PEDOMAN
PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS KEDUNGWUNI II DINAS KESEHATAN KABUPATEN PEKALONGAN.
A. PENDAHULUAN
Dokumen Puskesmas merupakan data manajemen Puskesmas, sehingga data maupun dokumen Puskesmas wajib dikelola secara baik agar tidak sampai tercecer. Untuk memudahkan didalam pengelolaan dokumen penting ditentukan sistem pengendalian dokumen agar memudahkan didalam pengelolaan, penyimpanan dan pencarian untuk diberlakukan pelaksanaannya, sebagai pedoman didalam pengelolaan dokumen di Puskesmas, baik dokumen yang bertalian dengan dokumen administrasi Puskesmas maupun dokumen akreditasi Puskesmas. Oleh karena itu sebagai acuan didalam pengelolaan dokumen maka wajib disusun Pedoman Pengendalian Dokumen Puskesmas. B. DASAR PENETAPAN PENGENDALIAN DOKUMEN
Didalam penetapan pedoman pengendalian dokumen Puskesmas Kedungwuni II. sebagai dasarnya adalah:
1. Undang-Undang No. 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.
2. Peraturan pemerintah Nomor 8 tahun 2003 tentang pedoman organisasi perangkat daerah ( Lembaran Negara Tahun 2003 nomor 14, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4262).
3. Peraturan pemerintah Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan antara Pemerintah Daerah Propinsi an Pemerintah Daerah Kabupaten / Kota.
4. Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 59/2015 tentang Komisi Akreditasi FKTP. 5. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 tahun 2014 tentang Puskesmas
6. Kepmenkes nomor: 269/ Menkes/ Per / III/ 2008, Tentang Rekam Medik,
7. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 71 tahun 2013 tentang Pelayanan Kesehatan pada Jaminan Kesehatan Nasional
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015 tentang Akreditasi Puskesmas, Klinik Pratama, Tempat Praktek Mandiri Dokter dan Tempat Praktik Mandiri Dokter Mandiri.
9. Peraturan Bupati Kab. Pekalongan. Nomor 19 Tahun 2014 tentang Tata Naskah Dinas Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pekalongan.
10. Manajemen Kearsipan, Alamsyah, Gramedia Pustaka Utama,1995. 11. Sistem kearsipan, Manajemen Perkantorkan, Depkes.RI.2009.
12. Peraturan Bupati Kab. Pekalongan. Nomor 35 Tahun 2007 tentang Pola Klasifikasi Kearsipan Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Pekalongan.
13. Panduan Penyusunan Dokumen Standar Akreditasi Puskesmas Kriteria 2.3.11. Elemen Penilaian 4. Tahun 2015
C. PENGERTIAN PENGENDALIAN DOKUMEN
1. Pedoman Pengendalian dokumen Puskesmas Kedungwuni II. adalah sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat dan rekaman implementasi, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen Puskesmas, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi Puskesmas.
2. Dokumen ekternal adalah: buku, peraturan, standar, surat keputusan, kebijakan yang merupakan acuan/ referensi di dalam penyusunan dokumen akreditasi Puskesmas, 3. Dokumen/ arsip aktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaian masih tinggi/ masih
dipakai didalam kegiatan, dan masih disimpan di unit- unit pelayanan,
4. Dokumen/ arsip inaktif adalah dokumen yang frekuensi pemakaiannya sudah rendah/ sudah tidak dipakai, untuk dokumen rekam medik apabila pasien yang sudah mati atau sudah pindah.
5. Master dokumen akreditasi yang telah lengkap/ telah dinomori, disyahkan dan ditanda-tangani namun belum dibubuhi cap Puskesmas.
6. Kelompok dokumen adalah kelompok jenis- jenis dokumen/ rekaman (contoh kelompok SOP),
7.
D. PENETAPAN PENOMERAN DOKUMEN
1. Surat masuk dan keluar diberi nomer sesuai dengan ketentuan Pemerintah Daerah
Kabupaten Pekalongan. . Tentang POLA KLASIFIKASI KEARSIPAN DI
LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN PEKALONGAN Nomor 35 Tahun 2007
2. Penomeran dokumen akreditasi dilakukan di sekretariat akreditasi dibantu dengan sekretaris masing-masing Kelompok Kerja
3. Penomeran dilakukan sesuai kelompok Kelompok Kerja masing-masing sesuai dengan sistem pengkodean yang telah dilakukan
4. Penomeran dokumen diurutkan sesuai dengan pengkodean 5. Urutan penomeran meliputi :
“Kode Kelompok Kerja / kode BAB(pelayanan)/kode dokumen/bulan/tahun/nomer urut dokumen 3 digit” tanpa spasi.
