USULAN PERANCANGAN
ELECTRONIC SUPPLY CHAIN
PADA
PT INDRALOKA BINAKARYA IKA
Margareta Chen, Dadang Surjasa Jurusan Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri
Email: chen.margareta@gmail.com
Abstract
PT. Indraloka Binakarya Ika merupakan perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang tekstil yang menghasilkan kain batik. Pertukaran dokumen dalam perusahaan ataupun antara perusahaan dengan pemasok/pelanggan terjadi secara manual dan belum terintegrasi dengan baik, hal ini kurang efektif dalam menghadapi persaingan bisnis di era globalisasi. Tujuan dari penelitian adalah untuk merancang suatu usulan aplikasi electronic supply chain management (e-SCM) berbasis web yang sesuai untuk PT. Indraloka Binakarya Ika. Metode yang digunakan untuk merancang e-SCM adalah metode analisis dan perancangan e-SCM, sedangkan pendekatan berorientasi proses digunakan untuk menganalisa dan merancang sistem yang ada. Data yang digunakan diperoleh dari hasil wawancara dan pengamatan langsung. Metode analisis yang digunakan mencakup preliminary steps, dalam tahap ini dinilai kesiapan perusahaan dalam menerapkan e-SCM dengan analisa bisnis yaitu dengan model lima kekuatan Porter, matriks IFE (Internal Factor Evaluation), matriks EFE (External Factor Evaluation) dan matrik SWOT (strenghts, weakness, opportunity, threats) untuk mengidentifikasi alternatif – alternatif strategi yang dapat diterapkan. Pada penelitian ini digunakan MySQL sebagai server database-nya dan PHP sebagai bahasa pemogramannya. Hasil penelitian berupa usulan aplikasi e-SCM berbasis web. Aplikasi e-SCM ini merupakan suatu sistem informasi berbasis SCM yang mampu meningkatkan otomatisasi informasi antara partner dalam supply chain, serta mengintegrasikan informasi di antara divisi dalam perusahaan.
Kata Kunci: e-SCM, tekstil, web
Pendahuluan
Dengan perkembangan dan pertumbuhan teknologi yang pesat pada dekade terakhir ini, PT. Indraloka Binakarya Ika harus memanfaatkan perkembangan teknologi yang ada agar dapat bertahan dalam persaingan bisnis. PT. Indraloka Binakarya Ika adalah perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang tekstil yang menghasilkan kain batik. Saat ini pertukaran dokumen penting antar divisi pada perusahaan ataupun dengan pemasok dan pelangan masih dilakukan secara manual. Divisi-divisi yang ada dalam PT. Indraloka Binakarya Ika belum terintegrasi dengan baik serta hubungan dengan pemasok maupun pelanggan belum terjalin dengan baik. Salah satu teknologi yang paling tepat untuk membantu PT. Indraloka Binakarya Ika dalam menghadapi tantangan bisnis yang ada adalah electronic supplychain management (e-SCM). Pada era globalisasi saat ini, perkembangan teknologi informasi semakin cepat, mendorong perusahaan untuk menerapkan SCM secara elektronik melalui media internet, yang lebih dikenal dengan e-SCM. Supply Chain Management adalah pengelolaan seluruh akitivitas pengadaan bahan baku, mentransformasikan bahan baku menjadi produk akhir, serta menyampaikan produk tersebut kepada pelanggan melalui suatu sistem distribusi. Dengan menggunakan e-SCM ini, aliran informasi antara perusahaan dengan pemasok dan pelanggan maupun aliran informasi di dalam perusahaan sendiri menjadi lebih cepat karena internet dapat menyediakan akses informasi kapan saja ketika informasi tersebut dibutuhkan.
