BAB 4 HASIL EVALUASI DAN REKOMENDASI. pengukuran masing-masing perspektif IT Balanced Scorecard melalui hasil

(1)

BAB 4

HASIL EVALUASI DAN REKOMENDASI

4.1 Evaluasi Perspektif IT Balanced Scorecard

Setelah menyusun ukuran dan menetapkan sasaran strategis, maka diadakan pengukuran masing-masing perspektif IT Balanced Scorecard melalui hasil kuesioner, wawancara beserta data yang telah didapatkan dari PT. GHI. Dari hasil evaluasi perspektif IT Balanced Scorecard akan diketahui bagaimana kinerja sistem ERP yang telah digunakan, apakah di posisi danger, warning atau good.

4.1.1 Pengukuran IT Balanced Scorecard 4.1.1.1 Perspektif Orientasi Pengguna

A. Tujuan strategis: Keterlibatan pengguna

A.1 Indeks keterlibatan dalam penentuan kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan.

Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Berapa sering Anda dilibatkan dalam penentuan kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan?”

Sasaran strategis: 4

Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 1)

(2)

Hasil dari kuesioner untuk pertanyaan di atas disajikan pada tabel 4.1 di bawah ini. Bobot penilaian untuk jawaban kuesioner adalah sebagai berikut:

A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1

Tabel 4.1 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 1 Pilihan

Jawaban

Jawaban Pertanyaan Bobot Nilai Total Nilai Rata-Rata 1 A B C D Abstain 1 3 4 11 1 4 3 2 1 0 4 9 8 11 0 4 9 8 11 0 Jumlah 20 32 32

Hasil pengukuran: Indeks 32 / 20 = 1,6 Pencapaian: 1,6 / 4 x 100 % = 40%

B. Tujuan Strategis: Peningkatan Kepuasan Pengguna B.1 Indeks kemudahan penggunaan aplikasi

Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Apakah user interface dan feature-feature yang ada di Microsoft Dynamics Navision 4.0 mudah dimengerti dan digunakan oleh pengguna?”

(3)

A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1

Jawaban

Hasil pengukuran: Indeks 57 / 20 = 2,85 Pencapaian: 2,85 / 3 x 100 % = 95 %

B.2 Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi

Pengukuran ini dilakukan berdasarkan kombinasi kuesioner dan data yang diperoleh dari manajer TI. Karena data bersifat rahasia, maka tidak dapat ditampilkan.

Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: • “Seberapa puas Anda menggunakan Microsoft Dynamics

Navision 4.0?”

Pertanyaan ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner pada pengguna untuk mengetahui seberapa besar kepuasan pengguna terhadap aplikasi.

(4)

• “Berapa indeks keluhan pengguna terhadap aplikasi Microsoft Dynamics Navision 4.0?”

Pertanyaan ini dilakukan untuk mengetahui seberapa besar keluhan pengguna terhadap aplikasi.

Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 3 dan data)

A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1

Jawaban

Hasil pengukuran kuesioner : Indeks = 58 / 20 = 2,9

Data untuk indeks keluhan pengguna terhadap aplikasi adalah : 2 Rata-rata indeks = (2,9 + 2) / 2 = 2,45

(5)

B.3 Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem (sesuai kebutuhan)

Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah:

“Apakah Microsoft Dynamics Navision 4.0 mendukung ketersediaan aplikasi sesuai kebutuhan Anda?”

A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1

Jawaban

Hasil pengukuran: Indeks 61 / 20 = 3,05 Pencapaian : 3,05 / 4 x 100 % = 76,25 %

(6)

B.4 Persentase keamanan sistem.

Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI. Data diperoleh dari perkiraan manajer TI sewaktu melakukan implementasi Microsoft Dynamics Navision 4.0.

Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Berapa % tingkat keamanan sistem Microsoft Dynamics Navision 4.0?”

Sasaran strategis: 100 % Hasil pengukuran: 80 %

Pencapaian: (80 / 100 ) x 100 % = 80 %

C. Tujuan strategis: Peningkatan efektivitas kerja pengguna

C.1 Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0

Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah:

“Bagaimana peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0 ?”

(7)

A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1

Jawaban

Jawaban Pertanyaan Bobot Nilai Total Nilai Rata-Rata 5 A B C D Abstain 0 18 2 0 0 4 3 2 1 0 0 54 4 0 0 0 54 4 0 0 Jumlah 20 58 58 Indeks : 58 / 20 = 2,9 Pencapaian: 2,9 / 4 x 100 % = 72,5 % C.2 Indeks akurasi dalam bekerja

Pengukuran dilakukan berdasarkan butir pertanyaan no. 6 dan no. 7 pada kuesioner.

Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: • “Apakah dengan menggunakan Microsoft Dynamics Navision

4.0 membantu mengurangi kesalahan pengguna secara manual dalam memasukkan data?”

• “Apakah fungsi pada aplikasi sistem menghasilkan data yang akurat bagi pengguna?”

Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 6 dan 7)

(8)

A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1

Tabel 4.6 Hasil kuesioner pertanyaan nomor 6 dan 7 Pilihan

Jawaban

Jawaban Pertanyaan Bobot Nilai Total Nilai Rata-Rata 6 7 A B C D Abstain 6 10 4 0 0 2 14 4 0 0 4 3 2 1 0 32 72 16 0 0 16 36 8 0 0 Jumlah 20 20 120 60 Indeks : 60 / 20 = 3 Pencapaian: 3 / 4 x 100 % = 75 %

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi pengguna: Tabel 4.7 Hasil Pengukuran Perspektif Orientasi Pengguna

PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA

Indikator Sasaran strategis Hasil Pengukuran Pencapaian A. Keterlibatan pengguna

A.1.Indeks keterlibatan dalam penentuan kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan

4 1,6 40 %

Jumlah 40 %

(9)

PERSPEKTIF ORIENTASI PENGGUNA Indikator Sasaran strategis Hasil Pengukuran Pencapaian B. Peningkatan kepuasan pengguna

B.1.Indeks kemudahan penggunaan aplikasi

3 2,85 95 %

B.2.Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi

3 2,45 81,7 %

B.3.Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem (sesuai kebutuhan)

4 3,05 76,25 %

B.4. Persentase keamanan sistem 100 % 80 % 80 %

Jumlah 332,95 %

Rata - Rata 83,24 % C. Peningkatan Efektivitas Kerja Pengguna

C.1.Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0

4 2,9 72,5 %

C.2. Indeks akurasi dalam bekerja 4 3 75 %

Jumlah 147,5 %

Rata – Rata 73,75 % Total Rata - Rata 196,99 % Rata – Rata Keseluruhan 65,66 %

4.1.1.2 Perspektif Keunggulan Operasional

A. Tujuan Strategis: Pengoperasian yang efisien A.1 Indeks efisiensi dalam mengerjakan tugas

Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Seberapa besar aplikasi Microsoft Dynamics Navision 4.0 membantu Anda menghemat waktu, sumber daya dan biaya dalam melakukan pekerjaan?”

