PERANCANGAN KEMBALI SISTEM
INFORMASI KEBUTUHAN MATERIAL
PADA DEPARTEMEN PROJECT
CONSTRUCTION
DI PT PRASETIA DWIDHARMA
Jalu Gumilang
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
PT. PRASETIA DWIDHARMA yang berlokasi di Komp. Cempaka Mas, Jakarta Pusat merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dibidang kontraktor khususnya tower
BTS. Untuk mendukung kegiatan usaha membutuhkan teknologi informasi sebagai pendukung
dalam kegiatan operasional sehari-hari. Diperlukan merancang sebuah sistem manajemen material yang ter-integrasi berbasis komputer sehingga memudahan memperoleh informasi yang diperlukan.
Metode penelitian yang digunakan menggunakan metode diagram alir yang mana dapat menggambarkan secara keseluruhan flow penyusunan skripsi.
Dengan penggunaan database yang ter-integrasi dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan dari 4 jam menjadi 1 jam untuk 1 proyek.
Kata kunci : sistem informasi, Material Purchase Request, manajemen material, database, tabel, Dept Project
1. Pendahuluan
Secara umum perkembangan telekomunikasi seluler memberikan banyak dampak dan pengaruh terhadap kemajuan usaha dalam bidang infrastruktur telekomunikasi. Dengan adanya perkembangan ini, usaha infrastruktur telekomunikasi menjadi lebih aktif dan dinamis karena semakin pesat perkembangannya maka semakin banyak pula pekerjaan yang tersedia pada bidang usaha ini.
Salah satu usaha yang ada dalam bidang infrastruktur telekomunikasi adalah usaha kontraktor infrastruktur telekomunikasi. Usaha ini merupakan usaha yang menyediakan jasa untuk membangun, me-maintain dan me-repair infrastruktur telekomunikasi khususnya BTS (Base Transceiver Station). BTS itu sendiri adalah bagian dari network element GSM yang berhubungan langsung dengan Mobile Station
(MS). BTS berhubungan dengan MS melalui air-interface dan berhubungan dengan BSC dengan menggunakan A-bis interface. BTS berfungsi sebagai pengirim dan
penerima (transciver) sinyal komunikasi dari/ke MS serta menghubungkan MS dengan
network element lain dalam jaringan GSM (BSC, MSC, SMS, IN, dsb) dengan
menggunakan radio interface.
2. Methodology
Untuk mengetahui secara jelas mengenai sistem pengadaan material yang diterapkan sekarang di PT. Prasetia Dwidharma, tentunya diperlukan penelitian secara menyeluruh aktifitas yang ada, sebab perusahaan ini men-supply berbagai jenis
internal, material project (Grounding, Mechanical Electrical, Civil Fabrication dan
Accessoris Radio), material asset dan material lainnya. Pembatasan masalah dalam
penelitian ini adalah :
1. Penelitian dibatasi untuk perencanaan material produksi (material Project) pada Dept. Logistic saja, hal ini dipilih karena urutan-urutan prosesnya cukup panjang.
2. Kapasitas pesanan, rencana pembangunan dianggap sudah ada.
3. Leadtime yang digunakan dengan asumsi normal sesuai project yang
dikerjakan.
2.1. Rancangan Sistem Pengadaan Material yang Diusulkan
PT. Prasetia Dwidharma adalah perusahaan kontruksi yang salah satu core
business menangani pembangunan menara BTS yang memiliki banyak proyek. Dalam
sistem material requirement pada Departement Construction yang berlaku saat ini, perusahaan masih menggunakan sistem manual yang mengakibatkan lambatnya dalam pengadaan material.
Lambatnya pengadaan tersebut disebabkan oleh data-data material yang masih berbentuk individual sehingga sering terjadi data yang diproses tidak terintegrasi. Untuk dalam 1 hari saja, proses memasukan data 1 jam per proyek, 1 jam untuk pengecekan stok material, 1 jam untuk pengecekan budget dan 1 jam untuk approval dari direksi dimana total waktu untuk 1 proyek memakan waktu 4 jam. Sistem distibusi data yang masih menggunakan sistem manual akan menyebabkan penurunan kinerja perusahaan.
2.1.1. Prosedur Sistem Berjalan
1. Departement Marketing menerima pekerjaan dari pelanggan dan diserahkan kepada Departement Project. Data-data tersebut disimpan ke dalam file project.
2. File project tersebut akan diajukan ke bagian Depatement.
Engineering untuk diolah menjadi data kebutuhan material dan data budget yang dialokasikan untuk proyek yang akan dilaksanakan.
Data-data tersebut disimpan ke dalam file Material Purchase
3. Data Material Purchase Request akan diteruskan ke Departement
Logistic untuk dicek ketersedian material yang dibutuhkan dengan
material yang tersedia pada gudang Logistic. Dilanjutkan dengan pengecekan Budget Control-Departement Finance berapa jumlah kuantiti dan biaya material yang dikeluarkan oleh Departement
Engineering.