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk merancang suatu usulan rancangan e-SCM berbasis web yang sesuai untuk PT. Indraloka Binakarya Ika. Usulan rancangan e-SCM berbasis web ini merupakan suatu sistem informasi berbasis supply chain management yang menggunakan teknologi internet, yang diajukan sebagai solusi pemecahan masalah di perusahaan dan berguna bagi peningkatan proses bisnis perusahaan serta dapat mengakomodasikan kebutuhan information sharing serta sarana untuk memasarkan produk dengan lebih baik, menjalin hubungan yang baik dengan pemasok dan pelanggan serta mengintegrasikan proses bisnis internal perusahaan dan pertukaran informasi yang ada dapat dilakukan secara real time.
Studi Pustaka
pasokan pada dasarnya merupakan sinkronisasi dan koordinasi aktivitas-aktivitas yang terkait dengan aliran material/produk, baik yang ada dalam suatu organisasi maupun antar organisasi. (Anatan dan Ellitan, 2008). Sebuah rantai pasokan sederhana memiliki komponen-komponen yang disebut channel yang terdiri atas supplier, manufacture, distribution center, wholesaler, dan retailer yang semuanya bekerja memenuhi kebutuhan konsumen akhir. Sebuah rantai pasokan dapat melibatkan sejumlah industri manufaktur dalam suatu rantai mulai dari hulu sampai ke hilir Croxton, et. al (2001).
e-SCM didefinisikan sebagai sebuah taktik dan strategi yang diterapakan dalam teknologi internet sebagai channel system yang menghubungkan semua organisasi yang terlibat dalam supply chain untuk meningkatkan pelayanan atau memberikan manfaat kepada pelanggan (Ross,2003).
Menurut Ross (2003) ada lima tahap yang harus dilakukan ketika melakukan analisis supply chain management pada perusahaan (preliminary step) untuk menganalisa kesiapan perusahaan, tahapan tersebut adalah: energize the organization, enterprise vision, supply chain value assessment, opportunity identification, dan strategic decision.
Menurut Ross (2003), ada tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan perancangan electronic supply chain management (e-SCM). Tahap – tahap tersebut adalah: pengembangan strategi e-SCM, customer and service management, manufacturing and supply chain planning, supplier relationship management, logistic resource management, dan arsitektur e-SCM
Metodologi Penelitian
Metodologi penelitian dimulai dari penelitian pendahuluan kemudian identifikasi masalah yang didasari oleh studi pustaka. Setelah itu tahap selanjutnya adalah menetapkan tujuan dilanjutkan dengan pengumpulan data. Tahap selanjutnya adalah analisa sistem dengan PIECES (Performance, Information, Control, Efficiency, Service) dan tahap persiapan (preliminary steps). Tahap berikutnya adalan perancangan sistem e-SCM. Setelah itu, dilakukan pengujian dan analisa. Tahapan terakhir adalah menarik kesimpulan dan memberikan saran.
Hasil dan Pembahasan
Pada kajian masalah dengan menggunakan kerangka PIECES pada PT. Indraloka Binakarya Ika, didapatkan hasil sebagai berikut:
1. Performance : pencatatan yang dilakukan secara manual ini mengakibatkan performansi perusahaan kurang baik.
2. Information : perusahaan membutuhkan dana tersendiri untuk pembelian kertas dan alat-alat tulis lainnya untuk setiap periode waktu tertentu secara terus menerus.
3. Economy: perusahaan harus mengeluarkan biaya untuk pembelian kertas dan alat tulis kantor lainnya.
4. Control : sulit melakukan kontrol terhadap informasi yang ada sehingga keamanan informasi dalam sistem kurang baik.
5. Efficiency : pencatatan yang dilakukan secara manual menyebabkan data-data yang sama dicatat berulang kali oleh divisi atau pihak yang membutuhkan sehingga menyebabkan sistem kurang efiesien.
6. Service : sistem yang ada saat ini masih menggunakan sistem manual
Tugas mengembangkan sistem aplikasi e-SCM dibutuhkan beberapa tahap persiapan yang terfokus pada analisis kebutuhan untuk menentukan kesiapan perusahaan. Tahap persiapan tersebut terbagi menjadi 5 bagian, yaitu (Ross,2003):
1. Energize The Organization : Electronic supply chain management (e-SCM) yang akan dibangun pada PT. Indraloka Binakarya Ika mencakup hubungan mulai dari supplier, intern perusahaan hingga ke customer.
