STATUS MANUAL SISTEM MANAJEMEN
KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA & LINGKUNGAN
REVISI DESKRIPSI TANGGAL
00 Pre-Assessment 01 Juli 2002
01 First Assessment Issue 01 November 2003
02 System Integration
(OHSAS 18001 & ISO 14001) 01 October 2005
03 System Integration
(OHSAS 18001 & ISO 14001) 03 April 2006
04 System Integration
(OHSAS 18001 & ISO 14001) 27 April 2009
05 System Integration
(OHSAS 18001 & ISO 14001) 09 November 2009
KATA PENGANTAR
Menerapkan praktek kerja yang aman pada setiap pekerjaan dan kegiatan adalah sangat penting untuk memperkecil kecelakaan, mencegah pencemaran lingkungan dan terhentinya pekerjaan.
Bogasari mendukung sasaran untuk mematuhi standar kualitas lingkungan yang tinggi, dan memberikan suatu tempat kerja yang melindungi kesehatan dan keselamatan semua karyawan dan masyarakat yang berdiam di lingkungan fasilitas Bogasari. Sesuai dengan sasaran-sasaran tersebut, maka perusahaan memberlakukan aturan sebagai berikut:
• Melakukan semua kegiatan dalam suatu cara yang konsisten sesuai dengan pertimbangan-pertimbangan keselamatan, kesehatan dan lingkungan yang layak.
• Membuat dan menegakkan pengawasan perusahaan, termasuk pengkajian kembali secara berkala untuk memastikan bahwa semua karyawan melaksanakan dan menegakkan peraturan perusahaan.
• Mematuhi semua undang-undang dan peraturan yang ada terkait dengan keselamatan, kesehatan kerja dan lingkungan.
• Membangun dan mengoperasikan semua fasilitas perusahaan dalam suatu cara untuk melindungi keselamatan dan kesehatan kerja karyawan serta mencegah pencemaran lingkungan yang berdampak buruk terhadap masyarakat yang ada di sekitarnya.
• Menjaga kesehatan kerja karyawan melalui program kesehatan yang sesuai.
Perusahaan memberikan petunjuk kerja, pelatihan dan perlengkapan pelindung keselamatan yang diperlukan. Meskipun demikian semua karyawan harus memiliki kesadaran akan keselamatan dalam melaksanakan tugas mereka sehari-hari agar semua petunjuk, pelatihan, serta perlengkapan yang disediakan menjadi efektif. Semua karyawan harus bekerja sama sebagai satu tim agar program pencegahan kecelakaan berjalan efektif.
Manual ini diterbitkan sebagai alat bantu bagi semua karyawan dalam memenuhi tanggung jawab mereka terhadap keselamatan dan kesehatan kerja.
Saran dan komentar sehubungan dengan isi dokumen ini silakan menghubungi : Security & Safety Department
PT. INDOFOOD SUKSES MAKMUR Tbk.
bogasari flour mills Gedung Pulen Sari Jl. Raya Cilincing No. 1 Tanjung Priok - Jakarta Utara - 14110
INDONESIA
DAFTAR ISI
Judul Hal
Halaman Judul ...………...………….. i
Status Manual Sistem Manajemen K3L ...…...……… 1
Kata Pengantar ...……...…...………. 2
Daftar Isi …………...……….………... 3
Visi & Misi ……….………. 5
Kebijakan K3L ………. 6
Profil Perusahaan ………. 7
Struktur Organisasi …….………. 8
Pengenalan 1. Tujuan dokumen ………..………..……… 9 2. Penerapan ..………. 9 3. Organisasi Sistem Manajemen K3L ………... 9 4. Ruang Lingkup Sistem Manajemen ...……… 9 Sistem Manajemen K3L 1. Persyaratan Umum …….……….. 10
2. Kebijakan ……….………….. 12
3. Perencanaan 3.1 Identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian ……….………….. 13
3.2 Peraturan dan persyaratan Lainnya ………..………….. 14
3.3 Tujuan, sasaran dan program ………. 14
4. Penerapan dan Operasional 4.1 Sumber daya, peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang ………..……….. 15
4.2 Kompetensi, pelatihan, dan kesadaran………..………. 15
4.3 Komunikasi, partisipasi dan konsultasi ...…..………. 16
4.4 Dokumentasi……… ………..………..………….. 16
4.5 Pengendalian dokumen……….. 18
4.6 Pengendalian opereasional……….. 18
4.7 Kesiapan dan tanggap darurat ……… 18
5. Pemeriksaan
5.1 Pemantauan dan pengukuran kinerja ...…………..…………..…………..……. 19
5.2 Evaluasi penataan………... 19
5.3 Penyelidikan insiden, ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan ……… 20
5.4 Pengendalian catatan……… 20
5.5 Audit internal……….. 21
6. Tinjauan Manajemen………. 21
Acuan pelaksanaan sistem manajemen K3L ……… 22 Acuan Silang antara Standard OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004 dengan Sistem Manajemen bogasari (Sistem Manajemen K3L dan Sistem Manajemen Mutu) …………. 23
VISI
Menjadi perusahaan global penyedia makanan berkualitas (berbasis pertanian) dan produk serta jasa terkait.
MISI
Kami berkomitmen untuk menyediakan
produk dan jasa makanan (berbasis pertanian) bermerek yang berorientasi pasar dan pelanggan yang inovatif dan berkualitas tinggi.
Kami berusaha untuk memberikan kepuasan, memenuhi kebutuhan kesehatan dan gizi masyarakat ; memberikan nilai (manfaat) optimal
bagi pelanggan kami, pemilik modal, pekerja dan masyarakat pada umumnya.