(10)

A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1

Jawaban

Jawaban Pertanyaan Bobot Nilai Total Nilai Rata-Rata 8 A B C D Abstain 3 14 3 0 0 4 3 2 1 0 12 42 6 0 0 12 42 6 0 0 Jumlah 20 60 60 Indeks : 60 / 20 = 3 Pencapaian : 3 / 4 x 100 % = 75 % A.2 Persentase pekerjaan yang selesai tepat waktu

Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI.

Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: “Berapa % pekerjaan yang selesai tepat pada waktunya?” Sasaran strategis: 100 %

Hasil pengukuran: 80 %

Pencapaian: (80 / 100 ) x 100 % = 80 % A.3 Response time aplikasi

(11)

Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Bagaimana response time aplikasi?”

Sasaran strategis : real time Hasil pengukuran: real time

Pencapaian : karena hasil pengukuran sama dengan sasaran strategis yang telah ditentukan, maka pencapaian yang diperoleh adalah 100 %.

B. Tujuan strategis: Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI

B.1 Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna.

Pengukuran ini dilakukan berdasarkan kombinasi kuesioner dan wawancara.

Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini adalah: • “Seberapa cepat IT Help Desk membantu Anda dalam

menangani masalah yang Anda hadapi?”

Pertanyaan ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner pada pengguna untuk mengetahui waktu yang digunakan divisi TI dalam menjawab pertanyaan pengguna.

• “Berapa rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna?”

Pertanyaan ini dilakukan dengan wawancara terhadap manajer TI PT. GHI. untuk mengetahui waktu yang digunakan divisi TI

(12)

Sasaran strategis: 30 menit (skala 4 dari 4)

Hasil pengukuran: (melalui kuesioner untuk pengguna, soal nomor 9 dan hasil wawancara)

A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1

Jawaban

Jawaban Pertanyaan Bobot Nilai Total Nilai Rata-Rata 9 A B C D Abstain 4 7 8 1 0 4 3 2 1 0 16 21 16 1 0 16 21 16 1 0 Jumlah 20 54 54 Indeks : 54/20 = 2,7

Hasil wawancara untuk rata-rata waktu menjawab pertanyaan pengguna adalah: 60 menit ( skala 3 dari 4).

Rata-rata indeks: (2,7+3)/2=2,85

Pencapaian: (2,85/4) x 100% = 71,25%. Keterangan : 0-30 menit (skala 4 dari 4) 31-60 menit (skala 3 dari 4) 61-90 menit (skala 2 dari 4) > 90 menit (skala 1 dari 4)

(13)

B.2 Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down. Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI.

Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down?”

Sasaran strategis : 30 menit (skala 4 dari 4) Hasil pengukuran : 31-60 menit (skala 3 dari 4) Pencapaian : 3/4 x 100 % = 75%

Keterangan : 0-30 menit (skala 4 dari 4) 31-60 menit (skala 3 dari 4) 61-90 menit (skala 2 dari 4) > 90 menit (skala 1 dari 4)

B.3 Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan

Pengukuran ini dilakukan berdasarkan wawancara dengan manajer TI PT. GHI

Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu:

“Seberapa sering perusahaan melakukan aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan?”

Sasaran strategis: 1 kali dalam 1 bulan Hasil pengukuran: 1 kali dalam 1 bulan

Pencapaian : karena hasil pengukuran sama dengan sasaran strategis, maka pencapaiannya 100 %.

(14)

B.4 Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC)

Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa lama waktu proses perbaikan hardware (PC)?” Sasaran strategis: 1 hari

Hasil pengukuran: 2 hari

Pencapaian: 2 / 4 x 100 % = 50 % Keterangan: 1 hari (4 dari skala 4)

1,5 hari (3 dari skala 4) 2 hari (2 dari skala 4) 2,5 hari (1 dari skala 4)

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif keunggulan operasional: Tabel 4.10 Hasil Pengukuran Perspektif Keunggulan Operasional

PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL

Indikator Sasaran strategis Hasil pengukuran Pencapai -an A. Pengoperasian yang efisien

A.1. Indeks efisiensi dalam mengerjakan tugas 4 3 75 % A.2. Persentase pekerjaan yang selesai tepat

waktu

100 % 80 % 80 % A.3. Response time aplikasi Real

time Real time 100 % Jumlah 255 % Rata - Rata 85 %

(15)

PERSPEKTIF KEUNGGULAN OPERASIONAL Indikator Sasaran strategis Hasil pengukuran Pencapai -an B. Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI

B.1. Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab pertanyaan pengguna.

4 2,85 71,25 %

B.2. Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down.

30 menit

31 – 60 menit

75 % B.3. Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem

jaringan 1 kali dalam 1 bulan 1 kali dalam 1 bulan 100 %

B.4. Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC)

1 hari 2 hari 50 %

Jumlah 296,25

% Rata - Rata 74,06 % Total Rata - Rata 159,06

% Rata – Rata Keseluruhan

79,53 %

4.1.1.3 Perspektif Orientasi Masa Depan

A. Tujuan strategis: Pelatihan pengguna A.1 Rata-rata pelatihan pengguna dalam 1 tahun

“Berapa kali pelatihan pengguna dilakukan dalam waktu 1 tahun?”

