MODUL
MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA
Disusun oleh : Aan Rahman
ADMINISTRASI BISNIS
FAKULTAS MANAJEMEN & BISNIS UNIVERISTAS BINA SARANA INFORMATIKA
2022
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur senantiasa kita panjatkan kehadirat Allah SWT, yang selalu memberikan limpahan Rahmat dan Inayah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan modul Manajemen Sumber Daya Manusia.
Modul ini disusun untuk melengkapi kebutuhan belajar mahasiswa program Diploma III (D III) Program Studi Administrasi Bisnis, Fakultas Manajemen & Binis Universitas Bina Sarana Informatika, yang kami rancang cukup sederhana. Dilengkapi dengan contoh – contoh sehingga para mahasiswa agar dapat mengetahui dan mengembangkannya yang kemudian diterapkan dalam dunia kerja mereka terutama untuk yang sudah bekerja.
Akhirnya kami berharap mudah-mudahan modul ini bermanfaat bagi semua pembaca, tidak lupa kritik dan saran demi kesempurnaan modul sangat diharapkan.
Jakarta, Oktober 2020
Penyusun,
i
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ... i Daftar Isi ... ii Pertemuan 1
Perspektif Manajemen SDM ... 1 Pertemuan 2
Analisis Pekerjaan, Deskripsi Dan Spesifikasi Pekerjaan ... 6 Pertemuan 3
Rekrutmen Dan Seleksi SDM ... 15 Pertemuan 4
Pelatihan ... 24 Pertemuan 5
Pengertian Kinerja (Prestasi Kerja) Dan Evaluasi ( Penilaian) Kinerja ... 28 Pertemuan 6
Manajemen Kompensasi Gaji Dan Upah ... 38
ii
1 PERTEMUAN 1 PERSPEKTIF MSDM
Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM), menurut Sadili Samsudin (2005:22),adalah:”Suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa bagi manusia sebagai individu anggota organisasi atau perusahaan bisnis” Veitzal Rivai (2005:5) mendefinisikaMSDM sebagai
“Rangkaian Strategis, proses dan aktivitas yang didesain untuk menunjang tujuan perusahaan dengan cara mengintegrasikan kebutuhan perusahaan dan individu SDM nya”. Menurut Henry Simamora (2006:5), MSDM, adalah: ”Desain dan implementasi sistem perencanaan, penyusunan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karir, evaluasi kinerja, kompensasi karyawan,dan hubungan ketenagakerjaan yang baik”.
A. Tujuan Manajemen Sumber Daya Manusia
Menurut Sadili Samsudin (2005:30), adalah memperbaiki kontribusi produktif tenaga kerja terhadap organisasi atau perusahaan dengan cara yang bertanggung jawab secara strategis, etis dan sosial. Empat tujuan MSDM adalah sebagai berikut:
1. Tujuan Sosial
Agar organisasi atau perusahaan bertanggung jawab secara sosial dan etis terhadap kebutuhan dan tantangan masyarakat dengan meminimalkan dampak negatifnya.
2. Tujuan Organisasional
Sasaran formal yang dibuat untuk membantu organisasi mencapai tujuannya 3. Tujuan Fungsional
Mempertahankan kontribusi departemen MSDM pada tingkat yang sesuai dengan kebutuhan organisasi
4. Tujuan Individual
Tujuan pribadi dari tiap anggota orgnisasi atau perusahaan yang hendak dicapai melalui aktivitasnya dalam organisasi.
B. Aktivitas MSDM
Menurut Sadili Samsudin (2005:33) adalah “Kegiatan untuk menyediakan dan
2
mempertahankan tenaga kerja yang efektif dan berkualitas bagi organisasi atau perusahaan”
Aktivitas MSDM meliputi:
1. Perencanaan SDM Fokus pada cara organisasi atau perusahaan bergerak dan kondisi SDM yang ada saat ini menuju kondisi SDM yang dikehendaki.
2. Rekrutmen dan Seleksi
Rekrutmen merupakan aktivitas yang dirancang untuk memperoleh pelamar kerja yang memenuhi persyaratan yang ditetapkan perusahaan.
Seleksi merupakan aktivitas menyaring pelamar melalui wawancara, tes, dan menyelidiki latar belakang pelamar.
3. Pelatihan dan Pengembangan
Merupakan serangkaian aktivitas yang dirancang untuk meningkatkan pengetahuan, kemampuan, ketrampilan, sikap dan kinerja SDM
4. Penilaian Prestasi Kerja
Penilaian Prestasi Kerja akan memberikan informasi yang akurat dari prestasi kerja karyawan yang akan memungkinkan dilaksanakannya perencanaan karir bagi mereka.
5. Kompensasi
Pada umunya, istilah kompensasi dipakai dalam pengertian proses pengadministrasian gaji dan upah. Suatu kompensasi dapat meningkatkan maupun menurunkan prestasi kerja atau memotivasi karyawan.
6. Pemeliharaan Keselamatan Tenaga Kerja
Program Keselamatan kerja yang efektif dapat mengurangi jumlah kecelakaan kerja dan meningkatkan kesehatan tenaga kerja.
7. Hubungan Kerja
Organisasi atau perusahaan bisnis tentu saja tidak semata-mata ingin memenuhi atau mencapai tujuan dengan mengorbankan kepentingan karyawan sebab manusia sebenarnya merupakan penentu dari keberhasilan suatu organisasi.
3 PERTEMUAN 2
ANALISIS PEKERJAAN, DESKRIPSI DAN SPESIFIKASI PEKERJAAN
PENGERTIAN ANALISIS PEKERJAAN
Menurut Henry Simamora (2006:80) Analisis pekerjaan adalah
”Prosespengumpulan dan pemeriksaan atas aktivitas kerja utama di dalam sebuah posisi serta kualifikasi (Keahlian, pengetahuan, kemampuan, serta sifat individualnya) yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas ini”.
Sedangkan menurut Veitzal Rivai (2005:109) analisis pekerjaan adalah
“Menempatkan orang yang tepat pada suatu pekerjaan tertentu, sesuai dengan kemampuan keahlian dan pengalaman dalam melakukan suatu pekerjaan”.
Menurut Veitzal Rivai (2005:110) Tujuan Analisis Pekerjaan:
1. Evaluasi peran lingkungan terhadap pekerjaan individu
Bagaimana analisis pekerjaan dapat memberikan informasi tentang lingkungan yang dapat mempengaruhi pekerjaan karyawan dalam suatu pekerjaan.
2. Kaji kembali kemungkinan ada persyaratan pekerjaan yang usang.
Peremajaan ketentuan yang berlaku untuk mendukung pencapaian sasaran perusahaan.
3. Ciptakan peraturan yang dapat menguntungkan semua pihak.
Setiap orang pada dasarnya punya hak mendapatkan pekerjaan dan kompensasi yang layak
4. Rancang kebutuhan SDM masa depan.
Melalui analisis pekerjaan dapat diperoleh gambaran tentang kemampuan SDM saat ini serta antisipasi kecenderungan perubahan di masa depan
5. Sesuaikan Jumlah Pelamar dan Pekerjaan yang tersedia.
Kaji jumlah lamaran yang masuk dengan lowongan yang tersedia, sehingga tidak terjadi kesenjangan antara kebutuhan dengan lamaran yang tersedia 6. Rancang Pendidikan dan Pelatihan untuk karyawan baru maupun karyawan yang
sudah berpengalaman.
Bagi karyawan baru pendidikan dan pelatihan dapat memberi bekal pengetahuan yang dapat diaplikasikan ke dunia kerja, sedangkan untuk karyawan yang berpengalaman dapat meningkatkan kemampuan untuk
4
melaksanakan pekerjaan saat ini maupun di masa yang akan datang 3
7. Rancang Rencana Pengembangan Potensi Karyawan.
Supaya potensi karyawan dimanfaatkan secara optimal 8. Tentukan Kinerja/Prestasi yang realistis.