2. Entreprise Vision :PT. Indraloka Binakarya Ika yang didirikan pada tahun 1936 merupakan merupakan sebuah usaha batik cap memiliki visi untuk selalu berusaha memberikan yang terbaik bagi para pelanggan.
tidak terintegrasinya data perusahaan dengan data yang dimiliki oleh supplier dan retail.
4. Opportunity Identification: Berdasarkan matriks 5 kekuatan industri dari Porter, diketahui bahwa posisi perusahaan dalam industri sudah cukup kuat. Adapun hasil penelitian menunjukkan Indraloka Binakarya Ika selama ini telah mampu menghadapi ancaman serta peluang yang terjadi di dalam lingkungan industrinya dengan nilai EFE (eksternal factor evaluation) sebesar 3.29, dan memiliki kekuatan internal dengn nilai IFE (internal factor evaluation) sebesar 2.58 yang menandakan bahwa perusahaan memiliki kekuatan internal yang kurang baik. Strategi yang disarankan bagi perusahaan adalah pemanfaatan teknologi informasi dan aplikasi e-SCM untuk koordinasi rantai suplai.
5. Strategy Decision : PT. Indraloka Binakarya Ika dapat mengembangkan strategi bisnisnya dengan menerapkan sistem aplikasi e-SCM.
Diagram konteks yang menggambarkan mengenai proses bisnis yang diusulkan dapat dilihat pada gambar 1, sedangkan data flow diagramnya dapat dilihat pada Gambar 2.
Gambar 1. Diagram Konteks Proses Bisnis Usulan
Tahap selanjutnya adalah perancangan e-scm, yang terdiri dari tahapan:
1. Developing e-SCM Strategy
Penerapan e-SCM pada PT. Indraloka Binakarya Ika dapat mengakibatkan terjadinya perubahan, baik dalam produk maupun layanannya. Untuk mendukung proses business value proposition yang efektif, maka PT. Indraloka Binakarya Ika perlu melakukan beberapa pengembangan proses yang terstruktur. Beberapa pengembangan proses yang terstruktur tersebut antara lain terjadi pengurangan biaya-biaya operasional seperti pengurangan biaya pemakaian kertas serta pemberian layanan pemesanan produk secara online kepada para customer yang telah memiliki akun yang terverifikasi. Dimensi kolaborasi vertikal mencakup hubungan antara perusahaan dengan supplier, sedangkan dimensi kolaborasi horizontal mencakup hubungan perusahaan dengan customer. Intensitas kolaborasi PT. Indraloka Binakarya Ika bersifat information sharing. PT. Indraloka Binakarya Ika memilih level teknikal visibility. PT. Indraloka Binakarya Ika akan mengembangkan strategi e-SCM yang terfokus pada nilai supply chain. Fokus pada nilai supply chain akan memberikan beberapa manfaat untuk perusahaan, sebagai contoh dapat menciptakan keunggulan kompetitif untuk jangka panjang, dapat mengembangkan strategi untuk pengurangan biaya dan peningkatan keuntungan perusahaan.
e-SCM pada PT.
