PENGANTAR BISNIS
MINGGU KE-5
Manajemen dan Organisasi
Disusun oleh:
ARTI & FUNGSI MANAJEMEN
Manajemen = ilmu & seni merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan,
mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga
manusia dengan bantuan alat-alat untuk
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
Fungsi manajemen perusahaan :
1. Perencanaan
4. Pengkoordinasian
2. Pengorganisasian 5. Pengawasan
Mekanisme kerja dr fungsi manajemen :
Adanya keinginan, kebutuhan & informasi
Mendorong orang/perusahaan utk melakukan
suatu kegiatan
Kegiatan : ada tujuan, shg perlu perencanaan
(apa, bagaimana, mengapa, kapan dilakukan?)
Perencanaan
•
Siapa yang akan melakukan, bagaimana
pembagian kerja, bagaimana wewenang &
tanggungjawab, serta pertanggungjawaban
masing-masing kegiatan
pengorganisasian
•
Mengarahkan & mendorong agar supaya
karyawan bersedia menyumbangkan
tenaganya semaksimal mungkin untuk
mencapai tujuan
•
Agar tidak terjadi kontradiksi antara fungsi
satu dg lainnya utk menuju sasaran yg sama
Dibutuhkan pengkoordinasian
•
Utk menjaga agar penyimpangan2 dr
rencana yg terjadi tdk terlalu jauh
Diperlukan pengawasan/pengendalian
Mencari kemungkinan tjd penyimpangan
•
Mekanisme kerja dr fungsi2 manajemen
KEINGINAN & KEBUTUHAN INFORMASI PERENCANAAN PENGORGANISASIAN PENGARAHAN PENGKOORDINASIAN PENGAWASAN TUJUANB. JENJANG MANAJEMEN
1. Manajemen puncak/eksekutif
Mrpkn top leader/manajer senior/eksekutif kunci
Misal : dewan direksi, direktur utama, pimpinan2
Tugas :
a. Menyusun rencana umum perusahaan
b. Mengambil keputusan2 penting (produk baru, pengeluran saham,dll)
2. Manajemen madya/manajemen administratif
Contoh : manajer divisi, pimpinan pabrik
3. Manajemen operasional/manajemen
supervisori
– Contoh : manajer operasional/kandang, mandor
– Tugas : pelaksanaan rencana yg dibuat oleh manajemen madya
C. FUNGSI PERENCANAAN
Bentuk2 perencanaan :
1. Tujuan
Semua orang/karyawan harus tahu tujuan
dlm organisasi yg hendak dicapai
2. Policy / kebijakan
Suatu pernyataan utk menyalurkan pikiran
dlm mengambil keputusan thd tindakan2 utk mencapai tujuan
3. Strategi
Tindakan penyesuaian dr rencana yg telah dibuat
4. Prosedur
– Rangkaian tindakan yg akan dilaksanakan utk waktu yg akan datang
5. Aturan/rule
– Suatu tindakan yg spesifik & mrpkn bagian dr prosedur
6. Program
– Campuran antara kebijakan prosedur, aturan & pemberian tugas yg disertai dg suatu
Kegunaan perencanaan :
1. Mengurangi ketidakpastian serta perubahan waktu mendatang
2. Mengarahkan perhatian pd tujuan 3. Memperingan biaya
4. Mrpkn sarana utk mengadakan pengawasan Langkah2 penyusunan perencanaan :
1. Menetapkan tujuan 2. Menyusun anggapan2
4. Mengadakan penilaian thd alternatif2
tindakan yg sudah dipilih
5. Mengambil keputusan
6. Menyusun rencana pendukung
misal : perusahaan ayam broiler
merencanakan penambahan jumlah ayam
mk perlu merencanakan juga jumlah
karyawan tambahan, teknis pemeliharaan
& perencanaan pemasaran
D. FUNGSI PENGORGANISASIAN
Fungsi pengorganisasian = suatu proses
menciptakan hub. antara berbagai fungsi,
personalia & faktor2 fisik agar semua
pekerjaan yg dilakukan dpt bermanfaat
