Tinjauan Manajemen. Desember 2011

Tinjauan Manajemen

Desember 2011

Pusat Jaminan Mutu

Universitas Brawijaya

Malang

Lembar Pengesahan

1.

Jenis Berkas

: Tinjauan Manajemen

2.

Nama Unit

: Pusat Jaminan Mutu

3.

Nama Institusi

: Universitas Brawijaya

4.

Penanggungjawab

: Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. (Sekretaris PJM)

5.

Tim Penyusun

: a)

Prof. Dr. Ir. Mohammad Bisri, MS. (Sekretaris PJM)

b)

Yudie Wiro Eko Setyawan, SSi. (Wakabid Pelayanan Umum)

6.

Periode

: Desember 2011

Malang, 3 Januari 2012

Ketua PJM,

Prof. Dr. Ir. Soebarinoto

NIP. 194205271976031001

Daftar Isi

I. Pelaksanaan _________________________________________________________________________ 1 II. Lingkup Pembahasan ________________________________________________________________ 1 III. Hasil dan Tindak Lanjut ______________________________________________________________ 2 3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011 ____________________________ 2 3.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders __________________________________________________ 4 3.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3 ____________________________________ 6 3.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008 ________________ 6 3.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu _____________________________________ 7 3.6 Continual Improvement ________________________________________________________ 12 IV. Lampiran ___________________________________________________________________________ 13 Lampiran 1. Daftar Hadir Tim PJM ______________________________________________________ 13 Lampiran 2. SK Rektor tentang Tim PJM _________________________________________________ 16 Lampiran 3. Capaian Sasaran Mutu PJM _________________________________________________ 19 Lampiran 4. Daftar Temuan AIM UKPPA Siklus 3 untuk PJM ________________________________ 21 Lampiran 5. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008 ______________________________ 22

I. Pelaksanaan

Hari, tanggal : Selasa, 20 dan 27 Desember 2011

Jam : 13.30 s.d 16.00 WIB

Tempat : Ruang PJM, Kantor Pusat Lantai 3 Peserta : Tim PJM (Lampiran 1)

II. Lingkup Pembahasan

2.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011

Sesuai dengan Surat Keputusan Rektor UB No.181/SK/2011 (Lampiran 2), tugas PJM adalah (1) Mengembangkan SPMI dan pelaksanaan auditnya, sehingga memenuhi persyaratan sertifikasi ISO 9001:2008; (2) Meningkatkan kualifikasi akreditasi program studi (APS); (3) Melaksanakan Monitoring dan Evaluasi Internal (Monevin) Program Hibah Kompetisi (PHK).

Sasaran Mutu PJM disusun untuk tahun 2008 hingga 2011, merupakan beberapa indikator kinerja (key performance indicator/KPI) yang telah ditetapkan target-target capaiannya untuk setiap akhir tahun.

2.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders

Stakeholders PJM terdiri dari stakeholders utama dan stakeholders lain. Stakeholders utama adalah pimpinan UB (Rektor dan para Pembantu Rektor), sedangkan stakeholders lain adalah pihak-pihak yang terkait dengan program dan kegiatan PJM, baik internal maupun eksternal.

2.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3

Audit Internal Mutu (AIM) bagi unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA) Siklus 3, yang dilaksanakan menjelang Second Stage Assessment ISO 9001:2008. PJM merupakan auditee dalam AIM UKPPA Siklus 3 tersebut.

2.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008

Setelah AIM UKPPA Siklus 3, PJM juga menjadi auditee saat Second Stage Assessment ISO 9001:2008 dalam rangka sertifikasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2008 untuk seluruh unit kerja di UB.

2.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu

Penyusunan program kerja merupakan agenda tahunan PJM untuk menetapkan program dan sub program (kegiatan) yang akan dijalankan di tahun 2012. Selain itu, sasaran mutu PJM berakhir di tahun 2011, sehingga tinjauan manajemen ini juga membahas penyusunan dan penetapan sasaran mutu PJM untuk tahun 2012 hingga 2014.

2.6 Continual Improvement

Merupakan resume hasil tinjauan manajemen yang dapat dijadikan acuan untuk peningkatan kinerja dan pengembangan program PJM di tahun-tahun mendatang, khususnya dalam menetapkan program kerja dan sasaran mutu.

III. Hasil dan Tindak Lanjut

3.1 Evaluasi Program Kerja dan Capaian Sasaran Mutu 2011

Program Kerja PJM di tahun 2011, sesuai SK Rektor, terdiri dari tiga hal, yaitu pengembangan SPMI di UB, pendampingan akreditasi PS dan pelaksanaan Monevin PHK. Untuk itu, lingkup penjelasan selanjutnya sesuai dengan tiga hal tersebut.

Pelaksanaan SPMI UB dalam rangka menyiapkan penjaminan mutu eksternal: akreditasi nasional, sertifikasi ISO 9001:2008 tentang Sistem Manajemen Mutu berbasis proses, sertifikasi ISO 17025 tentang Laboratorium dan Pelayanan Prima. Pusat Jaminan Mutu Universitas Brawijaya dalam membangun SPMI mempunyai model yang khas Universitas Brawijaya, yaitu sistem manajemen yang menggabungkan sistem penjaminan mutu Dikti, sistem manajemen mutu ISO 9001:2008, sistem akreditasi, sistem Monev PHK Dikti dan sistem pelayanan prima. Dengan maksud jika penjaminan mutu eksternal dilakukan, SPMI UB telah siap melaksanakannnya tanpa harus menyiapkan secara tergesa-gesa (sistem manajemen mutu dan budaya mutu telah melekat pada semua unit kerja).

