PT Bank Commonwealth Pedoman Dewan Komisaris / Board of Commissioners Manual

(1)

BOC MANUAL - INTERNAL PAGE 1 OF 21

PT Bank Commonwealth

Pedoman Dewan Komisaris / Board of Commissioners Manual

I. Pendahuluan

Pedoman Dewan Komisaris merupakan petunjuk kerja bagi Dewan Komisaris dalam menjalankan aktivitas professional mereka secara terstruktur, sistematis, mudah dipahami dan dapat dijalankan secara konsisten, sehingga dapat menjadi acuan bagi Dewan Komisaris dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawab untuk mencapai tujuan Perusahaan.

Pedoman bagi Dewan Komisaris ini disusun berdasarkan ketentuan Peraturan Bank Indonesia (“PBI”) dan Otoritas Jasa Keuangan (“OJK”), Anggaran Dasar Perseroan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

II. Dasar Hukum 2.1 Eksternal

Undang-Undang (UU)

 UU No. 40 tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas;

 UU No. 7 Tahun 1992 dan perubahannya No. 10 Tahun 1998 tentang Perbankan;

 UU No. 8 Tahun 2010 tentang Pencegahan Dan Pemberantasan Tindak Pidana Pencucian Uang;

 UU No.9 tahun 2013 tentang Pencegahan Dan Pemberantasan Tindak Pidana Pendanaan Terorisme;

Peraturan Bank Indonesia (PBI)

 PBI No. 1/6/PBI/1999 tanggal 20 September 1999 tentang Penugasan Direktur Kepatuhan (Compliance Director) dan Penerapan Standar

I. Introduction

Board of Commissioners (“BOC”) Manual provides guidelines for the Company’s BOC on their professional activities in a structured, systematic, intelligible and consistent manner, and therefore it may be used as a reference by the BOC in carrying out their duties and responsibilities in order to accomplish the Company’s Purpose.

This Manual has been drawn up based on the provisions of Bank Indonesia and Financial Services Authority (“OJK”) regulations, the Company’s Articles of Association and the prevailing laws and regulations.

II. Associated Regulations

2.1External Law

 Law No.40 of 2007 on Limited Liability Companies;

 Law No.7 of 1992 as amended by Law No.10 of 1998 on Banking;

 Law No.8 of 2010 on the Prevention and Eradication of Money Laundering;  Law No.9 of 2013 on the Preventian and Eradication of Criminal Act of Terorism Financing;

Bank Indonesia (BI) Regulations

 BI Regulation No.1/6/PBI/1999 dated 20 September 1999 concerning Designation of Compliance Director and Application of Standards of

(2)

Pelaksanaan Fungsi Audit Intern Bank Umum.

 PBI No. 11/1/PBI/2009 tanggal 27 Januari 2009 tentang Bank Umum.

 PBI No. 13/27/PBI/2011 tanggal 28 Desember 2011 tentang perubahan atas PBI No.11/01/PBI/2009 tanggal 27 Januari 2009 tentang Bank Umum.

 PBI No. 11/19/PBI/2009 tentang Sertifikasi Manajemen Risiko bagi Pengurus dan Pejabat Bank Umum

 PBI No. 12/23/PBI/2010 tanggal 29 Desember 2010 tentang Fit & Proper Test dan SE BI No. 13/8/DPNP tanggal 28 Maret 2011 tentang Fit & Proper Test;

Peraturan Otoritas Jasa Keuangan (POJK)

 POJK No. 01/POJK.07/2013 tanggal 26 Juli 2013 tentang Perlindungan Konsumen Sektor Jasa Keuangan;

 POJK No. 33/POJK.04/2014 tanggal 8 Desember 2014 tentang Direksi dan Dewan Komisaris Emiten atau Perusahaan Publik;

 POJK No. 6/POJK.03/2015 tanggal 31 Maret 2015 tentang Transparansi dan publikasi laporan Bank

 POJK No. 45/POJK.03/2015 tanggal 23 Desember 2015 tentang Penerapan Tata Kelola dalam Pemberian Remunerasi bagi Bank Umum;

 POJK No. 4/POJK.03/2016 tanggal 26 Januari 2016 tentang Penilaian Tingkat Kesehatan Bank Umum;

 POJK No. 18/POJK.03/2016 tanggal 22 Maret 2016 tentang Penerapan Manajemen Risiko bagi Bank Umum;

 POJK No. 38/POJK.03/2016 tanggal 7 Desember 2016 tentang Penerapan

Practice for Internal Audit function of Commercial Banks.

 BI Regulation No.11/01/PBI/2009 dated 27 January 2009 on Commercial Bank

 BI Regulation No. 13/27/PBI/2011 dated 28 December 2011 concerning the amendment to Bank Indonesia Regulation No. 11/01/PBI/2009 dated 27 January 2009 on Commercial Bank;  BI Regulation No.11/19/PBI/2009 dated 4 June 2009 concerning Risk Management Certification for Management and Officers of Commercial Banks.

 BI Regulation No.12/23/PBI/2010 dated 29 December 2010 on Fit and Proper Tests and Bank Indonesia Circular Letter No.13/8/DPNP on Fit & Proper Tests;

Financial Services Authority (OJK)

Regulations

 OJK Regulation No.01/POJK.07/2013 dated 26 July 2013 concerning Customer Protection in Financial Services Sector;

 OJK Regulation No. 33/POJK.04/2014 dated 8 December 2014 concerning Board of Directors and BOC of Issuing or Public Companies;

 OJK Regulation No.6/POJK.03/2015 dated 31 March 2015 concerning Transparency and Publication of Bank’s Reports;

 OJK Regulation No. 45/POJK.03/2015 dated 23 December 2015 concerning the implementation of Governance for Commercial Banks in the Provision of Remunerations;

 OJK Regulation No. 4/POJK.03/2016 dated 26 January 2016 on the Assessment of Commercial Bank Soundness Level;

(3)

Manajemen Risiko dalam Penggunaan Teknologi Informasi oleh Bank Umum;

 POJK No. 27/POJK.03/2016 tanggal 22 Juli 2016 tentang Penilaian Kemampuan dan Kepatutan bagi Pihak Utama Lembaga Jasa Keuangan;

 POJK No. 32/POJK.03/2016 tanggal 8 Agustus 2016 tentang Perubahan atas POJK No. 6/POJK.03/2015 tentang Transparansi dan Publikasi Laporan Bank;

 POJK No. 55/POJK.03/2016 tanggal 7 Desember 2016 tentang Penerapan Tata Kelola bagi Bank Umum;

 POJK No. 12/POJK.01/2017 tanggal 16 Maret 2017 tentang Penerapan Program Anti Penyucian Uang dan Pencegahan Pendanaan Terorisme di Sektor Jasa Keuangan;

 POJK No. 46/POJK.03/2017 tanggal 12 Juli 2017 tentang Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank Umum;

 POJK No. 37/POJK.03/2017 tanggal 12 Juli 2017 tentang Pemanfaatan Tenaga Kerja Asing dan Program Alih Pengetahuan di Sektor Perbankan;

2.2 Internal

Anggaran Dasar PT Bank Commonwealth, yang tertuang dalam Akta No. 90 tanggal 16 November 2007 dan perubahannya.

