LAPORAN
AUDIT MUTU INTERNAL 2019/2020
AKADEMI KEBIDANAN WIJAYA HUSADA
Jl. Letjend Ibrahim Adjie No. 180, Sindang Barang, Bogor
ii
LEMBAR PENGESAHAN
PROSES PENANGGUNG JAWAB JABATAN
1. Perumusan Ketua Auditor
2. Pemeriksaan
Ketua UPM
Reviewer Eksternal
3. Persetujuan Direktur AKBID Wijaya Husada 4. Penetapan Direktur AKBID Wijaya Husada 5. Pengendalian Ketua UPM
iii
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kepada Allah SWT yang telah memberi kekuatan, kesehatan dan kemudahan sehingga kegiatan audit mutu internal pada tahun akademik 2019/2020 ini dapat terlaksana dengan baik. Laporan audit ini disiapkan berdasarkan pada hasil wawancara dan pengecekan dokumen di Akademi Kebidanan yang diaudit.
Laporan audit mutu internal ini merupakan penugasan akhir dari siklus sistem penjaminan mutu internal dan akan dijadikan sebagai baseline data untuk meningkatkan kepatuhan terhadap standar yang ditetapkan. Hasil ini juga akan dijadikan informasi untuk menyusun kebijakan institusi dalam pencapaian visi misi.
Demikianlah laporan ini dibuat untuk disajikan sebagai dokumen pelaksanaan audit mutu internal. Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu terlaksananya kegiatan ini, semoga memberi manfaat untuk peningkatan mutu di program studi dan institusi.
Bogor, 30 Agustus 2020
Tim Auditor
iv DAFTAR ISI
LEMBAR PENGESAHAN ... ii
KATA PENGANTAR ... iii
DAFTAR ISI ... iv
LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL ... 1
I. PENDAHULUAN ... 1
II. TUJUAN AUDIT:... 1
III. LINGKUP AUDIT: ... 1
IV. JADWAL KEGIATAN AUDIT: ... 2
V. KESIMPULAN AUDIT ... 2
VI. LAMPIRAN AUDIT ... 4
I. DATA TEMUAN AUDIT STIKES WIJAYA HUSADA ... 4
II. TEMUAN AUDIT ... 5
A. ANALISA HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) ... 14
B. RENCANA TINDAK LANJUT ... 14
PENUTUP ... 15
A. REKOMENDASI ... 15
B. KESIMPULAN ... 17
1
LAPORAN AUDIT MUTU INTERNAL
I. PENDAHULUAN
Nama Institusi Akademi Kebidanan Wijaya Husada
Alamat Jalan Letjen Ibrahim Adjie No. 18 Sindang Barang
Jadwal Audit Agustus 2020
Tim Audit Auditor dan Unit Penjaminan Mutu
II. TUJUAN AUDIT:
1. Memastikan kelengkapan dokumen Sistem Penjaminan Mutu Internal.
2. Memastikan kesesuaian proses yang dilaksanakan dengan persyaratan yang terdapat di dalam standar mutu.
3. Memetakan kesiapan institusi dalam menghadapi akreditasi.
4. Memetakan peluang perbaikan dan peningkatan dokumen mutu.
5. Mengidentifikasi peluang perbaikan dan peningkatan sistem penjaminan mutu.
III. LINGKUP AUDIT:
1. Dokumen Sistem Penjamian Mutu 2. VMTS
3. Tata Pamong, Kelola, dan Penjaminan Mutu 4. SDM
5. Mahasiswa 6. Pendidikan 7. Penelitian
8. Pengabdian Masyarakat 9. Capaian dan Luaran
2 IV. JADWAL KEGIATAN AUDIT:
1. Pembukaan dan Pertemuan dengan Direktur Akademi Kebidanan Wijaya Husada.
2. Pertemuan Tim Auditor dengan Direktur untuk mempertanyakan kelengkapan dokumen, kepatuhan terhadap kelengkapan dokumen dan proses pelaksanaan standar mutu.