4. Data yang sudah diproses di atas, diajukan sebagai laporan yang akan dibaca atau diketahui dan ditandatangani oleh direksi.
2.1.2. DFD yang berjalan
2.1.3. Analisa Masukan, Proses dan Keluaran
a. Purchase_Order_Customer, Hasil analisa : baik b. As_Plan_Drawing, Hasil analisa : baik
c. Rencana_Anggaran_Biaya, Hasil analisa : baik d. Material_Purchase_Request-01, Hasil analisa : baik e. Rencana_Anggaran_Pelaksana-01, Hasil analisa : baik
f. Update_Material_Gudang, Hasil analisa : kurang baik, tidak real time.
g. Update_Project, Kurang baik, karena update data PO customer sering kali tidak lengkap sehingga menambah lamanya waktu proses lebih lanjut setelah PO Customer diterima, dikarenakan faktor eksternal.
h. Pengolahan_As_Plan_Drawing, Hasil analisa : kurang baik,
Material Purchase Request yang telah dibuat oleh Departement Engineering tidak terorganisir dengan baik sehingga terkadang Departement Engineering melakukan kesalahan karena dari list
tersebut mengasumsikan keadaan ideal, sukar mendapatkan data aktual.
i. Pengolahan_Rencana_Anggaran Belanja, Hasil analisa : kurang baik, karena masih terdapat ketidakcocokan dengan As Plan
j. Pengolahan_Material_Stok_Gudang, Hasil analisa : Kurang baik, karena peng-input-an laporan masih sering terlambat sehingga data pada saat dibutuhkan sering menjadi masalah.
k. Pengecekan_Budget_Control, Hasil analisa : Kurang baik, karena pengecekan data masih manual sehingga memakan waktu yang cukup lama.
l. Rekap_File_Project, Hasil analisa : baik
m. Material_Purchase_Request-02, Hasil analisa : baik n. Rencana_Anggaran_Pelaksana-02, Hasil analisa : baik o. Material_Purchase_Request-03, Hasil analisa : baik
p. Approval_Material_Purchase_Request, Hasil analisa : baik
Setelah menganalisa sistem yang sedang berjalan seperti yang telah di uraikan diatas, maka pada bagian ini akan dirancang suatu sistem yang baru yang diharapkan dapat mengatasi masalah-masalah yang dihadapi pada sistem yang lama.
2.1.4. Tahap Perancangan Sistem
Dalam melakukan perancangan penulis menggunakan metode perancangan terstruktur yaitu suatu bagan yang menunjukkan hubungan antara elemen kontrol dengan modul- modul proses dalam perangkat untuk komputer.
Gambar Flow Rancangan Sistem
Berikut adalah gambaran proses dari sistem yang diusulkan:
1. Departement Marketing meng-update data proyek setiap harinya untuk
membantu proses penarikan data proyek agar menjadi lebih cepat.
Update tersebut disimpan ke dalam File_Project.
2. Dept. Logistic mengirimkan data update material gudang setiap terjadi
transaksi keluar masuk material, kemudian disimpan ke server dalam bentuk File_Update_Stock.
3. File_Update_Stock tersebut digunakan oleh Dept. Engineering pada
proses penentuan status material. Pada proses ini, Dept. Engineering melihat dari File_Update_Stock apakah jumlah kuantiti material saat ini masih masuk dalam batas minimum stok atau tidak. Jika masih diatas, disimpan ke dalam File_Material_Pruchase_Request_Project dengan status menggunakan stok dan jika tidak dalam batas diinformasikan untuk melakukan pembelian material. Hasil status pengadaan material akan diberitahukan kepada Budget Control dan Logistic.
Material_Pruchase_Request_Project yang diterima diteruskan ke
proses selanjutnya yaitu proses pembelian material.
4. Pada proses pengecekan MPR dan RAP, Budget Control membaca, mencocokan dan menyimpan hasil MPR sebagai bentuk persetujuan menerima MPR yang sudah diajukan oleh Department Engineering. Dan MPR tersebut akan di proses oleh bagian berikutnya (Management).
5. Pihak Management (Direktur) dapat melihat laporan dari File_Material_Purchase_Request_Project memberikan konfirmasi ke
2.1.5. DFD Sistem yang Diusulkan
3. KESIMPULAN
Berdasarkan perancangan kembali sistem informasi pengadaan material pada PT. Prasetia Dwidharma, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut :
1. Proses pengadaan material dapat dilakukan dengan lebih cepat pada setiap project yang diterima karena data Project, MPR, RAB dan data material selalu update dan terintegrasi.
2. Dengan penyimpanan data yang terkomputerisasi, maka pencarian data dapat dilakukan lebih cepat.
3. Proses pengadaan material dapat dilakukan secara komputerisasi, sehingga dapat mempermudah proses pengadaan material itu sendiri dan berjalannya project.
4. Sistem yang diusulkan lebih efektif dan lebih efisien dalam waktu menangani proses pengadaan material.
5. Keunggulan lain dari sistem yang diusulkan adalah pimpinan dapat melihat dan membaca laporan dengan jelas, lengkap, dan terstruktur.
