525
Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan padaTera Pet Shop
The Management Information System Design on Tera Pet Shop 1
GunawanPutra Madia, 2Magnaz Lestira Oktaroza, 3Nunung Nurhayati
1,2,3ProdiAkuntansi,FakultasEkonomidanBisnis,UniversitasIslamBandung,
Jl.TamansariNo.1Bandung40116
email:1gunawan.madia@gmail.com,2ira.santoz@gmail.com,3nunungunisba@yahoo.co.id
Abstract. Technology develops very rapidly nowadays. The goal achievement of an organization that effective and efficient reached by means of technology. Tera Pet Shop is a trading and service business provides special needs for pets. There are still obstacles in management of Tera Pet Shop such as the delay of an order fulfilment, unmatched of products ordered, lost of inventory goods in warehouse, the difficulties of performing a control on actual activities.This research aims to design an information system matched the needs and able to overcome obstacle mentioned above.Research method used is descriptive analysis using developing method of FAST (Frame work for the application of system technique) and supported by technical development of JAD (joint Application Development) to achieve clear, effective and efficient end-result of the system.Result of designing by the analist is a design of sales and inventory management information system which match the needs of Tera Pet Shop in facing obstacles. The prominent result of the system is documents, system and procedures enforced internal control and database utilizing to support transaction data management which resulted in effective and efficient information for taking decision or holding responsibilities.
Key Words :Information System, Saled, Inventory, Pet Shop.
Abstrak.Dewasa ini teknologi semakin berkembang dengan pesat. Pencapaian tujuan sebuah organisasi yang efektif dan efisien dapat diwujudkan dengan menggunakan teknologi. Tera Pet Shop adalah unit usaha dagang dan jasa yang menyedian kebutuhan khusus untuk hewan peliharaan. Dalam pengelolaannya, Tera Pet Shop masih meliki permasalahan-permasalahan seperti, keterlambatan melakukan permintaan barang, barang yang dipesan tidak sesuai pesanan, hilangnya persediaan barang digudang, dan sulitnya melkukan pengendalian pada aktivitas-aktivitas yang terjadi. Penelitian ini bertujuan untuk membuat rancangan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan dan dapat mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut.Metode penelitian yang digunakan adalah metode penelitian deskriptif analisis dengan menggunakan metode pengembangan sistem FAST (Frame work for the application of system technique) dan didukung oleh teknik pengembangan JAD (joint Application Development), sehingga dapat mencapai asil akhir sistem yang jelas, efektif dan efisien.Hasil dari perancangan yang dilakukan analis yaitu sebuah rancangan sistem informasi pengelolaan penjualan dan persediaan yang sesuai dengan kebutuhan Tera Pet Shop dalam menghadapi permasalahan yang terjadi. Adapun keunngulan sistem yang dihasilkan yaitu dokumen-dokume, sistem dan prosedur yang memperkuat pengendalian internal, serta penggunaan database yang mampu mendukung pengelolaan data transaksi yang menghasilkan informasi yang efektif dan efisien dalam pengambilan keputusan maupun pertanggungjawaban.
Volume 2, No.2, Tahun 2016
A. Pendahuluan
1. LatarBelakang
Teknologi informasi berperan penting dalam pengembangan usaha. teknologi informasi dapat membantu kegiatan usaha dalam mengolah data menjadi informasi yang lebih efektif dan efisien. Selain memperoleh keuntungan, perusahaan juga harus menghasilkan informasi yang tepat bagi penggunanya, hal ini sebagaimana diungkapkan Romney (2015:25), “All organization need information in order to make effective decisions”. Dengan demikian kegiatan usaha membutuhkan informasi yang cepat, akurat, dan relevan untuk pengambilan keputusan yang tepat dalam pengelolaanya.
Pengelolaan sistem informasi yang baik dapat meningkatkan kinerja perusahaan atau organisasi, hal ini sebagaimana diungkapkan Jogiyanto (2003:18) “Sistem informasi yang baik adalah sistem informasi yang dapat memberikan atau menyediakan informasi yang relevan, akurat, dan tepat waktu sehingga dapat meningkatkan kinerja dalam perusahaan atau organisasi”.