KEBIJAKAN
KESELAMATAN, KESEHATAN KERJA & LINGKUNGAN
PT. IND PT. IND PT. IND
PT. INDOFOOD SUKFOOD SUKFOOD SUKFOOD SUKSES MAKMUR TbkSES MAKMUR TbkSES MAKMUR Tbk SES MAKMUR Tbk bogasari flour mills adalah penyedia produk makanan berkualitas (berbasis pertanian) dan produk serta jasa terkait yang berpedoman pada konsep Mutu Terpadu serta memiliki kepedulian dan komitmen untuk peningkatan yang berkelanjutan terhadap manajemen dan kinerja Keselamatan, Kesehatan Kerja dan Lingkungan melalui upaya pencegahan kecelakaan kerja, pencegahan penyakit akibat kerja, dan pencegahan pencemaran lingkungan dalam lingkup kegiatan, produk dan pelayanan.
Upaya tersebut dicapai melalui kegiatan :
1. Peningkatan keselamatan dan kesehatan kerja, penghematan energi, serta pengelolaan limbah melalui pengembangan teknologi.
2. Mematuhi dan melaksanakan undang-undang, peraturan pemerintah dan persyaratan lain yang berhubungan dengan lingkungan, kesehatan dan keselamatan.
3. Penyadaran terhadap karyawan dan masyarakat sehingga tercipta lingkungan kerja yang bersih, aman, sehat dan bebas dari kecelakaan.
Manajemen, karyawan dan pihak lain yang terkait wajib melaksanakan kebijakan ini dengan penuh tanggung jawab.
Jakarta, 29 November 2009
Franciscus Welirang Direktur
PROFIL PERUSAHAAN
1. Informasi Umum
Berdirinya penggilingan tepung terigu pertama PT Bogasari Flour Mills pada tahun 1971 menandai dimulainya industri tepung terigu di Indonesia. Sebelumnya kebutuhan tepung terigu Indonesia dipenuhi oleh impor tepung terigu secara keseluruhan. Karena kualitas terigu menurun seiring dengan perjalanan waktu pengiriman yang panjang, maka pemerintah Indonesia memutuskan untuk membangun industri tepung terigu dan melakukan impor bahan baku gandum
2. Konsumsi Terigu Nasional
Konsumsi tepung terigu nasional untuk industri makanan terdiri dari industri besar (modern), industri tradisional/industri kecil dan rumah tangga.
3. Informasi Umum Bogasari Flour Mills
Bogasari Flour Mills berdiri pada tahun 1971 di Tanjung Priok – Jakarta Utara. Disamping itu, Bogasari juga memiliki Pabrik Pasta di Jakarta and Pabrik Textile di Citeureup yang memasok kebutuhan bahan pengepakan (packaging). Sekitar 40% kebutuhan pengepakan dipasok oleh Divisi Textile Citeureup sedangkan 60% dipasok oleh industri kecil sebagai wujud kepedulian Bogasari terhadap komitmen kemitraan.
Produk yang dihasilkan oleh Bogasari secara garis besar adalah Flour dan By Product (Industrial Flour, Bran, Pollard dan Pellet). Produk secara berkelanjutan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan pasar.
Lingkup daerah distribusi diseluruh Indonesia tersebar di 4 kota besar, yang terdiri dari 40 buah depo. Empat depo dimiliki oleh Bogasari Jakarta, dan sisanya merupakan kerjasama dengan pihak lain. Keempat depo tersebut berlokasi di Belawan, Padang, Palembang dan Pontianak. Disamping depo, jalur distribusi juga tersebar di 8 area di seluruh Indonesia.
STRUKTUR ORGANISASI
PT. PT.
PT. PT. IND IND IND IND
OFOOD SUKSES MAKMUR Tbk. FOOD SUKSES MAKMUR Tbk. FOOD SUKSES MAKMUR Tbk. FOOD SUKSES MAKMUR Tbk.
bogasari flour mills
Sesuai: SK Direksi No. 006/ISM-BS/SK/FW/2001
Deputy Chief Operating Officer Chief Operating Officer
Management Committee
Senior Vice President Commercial
Customer Relations Vice President International Trade &
Industrial Sales Vice President
Commercial Services Vice President
Marketing Vice President
Senior Vice President Manufacturing
Quality & Production Planning & Development
Vice President Technical Support
Vice President Operations Vice President
Senior Vice President Human Resources
People & Organization Development Vice President HR Management &
Administration Vice President
Senior Vice President Finance
Vice President Treasurer Vice President
Comptroller Vice President
Information Technology
Pendahuluan
1. Tujuan Dokumen
Dokumen ini disusun dengan tujuan berikut:
a) Menyatakan persyaratan-persyaratan manajemen operasi Bogasari untuk mendukung bisnis Bogasari.
b) Mengintegrasikan persyaratan kedalam sistem yang ada untuk mendukung operasional bisnis Bogasari.
c) Mengkomunikasikan kepada pekerja dan pelanggan tentang komitmen Bogasari untuk memenuhi kebutuhan, persyaratan dan harapan dengan melaksanakan manajemen operasi yang efektif.
d) Mengkomunikasikan kepada pelanggan dan pemegang saham sesuai komitmen Bogasari untuk memuaskan kebutuhan dan prospek bisnis demi efektifitas manajemen operasional Bogasari.
