4. PEMBAHASAN. 14 Universitas Kristen Petra

(1)

4. PEMBAHASAN

4.1 Visi dan Misi

Visi perusahaan adalah menjadi perusahaan termuka dengan daya saing, daya tahan, dan keharmonisan yang terbaik di semua aspek.

Misi perusahaan ada tiga yaitu, yang pertama tahan menghadapi pasar global dengan meningkatkan daya saing secara profesional dalam bidang yaitu, kualitas produk, pelayanan pelanggan, dan efisiensi. Kedua, intensif dan gigih bertahan dalam segala situasi untuk mencapai pertumbuhan yang berkelanjutan dan berkesinambungan. Ketiga, memelihara keharmonisan universal dengan semua pemangku kepentingan.

4.2 Struktur Organisasi dan Job Description Departemen Perbengkelan 4.2.1 Struktur Organisasi Departemen Perbengkelan

Departemen Perbengkelan Perusahaan Kertas memiliki empat kepala bagian, yaitu Quality Assurance (QA), Maintenance, Repair, dan Control Spare Part & Tools. QA dibagi menjadi tiga yaitu, QC In, QC Process, dan QC Out.

Bagian Repair terbagi atas dua yaitu, Repair Electrical dan Repair Mechanical untuk mengerjakan alat berat dan vehicle & truck. Bagian Repair juga memiliki Admin, yaitu Admin SPK dan Admin History. Control Spare part & Tools merupakan bagian yang mendukung terlaksananya proses perawatan dan perbaikan. Bagian Control Spare Part & Tools terbagi atas dua admin, yaitu Admin Spare Part dan Admin Tools. Struktur Organisasi dapat dilihat pada Gambar 4.1.

(2)

Gambar 4.1. Struktur Organisasi Departemen Perbengkelan 4.2.2 Job Description Departemen Perbengkelan

Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas memiliki pembagian tugas dan tanggung jawab serta wewenang untuk setiap bagian yang berada pada struktur organisasi. Pembagian ini berdasarkan keperluan dalam Departemen Perbengkelan. Tugas dan tanggung jawab serta wewenang tiap bagian dalam organisasi dapat dilihat sebagai berikut:

Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Bengkel:

• Memimpin dan mengendalikan secara langsung segala bentuk kegiatan di Departemen Perbengkelan.

• Mengatasi dan mencarikan jalan keluar yang terbaik dari segala bentuk permasalahan yang timbul di lapangan.

• Melakukan perubahan-perubahan yang dianggap perlu baik di lingkungan kerja maupun non lingkungan kerja untuk mencapai efisiensi.

• Melakukan inspeksi secara langsung dan rutin pada setiap penanganan pekerjaan di lapangan untuk mengetahui kondisi aktual di lapangan.

• Merencanakan program-program jangka pendek maupun jangka panjang (baik secara teknis maupun non teknis) dengan memperhatikan peningkatan efisiensi.

(3)

• Pengendalian dan pengawasan terhadap pelaksanaan efisiensi dalam hal penggunaan spare part dan jam lembur.

Wewenang Kepala Bengkel:

• Mengikuti rapat koordinasi internal teknik maupun eksternal (sub divisi lain).

• Merencanakan program-program jangka pendek maupun jangka panjang baik teknik atau non teknik untuk mencapai peningkatan efisiensi.

• Memberikan masukan-masukan kepada staff dalam hal yang dianggap perlu demi kelancaran kerja.

• Monitoring atas kesiapan spare part sehingga memberi kelancaran program maintenance dan Repair.

Tugas dan Tanggung Jawab Quality Assurance (QA):

• Menentukan prosedur dan standar mutu dari perbaikan alat berat.

• Memastikan customer requirment terpenuhi.

• Bertanggung jawab dalam menentukan penanganan komplain Departemen Peminjam.

• Memastikan proses perbaikan dan perawatan memenuhi standar-standar yang telah ditentukan.

Wewenang QA:

• Menentukan standar mutu hasil perbaikan alat berat dikatakan baik dan dapat dipinjam oleh Departemen Peminjam.

• Menentukan customer service standart.

• Memiliki wewenang untuk mengawasi mechanic.

Tugas dan Tanggung Jawab Quality Control (QC) In:

• Memeriksa kerusakan alat berat yang akan diperbaiki secara mendetail.

• Mencatat hasil pemeriksaan dalam bentuk check list.

Wewenang Quality Control (QC) In:

• Memilih mechanic yang bertugas untuk melakukan perbaikan.

(4)

Tugas dan Tanggung Jawab Quality Control (QC) Process:

• Memastikan mutu produk memenuhi kriteria, berdasarkan check list QC In.

Wewenang Quality Control (QC) Process:

• Menentukan metode QC Process yang digunakan.

• Memberikan tugas kepada mechanic kembali, jika perbaikan yang dilakukan tidak sesuai kriteria.

Tugas dan Tanggung Jawab Quality Control (QC) Out:

• Melakukan pemeriksaan terhadap hasil perbaikan yang telah dilakukan.

• Memeriksa kondisi alat berat secara umum sebelum dipinjamkan kepada Departemen Peminjam.

• Memberikan laporan kepada Kepala bengkel atas hasil perbaikan yang telah selesai.

Wewenang QC Out:

• Mereject/ meloloskan alat berat yang telah dilakukan QC Process.

Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Bagian Maintenance:

• Mengawasi pelaksanaan perawatan alat berat yang dilakukan mechanic.