 OJK Regulation No. 18/POJK.03/2016 dated 22 March 2016 on the Implementation of Risk Management for Commercial Banks;

 OJK Regulation No. 38/POJK.03/2016 dated 7 December 2016 on the Implementation of Risk Management in The Use Technology Information for Commercial Banks;

 OJK Regulation No. 27/POJK.03/2016 dated 22 July 2016 on the Fit and Proper Assessment for the Main Parties of Financial Services Entities;  OJK Regulation No.32/POJK.03/2016

dated 8 August 2016 concerning Changes on Regulation No. 6/POJK.03/2015 on Transparency and Publication of Bank’s Reports;

 OJK Regulation No. 55/POJK.03/2016 dated 7 December 2016 on the Implementation of Good Corporate Governance for Commercial Bank;  OJK Regulation No. 12/POJK.01/2017

dated 16 March 2017 on the Implementation of Anti-Money Laundering Activities and the Prevention of Terrorism Funding in the Financial Sector;

 OJK Regulation No. 46/POJK.03/2017 dated 12 July 2017 on the Implementation of Compliance Functions for Commercial Bank;  OJK Regulation No. 37/POJK.03/2017

dated 12 July 2017 on the Utilization of Foreign Manpower and Programs for Transfer of Knowledge in the Banking Sector;

2.2 Internal

Articles of Association of PT Bank Commonwealth, i.e. Deed No. 90 dated 16 November 2007 and its amendments.

(4)

III.Dewan Komisaris

3.1.Kriteria, Penunjukkan- Pemberhentian, Keanggotaan dan Masa Jabatan Dewan Komisaris 3.1.1. Ketentuan Umum

a. Setiap anggota Dewan Komisaris wajib memperoleh persetujuan dari Otoritas Jasa Keuangan (OJK) sebelum menjalankan tugas dan fungsinya sebagai Dewan Komisaris, dengan mengikuti Fit &

Proper Test. Tenaga Kerja Asing

wajib memenuhi persyaratan yaitu memiliki pengetahuan mengenai Indonesia, terutama mengenai ekonomi, budaya dan bahasa Indonesia.

b. Anggota Dewan Komisaris wajib memenuhi persyaratan:

1)Integritas, yang paling kurang mencakup:

a) Memiliki akhlak dan moral yang baik; tidak pernah dihukum karena terbukti melakukan tindak pidana dalam waktu 20 (dua puluh) tahun terakhir sebelum penunjukkan;

b) Memiliki komitmen untuk mematuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku;

c) Memiliki komitmen yang tinggi terhadap pengembangan operasional Bank yang sehat;

d) Tidak termasuk dalam Daftar Tidak Lulus.

e) Memiliki komitmen untuk tidak melakukan dan/atau mengulangi perbuatan dan/atau tindakan tertentu (bagi kandidat Komisaris yang pernah memiliki predikat tidak lulus fit and

III. Board of Commissioners

3.1 Criteria, Appointment- Dismissal,

Membership and Term of Service of Commissioners

3.1.1. General Criteria

a. Any prospective members of the BOC must obtain a prior approval from Financial Services Authority (OJK) before performing his/her duties and functions, for which he/ she must pass Fit & Proper Test. Additionally, any foreign worker nominations shall meet certain criteria such as having ample knowledge on Indonesia, especially about the Indonesian economy, culture and language.

b. Any members of the BOC shall meet the following criteria:

1)Integrity, which shall in any cases include the following:

a) Having good character and moral judgement, has never been convicted of commiting a crime within 20 (twenty) years prior to the appointment;

b) Strong commitment to compliance to prevailing laws and regulations;

c) Strong commitment to the Bank’s sound business development;

d) Not included in the fit and proper test Fail list;

e) Strong commitment not to undertake and/ or repeat off-limit actions (for a candidate for Commissioner who was previously listed in the fit and proper fail list and underoing sanction).

(5)

proper test dan menjalani sanksi).

2)Kompetensi, yang paling kurang mencakup:

a) Pengetahuan di bidang perbankan yang memadai dan relevan dengan jabatannya;

b) Pengalaman dan keahlian di bidang perbankan dan/atau bidang keuangan; dan

3)Reputasi keuangan, yang paling kurang mencakup:

a) Tidak termasuk dalam daftar kredit macet;

b) Tidak pernah dinyatakan pailit atau menjadi anggota Dewan Komisaris yang dinyatakan bersalah menyebabkan suatu perseroan dinyatakan pailit, dalam waktu 5 (lima) tahun sebelum dicalonkan.

c. Setiap anggota Dewan Komisaris harus memiliki Sertifikasi Manajemen Risiko Level 1, sedangkan setiap anggota Komisaris Independen harus memiliki Sertifikasi Manajemen Risiko Level 2.

3.1.2. Kriteria untuk Komisaris Independen

a. Komisaris Independen adalah anggota Dewan Komisaris dari luar Bank yang memenuhi kriteria atau persyaratan sebagaimana tercantum dalam

2)Competence, which in any cases shall include the following: a) Ample banking knowledge

relevant to his/her position; b) Experience and expertise in

the banking and/or financial services sector; and

3)Financial reputation, which in any cases shall include the following:

a) Neither having any foreclosures nor being included in regulators’ bad debt list (daftar kredit macet).

b) Never declared bankruptcy or served as member of Board of Directors or Board of Commissioner of a company which declared bankruptcy within 5 (five) years prior to his/her nomination.

c. Each member of the BOC must pass Risk Management Level 1 Certification while each Independent Commissioner must pass Risk Management Level 2 certification.

