1.
Manajemen Proses Bisnis
Definisi
didefinisikan sebagai “manajemen kinerja perusahaan melalui proses”.
Manajemen Proses Bisnis (BPM) adalah sebuah pendekatan untuk
meningkatkan efektivitas dan efisiensi melalui pembangunan otomatisasi proses dan ketangkasan untuk mengelola perubahan.
Fungsi
Mengelola Kinerja Melalui Proses Bisnis [ 5 ] mendefinisikan BPM sebagai
metode manajemen melalui-proses yang membantu untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam lingkungan yang semakin kompleks dan selalu berubah.
Manfaat
Keuntungan dari pemanfaatan solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM) antara lain:
• Solusi BPM akan memfasilitasi perusahaan dalam memodelkan proses bisnis yang dimiliki, mengotomatisasi jalannya proses bisnis tersebut,
memonitor jalannya proses, serta memberikan cara yang mudah dan cepat ketika perusahaan akan melakukan perubahaan proses bisnis untuk
meningkatkan performansinya.
• Software BPM membantu perusahaan untuk mengotomatisasi tugas-tugas yang selama ini masih dilakukan secara manual. Solusi BPM dapat
mengotomatisasi proses persetujuan serta penolakan, notifikasi dan laporan status.
• Dengan BPM, integrasi antar proses bisnis dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.
• BPM membantu perusahaan dalam membuat exception handling dan proses alternatif yang sangat dibutuhkan untuk menanggulangi masalah pada bisnis yang bersifat sangat dinamis seperti sekarang ini.
• BPM mengurangi waktu yang dibutuhkan pada pelaksanaan suatu proses bisnis.
• BPM meningkatkan produktivitas setiap karyawan.
• Umumnya proses bisnis tentunya membutuhkan banyak orang dan sumber daya. Sebuah solusi BPM yang baik dapat mengurangi jumlah sumber daya yang dibutuhkan pada sebuah proses.
Karakteristik umum Proses Bisnis
Beberapa karakteristik umum yang dianggap harus dimiliki suatu proses bisnis adalah:
1. Definitif: Suatu proses bisnis harus memiliki batasan, masukan, serta keluaran yang jelas.
2. Urutan: Suatu proses bisnis harus terdiri dari aktivitas yang berurut sesuai waktu dan ruang.
3. Pelanggan: Suatu proses bisnis harus mempunyai penerima hasil proses. 4. Nilai tambah: Transformasi yang terjadi dalam proses harus memberikan nilai tambah pada penerima.
5. Keterkaitan: Suatu proses tidak dapat berdiri sendiri, melainkan harus terkait dalam suatu struktur organisasi.
6. Fungsi silang: Suatu proses umumnya, walaupun tidak harus, mencakup beberapa fungsi.
Komponen Utama BPM
Setiap solusi Manajemen Proses Bisnis (BPM) memiliki empat komponen utama:
• Pemodelan
• Pengintegrasian
BPM dapat menghubungkan setiap elemen dalam proses sehingga elemen-elemen tersebut dapat saling berkolaborasi dan bertukar informasi untuk menyelesaikan tujuannya.
• Pengawasan
Pengguna dapat mengawasi dan mengontrol performansi dari proses bisnis yang sedang berjalan dan performansi dari setiap personil yang terlibat dalam proses bisnis tersebut.
• Optimalisasi
Pengguna dapat menganalisa dan memonitor suatu proses bisnis juga melakukan tindakan untuk meningkatkan efisiensinya.
2. Proses Bisnis
Definisi
Proses Bisnis adalah serangkaian kegiatan bisnis yang dikoordinir oleh suatu lingkungan organisasi untuk menyelesaikan suatu masalah yang dilakukan bersama-sama berupa input yang diproses menjadi output untuk orang lain untuk mencapai tujuan bisnis organisasi yaitu menghasilkan suatu produk atau layanan tertentu.
