BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pendahuluan
Proyek gedung bertingkat, terutama proyek U-Residence bukanlah sesuatu yang baru, apa yang berubah merupakan sesuatu yang baru adalah deminsi dari proyek tersebut, baik dari segi kwalitas maupun kwantitas, Sejalan dengan perubahan tersebut timbul persaingan yang ketat, hal ini mendorong para pengusaha/praktisi mencari dan menggunakan cara-cara pengelolaan, metode serta teknik yang paling baik, sehingga penggunaan sumber daya benar-benar efektif dan efisien.
Dalam hal ini mengelola kegiatan dengan menggunakan konsep manajemen proyek merupakan langkah yang relative baru, dimana konsep ini ditandai dengan menerapkan suatu pendekatan, metode dan teknik tertentu pada pemikiran-pemikiran manajemen dengan tujuan meningkatkan daya guna dalam rangka mengahadapi kegiatan yang dinamis dan non-rutin, yaitu kegiatan proyek kontruksi.
Adapun pengertian manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisir, memimpin dan pengendalian kegiatan anggota serta sumber daya yang lain untuk mencapai sasaran organisasi (Perusahaan) yang telah ditentukan. Yang dimaksud dengan proses adalah mengerjakan sesuatu dengan pendekatan tenaga, keahlian, peralatan, dana dan informasi (Soeharto, 2014).
Sedangkan pengertian manajemen proyek muncul dikarenakan penggunaan manajemen itu sendiri yang telah berhasil mengelola kegiatan operatioanal rutin
lingkungan yang stabil, dirasakan kurang mampu dan tidak cukup efisien untuk mengelola kegiatan proyek kontruksi yang sejatinya penuh dengan dinamika dan perobahan cepat, sehingga hasilnya pun tidak bisa optimal.
Sehubungan denga itu, dilihat dari wawasan manajemen berdasarkan fungsi dan gabungan dengan pendekatan system, maka yang dimaksud dengan manajemen proyek yaitu merencanakan, mengorganisir, memimpin, dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai tujuan jangka pendek yang telah ditentukan, serta menggunakan pendekatan system dan hirarki (arus kegiatan) vertical dan horizontal (Kerzner, 1982).
Manajemen proyek sendiri terbagi menjadi bagian-bagian ilmu yaitu project scope mangement, project time management, project cost management, Project qualiti management, project human resourses management, Project comunication mangement, project risk management, project procurment management, dan project imtegration management (Project Management Institute, 1996). Pada penelitian yang akan di analisis adalah dari segi pengaturan waktu, dalam hal ini yaitu project time management.
2.2 Sistem Manajemen Waktu.
Adapun pengertian manajemen waktu proyek adalah proses merencanakan, memyusun dan mengendalikan jadwal kegiatan proyek. Manajemen waktu termasuk ke dalam proses yang akan diperlukan untuk memastikan waktu penyelesaian suatu proyek. Sistem manajemen waktu berpusat pada perjalan atau tidaknya perencanaan dan penjadwalkan proyek. Dimana dalam perencanaan dan
penjadwalan tersebut telah disediakan pedoman yang spesifik untuk menyelesaikan aktivitas proyek dengan lebih cepat dan efesien.
2.3 Aspek-Aspek Manajemen Waktu
Dasar yang dipakai pada sistem manajemen waktu yaitu perencanaan operational dan penjadwalan yang selaras dengan durasi proyek yang sudah ditetapkan. Dalam hal ini penjadwalan digunakan untuk mengontrol aktivitas proyek setiap harinya. Adapun aspek-aspek manjemn waktu yaitu menentukan pennjadwalan proyek, mengukur dan membuat laporan dari kemajuan proyek, membandingkan penjadwalan dengan kemajuan proyek sebenarnya dilapangan, menentukan akibat yang ditimbulkan oleh perbandingan jadwal dengan kemajuan di lapangan pada akhir pemyelesaian proyek, merencanakn penanganan untuk mengatasi akibat tersebut, yang terakhir memperbaharui kembali penjadwalan proyek (clogh and Scars, 1991). Sedangkan aspek-aspek manajemen waktu itu sendiri merupakan proses yang saling berurutan satu dengan yang lainnya.
