketika data dinilai melalui berbagai cara seperti penyaringan atau penyusunan.
Informasi merupakan data yang telah diolah dan dibentuk menjadi lebih makna kepada pengguna Ahmad (2010). Sehingga informasi dapat diartikan kumpulan data yang terkait dengan penjelasan yang ada hubungannya dengan materi atau proses tertentu.
Informasi merupakan suatu data atau hal yang sudah diolah atau diproses sehingga menjadi suatu bentuk yang mempunyai arti. Data yang sudah diolah menjadi bentuk dan tersusun dan terklasifikasi dengan baik dapat bermanfaat dalam pengambilan keputusan dan dapat berguna bagi penerima.
2.1.3. Pengetahuan
Deskripsi pengetahuan menurut Awad (2004) adalah pemahaman manusia tentang suatu bidang khusus yang diperoleh melalui melalui penelitian dan pengalaman sehingga dapat diaplikasikan dalam masalah atau proses bisnis tertentu. Pengetahuan bukan sebuah data dan informasi, menurut Davenport dan Prusak (1994), pengetahuan adalah proses menangkap, mendistribusikan, dan menggunakan pengetahuan secara efektif.
Pengetahuan adalah bentuk yang paling berguna dimana merupakan isi untuk pemecahan masalah dan pengambilan keputusan karena memiliki arti lebih dari data dan informasi Ahmad (2010). Dari penulisan diatas, bahwa cara yang berguna untuk membedakan antara tiga konsep diatas adalah dengan mewakili mereka dalam sebuah hirarki di mana pengetahuan direpresentasikan di atas dengan nilai yang paling dan makna bagi pengguna akhir, dan data diwakili di bagian bawah dengan nilai minimal dan berarti ke pengguna akhir tetapi dengan
paling ketersediaan dan programabilitas dalam perusahaan, Awad (2004). Gambar 2.1.
Gambar 2.1 Data, Information dan Knowledge Sumber: (Awad, 2004)
2.2. Manajemen Pengetahuan
Menurut Canberra (2013) tujuan dari manajemen pengetahuan adalah untuk memberikan dukungan untuk pengambilan keputusan perbaikan dan inovasi di perusahaan. Hal ini dapat dicapai melalui manajemen yang efektif dan pengalaman manusia serta penyediaan informasi dan program pelatihan .Sehingga manajemen pengetahuan dapat didefinisikan sebagai suatu proses untuk mendukung bisnis perusahaan.
Selain itu Tiwana (2000) yang mengartikan KM sebagai manajemen pengetahuan sebuah organisasi guna membentuk business value dan memberikan competitive
advantage. Manajemen pengetahuan memberikan manfaat bagi individu maupun
perusahaan, pengetahuan dianggap sebagai proses penting dalam manajemen pengetahuan. Pengetahuan sering dianggap tidak adil bagi pihak yang terlibat di dalamnya, yaitu antara pemilik pengetahuan dan pengguna pengetahuan. Pemilik
pengetahuan dapat tidak berbagi pengetahuan mereka karena munculnya persepsi ketakutan akan kehilangan posisi yang ditempati, Riskinanto (2013).
Pegawai baru atau junior mungkin merasa sulit untuk mencari saran maupun pengetahuan dari pemilik pengetahuan. Oleh karena itu, penting untuk memahami dan memotivasi pemilik pengetahuan untuk saling berpartisipasi dalam hal berbagi pengetahuan. Tanpa berbagi pengetahuan, upaya manajemen pengetahuan akan gagal. Sehingga pentingnya manajemen untuk mensosialisasikan pentingnya manajemen pengetahuan.
Manajemen pengetahuan adalah proses bisnis dimana perusahaan membuat dan menggunakan pengetahuan kelembagaan atau kolektif mereka, Schoember (2005). Manajemen Pengetahuan merupakan suatu proses yang menyediakan cara untuk perusahaan menyerap pengetahuan, pengalaman para kinerja pegawainya untuk meningkatkan kinerja perusahaan. Selain itu, manajemen pengetahuan merupakan pengelolaan pengetahuan untuk menciptakan nilai dan meningkatkan kinerja pegawai sehingga menghasilkan keunggulan bersaing perusahaan.
Konsep manajemen pengetahuan meliputi setiap proses dan praktek berkaitan dengan penciptaan, akuisisi, menangkap, berbagi dan menggunakan pengetahuan, keterampilan dan keahlian. Manajemen pengetahuan adalah disiplin yang membantu penyebaran pengetahuan individu atau kelompok di seluruh perusahaan dengan cara yang secara langsung mempengaruhi kinerja pegawai, Qwaider (2011).
Menurut Sangkala (2007) manajemen pengetahuan mencakup pengumpulan, penyusunan, penyimpanan dan pengaksesan informasi untuk membangun pengetahuan. Pemanfaatan manajemen pengetahuan merupakan salah satu perangkat yang dapat digunakan untuk mengelola pengetahuan yang ada dilingkungan perusahaan. Manajemen pengetahuan dapat memberikan keuntungan bagi perusahaan dalam pendistribusian pengetahuan yang dapat meningkatkan kinerja karyawan. Selain itu dapat mempermudah efisiensi proses
efektifitas dari staf sehingga meningkatkan nilai tambah terhadap produk maupun keuntungan perusahaan.
