Laporan Audit

LAPORAN

PENELAAHAN DAN TANGGAPAN LAPORAN AUDIT

LAPORAN UNTUK MANAJEMEN EKSEKUTIF DAN DEWAN

A. Laporan

Format Laporan Audit

Hasil audit internal dilaporkan dalam suatu laporan dengan format yang berbeda untuk tiap organisasi. Moeller (2005) dalam bukunya yang berjudul “Brink’s Modern Internal

Auditing” menjelaskan beberapa alternatif bagi auditor internal dalam membuat laporan

untuk melaporkan hasil pekerjaannya, antara lain :  Oral reports (Laporan lisan)

Laporan dalam bentuk lisan biasanya dilakukan ketika tim audit internal melaporkan hasil dari pekerjaannya sebagai bagian dari penutup pertemuan di akhir pekerjaan lapangan mereka. Laporan lisan yang formal biasanya disajikan dalam bentuk presentasi formal. Disi lain laporan lisan juga dapat dibuat untuk mendukung dan melengkapi laporan tertulis.

 Interim or informal memo reports (Laporan interim atau memo informal)

Dalam sebuah situasi ketika auditor harus menginformasikan kepada manajemen tentang suatu pengembangan signifikan ketika melakukan audit atau sebelum laporan resmi dirilis, maka auditor dapat menginformasikan masalah tersebut kepada manajemen melalui laporan interim atau memo informal.

 Questionnaire-type audit reports (Laporan audit jenis kuisioner)

Format laporan dalam bentuk kuisioner paling tepat digunakan ketika ruang lingkup dari tinjauan audit berhubungan dengam masalah prosedur yang cukup spesifik atau khusus dan biasanya terdapat pada tingkat operasional yang rendah (tingkat bawah).  Regular descriptive audit reports

Pada umumnya dalam melakukan audit, pekerjaan audit harus diakhiri dengan persiapan formal descriptive audit repory. Isi dari laporan tersebut cukup luas termasuk didalamnya penjelasan mengenai departemen audit internal dan penugasan audit yang dilakukan.

2 Laporan ringkas audit sering disiapkan untuk komite audit atau anggota manajemen senior lainnya.

Pendekatan Untuk Membuat Laporan Audit

Laporan audit internal pada umumnya menggunakan satu pendekatan dari beberapa pendekatan umum yang berbeda untuk menyusun laporan audit. Pendekatan yang berbeda tentu akan menghasilkan laporan audit yang berbeda. Pendekatan yang digunakan akan berbeda karena beberapa faktor seperti jenis perusahaan, gaya manajemen perusahaan, keahlian dari pegawai audit internal dan faktor-faktor lainnya.

Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan audit internal dalam membuat laporan audit menurut Moeller (2005), antara lain :

 Audit report with “encyclopedic” coverage

Di dalam laporan audit disajikan banyak informasi tentang aktivitas yang ditelaah atau ditinjau oleh auditor internal. Tujuannya adalah untuk menyediakan sumber referensi yang mendalam bagi pengguna laporan.

 Description of the audit procedures performed

Pada pendekatan ini laporan audit menyediakan banyak informasi tentang prosedur audit yang benar-benar dilakukan oleh auditor, dimana langkah-langkah audit dijelaskan secara rinci, termasuk dalam hal pengujian dan verifikasi.

 Detailed explanations of audit findings

Laporan audit yang dihasilkan cukup tebal atau terdiri dari beberapa halaman sebagai hasil dari usaha audit yang telah dilakukan audit internal. Laporan tersebut menyajikan banyak temuan audit dengan penjelasan secara rinci.

 A highly summarized report

Laporan audit dibuat secara ringkas dengan hanya menyajikan informasi yang mana audit internal telah menelaah topik dari laporan tersebut auditor dan tidak ada pengendalian yang ditemukan pada area laporan tersebut.

 Focus on significant issues

Pendekatan ini merupakan pendekatan yang paling umum digunakan untuk membuat laporan audit, dimana laporan audit dibuat untuk menyajikan informasi yang fokus pada masalah-masalah yang signifikan. Masalah signifikan yang dimaksud adalah masalah yang penting yang secara potensial berhubungan dengan kebijakan, operasional, penggunaan sumber daya, kinerja karyawan dan hasil pencapaian perusahaan.

3 Laporan Temuan Audit yang Baik

Laporan temuan audit yang disajikan dalam format yang umum akan membuat pembaca lebih mudah memahami masalah-masalah audit dengan lebih mudah. Menurut Moeller (2005), laporan temuan audit yang baik harus terdiri dari :

 Pernyataan tentang kondisi

Kalimat pertama dalam laporan audit seharusnya merupakan ringkasan dari hasil telaah audit internal pada area-area yang menjadi perhatian audit internal. Tujuannya adalah untuk menarik pembaca laporan.

 Temuan-temuan

Pada bagian temuan-temuan harus dijelaskan tentang prosedur audit dan hasil dari prosedur yang telah dilakukan yakni temuan-temuan. Temuan-temuan dapat diringkas menjadi beberapa kalimat atau diperlukan diskusi dan penjelasan yang lebih luas tergantung dari kompleksitas temuan.

 Kriteria untuk menyajikan temuan-temuan

Temuan-temuan harus memiliki kriteria atau pernyataan yang digunakan untuk menetapkan kondisi atau status dari temuan tersebut. Tanap kriteria yang kuat, hasil audit tidak dapat dijadikan temuan. Suatu kriteria akan berbeda-beda tergantung area atau ruang lingkup dan tujuan audit. Kriteria-kriteria yang digunakan dapat berupa kebijakan, prosedur dan standar yang ada di perusahaan.

Siklus Pelaporan Audit Internal

Menurut Moeller (2005), proses pelaporan audit internal dimulai dengan mengidentifikasi temuan, menyiapkan draf laporan untuk mendiskusikan temuan-temuan dan rekomendasi atas temuan-temuan-temuan-temuan tersebut, mendiskusikan masalah audit yang telah diidentifikasi dengan manajemen bersamaan dengan penyajian draf laporan, kemudian dilanjutkan dengan menerima tanggapan manajemen atas laporan temuan audit, dan terakhir mengeluarkan laporan audit formal yang menjelaskan seluruh area yang ditelaah atau diaudit. Berdasarkan siklus pelaporan audit diatas, tahap-tahap kritis dari proses tersebut adalah sebagai berikut :

1. Development of finding outline (Pengembangan kerangka temuan)

1.1. Menentukan apakah bukti telah cukup untuk mendukung dan menjamin temuan 1.2. Meninjau kembali untuk menentukan area-area yang membutuhkan bukti

tambahan

4 1.4. Menentukan apakah terdapat kekurangan yang membutuhkan perubahan prosedur 1.5. Meninjau kembali rencana untuk meyakinkan bahwa anggaran audit telah direvisi seperlunya sehingga diperoleh keyakinan bahwa temuan telah dikembangkan sebagaimana seharusnya.