Indraloka Binakarya Ika
KeuanganPemasaran
Gudang
Pemasok
Pelanggan Purchase Order Bahan Baku
Saran dan Kritik Informasi Persediaan
Purchase Order Bahan Baku
Pesanan Pelanggan
Sales Order
Informasi Persediaan
Surat Permintaan Bahan Baku
Surat Pengeluaran Bahan Baku Surat Jalan
Sales Order Surat Jalan (b)
Pesanan Material Receive Voucher
PPIC
Surat Permintaan Bahan Baku Surat Hasil Produksi
Sales Order
Info produk
Data Pelanggan dan Pemasok
Saran dan Kritik Saran dan Kritik
Update Profil
Jadwal Produksi
Update Profil Sales Order
Surat Hasil Produksi
Informas i Pers ediaan Barang
Informas i Pers ediaan Bahan Baku
Surat Pengeluaran Bahan Baku Material Rec eiv e V ouc her
Daf tar SPBB
Daf tar Jadw al Produks i
Daf tar Surat Hasil produks i Data Surat Has il Produksi
Gambar 2. Data Flow Diagram Proses Bisnis Usulan
2. Customer and Service Management
Beberapa aplikasi layanan kepada konsumen yang diterapkan dalam e-SCM PT. Indraloka Binakarya Ika adalah sistem penjualan secara online yang terdiri dari Online Order Processing, Lead Capture and Profiling dan Literature Fulfillment serta Contact Management dan Quotation Management
3. Manufacturing and Supply Chain Planning
PT. Indraloka Binakarya Ika memiliki catatan yang menerangkan data-data hasil proses produksi yang berupa SHP ini maka akan dapat dilihat apakah proses produksi berjalan secara lancar dan produk yang dihasilkan sesuai dengan rencana produksi.
4. Supplier Relationship Management
Beberapa aplikasi layanan kepada pemasok yang diterapkan dalam e-SCM untuk PT. Indraloka Binakarya Ika adalah Procurement History,Accounting dan Purchasing Planning
5. Logistic Resource Management
Fungsi-fungsi yang yang terkait dengan masalah ini adalah Warehouse Management dan Transprotation Management
6. Architecture The e-SCM Environment
Aplikasi e-SCM PT Indraloka Binakarya Ika terdiri dari website yang memberikan informasi mengenai PT Indraloka Binakarya Ika, produk yang dijual, dan menu E-Supply Chain Management, pada menu ini pemasok, konsumen, dan internal perusahaan dapat melakukan pertukaran informasi/transaksi. Pihak customer dapat melakukan pemesanan produk berdasarkan waktu kebutuhan/pengiriman. Pihak internal perusahaan masing-masing memiliki fitur yang dapat menunjang proses bisnis dari masing-masing divisi yang ada. Pihak internal perusahaan dapat menentukan kebutuhan bahan baku, jadwal produksi, dll. Pemesanan bahan baku kepada para supplier juga dapat dilakukan secara online.
Halaman yang pertama kali muncul adalah halaman home seperti dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Tampilan Halaman Homee-SCM PT. Indraloka Binakarya Ika
Selanjutnya dilakukan analisa terhadap sistem e-SCM yang dibuat. Analisa kelayakan ini bertujuan untuk mengetahui seberapa menguntungkan atau seberapa praktis pengembangan sistem terhadap perusahaan yang menggunakan sistem e-SCM tersebut. Terdapat tiga kategori yang digunakan untuk melakukan pengujian analisa kelayakan yaitu:
1. Kelayakan operasional
Kelayakan operasional adalah seberapa baik solusi yang ditawarkan dari e-SCM usulan akan mempengaruhi perusahaan yang menggunakannya. Dalam mealukan analisa kelayakan operasional akan digunakan kerangka kerja PIECES untuk mengetahui seberapa baik sistem e-SCM yang dirancang. Analisa kelayakan operasional berdasarkan kerangka PIECES adalah sebagai berikut:
Performance: data dapat dilihat secara online sehingga mempermudah dan mempersingkat rentang waktu pertukaran informasi.
Information: sistem e-SCM dapat mempercepat arus informasi karena setiap pihak telah terintegrasi dengan baik. Informasi juga dapat diakses secara aktual (real time).
Economy: terdapat biaya pengurangan kertas.
Control : kontrol dapat dilakukan dengan baik karena masing-masing pengguna harus login dengan username dan password serta hanya dapat mengakses menu sesuai dengan username dan password sehingga keamanan informasi terjaga dengan baik
Efficiency: jika dilihat dari segi efisiensinya, sistem e-SCM ini dangat mempermudah pelaksanaan proses bisnis yang ada.