Menurut Fernandez (2010) manajemen pengetahuan terbagi menjadi dua, yaitu tasit dan eksplisit. Tasit adalah pengetahuan yang terdapat dalam sebuah individu yang sulit digambarkan dan dijelaskan antar individu atau disebarkan dan dibagi antar individu. Sedangkan eksplisit merupakan pengetahuan tertulis yang sudah terdokumentasikan dan dapat disebarluaskan dan distribusikan ke individu lain. Menurut Julian Birkinshaw dan Tony Sheehan (2002) yang mengidentifikasi pengetahuan sebagai strategi manajemen yang baik pada perusahaan. Implementasi manajemen pengetahuan yang efektif membutuhkan suatu perusahaan untuk menangkap, mengidentifikasi, menyebarkan dan menghasilkan manfaat dari pengetahuan yang menyediakan keuntungan strategis bagi perusahaan. Sedangkan siklus daur manajemen pengetahuan adalah gambaran bagaimana suatu perusahaan menangkap, memproses serta menyebarkan pengetahuan. Menurut Nonaka dan Takeuchi (2009) menjelaskan suatu model yang menunjukan suatu proses dalam manajemen pengetahuan dimana proses tersebut dapat menunjukan interaksi antara pengetahuan tasit dan pengetahuan eksplisit yang antara lain sosialisasi, internalisasi, eksternalisasi dan kombinasi. Sosialisasi
Sosialisasi merupakan proses perpindahan pengetahuan tasit antar individu, berbagi pengalaman dimana perpindahan ini terjadi melalui komunikasi langsung dan tidak langsung. Pengetahuan dalam proses ini masih berbentuk tasit karena pengetahuan berpindah dari individu satu ke individu lain.
Internalisasi
Proses merubah pengetahuan eksplisit ke dalam pengetahuan tacit dengan proses belajar dengan mengikuti dan melakukan pengetahuan tersebut. Pengetahuan telah terdokumentasi dan dapat digunakan oleh individu lain, dimana pengetahuan eksplisit berubah menjadi pengetahuan tasit.
Eksternalilsasi
Merupakan proses pengetahuan tasit dalam bentuk konsep dan eksplisit dalam bentuk konsep, hipotesis atau pemodelan. Pengetahuan tasit dapat berubah menjadi pengetahuan eksplisit dengan mengambarkan pengetahahuan yang ada menjadi sebuah bentuk formal atau terdokumentasi sehingga dimengerti oleh individu lain.
Kombinasi
Merupakan konsep sistem pengetahuan dengan cara menggabungkan berbagai macam pengetahuan eksplisit yang kemudian disampaikan atau dijelaskan melalui media seperti dokumen, rapat, email, atau pembicaraan telepon yang menjadikan sebuah pengetahuan baru.
2.3. Ten Step Knowledge Management Roadmap
Metode ini merupakan salah satu roadmap dalam membentuk sistem manajemen pengetahuan. Ten Step Knowledge Management Roadmap dapat dijadikan sebagai pedoman dalam pembentukan proses bisnis berbasis manajemen pengetahuan dimana dapat mendesain, membangun dan dan mengimplementasikan strategi manajemen pengetahuan. Menurut Tiwana (2002), manajemen pengetahuan adalah kegiatan kompleks yang tidak dapat memberikan dampak bisnis tanpa rencana yang konkret, tiwana menjelaskan mengenai 10 langkah yang bisa dijadikan pedoman dalam proses penciptaan proses bisnis berbasis manajemen pengetahuan, dengan cara mendesain, membangun, dan mengimplementasikan strategi manajemen penngetahuan. Metode ini dibagi menjadi sepuluh langkah yang terbagi dalam 4 fase utama, dimana fase dan langkah tersebut digambarkan pada Gambar 2.2, yaitu :
Gambar 2.2 10’s Step Knowledge Management Roadmap Sumber : (Tiwana, 2002)
1. Infrastructure evaluation
Pada fase ini, terdapat dua proses atau kegiatan yaitu menganalisa infrastruktur yang terdapat di perusahaan atau perusahaan dan menyelaraskan terhadap manajemen pengetahuan dengan strategi bisnis. Dalam fase ini, bertujuan mengidentifikasi teknologi apa yang dapat digunakan dan tidak dapat
digunakan dalam sistem untuk menghasilkan sebuah sistem manajemen pengetahuan yang sesuai dengan tujuan bisnis perusahaan.
2. Knowledge management system analysis, design, and development
Pada fase kedua ini, kegiatan dibagi menjadi lima langkah yang dimulai dari mendesain arsitektur, audit dan analisis, membangun tim desain manajemen pengetahuan, membuat blueprint dan mengembangkan sistem manajemen pengetahuan.
3. Development
Pada fase ketiga, kegiatan meliputi pelaksanaan sistem manajemen pengetahuan pada perusahaan dan menyesuaikan dengan budaya dan perilaku pegawai.
4. Analysis
Pade fase terakhir, kegiatan yang dilakukan yaitu mengukur nilai dari hasil implementasi sistem manajemen pengetahuan di perusahaan. Mengukur dari nilai fungsi dan pengaruh sistem manajemen pengetahuan terhadap perusahaan.
2.4. Knowledge Management Initiative
Menurut Maier (2007) manajemen pengetahuan dijelaskan dengan gambaran perspektif dan klasifikasi atau tipologi pengetahuan dan membahas aspek pengetahuan yang mempengaruhi implementasi KMS. Sebagai sistem manajemen pengetahuan yang fokus utama adalah menginvestigasi hinggga membahas dan mendefinisikan istilah KMS dan analisis konsep yang terkait. Sehingga, konstruksi yang akan ditampilkan dan berperan dalam pelaksanaan Inisiatif KM yang menggunakan sistem manajemen pengetahuan dibahas sesuai dengan tingkat dari inisiatif KM yang kemudian menghasilkan sebuah kesimpulan dan dikembangkan dalam scenario ataupun practice. Gambar 2.3.
Gambar 2.3 Knowledge Mangement Initiative Sumber : (Mairen, 2007)
Berdasarkan Gambar 2.3 dapat dijelaskan proses-proses KM Initiative sebagai berikut:
Strategi, komprehensif manajemen pengetahuan pendekatan dalam strategis manajemen, mengusulkan kerangka kerja untuk manajemen pengetahuan proses yang berorientasi strategi dan ulasan literatur tentang tujuan dan strategi KM. Perusahaan, membahas bentuk-bentuk baru dari desain perusahaan, struktur, instrumen, proses, peran dan stakeholder, isu-isu dari perusahaan budaya serta pendekatan untuk pemodelan untuk manajemen pengetahuan.