3.1.2. Criteria for Independent

Commissioners

a. Independent Commissioner is a member of the Board of Commissioner from outside the Bank which meets criteria or

(6)

peraturan perundang-undangan yang berlaku;

b. Perubahan status dari Komisaris menjadi Komisaris Independen dalam Bank yang sama harus memenuhi persyaratan sebagaimana tercantum dalam peraturan yang berlaku, dan memperoleh persetujuan dari OJK; c. Setiap Direktur dan Pejabat Eksekutif

atau pihak lain yang pernah menjabat di Bank yang memiliki hubungan yang dapat mempengaruhi kemampuannya dalam menjalankan independensinya tidak dapat ditunjuk sebagai Komisaris Independen sebelum menjalani masa tunggu selama 1 (satu) tahun. Namun, ketentuan ini tidak berlaku bagi Direktur atau Pejabat Eksekutif yang pernah menjabat yang menjalankan fungsi pengawasan;

d. Komisaris Independen yang telah menjabat dalam 2 (dua) periode dapat ditunjuk kembali untuk periode selanjutnya dengan memberikan pernyataan independensi kepada Rapat Umum Pemegang Saham dalam bentuk Surat Pernyataan Independensi yang harus diungkapkan dalam Laporan Tahunan Bank.

3.1.3. Pengangkatan dan Pemberhentian anggota Dewan Komisaris

a. Anggota Dewan Komisaris diangkat dan diberhentikan oleh Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS); b. Pengangkatan anggota Dewan

Komisaris oleh RUPS dianggap belum efektif sebelum mendapat persetujuan dari OJK;

c. Setiap usulan pengangkatan dan/atau penggantian anggota Dewan Komisaris kepada RUPS harus memperhatikan rekomendasi

requirements as stated in the applicable regulations;

b. The change in status from Commissioner to Independent Commissioner in the same Bank shall fulfill the requirements stated in the regulation, and obtain an approval from OJK;

c. Any former Bank Director or Executive Officer or any parties who is in a relationship with the Bank that can influence his/her ability to perform independently cannot be appointed as Independent Commissioner before attending 1 (one) year cool-off period. However, this prohibition does not apply for Bank’s former Directors or Executive officer who perform supervisory duty;

d. Independent Commissioners who have been in the position for 2 (two) service periods can be reappointed for the next period provided that they have declared themselves as remaining independent to the GMS in the form of independency statement, which shall also be disclosed in the Bank’s annual report.

3.1.3. Appointment and Dismissal of

Members of BOC

a. Members of BOC are appointed and dismissed by the General Meeting of Shareholders (GMS);

b. Appointment of members of Board of of Commissioners by the GMS shall not be effective until such appointment is approved by OJK; c. Any proposals for the appointment

and/or replacement of any members of BOC put forward at the GMS is subject to preceding recommendation from the

(7)

dari Komite Remunerasi dan Nominasi;

d. Anggota Dewan Komisaris yang masa jabatannya telah berakhir dapat diangkat kembali.

3.1.4. Keanggotaan Dewan Komisaris

a. Jumlah anggota Dewan Komisaris paling kurang 3 (tiga) orang dan paling banyak sama dengan jumlah anggota Direksi. Satu anggota Dewan Komisaris akan ditunjuk sebagai Presiden Komisaris dan satu anggota lainnya sebagai Wakil Presiden Komisaris;

b. Paling kurang 1 (satu) orang anggota Dewan Komisaris wajib berdomisili di Indonesia;

c. 50% (lima puluh persen) atau lebih dari anggota Dewan Komisaris wajib berkewarganegaraan Indonesia;

d. Dewan Komisaris dipimpin oleh Presiden Komisaris;

e. Dewan Komisaris terdiri dari Komisaris dan Komisaris Independen;

f. Paling kurang 50% (lima puluh persen) dari jumlah anggota Dewan Komisaris adalah Komisaris Independen;

3.1.5. Masa Jabatan

a. Masa jabatan Komisaris adalah 3 (tiga) tahun dengan tidak mengurangi hak Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) untuk memberhentikan sewaktu-waktu. b. Jabatan anggota Dewan Komisaris

berakhir apabila:

1) Mengundurkan diri dengan ketentuan memberitahukan secara tertulis mengenai maksudnya tersebut kepada Perseroan sekurang-kurangnya

Remuneration and Nomination Committee;

d. Any members of BOC whose term of office has expired may be reappointed.

3.1.4. Membership of BOC

a. The total number of members of BOC shall be at least 3 (three) person which shall not exceed the number of members of Board of Directors. One of them shall be appointed as the President Commissioner and another as the Vice President Commissioner; b. At least 1 (one) member of the BOC

shall be domiciled in Indonesia; c. 50% (fifty percent) or more of the

members of the BOC shall be of Indonesia Citizenship;

d. BOC shall be chaired by the President Commissioner;

e. BOC shall comprise of

Commissioners and Independent Commissioners;

f. At least 50% (fifty percent) of all members of the BOC shall comprise of Independent Commissioners.

3.1.5. Term of Service

a. The term of service for a Commissioner is 3 (three) years without prejudice to the rights of the General Meeting of Shareholders (GMS) to dismiss him/her at any time.

b. The term of service of a Commissioner shall terminate if such Commissioner:

1) Resigns upon submission of a prior written notice at least 30 (thirty) days prior to the date of

(8)

30 (tiga puluh) hari sebelum tanggal pengunduran dirinya.

2) Tidak lagi memenuhi persyaratan atau karena alasan tertentu berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

3) Meninggal dunia

4) Diberhentikan berdasarkan keputusan RUPS.

c. Komisaris yang masa jabatannya sudah berakhir dapat diangkat kembali oleh RUPS untuk periode selanjutnya.

3.1.6. Independensi Dewan Komisaris

Dalam melakukan fungsi pengawasan, Dewan Komisaris dilarang terlibat dalam pengambilan keputusan kegiatan operasional Bank, kecuali:

a. Penyediaan Dana kepada Pihak Terkait dan atau Penyediaan Dana besar (large exposures) sebagaimana diatur dalam ketentuan OJK tentang Batas Maksimum Pemberian Kredit Bank Umum.

b. Hal-hal lain yang ditetapkan dalam Anggaran Dasar Bank atau peraturan perundangan yang berlaku. Keterlibatan atau persetujuan Dewan Komisaris dalam pengambilan keputusan kegiatan operasional tersebut, merupakan bagian dari tugas pengawasan Dewan Komisaris sehingga tidak meniadakan tanggung jawab Direksi dalam pelaksanaan kepengurusan Bank.

his/her resignation from the company.