Gambar 2.1 Sistem Manajemen Waktu (Sumber : Clough and Scars, 1991)
2.3.1 Menetukan Penjadwalan Proyek
Penjadwalan proyek adalah daftar urutan waktu operational proyek yang berguna sebagai pokok garis pedoman pada saat proyek dilaksanakan. Pada tahab ini harus dibuat suatu daftar pekerjaan sesuai dengan kesatuan aktivitas yang mudah ditangani secara bersamaan. Tujuan memecah lingkup aktivitas dan
Menentukan penjadwalan
Mengukur dan membuat laporan kemajuan
Membandingkan kemajuan dilapangan dengan penjadwalan
Menentukan akibat yang ditimbulkan pada akhir
penyelesain
Merencanakan penanganan untuk mengatasi akibat tersebut
Memperbaharui penjadwalan proyek
menyusun urutannya antara lain untuk meningkatkan akurat kurun waktu penyelesain proyek.
Adapun langkah-langkah dalam menentukan penjadwalan proyek, yaitu (soeharto, 2014) :
1. Identifikasi aktivitas (Work Breakdwon Structure). 2. Penyusunan urutan kegiatan.
3. Perkiraan kurun waktu. 4. Penyusunan jadwal.
2.3.1.1 Indentifikasi Aktivitas (Work Breakdwon Structure).
Proses penjadwalan diawali dengan mengindentifikasi aktivitas proyek. Setiap aktivitas diindetifikasi agar dapat dimonitor dengan mudah dan dapat dimengerti pelaksananya, sehingga tujuan proyek yang telah ditentukan dapat dilaksanakan sesuai dengan jadwal.
Dalam mengidentifikasi kegiatan sebaikanya tidak terlalu sedikit dalam pembagiannya karena akan membatasi keefektifan dalam perencanaan dan kontrol, juga sebaiknya tidak terlalu banyak dalam pembagiannya karena juga akan membingungkan bagi penggunanya. Dalam penentuan level detail WBS sebaiknya berdasarkan :
1. Kebutuhan pengguna scedule.
2. Tipe aktivitas (biaya, keamanan, kualitas) 3. Ukuran, kompleksitas, dan tipe proyek. 4. Pengalaman.
5. Persediaan informasi yang didapat. 6. Karakteristik sumber daya.
Dalam pengembangan WBS sebaiknya berdasarkan beberapa pembagian : 1. Wilayah geografi.
2. Area konstruksi.
3. Elemen-elemen bangunan. 4. Jenis pekerjaan.
5. Departemen.
Beberapa hal yang dapat dipakai sebagai pedoman menyusun WBS (Ervianto, 2004) :
1. Susunan WBS dibuat bertingkat (level) menurut ketelitian spesifikasi 2. pekerjaannya.
3. Susunan WBS dibuat atas dasar penguraian yang diskrit dan logis. 4. Jumlah level sesuai dengan kebutuhan tingkat pengelolanya.
5. Jumlah elemen pekerjaan tiap level sesuai dengan kebutuhan pemgelolanya.
6. Tiap elemen WBS diberi nomor, dengan penomoran yang sesuai dengan tingkat level-nya.
2.3.1.2 Penyusunan Urutan Kegiatan.
Setelah diuraikan menjadi komponen-komponen, lingkup proyek disusun kembali menjadi urutan kegiatan sesuai dengan logika ketergantungannya (jaringan kerja).
Didalam penyusunan urutan kegiatan adalah bagaimana meletakan kegiatan tersebut ditempat yang benar, apakah arus bersamaan?, setelah pekerjaan yang lain selesai sebelum pekerjaan yang lain selesai. Pada penyusunan urutan kegiatan sendiri ada beberapa informasi yang harus diperhatikan yaitu :
1. Technological constraints, yang meliputi metode kontruksi, prosedur dan kualitas.
2. Managerial constraints, yang meliputi sumber daya, waktu, biaya, dan kualitas.
3. External constraints, yang meliputi cuaca, peraturan, dan bencana alam yang tak terduga.
2.3.1.3 Pekiraan Kurun Waktu (durasi)
Setelah jaringan kerja, masing-masing komponen kegiatan diberikan perkiraan kurun waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan yang bersangkutan, juaga perkiraan sumber daya yang diperlukan untuk untuk menyelesaikan kegiatan tersebut.