Menetapkan Standar kinerja sebagai tolok ukur dalam penilaian prestasi kerjanya
9. Penempatan Karyawan Sesuai dengan Minatnya.
Penempatan karyawan yang sesuai minatnya akan meningkatkan etos dan motivasi kerjanya sehingga pekerjaan itu dapat dinikmati
10. Penempatan Karyawan Harus Sesuai dengan Keahliannya.
Penempatan karyawan yang sesuai dengan keahlian akan meningkatkan gairah kerja, sehingga dapat memberikan kontribusi kepada perusahaan
11. Berikan Kompensasi yang Wajar.
Rumuskan pemberian kompensasi yang adil baik bagi kedua pihak
METODE MENGUMPULKAN INFORMASI ANALISIS PEKERJAAN Ada beberapa metode pengumpulan data untuk analisis pekerjaan:
1. Wawancara
Proses interaksi antara dua atau lebih orang dalam sebuah proses komunikasi. Ada tiga jenis wawancara yang digunakan:
a. Wawancara Individual dengan setiap karyawan
b. Wawancara kelompok dengan sekelompok karyawan yang memiliki pekerjaan yang sama
c. Wawancara dengan satu atau banyak penyelia yang mengetahui pekerjaan tersebut
Pewawancara dapat menggali informasi yang lebih lanjut dengan pedoman khusus yang disediakan untuk itu (Wawancara terstruktur), dapat juga menambahkan pertanyaan-pertanyaan lain (Wawancara tidak berstruktur)
2. Kuesioner
Daftar pertanyaan yang disusun secara sistematis mengenai informasi yang dibutuhkan tentang jenis tugas, rincian tugas, tanggung jawab, karakteristik petugas yang dibutuhkan, kondisi kerja, ciri kesehatan dan keselamatan kerja, standar unjuk kerja dan
5 lain-lain.
4 3. Observasi
Melakukan pengamatan secara langsung ke lapangan untuk melihat kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan.
4. Catatan laporan Partisipan
Menanyakan kepada pekerja mengenai “Catatan Laporan” tentang yang mereka lakukan selama melakukan aktivitas.
Catatan Laporan, adalah Catatan harian yang dibuat oleh pekerja untuk setiap aktivitas di mana mereka terlibat disertai waktu yang dibutuhkan utnuk setiap aktivitas.
Formulir Wawancara Terstruktur dari Analisis Pekerjaan PT DERAI BADAI FORMULIR WAWANCARA
Nama: Umur:
Tanggal: Lamanya masa kerja di dalam perusahaan
Nama jabatan saat ini dan kelas jabatan:
Departemen: Grup/Bagian: Nama Penyelia
1. Tujuan Pekerjaan
2. Uraikan Tugas Pokok Pekerjaan Saudara.
3. Tugas Pekerjaan yang tidak begitu penting
4. Mesin atau perlengkapan Terus-menerus Sering Jarang yang digunakan
KUESIONER ANALISIS PEKERJAAN
Nama Jabatan Saudara Kode: Tanggal
Nama kelas : Departemen:
Nama Saudara : Fasilitas :
Nama Penyelia : Dipersiapkan Oleh:
Nama Atasan : Jam Kerja: sampai
6 5
1. Apakah tujuan umum dari pekerjaan saudara?
2. Apa pekerjaan terkahir Saudara? Jikalau di organisasi lainnya, harap sebutkan…
3. Ke jabatan mana Saudara ingin dipromosikan?
4. Apabila Saudara biasanya mengawasi orang lain, sebutkan nama-nama dan jabatan mereka
5. Apabila Saudara biasanya mengawasi orang lain, harap disilang (x) aktivitas-aktivitas berikut ini yang menjadi bagian dari tugas-tugas kepenyeliaan Saudara:
Pengangkatan Pengembangan Pengukuran kinerja Pengorientasikan Pengarahan Konseling
Pelatihan Penjadwalan Penganggaran Pendisiplinan Pemberhentian Lain-lain
6. Bagaimana Saudara menggambarkan penyelesaian dan hasil yang dari pekerjaan saudara?
7. Tugas pekerjaan- Harap uraikan secara ringkas apa yang Saudara lakukan dan sekiranya mungkin, bagaimana Saudara melakukannya.Saudara tunjukkan tugas mana yang Saudara anggap paling penting dan/atau paling sulit.
a. Aktivitas harian:
b. Tugas berkala: (cantumkan harian,mingguan, atau bulanan)
c. Tugas yang tidak berkala:
d.Saudara sudah berapa lama melakukantugas ini
e.Apakah Saudara melakukantugas yang tidak perlu? Jikalau “ya” harap sebutkan
f.Apakah Saudara seharusnya melakukan tugas-tugas yang tidak tercantum dalam Saudara?
Jika “ya” harap sebutkan:
8. Pendidikan. Harap disilang (X) daftar yang menunjukkan persyaratan pendidikan bagi pekerjaan Saudara, bukan latar pendidikan Saudara.
a. Tidak dibutuhkan pendidikan Formal b. Dibutuhkan pendidikan setingkat SMP
c. Dibutuhkan pendidikan setingkat SMU (SMA) d. Dibutuhkan pendidikan setingkat D3
7 e. Dibutuhkan pendidikan setingkat S1
Harap Saudara sebutkan tingkat pendidikan Saudara pada waktu ditempatkan pada pekerjaan ini
9. Pengalaman Kerja.Harap disilang (x) lamanya pengalaman kerja yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan Saudara?
a. Tidak Perlu pengalaman d. Enam bulan hingga 1 tahun b. Kurang dari satu bulan e. Satu Tahun hingga 5 tahun c. Satu bulan hingga 6 buan f. Lebih dari 5 tahun
10. Keahlian. Silahkan Saudara sebutkan setiap yang dibutuhkan dalam melaksanakan
pekerjaan Saudara (misalnya, tingkat akurasi,
kewaspadaan,ketelitian,kecekatan,keterampilan dalam memakai peralatan mesin, sistem komputer,dll). Harap Saudara sebutkan keahlian-keahlian yang Saudara kuasai pada waktu di tempatkan pada pekerjaan ini.
11. Perlengkapan. Apakah pekerjaan Saudara membutuhkan pemakaian perlengkapan?
Ya Tidak Jikalau ya, sebutkan perlengkapan dan berikan tanda silang (x) apakah Saudara memakainya kadang-kadang, sering, atau sangat jarang
Perlengkapan sangat jarang Kadang-kadang sering
a.
b.
c.
MENULISKAN DESKRIPSI PEKERJAAN
Menurut Henry Simamora (2006:109) Deskripsi pekerjaan adalah:”Dokumen yang menyediakan informasi mengenai kewaiban, tugas, dan tanggung jawab pekerjaan”.
Veitzal Rivai (2005:125) mendefinisikan Deskripsi pekerjaan sebagai
“Keseluruhan kajian ringkas informasi pekerjaan dan syarat-syarat pelaksanaannya sebagai hasil dari analisis, yang biasanya berisi tugas pokok dan uraian tersebut”.
Manfaat Deskripsi Pekerjaan
1. Ringkasan Pekerjaan dan tugas-tugas (Job Summary and Duties) 2. Situasi dan kondisi kerja (Working Condition)
8 3. Persetujuan (Approvals)
A. Elemen Deskripsi Pekerjaan
Menurut Henry Simamora (2006:110), terdiri dari:
1. Identifikasi Pekerjaan
Biasanya berisi informasi seperti berikut:
a.Nama Jabatan
Menunjukan bidang aktivitas khusus pekerjaan b. Status Jabatan
Menentukan statusnya tetap,kontrak atau projek c. Kode Jabatan
Perujukan yang cepat dan mudah atas semua jabatan d. Tanggal
Tanggal pembuatan deskripsi pekerjaan e. Disusun oleh
Nama orang yang menyusun deskripsi pekerjaan f. Disetujui oleh
Tanda Tangan dan nama jabatan orang yang menyetujui g. Departemen/Bagian dan Divisi/Pabrik
Menunjukkan lokasi pekerjaan h. Nama Jabatan Penyelia
Harus dibuat untuk membantu menentukan pekerjaan dan tingkat kepentingannya
i. Kisaran Gaji
Gaji khusus atau kisaran gaji jabatan bersangkutan 2. Ringkasan Pekerjaan
Adalah Rangkuman umum perihal tanggungjawab utama dan komponen yang membedakan pekerjaan itu dengan pekerjaan lain. Ringkasan pekerjaan memberitahukan apa pekerjaan tersebut, bagaimana pelaksanaannya dan mengapa
3. Kewajiban dan Tanggung Jawab
Mengelompokkan tugas pekerjaan dan mendaftarnya secara terpisah.