3. Penyampaian temuan dan merumuskan rencana tindak lanjut melalui PTK dalam Rapat Tinjauan Manajemen.
No. Kegiatan Waktu Rincian Kegiatan 1. Persiapan 5 - 6
Agustus 2020
Pembentukan Tim Auditor Sosialisasi kegiatan
2. Pelaksanaan 7 Agustus 2020 Penyamaan persepsi Tim Auditor
10 Agustus 2020 Persiapan visitasi (audit lapangan)
14 Agustus 2020 Visitasi (audit lapangan) 21 – 23 Agustus
2020
Pembuatan laporan hasil audit oleh Tim Auditor
26 Agustus 2020 Penyampaian Laporan hasil audit oleh Tim Auditor ke Pimpinan
28 Agustus 2020 Rapat Manajemen
(Penyampaian hasil audit, evaluasi kegiatan, dan Penyusunan
Rekomendasi/Permintaan Tindakan Koreksi PTK dalam RTM)
V. KESIMPULAN AUDIT Tim audit menyimpulkan:
1. Sistem dokumentasi sudah mendukung pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal, beberapa dokumen yang perlu di revisi dan di lengkapi.
2. Secara umum AKBID telah menjalankan Sistem Penjaminan Mutu Internal, sudah terdapat dokumentasi yang baik terkait dengan proses pelaksanaan dan evaluasi. Untuk kepatuhan pelaksanaan dokumen terlihat bahwa dosen melakukan publikasi terhadap penelitian dan PkM yang telah dilakukan, dan telah mengembangkan penelitian dan PKM sebagai bahan ajar atau literatur bagi mahasiswa.
3
3. Temuan pada periode audit ini adalah Mayor, Minor, dan Observasi.
4. AKBID menunjukkan komitmennya terhadap implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal untuk tercapainya kepuasan stakeholder, namun dibutuhkan beberapa penyempurnaan lagi dikemudian hari terkait kompetensi dosen dan tendik, tertutama kaitannya dengan publikasi penelitian dan pengabdian masyarakat.
4 VI. LAMPIRAN AUDIT
I. DATA TEMUAN AUDIT STIKES WIJAYA HUSADA Butir
Audit
Kategori Temuan
1 -
2 -
3 -
4 -
5 -
6 -
7 -
8 -
9 -
10 -
11 -
12 -
13 -
14 -
15 -
16 -
17 -
18 -
19 -
20 -
21 -
22 -
23 -
24 -
25 Minor
5 II. TEMUAN AUDIT
1. a. DAFTAR TEMUAN DOKUMEN YANG DISIAPKAN OLEH AKBID SAAT VISITASI AMI
Nama Audit : Audit Kepatuhan Auditee : DIII Kebidanan
No Dokumen Hasil Temuan Dokumen
Ada Tidak
1 Statuta √
2 RIP √
3 Renstra/dokumen sistem tata
pamong √
4 Laporan tracer study √
5 Sertifikat HaKi √
6 Renstra √
7 SK Unit Penjaminan Mutu √
8 Dokumen sistem penerimaan
mahasiswa baru dari institusi √ 9 Dokumen Tracer Study
10 Dokumen laporan penelitian √
11 Rekapitulasi penelitian √
12 Renop institusi √
13 RAPB √
14 Sistem informasi pengelolaan
sarpras √
15 Panduan akademik √
16 RPS mata kuliah √
17 E-Learning √
18 LoA p-ISSN dan e-ISSN √
19 Buku Ajar √
20 Rekapitulasi PkM √
6 1. CHECKLIST AUDIT
Hari/Tgl : Jumat / 14 Agustus 2020 Jam : 09.00 – 15.00
Auditor : Marina Yuniyanti, SST., M.Kes
No Pertanyaan SKOR
Keterangan Skor
Akhir Temuan
0 1 2
VMTS
1 Apakah AKBID memiliki Statuta, Renstra, dan RIP institusi?
2 Akademi Kebidanan Wijaya Husada memiliki Dokumen Statuta,
Dokumen Renstra dan RIP yang merupakan dokumen yang berisi tentang rencana strategis yang sistematis, komprehensif, terarah, dan terukur sebagai dasar pencapaian visi dan misi institusi.
83 % -
2 Apakah rata-rata masa tunggu lulusan
< 3 bulan?