Hasil implementasi SPMI Universitas Brawijaya yang telah dilaksanakan sejak tahun 2007 (dimulai dari audit internal mutu akademik siklus 1) sampai dengan tahun 2011 (audit internal mutu siklus 9 untuk Unit Kerja Pelaksana Akademik (UKPA) dan siklus 3 untuk Unit Kerja Penunjang Pelaksana Akademik (UKPPA), telah berdampak baik dalam pelaksanaan manajemen mutu di setiap unit kerja, hal ini terbukti dengan diraihnya Pelayanan Prima terbaik (rangking I) pada 11 Agustus 2011 diantara Perguruan Tinggi terpilih di seluruh Indonesia yang penilaiannya dilakukan oleh KEMENDIKNAS. Pada tahun 2012 Universitas Brawijaya akan dinilai oleh KEMENPAN mewakili Perguruan Tinggi untuk dinilai sebagai nominasi dalam rangka mendapatkan penghargaan CITRA PELAYANAN PRIMA dari Presiden Republik Indonesia. Namun demikian hasil penilaian oleh KEMENDIKNAS pada 11 Agustus 2011 tersebut, ada kelemahan dalam implementasi Pelayanan Prima di UB, yaitu Indeks Kepuasan Masyarakat (IKM) yang nilainya masih kurang baik (74,44 bandingkan dengan nilai IKM Universitas Padjadjaran 80,40). Oleh karena itu perbaikan nilai tersebut harus ditingkatkan dengan jalan pelatihan tentang cara meningkatkan IKM di seluruh unit kerja dilingkungan Universitas Brawijaya. Selain mendapatkan penghargaan Pelayanan Prima, Universitas Brawijaya telah mendapatkan sertifikat ISO 9001:2008 dan SNI ISO 9001:2008 untuk seluruh unit kerja sejak tanggal 14 November 2011 dengan nomor sertifikat JKT60003728. Assesment dilakukan oleh Lembaga LRQA pada tanggal 27, 28 Juni 2011, 11 sampai dengan 14 Oktober 2011 dan 17 sampai dengan 19 Oktober 2011. Sertifikasi ISO 17025 untuk Laboratorium Sentral Ilmu Hayati (LSIH) masih dalam proses penilaian.

Sebagai bentuk evaluasi terhadap implementasi SPMI di UB, maka diadakan Audit Internal Mutu (AIM), hal ini juga merupakan hal yang disyaratkan oleh BAN-PT dan SMM ISO 9001:2008. AIM di UB dimulai pada akhir tahun 2007, dengan auditee atau teraudit hanya unit kerja pelaksana akademik (UKPA) saja, sehingga disebut Audit Internal Mutu Akademik (AIMA). AIMA bergulir sebanyak 7 siklus, yaitu siklus 1 tahun 2007, siklus 2 dan 3 tahun 2008, siklus 4 dan 5 tahun 2009, siklus 6 dan 7 tahun 2010. Selanjutnya di tahun 2011, mulai melibatkan unit kerja penunjang pelaksana akademik (UKPPA) dalam kegiatan audit internal, maka sejak tahun 2011 AIMA berubah menjadi AIM. Sejak tahun 2011 tersebut, bergulir dua macam siklus AIM yang berbeda, yaitu AIM UKPA yang melanjutkan siklus tahun sebelumnya, yaitu siklus 8 dan 9. Serta AIM UKPPA yang memulai dari siklus 1, 2 dan 3. Dalam pelaksanaan AIM, PJM dibantu oleh kelompok auditor internal UB yang saat ini jumlahnya mencapai 126 orang.

Secara umum, dengan adanya AIM, UB telah mampu mendorong terciptanya paradigma budaya mutu di lingkungan UB. Hal ini terlihat dari lingkup audit yang diawali dari pembenahan organisasi, tupoksi dan dokumen hingga dapat ditingkatkan menjadi lingkup kinerja sesuai standar BAN-PT. AIM UKPA juga membantu PS dan pengelola PS (fakultas dan jurusan) dalam mempersiapkan diri menghadapi akreditasi BAN-PT, sedangkan AIM secara keseluruhan telah mengantarkan UB memperoleh sertifikat SMM ISO 9001:2008.

Pendampingan akreditasi Program Studi telah menunjukkan hasil yang cukup baik, dari 46 PS yang didampingi telah menyusun borang akreditasi 44 PS, 20 PS telah mengirim borang tersebut ke BAN-PT. Hasilnya 2 PS S1 mendapatkan nilai A; 4 PS S2 mendapatkan nilai A, masing-masing 1 PS S2 mendapatkan nilai B dan C. Sedangkan 1 PS S3 mendapatkan nilai A dan 3 PS S3 mendapatkan nilai B. Dengan perkembangan pendirian PS baru yang cukup banyak dari yang semula Agustus 2010 sebanyak 33 PS S1; 21 PS S2 dan 7 PS S3 dan pada bulan Desember 2011 menjadi 69 PS S1 (naik 209 %); 45 PS S2 (naik 214 %); 18 PS S3 (naik 257%), maka akan sangat mempengaruhi Akreditasi Institusi Perguruan Tinggi (AIPT). Hasil analisis menunjukkan jumlah Diploma dan PS S1, S2 dan S3 yang telah terakreditasi sampai dengan bulan Desember 2011 adalah 26,90%, padahal salah satu syarat untuk bisa mengikuti AIPT adalah minimal 75% Diploma, PS S1, S2 dan S3 harus sudah terakreditasi. Oleh karena itu dibutuhkan kerja keras semua pihak untuk mempercepat jumlah Diploma dan PS yang diakreditasi.