Sasaran strategis: 8 kali dalam 1 tahun Hasil pengukuran: 5 kali dalam 1 tahun Pencapaian: 5 / 8 x 100 % = 62,5 %

(16)

A.2 Indeks kualitas pelatihan pengguna

Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategi ini adalah: “Bagaimana menurut Anda kualitas pelatihan Microsoft Dynamic Navision 4.0 yang diberikan?”

A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1

Jawaban

Jawaban Pertanyaan Bobot Nilai Total Nilai Rata-Rata 10 A B C D Abstain 0 13 4 1 2 4 3 2 1 0 0 39 8 1 0 0 39 8 1 0 Jumlah 20 48 48 Indeks : 48 / 20 = 2,4 Pencapaian : 2,4 / 3 x 100 % = 80 % B. Tujuan strategis: Pelatihan staf TI

B.1 Rata-rata pelatihan staf TI dalam 1 tahun

(17)

Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Berapa kali pelatihan staf TI dilakukan dalam waktu 1 tahun?” Sasaran strategis: 5 kali dalam 1 tahun

Hasil pengukuran: 4 kali dalam 1 tahun Pencapaian: 4 / 5 x 100 % = 80 % B.2 Indeks kualitas pelatihan staf TI

Pengukuran ini dilakukan dengan menyebarkan kuesioner. Pertanyaan yang digunakan untuk ukuran strategis ini yaitu: “Bagaimana menurut Anda kualitas pelatihan Microsoft Dynamic Navision 4.0 yang diberikan?”

A = 4, B = 3, C = 2, dan D = 1

Jawaban

(18)

Indeks : 55 / 20 = 2,75

Pencapaian: 2,75 / 3 x 100 % = 91,7 %

C. Tujuan strategis: Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI

C.1 Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI.

“Berapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI?”

Sasaran strategis: 2 kali dalam 1 tahun Hasil pengukuran: > 2 kali

Pencapaian: karena hasil pengukuran mencapai sasaran strategis, maka pencapaian dinyatakan 100 %.

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif orientasi masa depan: Tabel 4.13 Tabel Pengukuran Perspektif Orientasi Masa Depan

PERSPEKTIF ORIENTASI MASA DEPAN

Indikator Sasaran strategis Hasil Pengukuran Pencapaian A. Pelatihan pengguna

A.1. Rata-rata pelatihan pengguna dalam 1 tahun 8 kali dalam setahun 5 kali dalam setahun 62,5 %

A.2. Indeks kualitas pelatihan pengguna 3 2,4 80 %

Jumlah 142,5 %

Rata - Rata 71,25 %

(19)

PERSPEKTIF ORIENTASI MASA DEPAN Indikator Sasaran strategis Hasil Pengukuran Pencapaian B. Pelatihan staf TI

B.1. Rata-rata pelatihan staf TI dalam 1 tahun 5 kali dalam setahun 4 kali dalam setahun 80 %

B.2. Indeks kualitas pelatihan staf TI 3 2,75 91,7 %

Jumlah 171,7 %

Rata - Rata 85,85 % C. Melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI

C.1. Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI. 2 kali dalam setahun > 2 kali 100 % Jumlah 100 % Rata - Rata 100 % Total Rata - Rata 257,1 % Rata – Rata Keseluruhan

85,7 %

4.1.1.4 Perspektif Kontribusi Perusahaan A. Tujuan strategis: Kontrol biaya TI A.1 Anggaran biaya TI yang terpakai

Pengukuran ini dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari wawancara terhadap manajer TI PT. GHI.

“Berapa anggaran TI yang terpakai untuk mengimplementasi Microsoft Dynamics Navision 4.0?”

Sasaran strategis: 80% - 100 % Hasil pengukuran:

Diketahui: Dana anggaran TI yang terpakai untuk mengimplementasi Microsoft Dynamics Navision 4.0 pada tahun

(20)

2006 adalah 2,5 Milyar (termasuk biaya implementasi, biaya infrastuktur, dan biaya maintenance).

Pencapaian: Karena anggaran yang disediakan sesuai dengan dana yang dibutuhkan untuk mengimplementasi sistem, yaitu 2,5 Milyar, maka pencapaiannya 100 %.

A.2 Perbandingan anggaran TI terhadap anggaran perusahaan

Pengukuran ini dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari wawancara dengan manajer TI PT. GHI. Data bersifat rahasia sehingga tidak bisa ditampilkan.

“Berapa besar perbandingan antara anggaran TI terhadap anggaran perusahaan untuk pengembangan Teknologi Informasi, khususnya Microsoft Dynamics Navision 4.0?”

Sasaran strategis: 20 % Hasil pengukuran: 15 %

Pencapaian: 15 / 20 x 100 % = 75 %

B. Tujuan strategis: Nilai bisnis proyek TI yang baru B.1 Payback Period

Pengukuran ini dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari wawancara dengan manajer Finance & Accounting PT. GHI. Karena data bersifat rahasia, maka perhitungan tidak dapat ditampilkan.

(21)

“Berapa lama periode pengembalian investasi TI, khususnya pada Microsoft Dynamics Navision 4.0?”

Sasaran strategis: 3 tahun Hasil pengukuran: 0,5 tahun

Pencapaian: Karena hasil pengukuran telah sesuai dengan sasaran strategis, bahkan waktu yang dibutuhkan lebih singkat dari sasaran strategis, maka pencapaiannya 100 %.

B.2 Persentase peningkatan dari penjualan produk setelah menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0

Pengukuran ini dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari wawancara dengan manajer Finance & Accounting PT. GHI. Namun data bersifat rahasia, sehingga perhitungan tidak dapat ditampilkan.

“Berapa % tingkat penjualan produk setelah menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0?”

Sasaran strategis: 100 % Hasil pengukuran: > 200%

Pencapaian: Karena hasil pengukuran telah sesuai dengan sasaran strategis bahkan melebihi sasaran strategis yang ditetapkan perusahaan, maka pencapaiannya 100%.

