APLIKASI PENGGAJIAN DAN PERHITUNGAN PPh 21
BERBASIS WEB DAN SMS GATEWAY
(Studi Kasus : PT. NALAN RIMBA INDUSTRI, Medan)
Rut Ika Rosalia Tarigan1, Fitri Sukmawati2, Kurniawan Nur Ramadhani3
Mahasiswa Komputerisasi Akuntansi1 Politeknik Telkom,
Dosen Pembimbing 12 Politeknik Telkom, Dosen Pembimbing 23 Politeknik Telkom
rut_tarigan23 @yahoo.com 1
ABSTRAK
PT. Nalan Rimba Industri merupakan perusahaan yang bergerak di bidang manufaktur pengolahan kayu serta proses laminating. Saat ini PT. Nalan Rimba Industri menggunakan cara manual dengan menggunakan kalkulator dalam perhitungan gaji karyawan. Dengan sistem penggajian yang seperti ini sangat memungkinkan kesalahan pencatatan ataupun perhitungan lainnya. Oleh karena itu, Perusahaan membutuhkan aplikasi khusus penggajian untuk menangani pencatatan gaji pokok dan tunjangan yang diberikan oleh perusahaan dan menentukan Pajak Penghasilan (PPh 21) bagi karyawan kena pajak. Aplikasi ini dibuat menggunakan aplikasi web berbasis PHP sedangkan metode pengembangannya
menggunakan System Development Life Cycle (SDLC) dengan metode Waterfall. Pada aplikasi ini terdapat laporan gaji
perbulan, jurnal dan buku besar yang dibutuhkan perusahaan untuk memproses penggajian sehingga mendapatkan
laporan yang akurat serta adanya konfirmasi kepada pihak pegawai melalui Short Message Service (SMS) Gateway.
Kata kunci : Penggajian,PPh 21,SMS Gateway
ABSTRACT
PT. Nalan Rimba Industri is a company engaged in the manufacturing wood processing and laminating process. Currently PT. Nalan Rimba Industri use manual way with calcullator in payroll calculations. With a payroll system like this is very possible recording errors or other calculations. Therefore, companies need a special application to handle payroll records basic salary and benefits provided by the company and determine PPh 21 cuts for employees subject to tax. This application is made with PHP web application development methods while using SDLC waterfall method. In this application, there are a monthly payroll reports, journals and books that are needed to process Payroll Company so getting accurate reports as well as the confirmation to the employee via SMS Gateway.
Keywords: Payroll, PPh 21, SMS Gateway
1.
Pendahuluan
Penggajian merupakan struktur yang sangat berperan penting pada sebuah sektor. Dilihat dari segi perkembangan zaman sekarang ini, sudah banyak sistem dilakukan secara terkomputerisasi termasuk dalam mengolah sistem penggajian. Sistem penggajian merupakan pengolahan proses pemberian gaji kepada pegawai dengan data yang sesuai di tempat mereka berkonstribusi.
PT. NALAN RIMBA INDUSTRI adalah perusahaan manufaktur yang bergerak dalam pengolahan kayu. Sistem penggajian yang sedang berjalan pada PT.NALAN RIMBA
Oleh karena permasalahan yang telah diuraikan di atas, maka diperlukan sebuah Aplikasi Penggajian dan Perhitungan PPh 21 berbasis web dan SMS Gateway yang mampu melakukan perhitungan gaji pegawai, mencetak slip gaji dan memberitahukan pihak pegawai atas gaji yang telah terlaksana dengan tujuan membantu PT. NALAN RIMBA INDUSTRI dalam mendukung keseluruhan aktivitas perusahaan dalam memproses penggajian pegawai. Aplikasi ini diharapkan mengurangi timbulnya dalam pencatatan dan perhitungan gaji pada PT. NALAN RIMBA INDUSTRI.
2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dirumuskan beberapa masalah berikut.
a. Bagaimana menghitung gaji pegawai pada PT.NALAN RIMBA INDUSTRI secara terkomputerisasi ?
b. Bagaimana membantu bagian penggajian dalam membuat laporan penggajian dan laporan PPh 21? c. Bagaimana membantu bagian penggajian
memberitahukan kepada pihak pegawai atas gaji yang telah dikirim ?
3. Tujuan
Berdasarkan rumusan masalah dan latar belakang yang telah diuraikan, berikut tujuan dari proyek akhir ini.
a. Membuat aplikasi yang dapat menghitung gaji pegawai pada PT.NALAN RIMBA INDUSTRI secara terkomputerisasi.
b. Membuat aplikasi yang dapat membantu bagian penggajian dalam membuat laporan penggajian dan laporan pajak PPh 21.
c. Membuat aplikasi yang dapat membantu bagian penggajian memberitahukan kepada pihak pegawai atas gaji yang telah dikirim.
