A. Profil Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut
Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut adalah perguruan tinggi dibidang informatika dan komputer, yang berdiri pada tanggal 12 Februari 1995 dengan jurusan atau program studi Manajemen Informatika jenjang Diploma III (D3) yang dipimpin oleh Direktur. Pendirian AMIK Garut berdasarkan akte dari Notaris Leontine Anggasurya., SH, No. 14 tanggal 11 April 1990, yang berada dibawah serta bertanggungjawab langsung kepada Yayasan Pendidikan Garut (YPG). Hal tersebut berdasarkan rekomendasi dari Kopertis Wil. IV Jawa Barat nomor: 2945/Kop/IV/N/N/1995 tanggal 8 November 1995 yang diajukan kepada Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Dirjen Dikti.
Mengenai status Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut, maka AMIK Garut telah terdaftar melalui SK Dirjen Dikti nomor: 42/Dikti/Kep/1998 untuk jurusan Manajemen Informatika. Mengingat semakin banyaknya peminat, maka pada tahun 1998 dibukalah jurusan Manajemen Informatika jenjang Diploma I (D1) dan jurusan Teknik Informatika jenjang Diploma III (D3), dengan surat izin pendirian dari Dirjen Dikti nomor: 42/Dikti/Kep/1998.
B. Struktur Organisasi AMIK Garut
Struktur akademik manajemen informatika dan komputer (Amik Garut) dapat digambarkan sebagai berikut:
Gambar 3.1 Struktur Organisasi AMIK Garut
C. Visi dan Misi AMIK (Garut)
1. Visi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut
Menjadi pusat pendidikan komputer dan informasi yang mendapat pengakuan baik secara lokal, regional, maupun tatanan global. Guna mewujudkan masyarakat yang berwawasan teknologi, berahlak mulia dan professional.
2. Misi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut
a. Meningkatkan sumber daya manusia yang profesional dalam bidang komputer dan informasi yang relevan dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) dan pembangunan Nasional.
b. Menjadi pusat kegiatan pengembangan dan penelitian pada bidang komputer dan informasi yang bertujuan untuk mengembangkan bidang komputer dan informasi.
c. Menyiapkan peserta didik menjadi anggota masyarakat yang memiliki pribadi yang tangguh dan mandiri, mempunyai kemampuan, kecakapan, dan keterampilan dalam pengembangan serta penyebarluasan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK). Khusunya dibidang informatika dan komputer, serta mengupayakan penggunaanya bagi masyarakat, bangsa, dan negara.
d. Mengamalkan ilmu pengetahuan dan teknologi khusunya komputer dan informasi secara profesional, guna memecahkan permasalahan dalam kehidupan masyarakat.
D. Tujuan dan Keunggulan AMIK Garut 1.Manajemen Informatika Diploma III (D3)
a. Memahami konsep pengelolaan sistem informasi serta dapat mengaplikasikanya dalam pekerjaan administratif secara efektif dan efisien.
b. Memiliki keahlian dalam pembuatan program komputer aplikasi dan sistem informasi.
c. Mampu menganalisis dan meracang sistem informasi, serta mengelola sistem jaringan.
2.Manajemen Informatika Diploma I (D1)
a. Memahami cara pengelolaan operasional sistem informasi sederhana. b. Dapat mengaplikasikan berbagai program aplikasi pengolahan data
secara terampil.
3. Teknik Informatika Diploma III (D3)
a. Memahami konsep teknologi informasi, serta dapat mengaplikasikannya dalam meyelesaikan permasalahan yang ada disemua bidang pekerjaan.
b. Memiliki keahlian dalam pembuatan program komputer aplikasi sistem informasi.
c. Mampu menganalisis dan mendesain suatu sistem informasi dan instalasi jaringan.