2. Preparation of first draft (Menyiapkan draf pertama) 2.1. Menelaah temuan

2.2. Memastikan apakah temuan telah dinyatakan secara spesifik

2.3. Memastikan bahwa angka-angka dan fakta lainnya telah diperiksa sesuai dengan kertas kerja

2.4. Menelaah kertas kerja yang mendukung semua temuan untuk memastikan kecukupan bukti atas temuan dan pengungkapannya

2.5. Memeriksa tata bahasa laporan baik dari ejaan, tanda baca, pola penulisan 2.6. Memastikan apakah terdapat bukti yang cukup untuk menyatakan opini

2.7. Menentukan apakah, penyebab, dampak dan rekomendasi telah cukup dikembangkan

2.8. Mendiskusikan dengan bawahan tentang metode untuk mengembangkan isi dan gaya penulisan

3. Discussion with management (Diskusi dengan manajemen)

3.1. Menentukan apakah manajemen telah mengetahui masalah yang ada dan melakukan tindakan perbaikan

3.2. Menyelidiki dan mencari tau alasan manajemen atas masalah yang ada 3.3. Memastikan apakah terdapat fakta atau keadaan yang tidak diketahui auditor 3.4. Menentukan bagaimana manajemen memperbaiki masalah yang ada

3.5. Memastikan bahwa manajemen mengetahui semua hal yang signifikan yang disajikan dalam laporan

3.6. Memastikan bahwa usaha telah dilakukan untuk mendapatkan persetujuan dari manajemen tentang fakta dan kondisi/masalah yang dikemukakan

4. Preparation of final draft (Menyiapkan draf akhir)

4.1. Memastikan bahwa perubahan atas rekomendasi sebelumnya telah dilakukan 4.2. Memastikan bahwa pendapat dari manajemen telah dipertimbangkan dengan

cukup

4.3. Memastikan bahwa laporan telah ditulis dengan baik dan dapat dipahami

4.4. Memastikan bahwa ringkasan laporan sesuai dengan isi keseluruhan dari laporan 4.5. Memastikan bahwa rekomendasi yang dibuat berdasarkan pada temuan

5 4.6. Memastikan bahwa pendapat dari manajemen telah dinyatakan dengan tepat dan

jika memang harus ditolak, auditor telah menolaknya

4.7. Menelaah laporan untuk memastikan apakah penggunaan grafik dan tabel mendukung penjelasan dari informasi yang disajikan

4.8. Memastikan bahwa auditor yang menulis temuan setuju dengan perubahan yang dibuat

5. Closing conference (Rapat penutup)

5.1. Memastikan bahwa manajemen telah mendapat kesempatan untuk mempelajari laporan akhir (final report)

5.2. Berusaha untuk mendapatkan persetujuan manajemen

5.3. Mempertimbangkan berbagai saran atau masukan untuk mengubah isi dari laporan termasuk kata-kata yang salah

5.4.Mendapatkan informasi tentang rencana tindak lanjut dari manajemen 6. Issuance of final report (Merilis laporan akhir)

6.1. Memastikan bahwa perubahan terakhir telah dilakukan sesuai dengan keputusan pada pertemuan terakhir

6.2. Memeriksa laporan untuk memastikan tidak terdapat kesalahan pengetikan

6.3. Menelaah laporan untuk memastikan bahwa komentar yang diberikan adalah komentar positif atas hasil audit yang dilakukan

6.4. Membaca laporan untuk terakhir kalinya untuk memastikan tentang isi, kejelasan, konsistensi dan kepatuhan terhadap standar profesional

B. Penelaahan dan Tanggapan Laporan Audit

1. Penelaahan Laporan

a. Menelaah Draf Laporan

Ada empat jenis penelaahan laporan audit yang dapat dilakukan. Tiap penelaahan memiliki tujuan spesifik dan karakter uniknya masing-masing. Empat jenis penelaahan tersebut adalah penelaahan atas :

 Segmen-segmen laporan audit.  Draf laporan audit.

 Laporan audit yang telah selesai dan diterbitkan.

6 Penelaahan-penelaahan awal draf laporan bersifat konstruktif dimana auditor dan klien bertemu untuk menetapkan fakta-fakta, mengevaluasi rekomendasi, dan menetapkan arah laporan yang dibuat. Penelaahan draf laporan audit final yang dikeluarkan merupakan reaksi atas rekomendasi dan mungkin menggunakan pendekatan yang defensif. Penelaahan atas hal-hal yang statusnya masih terbuka memiliki sifat investigatif dan menjelaskan. Siapa yang menelaah draf laporan akan tergantung pada sifat dari laporan itu sendiri dan pada minat atau kepentingan dari tiap-tiap manajer dan eksekutif.

Setelah sebuah laporan rutin selesai dibuat drafnya, penelaahan oleh klien mungkin menjadi sebuah langkah yang tepat (Standard 2440.A1). Hal ini akan menjadi jaminana untuk memastikan bahwa laporan tidak melewatkan aspek-aspek penting dari operasi yang diaudit. Penelaahan draf bisa mengungkapkan adanya kebutuhan untuk melakukan perubahan penekanan audit, yang mungkin tidak disadari oleh auditor itu sendiri. Penelaahan draf akan menyampaikan pertanyaan mengenai sifat dan kecukupan dari cakupan audit. Penelaahna tersebut bisa merangsang terjadinya diskusi tatap muka antara auditor dengan manajemen. Penelaahan draf juga bisa membangun citra yang diinginkan oleh auditor di mata manajemen. Penelaahan laporan yang menjelaskan kondisi yang mengalami penyimpangan memerlukan pendekatan yang berbeda. Penelaahan semacam ini hendaknya ditelaah bersama dengan setiap pihak yang mungkin keberatan dengan validitas isi laporan. Atau sebaiknya ditelaah oleh pihak yang akan mengambil tindakan nantinya. Atau sebaiknya ditelaah bersama dengan pihak-pihak yang memiliki tanggung jawab atas area atau kondisi yang dilaporkan dan membutuhkan tindakan perbaikan.

Jika kondisi yang terjadi terbatas hanya pada area-area tertentu saja, maka secara relatif tidak akan terlalu banyak masalah yang terjadi. Tetapi pada audit fungsional yang melintasi banyak batas dan pada audit organisasional yang terjadi banyak penyimpangan atau memerlukan perbaikan sistem yang ekstensif, laporan yang dikeluarkan mungkin membutuhkan penelaahan yang melewati banyak bagian hingga ke tingkat eksekutif.

Organisasi audit sebaiknya melengkapi staf mereka dengan instruksi-instruksi tertulis mengenai penelaahan draf. Secara umum, penelaahan hendaknya dilakukan dengan manajer klien dan atasannya.

Di seluruh kasus, penelaahan laporan hendaknya didokumentasikan dengan seksama. Hasil penelaahan sebaiknya dicatat di dalam kertas kerja selam atau segera setelah pertemuan sehingga tidak ada hal-hal, komentar atau keputusan penting yang hilang. Catatan-catatan ini dapat menjadi sangat penting jika kelak terjadi perdebatan atau situasi yang membahas kecukupan dari cakupan audit.