2. Penerapan
Apabila terdapat persyaratan OHSAS 18001:2007, SMK3 Permenaker. No. 05 tahun 1996 dan/atau ISO 14001:2004 tidak dapat diterapkan sesuai kondisi Bogasari maka tidak akan dijelaskan dalam manual ini.
3. Organisasi Sistem Manajemen K3L Bogasari
Sistem Manajemen K3L Bogasari dirancang untuk melingkupi seluruh fungsi yang berhubungan secara langsung atau tidak langsung terhadap kegiatan, produk dan pelayanan dan untuk memastikan bahwa sistem secara efektif telah diterapkan dalam pencapaian nihil kecelakaan kerja (zero accident) dan nihil pencemaran lingkungan (zero pollution) .
4. Ruang Lingkup Sistem Manajemen K3L
Ruang lingkup Sistem Manajemen K3L adalah Operating Unit Flour Jakarta (OPU Flour Jakarta) dengan lingkup “Manufacture of wheat flour, flour premix products and its by products such as bran, pollard and pellet” and Supporting facilities.
Untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen K3L diterapkan dimasing-masing area, seluruh Division Head (SVP/VP) dan/atau Manager melaporkan penerapan sistem untuk memecahkan setiap masalah yang berhubungan dengan efektifitas sistem manajemen melalui mekanisme yang dijelaskan di Manual ini dan dirincikan di dalam prosedur ataupun work instruction terkait.
Sistem Manajemen K3 & Lingkungan
Persyaratan Umum
1.1. Perusahaan membuat dan merawat Sistem Manajemen K3L mengacu pada : a. International Standard OHSAS 18001:2007.
b. Sistem Manajemen K3 Permenaker no. 05 tahun 1996, dan c. International Standard ISO 14001:2004.
dalam bentuk Manual K3L sebagai pedoman utama.
1.2. Manual K3L hanya menjelaskan secara umum pelaksanaan pemenuhan persyaratan Sistem Manajemen K3L Bogasari yang diperjelas oleh Prosedur K3L dan Work Instruction dan/atau peraturan perusahaan yang telah ditetapkan dan disahkan.
1.3. Manual K3L dievaluasi secara periodik untuk memastikan kesesuaiannya dengan standar OHSAS 18001:2007, Sistem Manajemen K3 Permenaker no. 05 tahun 1996 dan/atau ISO 14001:2004 serta kondisi perusahaan. Proses evaluasi dilanjutkan dengan proses perbaikan dan pencegahan sebagai bagian dari prinsip proses perbaikan Kinerja K3L yang berkelanjutan.
1.4. Tujuan menyeluruh dari sistem yang diwujudkan adalah mengurangi secara terus- menerus (berkelanjutan) angka kecelakaan kerja dan memperbaiki kinerja K3L secara keseluruhan.
1.5. Beberapa persyaratan standar OHSAS 18001:2007, Sistem Manajemen K3 Permenaker no. 05 tahun 1996 dan/atau ISO 14001:2004 juga telah dipersyaratkan dalam ISO 9001:2008. Untuk efisiensi, maka beberapa standar ISO 9001:2008 dipergunakan juga sebagai acuan penerapan Sistem Manajemen K3L di Bogasari.
1.6. Manual K3L ini dituliskan dalam Bahasa Indonesia sebagai induk dan diterjemahkan ke dalam Bahasa Inggris jika diperlukan. Apabila ada kerancuan istilah maka Manual K3L dalam bahasa Indonesia dijadikan sebagai pedoman utama.
1.7. Siklus Proses Kinerja K3L yang Berkelanjutan dapat dilihat pada Gambar 1.
Gambar 1. Siklus Proses Kinerja K3L yang Berkelanjutan
Kebijakan K3L
Perencanaan
Penerapan dan Operasi Pemeriksaan
Tinjauan Manajemen
Perbaikan Berkelanjutan
Kebijakan
2.1. Direktur Bogasari menetapkan Kebijakan K3L sebagai komitmen dalam mematuhi dan melaksanakan undang-undang, peraturan pemerintah, dan persyaratan lain yang berlaku melalui perbaikan kinerja K3L yang berkelanjutan.
2.2. Kebijakan K3L dijadikan dasar dalam membuat tujuan, sasaran dan program K3L. \ 2.3. Kebijakan K3L harus :
a. Sesuai dengan sifat, ukuran dan dampak dari kegiatan, produk dan jasa, mengacu pada kondisi dan skala organisasi Bogasari;
b. Mencakup komitmen untuk melakukan perbaikan secara berkelanjutan (continual improvement) dan pencegahan pencemaran (prevention of pollution);
c. Mencakup komitmen untuk memenuhi peraturan, perundang-undangan atau persyaratan lain tentang K3L atau peraturan internal yang diterapkan oleh bogasari;
d. Menyediakan kerangka untuk menentukan dan mengkaji tinjauan dan sasaran K3L;
e. Didokumentasikan, diterapkan dan dirawat. Ditinjau secara periodic dan memungkinkan untuk direvisi dalam Tinjauan Manajemen (Management Review) agar tetap sesuai dengan perubahan kondisi Bogasari.
f. Dikomunikasikan kepada seluruh karyawan di Bogasari agar sadar terhadap K3L.
g. Dipublikasikan secara umum, kepada tamu/pelanggan, pemasok, subkontraktor, masyarakat, program kegiatan studi (PKS) dan pihak yang memerlukan.
2.4. Kebijakan K3L dapat dilihat pada halaman 6.
Perencanaan
3.1. Identifikasi bahaya, penilaian risiko dan penetapan pengendalian
3.1.1. Management Representative menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi, menilai dan melakukan pengendalian terhadap bahayadan/atau aspek lingkungan dari kegiatan, produk dan pelayanan perusahaan sesuai kondisi perusahaan.
