BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Sistem Informasi
a. Konsep Dasar Sistem
Pengertian sistem menurut beberapa ahli yaitu, Menurut Tata Sutabri (2012:6) pada buku Analisa Sistem Informasi, pada dasarnya sistem adalah sekelompok unsur yang erat hubungannya satu sama lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Selanjutnya menurut McLeod dikutip oleh Yakub dalam buku Pengantar Sistem Informasi (2012:1) mendefinisikan sistem adalah sekelompok elemen-elemen yang terintegrasi dengan tujuan yang sama untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem juga merupakan jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, terkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk tujuan tertentu.
b. Definisi Informasi
Menurut McLeod dikutip oleh Yakub (2012:8) pada buku Pengantar Sistem Informasi, informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sedangkan menurut Tata Sutabri (2012:22), informasi adalah data yang di klarifikasi atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.
c. Definisi Sistem Informasi
Menurut O’Brian dikutip oleh Yakub (2012:17) pada buku Pengantar Sistem Informasi, sistem informasi merupakan kombinasi teratur dari orang-orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.
d. Komponen sistem informasi
Menurut Yakub (2012:20) Sistem Informasi merupakan sebuah susunan yang terdiri dari beberapa komponen atau elemen. Komponen-komponen dari sistem informasi dapat digambarkan sebagai berikut:
1. Input Block, Input memiliki data yang masuk ke dalam sistem informasi, juga metode-metode untuk menangkap data yang dimasukkan.
2. Model Block, block ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan dibasis data.
3. Output Block, produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakaian sistem.
4. Technology Block, blok teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama, yaitu: teknisi, perangkat lunak, dan perangkat keras.
5. Database Block, basis data merupakan dari data yang saling berhubungan satu sama lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya.
2.2 Pengertian Monitoring Dan Perjalanan Dinas
a. Pengertian Monitoring
Monitoring adalah suatu proses pengumpulan data dan menganalisis informasi dari penerapan suatu program termasuk mengecek secara regular apakah kegiatan tersebut sudah berjalan sesuai dengan rencana sehingga masalah yang ditemukan dapat teratasi. Menurut para ahli (Octum, 1995) monitoring adalah yang sudah menyatu untuk memeriksa bahwa semua berjalan lancar sesuai dengan yang direncanakan dan memberikan kesempatan agar penyesuaian dapat dilakukan secara metedologis.
b. Perjalanan Dinas
Perjalanan dinas adalah kegiatan yang dilakukan oleh karyawan atau pegawai suatu perusahaan yang telah diberi tanggung jawab untuk menyelesaian kewajiban pekerjaan.
Sistem informasi monitoring perjalanan dinas adalah suatu sistem yang terdiri dari software dan hardware yang dirancang untuk menyimpan dan memproses semua informasi yang berkaitan dengan surat tugas dan monitoring pekerjaan karyawan.
Sistem informasi monitoring perjalanan dinas didefinisikan sebagai sistem informasi terpadu yang meliputi pembuatan surat tugas, membuat laporan perjalanan dinas, monitoring proyek yang sedang berjalan, monitoring pekerjaan masing-masing karyawan.
2.3 Pengertian Basis Data
Basis data menurut Yakub (2012:51-53) diartikan sebagai markas atau gudang, tempat bersarang atau berkumpul. Prinsip utama basis data adalah pengaturan data dengan tujuan utama fleksibilitas dan kecepatan dalam pengambilan data kembali. Adapun tujuan basis data diantaranya sebagai efisiensi yang meliputi kecepatan, ruang dan akurasi, menangani data dalam jumlah besar, kebersamaan pemakaian, dan meniadakan duplikasi.
Beberapa manfaat basis data adalah untuk kecepatan dan kemudahan, efisiensi ruang penyimpanan, keakuratan, ketersediaan, kelengkapan, keamanan dan kebersamaan. (Yakub: 2012)
2.4 Metode Pengembangan Sistem
2.4.1 Metode Pengembangan SDLCSystem Development Life Cycle (SDLC) adalah proses memahami bagaimana sistem informasi dapat mendukung kebutuhan bisnis dengan merancang sistem, membangun dan menyampaikannya kepada pengguna (Alan Dennis: 2012).