4. Batasan Masalah
Batasan masalah yang dibuat dalam Proyek Akhir ini adalah
a. Aplikasi ini hanya menangani proses penggajian pegawai tetap dan upah tetapi tidak menangani proses absensi pegawai.
b. Aplikasi ini tidak menangani Surat Pemberitahuan (SPT).
c. Aplikasi ini tidak menghitung PPh 21 untuk upah. d. Aplikasi ini tidak menangani lembur.
5.
Metode Pengerjaan
Metode yang digunakan dalam pembuatan proyek ini yaitu metodologi Software Develepoment Life Cycle (SDLC) dengan model Waterfall
Analisis Kebutuhan
Desain
Pembuatan Kode
Pengujian
Dokumentasi
Gambar 1 Langkah-Langkah Metode Waterfall
a. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak
Pada tahapan ini dilakukan analisis kebutuhan dari sistem itu sendiri. Analisis kebutuhan ini dilakukan wawancara langsung dengan pihak PT. NALAN RIMBA INDUSTRI sebagai bahan studi kasus.
b. Desain
Setelah analisis sistem selesai dilanjutkan pada tahap pembangunan design process pada aplikasi ini dengan menggunakan Flow Map dan design system
dengan menggunakan Data Flow Diagram (DFD),
Entity Relationship Diagram (ERD) yang akan menggambarkan fungsi-fungsi yang akan dibangun dan membuat desain tampilan aplikasi penggajian dan perhitungan PPh pasal 21 berbasis web.
c. Pembuatan Kode Program
Tahap penterjemahan rancangan ke dalam program dalam bentuk kode-kode dengan menggunakan
Hypertext Preprocessor (PHP), HTML, CSS,
Javascript sebagai bahasa pemograman dan MySQL sebagai database.
Sebuah software yang sudah dibangun akan diuji untuk menunjukkan bahwa software ini bisa diimplementasikan dan tidak mengalami error. Metode pengujian yang digunakan adalah Black Box Testing.
e. Dokumentasi
Tahapan ini adalah tahapan terakhir dalam metode pengerjaan. Dokumentasi ini dibuat untuk dapat digunakan sebagai acuan dalam pembuatan aplikasi selanjutnya..
1.
Tinjauan Pustaka
6.1Definisi Akuntansi
Akuntansi adalah kegiatan jasa yang berfungsi menyediakan informasi kuantitatif tentang unit-unit usaha ekonomi, terutama yang bersifat keuangan, yang diperkirakan berguna dalam pengambilan-pengambilan keputusan ekonomi.[1]
6.2
Siklus Akuntansi
Siklus Akuntansi menurut Rudianto (2010) adalah
TRANSACTION DOCUMENT
JOURNAL
GENERAL LEDGER
TRIAL BALANCE
ADJUSTING ENTRIES
FINANCIAL STATEMENT Income statement, owners equity statement, bakance sheet, cash flow statement, notes to
financial statement
CLOSING ENTRIES
POST CLOSING TRIAL BALANCE Reversing Entries
Worksheet (Optional)
Gambar 2 Siklus Akuntansi
Penjelasan dari siklus akuntasi diatas adalah sebagai berikut.
a. Bukti Transaksi
Bukti transaksi yang dijadikan dasar oleh akuntan untuk mencatat, seperti faktur, kuitansi, nota penjualan, dan lain-lain.
b. Jurnal Umum
Jurnal merupakan catatan asli (original entry) dari transaksi keuangan, yang menunjukkan perkiraan apa yang harus didebet dan perkiraan apa yang dikredit beserta jumlahnya.
Jurnal umum digunakan untuk mencatat transaksi-transaksi yang tidak dapat dicatat dalam jurnal-jurnal khusus diatas.
Tabel 1 Format Jurnal Umum
c. Posting di Buku Besar
Buku Besar adalah bukti catatan akhir (books on final entry), yang merupakan kumpulan rekening Neraca (riel) dan rekening rugi-laba (nominal). Buku besar merupakan sekelompok perkiraan yang terdiri dari perkiraan yang berhubungan dan merupakan satu-kesatuan lengkap. Setiap akhir bulan atau setiap tahun dihitung jumlah saldo akhir setiap rekeningnya.
