2.1. Manajemen Sumber Daya Manusia
Manajemen Sumberdaya Manusia (MSDM) adalah ilmu dan seni mengatur proses pemanfaatan SDM dan sumber-sumber lainnya secara efektif untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dimana didalamnya terdapat enam (6) unsur, yaitu men, money, method, material, machines dan market (Hasibuan, 2004). Rivai dan Sagala (2009) menyatakan bahwa, MSDM merupakan salah satu bidang manajemen umum yang meliputi segi-segi perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengendalian. Menurut Dessler (2010), MSDM adalah proses memperoleh, melatih, menilai dan memberikan kompensasi kepada karyawan, memerhatikan hubungan kerjanya, kesehatan, keamanan dan masalah keadilan, kebijakan dan praktik menentukan aspek “manusia”, atau SDM dalam posisi manajemen, termasuk merekrut, menyaring, melatih, memberi penghargaan dan penilaian.
2.2. Perencanaan SDM
Perencanaan SDM adalah jumlah dari seluruh rencana yang diformulasikan untuk rekrutmen, screening, kompensasi, pelatihan, struktur pekerjaan, promosi dan aturan main dari SDM perusahaan (Mangkuprawira, 2004). Hasibuan (2004) menerjemahkan perencanaan SDM sebagai kegiatan merencanakan tenaga kerja agar sesuai dengan kebutuhan perusahaan, serta efektif dan efisisen dalam membantu terwujudnya tujuan, perencanaan SDM untuk menetapkan program pengorganisasian, pengarahan, pengendalian, pengadaan, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan secara baik dan benar.
Tujuan perencanaan SDM (Hasibuan, 2004) adalah :
1. Untuk menentukan mutu dan kuantitas karyawan yang akan mengisi semua jabatan dalam perusahaan.
2. Untuk menjamin tersedianya tenaga kerja masa kini, maupun masa depan, sehingga setiap pekerjaan ada yang mengerjakannya.
3. Untuk menghindari terjadinya mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas.
4. Untuk mempermudah koordinasi, integrasi dan sinkronisasi (KIS), sehingga produktivitas kerja meningkat.
5. Untuk menghindari kekurangan dan kelebihan karyawan.
6. Untuk menjadi pedoman dalam menetapkan program penarikan, seleksi, pengembangan, kompensasi, pengintegrasian, pemeliharaan, kedisiplinan dan pemberhentian karyawan.
7. Menjadi pedoman dalam melaksanakan mutasi (vertikal dan horizontal) dan pensiun karyawan.
8. Menjadi dasar dalam melakukan penilaian karyawan.
2.3. Analisis Pekerjaan
Analisis pekerjaan adalah prosedur yang dilalui untuk menentukan tanggugjawab dan persyaratan keterampilan yang dibutuhkan dari pekerjaan dan jenis orang yang harus dipekerjakan untuk pekerjaan tersebut (Dessler, 2010). Beberapa terminologi tentang analisis pekerjaan salah satunya adalah analisis pekerjaan merupakan kegiatan, atau proses menghimpun dan menyusun berbagai informasi yang berkenaan dengan setiap pekerjaan, tugas- tugas, jenis pekerjaan dan tanggungjawabnya secara operasional untuk mewujudkan tujuan organisasi, atau bisnis sebuah perusahaan (Rivai dan Sagala, 2009).
Menurut Hasibuan (2004), analisis pekerjaan perlu dilakukan agar dapat mendesain organisasi dan menetapkan uraian pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan evaluasi pekerjaan, manfaat analisis pekerjaan akan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan personalia (personal requirement), perilaku manusia dan alat-alat yang digunakan.
Langkah-langkah analisis pekerjaan (Hasibuan, 2004) meliputi : a. Menentukan penggunaan hasil informasi analisis pekerjaan, artinya
penganalisis harus mengetahui secara jelas apa kegunaan hasil informasi analisis pekerjaannya. Hasil tersebut digunakan untuk menentukan jenis data yang akan dikumpulkan dan teknik pengmpulan datanya.
b. Mengumpulkan informasi tentang latar belakang, artinya penganalisis harus mengumpulkan dan mengkualifikasikan data, meninjau informasi latar belakang seperti bagan organisasi, bagan proses dan uraian pekerjaan.
c. Menyeleksi muwakal (orang yang akan diserahi) jabatan yang akan dianalisis, artinya penganalisis harus memilih beberapa muwakal jabatan untuk dianalisis. Hal ini dilakukan untuk menghemat biaya dan waktu, jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis.
d. Mengumpulkan informasi analisis pekerjaan, artinya penganalisis mengadakan analisis pekerjaan secara aktual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perlaku karyawan yang diperlukan, kondisi kerja dan syarat-syarat personil yang akan melaksanakan pekerjaan.
e. Meninjau informasi dengan pihak-pihak yang berkepentingan, artinya analisis pekerjaan menyediakan informasi tentang hakikat dan fungsi pekerjaan.
f. Menyusun uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, artinya penganalisis pekerjaan, kemudian menyusun uraian pekerjaan, uraian jabatan dan evaluasi pekerjaan.
g. Meramalkan atau memperhitungkan perkembanagan perusahaan, artinya penganalisis harus memperhitungkan, atau meramalkan perkembangan uraian pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, apakah dikemudian hari diperlukan pengayaan pekerjaan, perluasan pekerjaan dan penyederhanaan pekerjaan dalam perusahaan.