E. Tugas Pokok dan Fungsi AMIK Garut
Tugas pokok Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut adalah menyelenggarakan pendidikan profesional, dalam sejumlah disiplin ilmu informatika dan komputer yang meliputi ilmu pengetahuan dan teknologi. Untuk menyelenggarakan tugas pokok tersebut, Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut mempunyai fungsi sebagai berikut:
1. Melaksanakan dan mengembangkan pendidikan tinggi.
2. Melaksanakan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
3. Melaksanakan pembinaan sivitas akademika dan hubunganya dengan lingkungan.
4. Melaksanakan kegiatan layanan administratif.
F.Deskripsi Pembagian Kerja 1. Direktur
Direktur adalah pimipinan Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut, yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Yayasan Pendidikan Garut (YPG). Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut diangkat dan diberhentikan oleh Yayasan Pendidikan Garut setelah mendapat pertimbangan dari senat akademi, dan mendapat persetujuan dari Menteri Pedidikan Nasional. Masa jabatan dari Direktur adalah empat tahun, dan Direktur dapat
diangakat kembali dengan ketentuan tidak boleh lebih dari dua kali masa jabatan berturut-turut.
Adapun tugas dari Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut adalah sebagai berikut:
a. Memimpin penyelenggaraan pendidikan, penelitian, pengabdian kepada masyarakat, membina tenaga kependidikan, mahasiswa, tenaga administrasi, dan administrasi sekolah tinggi serta hubunganya dengan lingkungan.
b.Membina dan melaksanakan kerjasama dengan instansi, badan swasta, dan masyarakat untuk memecahkan persoalan yang timbul terutama yang menyangkut bidang tanggungjawabnya.
2. Pembantu Direktur (Pudir)
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari, Direktur dibantu oleh tiga orang pembatu Direktur (Pudir) yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur. Apabila Direktur berhalangan tidak tetap maka Direktur menunjuk Pembantu Direktur I sebagai pelaksana harian, dan apabila Direktur berhalangan tetap, maka Yayasan segera mengangkat pejabat Direktur sebelum Direktur yang baru.
Adapun yang mempuyai tugas dari pembantu Direktur adalah sebagai berikut:
a. Pembantu Direktur satu (Pudir I) mempunyai tugas membantu Direktur dalam memimpin pelaksanaan pendidikan dan pengajaran, penelitian, serta pengabdian kepada masyarakat.
b.Pembantu Direktur dua (Pudir II) mempunyai tugas membantu Direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang keuangan dan adminstrasi umum.
c. Pembantu Direktur tiga (Pudir III) mempunyai tugas membantu Direktur dalam memimpin pelaksanaan kegiatan dibidang pembinaan dan layanan kesejahteraan mahasiswa.
3. Senat Akademi
Senat Akademi merupakan badan normatif dan perwakilan tertinggi di AMIK Garut, senat Akademi mempunyai tugas pokok sebagai berikut:
a.Merumuskan kebijakan akademik dan pengembangan AMIK Garut.
b.Merumuskan kebijakan penilaian prestasi akademik dan pengembangan kecakapan serta kepribadian sivitas akademika. c. Merumuskan norma dan tolak ukur penyelenggaraan AMIK Garut. d.Memberikan pertimbangan dan persetujuan atas rencana anggaran
pendapatan dan belanja AMIK Garut yang diajukan oleh Direktur AMIK Garut.
e.Menilai pertanggungjawaban Direktur AMIK Garut atas pelaksanaan kebijakan yang telah ditetapkan.
f. Merumuskan peraturan pelaksanaan kebebasan akademik, kebebasan mimbar akademik, dan otonomi keilmuan pada AMIK Garut.
g.Memberikan pertimbangan kepada Yayasan Pendidikan Garut (YPG) berkenaan dengan calon-calon yang diusulkan untuk diangkat menjadi Direktur AMIK Garut.
h. Menegakan norma-norma yang berlaku bagi senat AMIK Garut. 4. Jurusan atau Program Studi
Jurusan atau program studi dipimpin oleh Ketua Jurusan yang bertanggungjawab langsung kepada Direktu AMIK Garut. Ketua Jurusan bertugas melaksanakan pendidikan profesional program Diploma, dalam bagian dari suatu cabang ilmu pengetahuan dan teknologi.