2.4.2 Model Waterfall
Metode pengembangan sistem dengan model waterfall, menurut Pressman (2015), model waterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Nama model ini sebenarnya adalah “linear sequential model”. Model ini sering disebut juga dengan “classic life cycle” atau metode waterfall. Model ini termasuk ke dalam model generik pada rekayasa perangkat lunak dan pertama kali diperkenalkan oleh Winston Royce sekitar tahun 1970 sehingga sering dianggap kuno, tetapi merupakan model yang paling banyak dipakai dalam Software Engineering (SE). Model ini melakukan pendekatan secara sistematis dan berurutan. Disebut dengan waterfall karena tahap demi tahap yang dilalui harus menunggu selesainya tahap sebelumnya dan berjalan berurutan. Fase-fase dalam model waterfall menurut Pressman (2015), yaitu :
Gambar 2.1 Model Waterfall
1. Communication (Project Initiation and Requirements Gathering)
Sebelum memulai pekerjaan yang bersifat teknis, sangat diperlukan adanya komunikasi dengan customer demi memahami dan mencapai tujuan yang ingin dicapai. Hasil dari komunikasi tersebut adalah inisialisasi proyek, seperti menganalisis permasalahan yang dihadapi dan mengumpulkan data-data yang diperlukan, serta membantu mendefinisikan fitur dan fungsi software. Pengumpulan data-data tambahan bisa juga diambil dari jurnal, artikel, dan internet.
2. Planning (Estimating, Scheduling, Tracking)
Tahap berikutnya adalah tahapan perencanaan yang menjelaskan tentang estimasi tugas-tugas teknis yang akan dilakukan, resiko-resiko yang dapat terjadi, sumber daya yang diperlukan dalam membuat sistem, produk kerja yang ingin dihasilkan, penjadwalan kerja yang akan dilaksanakan, dan tracking proses pengerjaan sistem.
3. Modeling (Analysis and Design)
Tahapan ini adalah tahap perancangan dan pemodelan arsitektur sistem yang berfokus pada perancangan struktur data, arsitektur software, tampilan interface, dan algoritma program. Tujuannya untuk lebih memahami gambaran besar dari apa yang akan dikerjakan.
4. Construction (Code and Test)
Tahapan Construction ini merupakan proses penerjemahan bentuk desain menjadi kode atau bentuk/bahasa yang dapat dibaca oleh mesin. Setelah pengkodean selesai, dilakukan pengujian terhadap sistem dan juga kode yang sudah dibuat. Tujuannya untuk menemukan kesalahan yang mungkin terjadi untuk nantinya diperbaiki.
5. Deployment (Delivery, Support, Feedback)
Tahapan Deployment merupakan tahapan implementasi software ke customer, pemeliharaan software secara berkala, perbaikan software, evaluasi software, dan
pengembangan software berdasarkan umpan balik yang diberikan agar sistem dapat tetap berjalan dan berkembang sesuai dengan fungsinya
2.5 Perangkat Pemodelan Sistem
2.5.1 Analisa Berorientasi ObjekAnalisa dan perancangan berorientasi objek merumuskan dan menyelesaikan masalah serta menghasilkan suatu hipotesa atau diagnosa (solusi), memodelkannya dengan pendekatan objek. Dalam tahap ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam menganalisa sistem sebagai berikut:
1. Menganalisa sistem yang ada dan mempelajari apa yang dilakukan sistem yang sudah ada
2. Menspesifikasikan sistem yaitu menspesifikasikan masukan yang digunakan database yang ada, proses yang dilakukan dan keluaran yang dihasilkan
Pendekatan dalam analisa berorientasi objek dilengkapi dengan alat-alat dan teknik-teknik yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang terdefinisikan dengan baik dan jelas. 2.5.2 Uninfied Modeling Language (UML)
Menurut Alan Dennis (2012) UML adalah sebuah bahasa yang berdasarkan grafik atau gambar yang menvisualisasikan, menspesifikasikan, membangun dan mendokumentasikan dari sebuah sistem pengembangan software berbasis object oriented. 2.5.3 Diagram-Diagram UML
Beberapa literature menyebutkan bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram. Namun kesembilan diagram ini tidak mutlak harus digunakan dalam pengembangan perangkat lunak, semuanya dibuat sesuai dengan kebutuhan. Diagram yang seriang digunakan adalah Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, Class Diagram. Berikut penjelasan dari masing-masing diagram :
a. Use Case Diagram
Menurut Alan Dennis (2012), Use Case Diagram adalah cara spesifik menggunakan sistem dengan menggunakan beberapa bagian dari fungsi tersebut. Use Case bekerja dengan cara mendeskripsikan tipikal interaksi antar user (pengguna) sebuah sistem dengan sistem sendiri melalui cerita bagaimana sebuah sistem dipakai. Use case diagram menampilkan sebuah actor, use case, dan hubungan antara mereka. Use case diagram dapat sangat membantu bila kita sedang menyusun kebutuhan sistem, komunikasi rancangan klien, dan merancang test khusus untuk desain yang ada pada sistem. Berikut simbol-simbol dalam use case diagram :
Berikut Contoh Use Case Diagram menurut Alan Dennis (2012) :
Gambar 2.2 Contoh Use Case Diagram b. Activity Diagram
Activity diagram menggambarkan aliran fungsional sistem, pada tahap pemodelan bisnis, diagram aktifitas dapat digunakan untuk menunjukkan aliran kerja bisnis dan untuk menggambarkan aliran kejadian dalam use case (Alan Dennis, 2012).