2) No longer meets the requirements or for some reason is deemed as no longer qualified under prevailing laws and regulations.

3) Has deceased.

4) Dismissed under the resolution of GMS.

c. A Commissioner whose term has expired can be reappointed by GMS for another term.

3.1.6. Independency of the BOC

In performing its supervisory duties, the BOC is prohibited from making decisions concerning the operational activities of the Bank, except for the following:

a. Provision of Funds to Related Parties and/or Provision of Substantial Funds (large exposures) as stipulated in the OJK Regulation concerning the Legal Lending Limit for Commercial Banks.

b. Other matters stipulated in the Bank’s Articles of Association or

applicable laws and

regulations. The involvement or approval of the BOC in the decision making process concerning such operational activities shall be deemed as part of the supervisory duties of the BOC, so it does not relieve the Board of Directors of its responsibilities for the management of the Bank.

(9)

3.2. Kewenangan Dewan Komisaris

1. Dewan Komisaris setiap waktu dalam jam operasional kantor perseroan berhak memasuki bangunan dan halaman atau tempat lain yang dipergunakan atau dikuasai oleh Perseroan dan berhak memeriksa semua pembukuan, surat dan alat bukti lainnya, memeriksa dan mencocokan keadaan uang kas dan lain-lain serta berhak untuk mengetahui segala tindakan yang telah dijalankan oleh Direksi

2. Dewan Komisaris berhak meminta penjelasan tentang segala hal terkait Perseroan kepada Direksi dan Direksi wajib memberikan penjelasan.

3. Apabila seluruh anggota Direksi diberhentikan sementara dan Perseroan tidak mempunyai seorangpun anggota Direksi, maka untuk sementara waktu Dewan Komisaris diwajibkan untuk mengurus Perseroan. Dalam hal tersebut, Dewan Komisaris berhak untuk memberikan kewenangan sementara kepada satu atau lebih Komisaris. 4. Dalam hal hanya ada satu anggota

Dewan Komisaris, semua tugas dan tanggung jawab yang diberikan kepada Presiden Komisaris atau anggota Dewan Komisaris dalam Anggaran Dasar Perseroan akan diberlakukan kepada anggota Dewan Komisaris tersebut.

3.3. Tugas dan Tanggung Jawab Dewan Komisaris

1. Dewan Komisaris adalah Organ Perusahaan yang bertugas melakukan pengawasan secara umum dan/atau khusus serta memberikan nasihat kepada Direksi dalam mengelola Perseroan.

2. Dewan Komisaris bertanggung jawab untuk memelihara dan memantau

3.2. Authority of the BOC

1. Members of BOC at any time during the company’s office business hours is entitled to enter the building and yard or other premises used or possessed by the Company and is entitled to inspect all books, letters and other evidence, check and verify the condition of the cash account and others and has the right to be informed of all actions that have been taken by the Board of Directors.

2. Members of BOC has rights to request explanation from Board of Directors on any matters relating to the Company and each member of the Board of Directors is obliged to provide such required information.

3. If all members of the Board of Directors are suspended and the Company does not have any Directors, then the BOC shall be obliged to temporarily manage the Company. In such case, the BOC is entitled to grant temporary powers to one or more Commissioners at the expense of the BOC.

4. In the event there is only one member of BOC, all duties and power conferred on the President Commissioner or any other member of Board of Commissioner in Company’s Article of association shall also apply to such member of Board of Commissioners.

3.3. Duties and Responsibilities of BOC 1. BOC is the Company’s Organ charged to

conduct general and/or specific supervision as well as providing advice to the Board of Directors in managing the Company.

2. BOC is responsible for maintaining and monitoring the Bank’s Soundness level

(10)

Tingkat Kesehatan Bank serta mengambil langkah-langkah yang diperlukan untuk memelihara dan/atau meningkatkan Tingkat Kesehatan Bank 3. Setiap anggota Dewan Komisaris

bertanggung jawab secara tanggung renteng atas kerugian Pzerseroan apabila yang bersangkutan bersalah atau lalai dalam menjalankan tugasnya, kecuali jika dapat dibuktikan bahwa: a. Telah melakukan pengawasan

dengan itikad baik dan kehati-hatian untuk kepentingan Perseroan dan sesuai dengan maksud dan tujuan Perseroan;

b. Tidak mempunyai kepentingan pribadi baik langsung maupun tidak langsung atas tindakan pengurusan Direksi yang mengakibatkan kerugian; dan

c. Telah memberikan nasehat kepada Direksi untuk mencegah timbul atau berlanjutnya kerugian tersebut. 4. Dewan Komisaris dapat memberi

persetujuan untuk:

a. Setiap kontrak yang bersifat material yang dilakukan antara Perseroan dengan pemegang saham atau dengan afiliasinya dalam kegiatan usaha normal Perseroan tetapi tidak dengan ketentuan-ketentuan komersial yang dilakukan secara objektif dan independen;

b. Setiap perubahan kebijakan akuntansi yang sebelumnya diambil oleh Perseroan;

c. Limit tertentu atau posisi transaksi atau aktifitas atau tindakan atau isu terkait lainnya yang secara specific dibahas dalam rapat Dewan Komisaris dan dapat diubah dari waktu ke waktu.

5. Dewan Komisaris wajib memastikan pelaksanaan Good Corporate Governance dalam setiap kegiatan

and takes the necessary measures to maintain and/or improve it.

3. All members of BOC shall assume joint liabilities to the Company for any losses sustained by the Company if any Commissioners is guilty or negligent in carrying out his/her duties unless if it is proven that:

a. He/she has performed supervisory duty with good faith and prudent principle for the interest of the Company and in accordance with its purpose and objective;

b. He/she has no, either directly or indirectly, personal interest to the Board of Directors’ management over the Company which has resulted in the Company’s loss; and c. He/she has provided advice to the

Board of Directors in order to prevent the occurrence or continuity of such loss.