Monitoring dan evaluasi internal (Monevin) PHK merupakan kegiatan evaluasi terhadap pelaksanaan PHK untuk menjaga agar pelaksanaan PHK konsisten terhadap perencanaannya. Dalam implementasinya, Monevin PHK di UB menggunakan panduan berupa Manual Prosedur (MP) Monevin PHK, panduan ini dipergunakan untuk kegiatan Monevin PHK On Going yang perlu diacu oleh pimpinan unit dan pelaksana penerima PHK, reviewer internal PHK, pengelola program hibah kompetisi serta PJM di lingkungan UB.

Secara umum, implementasi PHK di UB sudah baik, hal ini ditunjukkan dengan kesungguhan tim pelaksana PHK dalam mencapai indikator kinerja program yang telah dijanjikan, walaupun masih ada beberapa kendala, khususnya terkait pembiayaan program. Hal ini perlu komitmen pimpinan untuk membuat kebijakan yang dapat membantu pelaksanaan PHK dengan baik.

Secara umum pelaksanaan program sudah sesuai dengan jadwal yang direncanakan, dengan kemajuan yang bervariasi sesuai kendala dan keaktifan tim. Beberapa kendala yang ditemui dalam pelaksanaan PHK antara lain:

1. Komunikasi yang kurang optimal antara pimpinan unit kerja penerima PHK, sehingga kegiatan yang bersifat institusional kurang berjalan dengan baik.

2. Keterlambatan turunnya dana hibah, sehingga menggunakan dana mandiri.

Berdasarkan penilaian yang diberikan oleh reviewer internal, menunjukkan bahwa semua pelaksana program hibah kompetisi telah memenuhi target skor minimal yang ditetapkan (skor 300). Walaupun demikian, ada program hibah yang kinerjanya dinilai masih kurang yaitu PHK-I Tema B dan PHK PKPD. Untuk PHK-I Tema B, peran pimpinan institusi masih perlu lebih dioptimalkan, khususnya koordinasi yang kurang baik antar pimpinan PS dalam membantu pelaksanaan kegiatan. Sedangkan untuk PHK PKPD, rendahnya capaian indikator kinerja (baik utama maupun pendukung/ tambahan) menyebabkan reviewer internal memberikan nilai rendah. Selain itu, capaian kemajuan fisik kegiatan juga sangat rendah, bahkan kemajuan fisik beberapa program kegiatan masih 0%.

Secara umum, proses kegiatan Monevin PHK Akhir Tahun 2011, yang dilaksanakan oleh PJM, telah berjalan lancar. Namun masih ada ketidaksesuaian dengan perencanaan awal. Misalnya, jadwal kegiatan Monevin yang bergeser karena adanya keterlambatan penyerahan laporan oleh grantee. Hal ini berdampak pada proses kegiatan berikutnya.

Menindaklanjuti hasil Monevin Tengah Tahun 2011 dan hasil Monev Dikti pada tanggal 17-18 Oktober 2011, maka untuk Monevin Akhir Tahun 2011 ada perubahan sistem Monevin PHK dengan menambahkan checklist kegiatan Monevin dan checklist capaian indikator, capaian fisik dan serapan dana seperti pada Kerangka Acuan Monitoring dan Evaluasi Tahunan PHK-I Ditjen Dikti Tahun 2011 serta Panduan Monevin PHK-I Ditjen Dikti Tahun 2011.

Secara keseluruhan, PJM telah melaksanakan program kerja dengan kerja keras dan penuh tanggung jawab, untuk memenuhi target yang ditetapkan dalam sasaran mutu. Namun begitu, target capaian sasaran mutu tidak terpenuhi, rata-rata capaian sasaran mutu PJM di akhir tahun 2011 adalah 94%, hal ini disebabkan karena satu program tidak mencapai target, yaitu program bidang akreditasi nasional, khususnya capaian jumlah PS yang terakreditasi. Hal ini, bukan merupakan kurangnya kinerja PJM, tetapi karena adanya kebijakan pimpinan UB yang menyebabkan rasio PS terakreditasi menjadi rendah. Capaian sasaran mutu PJM secara rinci dapat dilihat di Lampiran 3.

3.2 Evaluasi Kepuasan Stakeholders

Pelaksanaan evaluasi kepuasan stakeholders PJM mengacu kepada Manual Prosedur Evaluasi Kepuasan Pelanggan PJM (00009 02016). Sesuai MP tersebut, telah ditetapkan bahwa standar minimal tingkat kepuasan, untuk pimpinan adalah 85%, sedangkan untuk stakeholders lain adalah 75%.

Evaluasi Kepuasan Pimpinan UB terhadap kinerja PJM diperoleh berdasarkan isian kuisioner kepuasan Rektor dan para Pembantu Rektor. Hasil rekapitulasi kuisioner tersebut diperoleh rata-rata tingkat kepuasan pimpinan sebesar 89,42%, hal ini merupakan nilai yang sangat berarti bagi PJM, karena ini berarti PJM perlu dipertahankan keberadaan dan kinerjanya.