serta terarah pd suatu tujuan
Hubungan2 yg timbul :
1. Hub. Informal
Hub.2 yg timbulnya tdk sengaja
Hub. di luar tugas Hub. tdk resmi
b. Hub. Formal
– Dilakukan dengan sengaja
– Ditunjukkan dlm bagan organisasi, pedoman organisasi /deskripsi jabatan yg ada
Dalam pengorganisasian tdpt 3 hub. Dasar :
a. Tanggung jawab
– Mrpkn kewajiban2 bg individu utk
melaksanakan tugas yg telah ditetapkan dg cara sebaik mungkin menurut kemampuan serta pengarahan yg diterima
Faktor2 yg membatasi perencanaan :
1. Sulitnya mencari anggapan secara teliti
2. Perubahan yg sangat cepat
3. Kekakuan internal
Dpt berupa :
Kekakuan psikologis
Kekakuan karena prosedur & kebijakan
Kekakuan sumber daya & dana
Kekakuan ekternal
b. Wewenang
– Mrpkn hak utk mengambil keputusan ttng apa yg harus dilakukan oleh seorang & hak utk
meminta pd orang lain utk melakukan sesuatu
c. Pertanggungjawaban
– Melaporkan hasil pekerjaan kepada yg berwenang / pemberi tugas
Frekuensi hub.antara pimpinan & bawahan
dipengaruhi oleh beberapa faktor :
1. Latihan dr bawahan
Latihan yg sempurna akan mengurangi frekuensi hub.dg pimpinannya
2. Pendelegasian wewenang
Pendelegasian wewenang dg jelas, tegas & pasti
dpt menghindari tjdnya kesalahan2
3. Perencanaan
Penyusunan perencanaan, kerja perencanaan,
wewenang dr pelaksana & sejauh mana para pelaksana dpt memahaminya sangat
mempengaruhi hub.bawahan dg pimpinan
Dasar2 penggolongan bagian di dalam
organisasi :
1. Didasarkan pd suatu angka
Misal : pd organisasi militer Divisi IV, Kodam IV Diponegoro
2. Didasarkan pd waktu
Misal : tugas2 di pabrik berhub. dg jam
kerja perusahaan jam kerja 8 jam (shift) : I = 07.00 – 15.00, II = 15.00 – 23.00
3. Didasarkan pd fungsi perusahaan
Berhub.dg kegiatan perusahaan , misal : bgn produksi & pemeliharaan, bgn pemasaran, bgn keuangan
4. Didasarkan pd luas daerah operasi
– Perusahaan peternakan dg operasi yg luas, dpt membuka cabang di bbrp daerah
– Misal : Daerah Operasi (DO) Surakarta, dll
5. Didasarkan pd jenis barang yg dihasilkan
– Dg mengelompokkan aktivitas & tenaga kerja menurut macam barangnya, karena msng2 jenis barang memiliki karakteristik yg
berbeda2
– Misal : PT. Charoen Phokpand Tbk terdapat Divisi Unggas, Divisi Pakan Ternak, Divisi Pasca Panen Hasil Ternak
6. Didasarkan pd jenis langganan
– Langganan dpt berupa konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah swasta,dll
– Penggolongan karyawan & aktivitas perusahaan ( misal : promosi, distribusi) menurut jenis
langganan perusahaan :
Karyawan tetap
Karyawan freelance
Karyawan kontrak/honorer
Terdapat 3 fungsi utama dlm perusahaan :
1. Fungsi pemasaran
2. Fungi produksi
3. Fungsi pembelanjaan
Pd perusahaan perseorangan ,ketiga jenis
fungsi tsb dpt ditangani oleh pemilik, tp
dg bertambah kompleksnya fungsi2 tsb,
mk perlu ditangani orang lain. Hal tsb
disebut “diferensiasi fungsi”
Banyaknya fungsi yg dpt diawasi oleh
seseorang
1. Kemampuannya
2. Kemampuan bawahan
3. Kompleksitas fungsi
4. Kemiripan fungsi satu dg fungsi lain
Makin besar volume usaha, kompleksitas
fungsi yg diperlukan utk melaksanakan
kegiatan bertambah lebih cepat/besar.