Tabel 2 Format Buku Besar
Tgl Rekening Ref Debit Kredit 30
Jan 2012
Beban Gaji 501 500.000
30 Jan 2012
Kas 101 500.00
0
Tgl Rekening Ref Debit Kredit Balance 31
Jan 2013
Beban
6.3 Akuntansi Penggajian
Akuntansi penggajian tidak hanya menyangkut soal pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. Perusahaan juga mempunyai kewajiban untuk menyelenggarakan administrasi penggajian untuk setiap karyawan, termasuk data pajak penghasilan tiap karyawan.
6.4 Pajak
Pajak Penghasilan (PPh) pasal 21 merupakan pajak penghasilan yang dikenakan atas penghasilan berupa gaji, upah, honorarium, tunjangan dan pembayaran lain dengan bentuk dan nama apa pun yang diterima atau diperoleh wajib pajak orang pribadi dalam negeri. Sehubungan dengan pekerjaan, jasa atau kegiatan yang dilakukan oleh wajib pajak orang pribadi dalam negeri.
6.5 SMS Gateway
SMS Gateway adalah aplikasi SMS dimana pesan yang diterima dan dikirimkan menggunakan bantuan Gateway Device terintegrasi dengan databaseserver yang dapat mendistribusikan pesan SMS secara otomatis.
6.6 Gammu
Gammu adalah sebuah aplikasi yang dapat digunakan untuk mengelola berbagai fungsi pada handphone, modem dan perangkat sejenis lainnya.
Fungi-fungsi yang dapat dikelola oleh gammu antara lain adalah fungsi nomor kontak (phonebook) dan fungsi SMS. Namun, untuk aplikasi yang akan dikembangkan ini, akan lebih banyak menggunakan fungsi SMS dari Gammu.
6.7 Hypertext Preprocessor (PHP)
PHP merupakan bahasa standar yang digunakan dalam dunia website. PHP adalah bahasa program yang berbentuk
script yang diletakkan di dalam server web. Jika kita lihat dari sejarah, mulanya PHP diciptakan dari ide Rasmus Lerdof yang membuat sebuah script perl.Script tersebut sebenarnya dimaksudkan untuk digunakan sebagai program untuk dirinya sendiri. Akan tetapi, kemudian dikembangkan lagi sehingga menjadi sebuah bahasa yang disebut
“Personal Homepage”.
6.8 My Structure Query Language (MySQL)
MySQL (My Structure Query Language) atau yang biasa dibaca “mai-se-kuel” adalah sebuah program pembuat
database open source, artinya siapa saja boleh menggunakannya dan tidak dicekal. Sebagai sebuah program penghasil database, MySQL tidak dapat berjalan sendiri tanpa adanya sebuah aplikasi lain (interface).
MySQL dapat didukung oleh hampir semua program aplikasi, termasuk PHP.
6.9 Cascading Style Sheet (CSS)
CSS merupakan kependekan Cascading Style Sheet yang berfungsi untuk mengatur suatu dokumen yang ditulis dalam bahasa markup. CSS adalah suatu kumpulan atribut untuk fungsi format tampilan dan dapat digunakan untuk mengontrol tampilan banyak dokumen secara bersamaan. Keuntungan menggunakan CSS yaitu jika ingin mengubah dokumen, maka tidak perlu mengubah satu persatu. CSS memungkinkan halaman yang sama untuk ditampilkan dengan cara yang berbeda untuk metode presentasi yang berbeda, melalui layar, cetak, suara (sewaktu dibacakan oleh
browser basis-suara atau pembaca layar).
7.0 XAMPP
XAMPP merupakan singkatan X (empat sistem operasi apapun), Apache, MySQL, PHP, Perl. XAMPP merupakan
tool yang menyediakan paket perangkat lunak ke dalam satu buah paket. Dalam paketnyasudah terdapat Apache(web server), MySQL (database), PHP (PHP server side scripting), Perl, FTP server, phpMyAdmin dan berbagai pustaka bantu lainnya. Dengan menginstal XAMPP maka tidak perlu lagi melakukan instalasi dan konfigurasi web server Apache, PHP dan MySQL secara manual. XAMPP akan menginstalasi dan mengkonfigurasikannya secara otomatis untuk anda.
7.1 Flow Map
Flow Map adalah penggambaran secara grafik dari langkah-langkah dan urutan prosedur dari suatu program. Flow Map
berfungsi mendefinisikan hubungan antara bagian (pelaku proses), proses (manual/berbasis komputer) dan aliran data dalam bentuk dokumen keluaran dan masukan.