93,83 86,67 92,17 90,89 80,00 85,00 90,00 95,00 100,00 Rektor PR-1 PR-2 PR-3 Rerata T in g k a t K e p u a s a n (% ) Pimpinan UB Standar Minimal Tingkat Kepuasan

Gambar 1. Tingkat Kepuasan Pimpinan UB terhadap Kinerja PJM

Kepuasan stakeholders lain dibagi menjadi dua bagian, yaitu internal dan eksternal. Untuk stakeholders internal, diperoleh dari rata-rata tingkat kepuasan unit kerja (UKPA dan UKPPA) terhadap pelaksanaan kegiatan/program PJM, misalnya: AIM, Monevin PHK dan pendampingan akreditasi PS.

Dari hasil rekapitulasi umpan balik stakeholders internal diperoleh tingkat kepuasan sebesar 87,42%. Nilai ini masih di atas standar minimal 75%. Hal ini menunjukkan bahwa stakeholders internal (dosen dan karyawan) memberikan apresiasi yang baik terhadap kinerja PJM, khususnya melalui kegiatan-kegiatan di lingkungan internal UB. Namun demikian, terdapat beberapa kritik dan masukan terhadap PJM yang perlu ada tindak lanjut dan perbaikan untuk masa mendatang. Masukan dan kritik yang perlu mendapat perhatian adalah dalam hal kerapian dan ketertiban manajerial, serta kompetensi fasilitator/fungsionaris PJM dalam menjalankan tugas. 91,09 84,11 95,56 78,91 87,42 60,00 65,00 70,00 75,00 80,00 85,00 90,00 95,00 100,00 AIM Monevin PHK Refreshing KPM Workshop SPMI-ISO Rerata Ti ng k a t K e pu a s a n (% ) Kegiatan PJM Standar Minimal Tingkat Kepuasan

Gambar 2. Tingkat Kepuasan Stakeholders Internal PJM

Sedangkan dari hasil rekapitulasi umpan balik stakeholders eksternal diperoleh tingkat kepuasan sebesar 93,85%. Nilai tersebut juga masih jauh di atas standar minimal tingkat kepuasan 75%. Hal ini menunjukkan bahwa stakeholders eksternal (khususnya PTN dan PTS) sangat membutuhkan bimbingan dalam bentuk pelatihan, magang, studi banding dan lain-lain untuk dapat mengimplementasikan SPMI di institusi masing-masing. Selain itu, stakeholders eksternal juga merasakan bahwa layanan publik yang disediakan PJM sangat sesuai dengan kebutuhan untuk pengembangan SPMI di PTN dan PTS mitra.

Masukan dan kritik yang didapat dari stakeholders eksternal terkait layanan yang diberikan PJM, terutama dalam hal sistem layanan dan sarana kegiatan.

88,59 99,96 93,00 93,85 70,00 75,00 80,00 85,00 90,00 95,00 100,00

Pelatihan Magang Studi Banding Rerata

T in g k a t K e p u a s a n (% ) Jenis Layanan Standar Minimal Tingkat Kepuasan

3.3 Tindak Lanjut atas Temuan AIM UKPPA Siklus 3

3.4 Tindak Lanjut atas Temuan Second Stage Assessment ISO 9001:2008

Berdasarkan Stage 2 Assessment Report untuk SMM ISO 9001:2008 Universitas Brawijaya, khususnya bagian PJM (Lampiran 5), diperoleh satu ketidaksesuaian minor dan tiga observasi, sebagai berikut:

1. Sebuah ketidaksesuaian minor terjadi dalam proses Audit Internal: Tidak ada persyaratan untuk memastikan waktu (deadline) pelaporan hasil audit, dan waktu untuk merespon temuan (klarifikasi). Ringkasan hasil audit tidak didukung oleh form borang klarifikasi, dan Tindak lanjutnya tidak menyertakan adanya verifikasi tindakan.

2. Tabel kompetensi auditor tidak diperbarui, misalnya: ditemukan bahwa Prof. Diana Arfiati adalah auditor untuk Fakultas Ekonomi di 15 Juni 2011, tetapi pada saat audit tidak ada bukti bahwa Prof. Diana Arfiati memenuhi syarat sebagai auditor internal.

3. Pertemuan rutin telah dilakukan setiap minggu dan berbagai hal telah dibahas, namun kepuasan pada pegawai pada pelatihan yang dilakukan PJM tahun 2011 belum masuk dalam notulen rapat.

4. Status dan pentingnya area yang akan diaudit dapat dianggap sebagai masukan untuk program audit, seperti juga hasil audit sebelumnya.

Untuk memperbaiki temuan NC minor tersebut, maka Wakabid AIM dan anggota telah melakukan kajian dan merumuskan program kerja dan sasaran mutu bidang AIM sesuai saran dari Auditor LRQA (dapat dilihat di bagian selanjutnya), yaitu menetapkan batas waktu penyerahan laporan hasil AIM dan batas waktu auditee untuk memberikan klarifikasi terhadap temuan AIM (Temuan 1). Selain itu, Wakabid AIM dan anggota juga menyiapkan evaluasi kompetensi auditor internal, yang nantinya akan digunakan untuk menetapkan para auditor internal yang layak dan tidak layak untuk melakukan AIM, evaluasi tersebut juga diperoleh dari hasil umpan balik auditee terhadap auditor (Temuan 2).