Prinsip-prinsip dalam membuat analisis pekerjaan yang utama (Umar, 2010) adalah :
1. Analitis
Hal ini menjelaskan bahwa pekerjaan diurai menjadi komponen- komponen yang tidak hanya mencantumkan aktivitas, tetapi juga memberikan gambaran yang jelas tentang apa yang seharusnya dilakukan oleh si pejabat, bagaimana aktivitas itu saling bekerjasama, kompleksitas, tantangan, dan manfaatnya bagi organisasi.
2. Obyeknya adalah pekerjaan
Hal ini menunjukan bahwa pekerjaan yang ditawarkan hanya akan dapat dikerjakan dengan kemampuan, pengalaman, pengetahuan dan keahlian tertentu dari orang yang mengerjakannya. Dengan demikian, yang diutamakan dalam analisis ini adalah jenis pekerjaan, bukan orang- orangnya.
3. Pekerjaan saat ini
Para analisis hanya menganalisis isi pekerjaan saat ini dan tidak begitu mempertimbangkan perubahan-perubahan yang mungkin terjadi di kemudian hari, juga apa yang terjadi di masa lalu. Setelah pekerjaan dianalisis, selanjutnya dituliskan deskripsi pekerjaannya. Dalam hal ini perlu kehati-hatian, bahwa kelemahan-kelemahan dalam menulis deskripsi pekerjaan sering dijumpai, misalnya isi deskripsi pekerjaan ternyata kaku, sehingga menghalangi fleksibilitas perusahaan.
2.3.1 Deskripsi Pekerjaan
Deskripsi pekerjaan (Hasibuan, 2004) merupakan informasi tertulis yang menguraikan tugas dan tanggungjawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu jabatan tertentu dalam organisasi. Menurut Dessler (2010) menjabarkan deskripsi pekerjaan sebagai pernyataan tertulis tentang apa yang sebenarnya dilakukan oleh pekerja, bagaimana orang itu melakukannya dan bagaimana kondisi kerjanya.
Uraian pekerjaan harus jelas dan persepsinya mudah dipahami, serta menguraikan hal-hal berikut (Hasibuan, 2004) :
a. Identifikasi pekerjaan atau jabatan, yakni memberikan nama jabatan, seperti Rektor, Dekan, Dosen dan Kabag Administrasi.
b. Hubungan tugas dan tanggungjawab, yakni perincian tugas dan tanggungjawab secara nyata diuraikan secara terpisah agar jelas diketahui. Rumusan hubungan hendaknya menunjukan hubungan antara pejabat dengan orang lain di dalam maupun di luar organisasi.
c. Standar wewenang dan pekerjaan, yakni kewenangan dan prestasi yang harus dicapai oleh setiap pejabat harus jelas.
d. Syarat kerja harus diuraikan dengan jelas, seperti alat-alat, mesin-mesin dan bahan baku yang akan digunakan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
e. Ringkasan pekerjaan atau jabatan, hendaknya menguraikan bentuk umum pekerjaan dengan hanya mencantumkan fungsi-fungsi dan aktivitas utamanya.
f. Penjelasan tentang jabatan di bawah dan di atasnya, yaitu harus dijelaskan jabatan darimana si petugas dipromosikan dan ke jabatan mana si petugas akan dipromosikan.
2.3.2 Spesifikasi Pekerjaan
Spesifikasi pekerjaan (Hasibuan, 2004) adalah uraian persyaratan mutu minimum orang yang bisa diterima agar dapat menjalankan satu jabatan dengan baik dan kompeten, spesifikasi pekerjaan disusun berdasarkan uraian pekerjaan dengan menjawab pertanyaan tentang ciri, karakteristik, pendidikan, pengalaman dan yang lainnya dari orang yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dengan baik.
Spesifikasi memberikan uraian informasi (Hasibuan, 2004) mengenai hal-hal berikut :
a. Tingkat pendidikan pekerja.
b. Jenis kelamin pekerja.
c. Keadaan fisik pekerja.
d. Pengetahuan dan kecakapan pekerja.
e. Batas umur pekerja.
f. Nikah atau belum.
g. Minat pekerja.
h. Emosi dan tempramen pekerja.
i. Pengalaman pekerja.