7 b. Menentukan Waktu Penelaahan

Semakin banyak jumlah penelaahan yang dilakukan, maka akan semakin lama penundaan yang terjadi dalam penerbitan laporan final. Oleh karena itu, perlu diberikan tekanan dan penentuan tenggat waktu baik bagi auditor maupun penelaahnya. Selain itu, sebaiknya juga terdapat sebuah prosedur yang pasti. Setelah membuat draf laporan, auditor hendaknya menyiapkan daftar penerima distribusi laporan. Auditor internal bersama dengan supervisor audit hendaknya memutuskan pihak-pihak mana yang sebaiknya menelaah draf laporan dan bagaimana urutan penelaahan tersebut.

Urutan penelaahan adalah hal yang penting. Daftar dari penelaah draf hendaknya dimulai oleh orang-orang yang sangat terlibat dengan atau terpengaruh oleh laporan, yang paling mungkin memiliki saran untuk membuat perubahan, keberatan atas penyusunan kata-kata atau membantah fakta-faktanya. Setelah orang-orang tersebut, draf dapat digandakan dan dikirimkan ke pihak-pihak lain yang berkepentingan untuk melakukan penelaahan. Memo pengiriman hendaknya menjelaskan isi laporan, mengindikasikan siapa-siapa saja yang telah menelaahnya, termasuk penawaran untuk menelaah laporan tersebut sevara langsung, dan menetapkan tanggal pengembaliannya.

c. Penelaahan Laporan Audit Secara Bersamaan

Untuk dapat mempercepat penelaahan dari draf laporan, beberapa organisasi menggunakan teknik laporan-laporan interim dengan kliennya. Laporan temuan dibuat oleh staf audit segera setelah temuan tersebut dinyatakan pasti, dengan menggunakan bahasa yang sama dengan yang akan digunakan di laporan final dan menambahkan dengan detail-detail yang nanti akan tercantum di paket lengkap laporan finalnya.

Klien selanjutnya akan diberikan cukup waktu untuk memberikan respons terhadap aspek-aspek faktual di dalam temuan. Unsur-unsur dari temuan seperti penyebab dan dampaknya juga akan diuraikan serta klien akan diminta untuk menyetujui atau memberikan tambahan dukungan yang substantif jika ternyata tidak menyetujuinya.

Unsur-unsur dari permintaan penelaahan audit secara bersamaan akan meliputi :  Operasi yang sedang diaudit.

 Pejabat-pejabat yang bertanggung jawab.  Penghubung audit.

 Tanggal audit dimulai.

 Tanggal permintaan dilakukannya penelaahan ini.  Rincian temuan :

8  Kriteria yang digunakan

 Kondisi yang ditemukan  Penyebab

 Dampak  Rekomendasi

 Ketua auditor (kepada siapa jawaban sebaiknya ditujukan)

Penerimaan laporan interim yang lebih awal dari klien akan memungkinkan cukup waktu untuk menyelesaikan perbedaan-perbedaan yang meungkin terjadi, sambil menyelesaikan aspek-aspek audit yang lain. Hal ini juga memberikan kesempatan bagi klien untuk membantu merancang rekomendasinya dan sekaligus mulai melakukan implementasi atas rekomendasi tersebut pada saat laporan pada akhirnya diterbitkan.

d. Rapat Penelaahan

Rapat penelaahan atas draf sebaiknya tidak dilaksanakan secara tiba-tiba. Sebelum rapat, harus dilaksanakan persiapan-persiapan terlebih dahulu. Salinan draf sebaiknya didistribusikan kepada seluruh peserta yang hadir dengan waktu secukupnya sebelum rapat dimulai. Dalam rapat penelaahan atas draf, auditor dapat menentukan arah dari rapat.

Sasaran dari rapat penelaahan atas draf ini adalah untuk :  Memberikan informasi.

 Mendapatkan persetujuan atas fakta-fakta yang disajikan.  Menetapkan persiapan dilakukannya penerapan rekomendasi. 2. Menghindari dan Menyelesaikan Konflik

Bagaimanapun baiknya fungsi auditor internal diterima di dalam perusahaan, adalah sebuah mimpi jika auditor mengharapkan setiap penelaahan draf dilaksanakan tanpa adanya konflik. Tentunya, semakin kuat posisi auditor, maka semakin besar kekhawatiran yang dimiliki oleh klien atas apa yang akan dikatakan oleh laporan tersebut kepada atasannya.

Oleh sebab itu, auditor sebaiknya melakukan persiapan untuk menghadapi kemungkinan terjadinya konflik dan perselisihan. Auditor internal harus mampu menyajikan informasi, mendukung fakta, dan memperkuat temuannya tanpa kesulitan atau penundaan. Laporan yang telah direferensikan dengan baik ke kertas kerjanya akan memberikan dukungan dengan segera. Di dalam salinan draf laporan yang dimiliki auditor sebaiknya ditulis di pinggir halamannya, referensi ke rincian pendukung. Akan lebih lagi jika auditor mengembangkan sebuah daftar yang memuat hal-hal yang mungkin memiliki potensi untuk

9 diperdebatkan beserta responsnya, termasuk salinan kertas kerja dan dokumen pendukung lainnya.

Terdapat beberapa alasan lain mengapa dapat terjadi perselisihan dan konflik. Alasan-alasan ini berhubungan dengan aspek dari perubahan. Klien dapat :

 Merasa khawatir akan dampak negatif yang mungkin timbul akibat rekomendasi yang diberikan.

 Merasa khawatir akan terjadinya dislokasi dan kekacauan birokrasi yang akan disebabkan oleh kepatuhan terhadap rekomendasi.

 Kecewa akan adanya rekomendasi yang menyatakan secara tidak langsung bahwa metode yang digunakan sekarang adalah tidak memadai.

Masalah-masalah kekhawatiran dan konflik di atas dapat dinetralkan dengan komentar-komentar positif dan membangun dari auditor yang menunjukkan dengan jelas mengenai :

 Hasil-hasil positif dan negatif yang akan diakibatkan oleh kepatuhan terhadap rekomendasi.

 Perubahan-perubahan spesifik yang dibutuhkan untuk melaksanakan rekomendasi dan bagaimana hal tersebut dapat memberikan dampak bagi klien.

 Bahwa rekomendasi yang diberikan adalah bersifat ecolusioner, bukan revolusioner, dan bagaimana rekomendasi tersebut akan dapat meningkatkan operasi.

Auditor harus menyadari bahwa klien berada di pihak defensif. Bagaimanapun caranya, dinding pembatas defensif itu harus dihilangkan dan akhirnya persetujuan dapat dicapai. Di bawah ini adalah beberapa aturan yang mungkin dapat membantu, antara lain :

 Bersikap baik

 Menggunakan kalimat nonpersonal  Menggunakan dasar pemikiran yang sama  Tidak menyudutkan siapapun

 Tidak menyamakan antara mengungkapkan pandangan dengan perselisihan. a. Mendapatkan Penerimaan Untuk Rekomendasi yang Diajukan

Kendig (1983) dalam bukunya yang berjudul Findings Without Recommendations

sebagaimana dikutip oleh Sawyer (2006) menyarankan sebuah metode menarik yang dapat meringankan konflik-konflik yang sering kali menyertai rekomendasi auditor untuk melakukan tindakan perbaikan. Metode Kendig adalah menerbitkan laporan dengan mencantumkan temuan audit tetapi tanpa memberikan rekomendasinya. Dalam surat

10 pengantar laporan, klien akan diminta untuk mengajukan paling sedikit dua cara alternatif guna mengatasi setiap temuan atau kelompok temuan. Klien kemudian diminta untuk memilih salah satu yang dianggap merupakan alternatif terbaik beserta alasannya.