5. Dosen
Dosen adalah tenga pengajar dilingkungan jurusan yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Ketua Jurusan. Dosen terdiri atas beberapa bagian, yaitu sebagai berikut:
a. Dosen tetap, yaitu Dosen yang diangkat oleh Yayasan atas usul Direktur AMIK Garut dan Dosen yang ditugaskan oleh Pemerintah yang dipekerjakan atau diperbantukan oleh Pemerintah atau Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi pada AMIK Garut.
b. Dosen luar biasa adalah Dosen tetap Perguruan Tinggi lain tetapi mengajar di AMIK Garut, atas persetujuan Direktur AMIK Garut dan pimpinan Perguruan Tinggi yang bersangkutan.
c. Dosen pembina adalah Dosen yang bertugas membina dan mengembangkan AMIK Garut yang ditentukan Yayasan.
6. Lembaga pegabdian masyarakat
Lembaga pegabdian masyarakat adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan sebagian tugas pokok dan fungsi AMIK Garut yang berada dibawah Direktur. Lembaga pengabdian masyarakat mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan pengabdian ilmu pengatahuan dan teknologi bagi kesejahteraan masyarakat.
b. Meningkatkan relevansi program Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut sesuai dengan kebutuhan masyarakat.
c. Melaksanakan pengembangan pola dan konsepsi pembangunan Nasional, wilayah, dan daerah melalui kerjasama antar perguruan tinggi atau badan lainya baik didalam maupun diluar negeri.
d. Melaksanakan urusan tata usaha lembaga.
7.Bagian administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan, dan sistem Informasi
Bagian administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan, dan sistem informasi (BAAKPSI) adalah unsur pembantu pimpinan dibidang administrasi akademik, kemahasiswaan, perencanaan, dan sistem informasi yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur AMIK Garut. BAAKPSI mempunyai tugas memberikan layanan
administratif dibidang akademik, kemahasiswaan, perencanaan, dan sistem informasi dilingkungan AMIK Garut, dan mempunyai fungsi:
a. Melaksanakan administrasi pendidikan dan kerjasama. b. Melaksanakan administrasi kemahasiswaaan.
c. Melaksanakan administrasi perencanaan dan sistem informasi.
8. Bagian administrasi umum dan keuangan
Bagian administrasi umum dan keuangan (BAUK) adalah unsur pembantu pimpinan dibidang administrasi umum dan keuangan yang berada dibawah dan bertanggungjawab langsung kepada Direktur AMIK Garut. Bagian administrasi umum dan keuangan mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Melaksanakan tata usaha, rumah tangga, hukum, tata laksana, dan perlengkapan.
b. Melaksanakan urusan kepegawaian. c. Melaksanakan urusan keuangan. 9. Unit pelaksana teknis perpustakaan
Perpustakaan adalah unit pelaksana teknis yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur AMIK Garut, dan pembinaanya dilakukan oleh Pembantu Direktur I. Perpustakaan mempunyai tugas memberikan layanan bahan pustaka untuk keperluan pendidikan, pendidikan, dan pengabdian kepada masyarakat.
Perpustakaan mempunyai fungsi:
b. Memberikan layanan dan pendayagunaan bahan pustaka. c. Memelihara bahan pustaka.
d. Melakukan layanan referensi. e. Mengatur tata usaha perpustakaan. 10.Laboratorium komputer
Laboratorium komputer adalah unit pelaksana teknis dibidang pengolahan data yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur AMIK Garut, serta pembinaanya dilakukan oleh Pembantu Direktur I. Laboratorium komputer mempunyai tugas mengumpulkan, mengolah, menyajikan, menyimpan data ataupun informasi, memberikan layanan-layanan untuk program-program pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat.