Contoh : A/I/SOP/1/2015/001 atau C/IX(BPU)/SOP/1/2015/007 E. KETENTUAN PENGENDALIAN DOKUMEN
Pengendalian dokumen dengan menerapkan hal- hal sebagai berikut: 1. Pengkodean dokumen kelompok pelayanan:
a. Administrasi Manajemen dengan kode : A 1) Bab I : A/I
2) Bab II : A/II 3) Bab III : A/III
b. Upaya Kesehatan Masyarakat dengan kode : B 1) Bab IV : B/IV
2) Bab V : B/V 3) Bab VI : B/VI
c. Pelayanan Klinis dengan kode : C 1) Bab VII : C/VII
2) Bab VIII : C/VIII 3) Bab IX : C/IX
d. Manual Mutu dengan kode MM e. Pedoman dengan kode PD f. Kebijakan dengan kode Kb g. Surat Keputusan dengan kode SK
h. Kerangka Acuan Kegiatan dengan kode KAK i. Standar Operasional Prosedur dengan kode SOP j. Dokumen ekternal disingkat: Dek,
k. Daftar Tilik dengan kode DT l. Audit Internal dengan kode AI
m. Apabila dokumen merujuk pada upaya kesehatan/ pelayan tertentu bisa ditambahkan kode sesuai pelayanannya a.l :
1) Kesehatan Ibu, Anak dan Keluarga Berencana (KIA.KB), 2) Gizi : Pelayanan Perbaikan Gizi
3) P2M : Pencegahan Penyakit Menular 4) Promkes : Promosi Kesehatan
5) Kesling : Kesehatan Lingkungan 6) BPU : BP Umum
7) BPG : BP Gigi 8) Lab : Laboratorium 9) RM : Pendaftaran
10) IGD : Intalasi Gawat Darurat 11) Usila : Pelayanan Usila 12) Obat : Pelayanan Farmasi 13) Konsul : Konsultasi
14) MTBS : Manajemen Terpadu Balita Sakit 15) Imuns : Imunisasi
16) KB : Program Keluarga Berencana 17) Jiwa : Progam Jiwa
18) Indra : Program Indra
19) UKS : Usaha Kesehatan Sekolah 20) UKGS : Usaha kesehatan Gigi Sekolah
2. PENETAPAN KETENTUAN PENULISAN DOKUMEN
Petugas menuliskan dokumen menggunakan ketentuan umum sebagai berikut
a. Naskah dokumen akreditasi diketik pada satu halaman tidak boleh bolak-balik
dengan tipe huruf Times New Roman 12 pt Untuk Kebijakan/ surat keputusan
dengan tipe huruf century Gothi 12 pt,
b. Judul bab/dokumen menggunakan Times New Roman 14 pt ditebalkan, huruf
kapital
c. Judul sub bab menggunakan Times New Roman 12 pt ditebalkan
d. Jenis dokumen menggunakan Times New Roman 14 pt ditebalkan
e. Jarak antar baris dibuat 1,15 spasi kecuali untuk judul atau keterangan yang lebih dari 1 baris.
f. Bahasa yang digunakan adalah bahasa Indonesia baku g. Ukuran kertas : A4
h. Tipe Margin : Normal (batas kanan,kiri,atas bawah 2,54 cm) , teks rata tepi kanan kiri(justify)
i. Penomeran ditulis secara konisten dari awal sampai akhir naskah. Cara yang digunakan adalah gabungan antara angka Romawi dan Arab, seperti contoh berikut : I. A. 1. a. 1)
a) (1) (a)
3. PENETAPAN IDENTITAS DOKUMEN
Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header di semua halaman yang merupakan identitas dokumen yang berisi :
a. Nama jenis dokumen b. Judul dokumen
c. Lambang dan identitas kabupaten d. Lambang dan identitas Puskesmas e. Nomer dokumen
f. Nomer revisi g. Tanggal terbit h. Jumlah terbit i. Halaman
j. Pengesahan Kepala Puskesmas
F. PENYIMPANAN DOKUMEN/ REKAM/ ARSIP
1. Dokumen Rekam Medik (RM) inaktif wajib disimpan sekurang-kurangnya 2(dua) tahun, terhitung dari tanggal terakhir pasien meninggal, atau pindah tempat. Setelah batas waktu sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, rekam medis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan lain harus disimpan jangka waktu 10 tahun terhitung dari tanggal dibuatnya
2. Dokumen resep yang telah terlayani dipelihara dan disimpan minimak 2(dua) tahun dan dikelompokkan sesuai jenis pasiennya yaitu : pasien umum, pasien BPJS (PBI,non PBI, Mandiri) dan pasien Jamkesda.