Usaha pet shop ini sedang mengalami perkembangan. Banyak pelaku usaha memilih pet shop dalam pilihan usahanya. Wisata Bandung menyebutkan ada 47 pet shop yang ada di Kota Bandung (wisatabandung.com, 2014). Perkembangan pet shop didukung oleh banyaknya pecinta hewan peliharaan. Menurut Presiden Cat Fanciers Society of Indonesia (CFSI), Cacang Efendi, anggota grup Sukses Beternak Kucing Ras (SBKR) yang dibuatnya mencapai 60.000 anggota.
Penulis memilih Tera Pet Shop yang beralamat di Jalan Titiran No. 12 Coblong, Bandung menjadi objek dalam penelitian ini. Dalam usahanya Tera Pet Shop melayani penjualan makanan dan perlengkapan hewan peliharaan. Tidak hanya itu, Tera Pet Shop juga memberikan pelayanan jasa pada hewan peliharaan khususnya Kucing. Pelayanan jasa yang disediakan berupa salon (grooming) dan jasa penitipan dengan berbagai macam pilihan. Menurut pemilik Tera Pet Shop pengahsilan setiap harinya banyak dari penjualan makanan dan salon (grooming). Penghasilan tertinggi didapatkan saat menjelang lebaran karena banyaknya pelanggan yang menitipkan hewan peliharaan.
Berdasarkan hasil survey yang dilakukan penulis, permasalahan yang banyak ditemukan adalah pada pengelolaan penjualan dan persediaan, sehingga penelitian ini dibatasi pada sistem informasi pengelola Permasalahan tersebut seperti barang yang dipesan tidak sesuai pesanan, hilangnya persediaan barang di gudang, kosongnya stok barang di toko akibat keterlambatan permintaan barang ke bagian gudang, kesulitan mendapatkan informasi mengenai pengeluaran dan stok barang, kesulitan mendapatkan informasi rekapitulasi penjualan, dan sulitnya melakukan pengendalian terhadap aktvitas-aktvitas yang terjadi baik di toko maupun di gudang. Permasalahan ini dapat berdampak pada kehilangan harta atau assets Tera Pet Shop.
2. IdentifikasiMasalah
Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah di atas, penulis mengidentifikasi masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah sebagai berikut :
1. Bagaimana sistem informasi akuntansi pengelolaan yang diterapkan di Tera Pet Shop?
2. Bagaimana bentuk rancangan sistem informasi pengelolaan yang sesuai diterapkan di Tera Pet Shop?.
Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik 2015-2016
B. LandasanTeori
Pengertian sistem informasi akuntansi penjualan menurut Midzan dan Azhar dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi 1(2001:30) : “Sistem informasi akuntansi penjualan adalah kerangka kerja dalam sumber daya manusia, alat, metode dan kesemuanya itu dikordinasikan untuk mengolah data penjualan menjadi informasi penjualan yang berguna bagi pihak-pihak yang membutuhkannya.”. Disisi lain pengertian sistem informasi akuntansi penjualan menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi (2001:465) sebagai berikut :Sistem informasi akuntansi penjualan adalah penjualan yang dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran terlebih dahulu sebelum barang diserahkan kepada pembeli, setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan kemudian dicatat oleh perusahaan. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa sistem informasi penjualan adalah seperangkat komponen yang saling berinteraksi untuk mengolah data penjualan menjadi informasi penjualan.
Menurut Mulyadi (2001:553), “ Sistem informasi akuntansi persediaan adalah suatu sistem yang menyediakan informasi atau laporan-laporan yang dibutuhkan oleh pihak manajemen yang berhubungan dengan operasi pemesanan, penyimpanan dan persediaan bahan baku.“ Sistem akuntansi persediaan bertujuan untuk mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan digudang. Sistem ini berkaitan erat dengan system penjualan, sistem pembelian, sistem retur pembelian dan sistem akuntansi biaya produksi. Pada perusahaan dagang persediaan hanya terdiri dari satu golongan yaitu persediaan barang dagang yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali.Untuk dapat mengevaluasi penerapan sistem informasi akuntansi persediaan,maka perlu dipahami tujuan dari sistem informasi akuntansi tersebut, metode pencatatan persediaan, prosedur yang bersangkutan dengan sistem akuntansi persediaan dan dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi persediaan.
