BAB I
PENDAHULUAN
1.A LATAR BELAKANG MASALAH
Perkembangan dunia ekonomi berbanding lurus dengan perkembangan dunia industri.Oleh karena itu tidak mengherankan jika industri yang lebih spesifik yaitu industri manufacture selama beberapa dekade terakhir berkembang begitu pesat.
Perkembangan yang begitu cepat inilah yang mengindikasikan tingginya persaingan di kalangan pelaku industri,semua berlomba-lomba dalam meningkatkan kualitas,meningkatkan output dan menekan input dengan tujuan memaksimalkan laba.Meski tak bisa dipungkiri Usaha-usaha inilah yang akan menjadi tolak ukur kemajuan dan eksistensi suatu industri.
Dalam peningkatan laba ada dua hal yang secara signifikan berbeda yaitu perusahaan yang meningkatkan laba dengan menaikan harga jual ,dan perusahaan yang menekan ongkos produksi untuk meningkatkan laba.Dan yang paling ideal dilakukan adalah dengan menekan ongkos produksi,karena ‘’price’’ merupakan pertimbangan utama konsumen dalam memilih suatu produk dalam hal ini tentunya tanpa mengurangi kualitas barang itu sendiri.
Salah satu upaya yang dilakukan untuk menekan ongkos produksi antara lain dengan melakukan costdown,meningkatkan produktivitas,menurunkan rasio produk NG(not good),menghindari pemborosan serta pengelolaan pembelian dan pengelolaan stock.
1.B MAKSUD DAN TUJUAN
1.B.I MAKSUD
Maksud dari penulisan makalah ini adalah untuk mengetahui lebih lanjut tentang prosedur pembelian material di PT MINDA ASEAN AUTOMOTIVE,mulai dari proses pembuatan purchase order (PO) hingga pembuatan laporan
1.B.II TUJUAN
Dari latar belakang yang telah diuraikan diatas maka diambil tujuan penulisan yaitu:
1.)Untuk mengetahui prosedurpengadaan/pembelian material di PT MINDA ASEAN AUTOMOTIVE
BAB II
PEMBAHASAN
1.SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN
PT Minda Asean Automotive adalah perusahaan multinasional yang merupakan bagian dari MINDA GROUP yang berpusat di New Delhi,India.Mulai dibangun pada 2005 di Kawasan Industri KIIC Karawang .
1.A.Bidang Usaha dan Produk
PT Minda Asean Automotive adalah perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur yang berkosentrasi pada produk komponen otomotif. Pangsa pasar utamanya adalah perusahan otomotif,seperti YMMWJ,ADM,SIM, serta penjualan produk sparepart(aftermarket).
Untuk Menjalankan produksi PT Minda Asean Automotive bekerjasama dalam hal pengadaan material baik untuk pembelian materia(raw material) maupun subkontraktor .
1.B. Organisasi Perusahaan yang terkait dengan Sistem Pembelian
Struktur organisasi merupakan bagian dari perusahaan.
1. Director Manufacture, sebagai penerima laporan pembelian yang merupakan akumulasi pembelian untuk periode tertentu,serta yang menentukan target harga beli dan memberikan persetujuan untuk harga material.
2. Production and Planing Inventory Control (PPIC) (Pengendali Inventori, Perencanaan dan Produksi ), yang mana bagian ini merupakan bagian yang mengkalkulasi kebutuhan material untuk kebutuhan produksi beserta menjadwalkan kedatangan material tersebut.
3.Purchasing (pembelian),merupakan pihak yang melakukan pengadaan material(pembelian)beserta pihak yang menjadi penghubung antara PT Minda Asean Automotive dengan Supplier
5. Receiving&Quality control(Penerimaan dan pengontrolan kualitas)Bagian yang berperan sebagai pihak yang menerima barang dan melakukan pengecekan baik dari segi jumlah maupun kualitas barang.
BAB III
ANALISA PROSEDUR PEMBELIAN PT MINDA ASEAN
AUTOMOTIVE
1.DESKRIPSI/PROSEDUR
Proses berawal dari dokumen Supplier Delivery Schedule yang dibuat oleh PPIC(Production and Planning Inventory Control).PPIC mengeluarkan supplier delivery schedule sebagai dasar pembelian material untuk memenuhi kebutuhan produksi.SupplierDelivery schedule di buat per supplier yang berisi informasi mengenai part number ,part name,quantity(jumlah),dan waktu delivery(pengiriman) yang harus dipenuhi oleh supplier.Supplier delivery schedule selanjutnya di serahkan kepada purchasing sebagai dasar penyusunan purchase order(PO).PO berisi part number,part name,jumlah,dan waktu pengiriman dan harga,yang ditetapkan oleh director manufacture .Oleh purchasing PO lalu dikirim ke supplier .Kemudian supplier memberikan feedback(umpan balik) berupa konfirmasi PO(kesanggupan pengiriman material),PO konfirmasi yang diterima kembali oleh purchasing merupakan salah satu acuan untuk membuat laporan pembelian dan sebagai salah satu acuan supplier untuk melakukan penagihan.
Setelah melakukan konfirmasi PO,supplier kemudian mengirimkan material berdasarkan PO, supplier kemudian membuat delivery note(surat jalan) yang di buat sesuai dengan material yang dikirim.
MEMBERI MENERIMA
1. PPIC * Delivery schedule
Director Manufacture Price List Laporan Pembelian
P/O Price list
Delivery schedule P/O Confrmation dari supplier
Invoice supplier
Data supplier Purchase Order
P/O konfrmasi delivery schedule
Delivery Note (Surat Jalan) Billing Statement
Invoice Supplier Bukti Payment
4 Security D/N yang telah di nomor & tanggal "
gate entry " Delivery Note (Surat Jalan)
Store receipt Voucher (SRV) D/N yang telah di nomor & tanggal " gate entry "
Billing Statement Store receipt Voucher (SRV) yang telah diisi hasil pengecekan
5 RQC (Receiving Quality control)
Store receipt Voucher (SRV) yang telah
FLOWMAP SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PT MINDA ASEAN AUTOMOTIVE
DFD Level 0 - SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PT. MINDA ASEAN
SISTEM
DFD LEVEL I SISTEM PEMBELIAN PT MINDA ASEAN AUTOMOTIVE
DFD Level 1 - SISTEM INFORMASI PEMBELIAN PT. MINDA ASEAN
P1
BAB IV
B.MASTER SISTEM
PENUTUP
A. Kesimpulan
Berdasarkan pembahasan yang telah penulis susun sebelumnya dapat disimpulkan sebagai berikut:
Prosedur Pembelian di PT Minda Asean Automotive adalah sebagai berikut:
(1) Perusahaan memberi order pesanan produksi ke supplier
(2) Supplier mendatangkan Material
(3) Receiving dan RQC memproses dokumen sesuai kedatangan material
(4) Bagian Accounting (keuangan) membayar tagihan dan merangkum hasil pembelian dalam bentuk
Laporan Pembelian.
B. Saran
forecast yang dapat menjadi antisipasi supplier dalam memasok material ketika ada fluktuatif yang
tinggi dari customer,hendaknya dapat benar-benar di perhitungkan untuk menghindarai adanya shortage
material yang dapat menjadikan lost time(stop line ) dalam produksi sehingga dapat menghambat delivery ke