Berikut adalah hasil dari pengukuran perspektif kontribusi perusahaan:

(22)

Tabel 4.14 Hasil Pengukuran Perspektif Kontribusi Perusahaan PERSPEKTIF KONTRIBUSI PERUSAHAAN

Indikator Sasaran strategis Hasil Pengukuran Pencapai-an A. Kontrol Biaya TI

A.1. Anggaran biaya TI yang terpakai 80 % - 100 %

100 % 100 % A.2. Perbandingan anggaran TI terhadap

anggaran perusahaan

20 % 15 % 75 %

Jumlah 175 %

Rata - Rata 87,5 % B. Nilai bisnis proyek TI yang baru

B.1. Payback Period 3 tahun 0,5 tahun 100 % B.2. Persentase peningkatan dari penjualan

produk setelah menggunakan Microsoft Dynamics Navision 4.0

100 % >200 % 100 %

Jumlah 200 %

Rata - Rata 100 % Total Rata - Rata 187,5 % Rata – Rata Keseluruhan

93,75%

4.1.2 Ringkasan Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard

Hasil pengukuran IT Balanced Scorecard pada PT. GHI dapat dilihat pada tabel 4.15 berikut ini:

Tabel 4.15 Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard Perspektif Tujuan Strategis Hasil

Pengukuran Orientasi

Pengguna

Keterlibatan pengguna 40 % Peningkatan kepuasan pengguna 83,24 % Peningkatan efektivitas kerja pengguna 73,75 % Jumlah 196,99 % Rata - Rata 65,66 % Keunggulan Operasional

Pengoperasian yang efisien 85 % Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI

74,06 %

Jumlah 159,06 %

(23)

Perspektif Tujuan Strategis Hasil Pengukuran Orientasi Masa Depan Pelatihan penguna 71,25 % Pelatihan staf TI 85,85 %

Melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI 100 % Jumlah 257,1 % Rata – Rata 85,7 % Kontribusi Perusahaan Kontrol biaya TI 87,5 %

Nilai bisnis proyek TI yang baru 100 %

Jumlah 187,5 %

Rata - Rata 93,75%

Kesimpulan dari hasil pengukuran ke empat perspektif IT Balanced Scorecard, dapat dilihat pada tabel 4.16 di bawah ini.

Tabel 4.16 Ringkasan Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard Pengukuran perspektif IT Balanced

Scorecard

Hasil Pengukuran

Orientasi pengguna 65,66 %

Keunggulan operasional 79,53 % Orientasi masa depan 85,7 % Kontribusi perusahaan 93,75 %

(24)

Perspektif kontribusi perusahaan Perspektif orientasi pengguna Perspektif keunggulan operasional Perspektif orientasi masa depan 65,66% 93,75 % 85,7 % 79,53 %

Gambar 4.1 Grafik Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard

4.2 Evaluasi Hasil Pengukuran IT Balanced Scorecard

Setelah mengetahui hasil pengukuran terhadap keempat perspektif IT Balanced Scorecard, maka dapat dilakukan evaluasi terhadap hasil rata-rata pencapaian yang diperoleh masing-masing perspektif.

Total rata-rata pencapaian yang diperoleh dari perspektif orientasi pengguna adalah 65,66%. Hal ini disebabkan karena rata-rata terendah terjadi pada tujuan strategis keterlibatan pengguna dalam pengembangan aplikasi baru, yaitu hanya

(25)

40%. Urutan kedua terendah yaitu tujuan strategis peningkatan efektivitas kerja pengguna, yaitu 73,75%. Rata-rata tertinggi terjadi pada tujuan strategis peningkatan kepuasan pengguna, yaitu 83,24 %

Total rata-rata pencapaian perspektif keunggulan operasional adalah 79,53%. Ada 2 tujuan strategis, yaitu pengoperasian yang efisien sebesar 85 %, dan peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI sebesar 74,06%. Total rata-rata pencapaian perspektif keunggulan operasional menunjukkan performa yang cukup memuaskan, namun perlu meningkatkan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI.

Total rata-rata pencapaian perspektif orientasi masa depan yaitu 85,7%. Hasil menunjukkan bahwa potensi perkembangan teknologi informasi pada masa depan sudah cukup baik, namun harus tetap memperhatikan dunia TI yang terus berkembang agar dapat bersaing.

Total rata-rata pencapaian perspektif kontribusi perusahaan adalah 93,75%. Hasil menunjukkan bahwa investasi di bidang TI dapat memberikan kontribusi bagi perusahaan. Terlihat pada peningkatan penjualan sebesar 100% dan dapat mengembalikan investasi dalam jangka waktu 0,5 tahun.

Dari keempat perspektif di atas, melalui konsultasi dan pertimbangan dari perusahaan PT. GHI, maka dapat dibuat tiga kategori bobot atau nilai range persentase sebagai berikut:

• 0 % - 50 % : Danger • 51 % - 70 % : Warning • 71 % - 100 % : Good

(26)

Berdasarkan range nilai di atas, maka PT. GHI termasuk dalam kategori Good dengan rata-rata 81,16%. Dengan rincian perspektif sebagai berikut:

• Orientasi pengguna : Warning • Keunggulan operasional : Good • Orientasi masa depan : Good • Kontribusi perusahaan : Good

4.3 Rekomendasi Berdasarkan Evaluasi IT Balanced Scorecard

Setelah mengevaluasi sistem melalui IT Balanced Scorecard, PT. GHI termasuk dalam kategori Good secara keseluruhan. Namun, pada perspektif orientasi pengguna berstatus Warning, sehingga rekomendasi akan berfokus pada perspektif orientasi pengguna. Rekomendasi yang akan diberikan sebagai berikut:

4.3.1 Rekomendasi Perspektif Orientasi Pengguna. • Tujuan strategis : Keterlibatan pengguna

Ukuran strategis : Indeks keterlibatan pengguna dalam penentuan kebutuhan terhadap pengembangan aplikasi yang sesuai standar perusahaan.

Evaluasi kinerja:

Dari pengolahan data kuesioner, hasil pencapaian keterlibatan pengguna dalam menentukan kebutuhan pengembangan aplikasi hanya 40%. Hal ini disebabkan oleh kurangnya manajemen dalam mengatur setiap kebutuhan pengguna terhadap aplikasi. Sehingga pada prakteknya,

(27)

para pengguna sering mengajukan approval untuk menjalankan fungsi tertentu. Minimnya keterlibatan pengguna dalam pengembangan sistem khususnya modul Purchase and Payables, Inventory Management, dan Sales and Receivables mengakibatkan bagian TI sulit untuk menentukan kebutuhan pengembangan aplikasi, sehingga bagian TI terus melakukan customizing untuk menyesuaikan kebutuhan pengguna.