Mengenai diskriminasi dalam AIM (Temuan 4), yaitu perlu atau tidaknya AIM untuk unit kerja yang dianggap sudah sesuai persyaratan, maka Wakabid AIM dan anggota serta Tim PJM yang lain sepakat, bahwa AIM akan tetap dilakukan untuk semua unit kerja (UKPA dan UKPPA), baik yang sudah bagus terlebih lagi untuk yang masih kurang bagus. Pertimbangannya adalah untuk mengantisipasi menurunnya semangat dalam membudayakan mutu di semua unit kerja di UB. Untuk itu, AIM yang akan datang akan dibedakan lingkupnya, antara unit kerja yang sudah bagus dengan unit kerja yang kurang bagus.

Sistem evaluasi kepuasan untuk stakeholders PJM (pimpinan, stakeholders internal dan stakeholders eksternal) akan diperbaiki lagi sesuai kebutuhan dan kedalaman evaluasi. Borang evaluasi kepuasan dan umpan balik akan diperbaiki dan dilakukan untuk siapa saja yang terlibat dalam kegiatan PJM (Temuan 3).

3.5 Penyusunan Program Kerja dan Sasaran Mutu

Dalam menyusun Program Kerja PJM 2012 dan Sasaran Mutu PJM 2012-2014, masing-masing Wakabid dan anggota diharuskan menyusun konsep terlebih dahulu, kemudian pada rapat pleno PJM tanggal 20 dan 27 Desember 2011 dilakukan finalisasi dan penetapan oleh seluruh tim PJM.

Berdasarkan hasil rapat pleno PJM tersebut telah disusun Program Kerja PJM 2012 sebagai berikut: No. Kegiatan Ja n P e b M a r A p r M e i J u n J u l A g t S e p O k t N o p D e s PIC/Peserta

1

Management

_{Representative}

MR 1.1 Evaluasi kepuasan pimpinan _{terhadap kinerja PJM} V V 1.2 Tinjauan manajemen _{(management review)} V V 1.3 Evaluasi kinerja Personil PJM, _{termasuk staf} V 1.4 Update pemetaan kompetensi _{Tim PJM} V 1.5 Menindaklanjuti Temuan Audit Internal dan Audit Ekternal

(khusus untuk PJM) V V

2

Bidang Pelayanan Umum

2.1 Updating website_{http://pjm.ub.ac.id} : V AK 2.2 Pengadaan Barang PJM V YWES 2.3 Manajemen Aset PJM V V V V V V V V V V V V WFA

2.4 Administrasi Keluhan _<insidental> V V V V V V V V V V V V WFA, Tim PJM

2.5

Penyediaan Technical Assisstance (TA) dan Tenaga Ahli bidang SPMI, AIM, Monevin PHK dan Akreditasi PS <insidental>

V V V V V V V V V V V V YWES, Tim PJM, _outsourching

2.6 Penyediaan Narasumber untuk Workshop/Seminar/ Lokakarya <insidental>

V V V V V V V V V V V V YWES, Tim PJM, _outsourching 2.7

Fasilitasi Benchmark (Studi Banding dan Konsultasi)

tentang SPMI <insidental> V V V V V V V V V V V V

YWES, Tim PJM, outsourching 2.8 Magang <insidental> V V V V V V V V V V V V YWES, Tim PJM 2.9 Sertifikasi Auditor Internal Mutu _UB V Wakabid Pelayanan Umum,

Wakabid AIM 2.10 Pelatihan Menyusun Dokumen Akreditasi PS, bagi Ketua PS

dan Tim V Wakabid Pelayanan Umum, Wakabid Akreditasi Nasional 2.11

Pelatihan Perancangan SPMI dan Sertifikasi Auditor Internal Mutu PT untuk Stakeholder Eksternal

V V V V V Wakabid _{Pelayanan Umum} 2.12 Pelatihan Menyusun Dokumen _{Akreditasi PS untuk} V V Wakabid _{Pelayanan Umum}

No. Kegiatan Ja n P e b M a r A p r M e i J u n J u l A g t S e p O k t N o p D e s PIC/Peserta Stakeholder Eksternal

3

Bidang Pengembangan

_SPMI

3.1

Melakukan review dan revisi SPMI UB yang ada

(kelembagaan, dokumentasi, database) termasuk dokumen rekaman dan MP

V Wakabid Pengembangan SPMI

3.2 Mendampingi Evaluasi _{Kepuasan pelanggan UB} V Wakabid Pengembangan SPMI

3.3

Menguatkan GJM UJM dalam melakukan ED rutin dan pemutakhiran PDPT (survey profil, peran dan fungsinya)

V V Wakabid Pengembangan SPMI

3.4 Melakukan audit internal PJM V V Wakabid Pengembangan SPMI & MR 3.5 Melakukan revisi atas temuan audit internal dan sosialisasi ke

semua unit kerja+website UB V

Wakabid Pengembangan SPMI & Wakabid AIM

3.6

Penyusunan konsep standar organisasi dan pembimbingan mahasiswa Pasca Sarjana (Pasca Sarjana, Fakultas, Komite Penjaminan Mutu)