2 Salah satu indikator mapannya sistem
pendidikan suatu perguruan tinggi adalah terserapnya alumni oleh pasar kerja.
-
Tata Pamong, Kelola, dan Kerjasama 3 Apakah AKBID
memiliki struktur organisasi dan penyelenggaraan organisasi yang efektif?
2 Dokumen formal struktur organisasi dan tata kerja yang dilengkapi tugas dan fungsinya, serta berjalan dengan konsisten dan menjamin tata pamong berjalan secara efektif dan efisien.
100% -
4 Apakah institusi memiliki organisasi pelaksana
penjaminan mutu
2 Keberadaaan organisasi penjaminan mutu institusi yang telah disahkan
-
5 Apakah pelaksana penjaminan mutu telah melaksanakan monev secara optimal?
2 Keberadaaan unit jaminan mutu berfungsi untuk melakukan kontrol proses penjaminan mutu. Selama ini sudah berjalan secara optimal dikarenakan tim UPM melakukan koordinasi secara langsung kepada pimpinan dan staf.
-
6 Apakah penempatan staff dan karyawan di
2 Penempatan karyawan telah -
7
No Pertanyaan SKOR Keterangan
Skor Akhir
Temuan AKBID sesuai
dengan kompetensi?
sesuai dengan kompetensi dan bidang keilmuan, namun terdapat beberapa tenaga kependidikan yang masih ditempatkan tidak sesuai dengan bidang keilmuan.
Mahasiswa
7 Apakah AKBID memiliki dokumen sistem penerimaan mahasiswa baru?
2 Dokumen sistem
penerimaan mahasiswa baru yang didalamnya
menyebutkan tentang tata cara penerimaan mahasiswa baru untuk mengetahui potensi kemampuan dalam capaian pembelajaran.
Pertimbangan potensi kemampuan dalam capaian pembelajaran adalah bagian dari peningkatan mutu output/lulusan
100%
-
8 Apakah mahasiswa tingkat akhir terlibat dalam penelitian yang dilakukan oleh dosen pembimbing?
2 Mahasiswa tingkat akhir terlibat penelitian bersama dengan dosen pembimbing
-
SDM
9 Apakah seluruh dosen tetap yang memiliki NIDN telah memiliki kualifikasi pendidikan minimal S2?
2 Jumlah dosen tetap yang memiliki NIDN dengan minimal pendidikan S2
100% -
10 Apakah penelitian yang dilakukan dosen pada tiap tahun telah dipublikasikan pada jurnal ilmiah terakreditasi?
2 Dosen telah melakukan penelitian setiap tahun namun belum seluruhnya dipublikasikan dalam jurnal ilmiah terakreditasi
-
11 Apakah penelitian yang dilakukan oleh dosen merupakan penelitian dengan dana hibah eksternal dan internal?
2 Dana penelitian yang diperoleh oleh peneliti berasal dari dana hibah eksternal dan internal (PT)
Minor
Keuangan dan Sarpras 12 Apakah AKBID
memiliki RAPB?
2 Ketersediaan rencana biaya operasional pendidikan
100% - 13 Apakah AKBID
memiliki sistem
2 Sistem informasi -
8
No Pertanyaan SKOR Keterangan
Skor Akhir
Temuan informasi pengelolaan
sarana prasarana?
pengelolaan sarpras berbasis online bertujuan untuk memudahkan kegiatan di seluruh bidang akademik maupun non- akademik
Pendidikan
14 Apakah AKBID memiliki panduan akademik?
2 Panduan akademik dan buku kurikulum yang disusun bersama dengan pimpinan dan berisi tentang rumusan capaian
pembelajaran yang terdiri dari sikap dan tata nilai, kemampuan kerja, penguasaan keilmuan, kewenangan dan tanggung jawab.