9 PT DERAI BADAI
DESKRIPSI PEKERJAAN
I. Nama Jabatan : Analisis Pekerjaan
Departemen : Departemen Sumber Daya Manusia Lokasi : kantor Pusat Jakarta Kelas Jawaban : 5C
Pusat Biaya : 567
Tanggal : 28 Maret 1997
Disetuju Oleh : Samiun Ramirez,SE,MBA Disusun oleh : Dra. Nurjanah Stone II. Ringkasa Pekerjaan
1. Mengumpulkan dan membuat informasi analisis pekerjaan melalui wawancara, kuesioner, observasi atau cara-cara lainnya
2. Memberikan data lainnya yang diperlukan oleh spesialis Sumber daya manusia
III. Tugas
1. Merancang jadwal analisis pekerjaan dan kuesioner 2. Mengumpulkan informasi pekerjaan
3. Berinteraksi dengan karyawan,penyelia dan rekan sejawat
4. Menyusun deskripsi pekerjaan,spesifikasi pekerjaan dan standar kinerja pekerjaan
5. Melaporkan risiko keselamatan kerja kepada manajer terkait 6. Mengecek informasi analisis pekerjaan melalui 2 sumber 7. Melaksanakan tugas lainnya yang dibebankan oleh pengawas IV. Kondisi Kerja
1. Bekerja di dalam ruangan kantor yang berventilasi baik
2. Pada saat pengumpulan data analisis pekerjaan sering harus terjun ke lapangan
pada berbagai kondisi yang ada di dalam grup perusahaan.
3. Waktu kerja standar dimulai dari pukul 08.00 pagi sampai 17.00 sore, kecuali pada
saat pengumpulan data dari sumber ke dua dan saat melakukan perjalan
10 keluar
kota (4 sampai 8 hari per bulan)
SPESIFIKASI PEKERJAAN
Henry Simamora (2006:114), mendefinisikan Spesifikasi Pekerjaan sebagai “Sebuah daftar pengetahuan, keahlian, kemampuan, dan karakteristik lainnya yang harus dipenuhi Oleh individu untuk melaksanakan sebuah pekerjaan.
Perbedaan antara Deskripsi pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan, adalah:
Deskripsi pekerjaan, menetapkan apa pekerjaan tersebut; merupakan profil pekerjaan Spesifikasi pekerjaan, tuntutan pekerjaan atas para karyawan yang melakukannya dan persyaratan keahlian manusia; merupakan profil manusia yang dibutuhkan orang yang menunaikan pekerjaan tsb.
Informasi yang tertera dalam spesifikasi pekerjaan, adalah:
1. Identifikasi Jabatan,terdiri dari:
a. Nama Jabatan b. Departemen c. Lokasi d. Pengawas e. Kode jabatan f. Tanggal g. Disetujui oleh h. Ditulis oleh
2. Faktor Keahlian, terdiri dari:
a. Pendidikan b. Pengalaman c. Komunikasi
3. Faktor Daya,terdiri dari:
a. Tuntutan fisik b. Tuntutan Mental 4. Kondisi Kerja
PT. DERAI BADAI
SPESIFIKASI PEKERJAAN
I. Nama Jabatan : Analisis Pekerjaan
11
Departemen : Departemen Sumber Daya Manusia Lokasi : kantor Pusat Jakarta
Kelas Jawaban : 5C Pusat Biaya 567
Tanggal : 28 Maret 1997
Disetuju Oleh : Samiun Ramirez,SE,MBA Disusun oleh : Dra. Nurjanah Stone II. Faktor Keahlian
Pendidikan : Diperlukan lulusan universitas atau perguruan tinggi
Pengalaman : Minimal pernah memiliki pengalaman selama 2 tahun sebagai bidang analisis pekerjaan atau tugas profesional lainnya dalam SDM Komunikasi : Kemampuan berbicara dan menulis merupakan bukti kemampuan
untuk meringkas data pekerjaan secara tepat dan cepat
III Faktor Daya
Tuntutan Fisik : Hanya terbatas pada hal-hal yang biasanya terkait degan tugas klerikal seperti duduk, berdiri, dan berjalan.
Tuntutan Mental : Penyampaian kesan visual diperlukan untuk mengamati pekerjaan. Inisiatif dan kecerdasan merupakan hal wajib karena pekerjaan akan diawasi secara umum saja.Pengambilan keputusan berdasarkan pertimbangan adalah hal yang sering terjadi. Menganalisis dan mensintesiskan sejumlah sari informasi ke dalam deskripsi pekerjaan, spesifikasi pekerjaan dan standaran kinerja pekerjaan.
IV. Kondisi Pekerjaan : Perjalanan kerja ke berbagai kantor cabang perusahaan di berbagai kota mulai dari empat hingga tujuh haridalam sebulan. Perjalanan di sekitar lokasi kerja untuk menghimpun informasi pekerjaan. Sebagian besar pekerjaan dilakukan di dalam kantor.
12 PERTEMUAN 3
REKRUTMEN DAN SELEKSI SDM
PENGERTIAN REKRUTMEN DAN SELEKSI
Menurut Henry Simamora (2006:170) Rekrutmen Adalah ”Serangkaian aktivitas untuk mencari dan memikat Pelamar kerja dengan motivasi, kemampuan, keahlian, dan pengetahuan yang diperlukan guna menutupi kekurangan yang diidentifikasi dalam perencanaan kepegawaian.
Veithzal Rivai (2005:158) mendefinisikan rekrutmen Sebagai ”Proses menentukan dan menarik pelamar yang mampu untuk bekerja dalam suatu perusahaan”
Sadili Samsudin (2006:81),mendefinisikan rekrutmen sebagai “ Proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang kualifaid untuk jabatan/pekerjaan tertentu dalam suatu organisasi.
Henri Simamora (2006:170) dan veithzal Rivai (2005:158) sependapat bahwa Proses Rekrutmen dimulai pada saat calon mulai dicari dan berakhir tatkala lamaran mereka diserahkan.
Seleksi, menurut Henry Simamora (2006:202), adalah ”Proses pemilihan dari sekelompok pelamar, Orang atau orang-orang yang paling memenuhi kriteria seleksi untuk posisi yang tersedia berdasarkan kondisi yang ada saat ini yang dilakukan oleh perusahaan”.
Veithzal Rivai (2005:170) mendefinisikan Seleksi sebagai “Sarana yang digunakan dalam memutuskan pelamar mana yang akan diterima”
Henry Simamora (2006:202), Veithzal Rivai (2005:170) dan Sadili Samsudin (2006:95), berpendapat: Proses Seleksi dimulai ketika pelamar melamar pekerjaan di perusahaan dan berakhir tatkala perusahaan mengambil keputusan pengangkatan. Proses Seleksi dimulai sesudah proses penarikan (rekrutmen) berlangsung.
Veithzal Rivai (2005:170) mendefinisikan Seleksi sebagai “Sarana yang digunakan dalam
13 memutuskan pelamar mana yang akan diterima”
Henry Simamora (2006:202), Veithzal Rivai (2005:170) dan Sadili Samsudin (2006:95), berpendapat: Proses Seleksi dimulai ketika pelamar melamar pekerjaan di perusahaan dan berakhir tatkala perusahaan mengambil keputusan pengangkatan. Proses Seleksi dimulai sesudah proses penarikan (rekrutmen) berlangsung.
PROSEDUR REKRUTMEN DAN SELEKSI
Menurut Sahala P.Sinurat (2008:24) prosedur Rekrutmen dan Seleksi, terdiri dari:
A. Permintaan Pengguna
Rekrutmen biasanya dimulai dengan adanya permintaan dari unit-unit.Permintaan ini dituangkan dalam “Formulir Permintaan”. Formulir permintaan berisi nama jabatan, departemen,tanggal kapan karyawan mulai bekerja dan berbagai informasi lainnya.
FORMULIR PENAMBAHAN TENAGA KERJA Nama posisi :
Pangkat :
Tgl. Mulai Bekerja : Lokasi :
Status : Permanen Sementara
Paruh waktu Lain-lain Alasan Permintaan:
………
Persyaratan Mutlak:
1………..
2………
Dst……….
Persyaratan Ingin:
1……….
2………
Persetujuan,…….,…….