Berikut simbol-simbol dalam activity diagram :
Berikut contoh activity diagram menurut Alan Dennis (2012) :
Gambar 2.3 Contoh Activity Diagram c. Class Diagram
Class diagram adalah model statis yang menunjukkan pandangan statis dari sistem berkembang. Ini menunjukkan kelas dan antar kelas yang tetap konstan dari waktu ke waktu (Alan Dennis, 2012)
Class diagram memberikan pandangan yang luas dari suatu sistem dengan menunjukkan kelas-kelasnya dan hubungan mereka. Class diagram bersifat statis, menggambarkan hubungan apa yang terjadi bukan apa yang terjadi jika mereka berhubungan.
Berikut simbol-simbol dari class diagram :
Berikut contoh class diagram menurut Alan Dennis (2012) :
Gambar 2.4 Contoh Class Diagram d. Sequence Diagram
Sequence diagram merupakan urutan model dinamis yang menggambarkan contoh kelas yang berpartisipasi dalam use case dan pesan yang lewat diantara mereka dari waktu ke waktu (Alan Dennis, 2012)
Berikut simbol-simbol pada sequence diagram :
Contoh sequence diagram menurut Alan Dennis (2012) :
Gambar 2.5 Contoh Sequence Diagram
2.6 Metode Pengujian
Metode pengujian yang dilakukan adalah metode pengujian black box yaitu pengujian yang dilakukan berdasarkan spesifikasi kebutuhan dan tidak perlu memeriksa koding dalam pengujian black box. Pengujian Black Box dilakukan berdasarkan input dan output system yang telah dibuat, pengujian ini dilakukan jika system telah selesai dibuat. (Srivinas, Nidhra, Jagruthi Dondeti, 2012)
Keuntungan dalam metode pengujian black box testing adalah, penguji tidak perlu memiliki pengetahuan tentang bahasa pemograman, dan pengetahuan tentang implementasi.
2.7 Kajian Penelitian Sejenis
a. Penelitian Sejenis 1) Jurnal Pertama
Judul : Pembuatan Sistem Informasi Perjalanan Dinas Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan (SIPD-Kanwil DJPBN).
Peneliti : Aginta Geniusa dan Febriliyan Samopa.
Tahun : 2013 (Jurnal Teknik Pomits, Vol. 2, No.2) ISSN : 2337-3539 Pembahasan :
Kantor Wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan belum memiliki aplikasi khusus yang membantu bagian keuangan didalam melakukan tata kelola perjalanan dinas. Terdapat beberapa alasan yang menyebabkan pihak kantor wilayah Direktorat Jenderal Perbendaharaan menginginkan suatu sistem informasi perjalanan dinas. Antara lain : proses tata kelola perjalanan dinas yang masih dilakukan secara sederhana yakni pencatatan manual dengan menggunakan ms. Excel serta laporan perjalanan dinas yang belum bisa memberikan informasi terperinci. Untuk mewujudkan hal tersebut, diperlukan sebuah proses pengembangan perangkat lunak berupa sebuah sistem informasi perjalanan dinas kanwil Direktorat Jenderal Perbendaharaan. Sistem informasi perjalanan dinas ini memiliki fungsionalitas sesuai dengan kebutuhan pengguna, yaitu: pembuatan surat tugas, surat perjalanan dinas, daftar pengeluaran riil, SPPD rampung, pembatalan tugas, pembebanan pembatalan tugas, kebutuhan fasilitas upload arsip digital terhadap dokumen dan atau bukti fisik yang berkaitan dengan kegiatan perjalanan dinas. Selain itu terdapat fasilitas pencatatan history logs mengenai perubahan data aplikasi, fasilitas backup, dan restore data. Dengan adanya aplikasi tersebut diharapkan dapat membantu bagian umum dan bagian keuangan untuk membuat surat tugas menjadi lebih baik, pengawasan kegiatan perjalanan dinas, serta membantu dalam proses pemeriksaan data perjalanan dinas.