3.1.2. Identifikasi, Penilaian dan Pengendalian bahaya/aspek lingkungan tersebut mencakup : a. aktivitas rutin dan tidak rutin;
b. aktivitas seluruh personel yang mempunyai akses ke tempat kerja (termasuk kontraktor dan tamu);
c. perilaku manusia, kemampuan dan faktor-faktor manusia lainnya;
d. bahaya-bahaya yang timbul dari luar tempat kerja yang berdampak pada kesehatan dan keselamatan personel di dalam kendali organsisasi di lingkungan tempat kerja;
e. bahaya-bahaya yang terjadi di sekitar tempat kerja hasil aktivitas kerja yang terkait di dalam kendali organisasi;
f. prasarana, peralatan dan material di tempat kerja, yang disediakan baik oleh organisasi ataupun pihak lain.
g. perubahan-perubahan atau usulan perubahan di dalam organisasi, aktivitas-aktivitas atau material;
h. modifikasi sistem manajemen K3, termasuk perubahan sementara, dan dampaknya kepada operasional, proses-proses dan aktivitas-aktivitas;
i. adanya kewajiban perundangan yang relevan terkait dengan penilaian risiko dan penerapan pengendalian yang dibutuhkan
j. rancangan area-area kerja, proses-proses, instalasi-instalasi, mesin/peralatan, prosedur operasional dan organisasi kerja, termasuk adaptasinya kepada kemampuan manusia.
3.1.3. Hasil Identifikasi, Penilaian dan Pengendalian bahaya/aspek yang signifikan terhadap aspek K3L dijadikan dasar dalam membuat tujuan, sasaran dan program K3L.
3.1.4. Identifikasi, Penilaian dan Pengendalian bahaya/aspek ditinjau oleh atau dengan arahan Management Representative sebagai tanggapan atas adanya perubahan kondisi perusahaan dan/atau perubahan proses kerja.
3.1.5. Metodologi dalam Identifikasi, Penilaian dan Pengendalian bahaya/aspek harus :
a. Ditetapkan sesuai dengan lingkup, sifat dan waktunya untuk memastikan bahwa dilaksanakan secara proaktif.
b. Memberikan klasifikasi risiko dan identifikasi risiko yang dihilangkan atau dikendalikan melalui pengukuran.
c. Selalu konsisten dengan pengalaman operasional dan kemampuan untuk melakukan tindakan pengendalian yang digunakan.
d. Memberi masukan untuk menetapkan persyaratan sebuah fasilitas, identifikasi kebutuhan pelatihan dan/atau pengembangan sebuah pengendalian operasional.
e. Dilengkapi dengan pemantauan tindakan perbaikan yang diperlukan untuk memastikan bahwa penerapan telah dilakukan secara efektif dan tepat waktu.
3.1.6. Saat menetapkan pengendalian, atau mempertimbangkan perubahan atas pengendalian yang ada saat ini, pertimbangan harus diberikan untuk menurunkan risiko berdasarkan hirarki berikut ini yaitu :
a. Kendali risiko dengan menghilangkan bahaya. Kendali risiko ini dapat diterapkan dengan cara menganalisis kemungkinan proses (cara kerja), alat maupun bahan yang berbahaya untuk tidak dilakukan atau dipergunakan dalam kegiatan kerja.
b. Kendali risiko dengan mengganti bahan/alat kerja. Kendali risiko ini dapat diterapkan dengan cara menganalisis kemungkinan adanya proses (cara kerja), alat maupun bahan pengganti/substitusi yang dapat dilakukan untuk menghilangkan risiko dalam kegiatan kerja.
c. Kendali risiko dengan kendali rekayasa. Kendali risiko ini dapat diterapkan dengan cara menganalisis kemungkinan perubahan/proteksi secara fisik/bentuk terhadap proses, alat kerja maupun bahan baku yang berbahaya tersebut.
d. Kendali risiko dengan kendali administratif. Kendali risiko ini dapat diterapkan dengan cara menganalisis kemungkinan proses (cara kerja), alat maupun bahan yang berbahaya tersebut dengan bantuan prosedur-prosedur administratif, work instruction, mengurangi frekwensi pekerjaan/keterlibatan pekerja, dll.
e. Kendali risiko dengan alat pelindung diri. Kendali risiko ini dapat diterapkan dengan cara menganalisis kemungkinan penggunaan alat pelindung diri pada proses (cara kerja), maupun penanganan bahan yang berbahaya tersebut dalam kegiatan kerja. Pengadaan Alat Pelindung Diri (APD) dilakukan sesuai prosedur PK.03/3.1.4/JF tentang Pengadaan Alat Pelindung Diri.
3.1.7. Identifikasi, Penilaian dan Pengendalian bahaya/aspek akan dijabarkan secara lebih rinci dalam Prosedur terkait.
3.2. Peraturan & Persyaratan Lainnya
3.2.1. Management Representative menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi, mengakses (memperoleh informasi) dan mengevaluasi standar dan peraturan K3L serta peraturan lain yang terkait dalam menetapkan, menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen K3L sesudai kondisi perusahaan.
3.2.2. Corporate Licences melakukan koordinasi dengan pihak internal dan pihak external dalam identifikasi dan akses standar dan perturan K3L untuk menjaga kemutahkhirannya.
3.2.3. Security & Safety Department melakukan evaluasi terhadap standar dan peraturan K3L yang telah teridentifikasi untuk memastikan kesesuaiannya terhadap aspek lingkungan teridentifikasi.