Sistem, didedikasikan untuk sistem manajemen pengetahuan dan membahas arsitektur, isi dan fungsi sistem manajemen pengetahuan, platform dan sistem yang diklasifikasikan sesuai dengan kebutuhan.
Ekonomi, membahas pendekatan untuk mengukur keberhasilan sistem manajemen pengetahuan dan Inisiatif KM serta cara-cara alternatif untuk mendanai inisiatif manajemen pengetahuan.
2.5. Solusi Manajemen Pengetahuan
Sistem Manajemen Pengetahuan mengacu ke salah satu kelompok berbasis teknologi atau non-teknis fungsi yang memiliki perilaku yang memungkinkan
atau memfasilitasi salah satu penemuan dan mendistribusikan yang dapat di akses (sharing) atau pengiriman pengetahuan yang dibutuhkan oleh perusahaan untuk memenuhi tujuan.
Perancangan sistem manajemen pengetahuan yang akan dibentuk menggunakan metode yang dikembangkan oleh Fernandez (2010), dalam perancangannya menggunakan knowledge management dimana tergantung pada KM Solutions dan
KM Foundations. Berdasarkan solusi manajemen pengetahuan, manajemen
pengetahuan mengacu pada empat aspek yaitu discovery, capture, sharing dan
application. Adapun dalam perencanaan manajemen pengetahuan Fernandez
merujuk pada langkah-langkah yang harus dilakukan dalam pengembangan sistem, yang digambarkan pada Gambar 2.4.
Gambar 2.4 Metode Fernandez (2010) Asses the contingency factors
Identify the knowledge management process based on each contingency
Prioritize the needed knowledge management processes
Identify existing knowledge management processes
Identify the additional needed knowledge management processes
Asses the knowledge management infrastructure
Develop additional needed knowledge management system, mechanism, and technologies
1. Asses the contingency factors
Menilai faktor-faktor kontigensi yang terkait dengan perusahaan, faktor tersebut meliputi karektiristik tugas, pengetahuan, lingkungan dan perusahaan.
2. Identify the knowledge management process based on each contingency
faktor
Menentukan proses manajemen pengetahuan yang sesuai dengan faktor kontigensi. Hasil faktor kontigensi dipetakan untuk mendapatkan nilai dari proses-proses manajemen pengetahuan.
3. Prioritize the needed knowledge management processes
Menentukan prioritas dalam proses manajemen pengetahuan yang diperlukan dimana nilai prioritas proses manajemen pengetahuan dimana nilai diatas sama dengan lima menjadi prioritas utama dalam proses manajemen peengetahuan.
4. Identify existing knowledge management processes
Mengidentifikasi proses-proses yang terdapat pada perusahaan. Tahapan ini menilai proses-proses yang terjadi di perusahaan dan dipetakan anatara proses manajemen pengetahuan saat ini dan fasilitas manajamen pengetahuan.
5. Identify the additional needed knowledge management processes
Mengidentifikasi proses-proses tambahan yang dibutuhkan perusahaan dengan memetakan proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi dan proses manajemen pengetahuan saat ini.
6. Asses the knowledge management infrastructure
Mengetahui dan menilai gambaran infrastruktur manajemen pengetahuan yang terdapat pada perusahaan terkait akses, jaringan dan koneksi di perusahaan.
7. Develop additional needed knowledge management system, mechanism,
and technologies
Mengembangkan mekanisme dan teknologi sistem manajemen pengetahuan yang mendukung proses manajemen pengetahuan dalam perancangan sistem manajemen pengetahuan.
Contingency Factors
Menurut Fernandez (2010) contingency factors digunakan untuk mengidentifikasi proses dan solusi manajemen pengetahuan. Untuk mendapatkan solusi manajemen pengetahuan yang tepat, maka perlu dimengerti keadaan yang spesifik dalam perusahaan dan yang ada di sekitarnya. Proses ini bertujuan untuk mendapatkan solusi manajemen pengetahuan yang sesuai dengan perusahaan berdasarkan keadaan tersebut.
Berdasarkan Gambar 2.4, faktor kontigensi berpengaruh langsung terhadap proses-proses manajemen pengetahuan. Hal ini karena faktor kontigensi menentukan pilihan-pilihan yang akan diambil pada proses manajemen pengetahuan. Sedangkan Sistem, mekanisme, dan teknologi manajemen pengetahuan tidak terpengaruh langsung oleh faktor kontigensi. Selain itu, infrastruktur manajemen pengetahuan tidak terpengaruh oleh faktor kontigensi.
Gambar 2.5 Hubungan Faktor Kontigensi dengan Solusi Manajemen Sumber: (Fernandez, Gonzalez, & Sabherawal, 2010)
Proses-proses manajemen pengetahuan dipengaruhi oleh beberapa kategori faktor kontigensi, Kategori-kategori tersebut adalah sebagai berikut:
1. Karakteristik tugas (task characteristics)
Tahapan ini berisi karakteristik tugas terkait ketidakpastian tugas dan ketergantungan tugas di perusahaan.
2. Karakteristik pengetahuan (knowledge characteristics)
Tahapan ini berisi klasifikasi jenis dari pengetahuan apa cendrung general apa spesifik, deklaratif atau procedural dan tasit/eksplisit.
3. Karakteristik perusahaan (organizational characteristics)
Tahapan ini mengidentifikasikan karekteristik terhadap ukuran/skala perusahaan dan strategi bisnis perusahaan.
4. Karakteristik lingkungan (environmental characteristics)
Tahapan ini berisi ketidakpastian lingkungan dari perubahan dalam persaingan, kondisi ekonomi ataupun faktor lainnya.