Rekomendasi:

Keterlibatan pengguna dalam menentukan kebutuhan sistem khususnya modul Purchase and Payables, Inventory Management, dan Sales and Receivables dapat ditingkatkan dengan requirement management. Requirement management adalah sebuah pendekatan secara sistematis untuk memperoleh, mengorganisir, mendokumentasi kebutuhan terhadap sistem, dan sebuah proses yang menyepakati perjanjian antara pengguna dan tim proyek terhadap kebutuhan sistem yang berubah-ubah. Dengan requirement management, setiap kebutuhan dapat didokumentasikan dengan baik. Requirement management juga dapat memotivasi pengguna untuk lebih terlibat dalam menentukan kebutuhan karena adanya prosedur yang jelas dan terkelola dengan baik. • Tujuan strategis: Peningkatan Kepuasan Pengguna

Ukuran strategis: - Indeks kemudahan penggunaan aplikasi - Indeks kepuasan pengguna terhadap aplikasi

(28)

- Indeks dukungan ketersediaan aplikasi dan sistem (sesuai kebutuhan)

- Persentase keamanan sistem Evaluasi kinerja:

Dari hasil pengolahan data dan kuesioner menunjukkan bahwa persentase peningkatan kepuasan pengguna adalah 83,24%. Artinya, sistem dalam perusahaan memiliki kinerja yang baik dalam memuaskan pengguna, khususnya yang berkaitan dengan modul Purchase and Payables, Inventory Management dan Sales and Receivables. Akan tetapi, ada beberapa keluhan pengguna yang berkaitan dengan sistem dan dukungan penggunaan sistem lainnya yang perlu ditangani dengan tepat dan efisien agar dapat meningkatkan kepuasan pengguna.

Contoh keluhan pengguna yang pernah yang terjadi adalah ketika staf penjualan sedang melakukan posting sales order dengan quantity barang yang banyak, misalnya 1000 quantity, akan menyebabkan staf penjualan lain tidak bisa melakukan posting Sales Order di waktu yang sama. Sehingga, staf penjualan lain tersebut harus menunggu dan tidak jarang pula terjadi system crash/hang. Jika sistem sudah crash, staf penjualan tidak bisa berbuat apa-apa dan hal ini akan menghambat proses penjualan. Namun, masalah ini telah diselesaikan dengan cara melakukan rejection terhadap posting sales order yang dilakukan oleh staf penjualan lain tersebut, sehingga sistem tidak akan hang.

(29)

Berdasarkan hasil wawancara terhadap staf TI, tidak ada masalah keamanan yang cukup berarti karena perusahaan juga telah melakukan user set-up untuk masalah access-control. Data-data perusahaan juga selalu di-back up untuk mencegah kemungkinan hilangnya data.

Rekomendasi :

- Pergantian PIN (password) secara berkala bagi tiap user, sehingga meminimalisasi penyalahgunaan account oleh pihak tertentu. Contohnya : menerapkan pergantian PIN sebulan sekali.

- Membuat prosedur pembatasan posting Sales Order. Misalnya: membatasi posting dengan maksimal quantity 100 unit. Jadi 1000 quantity di-posting sepuluh kali dengan masing-masing 100 quantity pada setiap Sales Order.

• Tujuan strategis: peningkatan efektivitas kerja pengguna

Ukuran strategis: - Indeks peningkatan kecepatan waktu kerja setelah penerapan Microsoft Dynamics Navision 4.0.

- Indeks akurasi dalam bekerja

Evaluasi kinerja:

Dari hasil kuesioner, pencapaian peningkatan efektivitas kerja pengguna adalah 73,75%. Berdasarkan hasil wawancara, didapatkan informasi bahwa aplikasi client masih diproses pada satu server aplikasi. Hal ini yang menyebabkan proses pengolahan data yang bersamaan

(30)

berlangsung lama karena seluruh data perlu mengantri untuk diolah di server pusat. Pengolahan data yang bersamaan menyebabkan terjadinya bottleneck pada aplikasi yang digunakan oleh user. Kadangkala juga terjadi gangguan pada jaringan utama, yang menyebabkan keterlambatan masuknya data dari daerah ke pusat. Tentunya, hal tersebut menghambat kinerja pengguna bagian penjualan.

Sedangkan yang mempengaruhi ketidakakuratan hasil transaksi dan kinerja sistem menurut hasil wawancara dengan pengguna modul Purchase and Payables, Inventory Management, dan Sales and Receivables adalah human error. Human error yang biasa terjadi adalah kesalahan dalam melakukan posting dokumen yang dibuat oleh orang lain. Misalnya, untuk wilayah responsibility center yang sama, bagian penjualan yang satu bisa melakukan posting Sales Order milik bagian penjualan lain, sehingga bagian penjualan yang salah posting itu harus melakukan cross-check dengan bagian penjualan yang lain. Human error lainnya yang biasa terjadi adalah kesalahan dalam melakukan input quantity atau item, baik pada saat penjualan, pembelian, maupun pada pengaturan persediaan.

Rekomendasi :

- Membagi proses pengolahan data ke beberapa server aplikasi, yaitu dengan menambahkan server di pusat. Tujuannya untuk load balancing, yaitu pembagian kerja pada server merata.

(31)

- Menambah bandwidth pada sistem jaringan.

- Membuat validasi pada sistem. Contoh : validasi pada responsibility center.

- Membuat SOP (Standard Operational Procedur) untuk meminimalisasi masalah human error yang terjadi pada karyawan bagian penjualan, pembelian, dan persediaan.

4.3.2 Rekomendasi Perspektif Keunggulan Operasional

• Tujuan strategis : Peningkatan kualitas pemeliharaan infrastruktur TI Ukuran strategis : - Rata-rata waktu yang digunakan untuk menjawab

pertanyaan pengguna.