3.2.4. Management Representative bertanggung jawab memastikan bahwa seluruh standar, peraturan atau persyaratan lain tentang K3L disosialisasikan kepada fungsi terkait yang pelaksanaannya diatur oleh Manager masing-masing.
3.2.5. Security & Safety Department melakukan evaluasi ketaatan perusahaan terhadap peraturan dan persyaratan yang berlaku.
3.3. Tujuan, Sasaran & Program K3L
3.3.1. Management Representative membuat dan merawat dokumentasi Tujuan, Sasaran &
Program K3L dan memastikan bahwa dilaksanakan disetiap fungsi dan tingkat yang terkait dalam perusahaan
3.3.2. Tujuan dan sasaran ditentukan secara umum oleh OPU Head Flour Jakarta dan didokumentasikan dan dirawat oleh Management Representative
3.3.3. Tujuan dan sasaran harus terukur sesuai dengan kebijakan K3L termasuk komitmen pada pencegahan kecelakaan/pencemaran, penaatan standar dan persyaratan/peraturan K3L yang diterapkan serta perbaikan berkelanjutan.
3.3.4. Tujuan dan sasaran ditetapkan dan dikaji dengan memperhitungkan persyaratan peraturan perundang-undangan dan persyaratan lainnya yang diterapkan, aspek lingkungan/bahaya kerja yang penting, pilihan teknologi, keuangan, persyaratan operasional dan bisnis serta pandangan pihak yang berkepentingan
3.3.5. Program manajemen K3L harus mencakup pemberian tanggungjawab untuk mencapai tujuan dan sasaran pada fungsi dan tingkatan yang seuai dalam perusahaan serta cara dan jangka waktu untuk mencapai tujuan dan sasaran tersebut.
3.3.6. Tujuan, sasaran dan program ditinjau secara berkala dalam tinjauan manajemen dan dimungkinkan untuk dirubah, apabila terjadi perubahan atau modifikasi yang sesuai dari kegiatan, produk dan pelayanan atau kondisi operasional Bogasari.
Penerapan dan Operasi
4.1. Sumberdaya, peran, tanggung jawab, akuntabilitas dan wewenang
4.1.1. Operating Unit Head (OPU Head) bogasari flour mills memastikan ketersediaan sumberdaya yang diperlukan untuk menetapkan, menerapkan, memelihara dan meningkatkan kinerja system manajemen K3L melalui sistem manajemen yang efektif dan efisien.
4.1.2. Operating Unit Head (OPU Head) menunjuk satu orang atau lebih wakil manajemen (Management Representative) yang tidak tergantung pada tanggung jawab lainnya dan mempunyai peran, tanggung jawab dan wewenang sebagai berikut :
• Memastikan bahwa sistem manajemen K3L ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sesuai dengan persyaratan standar yang diacu;
• Melaporkan kepada manajemen puncak mengenai kinerja sistem manajemen K3L untuk kajian termasuk didalamnya rekomendasi untuk perbaikan.
4.1.3. Management Representative menentukan, mendokumentasikan dan mengkomunikasikan peran, tanggungjawab dan kewenangan struktur dan tanggungjawab setiap personil yang mengelola, memantau dan memonitoring kegiatan yang berpotensi terhadap organisasi, fasilitas dan proses.
4.2. Kompetensi, pelatihan dan kepedulian
4.2.1. Management Representative harus memastikan bahwa setiap orang yang bertugas untuk atau atas nama organisasi yang berpotensi menyebabkan satu atau lebih dampak K3L penting yang penting telah diidentifikasi mempunyai kompetensi personil yang berasal dari pendidikan, pelatihan dan/atau pengalaman.
4.2.2. Training Department bekerjasama dengan Security & Safety Department melakukan identifikasi keperluan pelatihan yang terkait dengan aspek lingkungan dan/atau bahaya pekerjaan dan sistem manajemen K3L. Keperluan pelatihan diinformasikan dalam bentuk jenjang pelatiha/silabus pelatihan.
4.2.3. Training Manager harus menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk memastikan orang yang bekerja untuk atau atas nama perusahaan memahami tentang :
• Pentingnya kesesuaian dengan kebijakan K3L dan prosedur, serta dengan persyaratan sistem manajemen K3L.
• Aspek lingkungan penting dan/atau bahaya pekerjaan penting dan dampak yang nyata atau potensial terjadi yang terkait dengan pekerjaannya dan manfaat peningkatan kinerja perorangan terhadap K3L;
• Peran dan tanggung jawab personil terkait dalam memenuhi persyaratan sistem manajemen K3L, termasuk kesiapan dan sistem tanggap darurat; dan
• Akibat yang mungkin terjadi bila prosedur tidak dilaksanakan.
4.2.4. Pelatihan yang dilaksanakan harus memenuhi tingkatan yang berbeda dari tanggung jawab, wewenang, literasi dan risiko dari sebuah pekerjaan.
4.2.5. Untuk memelihara pemahaman, kepedulian dan kemampuan karyawan, terutama kepada karyawan terkait maka diberikan pelatihan ataupun indoktrinasi lanjut/ulang sesuai permintaan Manager terkait.
4.2.6. Semua catatan terkait dengan pelatihan dan kompetensi disimpan sebagai catatan oleh Manager terkait.
4.3. Komunikasi, partisipasi dan konsultasi
4.3.1. Management Representative berkoordinasi dengan pihak terkait dalam melakukan komunikasi eksternal.
4.3.2. Komunikasi dan konsultasi eksternal dilakukan dengan pihak pelanggan, subkontraktor, instansi pemerintah atau swasta terkait dan/atau masyarakat sekitar perusahaan.