2.5.1. Knowledge Foundations
Menurut Fernandez (2010) KM Foundations merupakan suatu aspek perusahaan yang luas yang mendukung sistem manajemen pengetahuan dalam waktu yang cepat dan jangka panjang. KM Foundations terdiri dari KM Infrastructure yang merupakan aspek yang berpengaruh jangka panjang dan pondasi dari manajemen pengetahuan, KM Mechanisms merupakan suatu proses untuk mempromosikan atau memfasilitasi manajemen pengetahuan dan KM Technologies adalah teknologi informasi yang digunakan untuk memfasilitasi manejemen pengetahuan.
Knowledge Management Infrastructure
Infrastruktur KM mendukung proses mekanisme KM dan teknologi KM, yang digunakan sistem manajemen pengetahuan dalam pengembangan proses manajemen pengetahuan. Infrastruktur KM merupakan sebuah pondasi dari manajemen pengetahuan, infratruktur KM terdiri dari 5 komponen, organization
culture, organization structure, communities of practice, information technology infrastructure dan common knowledge. Fernandez (2010)
Infrastruktur manajemen pengetahuan dibuat dengan tujuan mendukung kebutuhan sistem informasi perusahaan. Selain itu, infrastruktur KM memfasilitasi proses sistem manajemen pengatahuan seperti infrastruktur teknologi informasi meliputi pengolahan data, penyimpanan, dan teknologi komunikasi dan sistem.
Knowledge Management Mechanisms and Technologies
KM mekanisme memungkinkan sistem manajemen pengetahuan mengetahui proses manajemen yang didukung oleh teknolgi KM. Mekanisme KM melibatkan beberapa jenis pengaturan perusahaan atau sarana struktural yang memfasilitasi manajemen pengetahuan. Fernandez (2010). Mekanisme KM dapat berupa kegiatan mendapatkan suatu pengetahuan, seperti, on the job training, kelompok diskusi, rapat, maupun observasi.
Teknologi KM merupakan suatu proses dalam mendukung sistem manajemen pengetahuan dan merupakan pengembangan manfaat dari infrastruktur KM, terutama infrastruktur teknologi informasi. Teknologi yang mendukung teknologi KM meliputi Artificial Intellegence (AI) teknologi, seperti, discussion group, chat,
video conferencing dan information respotories.
2.5.2. Knowledge Solutions
KM Solutions dalam prosesnya tergantung pada KM Foundations. KM Solutions
terbagi menjadi dua bagian, yaitu KM Systems merupakan integrasi dari pengembangan KM Mechanisms dan KM Technologies dimana dikembangkan untuk mendukung proses manejemn pengetahuan. KM Processes merupakan proses yang yang membantu dalam menemukan, menangkap, berbagi, dan menerapkan manejemen pengetahuan, contingency faktors mempunyai pengaruh dalam proses KM Processes.
Knowledge Management Systems
Definisi KMS dirincikan dari penjelasan arsitektur KMS yang telah diusulkan dalam literatur atau telah diimplementasikan sebagai platform KMS standar. Maeir (2007). Menurut Fernandez (2010), KMS merupakan integrasi dari teknologi dan mekanisme yang dikembangkan untuk mendukung KMS proses.
Knowledge Management Procesess
Menurut Fernandez (2010), manajemen pengetahuan didefinisikan dalam melakukan kegiatan yang terlibat dalam discovery, capturing, sharing, dan
application pengetahuan sehingga dapat meningkatkan dan mencapai tujuan
bisnis. Knowledge management procesess berfungsi untuk menghasilkan pengetahuan yang lebih baik.
Pengembangan pengetahuan tacit atau eksplisit proses manajemen pengetahuan dengan proses menemukan (discovery) dari data dan informasi atau dari sintesis pengetahuan sebelumnya dibagi menjadi 2, yaitu, kombinasi, merupakan proses mendapatkan pengetahuan baru dan pengetahuan lama dari pengetahuan eksplisit. Sedangkan sosialisasi adalah proses mendapatkan pengetahuan baru dari pengetahuan tacit.
Proses menangkap (capture) pengetahuan eksplisit atau tacit yang terletak di dalam orang dan organisasi terbagi menjadi 2 subproses. Mendapatkan dan mengelola pengetahuan tacit menjadi bentuk eksplisit seperti kata-kata, teks, konsep dan visual kedalam sebuah dokumentasi yang dikenal dengan eksternalisasi. Selain itu, subproses internalisasi mendapatkan dan mengelola pengetahuan eksplisit menjadi pengetahuan tacit, seperti diskusi dan konsultasi. Proses selanjutnya membagi (sharing) pengetahuan, proses dimana pengetahuan eksplisit atau tacit berbagi dan dikirim dengan cara dikomunikasikan ke individu lain. Sharing terbagi menjadi dua subproses, yaitu proses sosialisasi, proses ini tidak jauh berbeda dengan pada discovery, hanya cara bagaimana tahapan proses tersebut berbeda, proses ini dilakukan seperti dengan cara tanya jawab. Selain itu, proses exchange focus terhadap cara berbagi pengetahuan eksplisit, seperti
transfer peraturan dan kebijakan dari satu individu ke individu lain.
Proses terakhir adalah application, yaitu pengetahuan secara langsung berhubungan dan berpengaruh terhadap kinerja organisasi dan digunakan untuk pengambilan keputusan dalam menjalankan tugas. Proses ini terbagi menjadi 2,
pengetahuan (expert) melakukan kegiatan dan dipahami oleh individu lain. Sedangkan routines melibatkan pemanfaatan pengetahuan yang terdapat dalam prosedur untuk mengarahkan perilaku individu dalam organisasi.
2.6. Knowledge Management Tools
Menurut Leuf dan Cunningham (2001) Knowledge management tools merupakan perangkat lunak yang membantu dalam mengelola, menangkap dan menyebarkan pengetahuan. Implementasi manajemen pengetahuan memerlukan berbagai alat untuk menunjang manajemen pengetahuan. Teknologi digunakan untuk memfasilitasi dalam kegiatan manajemen pengetahuan, discovery, capturing dan
sharing. Berikut beberapa aplikasi yang mendukung knowledge management system.