Durasi suatu aktivitas adalah panjangnya waktu pekerjaan mulai dari star sampai finish pekerjaan yang dilakukan atau sudah selesai suatu pekerjaan yang telah dilakuakan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati dan di tanda tangani oleh owner dengan kontraktor.
Ada 2 pendekatan dalam menentukan duras aktivitas adalah :
1. Pendekatan teknik, meliputi memeriksa persediaan sumber daya (a), mencatat produtivitas sumber daya (b), memeriksa kualitas pekerjaan (c), kemudian menentukan durasi.
2. Pendekatan pratek, meliputi pengalaman dan keputusan.
2.3.1.4 Penyusunan Jadwal (scedule)
Jaringan kerja yang masing-masing komponen kegiatannya telah diberi kurun waktu kemudian secara keseluruhan dianalisa dan dihitung kurun waktu penyelesain proyek, sehingga dapat diketahui jadwal induk dan jadwal unutk pelaksanaan pekerjaan dilapangan.
Didalam menyusun jadwal masukan-masukan yang diperlukan yaitu jenis-jenis aktivitas, urutan setiap aktivitas, durasi waktu aktivitas, kalender (jadwal hari), dan asumsi-asumsi yang diperlukan.
Schedule di bagi menjadi 2 bagian utama yaitu Master Schedule dan Detailed Schedule. Master schedule berikan kegiatan-kegiatan utama dari suatu proyek yang dibuat untuk level executive management, sedangkan Detailed schedule merupakan bagian dari Master Schedule yang berisikan detail dari kegiatan-kegiatan utama yang dibuat untuk membantu para pelaksana dalam mengerjakan dilapangan.
Macam-macam dari schedule dapat dibagi menjadi 2 yaitu Bagan Balok dan Jaringan keraja (CPM). Dimana keduanya mempunyai kelebihan dan kekurangan seperti yang dijelaskan dibawah ini :
1. Bagan Balok (BAR/GANTT Chart)
Metode bagan balok diperkenalkan oleh H.L Grantt, dengan tujuan mengindentifikasi unsur waktu dan urutan dalam merencanakan urutan dalm suatu kegiatan yang terdiri dari waktu mula, waktu penyelesaian dan pada saat pelaporan. Bagan balok mudah dibuat dan di pahami sehingga amat berguna sebagai alat komunikasi dalam penyelengaraan proyek.
Bagan balok dapat dibuat secara manual atau dengan mengunakan komputer. Bagan ini tersusun pada koordinat X dan Y. Pada sumbu tegak lurus X, dicatat pekerjaan atau elemen-elemen atau paket kerja dari hasil penguraian lingkup suatu proyek dan di gambar sebagai balok. Sedangkan pada koordinat sumbu Y, tertulis satuan waktu, misalnya hari, minggu, atau bulan.
Penggunaan metode bagan balok sangat terbatas karena mempunyai kelemahan-kelemahan seperti tidak menunjukan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dengan yang lain sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan suatu kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek, sukar mengadakan perbaikan atau pembaharuan (updating) karena umumnya harus dilakukan dengan membuat bagan balok baru, selain itu juga tidak cocok untuk proyek yang berukuran sedang dan besar atau yang bersifat kompleks disebabkan kurangnya kemampuan penyajian secara sistematis karena harus menyusun sedimikian besar jumlah kegiatan yang mencapai puluhan ribu dam memiliki keterkaitan antara satu kegiatan dengan yang lainnya.