G. Analisis Sistem yang Sedang Diterapkan Pada Perpustakaan AMIK Garut
1. Use Case Diagram
Use case diagram menggambarkan seluruh interaksi yang terjadi didalam sistem, interaksi tersebut bisa terjadi antara aktor dengan aktor lainya atau antara aktor dengan sistem. Langkah-langkah yang harus dilakukan sebelum membuat use case diagram adalah sebagai berikut.
a. Identifikasi Aktor
Berdasarkan hasil penelitian, maka penulis dapat mengidentifikasikan aktor-aktor yang terlibat didalam sistem yang sedang diterapkan oleh Perpustakaan AMIK Garut. Aktor-aktor yang terindentifikasi dapat dilihat pada tabel 3.1 berikut.
Tabel 3.1 Identifikasi Aktor
Aktor Keterangan
Merupakan aktor yang telah terdaftar sebagai anggota dari Perpustakaan Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut. Dalam hal ini adalah mahasiswa dan Dosen pengajar.
Merupakan aktor yang bertugas melayani anggota didalam sistem Perpustakaan AMIK Garut. Seperti melayani dalam hal peminjaman, pengembalian, serta mengolah data yang ada didalam sistem.
Merupakan aktor yang berperan dalam mengawasi serta memberikan kebijakan-kebijakan demi kelancaran kinerja Perpustkaan AMIK Garut.
b.Identifikasi use case
Use case digambarkan dengan simbol oval, dimana didalam satu use case bisa terdapat beberapa kegiatan yang merupakan interaksi antara aktor dengan sistem. Use case yang teridentifikasi didalam sistem yang sedang diterapkan oleh Perpustakaan AMIK Garut dapat dilhat pada tabel 3.2 berikut.
Tabel 3.2 Identifikasi Use Case
Nama Use case Gambar Use Case
Pinjam Buku Memperpanjang waktu peminjaman Mengembalikan buku Mengolah Data buku dan anggota
c. Use Case Diagram
Setelah proses identifikasi aktor dan use case selesai, maka langkah yang selanjutnya adalah membuat diagram use case. Berikut ini adalah gambar dari use case diagram.
Mengolah data buku dan data anggota Memperpanjan g waktu peminjaman Mengembalika n Buku Meminjam Buku
Gambar 3.2 Use Case Diagram Dari Sistem yang Sedang Diterapkan
d.Use Case Descritpion
Use case description ini berfungsi untuk menjelaskan interaksi-interaksi yang terjadi dialam use case diagram.
Tabel 3.3 Use Case Description Meminjam Buku IDENTIFIKASI USE CASE
NAMA USE CASE Meminjam Buku.
FUNGSI Untuk melakukan transaksi peminjaman buku oleh anggota Perpustakaan AMIK Garut . SKENARIO USE CASE 1. Anggota memilih bahan bacaan yang
hendak dipinjam.
2. Anggota membawa bahan bacaan (buku) yang hendak dipinjam kepada petugas Perpustakaan AMIK Garut.
3. Petugas kemudian memerikasa buku dan status keangotaan.
dan anggota masih dalam keadaan status meminjam (belum mengembalikan) maka petugas melarang anggota untuk meminjam buku kembali.
5. Petugas akan mencatat data peminjaman apabila anggota telah memenuhi semua syarat peminjman.
6. Petugas juga akan menginputkan data peminjaman kedalam komputer.
AKTOR YANG TERLIBAT Angota dan Petugas Perpustakaan.
Tabel 3.4 Use Case Description Memperpanjang Waktu Peminjaman IDENTIFIKASI USE CASE
NAMA USE CASE Memperpanjang waktu peminjaman.
FUNGSI Untuk melakukan perpanjangan tempo waktu peminjaman buku oleh anggota.
SKENARIO USE CASE 1.Anggota membawa buku yang hendak diperpanjang waktu peminjamanaya kepada petugas.
2.Petugas memeriksa buku tersebut, apabila tidak dapat diperpanjang lagi maka petugas akan menginformasikannya kepada anggota. 3.Tetapi apabila buku tersebut masih bisa
diperpanjang, maka petugas mencatat data perpanjangan waktu peminjaman dan menginputkanya kedalam komputer.