2. Kelayakan teknis
Kelayakan teknik adalah ukuran kepraktisan solusi teknis tertentu dan ketersediaan sumber dan pakar teknis. Ditinjau dari segi teknologi atau solusi, perusahaan telah memiliki internet sehingga teknologi internet telah tersedia. Dari segi sumber daya manusia, perusahaan juga terbiasa dengan perangkat komputer, walaupun tidak ada programmer yang secara khusus menangani. 3. Kelayakan jadwal
Sistem e-SCM dirancang untuk menjawab permasalahan yang ada, tetapi perusahaan tidak mendesak untuk segera menerapkan sistem ini. Oleh karena itu, dapat dikatakan bahwaa sistem e-SCM ini memenuhi persyaratan kelayakan jadwal
Kesimpulan
Berdasarkan penelitian dan perancangan yang telah dilakukan pada PT Indraloka Binakarya Ika dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
1. Diperoleh suatu usulan rancangan e-SCM berbasis web yang dapat mempercepat arus informasi, mengintegrasikan data antara data perusahaan dengan data pemasokdan pelanggan. 2. Diperoleh suatu sulan rancangan e-SCM berbasis web yang memberikan fungsi-fungsi
tambahan pada proses bisnis perusahaan, antara lain:
a. Untuk meningkatkan hubungan dengan pelanggan, pada usulan rancangan e-SCM terdapat fitur pemesanan produk secara online bagi pelanggan, pelangganjuga dapat melihat surat jalan serta melihat katalog produk secara online. Pelanggan juga dapat berhubungan dengan menggunakan fitur saran dan kritik. Fungsi-fungsi tersebut dapat menunjang customer relationship management.
b. Untuk meningkatkan hubungan dengan pemasok, terdapat fitur pemesanan bahan baku kepada pemasok secara online bagi pelanggan, pemasok juga dapat membuat surat jalan yang menginformasikan status pengiriman serta melihat daftar purchase order secara online. Fungsi-fungsi tersebut dapat menunjang supplier relationship management
c. Divisi gudang dapat menginformasikan penerimaan bahan baku dengan pembuatan material receive voucher secara online dan mengiformasikan pengeluaran bahan baku dengan pembuatan surat pengeluaran bahan baku secara online. Dengan pembuatan material receive voucher dan surat pengeluaran bahan baku, hal tersebut secara otomatis dapat meng-update jumlah persediaan bahan baku. Fungsi-fungsi tersebut dapat menunjang logistic resources management
d. Divisi pemasaran dapat membuat sales order dan dapat dilihat oleh divisi lain dalam perusahaan. Serta membuat daftar pemasok dan pelanggan. Divisi PPIC dapat membuat jadwal produksi, surat permintaan dan surat hasil produksi yang dapat dilihat oleh divisi lain yang membutuhkan dalam perusahaan. Fungsi-fungsi tersebut dapat menunjang manufacturing and supply chain planning
Saran untuk penelitian lebih lanjut :
1. Melakukan penambahan fitur-fitur yang lebih lengkap pada sistem aplikasi e-SCM seperti fitur peramalan (forecasting) pembelian bahan baku, pengajuan tender, laporan keuangandll.
2. Dapat menggabungkan sistem aplikasi e-SCM dengan sistem pembayaran secara online sehingga pembayaran dapat dilakukan secara lebih efisien dan tanpa harus menunggu waktu lebih lama
Daftar Pustaka
Anatan, L., L. Ellitan, 2008, Supply Chain Management Teori dan Aplikasi,CV Alfabeta, Bandung
Croxton, K. L., S. J. G. Dastugue, D. M. Lambert. 2001. The Supply Chain Management Processes.
The International Journal of Logistics Management, Volume 12, Number 2. Hall, J. A. 2001, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Ketiga, Salemba Empat, Jakarta