Ada 3 macam struktur organisasi dasar :
1. Struktur garis
Bila tanggungjawab, kekuasaan & pelaporan diciptakan satu arah
Menunjukkan suatu rangkaian
kekuasaan/perintah dr manajemen ke bawah
melalui bermacam2 bgn pd tingkat/tanggungjwb yg terendah, jd ada garis dr atas ke bawh
2. Struktur fungsional
Didasarkan pd tugas2 spesialisasi yg ada dlm perusahaan
Menunjukkan penggunaan staf spesialis pd organisasi
Urusan ketenagakerjaan mjd tanggungjwb personal manajer
Buruh perusahaan bertanggungjwb kpd mandornya
3. Struktur garis dan staf
Kombinasi dr organisasi garis & staf yg tugasnya memberikan nasehat2
Spesialis disini tidak menjalankan pengawasan/kekuasaan apapun.
E. FUNGSI PENGARAHAN
Merupakanfungsi manajemen yg menstimulir
tindakan agar betul2 dilaksanakan.
Prinsip pengarahan :
1. Mengarah pd tujuan
Makin efektif proses pengarahan, makin besar sumbangan bawahan terhdp usaha mencapai tujuan bersama
2. Keharmonisan dg tujuan
Orang bekerja utk memenuhi kebutuhan, yg mungkin tdk persisi sama dg tujuan
perusahaan, shg diusahakan kebutuhan mreka dpt dijadikan sbg pelengkap &
harmonis/sejalan dg kepentingan perusahaan
3. Kesatuan komando
Penting utk menyatukan arah tujuan &tanggungjwb pd bawahan
Cara pengarahan :
1. Orientasi
Cara pengarahan dg memberikan informasi yg perlu spy kegiatan dpt dilakukan dg baik pegawai baru
Informasi dpt berupa :
Tugas
Tugas lain yg berhubungan
Ruang lingkup tugas
Tujuan dr tugas
Delegasi wewenang
Cara melaporkan
Cara mengukur prestasi kerja
2. Perintah
– Permintaan khusus yg diberikan utk memulai serta mjd pedoman pelaksanaan kerja
– Agar perintah dpt berhasil, perlu diperhatikan :
a. Berhub.dg keadaan sesungguhnya b. Beralasan sesuai dg sarana, waktu,
kemampuan personalia c. Lengkap
d. Jelas, singkat & konsisten
e. Nada perintah harus menstimulir orang utk melaksanakannya
Perintah dpt berupa :
a. Perintah umum & khusus b. Perintah lisan & tertulis
c. Perintah formal & informal
3. Delegasi wewenang
Pimpinan melimpahkan sebagian wewenag yg dimilikinya pd bawahan shg tugas2 yg diberikan harus jelas
Kesulitan dlm mentafsirkan wewenang dpt
menimbulkan keengganan bawahan utk mengambil suatu tindakan
4. Motivasi
– Adalah suatu bentuk dorongan, supaya apa yg diusahakan dpt mencapai keberhasilan
– Motivasi positif = proses mempengaruhi
orang lain utk melaksanakan kehendaknya dg cara memberikan imbalan (insentif, promosi, dll)
– Motivasi negatif = proses mempengaruhi orang lian dg cara menakut-nakuti.