2. Jaringan Kerja (CPM)
Jaringan kerja merupakan penyempurnaan dari metode bagan balok yang akan menjawab pertanyaan-pertanyaan seperti beberapa lama kurun waktu penyelesaian proyek tercepat, kegiatan mana yang bersifat kritis dan non kritis, dan lain-lain. CPM diperkenalkan pertama kali oleh ahli matematika dari perusahaan Du-Pont bekerja sama dengan Rand Comparation dibantu oleh team engineer.
Pada metode CPM dikenal adanya jalur kritis, yaitu jalur yang memiliki rangkaian componem-komponem kegiatan dengan total jumlah waktu terlama dan menujukan kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat.
Pada CPM sendiri ada beberapa proses perhitungan yang harus dilakukan, yaitu forward pass, backward pass, dan float analises. Yang kemudian menghasilkan overall project duration, star dan finish dates, aktivity dates (ES, EF, LS, LF), activity flostd, Critical path (critical activity). Proses menyusun jaringan CPM dibagi beberapa langkah, dapat dilihat pada Gambar 2.2
Gambar 2.2 Proses Menyusun CPM (Sumber : Soeharto, 1997)
3. Time-Based Diagram.
Time-Based Diagram adalah perpaduan antara GANTT/BAR chart dengan jaringan kerja. Diamana kelebihan Time-Based adalah dapat menunjukan jadwal kalender sebaik dengan hubungan di antara aktivitas.
2.3.2. Mengukur dan Membuat Laporan Kemajuan Proyek (Monitoring)
Evaluasi kemajuan proyek tergantung pada akurasi pengukuran dan pembuatan laporan di lapangan (Brondon dan Gray, 1970). Laporan kemajuan dilapangan adalah dokumen yang sangat penting dalam menganalisa kemajuan pada akhir penyelesaian proyek. Laporan-laporan yang diperlukan meliputi presentase penyelesaian proyek pada tiap-tiap aktivitasnya (Clough dan Sears,
I Indentifikasi lingkup proyek dan menguraikannya
menjadi komponen-komponen kegiatatan
II Menyusun komponen-komponen kegiatan sesuai urutan logika ketergantungan menjadi jaringan kerja
III Memberikan perkiraan kurun waktu masing-masing kegiatan.
IV Indentifikasi jalur kritis, Float dan kurun waktu
penyelesaian proyek.
1991). Beberapa langkah yang dilakukan dalam mengukur dan membuat laporan kemajuan proyek, yaitu (Soeharto, 1999, Clough and Sears, 1991) :
1. Mengukur dan mencatat hasil kerja. Dalam mengukur dan pencatatan hasil kerja ada beberapa informasi yang harus diperoleh, Yaitu :
1. Pencatatan actual star dan actual completion date. 2. Pencatatan kemajuan setiap aktivitas (Progres). 3. Perubahan durasi dari suatu aktivitas.
4. Penambahan atau pengurangan aktivitas.
5. Perubahan hubungan atau urutan dari suatu aktivitas (job logic)
6. Pencatatan laporan singkat tentang kejadian penting pada saat pengerjaan proyek.
2. Mencatat pemakaian sumber daya.
Dalam pencatatan pemakaian sumber daya, informasi yang harus diperoleh, yaitu: pencatatan dari macam-macam sumber daya yang dapat dipakai (alat berat, alat pertukangan, Material)
3. Memeriksa Kualiotas
Dalam memriksa kualitas sumber daya dan hasil pekerjaan ada beberapa informasi yang harus diperoleh yaitu :
1. Pencatatan dari macam-macam kualitas sumber daya apa saja yang dioperiksa.
2. Pencatatan dari kualitas pekerjaan apa saja yang diperiksa. 4. Mencatat kinerja dan produktivitas.
Dalam pencatatan kinerja dan produktivitas pekerja informasi yang harus diperoleh yaitu pencatatan terhadap sumber daya manusia yang melakukan aktivitas di proyek.