V V Wakabid Pengembangan SPMI

3.7

Pengembangan IT-based procedure (kerjasama dengan

UPPTI) V V

Wakabid Pengembangan SPMI & UPPTI 3.8

Standarisasi kualifikasi Dosen dan Tenaga Kependidikan (kerjasama dengan LP3 dan BAU)

V V

Wakabid Pengembangan SPMI, LP3 & BAU 3.9 Evaluasi & Laporan kegiatan _{pengembangan SPMI UB} V V

Wakabid Pengembangan SPMI

4

Bidang AIM

4.1

Koordinasi perumusan ruang lingkup AIM, penyusunan materi sosialisasi dan borang, serta evaluasi auditor internal mutu UB

V Wakabid AIM

4.2

Workshop peningkatan kompetensi auditor UKPA &

UKPPA V Wakabid AIM

4.3 Sosialisasi AIM UKPA Siklus 10 _{dan UKPPA Siklus 4} V Wakabid AIM 4.4 Refreshing AIM UKPA Siklus 10 _{dan UKPPA Siklus 4} V Wakabid AIM 4.5 AIM UKPA Siklus 10 & Evaluasi _Pelaksanaan V Wakabid AIM 4.6 AIM UKPPA Siklus 4 & Evaluasi _Pelaksanaan V Wakabid AIM 4.7 Pelaporan AIM UKPA Siklus 10 _{dan AIM UKPPA Siklus 4} V Wakabid AIM

No. Kegiatan Ja n P e b M a r A p r M e i J u n J u l A g t S e p O k t N o p D e s PIC/Peserta

4.8 Workshop Hasil AIM UKPA Siklus 10 dan AIM UKPPA Siklus 4

V Wakabid AIM

4.9

Koordinasi perumusan ruang lingkup AIM, penyusunan materi sosialisasi dan borang, serta evaluasi auditor internal mutu UB

V Wakabid AIM

4.10

Workshop peningkatan kompetensi auditor UKPA &

UKPPA V Wakabid AIM

4.11 Sosialisasi AIM UKPA Siklus 11 _{dan UKPPA Siklus 5} V Wakabid AIM 4.12 Refreshing AIM UKPA Siklus 11 _{dan UKPPA Siklus 5} V Wakabid AIM 4.13 AIM UKPA Siklus 11 & Evaluasi _Pelaksanaan V V Wakabid AIM 4.14 AIM UKPPA Siklus 5 & Evaluasi _Pelaksanaan V V Wakabid AIM 4.15 Pelaporan AIM UKPA Siklus 11 _{dan AIM UKPPA Siklus 5} V Wakabid AIM 4.16 Workshop Hasil AIM UKPA Siklus 11 dan AIM UKPPA

Siklus 5 V Wakabid AIM

5

Bidang Akreditasi

_Nasional

5.1

Rapat Koordinasi Monitoring Ijin Program Studi (termasuk

vokasi) dan Status Akreditasi V V V V V V V V V V V V

Wakabid Akreditasi & Anggota, PD-1 & Sekretaris Program, BAAK, Tim EPSBED 5.2 Monitoring Pengembangan _SIDEA V V V V V V V V V V V V

Wakabid Akreditasi & Anggota, Tim Pengembang SIDEA dan PD-1 5.3

Pelatihan Pengisian Dokumen Akreditasi (Buku IIIA, IIIB dan ED), termasuk persiapan surveillance V V V Wakabid Akreditasi & Anggota, Wakabid Pelayanan Umum, Tim Akreditasi PS dan Fakultas terkait 5.4

Rapat koordinasi Asesor Internal UB, GJM, PD-1 dan

PD-2 V V Wakabid Akreditasi & Anggota, Tim Asesor Pendamping UB, Tim GJM, PD-1, PD-2 5.5 Penyusunan Dokumen Akreditasi (Buku IIIA, IIIB dan ED) (Konsinyering), bagi PS/vokasi yang telah siap

V V Wakabid Akreditasi & Anggota, Tim Asesor Pendamping UB, Tim Akreditasi PS

No. Kegiatan Ja n P e b M a r A p r M e i J u n J u l A g t S e p O k t N o p D e s PIC/Peserta dan Fakultas terkait

5.6 Desk Evaluation Borang _Akreditasi V V V V V V V V V V V V Tim Asesor _{Pendamping UB} 5.7 Visitasi PS Penyusun Akreditasi V V V V V V V V V V V V Tim Asesor _{Pendamping UB} 5.8 Pendampingan visitasi _akreditasi V V V V V V V V V V V V Tim Asesor _{Pendamping UB} 5.9 Kompilasi data dan pelaporan V V Wakabid Akred. _{Nas & Anggota} 5.10 Penyampaian Laporan kepada _Rektor V V Wakabid Akred. _{Nas & Anggota}

6

Bidang Monevin PHK

6.1 Monevin PHK Tengah Tahun ₂₀₁₂ V V V V V V Wakabid Monevin _PHK 6.2 Monevin PHK Akhir Tahun ₂₀₁₂ V V V Wakabid Monevin _PHK

7

Bidang ISO dan Akreditasi

_{Internasional}

7.1 Surveillance ISO 9001:2008 ke-_{1 Tahun 2012} V V V V V V Wakabid ISO & _{Akreditasi Internsl} 7.2 Surveillance ISO 9001:2008 ke-_{2 Tahun 2012} V V V V V V Wakabid ISO & _{Akreditasi Internsl} 7.3 Akreditasi Internasional V V V V V V V V V V V Wakabid ISO & _{Akreditasi Internsl}