Wiki
Wiki adalah sebuah sistem opensource dimana pengguna dapat menambah, mengedit dan menghapus konten yang dapat diakses oleh individu lain. Menurut Leuf dan Cunningham (2001), wiki adalah "halaman web saling terkait konten dapat diupgrade bebas dan didukung sistem hypertext untuk menyimpan dan memodifikasi informasi". Kontrol wiki sepenuhnya dilakukan oleh pengguna dan merupak situs kolaboratif dengan kemampuan untuk mengoreksi kesalahan dan harus terus-menerus dipantau.
Pengguna didorong untuk sering berkontribusi sebanyak yang mereka bisa agar sistem tumbuh dengan pengetahuan kontributor mereka dan dapat dimodifikasi oleh pengguna lainnya. Seperti kebanyakan website, wiki dikategorikan dengan topik, sehingga masalah serupa terletak dekat satu sama lain. Sebagai contoh, sebuah wiki online pada hewan mungkin mengklasifikasikan burung dalam satu area, dan anjing di tempat lain. Selain itu, konten harus dibuat logging isu yang berbeda dan lebih mudah dimengerti dan membantu memperjelas topik bagi pengguna.
Forum adalah salah satu fitur dari wiki, merupakan tempat diskusi komunitas
disimpan secara online. Kekurangan dari wiki adalah bahwa isi dan konten seluruhnya terbuat dari informasi dari para penggunanya, tidak ada badan mengawasi, mengatur dan memvalidasi dari kebenaran informasi tersebut.
Dari uraian di atas itu harus jelas bahwa wiki adalah alat yang sangat baik untuk mengimplementasikan manajemen pengetahuan. Menerapkan wiki dalam suatu perusahaan dapat mempromosikan berbagi pengetahuan, terutama karena mereka secara otomatis mempromosikan suasana kepercayaan, yang merupakan salah satu faktor paling penting dalam mendirikan sebuah sistem manajemen pengetahuan. Hal ini terjadi karena kepercayaan wiki adalah tempat yang pada dasarnya dibuat oleh pengguna. Bentuk dibutuhkan dan konten termasuk semua ditentukan oleh pengguna.
Drupal
Drupal adalah Content Management System, dimana awal dibentuk berfungsi untuk mengatur pesan dan merupakan open source platform pengembangan web untuk konten online. Sebagai Content Management System, fungsi drupal hampir serupa dengan wiki, halaman dapat dibuat oleh pengguna, memberikan banyak kontrol kepada pengguna. Ada juga kemampuan untuk meng-upload dokumen ke situs drupal, yang memungkinkan mereka untuk berbagi di antara pengguna. Kesamaan lain untuk wiki adalah penggunaan tag, yang memfasilitasi pencarian melalui situs.
Drupal adalah sistem multi-user, pengunjung harus terdaftar agar dapat mengakses login (sebagai "otentik" pengguna) atau menelusuri situs tersebut tanpa melakukannya (sebagai "anonymous" pengguna). Administrator bertugas mengontrol tingkat akses pengguna, dan juga dapat menetapkan peran untuk berbagai tingkatan pengguna. Meskipun drupal menawarkan antarmuka pemrograman yang canggih bagi pengembang, tidak ada program keterampilan khusus yang diperlukan untuk instalasi website. Drupal berjalan pada platform komputasi yang mendukung web server mampu menjalankan PHP dan database seperti atau Microsoft SQL Server untuk menyimpan konten dan pengaturan.
Alfresco
Alfresco adalah sebuah produk aplikasi web-based yang meliputi manajemen dokumen, manajamen penyimpanan, workflow dan web content management. Aplikasi manajemen dokumen ini menangkap, berbagi dan mengelola suatu informasi. Alfresco manajemen dokumen memungkinkan pengguna untuk melakukan versioning, pencarian dan dengan mudah membangun konten aplikasi mereka sendiri.
Tempat penyimpanan (repository) dari Alfresco berlaku seperti Shared Drive. Alfresco terintegrasi dengan Microsoft Office dan Open Office. Dokumen-dokumen yang disimpan di Alfresco bisa diproses oleh Workflow. Workflow bisa mengakses nilai-nilai properti yang dilekatkan pada dokumen tersebut seperti nama pengarang dan kata kunci lainnya. Keberadaan dokumen ini bisa diberitahukan kepada penguna lain melalui email.
Keunggulan Alfresco adalah investasi awal yang rendah karena tidak dikenakan biaya license per user karena Alfresco merupakan aplikasi Open Source. Selain itu, aplikasi ini tidak terikat pada satu vendor tertentu, jadi jika ada satu vendor tertentu menaikkan biaya perawatan maupun pemeliharaan secara dramatis, perusahaan bisa pindah ke vendor lain.
2.7. Unified Modelling Language
Larman (2005) mendefinisikannya sebagai standar notasi diagram untuk menggambarkan atau menyajikan gambar yang terkait dengan aplikasi, terutama yang berbasis obyek. Unified Modelling Language digunakan untuk menggambarkan secara visual domain masalah berdasarkan jenis objek (kelas), UML menawarkan sebuah standar untuk perancangan model sebuah sistem seperti,
use case, diagram navigasi dan activity diagrams.