Direktur HRD Direktur Utama
Tahapan permintaan Pengguna terbagi atas empat
14 Bagian, yaitu:
15
1. Penentuan Sasaran Rekrutmen dan Seleksi Pernyataan sasaran diharapkan memenuhi kaidah:
a. Specifik (Spesifik)
Posisi yang hendak diisi harus spesifik jabatannya, misalnya: Memilih tiga orang Kepala Kantor Cabang.
b. Measurable (terukur)
Hasil akhir harus memuat jumlah yang akan direkrut c. Attainable (Dapat dicapai)
Calon akan dapat diperoleh d.Realistic (Realistis) Harus realistis antara harapan terhadap calon yang akan direkrut, jumlah calon yang mau direkrut dan batas waktu perekrutan.
e.Time Bound (Mempertimbangkan Waktu)
Setiap kegiatan rekrutmen dan seleksi harus ada batas waktu berakhir atau kapan calon karyawan ditetapkan diterima
Contoh Penulisan sasaran dalam program rekrutmen dan Seleksi:
• Memilih seorang sekretaris Direktur Utama sebelum 31 Desember 2008
• Menentukan seorang supervisor penjualan sebelum 31 Maret 2007 2. Penentuan Kualifikasi Syarat Mutlak dan Syarat Ingin
Kualifikasi jabatan, adalah “Persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh calon untuk dapat menduduki posisi yang hendak diisi. Disebut juga profil pekerjaan, yaitu persyaratan minimum yang harus dimiliki calon.
Ada dua persyaratan, yaitu:
a. Persyaratan Mutlak (Must)
Adalah persyaratan yang harus dimiliki oleh calon untuk bisa dimajukan ke tahap berikutnya. Sebagai alat penyaring, maka persyaratan mutlak sebaiknya:
1) Terukur
Ada kuantitas yang menjadi ukuran sehinggasetiap orang yang terlibat memiliki persamaan dalam menyaring contoh terukur, pada rekrutmen koordinator salesman, ada persyaratan mutlak,“pernah menjadi salesman sekurang- kurangnya 2 tahun”
16 b. Dapat dibedakan
Meskipun syarat sulit diukur,tetapi dapat dibedakan. Contoh: Syarat pelamar Sarjana Ekonomi Akuntansi, maka syarat mutlaknya mampu menunjukkan ijazah sarjana ekonomi akuntansi.
c. Persyaratan Ingin (Want)
Persyaratan yang diinginkan oleh perusahaan
Persyaratan Ingin sebaiknya ditulis dalam bentuk harapan. Sebagai contoh,bila perusahaan ingin merekrut seorang manajer proyek, persyaratan Ingin, misalnya memiliki kemampuan memimpin, atau memiliki kemampuan membangun tim kerja yang baik
3. Penyusunan Jadwal Kegiatan
Jadwal kegiatan memuat kegiatan apa saja yang akan dimulai dan kapan harus selesai, siapa yang bertanggung jawab, dan berapa besarnya sumber daya yang akan digunakan
4. Penentuan Alat tes
Menentukan alat-alat tes yang akan digunakan untuk mendapatkan informasi tentang calon.
Contoh Syarat Mutlak dan Syarat Ingin
Sasaran: Memastikan terpilihnya seorang Manajer SDM sebelum tanggal 1 April 2020
Syarat Mutlak:
1. Harus Sarjana Hukum
2. Pengalaman sebagai Manajer SDM minimal 5 tahun
3. Pernah, paling tidk satu kali, memimpin tim negosiasi mewakili perusahaan dengan pihak ketiga
Syarat Ingin:
1. Memiliki kemampuan perubahan
2. Memiliki Kemampuan berbahasa Inggris
3. Memiliki Keahlian bidang sumber daya manusia
17
4. Memiliki pemahaman mendalam tentang manajemen 5. Memiliki kemampuan mengembngkan anak buah
Memastikan Terpilihnya Supervisor Marketing sebelum tanggal 1 April 2020
No Kegiatan Jadwal Pihak yang melaksanakan
1. Permintaan Pengguna 5 Jan Staf Rekrutmen dan Seleksi
2. Perumusan
kebutuhan,Kualifikasi calon
7 Jan Manajer HRD/Rekrutmen dan seleksi
3 Pemasangan iklan 17 Jan Staf Rekrutmen dan Seleksi
4 Penyaringan Awal (Test tertulis)
7 Feb Staf Rekrutmen dan Seleksi
5 Wawancara-1 21 Feb Manajer HRD/Rekrutmen dan seleksi
6 Wawancara-1 28 Feb Direktur SDM
7. Cek kesehatan 10 Mar Staf Rekrutmen dan Seleksi
8 Pengambilan Keputusan
14 Mar Manajer HRD/Rekrutmen dan seleksi bersama Direktur SDM
9 Penawaran 28 Mar Manajer HRD/Rekrutmen dan seleksi
bersama
18 B. Pemasangan Iklan
Langkah selanjutnya dalam proses rekrutmen adalah menentukan apakah karyawan yang sesuai dengan kualifikasi tersedia dalam perusahaan atau harus dicari dari luar perusahaan.
Bagi perusahaan yang memiliki pengembangan sumber daya manusia yang baik, 80% merupakan promosi dari dalam dan sisanya 20% merupakan karyawan dari luar
Beberapa hal yang perlu dipikirkan Terkait dengan Iklan:
1. Penggunaan Kata-kata
Sangat penting untuk berpikir efisien. Untuk itu, cukup dicantumkan syarat mutlak saja.
2. Pemilihan Media
Tergantung pada jabatan yang ditawarkan. Bila ingin mendapatkan pelamar dari seluruh kota besar di Indonesia, maka yang paling cocok adalah Surat Kabar harian yang beredar di kota-kota besar. Tetapi jika jabatan yang ditawarkan tidak cukup strategis cukup harian lokal.
3. Waktu Iklan
Hari yang cocok untuk pemasangan iklan lowongan pekerjaan untuk surat kabar adalah hari Sabtu dan Minggu.
DRAFT IKLAN:
Sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang perminyakan Membutuhkan seorang Manajer SDM
Syarat mutlak:
• Harus Sarjana Hukum
• Pengalaman sebagai Manajer SDM minimum 5 tahun
• Paling tidak pernah satu kali memimpin tim negosiasi mewakili perusahaan dalam suatu kegiatan dengan pihak ketiga
Kami berikan paket remunerasi, tantangan, dan karir menarik bagi Anda
19 C. Seleksi Administrasi
Lamaran yang memenuhi Syarat Mutlak dipilah menjadi dua kelompok, yaitu kelompok-1: Calon-calon yang akan dipanggil ke tahap berikutnya, Kelompok- 2 kelompok cadangan, yang akan dipanggil berikutnya bila seluruh calon di kelompok-1 kurang sesuai atau ditolak. Sebaiknya ditetapkan jumlah calon untuk tiap tahapan rekrutmen dan seleksi.Setelah ditetapkan kelompok, selanjutnya perlu dilakukan penelitian terhadap para pelamar melalui surat lamaran dan Daftar Riwayat Hidup. Didalam meneliti Daftar Riwayat Hidup ada tiga bidang yang perlu mendapat perhatian:
1. Pengalaman Kerja Spesifik 2. Kemajuan Pada Setiap Jabatan 3. Kestabilan pekerjaan
D. Tes
Untuk level yang lebih rendah, karena jumlah calon pelamar banyak maka pada umumnya perlu dilakukan tes, seperti matematika bahasa inggris dan tes-tes sederhana lainnya.
Untuk level yang tinggi, seperti Supervisor atau Manajer, tes sederhana tidak perlu dilakukan. Yang dilakukan adalah melakukan Assessment. Sebagai contoh calon diberi satu dokumen yang berisi informasi dan instruksi- instruksi yang harus dilakukan oleh calon.
E. Wawancara
Merupakan metode sistematis untuk mendapatkan informasi tentang calon pada bidang yang kritis untuk sukses
20
Contoh Hasil penentuan Alat Tes Untuk lowongan Manajer SDM
F. Pengecekan Kesehatan
Tujuannya memastikan bahwa calon memiliki fisik yang bagus dan sehat untuk melakukan tugas-tugasnya kelak.
G. Pengecakan Referensi
Merupakan kesempatan yang paling baik untuk mengecek hasil wawancara.
Sumber-sumber yang dapat dipakai
1. Atasan saat ini 2. Atasan sebelumnya 3. Kolega
4. Anak buah 5. Pelanggan
I. Penawaran Menjadi Karyawan hal-hal yang harus diperjelas 1. Gaji dan tunjangan
Nyatakan besarnya gaji dan tunjangan sehingga tidak ada salah pengertian.