7.4

Pengembangan Public Service untuk awareness dan persiapan sertifikasi ISO 9001 perguruan tinggi (kerjasama dengan Wakabid Pelayanan Umum)

V V V V V V

Wakabid ISO & Akreditasi Internasional, Wakabid Pelayanan Umum 7.5 Pendampingan dan Monitoring Sertifikasi ISO 17025

(Laboratorium Uji)

V V V V V V V V V V V V Wakabid ISO & _{Akreditasi Internsl} 7.6 In house training_{ISO 9001:2008} “Lead Auditor” V Wakabid ISO & _{Akreditasi Internsl}

Sedangkan Sasaran Mutu PJM untuk 2012-2014 adalah sebagai berikut:

No. Indikator Kinerja Baseline _{2011 2012} Target Capaian _{2013 2014}

1

Management Representative

1.1 Tingkat kepuasan pimpinan terhadap _{kinerja PJM (%)} 80 80 85 90 1.2 Tingkat kepuasan stakeholder selain _{pimpinan terhadap kinerja PJM (%)} 80 80 85 90

2

Bidang Pelayanan Umum

2.1 Evaluasi kepuasan stakeholder terhadap website PJM (persen jumlah orang yang

memberikan tingkat kepuasan 80%) - 70 80 85

2.2 Tingkat kesesuaian hasil pengadaan _{barang PJM (%)} 58 70 80 85 2.3

Evaluasi kepuasan terhadap layanan Technical Assisstance (TA), Narasumber, layanan Studi Banding dan Konsultasi, layanan magang, layanan pelatihan

No. Indikator Kinerja Baseline _{2011 2012} Target Capaian _{2013 2014}

(persen jumlah orang yang memberikan tingkat kepuasan 80%)

3

Bidang Pengembangan SPMI

3.1 Kepuasan pelanggan (%) 70,4 75 80 85

3.2 Penguatan implementasi SPMI & peran _{GJM /UJM}

Kegiatan insidental terutama saat audit dan akreditasi ED UB, 100% fakultas; 50% PS melalui SIDEA ED UB 100%fakultas & PS ED UB 100%fakultas & PS

3.3 Standarisasi kualifikasi SD Organisasi _BANPT Sesuai Konsep Standar Dosen Konsep Standar Ruang kuliah Konsep standar pengelolaan Lab. 3.4 Implementasi SPMI di laboratorium prosedur Manual

softcopy Pengembang an IT-based procedure Peningkatan kepuasan pe-layanan Lab. Peningkatan kinerja Lab. 3.5 Implementasi SPMI di PS Pasca Sarjana

Kelembaga-an Komite Penjaminan Mutu (KPM)

Penyusunan

standar Monev Monev rutin

4

Bidang AIM

4.1 Jumlah Auditor diseluruh Universitas _(orang) 126 146 166 186 4.2 Tingkat Kepuasan Auditee terhadap _{pelaksanaan AIM (%)} 80 80 85 90 4.3 Tingkat Kepuasan Auditor terhadap _{pelaksanaan AIM (%)} 80 80 85 90

4.4 AIM untuk Manajemen Laboratorium (%) 0 35 70 100

5

Bidang Akreditasi Nasional

5.1 Ijin Operasional PS (unit/unit) na 116/145 145/145 145/145 5.2 Tingkat Kepuasan PS terhadap proses _{pendampingan akreditasi (%)} 80 80 85 90 5.3 Jumlah PS yang mengirimkan dokumen _{akreditasi ke BAN-PT} 22/53 64/64 45/45 13/13

6

Bidang Monevin PHK

6.1 Tingkat kepuasan grantee terhadap _{pelaksanaan Monevin PHK (%)} 80 82 84 86 6.2 Jumlah grantee yang memenuhi skor _{Monevin PHK minimal 300 (%)} 50 75 75 100

6.3 Jumlah PHK yang dihentikan (%) 0 0 0 0

7

Bidang ISO dan Akreditasi

_{Internasional}

7.1

Penerapan ISO, berdasarkan Kepuasan Pendampingan, temuan Audit & Surveillance, Pemberian Informasi dan Workshop ISO (%)

70 75 80 85

7.2

Akreditasi PS Internasional, berdasarkan Kepuasan pendampingan unit kerja, pemberian Informasi dan Workshop Akreditasi Internasional, Kesesuaian capaian jumlah PS terakreditasi (%)

na 60 70 75

7.3 Layanan Publik (pelatihan dan konsultasi ISO), berdasarkan Kepuasan pelanggan, jumlah peminat layanan, dll (%)

na 70 75 80

7.4 Sertifikasi ISO17025, berdasarkan Kepuasan pendampingan, temuan Audit

No. Indikator Kinerja Baseline _{2011 2012} Target Capaian _{2013 2014}

pelatihan (%)

7.5 Kinerja Bidang ISO dan Akreditasi Internasional sesuai penilaian pimpinan

(%) 80 85 90 95

3.6

Continual Improvement

IV. Lampiran

Lampiran 3. Capaian Sasaran Mutu PJM

No Indikator Target Capaian ₂₀₀₈ Target 2009 Capaian ₂₀₀₉ Target 2010 Capaian ₂₀₁₀ Target 2011 Capaian ₂₀₁₁