4.Petugas menyerahkan kembali buku yang telah didata waktu perpanjangannya kepada anggota.
AKTOR YANG TERLIBAT Angota dan Petugas Perpustakaan.
Tabel 3.5 Use Case Description Mengembalikan Buku IDENTIFIKASI USE CASE
NAMA USE CASE Mengembalikan Buku.
FUNGSI Untuk melakukan pengembalin buku oleh anggota.
SKENARIO USE CASE 1.Anggota membawa buku yang hendak dikembalikan kepada petugas Perpustakaan AMIK Garut.
2.Petugas memeriksa tanggal pengembalian, apabila pengembalian terlambat dari waktu yang seharusnya maka anggota dikenakan denda.
3.Tetapi apabila pengembalian sesuai dengan tanggal yang seharusnya maka petugas langsung mencatat data pengembalian buku dan menginputkanya kedalam komputer. 4.Petugas menyimpan buku yang talah
dikembalikan oleh anggota. AKTOR YANG TERLIBAT Angota dan Petugas Perpustakaan.
Tabel 3.6 Use Case Description Mengolah Data Buku dan Data Angota IDENTIFIKASI USE CASE
NAMA USE CASE Mengolah data buku dan data anggota.
FUNGSI Untuk melakukan pengolahan terhadap data buku dan data anggota.
SKENARIO USE CASE 1.Petugas memeriksa kondisi fisik buku sebelum melakukan pendataan.
2.Buku diklasifikasikan berdasarkan pada jenisnya.
3. Buku yang telah diklasifikasikan tersebut, diinputkan datanya kedalam computer. 4. Buku-buku disimpan didalam rak-rak buku
sesuai dengan klasifikasinya.
5.Untuk mengolah data anggota, pertama-tama petugas menginputkan data diri anggota kedalam komputer.
6.Petugas akan mendata anggota aktif dan anggota yang sudah tidak aktif lagi.
7.Data anggota akan terus diupdate oleh petugas.
AKTOR YANG TERLIBAT Petugas Perpustakaan.
Tabel 3.7 Use Case Description Pembuatan Laporan IDENTIFIKASI USE CASE
NAMA USE CASE Pembuatan Laporan.
FUNGSI Untuk menjelaskan semua aktifitas yang berhubungan dengan pembuatan laporan
SKENARIO USE CASE 1.Petugas mendata setiap buku dan data anggota yang nantinya hendak dibuatkan laporannya.
2.Petugas hanya perlu mencetak data yang hendak dibuat laporannya. Karena sebelumnya telah diinputkan kedalam database Perpustakaan AMIK Garut.
3. Petugas memberikan laporan tersebut kepada pimpinan dari perpustkaan AMIK Garut.
4. Pimpinan akan memeriksa laporan yang diberikan oleh petugas.
5.Laporan akan diarsipkan apabila semuannya telah dianggap selesai.
AKTOR YANG TERLIBAT Petugas Perpustakaan dan Pimpinan.
2. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan kegiatan atau kejadian-kejadian yang terjadi didalam use case diagram secara berurutan dan teratur. Kegiatan atau aktifitas-aktifitas tersebut digambarkan dengan menggunakan simbol-simbol tertentu. Dari hasil analisis, terdapat tiga activity diagram didalam sistem perpustakaan AMIK Garut. Ketiga activity diagram tersebut dapat dilihat pada gambar-gambar berikut.
a.Acvity Diagram Meminjam Buku
Activity diagram berikut ini menjelaskan tentang aktifitas peminjaman buku oleh anggota yang terjadi didalam sistem.
Gambar 3.3 Activity Diagram Meminjam Buku
Activity diagram yang teridentifikasi didalam sistem Perpustakaan AMIK Garut selain activity diagram meminjam buku, juga teridentifikasi activity diagram mengembalikan buku. Activity diagram mengembalikan buku dapat dilihat pada gambar berikut.