2. Syarat Penawaran
Misalnya menyerahkan Ijasah asli jika diterima Kompetensi
1. Kepemimpinan 2. Berpikir konseptual
3. Memecahkan Masalah dan m engambil Keputusan
4. Kemampuan Mempengaruhi 5. Fleksibiltas
6. Wawasan 7. Komunikasi
21 3. Persyaratan Relokasi
Bila posisi yang ditawarkan memuat relokasi segera,perusahaan dan calon haruslah setuju kapan perpindahan dilakukan
4. Perjalanan Dinas
Jumlah Perjalanan dinas jika ada 5. Tanggal Mulai Kerja
Tanggal mulai bekerja harus dinyatakan spesifik 6. Tenggang waktu Penerimaan penawaran
Perlu diberi tenggang waktu untuk mendapatkan kepastian jawaban dari calon
7. Persyaratan Kerja Khusus
Aspek pekerjaan yang berdampak pada bekerja diluar jam kerja harus didiskusikan pada saat penawaran pekerjaan
22 PERTEMUAN 4
PELATIHAN
PENGERTIAN PELATIHAN
Menurut Veithzal Rivai (2005:226) pelatihan, adalah “Proses secara sistematika mengubah tingkah pelaku pegawai untuk mencapai tujuan organisasi. Pelatihan menurut Henry Simamora (2006:273) adalah “Proses pembelajaran yang melibatkan perolehan keahlian,konsep, peraturan, sikap untuk meningkatkan kinerja karyawan.
Menurut Henry Simamora (2006:276) Tujuan Pelatihan, adalah:
1. Memperbaiki Kinerja
Karyawan yang tidak bekerja dengan memuaskan karena kekurangan keahlian merupakan calon utama peserta pelatihan.
2. Memutakhirkan keahlian para karyawan sejalan dengan kemajuan teknologi
Melalui pelatihan karyawan dapat mengaplikasikan teknologi baru secara efektif 3. Mengurangi waktu pembelajaran bagi karyawan baru agar kompeten dalam
pekerjaan
Karyawan baru acapkali tidak menguasai keahlian dan kemampuan yang dibutuhkan menjadi karyawan yang kompeten
4. Membantu memecahkan masalah operasional
Pelatihan dapat membantu kalangan karyawan memecahkan masalah- masalah organisasional dan menuntaskan pekerjaan mereka secara efektif
5. Mempersiapkan Karyawan untuk Promosi
Pelatihan adalah unsur kunci dalam sistem pengembangan karir. Pelatihan memberdayakan karyawan untuk menguasai keahlian yang dibutuhkan untuk pekerjaan berikutnya di jenjang atas organisasi.
6. Mengorientasikan karyawan terhadap organsasi
Pelatihan dapat memberikan kesan yang menyenangkan bagi karyawan baru.
7. Memenuhi kebutuhan pertumbuhan pribadi
23
Pelatihan dapat meningkatkan pertumbuhan pribadi bagi semua karyawan.
Dasar Penyelenggaraan Pelatihan
Menurut Oemar Hamalik (2007:75) terdiri dari:
1. Rencana Harian
Disusun dalam bentuk tabelaris yang meliputi aspek-aspek sebagai berikut:
a. Hari dan tanggal yang telah ditetapkan b. Tujuan Pembelajaran yang hendak dicapai c. Topik/sub topik yang dibahas
d. Materi yang dikaji pada hari tersebut e. Strategi pembelajaran yang akan diterapkan
f. Alat Bantu/media pembelajaran yang akan digunakan g. Teknik dan prosedur evaluasi yang akan dilksanakan
h. Hal-hal lain yang dianggap perlu sehubungan dengan pelaksanaan pelatihan selama satu hari Rencana harian ini berdaya guna untuk menjembatani dalam rangka penyusunan “Rencana Unit Pelajaran” (unit lesson)
2. Perencanaan Unit Pelajaran Isinya terdiri dari:
Topik/subtopik :……….
Kelas/siswa :……….
Waktu :………..
a. Penjelasan
Uraian secara singkat tujuan yang hendak dicapai dan pendekatan yang akan dilakukan
b. Tujuan Unit
Meliputi aspek-aspek pengetahuan, keterampilan dan sikap yang hendak dicapai
c. Tujuan Instruksional (pembelajaran) khusus
Persyaratan tingkah laku secara spesifik yang hendak dicapai.
d. Materi Pembelajaran
Bahan pelajaran yang rinci dan sesuai tujuan instruksional khusus yang telah
24 dirumuskan
d. Pokok-pokok Kegiatan Pembelajaran 1) Kegiatan pendahuluan, terdiri dari:
a) Orientasi/pendekatan b) Perencanaa peserta
2) Kegiatan inti, yang terdiri dari:
a) Mencari dan mengumpulkan informasi b) Menggunakan informasi
3) Kegiatan kulminasi yang meliputi: Laporan kelompok, penugasan, ujian dsb a. Alat Bantu dan sumber
1) Alat Peraga
Merumuskan alat peraga dan perlengkapan yang diperlukan
2) Sumber bacaan
Daftar bacaan bagi peserta dan pelatih,pilih yang relevan dan tersedia
3) Narasumber
Ketentuan siapa yang menjadi narasumber e. Prosedur Evaluasi
1). Tujuan
Merumuskan secara spesifik tujuan yang hendak dicapai oleh penilaian ini.
2) Bentuk
Bentuk penilaian yang hendak dilakukan, yakni bentuk tertulis atau bentuk lisan
3) Alat Penilaian
Menyebutkan alat yang digunakan, mislanya tes, daftar centang, skala, kuesioner.
4) Waktu dan Tempat
Dijelaskan secara singkat di mana dan kapan penilaian akan dilakukan 3. Perencanaan Satuan Pembelajaran (Lesson Plan)
Adalah suatu urutan instruksional yang dikembangkan secara khusus yang umumnya disajikan dalam satu kali pertemuan kelas. Rencana ini dibutuhkan
25
bagi pelatih sebagai alat dan acuan dalam melaksanakan pelatihan.
Rencana ini disusun dalam bentuk unit terpadu, yang terdiri dari komponen- komponen sebagai berikut:
a. Tujuan Pembelajaran
Tujuan tertentu yang hendak dicapai selama periode pertemuan kelas
b. Materiil (Bahan Pelajaran)
Bahan-bahan pelajaran yang akan digunakan dalam pelatihan c. Motivasi
Deskripsi tentang cara-cara menggugah minat peserta, cara membuatnya aktif selama pelatihan
d. Prosedur
Langkah-langkah kegiatan pelatih dan peserta dalam proses pelatihan e. Prakiraan Waktu
Banyaknya waktu yang dijadwalkan pada setiap tahap f. Evaluasi
Kerangka pertanyaan dan topik-topik untuk menilai kekuatan dan kelemahan pelajaran.
g. Kerja Mandiri dan Tindak Lanjut
Tugas-tugas sebagai tindak lanjut pembelajaran, misalnya:melakukan kunjungan,pekerjaan rumah yang disusun sesuai dengan tujuan pembelajaran
26 PERTEMUAN 5
KINERJA DAN PENILAIAN KINERJA
PENGERTIAN KINERJA (PRESTASI KERJA) DAN EVALUASI ( PENILAIAN) KINERJA
Istilah Kinerja berasal dari kata Job Performance atau Actual Performance (Prestasi Kerja atau Prestasi sesungguhnya yang dicapai seseorang)
Veithzal Rivai (2005:309) mendefinisikan Kinerja sebagai “Hasil kerja karyawan dalam lingkup tanggung jawabnya”
Kinerja oleh Wirawan (2009:5) didefinisikan sebagai “Keluaran yang dihasilkan oleh fungsi-fungsi atau indikator-indikator suatu pekerjaan atau suatu profesi dalam waktu tertentu”
Sedangkan Evaluasi Kinerja oleh Wirawan (2009:9)
Didefinisikan sebagai “Proses penilai-pejabat yang melakukan penilaian (appraiser) mengumpulkan informasi mengenai kinerja ternilai-pegawai yang dinilai (appraise) yang didokumentasikan secara formal untuk menilai kinerja ternilai dengan membandingkannya dengan standar kinerjanya secara periodik untuk membantu pengambilan keputusan manajemen SDM”.