Pada saat menerima rekomendasi, auditor selanjutnya memiliki hak untuk mengevaluasi pendekatan-pendekatan yang direkomendasikan dan menyetujui atau menolaknya. Jika auditor menolak sebuah rekomendasi, maka mereka harus memberikan penjelasan mengapa mereka beragumen tindakan rekomendasi tersebut tidak relevan, tidak dapat atau tidak layak untuk dilaksanakan.

Prosedur ini membalik metode yang umum digunakan dimana auditorlah yang membuat rekomendasi. Agar prosedur ini dapat bekerja dengan efektif, klien harus memberikan respons tepat pada waktunya. Jika klien gagal untuk memberikan responsnya dalam waktu yang telah ditentukan, auditor terpaksa harus membuat rekomendasi sendiri.

Di sisi lain, Camfield (1983) dalam bukunya A Look at Responses to Audit Findings

sebagaimana yang dikutip oleh Sawyer (2006) memiliki saran untuk meningkatkan respons yang diberikan oleh manajemen atas temuan audit dan rekomendasinya, antara lain :

 Rekomendasi harus spesifik terhadap masalahnya dan tindakan perbaikan harus dapat diukur.

 Tindakan yang direkomendasikan sebaiknya tergantung pada implementasinya di garis depan tingkat operasional.

 Auditor dan manajemen klien harus memiliki rasa toleransi satu sama lain.

 Pelaksanaan audit harus menjadi sebuah aktivitas yang mampu memberikan bantuan kepada manajemen operasional secara tepat waktu dan terus berlangsung.

 Auditor harus menulis laporan yang dapat dipahami dan berorientasi pada tindakan.

General Accounting Office (GAO) Amerika Serikat, di dalam publikasinya yang berjudul “How To Get Action on Audit Recommendations” sebagaimana yang dikutip oleh

Sawyer (2006) mengusulkan empat prinsip dasar yang dipercayai akan menyebabkan dilaksanakannya tindakan atas rekomendasi audit yang diberikan. Prinsip-prinsip tersebut adalah :

 Rekomendasi yang berkualitas

Dasar dari kerja audit yang efektif adalah rekomendasi-rekomendasi yang jika diimplementasikan dengan benar, dapat mencapai hasil yang ditetapkan dan bermanfaat. Rekomendasi harus menyatakan dasar implementasi yang jelas,

11 meyakinkan dan dapat dilaksanakan. Kegunaan dan relevansinya sebaiknya dievaluasi ulang seiring dengan kemajuan tindakan penindaklanjutan.

 Komitmen

Auditor dan organisasi harus memiliki komitmen dalam mengidentifikasi dan menghasilkan perubahan yang dibutuhkan. Komitmen auditor tersebut hendaknya bersifat pribadi dan profesional. Organisasi juga sebaiknya mendukung dan memperkuat komitman dari para stafnya.

 Sistem pengawasan dan penindaklanjutan

Organisasi audit hendaknya memiliki sebuah sistem yang menyediakan struktur dan disiplin yang dibutuhkan untuk mendorong dilakukannya tindakan untuk rekomendasi audit. Sistem tersebut hendaknya memastikan bahwa rekomendasi-rekomendasi yang diberikan terus secara agresif dikejar sampai selesai dilaksanakan dan berhasil diimplementasikan.

 Perhatian khusus pada rekomendasi penting

Auditor harus memastikan bahwa rekomendasi penting telah dipertimbangkan secara wajar.

3. Opini Audit

Terdapat beberapa saran perubahan yang dapat tidak disetujui oleh auditor, yaitu untuk hal-hal yang memiliki dampak terhadap opini audit. Opini audit tidak dapat didelegasikan atau dikomporomikan maupun dinegosiasikan. Opini tersebut adalah semua hal yang auditor percayai dengan sepenuh hati, berdasarkan apa yang mereka lihat.

4. Penyebab dan Dampak

Manajemen senior sangat berkepentingan dengan penyebab maupun dampak dari kondisi-kondisi yang dilaporkan oleh auditor. Memahami penyebab dan dampak tersebut dapat menjadi satu faktor yang signifikan bagi pengambilan keputusan dari eksekutif klien. Oleh karena itu, akan sangat baik jika auditor menelaah seluruh permasalahan ini selama penelaahan draf laporan. Umunya, manajemen lini berada di posisi yang paling tepat untuk menjelaskan alasan-alasan penyebab terjadinya penyimpangan atau kondisi umum tersebut, dan pandangan dari manajemen operasional juga hendaknya didapatkan dan dipertimbangkan dengan seksama. Auditor sebaiknya memeriksa alasan-alasan tersebut sehingga auditor dapat memastikan bahwa tindakan perbaikan yang diusulkan telah terarah pada penyebab bukan gejalanya.

12 Setelah dilakukan penelaahan pada draf laporan, mungkin diperlukan dilakukannya beberapa perubahan. Seberapa signifikan perubahan tersebut akan menjadi masalah pertimbangan. Terkadang perubahan-perubahan tersebut hanyalah berupa penggantian kata-kata yang tidak membutuhkan penelaahan lebih lanjut. Kriteria utama yang harus diingat adalah memelihara reputasi auditor akan keadilan dan objektivitas yang dimilikinya dan adanya keyakinan bahwa auditor memang benar-benar independen.

6. Tanggapan Untuk Laporan

Aktivitas-aktivitas audit internal yang tidak memiliki wewenang dalam meminta diberikannya tanggapan untuk temuan-temuan yang mereka laporkan, atau untuk melakukan evaluasi atas kecukupan tindakan perbaikan, berarti telah kehilangan efektivitasnya. Arahan-arahan atau kebijakan manajemen harus menyatakan dengan jelas bahwa laporan audit yang memerlukan tindakan perbaikan harus ditanggapai secara tertulis. Pada umumnya, arahan dan kebijakan ini menetapkan batas waktu terakhir untuk menyampaikan jawaban tertulis.

Untuk setiap cabang atau divisi operasional sebaiknya memiliki instruksi-instruksi sehubungan dengan pemberian tanggapan untuk laporan audit. Instruksi ini sebaiknya menyatakan: siapa yang berkewajiban menyiapkan tanggapan; siapa yang menandatanganinya; bagaimana tanggapan tersebut sebaiknya ditulis; serta langkah-langkah apa yang sebaiknya diambil jika tindakan perbaikan tidak dapat diselesaikan dalam jangka waktu yang ditetapkan.

Auditor internal juga sebaiknya memberitahukan bahwa mereka bersedia untuk membahas tindakan perbaikan dan menelaah draf tanggapan dari klien. Namun demikian, tetap saja, tanggung jawab untuk mengevaluasi usulan tindakan perbaikan yang diperintahkan oleh manajemen dan memustuskan apakah ia dapat atau tidak dapat memperbaiki situasi yang terjadi tetap berada di pihak auditor.