- Rata-rata waktu perbaikan bila sistem jaringan mengalami down.

- Aktivitas pemeliharaan peralatan sistem jaringan - Rata-rata waktu proses perbaikan hardware (PC) Evaluasi kinerja :

Dari hasil pengukuran, kualitas pemeliharaan infrastruktur TI pada PT. GHI adalah 74,06%. Pemeliharaan infrastruktur tergolong cukup baik. Namun, penanganan masalah infrastruktur masih lambat. Hal ini dikarenakan IT Help Desk yang digunakan masih menggunakan telepon, sehingga kecepatan penyelesaian masalah tergantung pada orang. Berdasarkan hasil observasi, pengguna sistem terutama bagian penjualan, seringkali menelepon bagian TI karena masalah infrastruktur seperti

(32)

hardware dan jaringan. Karena traffic komunikasi telepon yang sangat padat, akibatnya penyelesaian masalah menjadi lambat. Penyelesaian masalah yang lambat mengakibatkan gangguan pada operasional, baik operasional pembelian, persediaan, maupun penjualan.

Rekomendasi :

Membangun IT Web Portal yang berisi aplikasi knowledge management dan IT Help Desk. Sehingga, pengguna modul Purchase and Payables, Inventory Management, dan Sales and Receivables yang mempunyai masalah ringan yang berkaitan dengan infrastruktur TI dapat mencari solusi sendiri dan menanganinya sendiri sesuai dengan petunjuk troubleshooting. Dan setiap munculnya masalah/keluhan akan ditampilkan dalam notifikasi (alert), sehingga penanganan masalah atau keluhan lebih terorganisir. Selain itu, proses dokumentasi lebih mudah dilakukan berdasarkan histori keluhan yang terjadi di dalam IT Web Portal. IT Web Portal adalah suatu aplikasi untuk memperluas pengetahuan pengguna tentang hardware, software, troubleshooting, dan jaringan.

4.3.3 Rekomendasi Perspektif Orientasi Masa Depan • Tujuan strategis: Pelatihan pengguna

Ukuran strategis: - Rata-rata pelatihan pengguna dalam 1 tahun - Indeks kualitas pelatihan pengguna

(33)

Berdasarkan hasil pengukuran, pencapaian pelatihan pengguna adalah 71,25 %. Dikarenakan sistem yang digunakan saat ini belum ada pengembangan yang signifikan, sehingga pelatihan Microsoft Dynamics Navision 4.0 hanya dikhususkan untuk karyawan baru. Pelatihan untuk ilmu dasar tentang komputer tidak pernah dilakukan, sehingga pengguna tidak dapat mengatasi masalah sederhana secara mandiri. Misalnya : bagaimana cara menancapkan kabel monitor, mengurus warna layar monitor yang tiba-tiba jadi buram, mouse yang tiba-tiba tidak bisa digunakan karena kabelnya kendor. Sehingga, pengguna masih tetap harus mengandalkan staf TI untuk menyelesaikan masalah mendasar. Rekomendasi :

Melakukan sharing knowledge dari divisi TI kepada pengguna baru maupun pengguna lama yang belum mengetahui hal mendasar tentang komputer melalui IT Web Portal. IT Web Portal adalah suatu aplikasi untuk memperluas pengetahuan pengguna tentang hardware, software, troubleshooting, dan jaringan.

• Tujuan strategis: Pelatihan staf TI

Ukuran strategis: - Rata-rata pelatihan staf TI dalam 1 tahun - Indeks kualitas pelatihan staf TI

Evaluasi kinerja :

Berdasarkan hasil pengukuran, pencapaian pelatihan staf TI adalah 85,85 %, artinya rata-rata pelatihan dan kualitas pelatihan yang diberikan kepada staf TI cukup baik.

(34)

- Meningkatkan pelatihan staf TI yang berkaitan dengan hardware, software, networking agar produktivitas dapat terus ditingkatkan lagi serta dapat memecahkan masalah dengan cepat. Selain itu, diharapkan staf TI terus diberikan pengetahuan yang up to date untuk pengembangan sistem, khususnya sistem pembelian, persediaan, dan penjualan di masa depan.

- Membangun IT Web Portal yang berisi knowledge di bidang TI.

• Tujuan strategis : Melakukan pengembangan terhadap infrastruktur TI Ukuran strategis : Tingkat seberapa sering perusahaan melakukan

pengembangan terhadap infrastruktur TI. Evaluasi kinerja :

Berdasarkan hasil pengukuran, pencapaian melakukan pengembangan terhadap sistem dan infrastruktur TI adalah 100%, perusahaan selalu menyesuaikan pengembangan infrastruktur dengan kebutuhan.

Rekomendasi :

Menyesuaikan infrastruktur TI dengan teknologi terkini agar dapat meningkatkan produktivitas sehingga dapat bersaing secara kompetitif.

4.3.4. Rekomendasi Perspektif Kontribusi Perusahaan. • Tujuan strategis: Kontrol biaya TI

(35)

- Perbandingan anggaran TI terhadap anggaran perusahaan

Evaluasi kinerja:

Dari hasil pengukuran, kontrol biaya TI adalah 87,5%. Hasil menunjukkan pengontrolan terhadap biaya TI tergolong baik.

Rekomendasi :

- Membuat alokasi budget bagi divisi TI secara rutin per tahun. Dengan adanya alokasi budget, divisi TI akan lebih mudah dalam menentukan dan memulai proyek-proyek yang dapat mendukung perusahaan. Berbeda dengan kondisi saat ini, dimana seluruh budget yang diperlukan divisi TI based on request, tentunya jika biaya yang dikeluarkan lebih kecil masih bisa dipenuhi, namun untuk proyek yang membutuhkan dana besar, tentunya sulit bagi perusahaan untuk memenuhi permintaan divisi TI. .

- Memonitor penggunaan budget TI dengan cara membandingkan anggaran TI yang diberikan dengan budget yang telah terpakai. - Membuat roadmap untuk rencana jangka panjang (misalnya

roadmap 5 tahun ke depan) yang bertujuan agar divisi TI mempunyai acuan untuk pendanaan biaya TI.