4. BOC shall give its approval to:

a. Any material contracts entered into between the Company and its shareholders or any of its affiliates in the ordinary course of business of the Company without objective and independent commercial provisions; b. Any changes in the accounting policies previously adopted by the Company;

c. Certain limits or position of transactions or activities or actions or other related issues which are specified in Meeting of BOC and may be amended from time to time. 5. BOC must ensure the implementation of

Good Corporate Governance in all of the Bank’s business activities at all levels of the organization.

6. BOC must supervise the implementation and having regular evaluation on the remuneration policy.

(11)

usaha Bank pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi.

6. Dewan Komisaris wajib mengawasi pelaksanaan dan melakukan evaluasi rutin terhadap kebijakan Remunerasi. 7. Dewan Komisaris wajib mengarahkan,

memantau dan mengevaluasi

pelaksanaan kebijakan strategis Bank. 8. Dewan Komisaris wajib memastikan

bahwa Direksi telah menindaklanjuti temuan audit dan rekomendasi dari satuan kerja audit internal Bank,

auditor eksternal, hasil pengawasan OJK dan/atau hasil pengawasan otoritas lainnya.

9. Dewan Komisaris wajib membentuk paling kurang Komite Audit, Komite Pemantau Risiko dan Komite Remunerasi dan Nominasi. Dewan Komisaris wajib memastikan bahwa komite yang telah dibentuk

menjalankan tugasnya secara efektif. 10.Dewan Komisaris wajib

menandatangani Laporan Tahunan Bank.

11.Dewan Komisaris wajib

menginformasikan kepada OJK

selambat-lambatnya 7 (tujuh) hari sejak temuan adanya pelanggaran terhadap undang-undang atau peraturan Bank; dan setiap kondisi atau kemungkinan yang dapat membahayakan

kelangsungan bisnis Bank.

12.Dewan Komisaris harus membuat Pedoman BOC dan melakukan

tinjauan/pembaharuan secara berkala.

3.4. Larangan bagi Dewan Komisaris

1. Dewan Komisaris hanya dapat merangkap jabatan sebagai:

a. Anggota Dewan Komisaris, Direksi, atau Pejabat Eksekutif pada 1 (satu) lembaga/perusahaan bukan lembaga keuangan, atau

7. BOC must direct, monitor and evaluate implementation of the Bank’s strategic policies.

8. BOC must ensure that Board of Directors has followed up on audit findings and recommendations from the Bank’s internal audit unit, external auditors as well as the results of the supervision of OJK and/or other regulators/authorities. 9. BOC must establish at least the Audit Committee, Risk Oversight Committee and Remuneration & Nomination Committee. BOC must ensure that these committees will carry out their duties effectively.

10. BOC must approve the Bank’s annual report.

11. BOC must inform OJK no later than 7 (seven) working days upon the finding of any violations against financial and banking laws and regulations; and any conditions or potential conditions that can endanger the Bank’s business continuity.

12. BOC shall prepare BOC charter and review/update it periodically.

3.4. Restrictions for Members of BOC

1. A member of the BOC can only serve a concurrent position as:

a. Member of the BOC, Board of Directors, or Executive Officer at 1

(one) of non-financial

(12)

b. Anggota Dewan Komisaris, Direksi, atau Pejabat Eksekutif yang melaksanakan fungsi pengawasan pada 1 (satu) perusahaan anak bukan Bank yang dikendalikan oleh Bank.

Situasi berikut tidak termasuk rangkap jabatan apabila:

i. Anggota Dewan Komisaris non Independen menjalankan tugas fungsional dari pemegang saham Bank yang berbentuk badan hukum pada kelompok usahanya; dan/atau ii. Anggota Dewan Komisaris menduduki jabatan pada organisasi atau lembaga nirlaba, sepanjang yang bersangkutan tidak mengabaikan pelaksanaan tugas dan tanggung jawab sebagai anggota Dewan Komisaris Bank. 2. Anggota Dewan Komisaris yang belum

mendapatkan persetujuan dari OJK tidak dapat mengambil keputusan yang secara hukum mengikat dan mempengaruhi kondisi keuangan Bank. 3. Mayoritas anggota Dewan Komisaris

dilarang saling memiliki hubungan keluarga sampai dengan derajat kedua dengan sesama anggota Direksi dan/atau anggota Dewan Komisaris.

3.5. Etika Kerja Dewan Komisaris

1. Dewan Komisaris wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara independen.

2. Dewan Komisaris wajib menghindari kemungkinan benturan kepentingan atau menempatkan dirinya dalam posisi yang memungkinkan terjadinya benturan kepentingan. Dalam hal terjadi benturan kepentingan, anggota Dewan Komisaris tersebut tidak diperbolehkan untuk mengambil tindakan yang

b. Member of the BOC, Board of Directors, or Executive Officer performing a supervisory function at 1 (one) non-banking subsidiary controlled by the Bank.

The following situations, however, are not considered as serving a concurrent position:

i. A non-independent Commissioner performs the functional duties of the Bank’s shareholders in a company which takes the form of a juristic person in its group; and/or ii. A commissioner holds a position in

a non-profit organization or institution, without neglecting his/her relevant duties and responsibilities as a member of the Bank’s BOC.

2. Any members of the BOC who has not received approval by OJK shall not make any decisions that may affect the Bank’s financial condition.

3. The majority of the members of the BOC are prohibited from having family relations up to the second degree with their fellow members of the Board of Directors and/or with other members of the BOC.

3.5. Professional Ethics for the BOC

1. The BOC shall perform its duties and responsibilities independently.

2. The BOC shall always avoid potential conflict of interest or put themselves in a position where any potential conflicts of interest may occur. In case of occurring conflict of interest, members of BOC are not allowed to take any actions that is detrimental or that may negatively impact Bank’s financial standing and they are required to disclose the

(13)

merugikan atau yang mungkin dapat berdampak negatif terhadap keuangan Bank dan mereka diwajibkan untuk mengungkapkan kemungkinan benturan kepentingan dalam membuat keputusan tersebut.

3. Anggota Dewan Komisaris dilarang memanfaatkan Bank untuk kepentingan pribadi, keluarga, dan/atau pihak lain yang dapat berdampak buruk atau merugikan posisi keuangan Bank

4. Anggota Dewan Komisaris dilarang mengambil dan/atau menerima keuntungan pribadi dari Bank selain remunerasi dan fasilitas lainnya yang ditetapkan dalam RUPS

5. Setiap anggota Dewan komisaris wajib dengan itikad baik, kehati-hatian dalam menjalankan tugas pengawasan dan pemberian nasihat kepada Direksi Perseroan.