100% -
15 Apakah mata kuliah telah memiliki RPS sebagai panduan proses pengajaran?
2 Rencana Pembelajaran Semester (RPS) disusun untuk kegiatan
pembelajaran yang dibebankan pada mata kuliah, ditetapkan dan dikembangkan oleh dosen secara mandiri atau bersama dalam kelompok
-
16 Apakah RPS disertai dengan rubrik tugas beserta dengan tehnik penilaian?
2 Rubrik mata kuliah yang berisi tugas dan tehnik penilaian yang minimal terdiri dari 2 variasi (observasi, partisipasi, tes tulis, dan tes lisan)
-
17 Apakah pemanfaatan website untuk media pembelajaran telah maksimal?
2 Pemanfaatan E-Learning sebagai media pembelajaran bertujuan untuk
membiasakan mahasiswa dalam proses belajar yang bersifat student centered.
-
Penelitian
18 Apakah dosen telah menghasilkan buku ajar hasil dari penelitian?
2 Hasil penelitian dosen dikembangkan menjadi buku ajar, hanya beberapa dosen yang telah menyusun.
100% -
19 Apakah dana penelitian sebagian besar sudah berasal dari eksternal/luar
2 Dana penelitian berasal dari eksternal
-
9
No Pertanyaan SKOR Keterangan
Skor Akhir
Temuan institusi?
20 Apakah dana penelitian internal dari PT untuk prodi yang diberikan telah sesuai dengan kebutuhan peneliti?
2 Pembiayaan dan pendanaan yang dikeluarkan oleh institusi sudah cukup untuk dipergunakan proses penelitian sampai dengan publikasi.
-
PkM
21 Apakah dosen AKBID telah menghasilkan buku ajar hasil dari PkM?
2
Hasil pengabdian kepada masyarakat dosen dikembangkan menjadi buku ajar, hanya beberapa dosen yang telah
menyusun.
100% -
22 Apakah dana PkM sebagian besar sudah berasal dari
eksternal/luar institusi?
2
Sebagian besar dana penelitian berasal dari eksternal
-
Luaran dan Capaian 23 Apakah terdapat
instrumen tracer study?
2 Tracer study merupakan upaya pelacakan alumni terkait lamanya
mendapatkan pekerjaan dan posisi pekerjaan atau jabatan serta kompetensi alumni dalam dunia kerja yang dilakukan pada suatu angkatan setelah 2 tahun kelulusan. Tracer Study bertujuan untuk mengetahui outcome pendidikan dalam bentuk transisi dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja, situasi kerja terakhir, keselarasan dan aplikasi kompetensi di dunia kerja
83,3% -
24 Apakah tracer study dilaksanakan secara efektif dan efisien?
2 Tracer study dilaksanakan pada tiap tahun dan
diberikan pada alumni yang telah lulus selama 2 tahun
-
25 Apakah seluruh karya dosen telah
dipatenkan melalui HAKI?
1 HaKI merupakan hak atas kekayaan intelektual yang diberikan kepada karya
10
No Pertanyaan SKOR Keterangan
Skor Akhir
Temuan maupun produk yang
memiliki manfaat. HaKI pertujuan untuk
memberikan perlindungan hukum pada pencipta.
Beberapa karya dosen di Akademi Kebidanan Wijaya Husada telah memiliki HaKI, namun belum seluruhnya
dikarenkan lamanya proses pengajuan HaKI
11
REKAP HASIL SKOR AUDIT
AKADEMI KEBIDANAN WIJAYA HUSADA
No. Kriteria Skor Temuan
1 Visi Misi 100% -
2 Tata Pamong, Kelola dan Kerjasama 100% -
3 Mahasiswa 100% -
4 SDM 100% -
5 Keuangan dan Sarpras 100% -
6 Pendidikan 100% -
7 Penelitian 100% -
8 Pengabdian Kepada Masyarakat 100% -
9 Luaran 83,3% -
12
POSISI AKBID BERDASARKAN HASIL AUDIT
Visi Misi Tata Pamong
, Kelola dan Kerjasa
ma
Mahasis
wa SDM
Keuang an dan Sarpras
Pendidi kan
Peneliti an
Pengab dian Kepada Masyar akat
Luaran
100% 100% 100.0% 100% 100.0% 100% 100% 100% 83%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
Axis Title
13
REKAP HASIL RISK BASED AUDIT AKADEMI KEBIDANAN WIJAYA HUSADA
PETA PROFIL / RESIKO
DAMPAK
1 – Tidak 2 – Kecil 3 - Sedang 4 - Besar 5 – Luar
K E M U N G KI N A N KEMUNGKINAN Berarti biasa
5 – Hampir pasti 5 10 15 20 25
Terjadi
4 – Sering terjadi 4 8 12 16 20
3 – Mungkin 3 6 9 12 15
Terjad
2 – Jarang Terjadi 2 4 6 8 10
1 – Hampir tidak 1 2 3 4 5
Terjadi
No.