(36)

4.4 Analisis Fit / Gap

4.4.1. Modul Purchase and Payables

Tabel 4.17 Analisis Fit/ Gap dari Modul Purchase and Payables

No. Requirement Rank

Fit level of Microsoft Dynamics Navision 4.0

Comments Alternatives

1. Sistem dapat mengecek ketersediaan stok barang.

H F Stok barang dapat ditunjukkan secara online.

2. Sistem dapat menangani transaksi yang berkaitan dengan Purchase Order, Purchase Receipt, Purchase Invoice, serta menangani retur.

H F Semua saling berhubungan secara otomatis.

3. Sistem dapat melakukan transfer data yang berkaitan dengan

akuntansi secara otomatis ke bagian keuangan.

H F Semua akun yang terkait dengan keuangan otomatis akan ditransfer, karena sistem terintegrasi dengan modul Financial Management.

4.

Sistem dapat me-maintain kontak vendor, data barang, dan data terkait lainnya.

H F Sistem mendukung penambahan,

pengubahan dan penyimpanan data vendor dan data barang.

(37)

No. Requirement Rank Fit level of Microsoft Dynamics Navision 4.0 Comments Alternatives 5. Sistem dapat menampilkan histori pembelian.

H F Bisa ditunjukkan berdasarkan jenis barang, periode.

Ada 2 jenis histori Purchase Order, outstanding (masih delay), dan yang sudah di-posting.

6. Sistem dapat menyediakan informasi atau laporan pembelian secara jelas sesuai kebutuhan manajer pembelian.

H F Sistem dapat menyediakan laporan untuk manajer pembelian sesuai kebutuhan.

Laporan berdasarkan produk, item, wilayah, per hari, per minggu, per bulan, dan per tahun dapat

ditampilkan. 7. Sistem dapat melakukan

suggest data dari master data dan control tables.

H F Pada saat pembuatan purchase order, komponen yang terkait secara otomatis suggest dari master data untuk menghindari kesalahan input. Control tables bisa

dilakukan dengan menu hide column/show column untuk

(38)

No. Requirement Rank Fit level of Microsoft Dynamics Navision 4.0 Comments Alternatives 8. Sistem mendukung collective processing dalam proses pembelian.

M F Sistem memungkinkan pembuatan

partial receipt dan partial

payment. Begitu pula sebaliknya, beberapa PO dapat digabung menjadi satu PR.

9. Sistem dapat membantu dalam pembuatan dan maintain RFQ (Request for Quotations).

M G Pembuatan RFQ dan perbandingan harga masih dilakukan secara manual.

Membuat add-on RFQ yang bisa me-maintain data vendor, seperti daftar harga, sehingga bisa dilakukan perbandingan. 10. Sistem dapat menangani

retur pembelian.

H F Sistem membantu menangani retur pembelian dengan menu Purchase Credit Memo.

(39)

Rank o Gambar 4. Tabel 4. of Requirem H M L .2 Diagram .18 Tabel Pe ment Tota Pemenuhan erbandinga al Requirem 8 2 0 n Requirem Payable an Hasil Ana ment Mic P ent Fit/Gap es alisis Fit/Ga rosoft Dyna 4.0 Purchase an Mod F 8 1 0 pada Modu ap amics Navisi 0 nd Payables dule P G 0 0 0 1 0 0 ul Purchase ion G 0 0 e and

(40)

4.4.2. Modul Inventory Management

Tabel 4.19 Analisis Fit/Gap dari Modul Inventory Management

No. Requirement Rank

1. Sistem dapat mengatur pengeluaran barang

H F Sistem membantu mengatur

pengeluaran barang, yaitu membantu pembuatan Delivery Order dan mengurangi jumlah stok secara otomatis.

2. Sistem dapat mengatur penerimaan barang

H F Sistem membantu mengatur

penerimaan barang, yaitu membantu penciptaan Purchase Receipt, pencocokan Purchase Receipt dengan Purchase Order, dan update stok.

3. Sistem dapat mengatur transfer stok dari gudang pusat ke gudang cabang.

H F Sistem sangat membantu pengaturan transfer stok dari gudang pusat ke gudang cabang, yaitu dalam menciptakan

Transfer Order.

(41)

No. Requirement Rank Fit level of Microsoft Dynamics Navision 4.0 Comments Alternatives 4. Sistem mendukung transfer stok antar cabang

M F Sistem default Microsoft Dynamics Navision 4.0

sebenarnya memungkinkan untuk transfer stok antar cabang, hanya kebijakan manajemen PT. GHI yang tidak mengizinkan. Hal ini dikarenakan kesulitan dalam mengontrol histori pergerakan stok dan maintenance IMEI. Depo yang ingin mentransfer stok ke depo lain, harus membuat TO balik ke pusat, setelah itu baru pusat yang akan mentransfer ke depo lainnya.

5. Sistem dapat

menampilkan data barang dan stok yang ada di gudang pusat dan di gudang cabang.

H F Sistem sangat membantu dalam menampilkan data barang dan stok yang ada di gudang pusat dan di gudang cabang.

6. Sistem dapat membantu dalam melakukan

perhitungan reorder point

M G Sistem tidak mendukung

perhitungan reorder point, sehingga pergerakan stok harus dipantau secara manual.

Implementasi add-on yang mendukung reorder point.

(42)

No. Requirement Rank Fit level of Microsoft Dynamics Navision 4.0 Comments Alternatives

7. Sistem dapat membantu dalam stock opname dan adjustment stock.

H F Stock opname dilakukan dengan

mencetak laporan stok dan menyesuaikan dengan kondisi fisik. Jika ada perbedaan, maka dilakukan adjustment. Adjustment ada 2 macam :

- Negative adjustment (mengurangistok di sistem sesuai kondisi fisik) - Positif adjustment

(menambahkan stok di sistem sesuai kondisi fisik)

(43)

Rank o Gambar Tabel 4. of Requirem H M L r 4.3 Diagra .20 Tabel Pe ment Tota m Pemenuh erbandinga al Requirem 5 2 0 han Require Managem an Hasil Ana ment Mic I ement Fit/Ga ment alisis Fit/Ga rosoft Dyna 4.0 Inventory M Mod F 5 1 0 ap pada Mo ap amics Navisi 0 Management dule P G 0 0 0 1 0 0 odul Invento ion G 0 0 ory

(44)

4.4.3. Modul Sales and Receivables

Tabel 4.21 Analisis Fit/ Gap dari Modul Sales and Receivables

No. Requirement Rank

1. Sistem dapat mengecek ketersediaan stok barang.

H F Stok barang dapat ditampilkan secara online.