2.4. Beban Kerja
Menurut Menpan (1997), pengertian beban kerja adalah sekumpulan atau sejumlah kegiatan yang harus diselesaikan oleh suatu unit organisasi atau pemegang jabatan dalam jangka waktu tertentu. Pengukuran beban kerja diartikan sebagai suatu teknik untuk mendapatkan informasi tentang efisiensi dan efektivitas kerja suatu unit organisasi, atau pemegang jabatan yang dilakukan secara sistematis dengan menggunakan teknik analisis jabatan, teknik analisis beban kerja atau teknik manajemen lainnya. Lebih lanjut dikemukakan pula, bahwa pengukuran beban kerja merupakan salah satu teknik manajemen untuk mendapatkan informasi jabatan, melalui proses penelitian dan pengkajian yang dilakukan secara analisis. Informasi jabatan tersebut dimaksudkan sebagai alat untuk menyempurnakan aparatur, baik di bidang kelembagaan, ketatalaksanaan dan SDM.
Menurut Komaruddin (1996), analisa beban kerja adalah proses untuk menetapkan jumlah jam kerja orang yang digunakan atau dibutuhkan untuk merampungkan suatu pekerjaan dalam waktu tertentu, atau dengan kata lain analisis beban kerja bertujuan untuk menentukan berapa jumlah personalia dan berapa jumlah tanggungjawab atau beban kerja yang tepat dilimpahkan kepada seorang petugas.
Moekijat (1995) mengemukakan, bahwa analisis jabatan memberikan informasi tentang syarat-syarat tenaga kerja secara kualitatif, serta jenis-jenis jabatan dan karyawan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas-tugas. Di samping itu dinyatakan pula, bahwa jumlah waktu yang digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan adalah sama dengan jumlah keempat (4) waktu berikut :
1. Waktu yang sungguh-sungguh digunakan untuk bekerja, yakni waktu digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang langsung berhubungan dengan produksi (waktu lingkaran, atau waktu baku atau dasar).
2. Waktu yang digunakan dalam kegiatan-kegiatan yang tidak langsung berhubungan dengan produksi (bukan lingkaran atau non-cyclical time).
3. Waktu untuk menghilangkan kelelahan (fatigue time).
4. Waktu untuk keperluan pribadi (personal time).
2.5. Kinerja
Kinerja berasal dari pengertian performance. Ada pula yang memberikan pengertian performance sebagai hasil kerja, atau prestasi kerja.
Namun, sebenarnya kinerja mempunyai makna yang lebih luas, bukan hanya hasil kerja, tetapi termasuk bagaimana proses pekerjaan berlangsung (Wibowo, 2007). Kinerja menurut Mangkuprawira dan Hubeis (2007) adalah hasil dari proses pekerjaan tertentu secara terencana pada waktu dan tempat dari karyawan, serta organisasi bersangkutan, ukuran kinerja dapat dilihat dari sisi jumlah dan mutu tertentu, sesuai dengan standar perusahaan atau organisasi.
Menurut Sujadi dalam Umar (2010), kinerja, atau prestasi kerja adalah hasil kerja yang dapat dicapai oleh seseorang, atau sekelompok orang dalam suatu organisasi, sesuai dengan wewenang dan tanggungjawab masing- masing, dalam rangka upaya mencapai tujuan organisasi secara legal, tidak melanggar hukum dan sesuai dengan moral dan etika.
Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja karyawan menurut Mangkuprawira dan Hubeis (2007) terdiri dari :
1. faktor intrinsik
Faktor Personal atau individual, yaitu pengetahuan, keterampilan (skill), kemampuan, kepercayaan diri, motivasi, dan komitmen yang dimiliki oleh tiap individu karyawan.
2. Faktor ekstrinsik
a. Faktor kepemimpinan, meliputi aspek mutu manajer dan team leader dalam memberikan dorongan, semangat, arahan dan dukungan kerja pada karyawan.
b. Faktor tim, meliputi aspek dukungan dan semangat yang diberikan oleh rekan dalam satu tim, kepercayaan terhadap sesama anggota tim, kekompakan dan keeratan anggota tim.
c. Faktor sistem, meliputi sistem kerja, fasilitas kerja atau infrastruktur yang diberikan oleh proses organisasi dan kultur kerja dalam organisasi.
d. Faktor situasional, meliputi tekanan dan perubahan lingkungan internal dan eksternal.