6. Dewan Komisaris dilarang memberitahukan Nasabah atau pihak lain, baik secara langsung maupun tidak langsung, dengan cara apa pun mengenai laporan Transaksi Keuangan Mencurigakan yang sedang disusun atau telah disampaikan kepada Pusat Pelaporan dan Analisis Transaksi Keuangan (PPATK).

3.6. Kehadiran Dewan Komisaris

Sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 1 (satu) minggu, Komisaris Independen berkewajiban untuk hadir di kantor Perseroan.

3.7. Transparansi

Anggota Dewan Komisaris wajib:

1. Mengungkapkan kepemilikan sahamnya, baik pada bank yang bersangkutan, bank lain, lembaga keuangan bukan bank dan perusahaan lain, yang berkedudukan di dalam dan di luar negeri;

potential conflict of interest in making those decisions.

3. No member of the BOC may use or benefit from the Bank in the interest of his/her own, family, and/or other parties in a way that may adversely affect or reduce the financial standing of the Bank.

4. No member of the BOC may take and/or receive anything for his/her personal benefit from the Bank, except for the remuneration and facilities as stipulated by policy and approved by the General Meeting of Shareholders.

5. Each member of the BOC shall in good faith, and with due care, carry out his/her supervisory and advisory duties with respect to the management of the Company by the Board of Directors. 6. The BOC must not disclose to any

customer or any other parties, either directly or indirectly, in any manners whatsoever, any suspicious financial transactions report related to money laundering or terrorism financing that are being prepared or have been presented to INTRAC (The Indonesian Financial Transaction Reports and Analysis Centre or PPATK).

3.6 Attendance of Board of Commissioners At least 1 (one) time within 1 (one) week (once a week), Independent Commissioner is obliged to attend the Company’s office.

3.7. Transparency

Members of the BOC shall:

1. Disclose share ownership, either in the Bank, other banks, non-bank financial institutions and other companies which is located inside and outside of Indonesia;

(14)

2. Mengungkapkan hubungan keuangan dan hubungan keluarga dengan anggota Dewan Komisaris lain, anggota Direksi dan/atau pemegang saham utama Bank.

3. Mengungkapkan posisi mereka di

Perseroan lain.

4. Mengungkapkan remunerasi dan

fasilitas lainnya yang diterima Dewan Komisaris.

3.8. Kewajiban Pelaporan Dewan Komisaris kepada Pengawas

1. Laporan Pengawasan Terkait dengan Rencana Bisnis Bank

a. Dewan Komisaris wajib menyampaikan Laporan Pengawasan dari Rencana Bisnis Bank (RBB) setiap semester kepada OJK selambat-lambatnya 2 (dua) bulan setelah semester berakhir (berakhir di Februari dan Agustus).

b. Laporan tersebut setidaknya membahas pengawasan Dewan Komisaris terhadap RBB yang meliputi:

1) Pelaksanaan Rencana Bisnis secara kuantitatif dan kualitatif;

2) Faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja Bank secara umum, terutama terkait dengan modal, penghasilan, profil risiko Bank pada kredit tertentu, Risiko Pasar dan Likuiditas;

3) Inisiatif untuk mengembangkan kinerja Bank.

2. Disclose the existence of financial and family relationship with other members of the BOC, members of Board of Directors and/or Controlling Shareholder of the Bank;

3. Disclose their position at other companies;

4. Disclose remuneration and other facilities received by member of the BOC.

3.8. Reporting Obligation of the BOC to Regulator

1. Reports on the Supervision for the Bank’s Business Plan

a. The BOC shall submit a Report on the Supervision of the Bank’s Business Plan (RBB) on semi-annual basis to OJK no later than 2 (two) months after the semester ends (end of February and August).

b. The report shall at least include BOC’s assessment toward Bank’s Business Plan covering:

1) Business Plan implementation quantitively and qualitatively; 2) Factors that affect the Bank’s

performance in general, especially related to capital, earnings, Bank’s risk profile in particular Credit, Market and Liquidity Risk;

3) Initiatives to improve Bank’s Performance.

(15)

2. Laporan Pengawasan Terkait dengan Tingkat Kesehatan Bank

Direksi, Dewan Komisaris dan/atau Pemegang Saham Pengendali Bank harus menyampaikan Action Plan kepada OJK sesuai dengan Tingkat Kesehatan Bank sebagaimana dinilai oleh OJK dan/atau berdasarkan self

assessment Bank terkait apabila:

a. Tingkat Kesehatan Bank dengan rating 4 atau 5;

b. Peringkat komposit kesehatan Bank dengan rating 4 atau 5;

c. Peringkat komposit kesehatan Bank dengan rating 3 namun terdapat isu-isu signifikan yang memerlukan penyelesaian yang tepat sehingga tidak membahayakan kelangsungan bisnis Bank.

3.9. Pengawasan Dewan Komisaris terhadap Laporan dan Kebijakan

1. Pengawasan Terhadap Pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank

Dewan Komisaris wajib melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan Fungsi Kepatuhan, dengan:

a. Mengevaluasi pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank paling kurang 2 (dua) kali dalam 1 (satu) tahun; b. Memberikan saran-saran dalam

rangka meningkatkan kualitas pelaksanaan Fungsi Kepatuhan Bank

Berdasarkan hasil evaluasi pelaksanaan Fungsi Kepatuhan, Dewan Komisaris menyampaikan saran-saran dalam rangka peningkatan kualitas pelaksanaan Fungsi Kepatuhan kepada Presiden Direktur dengan tembusan kepada Direktur yang membawahi Fungsi Kepatuhan.

2. Reports on the Assessment of the Bank’s Soundness Level

The Bank’s Board of Directors, BOC and/or controlling shareholders shall submit an Action Plan to OJK upon the results of the Bank’s Soundness Level as rated by OJK and/or based on Bank’s self assessment on the following:

a. Bank’s Soundness Rating assessed on rating 4 or rating 5;

b. Bank’s Soundness Composite Rating assessed on rating 4 or rating 5; c. Bank’s Soundness Composite Rating

assessed on rating 3 however there are significant issue(s) which require prompt settlement so it/they will not endanger Bank’s business continuity.