C. MetodePenelitian
Metode penelitianyang digunakandalam penelitianiniyaitumetode deskriptif analisis.Metodedeskriptifadalahmetodeyangdigunakan
untukmenggambarkanataumenganalisissuatuhasilpenelitiantetapitidakdigunakanuntuk membuatkesimpulanyang lebihluas(Sugiyono,2009:21).Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode pengembangan sistem FAST (frame work for the application of system technique) dan teknik pengembangan JAD (Joint application Development).
Menurut Jeffrey Whitten (2004:87) ”FAST merupakan metode yang membantu dalam pengembangan sistem yang menyediakan mekanisme untuk memahami dan menganalisis kebutuhan pengguna, hingga mengimplementasikan sebuah sistem”. Setiap tahapan dalam metode FAST memiliki fase-fase, pada setiap fase-fase terdiri dari berbagai aktivitas, dan pada setiap aktivitas diterapkan unsur-unsur sistem. Joint Application Development (JAD) pada dasarnya merupakan suatu interaksi yang terintegrasi antara system owner, users, dan designer, sedangkan menurut Jeffrey Whitten (2004:97) adalah “Salah satu metode pengembangan sistem yang digunakan untuk mempercepat pembuatan kebutuhan informasi dan mengembangkan rancangan sistem awal”. Dalam mendukung metode FAST mengembangkan sistem, metode JAD diperlukan terutama dalam pengumpulan data yang menekankan pengembangan partisipatif antara pemilik, pengguna (user), dan pembuat sistem yaitu dengan bertanggung jawab dan terlibat langsung terhadap kegiatan pengembangan sistem.
Volume 2, No.2, Tahun 2016
D. Hasil Analisis danPerancangan Sistem
Perbandingan Sistem yang Sedang Diterapkan dengan Sistem yang Diusulkan No Sistem yang sedang
diterapkan
Sistem yang diusulkan Alasan 1 Tidak adanya struktur
organisasi dan jobdesk secara tertulis
Dibuatkan struktur organisasi dan jobdesk secara tertulis
Agar karyawan dapat bekerja sesuai dengan tanggungjawabnya 2 Tidak adanya
pemisahan fungsi penerimaan dan pengeluaran barang di gudang dengan fungsi pencatatan
Dilakukan penambahan SDM untuk
menjalankan fungsi pencatatan di gudang
Agar tidak adanya perangkapan fungsi yang dapat menimbulkan kecurangan oleh karyawn
3 Tidak adanya form order pembelian
Dibuatkan form order pembelian
Untuk memastikan barang yang diterima dari
supplier benar-benar sesuai pesanan 4 Tidak adanya
dokumen bukti retur barang
Dibuatkan dokumen bukti retur barang
Agar mudah melakukan pengendalian pada proses retur barang
5 Tidak adanya form order permintaan barang di toko
Dibuatkan form order permintaan barang di toko
Agar mudah melakukan pengendalian dalam proses permintaan barang untuk di toko 6 Tidak adanya pengeluaran barang di gudang Dibuatkan dokumen bukti pengeluaran barang di gudang
Agar proses pengeluaran barang dapat dikendalikan sehingga tidak terjadinya kecurangan
7 Tidak adanya kartu persediaan barang di gudang
Dibuatkan kartu persediaan barang digudang
Untuk dapat mengetahui jumlah persediaan barang setiap saat
8 Tidak adanya bukti penjualan jasa
Buatkan dokumen bukti penjualan jasa
Untuk menghindari kecurangan terhadap aktivitas penjualan jasa 9 Tidak adanya bukti
penerimaan barang di gudang Dibuatkan dokumen bukti penerimaan barang di gudang Untuk mmemudahkan melakukan pengendalian terhadap aktivitas penerimaan barang 10 Tidak dilakukannya stock opname Dilakukannya stock opname