Jika tanggapan yang diberikan kurang memuaskan, dan tidak dapat dicapai kesepakatan secara lisan dengan klien, tanggapan tersebut hendaknya secara formal ditolak melalui sebuah memorandum. Memorandum tersebut sebaiknya secara spesifik menjelaskan mengapa tanggapan tersebut dianggap kurang memadai.

Selanjutnya, aktivitas audit sebaiknya juga memiliki sebuah metode formal untuk menutup status laporan yang telah mendapat respons yang memuaskan. Metode ini dapat berupa sebuah formulir memorandum kepada eksekutif audit dengan mencantumkan tanda tangan auditor yang bersangkutan. Memorandum tersebut hendaknya menyatakan bahwa auditor telah puas atas respons yang diberikan dan laporan dapat ditutup.

13

C. Laporan Untuk Manajemen Eksekutif dan Dewan

1. Tujuan Laporan Untuk Manajemen Eksekutif dan Dewan

Menurut Sawyer (2006) dalam bukunya yang berjudul “Sawyer’s Internal Auditing”, laporan kepada manajemen senior dan dewan melalui komite audit memiliki dua tujuan. Pertama, adalah laporan untuk mengkomunikasikan hal-hal yang telah dicapai oleh audit internal, laporan ini disebut dengan laporan aktivitas. Kedua, adalah laporan untuk menjelaskan apa-apa yang telah diamati oleh audit internal, laporan ini disebut dengan laporan evaluasi.

Laporan aktivitas menjelaskan sampai sejauh mana audit internal mampu memenuhi sasarannya. Laporan ini menguraikan ruang lingkup dan kedalaman usaha audit internal. Laporan ini meringkas tindakan perbaikan yang dianggap sebagai hasil dari audit internal. Mereka menunjukkan bagaimana audit telah membantu melindungi perusahaan melalui pengawasan atas kecukupan dan efektivitas berbagai pengendalian yang ada.

Sementara laporan evaluasi, memberikan informasi tentang perusahaan yang tidak tersedia di tempat lain kepada manajemen dan dewan. Laporan ini memberikan informasi yang objektif akan kesehatan operasional perusahaan dan membantu mendukung laporan auditor eksternal dan surat manajemen.

Standards for The Professional Practice of Internal Auditing, Practice Advisory 2060-1, mewajibkan kedua laporan tersebut dibuat oleh audit internal yang diterbitkan oleh direktur audit dan memberikan laporan tersebut kepada manajemen senior dan dewan setiap tahun. Para anggota dewan mungkin tidak akan dapat membaca seluruh laporan pemeriksaan audit internal, tetapi mereka akan sangat tertarik dengan laporan ringkasan dari seluruh pengendalian perusahaan secara keseluruhan dan kinerjanya, yang meliputi :

 Ringkasan temuan-temuan audit dan kesimpulannya.  Status dari pengendalian internal perusahaan.

 Opini auditor internal atas aktivitas yang ditelaah.  Temuan-temuan material yang belum diperbaiki.

 Tren keseriusan dan kepelikan penyimpangan yang dilaporkan.  Koordinasi antara auditor internal dengan auditor eksternal.  Risiko-risiko yang tetap tidak terjaga.

Dengan demikian, laporan berkala mengenai apa yang telah dicapai oleh auditor internal dan apa yang telah mereka temukan, sekaligus laporan evaluasi auditor internal atas kesehatan

14 operasional dan administratif dari perusahaan, dapat menjadi perhatian penting bagi komite audit dan dewan komisaris.

2. Faktor-Faktor Untuk Pelaporan Kepada Komite

Karen Grandstand, wakil presiden dari Minneapolis Federal Reserve Bank yang dikutip oleh Sawyer (2006), menguraikan serangkaian unsur yang dipercaya oleh para direktur dan manajemen senior seharusnya terdapat di dalam fungsi audit internal. Unsur-unsur tersebut adalah :

 Struktur: Penempatan sehingga memiliki posisi yang independen.

 Manajemen, penempatan staf dan kualitas audit: Tanggung jawab seharusnya berada di bawah satu orang manajer.

 Ruang lingkup: Penelaahan dan pengujian seharusnya mencerminkan sifat, kerumitan dan risiko dari aktivitas-aktivitas yang terdapat di dalam dan di luar neraca.

 Komunikasi: Manajemen senior seharusnya mendukung perkembangan komunikasi secara tebuka dan pemeriksaan permasalahan secara kritis, menciptakan kesadaran akan temuan-temuan auditor internal dan solusi dari manajemen operasional atas kekurangan pengendalian internal yang teridentifikasi.

3. Komunikasi dengan Dewan

Audit internal melalui laporan-laporannya hendaknya menjadi sumber informasi yang utama bagi dewan. Demikian pula eksekutif audit internal seharusnya memiliki garis komunikasi langsung dewan komite audit. Dewan dan komite audit harus memberikan ekspektasi dan auditor harus memberikan komunikasi dengan jujur mengenai kualitas dari pelaporan keuangan perusahaan.

Dalam SAS 61 AICPA, “Comuunication with Audit Committees”, dibahas persyaratan

komunikasi dengan komite audit yang meliputi beberapa area, yaitu :  Penggelapan dan tindakan illegal.

 Penyimpangan pengendalian internal.

 Kebijakan-kebijakan akuntansi yang signifikan.  Estimasi-estimasi akuntansi.

 Penyesuaian-penyesuaian audit yang signifikan.  Ketidaksepakatan dengan manajemen.

15 Eksekutif audit internal hendaknya membahas area-area di atas dengan komite audit. Rincian dari masing-masing area di atas yang menjadi perhatian komite sebaiknya digambarkan secara detail, yang menguraikan implikasi-implikasi penyimpangan yang merugikan.

4. Laporan Aktivitas

Sebelum adanya Practice Advisory 2060-1, beberapa auditor internal beragumen bahwa laporan aktivitas tidak diperlukan; laporan audit internal yang digunakan saat ini-laporan yang diterbitkan untuk menunjukkan hasil audit secara spesifik- adalah bukti terbaik atas pencapaian audit. Laporan audit internal yang ada memberikan informasi yang berharga dan menunjukkan masalah-masalah yang memerlukan tindakan perbaikan. Namun demikian, laporan audit ini perlu diringkas sehingga dapat menyajikan totalitas dari pencapaian audit internal. Jika ringkasan dibuat dengan baik, maka akan dapat menangkap dan mempertahankan erhatian baik dari manajemen eksekutif maupun dewan.

Pencapaian audit internal sering kali dinyatakan dalam dolar (satuan uang), sehingga mendapat perhatian lebih dari pencapaian-pencapaian yang lain. Akan tetapi tingkat pengembalian dolar hanyalah salah satu pencapaian audit. Akan lebih baik jika aspek-aspek konsultatif, konstruktif, dan protektif dari pekerjaan audit internal juga ditekankan.