4.3.3. Komunikasi dan konsultasi internal dilakukan antar fungsi/bagian ataupun tingkat bagian dalam Bogasari untuk mencapai tujuan, sasaran dan program manajemen K3L.
4.3.4. Komunikasi/konsultasi yang dilakukan mencakup hal-hal sebagai berikut :
Kebijakan K3L.
Pengembangan manual, prosedur dan work instruction K3L
Identifikasi aspek lingkungan dan identifikasi bahaya pekerjaan
Standar dan peraturan/persyaratan K3L terkait.
Pemantauan kualitas lingkungan.
Pelaporan kinerja K3L (ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan).
4.3.5. Management Representative dan/atau Manager terkait bertanggung jawab untuk menyimpan dan merawat catatan hasil komunikasi dan konsultasi agar dapat
dipergunakan dengan baik setiap diperlukan.
4.3.6. Management Representative dan/atau Manager terkait bertanggung jawab memastikan keterlibatan karyawan dalam pelaksanaan identifikasi bahaya, penilaian risiko
dan penetapan pengendalian, penyelidikan insiden, pengembangan dan peninjauan kebijakan dan tujuan K3, konsultasi di mana ada perubahan yang berdampak pada K3, diwakilkan dalam hal-hal terkait K3. Keterlibatan ini diatur dalam prosedur terkait sesuai keperluan.
4.3.7. Management Representative bertanggung jawab memastikan adanya partisipasi kontraktor atas perubahan-perubahan yang terjadi dan berdampak pada K3.
4.4. Dokumentasi
4.4.1. Sistem manajemen K3L Bogasari didokumentasikan dalam tiga (3) tingkat yaitu Visi &
Misi, Kebijakan Perusahaan, Manual K3L (Tingkat I), Prosedur K3L, GMP (Good Manufacturing Practices) Procedures (Tingkat II), Work Instructions, Records, Sanitation Standard Operating Procedures (Tingkat III). Dokumen tambahan adalah Perencanaan K3L and Daftar Utama Dokumen (Master List Document). Hal ini dapat dilihat pada Gambar 2, berupa piramida struktur dokumentasi Sistem Manajemen K3L.
4.4.2. Penjelasan tentang Tingkat Dokumen adalah sebagai berikut :
a. Dokumen Tingkat 1 – Manual K3L. Dokumen ini terdiri dari Kebijakan K3L, Sistem Manajemen K3L, Struktur & Tanggungjawab Organisasi
b. Dokumen Tingkat 2 - Prosedur K3L. Prosedur K3L adalah kumpulan Standard Operating Procedures (SOP), yang terdokumentasi dan mendukung Kebijakan K3L
c. Dokumen Tingkat 3 - Work Instruction dan/atau Plans. Dokumen-dokumen ini dibuat untuk mendukung setiap penerapan Prosedur K3L dan menggambarkan/memaparkan metodologi dan kriteria setiap langkah disebuah lokasi atau pekerjaan. Dokumen tersebut disusun pada aktivitas yang tidak bisa dijamin jika tidak disertai dengan dokumen.
Gambar 2. Struktur Sistem Dokumentasi
4.5. Pengendalian dokumen
4.5.1. Manajemen Representative menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk pengendalian dokumen dalam penerapan sistem manajemen K3L.
4.5.2. Pengendalian dokumen tersebut meliputi pengesahan dokumen, pengendalian tinjauan dokumen, pengendalian status dokumen, pengendalian dokumen baru, pengendalian dokumen usang, pengendalian dokumen rusak/hilang dan pengendalian dokumen eksternal.
Tingkat 3 VISI
MISI KEBIJAKAN K3L
MANUAL
SISTEM MANAJEMEN K3L
PROSEDUR K3L
Manual(s) Technical Manual(s) Specification(s)
SSOP Product Description
Work Instructions
& Methods
Standard Documentation(s)
Record(s)
Forms Flow Charts
Schedule(s) Report Management Information System
Tingkat 1
Tingkat 2
4.6. Pengendalian Operasional
4.6.1. Manajemen Representative harus mengidentifikasi dan merencanakan operasi yang terkait dengan bahaya/aspek lingkungan penting telah diidentifikasi sesuai dengan kebijakan, tujuan dan sasaran lingkungan agar operasi tersebut dilaksanakan pada kondis tertentu, dengan :
• Menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk mengendalikan situasi yang tidak sesuai dengan kebijakan, tujuan dan sasaran K3L apabila prosedur tersebut tidak ada; dan
• Menunjukkan kriteria operasi yang dilakukan.
• Menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur yang terkait dengan aspek K3L yang penting yang telah diidentifikasi pada barang dan jasa yang digunakan oleh perusahaan serta mengkomunikasikan prosedur dan persyaratan yang berlaku kepada pemasok dan subkontraktor.
4.6.2. Seluruh aktifitas yang dipersyaratkan, pelaksanaanya selalu didokumentasikan sebagai catatan K3L dan diperlakukan sesuai dengan Catatan K3L.
4.6.3. Seluruh peralatan produksi dan peralatan pendukung produksi harus dirawat sesuai dengan Prosedur tentang Pemeliharaan dan Peralatan Pendukung Produksi yang merupakan dokumen tingkat II dari ISO 9001:2008 Bogasari.
4.7. Kesiapan dan Tanggap Darurat
4.7.1. Management Representative menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi potensi situasi darurat dan kecelakaan yang dapat menimbulkan dampak lingkungan serta cara penanganannya.