Tujuan Penilaian Kinerja Penilaian kinerja bertujuan untuk:
1. Mengetahui Pengembangan, yang meliputi:
a. Identifikasi kebutuhan pelatihan b. Umpan balik kinerja
c. Menentukan transfer dan penugasan
27 d. Identifikasi kekuatan dan kelemahan karyawan 2. Pengambilan Keputusan Administratif
a. Keputusan untuk menentukan gaji, promosi, mempertahankan atau memberhentikan karyawan
b. Pengakuan kinerja karyawan c. Pemutusan hubungan kerja
28 d. Mengidentifikasi yang buruk
3. Keperluan Perusahaan
a. Perencanaan SDM, menentukan kebutuhan Pelatihan b. Evaluasi pencapaian tujuan perusahaan
c. Informasi untuk identifikasi tujuan d. Evaluasi terhadap sistem SDM
e. Penguatan terhadap kebutuhan pengembangan perusahaan
4. Dokumentasi
a. Kriteria untuk validasi penelitian
b. Dokumentasi keputusan-keputusan tentang SDM c. Membantu untuk memenuhi persyaratan hukum
KRITERIA PENYELIA (PENILAI)
Yang dapat berfungsi sebagai penilai dalam penilaian kinerja, ialah:
1. Atasan (Langsung atau tidak langsung)
2. Bawahan langsung (jika karyawan yang dinilai mempunyai bawahan langsung)
HAMBATAN PENILAIAN KINERJA
Proses melakukan penilaian Kinerja terdapat beberapa hambatan, yaitu:
1. Kesalahan Penilai
beberapa kecenderungan yang ada:
a. Hallo Effect
Pendapat pribadi penilai mempengaruhi penilaian kinerja b. The Error of Central Tendency
Penilai tidak senang memberikan penilaian jelek atau baik kepada karyawan melainkan nilai rata-rata.
c. The Leniency and Strictness Biases
Penilai terlalu lunak atau atau terlalu keras.
29 d. Personal Prejudice
Penilaian dipengaruhi prasangka tidak baik, misalnya suku atau jenis kelamin dari kelompok mana
karyawan berasal.
e. The RecencyEffect
Penilaian didasarkan perilaku kerja yang terakhir.
2. Ketidaksiapan Penilai
Penilai mungkin tidak disiapkan untuk melakukan penilaian. Ini dapat mengakibatkan:
a. Penilai kurang percaya diri
b. Keterbatasan pengetahuan mengenai pekerjaan c. Kurang waktu untuk melakukan penilaian 3. Ketidakefektifan Praktek dan Kebijakan Organisasi
Dalam hal ini adalah:
a. Tidak adanya reward penilai
Dengan tidak adanya ganjaran baik yang bersifat positif maupun negatif, para penilai melakukan secukupnya berdasarkan sisa waktu yang dimilikinya.
b. Norms Supportting Leniency
Adanya kebiasaan yang menyatakan bahwa Kinerja bawahan yang jelek berarti atasan lemah dalam membina bawahan, menyebabkan atasan cenderung memberi nilai yang baik kepada bawahannya
c. Lack of aapropriate accountability
Munculnya ketidak pedulian atasan terhadap penilaian kinerja bawahan akibat kebijakan yang tidak mendukung.
4. Formulir Penilaian yang Tidak Baik
Metode-metode penilaian biasanya menggunakan formulir penilaian, dan sering kali formulir tersebut:
a. Tidak jelas
b. Tidak mencakup aspek utama dari unjuk kerja c. Kompleks atau rumit
5. Cara Mengatasi Hambatan
a. Memberikan latihan kepada penilai
b. Melibatkan penilai dalam penentuan formulirmpenilaian
c. Mengingatkan kepada Manajer, arti pentingnya penilaian kinerja c. Memberikan Penghargaan kepada manajer penilai
30 d. Memilih Penilai yang tepat
INSTRUMEN EVALUASI KINERJA A. Isi Instrumen
Isi instrumen evaluasi kinerja pada prinspinya berisi butir-butir:
1. Nama organisasi
2. Identifikasi karyawan:nama karyawan,unit kerja, jabatan, pangkat 3. Identifikasi penilai: nama penilai, jabatan, unit kerja
4. Masa Periode Penilaian 5. Butir-butir Indikator Kinerja 6. Deskriptor Level Kinerja 7. Catatan penilai
8. Tanggapan ternilai atas penilaian 9. Tanda tangan penilai dan ternilai
B. Skala Penilaian
Evaluasi kinerja merupakan proses pengukuran,yaitu mengukur kinerja karyawan. Pengukuran penetapan angka atau kata-kata pada butir-butir, keadaan, kejadian, atau kinerja untuk menunjukkan adanya perbedaan.
Untuk itu skala, untuk melukiskan perbedaan tersebut digunakan.
Pengukuran terdiri atas empat skala, yaitu:
1. Skala Nominal
Nominal berarti memberi nama, sehingga skala nominal tidak mengukur, sekedar memberi nama suatu benda, kejadian,atau sifat sesuatu.
Dalam evaluasi kinerja, skala nominal hanya digunakan untuk identifikasi pegawai. Misalnya, dalam melukiskan identifikasi karyawan digunakan nomor induk, jenis kelamin, jenis pekerjaan, dan posisi atau jabatan.
31 Angka khusus harus digunakan untuk menunjukkan
perbedaan di antara kategori. Angka-angka tersebut tidak dapat dioperasikan dalam matematika. MisalnyaUntuk membedakan jenis kelamin,laki-laki diberi angka 1dan perempuan diberi angka 2, Kedua angka tersebut sekedar tanda yang membedakan jenis kelamin.
2. Skala Ordinal
Menempatkan data dalam urutan ranking dari yang tertinggi sampai terendah.
Misalnya, jika seorang manajer diminta untuk mengemukakan urutan tingkat disiplin pegawai bawahannya, nomor 1 menunjukkan pegawai paling rajin, nomor 2 runner up, dstnya.
3. Skala Interval
Menunjukkan jarak atau nilai spesifik dalam urutan angka pasangannya.
Dalam evaluasi kinerja, skala ini digunakan dalam Deskriptor Level Kinerja (DLK)
4. Skala rasio
Dalam evaluasi kinerja, skala ini digunakan untuk menentukan standar kinerja pegawai. Skala rasio digunakan untuk menentukan stadar produktivitas yang dapat dihitung, misalnya jumlah penjualan, jumlah unit produksi yang diproduksi, atau kecepatan merespon permintaan pelanggan.
DESKRIPTOR LEVEL KINERJA (DLK)
Menurut Wirawan (2009:77) DLK, adalah ”Skala bobot yang melukiskan tingkatan kinerja untuk setiap indicator kinerja karyawan. DLK dapat terdiri atas hal-hal berikut:
1. Angka
Angka dapat dari 10-100 atau 1-10. Misalnya, DLK Dafta Penilaian Pekerjaan Pegawai Negeri Sipil (DP3) menggunakan skala 10-100. Pemberian angka dapat juga dalam bentuk skala persentase. Misalnya sistem Penilaian Pegawai Asuransi Kesehatan Indonesia (persero) menggunakan skala penilaian pencapaian kerja dan Gol: 45%-59%, 60%-74%, 75%-90%,
91%-100% dan 106%-120%
32 2. Kata Sifat
DLK dapat menggunakan kata sifat, seperti sangat buruk, buruk, sedang, baik dan sangat baik. Misalnya Bank Indonesia menggunakan kata-kata sifat: Jauh di bawah harapan, di bawah harapan, sesuai harapan, diatas harapan, dan jauh di atas harapan.
3. Kombinasi angka dan kata sifat
Pemberian skala yang paling banyak digunakan adalah kombinasi antara angka dan kata sifat.
Contok DLK dengan Angka dan Kata Sifat
METODE PENILAIAN KINERJA
Keseluruhan metode secara garis besar dikelompokkan dalam dua kategori:
1. Penilaian yang berorientasi pada masa lalu
Penilaian Kinerja yang dilakukan pada masa lalu sebelum penilain dilakukan. Beberapa metode ini terdiri dari:
a. Rating Scale
Penilaian yang didasarkan pada suatu skala, dari amat baik, baik, sedang, cukup dan kurang, pada standar kerja seperti inisiatif, tanggung jawab, hasil kerja secara umum, dan lain-lain. Di mana masing-masing skala tersebut diberi bobot misalnya 5,4,3,2,1.
contoh Rating scale:
1 = Kinerja tidak memadai
2 = Kinerja tidak mencapai sasaran dibeberapa bidang
33 kunci
3 = Kinerja mencapai semua sasaran 4 = Kinerja mencapai semua sasaran 5 = Benar-benar kinerja yang luar biasa
b. Checklist
Standar unjuk kerja sudah dideskripsikan terlebih dahulu, kemudian penilai memeriksa apakah karyawan sudah memenuhi atau melakukannya.