Audit internal sebaiknya secara berkala meminta perhatian dari para eksekutif dan dewan akan ringkasan pencapaian yang telah dibuat, baik dalam bentuk uang maupun yang lain, untuk menunjukkan nilai dari kontribusi yang telah diberikan oleh audit internal. Menurut Sawyer (2006), beberapa subjek yang dapat dimasukkan kedalam laporan aktivtas antara lain :

 Perbandingan antara pekerjaan yang diprogramkan dengan pekerjaan yang dicapai.  Jumlah dan keragaman dari aktivitas yang diaudit.

 Jumlah dan jenis laporan yang diterbitkan.

 Jumlah komunikasi lain yang dilakukan dengan manajemen.  Biaya pengoperasian departemen audit.

 Jumlah pengembalian dan penghematan yang dilakukan.  Status dari eksposur risiko.

 Jumlah dan jenis studi-studi manajemen khusus.

 Kuantifikasi, jika memungkinkan, atas peningkatan jasa yang diberikan kepada unit-unit internal atau kepada orang-orang atau organisasi-organisasi luar.

 Efektivitas dari pekerjaan audit.  Kualitas dari aktivitas audit eksternal.

16 Aktivitas audit internal hendaknya mengembangkan dan memelihara catatan-catatan administratif sebagai sumber untuk membuat ringkasan atau laporan aktivitas. Catatan-catatan tersebut antara lain :

a. Perbandingan antara pekerjaan yang diprogramkan dan pencapaiannya

Untuk setiap proyek audit internal, jumlah hari audit yang diprogramkan dan digunakan dapat diperbandingkan. Jumlah hari yang diprogramkan dapat diambil dari jadwal audit jangka panjang. Jumlah hari audit yang digunakan dapt diringkas untuk setip proyek pada register yang tercantum di dalam tiap-tiap laporan waktu.

b. Aktivitas yang diaudit

Informasi tentang jumlah dan keragaman aktivitas yang diaudit dapat digabungkan dalam sebuah formulir yang dibuat setelah setiap proyek audit selesai dilaksanakan. Formulir ini memberikan tempat untuk menyampaikan opini audt secara keseluruhan atas keseluruhan proyek, maupun opini yang tersegmentasi untuk proyek yang dibagi ke dalam fungs-fungsi atau area-area operasional yang spesifik, terutama pada audit fungsional, dimana audit yang dilakukan dapat melintasi banyak garis pertanggungjawaban organisasi. Formulir juga sebaiknya memungkinkan dilakukannya klasifikasi atas temuan-temuan audit menurut urutan berat dan ringannya.

c. Biaya operasional departemen audit

Biaya audit dapat dihitung dan dilaporkan untuk setiap laporan audit. Penghitungan biaya berdasarkan aktivitas dapat menghasilkan perhitungan yang lebih teliti untuk setiap audit.

d. Jumlah pengembalian dan penghematan

Jumlah pengembalian dan penghematan sebaiknya dikumpulkan dalam sebuah catatan khusus yang menyebutkan nama proyek dan menganalisis jumlah uang yang telah dikembalikan atau dihemat. Jumlah penghematan harus dihitung secara konservatif dan mendapat persetujuan klien atas jumlah yang hendak dilaporkan.

Laporan ativitas dapat diterbitkan setiap enam bulan atau tahunan. Pada bagian pembukaan laporan dijelaskan tujuan dari departemen audit internal, kemudian jumlah hari audit yang dianggarkan dan telah digunakan. Pada bagian isi laporan ini menganalisis pengungkapan-pengungkapan audit dan penyebab dari kekurangan yang dilaporkan; bantuan khusus yang telah diberikan kepada manajer organisasi disertai jumlah yang dihemat maupun diselamatkan. Kemudian laporan ini ditutup dengan rencana audit untuk tahun depan. Selain beberapa hal yang telah disebutkan diatas, laporan aktivitas dapat ditambah beberapa

17 informasi umum lainnya tergantung masing-masing organisasi audit. Beberapa organisasi menggunakan grafik dan diagram sebagai tambahan untuk menggambarkan tingkat pekerjaan audit yang telah dilaksanakan.

Laporan aktivitas dikenal karena keringkasannya. Laporan ini dapat menyajikan sejumlah materi yang cukup banyak hanya dalam beberapa halaman dan menyoroti permasalahan-permasalahan yang signifikan di catatan pinggirnya. Oleh karena itu, para anggota manajemen puncak, komite audit dan dewan komisaris dapat melihat atau membaca laporan tersebut dalam waktu yang sangat singkat.

5. Produktivitas Audit

Produktivitas biasanya dianggap sebagai perbandingan antara input yang berasal dari sumber daya dan output yang berupa produk atau jasa. Namun demikian, produktivitas juga dapat mengukur akibat dari sebuah usaha audit. Hasil merupakan output. Hasil tersebut merupakan peningkatan yang dicapai oleh organisasi atau masyarakat yang diperoleh melalui penerapan aktivitas audit.

Ujian terakhir dari keberhasilan ausit adalah produktivtasnya. Untuk menentukan apakah sebuah audit telah produktif, audit tersebut harus memiliki tujuan. Tujuan ini sebaiknya dinyatakan dalam bentuk output atau akibat yang diharapkan dari tindakan audit, atau kedua-duanya.

Dalam situasi yang ideal, petunjuk audit itidak hanya mencantumkan tujuan audit tetapi juga spesifikasi tentang bagaimana pencapaian dari tujuan tersebut dapat diukur. Ketika terdapat kondisi sepert ini, maka produktivitas audit dapat ditentukan, dan ketika telah diketahui, dapat dilaporkan sebagai salah satu bagian dari laporan aktivitas audit.

Produktivitas audit seringkali disalahartikan dalam pelaporan sebagai :  Jumlah audit yang selesai dilaksanakan.

 Jumlah hari kerja yang digunakan untuk mengaudit.

 Perbandingan antara jumlah biaya audit yang terjadi dengan anggaran audit.  Biaya yang dihapuskan (dihemat) atau uang yang diterima.

Hal-hal diatas tidak mengukur dalam arti yang sebenarnya produktivitas nyata dari orgnisasi yang merupakan tingkat pencapaian tiap-tiap tuuan audit. Hal-hal diatas merupakan sesuatu penting sebagai suatu statistik kuantitatif secara relatif terhadap operasi audit.

18 Laporan evaluasi yang melaporkan tentang kesehatan operasional perusahaan, dapat menarik perhatian manajemen. Manajemen akan melihatnya sebagai sebuah indikator kelancaran administrasi atau kekurangan organisasional. Oleh karena itu, laporan evaluasi harus memiliki dasar yang kuat dan logis.

Manajemen senior memang menerima laporan operasional dari manajemen operasional yang memuat informasi tentang produksi, jadwal, kualitas, penundaan pekerjaan, penempatan staf dan sejenisnya. Akan tetapi laporan operasional ini mungkin hanyalah menguntungkan satu pihak saja. Apa yangdibutuhkan oleh manajemen senior adalah evaluasi yang objektif, berpendidikan, dan professional dari seluruh usaha yang telah dilakukan auditor untuk mengungkapkan pelaksanaan dari segala urusan perusahaan. Aktivitas tambahan yang dapat dilakukan mungkin berupa penelaahan auditor atas validitas dari laporan operasional itu sendiri.