Berbagai jenis motivasi positif :
a. Pujian
Merasa diperhatikan, diakui dlm kerjanya
b. Pemberian informasi
Merasa diajak ikut serta mengelola perusahaan
c. Memperhatikan bawahan
Menimbulkan rasa informal & persahabatan shg tdk kaku &berinisiatif
d. Persaingan
Memuji hasil2 pekerjaan yg baik dibandingkan dg hasil2 lain sehingga akan mendorong bekerja
e. Partisipasi
Memberi kesempatan pd bawahan utk ikut serta mengambil keputusan shg bawahan dpt menerima perintah2 pimpinan
f. Kebanggaan
Dg pujian, persaingan didorong utk berbagga
pd diri & hasil pekerjaannya, shg orang akan mudah menerima perintah & memberinya semangat kerja
g. Delegasi kekuasaan
Bawahan berpikir, dimana ia (si penerima
delegasi ) harus menghasilkan sesuatu karena telah dipercaya)
h. Uang
– Sbg motivasi ekonomis, pendorong utk bekerja lebih giat & aktif
F. FUNGSI KOORDINASI
•
Merupakan usaha mensinkronkan serta
menyatukan kegiatan dr sekelompok orang
•
Usaha yg terkoordinir yaitu bila
kegiatan2 itu harmonis, terarah &
Utk melakukan koordinasi diperlukan :
Sistem & prosedur yg jelas
Sistem & prosedur yg jelas menggambarkan
apa yg harus dikerjakan meliputi
urutan,melalui bagian apa saja & siapa saja
yg menanganinya juga kapan tugas harus
selesai
Sistem komunikasi
– komunikasi yg baik membantu keg. Koordinasi – Diperlukan informasi, yg dpt diperoleh dr kertas2
Informasi umpan balik
Arus informasi yg memungkinkan faktor2 produksi diawasi dlm hub.nya dg hasil2 yg diperoleh dg berdasarkan standar yg telah ditentukan lebih dahulu
G. FUNGSI PENGAWASAN
Cara yg dilakukan yaitu dg membandingkan
segala sesuatu yg telah dijalankan dg standar
/rencananya, serta melakukan perbaikan2
bilamana tjd penyimpangan
Utuk mengukur seberapa jauh hasilyg telah
dicapai sesuai dg apa yg telah direncanakan
Langkah2 pengawasan :
1. Menciptakan standar
Standar = suatu kriteria utk mengukur hasil
pekerjaan yg sudah dilakukan
Terdpt 2 bentuk :
a. Standar kuantitatif terukur
dinyatakan dlm satuan tertentu spt jam kerja mesin, ongkos, pendapatan,dll
b. Standar kualitatif tdk terukur
Dpt berupa pendapat umum/langganan/buruh, dll
2. Membandingkan kegiatan yg dilakukan dg
standar utk mengetahui seberapa jauh
adanya penyimpangan yg telah tjd
3. Tindakan2 koreksi
Utk memperbaiki & menyempurnakan segala
kegiatan, kebijaksanaan serta hasil kerja yg
tdk sesuai dg rencana /standarnya.
Syarat2 pengawasan yg baik :
1. Melaporkan setiap penyimpangan yg tjd
2. Mendukung sifat & kebutuhan kegiatan
3. Mempunyai pandangan ke depan
4. Obyektif, teliti & sesuai dg standar
5. Luwes
6. Serasi dg pola organisasi
7. Mudah dimengerti
FUNGSI ORGANISASI DALAM MANAJEMEN
• Salah satu prinsip pengorganisasian adalah terbaginya tugas dalam berbagai unsur organisasi. Pengorganisasian yang
efektif adalah membagi habis dan menstrukturkan
tugas-tugas kedalam sub-sub unit kerja atau komponen-komponen organisasi ( Syaiful Sagala ( 2008: 62).
• Sedangkan menurut Hadari Nawawi dalam Mulyono (2008:77) menyatakan bahwa organisasi harus profesional yaitu dengan pembagian satuan kerja yang sesuai dengan kebutuhan.
Dengan demikian perluasan aktivitas yang mengharuskan penambahan jumlah satuan kerja hanya dilakukan bila tidak dapat ditampung dalam satuan kerja yang ada.
Tujuan dan Manfaat Organisasi
1. Mengatasi terbatasnya kemampuan, kemauan dan sumber daya yang dimiliki dalam mencapai tujuannya.
2. Mencapai tujuan secara lebih efektif dan efisien karena dikerjakan bersama-sama.
3. Wadah memanfaatkan sumber daya dan teknologi bersama-sama. 4. Wadah mengembangkan potensi dan spsialisasi yang dimiliki
seseorang.
5. Wadah mendapatkan jabatan dan pembagian kerja. 6. Wadah mengelola lingkungan bersama-sama.
7. Wadah mencari keuntungan bersama-sama.
8. Wadah menggunakan kekuasaan dan pengawasan. 9. Wadah mendapatkan penghargaan.
10. Wadah memenuhi kebutuhan manusia yang semakin banyak dan kompleks.
11. Wadah menambah pergaulan.
Tipe Organisasi dalam Manajemen
Tipe organisasi dalam manjemen dapat dikategorikan bermacam-macam jenis pembagiannya. Dibawah ini berdasarkan Modul 1 Adaministrasi oleh L.D. White dan H.A. Simon:
1. Pengorganisasian bagi organisasi lini atau garis. Dalam organisasi lini atau garis ini hanya dikenal 2 (dua) unsur, yaitu: unsur
Pimpinan dan unsur Pelaksana.