Manfaat penilaian kinerja (Ruky dalam Umar, 2010) adalah : 1. Meningkatkan prestasi kerja karyawan, baik individu maupun sebagai
kelompok, sampai setinggi-tingginya dengan memberikan kesempatan untuk memenuhi kebutuhan aktualisasi diri dalam rangka pencapaian tujuan perusahaan. Karyawan bersama atasan masing-masing menetapkan sasaran kerja dan standar prestasi yang harus dicapai dan meneliti, serta menilai hasil-hasil yang sebenarnya dicapai pada akhir kurun waktu yang ditetapkan.
2. Peningkatan yang terjadi pada prestasi karyawan secara perorangan pada gilirannya akan mendorong kinerja SDM secara keseluruhan, yang nantinya direfleksikan dalam kenaikan produktivitas.
3. Merangsang minat dan pengembangan pribadi, dengan tujuan untuk meningkatkan hasil karya dan prestasi pribadi, serta potensi laten karyawan dengan cara memberikan umpan balik tentang prestasinya.
4. Membantu organisasi menyusun program pengembangan dan pelatihan karyawan yang lebih tepat guna. Pada gilirannya, usaha ini akan membantu perusahaan untuk mempunyai pasokan tenaga cakap dan terampil yang cukup untuk pengembangan perusahaan di masa depan.
5. Menyediakan alat, atau sarana untuk membandingkan prestasi kerja pegawai dengan tingkat gajinya, atau imbalannya sebagai bagian dari kebijakan dan sistem imbalan yang baik.
6. Memberikan kesempatan kepada pegawai untuk mengeluarkan perasaannya tentang pekerjaan, atau hal yang ada kaitannya. Dengan demikian, jalur komunikasi dan dialog akan terbuka, sehingga diharapkan bahwa proses penilaian prestasi kerja akan mengeratkan hubungan antara atasan dan bawahan.
2.6. Hasil Penelitian Terdahulu Yang Relevan
Lituhayu (2008) dalam penelitian yang berjudul Analisis Beban Kerja dan Kinerja Karyawan (Studi Kasus pada Head Office) PT Lerindo Internasional Jakarta, menyatakan bahwa permasalahan beban kerja yang terjadi pada karyawan adalah jumlah karyawan yang masih belum cukup untuk menangani pekerjaan yang ada (khususnya divisi Operations, Sales dan Human Resource atau HR) beban gaji dan insentif yang masih kurang sesuai dengan beban kerja, kurangnya pelatihan pada karyawan, pendistribusian pekerjaan yang kurang baik dan beban kerja karyawan yang belum sesuai.
Novera (2010) dalam penelitian berjudul Analisis Beban Kerja dan Kebutuhan Karyawan Bagian Administrasi Akademik dan Kemahasiswaan (Studi Kasus Unit Tata Usaha Departemen pada Institut Pertanian Bogor), menjelaskan jumlah kebutuhan karyawan untuk pekerjaan administrasi akademik dan kemahasiswaan menurut beban kerja adalah rataan sebanyak satu (1) orang disetiap unit tata usaha. Menurut hasil perbandingan jumlah kebutuhan karyawan terhadap jumlah jumlah riil atau aktual di unit tata
usaha, dapat diketahui bahwa terdapat sebelas unit tata usaha memiliki kelebihan jumlah karyawan.
Nurutami (2009) dalam penelitiannya berjudul Gambaran Beban Kerja Staf Logistik Perbekalan Kesehatan RS Islam Jakarta Cempaka Putih Tahun 2009, menyatakan bahwa seksi staf Logistik Perbekalan Kesehatan RS Islam Jakarta Cempaka Putih mengalami kekurangan staf yang berdampak pada beban kerja staf yang ada. Hal ini didukung oleh hasil identifikasi masalah yang menunjukan bahwa sebagian besar responden menyatakan jumlah staf logistik perbekalan kesehatan tidak sesuai dengan beban kerja yang ada, yaitu work sampling (kegiatan langsung 72,71%, kegiatan tidak langsung 9,13%, kegiatan pribadi 14,59% dan kegiatan tidak produktif 3,57%) dan daily log (kegiatan langsung 71,88%, kegiatan tidak langsung 13,12%, kegiatan pribadi 2,62% dan kegiatan tidak produktif 12,37%).
Wijaya (2009) dalam penelitian berjudul Analisis Kinerja Petugas Administrasi Berdasarkan Persepsi Petugas Puskesmas dan Masyarakat pada Puskesmas Sukmajaya Kota Depok pada Tahun 2009, menunjukkan beban permasalahan yang ada adalah tentang perlunya pelatihan karyawan, khususnya dalam bidang kearsipan dan perlunya penambahan SDM di lingkungan petugas administrasi, adanya peningkatan koordinasi antar petugas administrasi dan adanya sistem baru berbasis komputerisasi pada petugas loket administrasi pendaftaran.