4.7.2. Prosedur-prosedur tersebut harus selalu ditinjau dan dapat disempurnakan terutama setiap kali setelah terjadi keadaan darurat atau kecelakaan dengan tujuan agar prosedur-prosedur tersebut menjadi lebih baik dan sesuai dengan keadaan di lapangan.
4.7.3. Prosedur-prosedur tersebut secara berkala diuji penerapannya di lapangan dengan tujuan perbaikan dan pengenalan yang lebih baik atas fungsi prosedur tersebut.
4.7.4. Bogasari menggolongkan keadaan darurat sebagai berikut :
Keselamatan Kesehatan Lingkungan
Kecelakan kerja fatal Wabah penyakit. Kebocoran BBM
Kebakaran Keracunan Makanan
Gempa Bumi
4.7.5. Seluruh keadaan darurat didokumentasikan sebagai ketidaksesuaian, yang akan diteliti lebih lanjut untuk mendapatkan upaya perbaikan yang sesuai dan tindakan pencegahan apabila memungkinkan. Pada dasarnya seluruh karyawan Bogasari bertanggung jawab untuk segera mengambil tindakan perbaikan dan pencegahan.
Pemeriksaan
5.1 Pemantauan dan pengukuran kinerja
5.1.1. Management Representative menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi untuk secara berkala memantau dan mengukur karakteristik pokok operasi yang dapat menimbulkan dampak lingkungan penting dan/atau bahaya pekerjaan yang besar. Hasil pemantauan dievalauasi pemenuhannya terhadap standar dan peraturan/persyaratan K3L yang diterapkan oleh perusahaan.
5.1.2. Management Representative membuat dan mengembangkan Indikator Kinerja K3L untuk melancarkan proses pemantauan dan pengukuran dalam mencapai tujuan, sasaran dan Program Manajemen K3L. Indikator Kinerja yang dimaksud seperti kecelakaan kerja, penyakit akibat kerja, insident (termasuk near-miss/hampir celaka) dan data pengukuran kinerja lingkungan serta data-data dari kinerja K3L yang lain. Data-data tersebut harus cukup untuk memfasilitasi dilaksanakannya analisa tindakan perbaikan dan pencegahan.
5.1.3. Management Representative membuat dan merawat prosedur kalibrasi alat-alat pemeriksaan, pengukuran dan pengujian untuk memantau dan mengukur indikator kinerja K3L.
5.1.4. Seluruh hasil pemantauan dan pengukuran serta kalibrasi dicatat dan dirawat sesuai persyaratan prosedur tentang Catatan K3L.
5.2 Evaluasi penataan
5.2.1. Management Representative menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk secara berkala mengevaluasi penataan terhadap standar dan peraturan/persyaratan K3L yang diterapkan oleh perusahaan.
5.2.2. Hasil evaluasi penataan ditindaklanjuti oleh masing-masing Manajer sesuai dengan prosedur ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan.
5.2.3. Catatan terkait dan evaluasi penataan disimpan dan diatur sebagai catatan.
5.3 Penyelidikan insiden, ketidaksesuaian, tindakan perbaikan dan pencegahan
5.3.1. Management Representative menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan pencatatan, penyelidikan dan analisis insiden-insiden untuk :
a. menetapkan penyebab penyimpangan K3 dan factor-faktor lain yang dapat menyebabkan atau berkontribusi atas terjadinya insiden;
b. mengidentifikasi kebutuhan untuk mengambil tindakan perbaikan;
c. mengidentifikasi kesempatan melakukan tindakan pencegahan;
d. mengidentifikasi kesempatan untuk melakukan peningkatan berkelanjutan;
e. mengkomunikasikan hasil-hasil dari penyelidikan.
5.3.2. Management Representative menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengendalikan ketidaksesuaian yang potensial maupun yang nyata terjadi serta melaksanakan tindakan perbaikan dan pencegahan
5.3.3. Prosedur tersebut setidaknya berisi :
• Identifikasi dan pelaksanaan koreksi terhadap ketidaksesuaian dan pelaksanaan tindakan untuk mengatasi dampak lingkungan dan bahaya yang akan timbul;
• Penyelidikan terhadap ketidaksesuaian, menemukan penyebabnya dan melaksanakan tindakan untuk menghindari terulangnya ketidaksesuaian;
• Mengevaluasi keperluan untuk melaksanakan tindakan pencegahan ketidaksesuaian dan menerapkan tindakan yang memadai untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian;
• Merekam hasil tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan dan
• Meninjau efektivitas tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang telah dilaksanakan.
5.3.4. Seluruh tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilaksanakan harus sesuai dengan besarnya masalah dan dampak K3L yang timbul.
5.3.5. Seluruh hasil tindakan perbaikan dan pencegahan disimpan dan dirawat sebagai catatan K3L dan disajikan oleh Management Representative dalam Tinjauan Manajemen.
5.3.6. Tindakan perbaikan dan pencegahan yang berdampak terhadap dokumentasi harus ditinjau untuk memastikan kesesuaiannya terhadap sistem manajemen.
5.4 Pengendalian catatan
5.4.1. Catatan K3L yang dikendalikan minimal mencakup catatan inspeksi keselamatan kerja, catatan konsultasi dan komunikasi, catatan pelatihan, catatan hasil audit K3L dan catatan hasil-hasil tinjauan berkaitan dengan persyaratan manajemen K3L.