Gambar 3.4 Activity Diagram Mengembalikan Buku c. Activity Diagram Memperpanjang Waktu Peminjaman
Anggota yang meminjam buku dapat juga melakukan perpanjangan jangka waktu peminjaman, dengan cara datang langsung ke Perpustakaan AMIK Garut. Untuk lebih jelasnya dapat diperhatikan pada gambar activity diagram berikut.
Gambar 3.5 Activity Diagram Memperpanjang Waktu Peminjaman 3.Class Diagram
Class diagram yang penulis buat berdasarkan dari hasil analisis dapat dilihat pada gambar 3.6 berikut ini.
H. Analisis SWOT untuk program aplikasi e-library
Sebelum mulai merancang program aplikasi e-library, penulis melakukan analisis SWOT (strength, weakness, opportunities, threat) terlebih dahulu. Analasis SWOT ini digunakan untuk mengetahui apa saja yang menjadi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman yang akan dimiliki oleh program aplikasi e-library yang akan dirancang. Uraian dari analisis SWOT terhadap program aplikasi e-library yang hendak dirancang adalah sebagai berikut:
1. Strong (Kekuatan)
Yang menjadi kekuatan dari program aplikasi e-library ini antara lain adalah sebagai berikut:
a. Program ini dapat memberikan kemudahan kepada anggota perpustakaan AMIK Garut dan juga kepada masyarakat global untuk mengetahui informasi lebih dalam tentang perpustakaan Akademi Manajemen Infomatika dan Komputer (AMIK) Garut.
b.Program aplikasi ini bersifat multiuser sehingga dapat digunakan oleh lebih dari satu orang dalam waktu yang bersamaan.
c. Program ini juga bersifat user friendly sehingga mudah untuk dipelajari dan digunakan oleh user sebagai pengguna.
d.Secara tidak langsung program ini dapat membantu menyebarkan ilmu pengetahuan secara luas kepada masyarakat dengan disediakanya koleksi-koleksi bahan bacaan yang bermutu.
e. Kareana dialam program ini terdapat fasilitas yang menyediakan forum interaktif, maka dapat meningkatkan dan mempererat rasa persaudaraan serta silaturahmi diantara sesama user.
f. Salah satu yang terpenting adalah program ini menjadi salah satu sarana untuk mencari ilmu tanpa harus mengeluarkan biaya yang besar (karena koleksi bahan bacaan bebas dan gratis untuk didownload).
2. Kelemahan (Weakness)
a. Karena program aplikasi ini bersifat multiuser dan menggunakan fasilitas internet maka dibutuhkan seorang administrator yang setiap waktunya harus siap untuk mengolah data yang ada didalam website. b. Gangguan terhadap jaringan internet dilokasi user berada membuat
e-library menjadi sulit untuk diakses. 3. Peluang
a. Apabila perawatan dari program aplikasi e-library ini dilakukan dengan baik dan terus dikembangkan, maka e-library AMIK Garut ini dapat membantu Akademi Manajemen Informatika dan Komputer (AMIK) Garut dalam hal meyebarluaskan informasi tentang AMIK dan meningkatkan kualitas dari AMIK Garut terutama dalam hal pembelajaran kepada mahasiswa, melalui penyediaan keleksi bahan-bahan penunjang kuliah.
b. Dapat menjadi salah satu wadah yang menyediakan ilmu kepada masyarakat luas sehingga dapat menambah wawasan dan ilmu pengetahuan.
c. Dapat menjadi wadah untuk saling berbagi ilmu pengetahuan atau sharing ilmu kepada sesame pengguna dan masyarakat global.
4. Ancaman
a. Kejahatan yang terjadi didalam dunia maya dapat menjadi salah satu ancaman bagi program aplikasi e-library karena program ini berbasiskan website, yang sewaktu-waktu bisa saja mendapatkan masalah dari orang-orang yang tidak bertanggungjawab.
b.Apabila program ini disalahgunakan untuk hal-hal yang negatif, dapat menggangu orang lain.