Standar-standar Kinerja misalnya Karyawan hadir dan pulang tepat waktu, bersedia bila diminta lembur, patuh pada atasan, dan lain-lain.
c. Critical Incident Technique
Penilaian yang didasarkan pada perilaku khusus yang dilakukan ditempat kerja, baik perilaku yang positif maupun yang negatif.
Contoh Penilaian Kejadian Kritis untuk Asisten Manajer Pabrik
PT. PERMATA, Tbk
Performance Checklist
Nama
Karyawan………Departemen………
Nama Penilai………
Tanggal………..
34 Behaviorally Anchored Rating Scale (BARS)
Penilaian yang dilakukan dengan menspesifikasi Kinerja dalam
dimensi-dimensi tertentu, misalnya Dosen diperguruan tinggi, memberikan pengajaran, melakukan penelitian, memberi bimbingan kepada mahasiswa, dan membuat soal.
d. Observasi dan Tes Unjuk Kerja
Penilaian yang dilakukan melalui tes lapangan.
e. Metode Perbandingan kelompok
Membandingkan seorang karyawan dengan rekan kerjanya, yang dilakukan oleh atasan dengan beberapa teknik, seperti:
Instrumen BARS Perum Pegadaian Indikator Kualitas Pekerjaan
1) Ranking Method (Pemeringkatan)
Keseluruhan karyawan dalam satu kelompok diurutkan mulai yang
35
terbaik hingga yang terburuk. Misalnya empat karyawan diurutkan 1. Tito, 2.Vito, 3.Cayadi, 4.Raditya
2) Forced Distribution (Pengelompokan pada klasifikasi yang sudah ditentukan)
Membuat distribusi atau klasifikasi, misalnya: a. 12,5% terbaik, b. 25%
baik, c. 50% cukup
3) Point allocation Method (Pemberian angka atau poin)
Semua karyawan yang dinilai diberi poin atau nilai yang diurutkan dari yang terbesar hingga yang terkecil, misalnya dari angka 0
sampai 100: a. Tito 80, b. Vito 76, c. Cayadi 70, d. Raditya 60 4) Paired Comparison (Perbandingan dengan karyawan lain)
Setiap karyawan dibandingkan dengan karyawan lain untuk menentukan siapa yang terbaik.
2. Penilaian Yang Berorientasi Pada Masa Depan
Penilaian akan potensi seorang karyawan untuk melakukan pekerjaan pada masa yang akan datang. Metode Penilaian ini terdiri dari:
a. Penilaian Diri Sendiri
Penilaian karyawan untuk diri sendiri dengan harapan karyawan tersebut dapat mengidentifikasi aspek-aspek perilaku kerja yang perlu diperbaiki pada masa yang akan datang.
Proses dimulai dengan penyelia yang memberitahukan kepada karyawan tentang tujuan perusahaan; kemudian karyawan mendapatkan lembar kerja di mana mereka mencatat mengenai pekerjaan tersebut. Sekitar 15 menit sebelum penilaian kinerja dilaksanakan, karyawan melengkapi lembar kerja dengan mengisi butir yang berhubungan dengan pekerjaannya, tingkat kesulitannya, dan usulan penyempurnaan
b. Management By Objective (MBO)
Sebuah program Manajemen yang melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan untuk menetukan sasaran yang akan dicapainya.
c. Penilaian secara Psikologis
Proses penilaian yang dilakukan oleh para ahli psikologi untuk mengetahui potensi yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan seperti kemampuan intelektual, Motivasi dan lain-lain
36
LembarPenilaian MBO
Perhatian: Lembar Kerja ini diisi pada awal periode penilaianKinerja Nama Karyawan : Arit Permata Hati Masa Kerja : 5 Tahun Nomor Karyawan: 0023.09.84
Tanggal : 2 Tahun
Nama Jabatan : Penasehat Hukum Wilayah : Kantor Pusat
d. Assessment Centre
Serangkaian teknik penilaian dan dilakukan oleh sejumlah penilai untuk mengetahui potensi seseorang melakukan tanggung jawab yang lebih besar Dasar Dari teknik ini berupa serangkaian latihan situasional di mana para calon untuk promosi, pelatihan atau program manajerial lain ikut serta selama 2 atau 3 hari untuk diamati dan dinilai. Latihan ini berupa tugas manajemen yang disimulasikan dan meliputi teknik-teknik seperti bermain peran (role playing), analisis kasus, dan tes psikologis.
Evaluasi Penilaian
Proses pemberian umpan balik kepada karyawan yang sedang dinilai dalam upaya memberi masukan tentang aspek-aspek yang harus diperbaiki.
Beberapa pendekatan yang dapat ditempuh:
1. Evaluation Interview
Memberikan umpan balik tentang Kinerja masa lalu dan potensi masa depan.
37 2. Tell and Sell Approach
Menggambarkan Kinerja karyawan dan meyakinkan karyawan untuk berperilaku lebih baik
3. Tell and Listen Method
Karyawan diberi kesempatan memberikan alasan apa yang telah dilakukan dan membimbing karyawan untuk berperilaku lebih baik.
4. Problem Solving Approach
Mengidentifkasi berbagai problem yang dihadapi karyawan dalam pekerjaannya melalui konseling
38 PERTEMUAN 6
MANAJEMEN KOMPENSASI GAJI DAN UPAH
PENGERTIAN KOMPENSASI
Kompensasi menurut Veitzal Rivai (2005:357) adalah: “Sesuatu yang diterima karyawan sebagai pengganti kontribusi jasa mereka pada perusahaan”
Sedangkan menurut Marihot (2002:244) Kompensasi adalah “Keseluruhan balas jasa yang diterima oleh pegawai sebagai akibat dari pelaksanaan Pekerjaan di organisasi dalam bentuk uang atau lainnya”.
TUJUAN MANAJEMEN KOMPENSASI 1. Memperoleh SDM yang berkualitas
Kompensasi yang cukup tinggi sangat dibutuhkan untuk memberi daya tarik kepada pelamar
2. Mempertahankan Karyawan yang Ada
Besaran Kompensasi yang tidak kompetitif akan menimbulkan perputaran karyawan yang tinggi.
3. Menjamin Keadilan
Berupaya agar keadilan internal dan eksternal terwujud.
4. Mengendalikan Biaya
Membantu perusahaan memperoleh dan mempertahankan para karyawan dengan biaya yang beralasan
5. Mengikuti Aturan Hukum
Mempertimbangkan faktor-faktor legal yang dikeluarkan pemerintah.
6. Memfasilitasi Pengertian
Sistem Manajemen Kompensasi hendaknya mudah dipahami spesialis SDM, Manajer Operasi, dan para Karyawan.
7. Meningkatkan Efisiensi Administrasi
Dirancang utnuk dapat dikelola dengan efisien, membuat Sistem Informasi SDM optimal
39 Komponen-komponen Kompensasi
1. Gaji
Balas Jasa dalam bentuk uang yang diterima karyawan sebagai konsekuensi dari kedudukannya sebagai seorang karyawan yang memberikan sumbangan tenaga dan pikiran dalam mencapai tujuan perusahaan. Atau dapat juga diaktakan sebagai bayaran tetap yang diterima seorang dari keanggotaannya dalam sebuah perusahaan.
2. Upah
Imbalan finansial langsung yang dibayarkan kepada karyawan berdasarkan Jam Kerja, Jumlah barang yang dihasilkan atau banyaknya pelayanan yang diberikan. Besarnya upah dapat berubah-ubah tergantung keluaran yang dihasilkan.
3. Insentif
Imbalan langsung yang dibayarkan kepada karyawan karena kinerjanya melebihi standar yang ditentukan.
4. Kompensasi Tidak Langsung (Fringe Benefit)
Kompensasi tambahan yang diberikan berdasarkan kebijakan perusahaan terhadap semua karyawan sebagai upaya meningkatkan kesejahteraan para karyawan. Contohnya, Asuransi, Uang pensiun, dan lain-lain
Langkah Penentuan Gaji dan Upah
Secara umum penentuannya dapat dilakukan dengan langkah-langkah 1. Menganalisis Jabatan/Tugas
Mencari infromasi tentang tugas-tugas yang dilakukan dan persyaratan yang diperlukan.