(1)
Sub Program (2)
Kemungkinan (3)
Dampak (4)
Nilai Risiko (5=3*4)
Status
1. Belum semua karya dosen
mendapatkan HaKi 2 1 2 Sangat
Rendah Tingkatan resiko terkait besaran resiko dapat dikelompokan sebagai berikut:
1-5 :Sangat Rendah 6-11 : Rendah
12-5 : Menengah/Sedang 16-19 : Tinggi
20-25 : Sangat tinggi
14
A. ANALISA HASIL AUDIT MUTU INTERNAL (AMI)
Berdasarkan hasil Audit Mutu Internal periode Agustus 2020, masih ditemukan temuan yang sifatnya umum. Hal ini menjadi masukan bagi Akademi Kebidanan Wijaya Husada untuk bisa dilakukan perbaikan. Total banyaknya temuan adalah 1 temuan.
B. RENCANA TINDAK LANJUT
Temuan AMI yang sifatnya umum tersebut perlu dilakukan tindakan perbaikan dan strategi di level Akademi Kebidanan agar tidak menjadi temuan yang berulang. Temuan umum tersebut dibawa ke rapat tinjauan manajemen melalui Laporan Tindakan Korektif. Dalam RTM tersebut sudah di putuskan rencana tindak lanjut yang akan dilakukan adalah :
RENCANA TINDAK LANJUT AKADEMI KEBIDANAN WIJAYA HUSADA
No Hasil AMI Rencana Tindak Lanjut Penanggung jawab 1 MASALAH :
HAKI AKAR MASALAH:
Belum semua karya dosen mendapatkan HaKi
Mengadakan workshop HaKi
Mengajukan HaKi lebih awal dari waktu yang telah di tentukan
Memberikan penghargaan / reward pada dosen yang telah memiliki HaKi pada karyanya.
Direktur
Pudir I
Pudir II
Pudir III
LPPM
Dosen
PEMANTAUAN PERMINTAAN TINDAKAN KOREKTIF (PTK) No
PTK
Kategori PTK
Rencana penyelesaian Realisasi PTK Penanggung Jawab PTK Major Minor Obs
1.
Pengajuan memerlukan proses waktu HaKi yang lama sehingga dosen akan mengajukan karyanya lebih awal. Dengan memberikanpenghargaan/reward di harapkan dosen dapat termotivasi untuk kara
Maret 2020
April 2020
1. Direktur 2. Pudir I 3. Pudir II 4. Pudir III 5. LPPM 6. Dosen
15 PENUTUP A. REKOMENDASI
Berdasarkan hasil temuan saat proses Audit Mutu Internal terhadap Program Studi, maka direkomendasikanlah beberapa hal untuk meningkatkan kinerja. Rekomendasi yang diusulkan dikelompokkan berdasarkan 9 kriteria, sehingga temuan-temuan atas permasalahan yang bisa diperbaiki diklasifikasikan pada 9 kriteria. Rekomendasi untuk Akademi Kebidanan adalah sebagai berikut :
Kriteria Rekomendasi
Visi Misi 1. Melengkapi bukti sosialisasi visi-misi pada mahasiswa, tendik, dosen homebase dan pengguna lulusan : undangan, presensi, materi sosialisasi