6. Penyimpanan dokumen/ arsip perkantoran sesuai dengan sistem penyimpanan aturan
Pemerintah Daerah Kabupaten Pekalongan. yaitu dengan Tentang POLA
KLASIFIKASI KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN PEKALONGAN Nomor 35 Tahun 2007
dengan alur sebagai berikut ; a. Surat Masuk
2) Pengadministrasi surat melakukan pencatatan data agenda surat masuk dan melakukan penyimpanan
3) Pengguna tujuan surat dapat melihat dan memeriksa data maupun isi surat masuk yang ditujukan kepadanya.
4) Apabila surat masuk tersebut salah alamat, terdapat fasilitas khusus untuk mengembalikan ke pengadministrasi surat agar dilakukan penyesuaian.
5) Pengguna tujuan surat dapat menangani surat masuk dengan membuat disposisi
.
6) Pengguna tujuan surat dapat menangani surat masuk engan membuat
disposisi. b. Disposisi
1) Alur disposisi merupakan kelanjutan dari penanganan surat masuk atau disposisi lanjutan,
2) Pembuat disposisi merupakan pengguna tujuan surat yang menerima surat masuk pertama kali atau penerima disposisi yang melakukan disposisi lanjutan.
3) Format disposisi dilengkapi dengan keterangan perintah yang diberikan kepada penerima disposisi.
4) Data disposisi yang telah diisikan akan tersimpan dalam basis data yang terpusat dan sistem secara otomatis akan melengkapi dengan lampiran dokumen surat masuk.
5) Pengguna penerima disposisi dapat melihat secara langsung isi perintah disposisi melalui aplikasi TNDE.
6) Penerima disposisi harus menindaklanjuti disposisi dan melaporkan pelaksanaan tindak lanjut disposisi kepada pembuat disposisi.
7) Apabila diperlukan, penerima disposisi dapat melakukan disposisi lanjutan kepada pejabat di bawahnya.
c. Surat Keluar
1) Konsep surat dibuat oleh SKPD/unit kerja yang mempunyai inisiatif untuk membuat konsep surat keluar.
2) Konsep surat dibuat dengan menggunakan template/borang acuan sesuai
dengan ketentuan yang mengatur tentang tata naskah dinas pada Pemerintah Daerah.
3) Konsep surat harus diajukan kepada atasan untuk mendapat persetujuan. 4) Surat yang telah disetujui oleh atasan diberi nomor sesuai dengan format
penomoran agenda surat keluar.
5) Surat yang telah diberi nomor kemudian dicetak dan dibubuhi tanda tangan dan cap sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
6) Langkah terakhir adalah melakukan pemindaian untuk disimpan sebagai file
d. Penyimpanan dokumen/arsip kepegawaian puskesmas dilakukan dengan menggunakan box file masing-masing nama pegawai dengan urutan arsip kepegawaian yang ditentukan.
e. Penyimpanan dokumen akreditasi disimpan dimasing- masing kelompok pelayanan, sedangkan di administrasi dan manajemen (admen) menyimpan master dokumen semua kelompok pelayanan dan program.
G. Peminjaman Dokumen.
1) Peminjaman dokumen dari antar unit/ lintas unit dengan mempergunakan ekpedisi
peminjaman, sedangkan
2) Peminjaman dari luar organisasi/ peminjaman yang dilakukan oleh lintas sektor atau
dinas atasan harus memekai surat resmi dan melewati ketetatausahaan. (uraian secara
rinnci……….)
H. Pelaporan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Pekalongan. .
Pelaporan pelayanan dan kegiatan Puskesmas Kedungwuni II. dengan penerapan satu pintu melalui administrasi manajemen atau Ka.Subag. Tata Usaha, denganketetuan
pelaporan dari unit/ pelaksana paling lambat tanggal …… setiap bulan. Uraikan…….
I. Format- Format.
Untuk menyeragamkan format yang digunakan di Puskesmas Kedungwuni II. dilampirkan format- format sebagai berikut:
1. Format disposisi surat masuk,
2. Format surat keluar,
3. Format Surat Keputusan/ Kebijakan,
4. Format Standar Prosedur Operasional, (SOP., ),
5. Format rekam klinis/ Medik,
6. Format resep,
7. Format rujukan ekternal,
8. Format rujukan internal,
9. Format persetujuan tindakan (Inform Consent),
11. Format permintaan rujukan ekternal,
12. Format penolakan rujukan ekternal
13. Format permintaan pulang paksa,
14. Format penolakan pasien pulang,
15. Dan sebagainya semua dilampirkan…
LAMPIRAN PEDOMAN PENGENDALIAN DOKUMEN PUSKESMAS KEDUNGWUNI II.