Untuk memastikan jumlah persediaan barang sesuai dengan catatan 11 Tidak adanya pengkodean pada setiap barang Dibuatkan database barang
Agar data barang
terintegrasi sehingga akan mengetahui jika ada barang yang hilang 12 Proses pencatatan
transaski penjualan
Buat database penjualan
agar sistem informasi penjualan dapat dikelola
Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik 2015-2016 dilakukan dengan cara
menuliskan ke dalam buku laporan harian pennjualan
dengan baik serta mempermudah pemilik dalam melakukan pengendalian dan pengambilan keputusan 13 Tidak adanya
penetapan jumlah stok minimum pada setiap barang di toko
Tambahkan field stok minimum pada databasebarang
untuk mempermudah pengambilan keputusan kapan harus melakukan permintaan barang ke gudang
14 Format laporan penerimaan barang masih kurang lengkap karena tidak adanya no faktur penjualan dan surat jalan dari supplier
Dibuuatkan laporan penerimaan barang dengan format yang lengkap
Agar informasi yang dihasilkan dari laporan penerimaan barang jelas
15 Laporan harian penjualan untuk jasa dan barang digabung, serta tidak lengkapnya format laporan harian penjualan
Dibuatkan masing-masing laporan penjualan barang dan jasa dengan format yang lengkap, agar informasi yang dihasilkan jelas dan lengkap
Agar memudahkan membedakan informasi penjualan barang dengan penjualan jasa
16 Tidak adanya laporan pengeluaran barang oleh bagian gudang
Dibuatkan laporan pengeluaran barang Agar memudahkan mengetahui rekapitulasi aktivitas pengeluaran barang
Desain Prototype Interface Pengguna
Volume 2, No.2, Tahun 2016
Menu User Menu Daftar Barang
Menu Permintaan Barang Menu Penerimaan Barang
Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik 2015-2016
Menu Penjualan Jasa Laporan Penerimaan Barang
Laporan Permintaan Barang Laporan Penjualan
E. KESIMPULAN
Berdasarkan analisis yang dilakukan penulis pada sistem informasi pengelolaan yang sedang diterapkan Tera Pet Shop, maka penulis menyimpulkan bahwa sistem informasi pengelolaan yang sedang diterapkan di Tera Pet Shop masih terdapat kelemahan yang diantaranya :
1. Tidak adanya struktur organisasi dan job desk secara tertulis sehingga tidak jelasnya peran dan fungsi kariawan dalam menjalankan tugasnya.
2. Pekerjaan bagian gudang dilakukan oleh 1 orang, sehingga tidak ada pemisahan fungsi penerimaan dan pengeluaran barang dengan fungsi pencatatan.
3. Tidak adanya dokumen-dokumen seperti, order pembelian, bukti penerimaan barang, bukti pengeluaran barang, bukti retur barang, kartu stok, sehingga pemilik kesulitan dalam melakukan pengendalian pada aktivitas-aktivtas yang terjadi.
Volume 2, No.2, Tahun 2016
kecurangan oleh kariawan.
5. Tidak dilakukannya stock opname untuk memastikan catatan persediaan sesuai dengan jumlah fisik persediaan.
6. Proses pencatatan transaksi penjualan dilakukan dengan cara menuliskan kedalam buku laporan harian penjualan sehingga data penjualan tidak terintegrasi.
7. Tidak adanya jumlah stok minimum untuk setiap barang, sehingga terlambatnya melakukan permintaan barang ke bagian gudang.
8. Format laporan penerimaan barang masih kurang lengkap karena tidak adanya no faktur penjualan dan surat jalan dari supplier sehingga informasi yang dihasilka tidak lengkap.
9. Tidak adanya laporan pengeluaran barang oleh bagian gudang.
10.Tidak adanya pemisahan laporan penjualan jasa dengan laporan penjualan barang.