Dalam laporan evaluasi disajikan secara tidak langsung akumulasi dari tiap-tiap temuan audit dan kesimpulan serta gambaran dari trend dan varians yang terjadi. Terdapat beberapa unit pengukuran untuk laporan seperti ini, dua diantaranya adalah opini audit dan temuan audit.

a. Meringkas Opini Audit

Tidak semua auditor internal menyajikan opini secara keseluruhan dari masing-masing audit yang mereka lakukan. Beberapa orang cukup puas dengan hanya melaporkan temuan dan rekomendasinya saja. Namun, beberapa yang lainnya, memiliki argument bahwa sebuah opini professional atas kecukupan, efisiensi, dan efektivitas sistem pengendalian, keuangan dan operasional, dari aktivitas yang diaudit, akan memberikan informasi yang dibutuhkan dan berguna bagi manajemen. Para auditor internal ini percaya bahwa opini atas operasi tidak kalah penting jika dibandingkan dengan opini yang diberikan atas laporan keuangan.

Opini audit internal atas aktivitas operasional spesifik yang diaudit pada dasarnya akan menjadi “memuaskan” atau “tidak memuaskan.” Tentu terdapat gradasi didalamnya (sangat memuaskan, dengan pengecualian, buruk, tidak memuaskan). Tetapi perbedaan ini sendiri mungkin hanya berupa perbedaan penampilan saja. Dari sudut pandang manajemen, operasi tersebut hanya diukur apakah telah memenuhi standar atau tidak, apakah pekerjaan telah dilaksanakan dengan baik atau tidak, jika tidak mengapa. Temuan-temuan yang spesifik akan mendukung opini-opini ini. Oleh karena itu, laporan audit hendaknya menyajikan opini audit secara keseluruhan. Opini-opini ini juga sebaiknya diringkas sehingga dapat

19 memberikan indikasi kepada manajemen dan dewan mengenai kualitas pengendalian maupun kinerja perusahaan menurut pandangan auditor internal.

Ringkasan-ringkasan berkala dapat menunjukkan jumlah total opini audit yang diberikan dan persentase, lokasi serta permasalahan dari hal-hal yang dinilai tidak memuaskan. Karenanya manajemen diberikan suatu indikasi yang tercakup di dalam temuan mengenai apakah tindakan perbaikan perlu untuk dilakukan.

Informasi mengenai status penyelesaian dari opini tidak wajar juga hendaknya dicantumkan. Manajemen sebaiknya diberikan penjelesan tentang :

 Persetujuan atau pun penolakan klien atas temuan dan opini tidak wajar.

 Posisi klien atas koreksi dari kondisi yang menyebabkan diberikannya opini tidak wajar.

 Situasi dimana kondisi-kondisi yang menyebabkan diberikannya opini tidak wajar telah diselesaikan.

 Situasi dimana terdapat kejadian-kejadian yang memberatkan. b. Meringkas Temuan

Ringkasan dari temuan-temuan yang menyebabkan dikeluarkannya opini yang tidak memuaskan akan menunjukkan dimana tindakan perbaikan sebaiknya dilakukan. Temuan dapat dibagi menjadi dua klasifikasi, yaitu berat dan ringan.

Temuan yang berat adalah temuan yang mempengaruhi kinerja atau pengendalian, menghalangi suatu aktivitas, fungsi atau unit untuk mencapai bagian yang substansial dari sasaran atau tujuan yang signifikan. Sedangkan temuan yang ringan adalah temuan yang perlu untuk dilaporkan dan meminta dilakukannya tindakan perbaikan, tetapi hal tersebut tidak dapat dianggap sebagai suatu halangan tercapainya sasaran atau tujuan yang penting.

Ketentuan seperti di atas membutuhkan interpretasi yang konsisten dan seksama dengan dasar kasus per kasus. Karenanya, seluruh temuan hendaknya dievaluasi oleh seseorang yang berwenang sehingga menjamin adanya konsistensi dan cukup pemikiran dari tingkat yang tepat.

Pada umumnya, temuan-temuan berat dilaporkan di dalam laporan audit. Temuan-temuan ringan akan diringkas dalam laporan audit atau dimasukkan sebagai bagian dari surat manajemen dari auditor kepada manajer klien. Surat manajemen ini tidak membebaskan klien dari kewajiban memberikan respons atas temuan-temuan ringan. Surat manajemen biasanya ditelaah pada audit berikutnya, dan jika masih belum terpecahkan, kondisi ini dapat menjadi sebuah temuan yang berat di dalam laporan audit berikutnya. Jadi, persentase dari

temuan-20 temuan penyimpangan yang dilaporkan akan dianggap sebagai persentase dari masalah, opini, atau kinerja yang utama.

c. Pemetaan Tren

Tren dalam opini dan temuan-temuan penyimpangan hendaknya dipetakan sehingga dapat memberikan sebuah indikasi yang bermanfaat tentang kesehatan administratif perusahaan.

d. Meringkas Penyebab

Manajemen tidaklah cukup jika hanya mengetahui kekurangan saja. Manajemen hendaknya mengetahui mengapa kekurangan tersebut terjadi. Mungkin informasi yang paling berguna yang dapat diberikan auditor kepada manajemen adalah informasi tentang penyebab terjadinya penyimpangan. Dengan mengetahui dan mengenali penyebabnya, manajemen akan dapat menemukan cara untuk memperbaikinya.

Sistem yang baik yang dapat menentukan dan melaporkan penyebab terjadinya penyimpangan dapat memberikan bantuan yang sangat besar bagi eksekutif untuk mengambil tindakan perbaikan secara menyeluruh. Untuk dapat mencantumkan penyebab suatu kondisi membutuhkan perencanaan dan analisis. Langkah pertama ini adalah untuk mengidentifikasi kemungkinan-kemungkinan penyebab terjadinya penyimpangan. Ini adalah masalah pertimbangan masing-masing. Masing-masing direktur audit harus membuat keputusan mana yang paling cocok bagi organisasinya.

Sawyer (2006) menyatakan terdapat beberapa kumpulan penyebab yang dapat dikaitkan dengan hierarki pengendalian manajemen, antara lain :

 Tujuan dan perencanaan yang sesuai tidak dibuat.

 Sumber daya manusia dan bahan baku yang sesuai tidak diberikan.  Standar atau kriteria lainnya tidak ditentukan.

 Karyawan tidak dilatih.

 Tidak adanya sistem persetujuan.

 Tidak adanya pengendalian utama (pusat).  Kepatuhan terhadap standar tidak dijamin.  Proses yang sedang berjalan tidak diawasi.

 Sistem pencatatan dan pelaporan yang memadai tidak dibuat atau dipelihara.  Tidak ada tindakan yang dilakukan oleh manajemen saat menerima laporan.

 Tidak ada tindak lanjut atas implementasi tindakan berkenaan dengan kekurangan-kekurangan sebelumnya.

21 Penyebab-penyebab diatas dibawa kehadap manajer ataupun supervisor dari suatu aktivitas secara khusus. Ketika dalam menyelesaikan semua pekerjaannya manajer terbatas dalam sumber daya yang dapat digunakan, dan ketika pembatasan-pembatasan ini secara serius telah mempengaruhi dan diluar kendali mereka, maka penyebabnya kemungkinan besar adalah : (1) kegagalan (manajemen senior) untuk memberikan tujuan dan perencanaan yang sesuai; dan (2) kegagalan untuk memberikan sumber daya yang sesuai. Penyebab-penyebab yang lain mencakup permasalahan-permasalahan yang umumnya berada di bawah kendali manajer operasional.