Diagram use case merupakan pemodelan untuk menggambarkan perilaku dari sistem yang akan dibuat. Diagram use case mendeskripsikan sebuah interaksi antara satu atau lebih aktor dengan sistem digunakan untuk mengetahui fungsi apa
saja yang ada di dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut. Sebuah diagram use case mengambarkan sebuah interaksi antara satu aktor atau lebih dengan sistem dan menjelaskan secara sederhana fungsi sistem dari sudut pandang pengguna. (Gambar 2.6)
Gambar 2.6 contoh Use Case Diagram
Diagram aktivitas mendeskripsikan aliran ataupun proses dari sistem atau sebuah cara untuk memodelkan aliran kerja dari use case bisnis dan aliran kejadian dalam
use case sistem dalam bentuk grafik. Diagram ini menunjukkan langkah-langkah
di dalam aliran kerja, keputusan/kegiatan dalam aliran kerja, siapa yang bertanggung jawab menyelesaikan masing-masing aktivitas dan objek-objek yang digunakan dalam aliran kerja. Diagram ini merupakan aktifitas dari suatu proses dengan menampilkan kegiatan yang dilakukan secara berkesinambungan. Selain itu, diagram aktivitas digunakan untuk mendapatkan dan mengetahui aliran sistem yang akan dirancang dan aktivitas ini bermanfaat untuk menganalisis use case melalui penggambaran aktifitas yang dibutuhkan dan pemodelan aplikasi dengan proses paralel. (Gambar 2.7)
Gambar 2.7 contoh UML
Diagram navigasi merupakan struktur dalam pembuatan suatu aplikasi multimedia dan digunakan sebagai penuntun alur sebuah aplikasi atau dapat juga disebut diagram alur dalam perancangan bahasa pemrograman. Diagram navigasi berfungsi untuk menggambarkan dengan jelas rancangan hubungan dan rantai kerja dari beberapa proses/kegiatan yang berbeda dan dapat membantu mengorganisasikan seluruh elemen aplikasi multimedia, penggambaran struktur navigasi memberikan kemudahan dalam menganalisa keinteraktifan seluruh objek dalam aplikasi multimedia. Gambar 2.8.
Gambar 2.8 Diagram Navigasi
2.8. Prototype
Metodologi ini terdiri proses yang melakukan fase analisis, desain dan implementasi secara bersama-sama (Dennis, Wixom, & David, 2009). Fase ini juga dilakukan berulang-ulang dalam suatu siklus hingga sistem yang dikembangkan selesai.
Riskinanto (2013) prototype merupakan dasar-dasar dari analisis dan desain dilakukan sejak awal dan dilakukan pada sebuah sistem prototipe. Prototipe dapat digambarkan sebagai suatu proses dalam pengembangan sistem informasi, tidak hanya sekedar suatu evolusi dari metode pengembangan sistem informasi yang sudah ada dan merupakan revolusi dalam pengembangan sistem informasi manajemen Hasil dari prototipe kemudian diperlihatkan kepada klien, yang akan memberikan komentar. Komentar-komentar ini nantinya dijadikan dasar untuk melakukan iterasi berikutnya.
2.9. Kajian Penelitian Sebelumnya
Penelitian sebelumnya yang dilakukan oleh Daan Nugroho (2010) yang berjudul “Model Knowledge Management System Pada Konsultan TI” penulis merancang sebuah model sistem manejemen pengetahuan yang sesuai objek penelitian. Perancangan menggunakan metodologi 10-step KM Roadmap, Tiwana (2002) dan menggunakan tools Alfresco yang merupakan aplikasi enterprise content
management system yang bersifat open-source. Sama dengan Anggar R (2013)
“Perancangan Model Knowledge Management System pada Helpdesk Suppor
VP-ASP di ROCKSALT, PTY.LTD “ dimana menggunakan tools Drupal dalam
pembentukan prototipe perencanaan sistem manajemen pengetahuan. Metodologi yang digunakan adalah Fernandez , 2010 yang juga digunakan oleh Aldi Rosli (2012) dalam karya akhirnya “Perancangan Model Knowledge Studi Kasus Direktorat ABC” metedologi ini menggunakan faktor kontingensi yang dilakukan dengan cara wawancara, kuisioner dan observasi pada obyek penelitian dalam membuat rancangan solusi manejemen pengetahuan sistem. Kajian penelitian tersebut ditampilkan pada tabel kajian penelitian sebelumnya. Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Kajian Penelitian Sebelumnya
Daan Nugroho, 2010 Aldi Rosi, 2012 Anggar Riskinanto, 2013 Arief Ardian Fatoni, 2013
Judul Penelitian Model Knowledge Management System Pada Konsultan TI
Perancangan Model Knowledge Studi Kasus Direktorat ABC
Perancangan Model Knowledge Management System pada Helpdesk Suppor VP-ASP di ROCKSALT, PTY.LTD
Perancangan Knowledge
Management System Pada Divisi Restrukturisasi dan penyelesaian Kredit: Studi Kasus : PT. ABC Manfaat
Penelitian
KMS dapat mendukung Kinerja Pegawai PT Skyworx Indonesia
Meningkatkan Kinerja dan Kompetensi Direktorat ABC
Pembelajaran dan Pemerataan Pengetahuan antar Pegawai Rocksalt VPASP Pemerataan pengetahuan pegawai. Metode Penelitian 10-step KM Roadmap, Tiwana, 2002
Fernandez , 2010 Fernandez , 2010 Fernandez , 2010
Pengembangan Proses KM
- 1.Socialization for Knowledge Sharing
2. Externalization
3. Combination, Socialization for Knowledge Discovery, Internalization 4. Direction, Routines 5. Exchange 1. Direction 2. Externalization, Internalization,
Socialization for Knowledge Sharing
3. Combination, Socialzation for Knowledge Discovery, Exchange, Routines 1. Combination 2. Routines 3. Direction 4. Socialzation for Knowledge Discovery
Hasil Penelitian Rancangan Solusi Knowledge Management
Rancangan Solusi Knowledge Management dan prototipe KM
Rancangan Solusi Knowledge Management dan prototipe KM
Rancangan Solusi Knowledge Management dan prototipe KM
2.10. Kerangka Pemikiran
Berdasarkan teori-teori yang dijelaskan pada sub-bab diatas, maka dipilihlah metodologi Fernandez (2010) yang dijelaskan pada bab 2.5. Manajemen pengetahuan dapat didefinisiskan secara sederhana sebagai “melakukan apa yang diperlukan untuk mendapatkan sebesar-besarnya sumber daya pengetahuan”. Selain itu manajemen pengetahuan didefinisikan sebagai proses yang dibutuhkan untuk menciptakan, menangkap, mengkodifikasi dan menyebarkan pengetahuan ke perusahaan untuk mencapai keuntungan kompetitif. Metode tersebut sesuai dengan kebutuhan DRPK dan dengan knowledge management solution penulis dapat mengidentifikasi kebutuhan, proses dan solusi manajemen pengetahuan yang dibutuhkan.