Permasalahan-permasalahan diatas apabila tidak segera ditangani akan menyebabkan resiko terjadinya kerugian pada perushaan akibat kesalahan-kesalahan dalam pengambilan keputusan yang disebabkan karena informasi yang tidak akurat serta tidak tepat waktu, dan resiko terjadinya manipulasi yang berdampak pada kehilangan asset pada Tera Pet Shop.
Berdasarkan kelemahan-kelemahan pada sistem informasi pengelolaan yang sedang diterapkan pada Tera Pet Shop, penulis selaku analis dan desainer sistem merancang sebuah sistem informasi berbasis komputer yang dilengkapi dengan
databaseyang dapat memproses data dengan cepat yang sesuai dengan kebutuhan Tera
Pet Shop.
Adapun kelebihan sistem yang diusulkan penulis dibandingkan sistem yang sedang diterapkan di Tera Pet Shop antara lain :
1. Mampu mengolah data penjualan dan keluar masuknya barang hingga pembuatan laporan dengan cepat, tepat, dan akurat serta mampu menyediakan informasi-informasi terkait penjualan yang ada di Tera Pet Shop dengan akses yang mudah dan cepat, sehingga dapat mempermudah dalam melakukan pencatatan, pengendalian, dan pelaporan penjualan.
2. Proses input hingga output tidak memakan waktu yang lama karena data-data yang ada telah terintegrasi dan terkomputerisasi sehingga memudahkan dalam proses pengambilan keputusan yang cepat dan relevan.
F. SARAN
Hasil dari analisis dan perancangan yang telah diuraikan sebelumnya, penulis memiliki saran kepada pihakTera Pet Shop untuk mendukung hasil dari analisis dan perancangan sistem yang baru, yaitu sebagai berikut :
1. Perlu dilakukan perbaikan pada sistem informasi pengelolaan yang sedang diterapkan baik dari aspek kelengkapan dokumen dan laporan maupun prosedur-prosedur terkait aktivitas pengelolaan Tera Pet Shop.
2. Apabila pihak Tera Pet Shop ingin menerapkan sistem baru yang diusulkan oleh penulis, maka penulis mengusulkan untuk menggunakan spesifikasi software dan hardware yang tepat agar sistem dapat dijalankan. Untuk spesifikasi
software yang sesuai dengan aplikasi yang dirancang ialah dengan
menggunakan sistem operasi minimal windows 7, alat bantu XAMPP, software MySQL untuk database, dan menggunakan PHP untuk bahasa pemrograman. Untuk spesifikasi hardware, menggunakan processor dual core 1,3 Ghz,
Akuntansi, Gelombang 2, Tahun Akademik 2015-2016 memori 2 GB, dan harddisk 100 GB.
3. Melakukan training (pelatihan) kepada karyawan, sehingga dapat mempermudah penyesuaian dalam penggunaan sistem yang baru.
4. Melakukan pemeliharaan sistem (maintenance) database secara berkala agar database terawat dengan baik sehingga dapat memberikan manfaat yang besar pada pihak Tera Pet Shop.
DaftarPustaka
Hartono, Jogiyanto. 2005.Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Penerbit Andi.
Midzan, La, Susanto, Azhar. 2001. Sistem Informasi Akuntansi I. Bandung: Penerbit Lembaga Informatika Akuntansi.
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi ketiga. Yogyakarta: Salemba Empat.
Romney, Marshall B, Paul John Steinbart. 2015. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi 13, Di-Indonesiakan Oleh Kikin Sukinah Nur Safira dan Novita Puspasari.
Jakarta: Salemba Empat.
Susanto, Azhar. 2013. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Perdana. Bandung: Lingga Jaya
Sugiyono. 2008. Metode Penelitian Kuantitatif, Kualitatif dan R & D.Bandung : Alfabeta.
Whitten, Jeffrey L. Lonnied Bentley. 2004. Systems Analysis and Design
Methods.Fourth Edition. United States: The McGraw-Hill.