Informasi ketersediaan barang juga bisa dilihat pada item information pada saat membuat Sales Order.

2. Sistem mendukung proses transaksi yang berkaitan dengan sales order, surat jalan, penagihan, serta menangani retur.

H F Sistem menyediakan pembuatan

Sales Order, Delivery Order, Sales Invoice, dan Credit Memo.

3. Sistem dapat melakukan transfer data yang berkaitan dengan akuntansi secara otomatis ke bagian keuangan

H F Semua akun yang terkait

dengan keuangan otomatis akan ditransfer, karena sistem

terintegrasi dengan modul Financial Management

(45)

No. Requirement Rank Fit level of Microsoft Dynamics Navision 4.0 Comments Alternatives

4. Sistem mendukung kegiatan presales seperti inquiries dan quotations.

M G Aplikasi tidak dapat

mendukung kegiatan presales seperti inquiry dan quotation. Kegiatan presales dilakukan secara manual.

Implementasi menu quotations.

5. Sistem dapat me-maintain kontak pelanggan, data barang, dan data terkait lainnya.

H F Sistem mendukung

penambahan, pengubahan dan penyimpanan data pelanggan dan data barang.

6. Sistem dapat menampilkan tahapan proses penjualan (work-flow).

H F Bagian penjualan dapat mengetahui sampai di mana proses yang telah berlangsung. 7. Sistem menyediakan

laporan penjualan sesuai dengan kebutuhan manajer penjualan.

H F Sistem dapat menyediakan data laporan untuk manajer

penjualan sesuai kebutuhan. Data laporan berdasarkan produk, item, wilayah, per hari, per minggu, per bulan, dan per tahun dapat dimungkinkan.

(46)

8. Sistem dapat melakukan suggest data dari master data dan control tables.

H F Pada saat pembuatan sales order, sales component secara otomatis suggest dari master data untuk menghindari kesalahan input.

Control tables bisa dilakukan dengan menu hide column/show column untuk menghilangkan/ menampilkan field yang kita inginkan.

9. Sistem mendukung collective processing dalam proses penjualan.

M F Sistem memungkinkan

pembuatan partial delivery dan partial payment Misalnya : satu SO dapat dipecah menjadi beberapa DO.

Sistem juga memungkinkan untuk membuat satu DO dari beberapa SO. Dengan syarat ship-to-address sama. Dan beberapa DO dapat dibuat satu SI. Dengan syarat shipping point, rute pengiriman, tanggal sama.

(47)

10. Sistem hanya bisa diakses dan dikontrol oleh

authorized user.

H F Pembatasan hak akses sangat jelas. User telah dikontrol mana yang boleh menjalankan fungsi tertentu dan yang tidak boleh. Pembatasan akses diatur dalam user set-up.

11. Sistem pusat terintegrasi dengan sistem di cabang.

H F Depo-depo yang ada di cabang terhubung dan terintegrasi dengan pusat (online). Tetapi, masih ada cabang yang belum online karena cabang tersebut memiliki tingkat penjualan yang rendah.

12. Sistem dapat melakukan pengaturan harga dan diskon.

H F Dengan sales line discounting, dapat dilakukan :

- Pengaturan harga penjualan khusus dan diskon khusus pada pelanggan tertentu. - Pengaturan harga

penjualan dan diskon umum untuk grup pelanggan atau semua pelanggan.

- Pengaturan harga untuk barang tertentu.

(48)

13. Sistem dapat menangani retur pembelian.

H F Sistem membantu menangani

retur pembelian dengan menu Sales Credit Memo.

(49)

Tabel 4.22 Rank o Gambar Perbanding of Requirem H M L r 4.4 Diagram gan Hasil A ment Tota m Pemenuh Analisis Fit/G al Requirem 11 2 0 han Require Receivab Gap ment Micr Sa 1 ement Fit/Ga les rosoft Dyna les and Rece F 11 1 0 ap pada Mo mics Navisi eivables Mo P 0 0 0 odul Sales an ion 4.0 odule G 0 1 0 nd

(50)

4.5 Rekomendasi Analisis Fit/Gap

Tabel 4.23 Solusi pada Gap

Solusi Alternatif Prioritas

Add-on RFQ (Request for Quotations) Medium

Add-on menu ROP (Reorder Point) Medium

Menu quotations. Medium

Berdasarkan hasil dari analisis fit/gap, maka rekomendasi yang diajukan, yaitu :

1. Add-on RFQ (Request For Quotations)

RFQ (Request For Quotations) merupakan menu untuk permintaan daftar harga barang kepada vendor. Beberapa keuntungan yang akan didapatkan jika menerapkan add-on RFQ (Request For Quotations) :

- Price comparison.

RFQ dari beberapa vendor dapat di-maintain untuk membandingkan harga dari vendor secara otomatis, sehingga hasil perbandingan lebih tepat dan akurat.

- Mengefisienkan waktu kerja bagian pembelian dalam pembuatan RFQ. 2. Add-on menu ROP (Reorder Point)

Menu ROP berfungsi untuk mengkalkulasi persediaan barang yang ada di gudang, jika mencapai titik minimum, sistem akan memunculkan alert pada bagian gudang untuk segera melakukan request pembelian untuk barang yang cepat terjual (barang yang sedang trend). Keuntungan yang akan diperoleh jika

(51)

menerapkan ROP adalah perusahaan dapat menanggapi atau memenuhi permintaan pelanggan.

3. Menu quotation

Menu quotations ini berfungsi untuk membuat katalog barang sesuai dengan permintaan pelanggan. Keuntungan jika perusahaan menerapkan quotations yaitu :

- Membantu dalam pembuatan Sales Order.