2.3.3. Membandingkan Jadwal dengan kemajuan dan menentukan akibat Yang terjadi pada tanggal penyelesaian (Analisis)
Menganalisa atau mengevaluasi tidak hanya dilaukan pada akhir proyek saja, tapi bisa juga dilakukan sewaktu-waktu apabila proyek telah terlihat ketinggalan dari jadwal yang telah ditentukan, setelah menerima laporan kemajuan di lapangan, informasi yang didapat kemudian dibandingkan dengan penjadwakan proyek.
Dari perbandingan tersebut dapat dilihat aktivitas mana yang menngalami keterlambatan, sehingga dapat ditentukan dan dianalisa akibat-akibat yang terjadi pada tanggal penyelesaiannya. Tiap-tiap aktivitas yang mengalami keterlambatan harus dianalisa penyebabnya, apakah dikarenakan tingkat kesulitanya yang tinggi atau sebab lainya, sehinga keterlambatan dengan sebab dan pada aktivitas yang sama tidak akan terulang lagi (Brandom and Gray, 1970).
Langkah-langkah dalam melakukan analisa dapat berupa :
1. Membandingkan secara berkala perencanaan kemajuan proyek dengan kenyataan dilapangan.
2. Menentukan akibat/pengaruh yang terjadi pada tanggal penyelesaian dan pada sasaran waktu/tanggal-tanggal penting (milestone) proyek (setelah menerima laporan hasil perbandingan).
2.3.4 Merencakan dan Menerapkan Tindakan Pembetulan (Plan and
Implement Corective Action)
Setelah laporan kemajuan tiap aktivitas proyek dianalisa, harus dibuat keputusan tentang bagaimana tindakan pemebetulan dan perbaikan, jika ada aktivitas yang ketinggalan dari jadwal.
Apabila hasil, analisis menunjukan adanya indikasi penyimpangan yang cukup berarti, maka perlu dilakukan langkah-langkah perbaikan atau pembetulan. Tindakan pembetulan dan perbaikan dapat berupa (soeharto, 2014, Clough and Sears, 1991) :
1. Relokasi sumber daya.
2. Menambah jumlah tenaga kerja. 3. Jadwal alternative (lembur, shif)
4. Membagi-bagi pekerjaan ke sub kontraktor. 5. Merobah metoda kerja.
6. Work Splitting (pembagian kerja dengan durasi yang lama)
2.3.5. Memperbahurui Penjadwalan Proyek (Update Operational Schedule) Penyimpangan dari perencanaan dan penjadwalan yang sudah ditetapkan terkadang tidak dapat diletakan, oleh karena itu bila tidak dapat diatasi dengan cara-cara penaganan diatas, maka penjadwalan proyek tersebut perlu dipebaharui kembali.
Tujuan dasar dari updating adalah meng-schedule ulang pekerjaan yang sudah dilakukan dengan mengunakan status proyek yang aktual sebagai awal mula penentuan ulang schedule project.
Adapun beberapa tindakan yang perlu dilakukan dalam memperbahurui penjadwalan proyek, yaitu (Clough and Sears, 1991) :
1. Perhitungan float dari setiap aktivitas dari jadwal yang baru. 2. Perhitungan project complection date jadwal jadwal yang baru.
3. Penyesuian jadwal yang baru dengan jadwal yang sudah dikoreksi (correcting schedule)
2. 4. Kendala-kendala Pelaksanaan Manajemen Waktu.
Dalam kenyataan dilapangannya, pelaksanaan manajemen waktu proyek kontruksi banyak menemui kendala-kendala yang menyebabkan pelaksanaannya tidak optimal. Dari penelitian yang telah dilakukan berapa ahli pada perusahaan kontraktor di Indonesia sebelumnya.
Kendala-kendala yang sering dihadapi tersebut adalah :
1. Kesulitan untuk mendapatkan supliyer dan sub kontraktor yang commit dengan schedule yang sudah dibuat bersama.
2. Kesulitan untuk mendapatkan pengawas (mandor) yang commit dengan dengan schedule yang sudah dibuat bersama.
3. Desain yang belum selesai dan perubahan desain.
4. kurangnya koordinasi dan komunikasi dengan pelaksana dilapangan. 5. Keterlambatan pembayaran dari ownwr kepada kontraktor.