3.9. Supervision of the BOC Related to Reporting and Policy

1. Concerning implementation of the Bank’s Compliance Function

The BOC shall supervise the implementation of the Compliance function, among others:

a. Evaluate implementation of the Bank’s Compliance function at least 2 (two) times within 1 (one) year; b. Provide advice in order to improve

the quality of Bank’s Compliance function.

Based on results of implementation evaluation of the Compliance function, the BOC shall submit suggestions in order to improve the quality of implementation of the Compliance function to President Director with a copy to the Director in charge of Compliance function.

(16)

BOC MANUAL - INTERNAL PAGE 16 OF 21 2. Pengawasan Terhadap Penerapan

Manajemen Risiko

Dewan Komisaris wajib melakukan pengawasan aktif terhadap Penerapan Manajemen Risiko, dengan:

a. Memberi persetujuan dan mengevaluasi kebijakan Manajemen Risiko.

b. Mengevaluasi pertanggungjawaban Direksi atas pelaksanaan kebijakan Manajemen Risiko.

c. Mengevaluasi dan memutuskan permohonan Direksi yang berkaitan dengan transaksi yang memerlukan persetujuan Dewan Komisaris.

3. Pengawasan Terhadap Fungsi Audit Internal

a. Dewan Komisaris harus menjamin agar Satuan Kerja Audit Internal (SKAI) dapat melaksanakan tugas secara independen. Dalam hal ini Dewan Komisaris wajib melakukan

review atas perencanaan dan

pelaksanaan audit serta pemantauan atas tindak lanjut hasil audit dalam rangka menilai kecukupan pengendalian intern termasuk kecukupan proses pelaporan keuangan.

b. Memberi feedback dan persetujuan atas Internal Audit Charter.

c. Mengevaluasi hasil temuan pemeriksaan yang dilakukan oleh SKAI.

d. Memberi persetujuan terhadap pengangkatan dan pemberhentian Kepala SKAI.

2. Concerning Risk Management

Implementation

The BOC shall conduct active supervision for the implementation of Risk Management, among others:

a. Approve and evaluate the Risk Management policies.

b. Evaluate the Board of Directors accountability report on the

implementation of Risk

Management policy.

c. Evaluate and decide on the request of relevant Directors relating to transactions that require approval of the BOC.

3. Concerning Internal Audit Function a. The BOC shall ensure that Internal

Audit function can perform its tasks independently. In this case, the BOC shall review the planning and execution of audits and monitoring of the follow-up on audit results in order to assess adequacy of internal controls including adequacy of financial reporting process.

b. The BOC shall provide feedback and give its approval for the Internal Audit Charter.

c. The BOC shall evaluate findings of the examination by the Internal Audit Function.

d. The BOC shall give its approval for the appointment and dismissal of the Head of Internal Audit.

(17)

4. Mengenai Penerapan Program Anti Pencucian Uang (APU) dan Pencegahan Pendanaan Terorisme (PPT) bagi Bank Umum

Pengawasan aktif Dewan Komisaris paling kurang mencakup:

a. Persetujuan atas kebijakan dan prosedur penerapan program APU dan PPT;

b. Pengawasan atas pelaksanaan tanggung jawab Direksi terhadap penerapan program APU dan PPT dalam Bank.

5. Mengenai Transparansi Informasi

Produk Bank dan Penggunaan Data Pribadi Nasabah

Dewan Komisaris agar memberikan masukan dan persetujuan terhadap penetapan Kebijakan Transparansi Informasi Produk Bank.

6. Mengenai Penerapan Manajemen Risiko Dalam Penggunaan Teknologi Informasi

Pengawasan aktif Dewan Komisaris paling kurang mencakup:

a. Mengarahkan, memantau dan mengevaluasi Rencana Strategis Teknologi Informasi dan kebijakan Bank terkait penggunaan Teknologi Informasi;

b. Mengevaluasi pertanggung-jawaban Direksi atas penerapan manajemen risiko dalam penggunaan Teknologi Informasi.

7. Terkait dengan Rencana Bisnis Bank

a. Dewan Komisaris wajib melaksanakan pengawasan terhadap pelaksanaan Rencana Bisnis

4. Concerning Implementation of

Anti-Money Laundering (AML) and Counter-Terrorism Financing (CTF) Program for Commercial Banks

The BOC’s active supervision shall at least include:

a. Approval for the policies and procedures concerning the implementation of AML and CTF; b. Supervision over the implementation

of responsibilities of the Board of Directors In regard to implementation of AML and CTF programs within the Bank.

5. Concerning Transparency of Banking

Product Information and use of Customer’s Personal Data

The BOC shall provide feedback and give its approval for the policy on transparency of Banking Product information.

6. Concerning Implementation of Risk

Management in the Use of Information Technology

The BOC’s active supervision shall at least include:

a. Monitor, evaluate and guide the Bank’s strategic plan for information technology and policies related to the use of Information Technology;

b. Evaluation of the accountability of the Board of Directors for the

implementation of risk

management in the use of Information Technology.

7. Concerning Bank’s Business Plan

a. The BOC shall carry out supervision on the implementation of the Bank’s Business Plan (RBB);

(18)

BOC MANUAL - INTERNAL PAGE 18 OF 21 b. Menyetujui Rencana Bisnis yang

telah disusun oleh Direksi.

8. Mengenai Penanganan dan Penyelesaian Pengaduan Nasabah

Pengawasan aktif Dewan Komisaris terkait kepatuhan Bank atas peraturan terkait perlindungan nasabah paling kurang mencakup:

a. Persetujuan atas kebijakan Pemantauan, Penanganan dan Penyelesaian Pengaduan Nasabah.

b. mengawasi pelaksanaan kebijakan Pemantauan Penanganan dan Penyelesaian Pengaduan Nasabah.

9. Terkait Persyaratan Permodalan Minimal

Terkait Internal Capital Adequacy

Assessment Process (ICAAP), Dewan

Komisaris berkewajiban untuk:

a. Menyetujui kebijakan, strategi dan prosedur pengelolaan permodalan Bank;

b. Meninjau kualitas dan efektivitas pengelolaan permodalan yang dilakukan Direksi.

c. Melakukan evaluasi secara berkala atas kualitas dan efektivitas dari kebijakan, strategi dan prosedur pengelolaan permodalan dan menyarankan perubahan jika diperlukan.