2. Pengorganisasian bagi organisasi lini dan staf. Dalam organisasi ini dikenal 3 (tiga) unsur, yaitu: unsur Pimpinan, unsur Pembantu
Pimpinan (staf), dan unsur Pelaksana (lini atau garis).
3. Pengorganisasian bagi organisasi fungsi. organisasi fungsi ialah suatu organisasi yang disusun atas dasar kegiatan dari setiap fungsi, dimana fungsi yang satu dengan yang lain saling
ketergantungan.
4. Pengorganisasian bagi organisasi Panitia. Organisasi Panitia
dimaksudkan untuk memecahkan berbagai kendala atau hambatan yang tidak dapat dipecahkan oleh beberapa orang atau banyak
Organisasi formal memiliki suatu struktur yang terumuskan dengan baik, yang menerangkan hubungan-hubungan
otoritasnya, kekuasaan, akuntabilitas dan tanggung jawabnya. Struktur yang ada juga menerangkan bagaimana bentuk
saluran-saluran melalui apa komunikasi berlangsung. Kemudian menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi
masing-masing anggotanya. Hierarki sasaran organisasi formal dinyatakan secara eksplisit.
Organisasi Informal; Keanggotaan pada organisasi-organisasi informal dapat dicapai baik secara sadar maupun tidak sadar, dan kerap kali sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang
Organisasi Primer; organisasi semacam ini menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya. Mereka berlandaskan ekspektasi rimbal balik dan bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak.
Organisasi Sekunder; organisasi sekunder memuat hubungan yang bersifat intelektual, rasional, dan kontraktual. Organisasi seperti ini tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniyah, tapi mereka memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya.
Pengembangan Organisasi dalam Manajemen
Pengembangan organisasi adalah strategi intervensi yang
memanfaatkan proses kelompok untuk berfokus pada budaya organisasi secara menyeluruh dalam rangka melakukan
perubahan yang diinginkan.
1. Mula-mula orang berkumpul, diantara mereka mengusulkan untuk membentuk sebuah organisasi, karena orang-orang dalam organisasi berasal dari beragam latar belakang, maka terjadilah sebuah konflik internal antar mereka. Peristiwa ini disebut dengan badai organisasi.
2. Untuk menyelesaikan masalah tersebut orang-orang yang
ada dalam organisasi itu aturan yang harus ditaati oleh setiap anggota organisasi. Kesepakatan ini disebut dengan norma. Dengan adanya norma ini diharapkan kinerja organisasi
dapat berkembang dan mampu mewujudkan apa yang dicita-citakan organisasi.
Lima dimensi perkembangan organisasi menurut Kao dalam Husaini Usman (1991):
a. Usia organisasi b. Besar organisasi c. Tahap organisasi
d. Evolusi dan revolusi organisasi
e. Rata-rata pertumbuhan organisasi
Tahapan Perkembangan Organisasi menurut Greiner dalam Husaini Usman (1972):
a. Tahap kreatifitas
b. Tahap kepemimpinan dan staff yang baru
c. Tahap pengembangan struktur organisasi yang desentralisasi d. Tahap Koordinasi
e. Tahap perpaduan tindakan yang spontan dalam rangka menyelesaikan perbedaan individu
• Perubahan organisasi dalam manajemen
Perubahan organisasi merupakan perpindahan organisasi ke arah yang lebih baik untuk mempertahankan keberadaan organisasi terhadap tuntutan perubahan zaman sehingga
organisasi akan berubah menjadi lebih segar dan mengurangi rasa kebekuan pada anggota organisasi itu
Pada diri anggota organisasi yang menolak adanya perubahan dalam organisasi akan cenderung untuk mempertahankan status quo dan berkeyakinan bahwa perubahan organisasi tidak membawa ke arah yang lebih baik.