2. Menambah frekuensi sosialisasi kepada Stakeholder 3. Melakukan pengukuran tingkat pemahaman terhadap
visi-misi pada mahasiswa, tendik, dosen dan pengguna lulusan
Tata Pamong, Kelola dan Kerjasama
1. Membuat laporan kegiatan monitoring dan evaluasi 2. Membuat laporan kinerja.
3. Mengarsip bukti proses penyusunan renstra, renop dan RKAT (undangan, daftar hadir dan notulen rapat).
4. Melaksanakan perencanaan pembinaan tendik dan mengarsip bukti-buktinya: surat tugas, sertifkat dan materi pelatihan.
5. Merekap dan mengarsip bukti pengiriman dosen untuk meningkatkan kemampuan
6. Melengkapi arsip kerjasama dengan beberapa pihak dan bukti tindak lanjutnya.
7. Membuat rekap dan mengarsip bukti prestasi dosen.
16
Mahasiswa 1. Meningkatkan rasio calon mahasiswa yang ikut seleksi:
daya tampung
2. Mengarsip data yudisium untuk menghitung rerata IPK lulusan.
3. Meningkatkan prestasi mahasiswa.
4. Merevitalisasi peran unit layanan bimbingan dan konseling untuk mahasiswa
5. Meningkatkan peran himpunan alumni Akademi Kebidanan dan memanfaatkan untuk mendukung kegiatan akademik maupun non akademik.
6. Meningkatkan capaian umpan balik dari pengguna lulusan.
SDM 1. Meningkatkan kompentensi dosen dan mengarsip datanya.
2. Melengkapi arsip data dosen tetap
3. Mengarsip bukti peningkatan SDM dengan mendatangkan pakar/ahli
4. Meningkatkan kompeten dan karir tendik.
5. Meningkatkan jenjang pendidikan dosen (S2 dan S3) dan jabatan fungsional.
6. Meningkatkan rekognisi dosen (sesuai kepakarannya).
7. Meningkatkan kegiatan tenaga ahli.
Keuangan dan Sarpras
1. Membuat rekap dana yang digunakan untuk Pendidikan, penelitian dan pengmas
2. Membuat perencanaan tata ruang
3. Melengkapi daftar fasilitas buku teks,K TI, skripsi masing-masing Akademi Kebidanan
4. Mengembangkan software untuk pelaporan akademis dan absen
Pendidikan 1. Melengkapi RPS mendokumentasikan dan merekap judul RPS masing- masing program studi.
17
2. Menambah buku ajar.
3. Melengkapi evaluasi kehadiran mahasiswa dalam perkuliahan: rekapan, analisis dan bukti tindak lanjut.
4. Mengadakan pelatihan peningkatan sistem pembelajaran yang berkaitan dengan evaluasi, pemanfaatan TIK dan metode pembelajaran
5. Merekap dan mengevaluasi secara periodik jumlah pembimbingan KTI dan skripsi: dibuat reratanya.
6. Mereview silabus dan mengarsip dokumen prosesnya.
Penelitian 1. Meningkatkan keterlibatan mahasiswa dalam penelitian 2. Meningkatkan jumlah penelitian, skema penelitian
3. Meningkatkan kerja sama luar negeri dan meningkatkan tindaklanjutnya.
4. Peningkatan kerja sama dengan kelompok masyarakat.
Pengabdian Kepada Masyarakat
1. Meningkatkan keterlibatan mahasiswa dalam penelitian dan pengmas
2. Meningkatkan kerja sama luar negeri dan meningkatkan tindaklanjutnya.
3. Peningkatan kerja sama dengan kelompok masyarakat.
Luaran 1. Membuat daftar lulusan tepat waktu, mengevaluasi dan meningkatkan capaiannya.
2. Mengoptimalkan pelaksanaan tracer study tingkat Akademi Kebidanan
3. Meningkatkan jumlah penelitian, skema penelitian serta berbagai luaran penelitian
4. Meningkatkan pencapaian HaKI.
5. Melaksanakan pengukuran tingkat kepuasan mitra kerjsama
B. KESIMPULAN
AMI sudah berjalan sesuai dengan jadwal yang ditentukan dan sudah mendapatkan hasil berupa temuan hal-hal yang tidak memenuhi standar sesuai dengan ruang lingkup yang sudah ditentukan. Akan tetapi diperlukan
18
konsistensi pimpinan, institusi, Akademi Kebidanan dan unit kerja dalam berkomitmen untuk menyelesaikan temuan tersebut.