IV. Rapat Dewan Komisaris 4.1.Ketentuan Umum

1. Rapat Dewan Komisaris diadakan di tempat kedudukan atau tempat kegiatan usaha Perseroan.

b. Approval of the Bank’s Business Plan that has been prepared by the Board of Directors.

8. Concerning Customer Protection and

Handling/Settlement of Customer Complaints

The BOC’s active supervision on the Bank’s compliance to regulations concerning customer protection shall at least include:

a. Approval for the policies on Monitoring, Handling and

Settlement of Customer

Complaints; and

b. Supervision for implementation of the policies on the Monitoring, Handling and Settlement of Customer Complaints.

9. Concerning Minimum Capital

Requirement

On the subject of Internal Capital Adequacy Assessment Process (ICAAP), The BOC is held responsible to:

a. Aprrove policy, strategy and procedure on Bank’s capital management;

b. Conduct review on the capital

management quality and

effectiveness implemented by the Board of Directors;

c. Conduct periodical evaluation on the quality and effectiveness of the capital management policy, strategy and procedure and suggest adjustments if needed;

IV. Meetings of the BOC

4.1. General Provision

1. The BOC Meeting are held at the Company’s domicile or place of business;

(19)

BOC MANUAL - INTERNAL PAGE 19 OF 21 2. Rapat Dewan Komisaris wajib

diselenggarakan secara berkala paling kurang 4 (empat) kali dalam setahun, dan dihadiri oleh seluruh anggota Dewan Komisaris secara fisik paling kurang 2 (dua) kali dalam setahun.

3. Rapat Anggota Komisaris dipimpin oleh Presiden Komisaris, dalam hal Presiden Komisaris tidak hadir, maka dipimpin oleh Wakil Presiden Komisaris. Apabila kedua Presiden Komisaris dan Wakil Presiden Komisaris tidak hadir atau berhalangan, maka rapat akan dipimpin oleh salah satu anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Presiden Komisaris. Dalam hal tidak ada anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk oleh Presiden Komisaris, maka Rapat akan dipimpin oleh salah satu dari anggota Dewan Komisaris yang hadir;

4. Dalam hal anggota Dewan Komisaris tidak dapat menghadiri rapat secara fisik, maka dapat menghadiri rapat melalui teknologi telekonferensi. dengan melengkapi hal-hal berikut:

a. Dasar keputusan penyelenggaraan rapat dengan menggunakan teknologi telekonferensi, misalnya risalah rapat Dewan Komisaris. b. Bukti rekaman penyelenggaraan

rapat; dan

c. Membuat risalah rapat yang ditandatangani oleh seluruh peserta yang hadir secara fisik maupun melalui teknologi telekonferensi.

5. Dalam hal terdapat adanya pihak ketiga selain anggota manajemen dan/atau karyawan PT Bank Commonwealth yang hadir sebagai observer dalam rapat untuk mewakili kepentingan pemegang saham dan/atau kepentingan lainnya terkait dengan rapat yang diselenggarakan, kehadiran mereka harus didokumentasikan dengan baik.

2. The BOC meeting shall be held regularly at least 4 (four) times a year, and shall be attended by all members of the BOC physically at least 2 (two) times a year. 3. The BOC Meeting shall be chaired by the

President Commissioner. In the event that the President Commissioner is not available or is prevented from attending (which situation does not need to be proven to any third parties), the BOC Meeting shall be chaired by the Vice President Commissioner. If both President and Vice President Commissioner are not available or are prevented from attending, the meeting shall be chaired by a member of the BOC elected by the President Commissioner. In case of no member of Board of Commissioner is elected by the President Commissioner, the BOC Meeting shall be chaired by one of the members who attend;

4. In the case of members of the BOC are unable to attend the BOC meeting physically, then they can attend such meeting via teleconferencing technology by completing the following conditions: a. The ground for holding the meeting

using the teleconferencing technology, e.g. minutes of the BOC meeting;

b. A recording as proof that the meeting has been held; and

c. The relevant minutes of meeting must be signed by all participants including those who were physically present and those who attended via teleconferencing technology. 5. In the event of any third parties other

than a member of the management and/or employees of PT. Bank Commonwealth attending as observer(s) at the meeting to represent the interests of shareholders and/or other purposes related to the

(20)

4.2.Kuorum

Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila lebih dari ½ dari jumlah anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili dalam rapat.

4.3.Keputusan Rapat

a. Pengambilan keputusan rapat Dewan Komisaris dilakukan berdasarkan musyawarah mufakat.

b. Dalam hal tidak terjadi musyawarah mufakat pada pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak, minimal ½ dari jumlah suara yang diambil dalam rapat. Jika semua anggota Dewan Komisaris menghadiri rapat tersebut secara langsung maupun diwakilkan, dan pengambilan suara berakhir seimbang, pemimpin rapat berhak untuk mengambil keputusan dan keputusan tersebut akan berlaku dan mengikat.

c. Segala keputusan Dewan Komisaris bersifat mengikat bagi seluruh anggota Dewan Komisaris.

4.4.Risalah Rapat

1. Hasil rapat Dewan Komisaris dituangkan dalam risalah rapat dan didokumentasikan secara baik

2. Perbedaan pendapat yang terjadi dalam rapat Dewan Komisaris wajib dicantumkan secara jelas dalam risalah rapat beserta alasan perbedaan pendapat tersebut.

meeting being held, their attendance should be well documented.

4.2. Quorum

The BOC meeting shall be considered legitimate and entitled to adopt binding resolutions if more than ½ of all of the members of the BOC are present or represented at the meeting.

4.3. Meeting Resolutions

a. The BOC meeting shall adopt resolutions based on consensus for unanimity among the members of the Board.

b. In the event no consensus is reached, then the resolution shall be adopted by ballot with the affirmative vote of more than ½ (one half) of the total votes which are casted in the meeting. If all members of BOC attend the meeting either in person or by proxy, and the vote ends in a tie, the chairperson of the meeting is vested with the right to cast a deciding vote and the resolution adopted shall be valid and binding. c. Any resolutions of the BOC shall be

binding for all members of the BOC

4.4. Minutes of the Meeting

1. The results of the BOC meeting shall be recorded in the minutes of the meeting and shall be duly maintained for the Company’s documentation.

2. Any dissenting opinions that may arise in the meeting must be clearly stated in the minutes of the meeting along with the reasons for such dissenting opinions.

(21)