6. Kekurangan material dan peralatan 7. Perubahan cuaca yang tidak bisa diduga.
9. Kurang adanya kesadaran pekerja untuk mencatat setiap pekerjaan yang sudah dilakukan.
10.Kurangnya koordinasi atau pengawasan antara pengawas dengan pekerja. 11.Kurangnya komunikasi antara pelaksana monitoring dilapangan dengan
pembuat schedule.
12.Ketidak akuratan informasi yang didapat dari monitoring.
13.Diperlukan biaya yang besar untuk mempekerjakan tenaga kerja khusus untuk melakukan monitoring dilapangan.
14.Kurangnya sumber daya (tenaga ahli) yang mampu menganalitis keadaan proyek.
15.Program komputer yang kurang baik.
2.5. Standarisasi Manajemen Waktu.
Manajemen waktu itu dikatakan telah terlaksana dengan baik, bila setiap perusahaan kontraktor tersebut melaksanakan setiap aspek-aspek dari manajemen waktu.
Diamana aspek-aspek manajemen waktu, yaitu : 1. Menentukan penjadwalan proyek.
2. Mengukur dan membuat laporan kemajuan proyek (Monitoring) 3. Menbandingkan jadwal dengan kemajuan proyek (Analysis)
4. Merencanakan dan menerapkan tindakan pembetulan (Corective Action) 5. Memperbahurui penjadwalan proyek (Update Operatioanl Schedule)
2.6. Faktor Yang Mempengaruhi Manajemen Waktu.
Manajemen waktu satu orang dengan orang yang lainnya bisa berbeda. Hal ini dikarenakan adanya faktor-faktor yang berpengaruh terhadap manajemen waktu. Faktor-faktor tersebut antara lain, yaitu:
2.6.1. Jenis Kelamin
Penelitian Macan dan kawan-kawan (1990, h. 71) telah membuktikan bahwa manajemen waktu mahasiswa wanita lebih baik dari pada manajemen waktu mahasiswa pria. Hal ini ditunjang oleh pendapat yang mengatakan bahwa bila wanita mempunyai waktu luang, mereka lebih suka mengisinya dengan mengerjakan berbagai pekerjaan ringan dari pada hanya bersantai. Karena itu, dapat dikatakan bahwa hampir seluruh waktunya diisi dengan kegiatan. Hal demikian berbeda dengan kaum pria yang lebih suka menngisi waktu luangnya dengan tidur atau bersantai (Kartono, 1989,h. 185).
2.6.2. Usia
Hasil penelitian Macan dkk (1990, h. 760) juga menunjukkan bahwa ada hubungan positif antara usia dengan manajemen waktu. Semakin tinggi usia maka semakin baik pula manajemen waktunya.
Semakin tinggi usia kita maka pemikiran kita akan semakin dewasa dan pengalaman kita lebih banyak. Kita sudah dapat memikirkan dengan baik mana yang seharusnya kita lakukan dan mana yang tidak perlu kita lakukan sehingga semakin tinggi usia kita maka semakin baik manajemen waktu kita.
2.6.3. Menurut Hofer dkk (2007, h. 17-28),
Ada tiga faktor yang mempengaruhi manajemen waktu, yaitu:
1. Pengaturan diri (self-regulation) Dengan adanya pengaturan diri, seseorang dapat mengatur waktunya dengan baik.
2. Motivasi. Seseorang yang mempunyai motivasi tinggi memiliki manajemen waktu yang tinggi. Hal ini ditunjang oleh penelitian
Vansteenkiste dan kawan-kawan (2005, h. 472-473) yang menunjukkan semakin tinggi motivasi internal seseorang, semakin tinggi manajemen waktunya.
3. Pencapaian Tujuan. Seseorang yang berusaha mencapai tujuannya akan dapat mengatur waktunya dengan baik.
Sumber: Jurnal Manajemen Waktu Ditinjau dari Motivasi Belajar pada Mahasiswa Bekerja oleh Kathie Permatasari K. (2008)