7.2 DFD (Data flow Diagram)
Data flow diagram adalah diagram yang menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan aris dari sistem. DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik data mengalir.
7.3 Entity Relationship Diagran (ERD)
ERD merupakan suatu model untuk menjelaskan hubungan antar data dalam basis data berdasarkan objek-objek data yang mempunyai hubungan antara relasi. ERD digunakan untuk memodelkan stuktur data dan hubungan antar data, untuk menggambarkannya digunakan beberapa notasi dan
2. Analisis Dan Perancangan
8.1 Gambaran Sistem Saat Ini (Produk)
Adapun sistem yang sedang berjalan pada PT. NALAN RIMBA INDUSTRI, yaitu dalam proses penggajian PT. NALAN RIMBA INDUSTRI masih secara manual dalam perhitungan gaji. Pada saat memulai perhitungan gaji per bulan bagian keuangan menerima data pegawai dari bagian personalia. Dengan data absen pegawai yang ada bagian keuangan melakukan perhitungan gaji sementara. Selanjutnya gaji sementara tersebut diserahkan ke bagian pembukuan pajak untuk melakukan perhitungan pengenaan pajak tiap pegawai. Setelah gaji dengan pemotongan pajak selesai dihitung, data diserahkan kembali ke bagian kasir sehingga mendapatkan perhitungan hasil gaji pegawai. Kemudian bagian keuangan membuat slip gaji sebanyak dua rangkap. Satu arsip akan diserahkan ke bagian pegawai dan satu arsip dipegang oleh bagian kasir untuk di arsipkan yang akan tujuannya untuk pembuatan laporan gaji. Lalu, bagian kasir membuat laporan gaji sebanyak dua rangkap. Satu arsip dipegang oleh bagian kasir dan satu arsip diserahkan ke pihak Kepala Tata Usaha.
Proses Bisnis Penggajian Berjalan
Pegawai
Absensi Pegawai Absensi Pegawai
Gaji Sementara
a. Analisis Sistem Usulan
Adapun proses bisnis penggajian yang diusulkan, yaitu:
Bagian personalia memasukkan data pegawai yang disimpan dalam database pegawai dan dapat mengunggah data absensi yang disimpan dalam database absensi. Kemudian bagian kasir melakukan perhitungan secara terkomputerisasi sehingga yang tersimpan adalah gaji kotor pegawai dalam
database. Setelah itu dilakukan perhitungan pengenaan pajak penghasilan 21 yang tersimpan dalam database gaji. Ketika slip gaji dan laporan gaji ditampilkan maka dilakukan konfirmasi penerimaan gaji pegawai melaluiSMS
Gateway. Laporan gaji dicetak menjadi rangkap dua. Bagian/lembar pertama untuk bagian kasir yang digunakan sebagai arsip dan bagian/lembar kedua diserahkan kepada Kepala Tata Usaha. Dari laporan gaji tersebut dilakukan pembuatan jurnal yang tersimpan dalam database kemudian dapat ditampilkan. Dalam pembuatan jurnal dapat dilakukan
postingan buku besar yang dapat ditampilkan.
Proses Bisnis Penggajian (Usulan)
Pegawai
3 Perancangan Sistem
9.1 Diagram Konteks
Personalia
Pegawai, Absensi Jurnal, Buku besar, Gaji total empat entitas yaitu personalia, kasir, pegawai, dan KTU, keluaran yang dihasilkan oleh sistem, slip gaji, konfirmasi dan laporan gaji.