Tabel 2.2 Metodologi KMS (Aldi Rosi 2012)
Aspek Penelitian Tiwana (2000) Fernandez (2010)
Infrastruktur TI Ada Ada
Peta Pengetahuan Ada Tidak Ada
Platform TI Ada Tidak Ada
Organisasi Ada Ada
Proses Manajemen
Pengetahuan Tidak Ada Ada
Karakteristik Manajemen
Pengetahuan Tidak Ada Ada
Analisa Sesuai dengan strategi bisnis Umum
Berdasarkan Tabel 2.2, penulis memilih Fernandez karena analisa tidak memerlukan strategi bisnis dan memprioritaskan dari proses manajemen pengetahuan. Faktor lainnya yang menyebabkan penulis memilih metodologi Fernandez adalah kesesuaian studi literatur yang telah dilakukan oleh peneliti. Teori-teori yang dipelajari cenderung merujuk pada metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez. Terdapat bagian dimana peneliti menemukan kesesuaian dengan metodologi yang dikembangkan oleh Tiwana seperti analisa platform TI. Selain itu tahapan metode Fernandez (2010) “Develop additional
needed knowledge management system, mechanism, and technologies” dapat
dikembangkan menggunakan daur manajemen pengetahuan.
Kerangka pemikiran yang dibentuk menggunakan sebuah solusi manajemen menggunakan teori Fernandez digambarkan pada Gambar 2.9.
:
Gambar 2.9 Kerangka Pemikiran
KM Mechanisme KM Technologies KM Proses Model Management Solutions Prototype Knowledge Management KM Infrastructure Faktor Kontigensi Fernandez (2010) Evaluasi Infrastructure Tiwana (2000)
BAB 3
METODOLOGI PENELITIAN
Bab ini menjelaskan mengenai tehnik pengumpulan data dan tahapan yang dilakukan dalam melakukan penelitian.
3.1. Tahapan Penelitian
Gambar 3.1 Tahapan Penelitian Identifikasi Masalah Keluaran : Pertanyaan Penelitian Studi Literatur Keluaran : Kerangka Berpikir Kesimpulan dan Saran Pengumpulan Data Keluaran : Lampiran Wawancara Asses Faktor Kontigensi Keluaran : Nilai Faktor Kontigensi Identifikasi Proses Manajemen Keluaran : Nilai Proses Manajemen Prioritas Proses Manajemen Keluaran : Prioritas Proses Manajemen Asses Infrastruktur KM Keluaran : Prioritas Proses Manajemen Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Tambahan Keluaran : Prioritas Pengembangan KM Analisa Infrastruktur Manajemen Pengetahuan Keluaran : Dokumen Pengetahuan, Infrastruktur TI Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan tambahan, Mekanisme dan
Teknologi
Keluaran : Daftar Fitur Aplikasi
Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan
Keluaran : prototipe KMS Fernandez (2010)
Dalam menyelesaikan penelitian, berdasarkan Gambar 3.1 maka langkah-langkah yang dilakukan adalah sebagai berikut:
1. Identifikasi masalah
Langkah pertama adalah melakukan identifikasi atau perumusan masalah yang terjadi sehingga diperlukan penelitian ini. Identifikasi didapatkan dengan cara observasi di DRPK dan cabang dan pengembangan perumusan masalah menggunakan diagram fishbone.
2. Studi literature
Setelah melakukan identifikasi masalah, maka dilakukan studi literatur, studi ini akan mendukung proses dalam penelitian, dilakukan berkenaan dengan teori-teori yang berhubungan dengan sistem manajemen pengetahuan yang kemudian digunakan untuk menyusun kerangka pemikiran.
3. Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan metode survei di pusat maupun cabang (sampel), penyebaran kuisioner, wawancara terhadap staf dan observasi terhadap perusahaan yang menjadi obyek penelitian.
4. Asses Faktor Kontigensi
Proses ini dilakukan untuk mendapatkan faktor-faktor kontingensi berdasarkan hasil kuisioner yang telah disebar sebelumnya ke staf DRPK dan BRPK. Proses ini dilakukan untuk mendapatkan proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontingensi yang ada.
5. Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi Proses ini dilakukan untuk mengetahui proses manajemen pengetahuan berdasarkan faktor kontigensi yang didapat dari observasi dan hasil wawancara. Proses ini menghasilkan nilai dari proses manajemen pengetahuan.
6. Prioritas Proses Manajemen Pengetahuan
Proses ini dilakukan untuk menentukan prioritas dari proses sistem manajemen pengetahuan, data yang digunakan merupakan hasil dari proses manajemen pengetahuan yang kemudian diperingkatkan menurut nilai tertinggi, hasil tingkatan prioritas yang dibagi menjadi tiga bagian berdasarkan metodologi Fernandez (2010) tinggi, sedang dan rendah.
7. Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan saat ini.
Proses ini dilakukan untuk mendapatkan proses sistem manajemen pengetahuan yang terdapat di perusahaan dari hasil prioritas manajemen pengetahuan. Proses ini dilakukan dengan cara memetakan proses manajemen pengetahuan saat ini dan fasilitas manajemen pengetahuan yang dikembangkan oleh Santoso (2011).
8. Identifikasi Proses Manajemen Pengetahuan Tambahan
Proses ini dilakukan untuk mendapatkan kebutuhan tambahan proses sistem manajemen pengetahuan yang terdapat di perusahaan. Kebutuhan didapatkan dari hasil pemetaan identifikasi proses manajemn pengetahuan, yaitu tingkatan proses manajemen pengetahuan saat ini dan tingkatan fasilitas proses manajemen pengetahauan. Selanjutnya, hasil pemetaan tersebut di analisis dengan melakukan pemetaan yang dikembangkan oleh Aldi Rosi (2012).