2) Jurnal Kedua
Judul : Analisis Proses Bisnis Sistem Pembuatan Surat Perintah Perjalanan Dinas Kantor Regional II PT. Pos Indonesia
Peneliti : Meza Silvana, Hafiz Fajrin, Danton
Tahun : 2015 (Teknosi, Vol. 1, No. 01) ISSN : 2476-8812 Pembahasan :
Surat perintah perjalanan dinas (SPPD) merupakan surat perintah kerja yang diberikan atasan atau kepala kantor kepada pegawai untuk melakukan tugas kerja ke instasi atau kantor yang ada ditempat lain. Dalam proses pembuatan SPPD, sebuah instansi pemerintah maupun swasta masih dilakukan secara sederhana dengan pencatatan manual menggunakan bantuan ms. Word atau ms. Excel. Dalam proses pembuatan SPPD belum menggunakan aplikasi khusus. Hal ini mengakibatkan sistem menjadi kurang efektif dan efisien, baik dari segi materi maupun waktu. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, perlu dibangun sebuah sistem yang sudah terkomputerisasi proses pengelolaan data perjalanan dinas pegawai. Sistem yang diusulkan dapat membantu dalam pembuatan surat tugas, perjalanan dinas pegawai, pengelolaan biaya, perhitungan biaya, pencetakan surat tugas, dan pencetakan kwitansi biaya perjalanan. Dengan adanya sistem informasi perjalanan dinas ini, diharapkan dapat memudahkan untuk membuat perjalanan dinas dan pengelolaan data perjalanan dinas.
3) Jurnal Ketiga
Judul : Pengembangan Sistem Informasi Berbasis Web Manajemen Perjalanan Dinas Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD)
Peneliti : Widyat Nurcahyo, Yumniati Agustina
Tahun : 2012 (Jurnal Ekonomi dan Bisnis, Vol. 11 No.1) 61-70 Pembahasan :
Ditemukannya berbagai kasus penyelewengan perjalanan dinas daerah yang disebabkan oleh manajemen perjalanan dinas di SKPD masih dilakukan secara manual sehingga sering ditemukan terjadinya tugas ganda, beban yang tidak seimbang, dan beban kerja berlebihan yang mengakibatkan tidak efektif dan tidak efisien dalam perjalanan dinas tersebut. Dalam penelitian ini dikembangkan sebuah sistem informasi berbasis web untuk manajemen perjalanan dinas, dengan tujuan agar proses perjalanan dinas di SKPD bisa dilaksanakan dengan lebih baik. Aplikasi ini bertujuan untuk mempermudah pelaksanaan administrasi perjalanan dinas dan memberikan control yang lebih baik dalam
b. Kesimpulan Kajian Penelitian Sejenis
Pada jurnal pertama, membahas mengenai pembuatan sistem informasi monitoring perjalanan dinas yang dapat mengelola dokumen perjalanan dinas berupa pembuatan surat tugas, surat perjalanan dinas, daftar pengeluaran riil, SPPD rampung, pembatalan tugas, pembebanan pembatalan tugas, kebutuhan fasilitas upload arsip digital terhadap dokumen dan atau bukti fisik yang berkaitan dengan kegiatan perjalanan dinas. Selain itu terdapat fasilitas pencatatan history logs mengenai perubahan data aplikasi, fasilitas backup, dan restore data.
Pada Jurnal Kedua membangun sebuah sistem informasi pengelolaan data perjalanan dinas pegawai. Sistem yang diusulkan dapat membantu dalam pembuatan surat tugas, perjalanan dinas pegawai, pengelolaan biaya, perhitungan biaya, pencetakan surat tugas, dan pencetakan kwitansi biaya perjalanan.
Pada jurnal ketiga, membahas mengenai pembuatan aplikasi yang bertujuan untuk mempermudah pelaksanaan administrasi perjalanan dinas dan mengontrol perjalanan dinas.
c. Persamaan dan Perbedaan Kajian Penelitian Sejenis Persamaan :
Dari ketiga penelitian di atas, aplikasi yang akan dibangun oleh penulis mempunyai kemiripan atau kesamaan dari penelitian penulis, yaitu penulis membuat sistem informasi monitoring perjalanan dinas yang dapat mengelola dokumen perjalanan dinas yang masih bersifat manual menggunakan Ms. Word menjadi lebih terkomputerisasi. Aplikasi yang dibuat bertujuan untuk memudahkan PIC Marketing dalam membuat surat tugas, membuat laporan perjalanan dinas, dan memudahkan Manager Divisi dan Manager Marketing dalam menyetujui pembuatan surat tugas dan memonitoring kegiatan perjalanan dinas.
Perbedaaan :
Dari ketiga jurnal diatas terdapat perbedaan dari penelitian penulis, yaitu pada ketiga jurnal tersebut terdapat menu perhitungan biaya perjalanan dinas, dan menu upload data perjalanan, yang tidak ada cakupannya dalam penelitian yang penulis kerjakan. Dan pada ketiga jurnal tersebut tidak menjelaskan bagaimana monitoring perjalanan dinas yang dikerjakan oleh karyawan.