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

1 UB menjalankan sistem penjaminan mutu yang didukung oleh keberadaan

manual mutu dan implementasinya 100

-SPM yang dikembangkan di tingkat

universitas Akademik SPM SPMI SPMI SPMI SPMI SPMI SPMI

-Unit kerja tingkat fakultas yang

mengembangkan SPM (unit, %) 100 12 100 12 100 12 100 12 100 14 100 12 100 14

-Unit kerja tingkat jurusan yang

mengembangkan SPM (unit, %) 37 97 100 39 100 39 100 40 100 36 100 42 36* 100

-Unit kerja penunjang pelaksana

akademik (unit, %)* 1/19 (5) 5/19 (26) 5/19 (26) 11/19 (58) 10/19 (52) 19/19 (100) (100) 17*

-Institusi yang dilayani PJM untuk studi

banding, magang dan diklat dll. (PT) 6 11 11 20 31 40 49

2 Lingkup Penerapan ISO di UB* 100

- Sistem Manajemen Mutu ISO

9001:2008 PJM PJM, 3 Satker PJM, 3 Satker Fak. & Jur. 4 satker, Fak. & Jur. 10 satker, UB UB

- Perbaikan Berkelanjutan ISO 9004 - - - PJM -

- Pengujian Laboratorium ISO 17025 - LSIH LSIH LSIH LSIH LSIH LSIH

3 Implementasi Sistem Penjaminan Mutu di seluruh unit kerja dengan bukti laporan audit

100 - Unit kerja tingkat fakultas yang

mengikuti Audit Internal Mutu (unit, %)

12

100 100 12 100 12 100 13 100 13 100 13 100 14

- Unit kerja tingkat jurusan yang

mengikuti Audit Internal Mutu (unit,%) 37 97 100 39 100 39 100 40 100 36 100 42 100 36

- Unit kerja penunjang pelaksana akademik yang mengikuti Audit Internal Mutu (unit, %)*

0

0 0 0 0 0 100 19 10 52 100 19 17* 100

- Jumlah penerima hibah yang diputus

No Indikator Target Capaian ₂₀₀₈ Target 2009 Capaian ₂₀₀₉ Target 2010 Capaian ₂₀₁₀ Target 2011 Capaian ₂₀₁₁

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

4 Standarisasi Akreditasi PS S-1, S-2, S-3* 70,15

Jumlah PS S-1 terakreditasi A untuk PS

perpanjangan 16/29 29/32 16/33 20/32 18/33 24/32 21/29

Jumlah PS S-1 terakreditasi B untuk PS

baru 2/5 7/9 7/9 11/11 7/9 15/12 4/38

Jumlah PS S-2 terakreditasi A 7/17 7/26 0/21 0/21 0/21 4/21 4/47

Jumlah PS S-3 terakreditasi A 0/10 0/10 1/9 1/12 1/9 3/13 2/23

Status AIPT B A A A A A A

5 PJM UB menerima dana tahunan peningkatan mutu internal serta akreditasi, secara terus menerus (xRp 1.000.000,-)

1.200 1.500 1.080 1.600 1.800 1.750 2.154 ₍₁₀₀₎

Lampiran 5. Stage 2 Assessment Report QMS ISO 9001:2008

Assessor:

Dede Gunawan (ID 04315)/ Firdha Basbeth (New Assessor)

Assessment

of:

Pusat Jaminan Mutu (PJM)

Auditee(s):

Prof Dr. M. Bisri, and staff

Audit trails and sources of evidence:

Interview with management and staff,

Internal Quality Audit

Accreditation - BAN PT monitoring

PJM Program Y 2007-2012

Evaluation and conclusions:

PJM mainly has three main tasks: to develop internal quality assurance, maintain and

improve university accreditation, and to monitor and evaluate the fund and grants received

for research purposes. There is a significant improvement on the development of quality

assurance indicated by the number of internal audits commenced, and the numbers of

programs which has been accredited by the government with A classification.

There are room for improvement in PJM highlighted below:

1. A minor non conformity was raised to address issues in the process of Internal Audits

(see findings log).

2. The table of auditor competency was not updated, it was found that Prof Dr Diana

Arfiati was an auditor to Fakultas Ekonomi in June 15

th

2011, however at the time of

the audit there was no evidence that Prof Diana qualified as an internal auditor.

3. Routine meeting has been conducted every week and various matters have been

discussed, however attendant’s satisfaction on training conducted in PJM in 2011 was

not captured in the minutes of meeting.

4. The status and importance of the areas to be audited can be considered as an input to

the audit program, as well as results of previous audits.

Assessment Findings Log - SUB REPORT ISO 9001:2008

Grade Status Finding Corrective

Action Review

Process / aspect

Date Reference Clause

1 2 3 4 5 6 7 8

Minor NC

New There was no requirements has been set to ensure that time to reporting audit result, and time to response

corrective actions are taken without undue delay.

The audit summary was not supported by the audit forms which define corrective actions and their causes, and Follow-up activities were not including the verification of the actions. Some evidences are: audit conducted in June 15, 2011 to Faculty of Economy, and June 17, 2011 to Jurusan Ekonomi

Action plan has to be made by auditee and send to LRQA within 90 days from closing meeting. The action plan consist of investigation of root cause problem and corrective action to be taken. PJM 18 Oct 11 1110JKADGX/FBZ 16 8.2.2