Contoh
Klasifikasi Proses Bisnis
1. Kategori
2. Kelompok Proses 3. Proses
4. Aktivitas
3. Pemodelan Proses Bisnis
Definisi
Pemodelan proses bisnis atau Business Process Modelling (BPM) yaitu definisi desain struktur setiap proses bisnis dalam perusahaan secara diagram
umum yang mewakili urutan kegiatan yang menunjukkan proses, hubungan, tindakan dan kegiatan.
Tahapan Pemodelan Proses Bisnis :
1. Persiapan
Kegunaan tahap ini adalah untuk memobilisasi dan mengorganisir SDM yang
akan melakukan Reengineering. ex :Apa yang menjadi tujuan dari bisnis ini?
2. Identifikasi
Kegunaan dari tahap ini adalah untuk mengembangkan dan memahami
proses dari bisnis. Ex : Apa yang menjadi proses bisnis utama organisasi?
3. Penyusunan visi
Kegunaan dari tahap ini adalah untuk membangun visi dan tujuan dari
kinerja yang dihasilkan. Ex : Bagaimana sumber daya, informasi, dan alur
kerja melalui proses-proses dalam organisasi?
4.a. Desain teknis :
Kegunaan dari tahap ini adalah untuk menghasilkan sebuah rancangan proses yang mampu mengakselerasikan pencapaian Visi dari perusahaan
bisnis. Ex : Sumber daya teknis dan teknologi apa yang kita perlukan?
Kegunaan dari tahap ini adalah menspesifikasikan dimensi sosial dari proses
yang baru. Ex : Teknik dan sumber daya manusia seperti apa yang perlu di
re-Engineer? Program pelatihan apa yang diperlukan?
5. Transformasi
Kegunaan dari tahap ini untuk mengimplementasikan desain proses yang
dihasilkan di Tahap 4 (4A dan 4B). ex :. Kapan kita memonitor proses?
Bagaimana kita mengetahui apakah kita dalam track/jalur atau tidak?
juga berfungsi untuk menganalisis perusahaan dengan cara sistematis
5. Kaitan Strategi Bisnis dengan Proses Bisnis pada Perusahaan
Strategi bisnis perusahaan merupakan perencanaan kegiatan atau strategi jangka panjang yang akan dilakukan oleh perusahaan, sedangkan proses bisnis merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan perusahaan untuk mencapai tujuan bisnisnya. Sehingga hubungan antara strategi bisnis
dilakukan sesuai dengan strategi bisnis yang sudah dibuat dan disiapkan sebelumnya oleh perusahaan, dan dari proses bisnis yang dilakukan atau dialami perusahaan nantinya akan menjadi pertimbangan untuk
pengambilan keputusan / pembuatan strategi bisnis kemudian di masa mendatang. Sehingga strategi bisnis dan proses bisnis pada perusahaan saling berhubungan dan berkaitan.
Contoh :
Suatu perusahaan manufaktur menyiapkan strategi bisnisnya, kemudian proses bisnis dilaksanakan sesuai dengan strategi bisnis tersebut. dan dari jalannya proses bisnis menghasilkan poin-poin yang menjadi kekurangan dan kelebihan dari proses tersebut, kemudian dari poin-poin tersebut dijadikan pertimbangan untuk pembuatan strategi bisnis perusahaan manufaktur di masa mendatang.
6. Hierarki Proses Bisnis
Hirarki proses adalah susunan bertingkat-tingkat dari yang paling umum menjadi yang lebih spesifik mengenai kegiatan-kegiatan bisnis yang ada dalam suatu perusahaan yang isinya berupa proses bisnis, proses, sub-proses, sub-sub sub-proses, dan aktivitas beserta prosedurnya dalam sub-sub proses.
Contoh :
Hirarki proses bisnis perusahaan manufaktur furniture : Value chain industi meubel
Proses bisnis pembuatan meubel Proses produksi kursi
Sub proses merangkai bagian-bagian kursi Sub sub proses pembuatan kerangka kursi Aktivitas pembentukan kayu
Prosedur :