9.2 Data Flow Diagram Level 1
Personalia 3.0 Hitung Gaji
Gaji Absensi
2.0 Upload data absensi
5.0 Tampil slip gaji Jurnal & Buku
besar Jurnal & Buku
besar memperlihatkan secara umum proses yang terdiri dari a. Proses 1.0
Nama Proses : Upload Data Absensi Masukan : Absensi
Keluaran : Absensi
Ringkasan Proses : Mengimport Data Absensi oleh Personalia
c. Proses 3.0
Nama Proses : Hitung Gaji Masukan : Pegawai, Absensi, Perhitungan_gaji
Keluaran : Gaji
Ringkasan Proses : Menghitung Gaji oleh Kasir
d. Proses 4.0
Nama Proses : Tampil Gaji Total Masukan : Gaji
Keluaran : Gaji_Total
Ringkasan Proses : Menghitung dan Menampilkan Gaji Total oleh
Kasir
e. Proses 5.0
Nama Proses : Tampil Slip Gaji Masukan : Gaji
Keluaran : Slip Gaji
f. Proses 6.0
Nama Proses : Slip Gaji Masukan : Slip gaji Keluaran : Konfirmasi Ringkasan Proses : Mencetak Slip Gaji
g. Proses 7.0
Nama Proses : Konfirmasi Penerimaan Gaji
Masukan : Konfirmasi Keluaran : konfirmasi Ringkasan Proses : Mengirim konfirmasi penerimaan gaji berupa SMS
h. Proses 8.0
Nama Proses : Pembuatan Jurnal & Buku Besar
Masukan : Gaji Keluaran : Jurnal
Ringkasan Proses : Mengelola Jurnal & Buku Besar oleh Kasir
i. Proses 9.0
Nama Proses : Tampil Jurnal & Buku Besar
Masukan : Jurnal, Buku_besar Keluaran : Jurnal, Buku_besar Ringkasan Proses : Menampilkan Jurnal & Buku Besar
j. Proses 10.0
Nama Proses : Tampil Lap.Gaji Masukan : Lap.Gaji Keluaran : Lap.Gaji Ringkasan Proses : Menampilakan Lap.Gaji
k. Proses 11.0
Nama Proses : Cetak Lap.Gaji Masukan : Lap.Gaji Keluaran : Lap.Gaji
Ringkasan Proses : Mencetak Lap.Gaji oleh Kasir
9.3 Data Flow Diagram level 2
Gaji Pembuatan 8.1 Jurnal
8.3 Tampil jurnal & Buku
Besar
Pada DFD level 2 proses 8 merupakan pecahan atau turunan yang ada pada level 1. Ada tiga proses, yaitumembuat jurnal, menampilkan jurnal, pembuatan buku besar dan menampilkan buku besar. Terdapat satu entitas yang terlibat sebagai sumber dan arus data yaitu kasir.
10.2 Relasi Antar Tabel
Gambar 9 Relasi Antar Tabel
5. Implementasi
a. Interface
Gambar 10Login
Gambar 11 Home Personalia
Gambar 12 Home Kasir
6. Kesimpulan dan Saran
11.1 Kesimpulan
Dari penjelasan yang telah diuraikan, dapat disimpulkan bahwa:
a. Aplikasi in idapat digunakan untuk membantu PT. NALAN RIMBA INDUSTRI dalam menangani perhitungan penggajian dan PPh 21.
b. Perhitungan gaji dan PPh 21 dilakukan pada menu gaji pada halaman kasir.
c. Aplikasi ini dapat menampilkan jurnal, buku besar dan laporan penggajian.
d. Aplikasi mampu memberikan informasi kepada pihak pegawai atas pengiriman gaji yang telah di transfer ke rekening bank.
11.2 Saran
Beberapa saran yang dapat dipertimbangkan untuk pengembangan di masa mendatang, diantaranya:
a. Proses perhitungan penggajian saat ini tidak dilengkapi dengan perhitungan PPh pada pegawai upah, oleh karena itu untuk perhitungan kedepannya perhitungan Pph pada pegawai upah perlu ditambahkan untuk melengkapi aplikasi penggajian ini.
c. Untuk pengembangan kedepannya modul aplikasi ini dapat ditambah dengan modul perhitungan simpan pinjam pada perhitungan gaji.
Daftar Pustaka
Budidoyo, A. (2010). Belajar Komputer dan Internet.
Bunafit.N. (2004). PHP dan MySQL dengan editor Dreamweaver MX. Yogyakarta: Andi Offset.
Fathansyah, Ir:. (2007). Basis Data. Bandung: Penerbit Informatika.
Hall., J. (Jakarta). Sistem informasi akuntansi. 2009: Salemba Empat.
Muljono, D. (2010). Akuntansi Pajak. Yogyakarta: Andi Offset.
Mulyadi. (2001). Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Reeve, J. W. (2011). Pengantar Akuntansi-Adaptasi Indonesia Buku Dua. Jakarta: Salemba Empat.
Riyanto. (2010). Sistem Informasi Penjualan dengan PHP dan MySQL. Yogyakarta: Gava Media.
Rudianto. (2010). Akuntansi Koperasi. Jakarta: Erlangga. Setiawati, D.A (2011). Sistem Informasi Akuntansi.
Yogyakarta: Andi.
Simamarta, J. (2006). Aplikasi Mobile commerce
menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta : Andi Offset. Tarigan, D. E. (2012). Membangun SMS Gateway Berbasis WEB dengan Codeigniter. Yogyakarta: Lokomedia.
Waluyo. (2010). Akuntansi Pajak. Yogyakarta: Andi Ofset.