Disamping menentukan penyebab, juga diperlukan penetapan sifat kekurangan itu sendiri. Jadi, bersama-sama dengan penyebabnya, perlu untuk diketahui apakah pengendalian atau kinerja yang terjadi adalah : tidak lengkap; kurang; tidak tepat waktu; tidak akurat; tidak konsisten; ataupun salah.

Seiring dengan usaha yang dilakukan untuk menemukan penyebab, akan terdapat penyebab di belakang suatu penyebab tersebut. Namun demikian, penyebab utama adalah penyebab yang setelah dilenyapkan akan langsung memperbaiki kondisi yang terjadi. Oleh karena itu, penyebab utama merupakan suatu hal yang penting, dalam mencari penyebab, untuk melihat baik tindakan yang telah diambil oleh manajemen lini untuk menghindari kondisi tersebut, memperbaiki kondisi yang dilaporkan, maupun mengidentifikasikan sifat dari kekurangan yang terjadi.

Hal-hal diatas akan merujuk pada penggunaan formulir yang akan membantu auditor mengumpulkan data yang dibutuhkan untuk melakukan analisis kekurangan-kekurangan bagi manajemen. Formulir ini memberikan tempat untuk mengidentifikasikan kekurangan yang terjadi untuk tujuan pengendalian. Identifikasi ini juga dilakukan pada saat pengambilan kesimpulan dari setiap proyek audit. Kekurangan tersebut pada pokoknya akan dinyatakan seperti yang telah diringkas dalam laporan. Formulir ini juga memuat tindakan perbaikan yang diambil atau diajukan, serta penyebab (dan dampak) yang dapat berupa sebuah penjelasan naratif mengenai bagaimana auditor menerima penyebab (atau dampak) dari kondisi tersebut.

Identifikasi dari temuan akan membantu akumulasi data-data statistik mengenai apakah temuan tersebut berhubungan dengan pengendalian atau kinerja dan dianggap berat atau ringan. Jika temuan yang sama meliputi pengendalian maupun kinerja, formulir harus dibuat untuk setiap kategori untuk mempermudah peringkasan. Hal ini karena baik penyebab maupun tindakan perbaikannya bisa berbeda. Jika formulir telah dibuat dengan baik, maka bisa langsung segera diringkas menjadi sebuah laporan untuk manajemen.

22 7. Komunikasi Khusus

Sebuah situasi yang tidak dapat ditoleransi mungkin terjadi ketika seorang auditor internal menghadapi sebuah situasi yang serius dan tidak memperoleh dukungan dari seluruh tingkatan manajemen. Jika auditor tetap yakin bahwa diperlukan suatu tindakan, maka auditor internal harus langsung menemui komite audit. Tindakan ini mungkin akan membahayakan pekerjaan auditor, namun risiko ini telah menjadi bagian dari pekerjaan dan auditor harus mau menerimanya. Disisi lain, komite audit harus sepenuhnya mendukung usaha audit dan menyatakan dengan jelas bahwa auditor adalah bagian dari manajemen perusahaan dan adanya intervensi, baik langsung maupun tidak langsung, tidak akan dapat ditoleransi.

8. Laporan Audit Satu Halaman

Laporan audit satu halaman merupakan sebuah laporan audit khusus yang baru-baru ini diciptakan oleh beberapa organisasi besar. Laporan ini dirancang untuk menghemat waktu para eksekutif dan anggota dewan komisaris yang sibuk, dan dapat dirancang menjadi

PowerPoint atau dalam bentuk tercetak. Laporan ini berbentuk presentasi berwarna satu halaman yang didukung oleh referensi terinci bagi area-area yang mendapat perhatian dari eksekutif atau anggota dewan.

9. Beberapa Peringatan

Diperlukan kehati-hatian dalam memberikan penekanan pada kinerja audit internal dan untuk membatasi data yang hanya bersifat informatif. Beberapa peringatan harus dipertimbangkan ketika menerbitkan jenis-jenis laporan berikut ini, antara lain :

a. Jumlah dan keragaman penugasan audit

Laporan seperti ini dapat dikategorikan sebagai laporan informal saja dan bukanlah sebuah cara pengukuran kinerja yang baik. Disamping itu, adanya peningkatan jumlah departemen yang diaudit mungkin menjadi indikasi bahwa staf audit terlalu banyak tersebar atau hanya melakukan audit yang sifatnya dangkal saja.

b. Jumlah laporan yang dikeluarkan

Tanpa penjelasan, peningkatan dalam jumlah l,aporan mungkin dapat diartikan sebagai pelaksanaan audit yang lebih singkat atau area audit yang paling kecil.

c. Jumlah bentuk komunikasi lain

Jumlah komunikasi bagi manajemen mungkin tidak benar-benar menunjukkan tingkat aktivitas yang dilaksanakan. Akan tetapi, informasi mengenai jumlah memorandum penindaklanjutan yang dikeluarkan mungkin menunjukkan kegagalan dari pihak

23 manajer klien untuk mengambil tindakan yang tepat atas temuan audit yang disampaikan.

d. Saran yang dilaksanakan

Data ini mungkin dapat disalahartikan. Manajemen mungkin menolak untuk melaksanakan sebuah saran audit tertentu namun tetap memperbaiki sebuah kekurangan melalui cara-cara yang diciptakannya sendiri. Tetapi, ketika data ini dikombinasikan dengan penghematan jumlah uang yang berkaitan, penyelamatan atau perbaikan-perbaikan lainnya, data-data ini mungkin dapat menjadi ukuran yang berguna dari efektivitas audit.

e. Konsultasi

Harus terdapat kehati-hatian ketika melaporkan angka atas studi-studi konsultasi. f. Investigasi

Jenis penugasan audit seperti ini biasanya adalah hasil dari suatu keadaan darurat. Statistik laporan tentang investigasi dapat memuat data mengenai sumber penugasan, jenis investigasi yang dilakukan, area investigasi, dan keterangan seperti: selesai; diserahkan pada bagian keamanan; dalam proses; atau tidak berhasil.

Peringatan-peringatan di atas tidak berarti bahwa laporan-laporan tersebut tidak valid, namun peringatan tersebut dimaksudkan agar auditor internal berhati-hati dalam membuat laporan aktivitasnya sehingga justru tidak memberikan kesan yang kontraproduktif. Aktivitas auditor internal juga sebaiknya dipandu oleh implikasi-implikasi yang dijelaskan diatas.

24

DAFTAR PUSTAKA

Moeller, Robert R, 2005. Brink’s Modern Internal Auditing, John Wiley & Sons, Inc, Hoboken, New Jersey.

Sawyer, Lawrence B, Mortimer A. Dittenhover dan James H. Scheiner, 2006. Audit Internal Sawyer, Edisi 5 Buku 2, Diterjemahkan oleh Desi Adhariani, Salemba Empat, Jakarta.