9. Asses Infrastruktur Manajemen Pengetahuan
Proses ini dilakukan untuk menilaii infrastruktur manajemen pengetahuan yang ada pada perusahaan, untuk mengetahui apakah perusahaan sudah memiliki infrastruktur yang memadai untuk pengembangan manajemen pengetahuan dan sesuai dengan kebutuhan bisnis menggunakan metode tiwana (2000).
10. Pengembangan Sistem Manajemen Pengetahuan Tambahan, Mekanisme dan Teknologi
Proses ini dilakukan untuk mengembangkan mekanisme dan teknologi sistem manajemen pengetahuan yang mendukung proses manajemen pengetahuan. Penentuan mekanisme dilakukan dengan wawancara dan observasi terhadap Kepala DRPK. dan observasi langsung pada kegiatan sehari-hari di perusahaan. Selain itu mengidentifikasi teknologi-teknologi yang dibutuhkan berdasarkan proses-proses manajemen pengetahuan yang sudah didapatkan dari proses sebelumnya dengan melakukan wawancara untuk mendapatkan teknologi-teknologi yang diperlukan di sistem manajemen pengetahuan DRPK.
11. Perancangan Sistem Manajemen Pengetahuan
Proses ini berupa perancangan prototipe sistem manajemen pengetahuan yang berisi fitur-fitur yang sesuai dengan model fungsional. Tahapan ini membuat desain atau perancangan prototipe sistem manajemen pengetahuan. Desain perancangan ini berisi diagram navigasi dan tampilan sistem manajemen pengetahuan.
12. Kesimpulan dan Saran
Tahapan akhir berupa penyusunan laporan yang juga berisi kesimpulan dan saran yang didapatkan selama penelitian yang dilakukan.
3.2. Pengumpulan Data
Pengumpulan data berupa suatu pernyataan tentang sifat, keadaan, kegiatan tertentu dan sejenisnya. Pengumpulan data dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan penelitian. Dalam Penelitian ini, data yang digunakan dalam penelitian terbagi menjadi dua jenis, yaitu data primer dan sekunder.
3.2.1. Data Primer
Data Primer merupakan data dan informasi yang di kumpulkan secara langsung oleh peneliti dari subjek penelitian dan berhubungan langsung dengan objek yang diteiti, data primer di dapat dengan cara :
1. Wawancara
Metode ini dilakukan kepada Kepala Divisi (KaDiv) DRPK, Manajer di DRPK, staf litigasi dan staf restrukturisasi dan penyelesaian kredit yang menangani kantor cabang (koordinator), kedua staf tersebut dipilih karena berhubungan langsung dengan cabang sehingga dapat dijadikan sumber informasi. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan data dan informasi yang terkait mengenai manajemen pengetahuan di DRPK serta komitmen manajemen terhadap sistem manajemen pengetahuan.
2. Observasi
Metode ini dilakukan untuk mengumpulkan data dalam sebuah penelitian dengan cara mengamati kondisi sebenarnya yang terdapat di DRPK. Metode ini digunakan untuk mengetahui proses bisnis dan kegiatan kegiatan yang ada di DRPK yang dapat digunakan dalam menyelesaikan kredit di kantor cabang.
3. Kuisioner
Metode ini dilakukan dengan mengajukan sejumlah pertanyaan kepada responden untuk mendapatkan data kuantitatif yang terkait dengan penggunaan dan kebutuhan dari pengetahuan dan manajemen pengetahuan. Kuisioner akan didistribusikan ke staf DRPK.
3.2.2. Data Sekunder
Data Sekunder diperoleh oleh peneliti dari berupa bukti, catatan atau laporan historis yang telah tersusun dalam arsip oleh DRPK, peraturan internal/eksternal, journal, artikel dan karya akhir karya akhir yang terkait dengan manajemen pengetahuan yang kemudian dijadikan acuan dalam penelitian.
3.3. Metode Analisis Data
Pada tahapan ini, untuk mengetahui proses-proses yang mengacu pada metodologi Fernandez (2010) penulis mendapatkan data dari hasil penyebaran kuisioner yang disebarkan ke pegawai di cabang. Metode analisis ini digunakan untuk mengetahui tabel faktor kontingensi yang digunakan dan yang selanjutmya untuk mendapatkan proses-proses yang terdapat pada DRPK.
Pengelolaan data yang dilakukan penulis yaitu menggunakan teknik penentuan skor (Umar, 2000) untuk proses analisis terhadap data yang didapatkan terkait proses manajemen di perusahaan. Teknik penentuan skor tersebut digunakan untuk menentukan skala ordinal terhadap jawaban dari kuisioner yang disebar ke pegawai DRPK. Penentuan skor untuk setiap pertanyaan kuisioner adalah:
1. Untuk jawaban A diberikan nilai 5 2. Untuk jawaban B diberikan nilai 4 3. Untuk jawaban C diberikan nilai 3 4. Untuk jawaban D diberikan nilai 2 5. Untuk jawaban E diberikan nilai 1
Penentuan kategori jawaban yang diberikan oleh responden dari masing-masing pertanyaan adalah dengan menentukan skala interval. Penentuan skala interval ini mengacu pada analisis rentang kriteria (Umar, 2000) dengan cara:
Berdasarkan rumus di atas, maka diperoleh n= (5-1)/5 = 0,80, sehingga didapatkan kategori jawaban responden masing-masing variabel adalah:
1. Kategori skor untuk alternatif jawaban A adalah 4,24 – 5,00 2. Kategori skor untuk alternatif jawaban B adalah 3,43 – 4,23 3. Kategori skor untuk alternatif jawaban C adalah 2,62 – 3,42 4. Kategori skor untuk alternatif jawaban D adalah 1,81 – 2,61 5. Kategori skor untuk alternatif jawaban E adalah 1,00 – 1,80