5.4.2. Manajemen Representative menetapkan, menerapkan dan memelihara prosedur untuk mengidentifikasi, menyimpan, melindungi, menarik dan memusnahkan catatan K3L 5.4.3. Catatan K3L disimpan, dipelihara, mudah diambil apabila diperlukan, teridentifikasi,
serta terlindung dari kerusakan, hilang ataupun kemungkinan penurunan mutu.
5.4.4. Pemusnahan catatan K3L yang sudah jatuh tempo masa simpannya dilakukna oleh Manajer Departemen.
5.5 Internal Audit
5.5.1. Management Representative menetapkan, menerapkan dan merawat prosedur terdokumentasi untuk keseluruhan sistem audit internal secara berkala untuk memverifikasi efektifitas sistem manajemen K3L.
5.5.2. Prosedur audit harus mencakup ruang lingkup, frekuensi, metodologi dan kompetensi personil serta tanggungjawab dan persyaratan dalam pelaksanaan audit dan pelaporan.
5.5.3. Management Representative bertanggungjawab untuk mengelola sistem Internal Audit sesuai prosedur termasuk membuat jadwal internal audit sesuai dengan persyaratan Sistem Manajemen K3L dan melaksanakan audit tidak terjadwal (internal and eksternal) apabila terdapat alasan yang dapat dipertanggungjawabkan.
5.5.4. Audit dilaksanakan menggunakan dokumen daftar periksa dan/atau dokumen rencana audit. Hasil audit didokumentasikan dalam laporan audit sesuai prosedur yang berlaku.
Salinan seluruh laporan audit termasuk tindakan perbaikan yang akan dilaksanakan diteruskan kepada auditee (Manajer Terkait) dan dirawat oleh Management Representative.
5.5.5. Audit sistem manajemen K3L harus dilaksanakan oleh personil berkualifikasi dan tidak diperbolehkan untuk melakukan audit di bagian yang menjadi tanggung jawabnya.
5.5.6. Manajer bertanggungjawab dalam pelaksanaan audit di lokasinya dan menerapkan tindakan perbaikan yang dilaporkan sebagai ketidaksesuaian serta menindaklanjuti kegiatan termasuk verifikasi terhadap tindakan perbaikan yang dilaksanakan dan melaporkan hasilnya.
5.5.7. Management Representative bertanggungjawab untuk mengelola pelaksanaan audit internal tidak terjadwal yang dapat dilakukan sehubungan dengan :
Adanya perubahan kegiatan operasi yang berhubungan dengan aspek K3L
Hasil audit sebelumnya.
Adanya perubahan peraturan dan persyaratan lainnya.
Tinjauan Manajemen
6.1. OPU Head (Operating Unit Head) bertanggung jawab untuk meninjau dan mengevaluasi penerapan Sistem Manajemen K3L minimal sekali dalam enam bulan untuk memelihara kesesuaian, kecukupan dan efektifitas sistem yang berkelanjutan
6.2. OPU Head (Operating Unit Head) menggunakan tinjauan manajemen sebagai sarana perbaikan dan keperluan untuk melakukan perubahan pada sistem manajemen K3L, termasuk kebijakan, tujuan, sasaran dan program.
6.3. Management Representative bertanggung jawab untuk memberikan laporan kepada Top Management sebagai bahan evaluasi kinerja penerapan sistem manajemen K3L.
6.4. Agenda tinjauan manajemen yang dilaksanakan minimal adalah : a. kebijakan K3L;
b. identifikasi bahaya dan identifikasi aspek lingkungan;
c. hasil audit internal dan evaluasi kesesuaian dengan peraturan perundangan dan persyaratan lain yang relevan di mana organisasi menerapkannya;
d. hasil-hasil dari partisipasi dan konsultasi;
e. komunikasi yang berhubungan dengan pihak-pihak eksternal terkait, termasuk keluhan-keluhan;
f. kinerja K3 organisasi;
g. tingkat pencapaian tujuan-tujuan;
h. status penyelidikan insiden, tindakan perbaikan dan pencegahan;
i. tindak lanjut dari tinjauan manajemen sebelumnya;
j. perubahan yang terjadi, termasuk perkembangan dalam peraturan perundangan dan persyaratan lain terkait K3; dan
k. rekomendasi peningkatan K3L .
6.5. Masukan/input dalam evaluasi efetivitas dan efisiensi Sistem Manajemen K3L ditinjau oleh OPU Head (Operating Unit Head) dengan mempertimbangkan peraturan dan pihak- pihak terkait.
6.6. Seluruh hasil Tinjauan Manajemen, didokumentasikan, dirawat, dan disimpan oleh Management Representative sesuai dengan dokumen Catatan K3L.
Acuan Pelaksanaan Sistem Manajemen K3L
1. Permenaker No. 05/MEN/1996 Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja, Departemen Tenaga Kerja, Republik Indonesia.
2. OHSAS 18001:2007, Occupational Health and Safety Management System Specification, British Standards Institution, United Kingdom.
3. ISO 14001:2004, Environmental management system – Requirements with guidance for use, the International Organization for Standardization, Geneva, Switzerland.
4. ISO 9001:2008, Quality system - Model for quality assurance in production, installation and servicing, the International Organization for Standardization, Geneva, Switzerland.
5. Manual Mutu – Integrasi Sistem Manajemen Mutu dan Keamanan Pangan Bogasari Flour Mills
6. Manual Prosedur Mutu – Sistem Manajemen Mutu Bogasari Flour Mills
Acuan Silang antara Standard OHSAS 18001, ISO 14001 dengan Sistem Manajemen bogasari (Sistem Manajemen K3L dan Sistem Manajemen Mutu)