2. Evaluasi Jabatan/Tugas
Mempertimbangkan faktor-faktor, seperti tanggung jawab, keterampilan tingkat usaha dan lingkungan kerja. Beberapa metode yang dapat dilakukan:
a. Metode Pemeringkatan (Job Ranking)
Langkah-langkahnya, adalah sebagai berikut:
1) Mendapatkan Informasi Jabatan 2) Menentukan jabatan yang akan dinilai
40
3) Menentukan faktor-faktor yang dikompensasi 4) Memeringkatkan jabatan satu dan yang lain b. Metode Pengelompokan (Job Grading)
Langkah-langkahnya, adalah sebagai berikut:
1) Uraian tingkatan berdasarkan faktor-faktor yang dapat dikompensasi 2) Membuat tingkatan
3) Mengelompokan jabatan-jabatan yang ada sesuai dengan tingkatan yang sudah ditentukan
4) Menentukan besarnya gaji c. Metode Perbandingan Faktor
Langkah-langkahnya, adalah sebagai berikut:
1) Memperoleh informasi Jabatan
2) Menentukan faktor-faktor yang dapat dikompensasi 3) Menentukan jabatan kunci
4) Memeringkat jabatan kunci berdasarkan faktor yg dapat dikompensasi 5) Mendistribusikan tarif upah untuk faktor yang dapat dikompensasi 6) Menyajikan dalam sebuah bagan perbandingan
7) Mengevaluasi pekerjaan lain d. Metode Penentuan Point (Point System)
Langkah-langkahnya, adalah sebagai berikut:
1) Menentukan secara rinci faktor-faktor yang dapat dikompensasi 2) Menentukan level faktor-faktor yang dapat dikompensasi 3) Menentukan poin untuk setiap faktor
Tantangan dalam penentuan Gaji dan Upah
Ada sejumlah faktor yang mempengaruhi tingkat Gaji yang sering di luar kemampuan perusahaan untuk mengendalikannya, seperti:
1. Tingkat Gaji yang Lazim 2. Serikat Buruh
3. Pemerintah
4. Kebijakan dan Strategi Penggajian 5. Faktor Internasional
41 6. Nilai yang sebanding dan pembayaran yang sama 7. Biaya dan Produktivitas
STRUKTUR UPAH
Perusahaan-perusahaan swasta kebanyakan berlaku apa yang disebut struktur upah. Menurut F.Winarni (2008:45) Struktur upah adalah “Rangkaian angka (nilai) upah untuk setiap pekerjaan/jabatan atau kelompok/golongan/kelas jabatan yang disusun secara berurutan dari tingkat yang rendah sampai dengan tingkat yang tertinggi, mengikuti struktur golongan jabatan yang ada dalam perusahaan”
Menurut F. Winarni (2008:45) bentuk-bentuk struktur upah terdiri dari:
1. Struktur Upah Berbentuk Angka Tunggal
Lamanya masa kerja seorang pekerja tidak dijadikan dasar untu menentukan besarnya kemajuan upah individu pekerja. Prestasi pekerja dihargai dalam bentuk ‘insentif’ tunai secara langsung. Sedangkan ‘kemajuan’ upah akan sama besarnya untuk setiap pekerja dan biasanya merupakan hasil
‘perundingan’ kesepakatan kerja bersama atau karena diberikan ‘kenaikan upah minimum’ oleh perusahaan. Patokan upah bentuk ini biasa digunakan untuk golongan semi skilled dan skileed
42 Contoh Upah Per Jam berbentuk Angka Tunggal
2. Struktur Upah Berbentuk Angka Terendah dan Tertinggi
Seorang pekerja diberikan kesempatan untuk bersaing dalam prestasi sehingga seorang pekerja bisa mendapatkan ‘Kemajuan’ Upah yang berbeda dengan seorang pekerja lainnya. Patokan ini biasanya digunakan untuk golongan Manajer dan staf senior.
Patokan ini digunakan dengan alasan bahwa perusahaan harus menerapkan sistem prestasi kerja yang canggih, fair dan objektif yang biasanya didasarkan pada pencapaian sasaran kerja individu.
2. Struktur Upah Berkala
Skala kemajuan upah seorang pegawai mengikuti lamanya kerja pegawai yang bersangkutan.
Lamanya masa kerja seorang pegawai dinilai sebagai loyalitas.Di samping itu “kemajuan gaji’ juga harus dikaitkan juga dengan prestasi.
Tangga kenaikan gaji dibuat Fixed, Sehingga pengaturannya mudah dan patokan kenaikan gaji sudah tersedia.Patokan ini biasa digunakan untuk golongan pelaksana.
43 KOMPONEN GAJI DAN UPAH
Jumlah yang harus dibayarkan perusahaan atau jumlah yang akan diterimakan kepada pegawai atau karyawan akan terdiri dari gaji atau upah pokok ditambah dengan tunjangan-tunjangan yang diberikan dalam bentuk uang dan uang lembur.
Apabila diambilkan contoh menurut struktur penggajian PNS maka Komponen - komponennya terdiri dari:
1. Gaji Pokok
Jumlah imbalan yang dianggap layak bagi seorang pegawai untuk memenuhi penghidupan selama satu bulan. Jumlah ini merupakan dasar yang dipergunakan untuk menetapkan besarnya tunjangan keluarga dan pokokpensiun. Besarnya gaji pokok akan meningkat sesuai dengan tingkat pangkat dan masa kerja golongan. Kepada:
a. CPNS gaji pokoknya= 80% dari gaji pokok sesuai masa kerja, golongan dan ruang dalam skala Gaji Pokok PNS
b. Pegawai gaji pokoknya= 100% dari gaji pokok sesuai masa kerja, golongan dan ruang dalam skala gaji Pokok PNS
2. Tunjangan Keluarga
Tunjangan ini berikan kepada setiap pegawai yang menikah, terdiri dari:
a. Tunjangan isteri/suami = 10% dari gaji pokok b. Tunjangan anak = 2% dari gaji pokok (untuk setiap anak maksimal 2 anak
3. Tunjangan Beras (pangan)
Bagi setiap pegawai dan keluarganya diberikan tunjangan pangan beras setara dengan:
a. 10 kg untuk pegawai yang bersangkutan b. 10 kg untuk isteri/suami
c. 10 kg untuk setiap anak, maksimal 2 anak 4. Tunjangan Struktural
Tunjangan ini diberikan kepada pegawai yang menduduki jabatan struktural tertentu. Nilai nominal tunjangan ini penetapannya didasarkan atas faktor kepantasan dan tersedianya anggaran. Jumlahnya bervariasi tergantung dari jabatan seseorang dalam struktur organisasi maupun eselon yang
44
diembannya oleh seorang pegawai (eselon IA, IB,IIA, IIB, IIIA, IIIC, IVA, IVB, VA,VB)
5. Tunjangan Fungsional
Tunjangan ini bervariasi tergantung dari fungsi pekerjaan pegawai yang bersangkutan dalam memperlancar pelaksanaan tugas organisasi, misalnya:Dosen,guru, peneliti, dll
6. Tunjangan lain-lain
Diberikan kepada pegawai yang bertugas dan bertempat tinggal di daerah terpencil.
7. Tunjangan Selisih Penghasilan
Tunjangan ini diberikan kepada pegawai-pegawai yang dialihkan statusnya dari pegawai BUMN ke status pegawai negeri biasa.
8. Tunjangan Perbaikan Penghasilan (TPP)
Diberikan sebagai akibat dari adanya keputusan pemerintah yang menaikkan gaji pokok tanpa mengubah nilai nominal gaji pokok yang tercatat
9. Iuran Wajib Pegawai (IWP)
Pegawai diwajibkan untuk membayar iuran wajib pegawai (IWP) sebesar 10% dari gaji pokok dan 10% dari tunjangan keluarga, dengan rincian sebagai berikut:
a. 4 ¾% untuk iuran pensiun b. 2% untuk iuran pemeliharaan
c. 3 ¼% untuk iuran tabungan (sosial dan hari tua) 10. Pembulatan (Dibulatkan ke atas menjadi ratusan rupiah)
a. Tunjangan isteri/suami dan anak b. Tunjangan khusus pajak (PNS) c. Potongan-potongan
d. Jumlah penghasilan bersih yang dibayarkan
45 DAFTAR PUSTAKA
Samsudin, sadili, (2005). Manajemen Sumber Daya Manusia. CV. Pustaka Setia .Simamora, Henry (2006). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta.
Sahara Sinulat (2008). Langkah tepat Melakukan Rekrutmen dan Seleksi. Jakarta : Erlangga
Wirawan (2009). Evaluasi Kinerja Sumber Daya manusia. Jakarta :
Veitzal Rifai (2005). Manajemen Sumber daya Manusia. Jakarta : Grafindo