• Mengatur perbaikan untuk kerusakan ringan yang dilakukan oleh operatornya sendiri (yaitu kerusakan yang dilakukan tanpa perlu mengganti spare part).

• Mengawasi bentuk peminjaman alat berat untuk Departemen Peminjam agar tidak terjadi komplain.

Wewenang Kepala Bagian Maintenance:

• Mengadakan rapat harian untuk penugasan perawatan alat berat.

• Menentukan alat berat yang ada bisa dipinjamkan atau tidak.

• Mengikuti rapat koordinasi intern.

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Maintenance:

• Membantu dan melaksanakan tugas yang diberikan oleh Kepala Maintenance.

• Menyusun jadwal perawatan unit-unit alat berat.

(5)

• Membuat laporan harian perawatan dan peminjaman alat berat.

• Membuat jadwal peminjaman alat berat.

• Menangani komplain alat berat.

• Membuat form Permintaan Kerja (PK) ke Bagian Repair.

Wewenang Admin Maintenance:

• Menyimpan dan memelihara database perawatan alat berat dan peminjaman alat berat.

Tugas dan Tanggung Jawab Mechanic Maintenance:

• Melakukan perawatan alat berat sebelum dan saat mesin alat berat dinyalakan.

• Menyiapkan alat berat sebelum dipinjamkan kepada Departemen Peminjam.

Wewenang Mechanic Maintenance:

• Memberikan laporan kepada Kepala Maintenance tentang kondisi alat berat.

Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Bagian Repair:

• Mengawasi pelaksanaan perbaikan alat berat dan vehicle & truck yang dilakukan mechanic secara mechanical ataupun electrical.

• Mengatur perbaikan untuk kerusakan alat berat dan vehicle & truck.

Wewenang Kepala Bagian Repair:

• Mengadakan rapat harian untuk penugasan perbaikan alat berat dan vehicle &

truck.

• Memberikan persetujuan penggantian spare part.

• Mengikuti rapat koordinasi intern.

Tugas dan Tanggung Jawab Admin SPK:

• Membuat form PK (Permintaan Kerja) yang ditujukan untuk melakukan perbaikan.

(6)

Wewenang Admin SPK:

• Mengumpulkan data form PK dan memberikan kepada Admin History.

Tugas dan Tanggung Jawab Admin History:

• Mencatat semua bentuk perbaikan yang ada di Bagian Repair dalam bentuk laporan.

Wewenang Admin History:

• Mengumpulkan data dan membuat rincian penggunaan spare part dan membuat laporan harian.

Tugas dan Tanggung Jawab Mechanic Repair Mechanical di Alat Berat dan Vehicle & Truck :

• Melakukan penggantian oli.

• Melakukan penggantian center pin.

• Melakukan penggantian hydraulic lift cylinder.

• Melakukan penggantian hydraulic tilt cylinder.

• Melakukan penggantian king pin.

• Melakukan penggantian ban.

• Melakukan penggantian seal master rem.

• Melakukan penggantian power steering.

• Melakukan penggantian FIP ( Fuel Injection Pump).

Wewenang Mechanic Repair Mechanical di Alat Berat dan Vehicle & Truck:

• Permintaan spare part untuk perbaikan.

• Mengajukan form PB (Pengembalian Barang) dan BPPB (Bon Permintaan Pengeluaran Barang).

Tugas dan Tanggung Jawab Mechanic Repair Electrical di Alat Berat dan Vehicle & Truck:

• Melakukan pelepasan dan pemeriksaan starting motor.

• Melakukan pemeriksaan kondisi kerja starting motor.

(7)

• Melakukan penggantian alternator/dynamo ampere.

Wewenang Mechanic Repair Electrical di Alat Berat dan Vehicle & Truck:

• Permintaan spare part untuk perbaikan.

• Mengajukan form PB (Pengembalian Barang) dan BPPB (Bon Permintaan Pengeluaran Barang).

Tugas dan Tanggung Jawab Kepala Bagian Control Spare part & Tools:

• Melakukan pengendalian terhadap spare part dan peralatan yang dimiliki.

• Melakukan pemesanan spare part atau peralatan yang dibutuhkan kepada Departemen Purchasing dalam bentuk form Order Pembelian (OP) dengan persetujuan Kepala Bengkel.

• Mengatur safety stock untuk spare part yang sering digunakan, sehingga tidak kehabisan jika ingin dipakai.

Wewenang Kepala Bagian Control Spare Part & Tools:

• Mengikuti rapat koordinasi intern.

• Membuat laporan harian permintaan spare part dan peminjaman peralatan .

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Tools:

• Melayani peminjaman peralatan.

• Membuat Bon Peminjaman Alat.

• Merawat dan menyimpan peralatan.

Wewenang Admin Tools:

• Memberikan Permohonan Pembelian (PP) kepada Kepala Bagian Control Spare Part & Tools, jika ada peralatan yang harus dibeli.

Tugas dan Tanggung Jawab Admin Spare Part:

• Melayani permintaan spare part dari Bagian Repair.

• Merawat dan menyimpan spare part dengan baik.

• Mengatur penyimpanan spare part agar mudah ditemukan.

(8)

Wewenang Admin Spare Part:

• Mengajukan pembelian spare part kepada Departemen Purchasing dengan persetujuan Kepala Bagian Control Spare Part & Tools dan Kepala Bengkel.

• Menerima form PB dan BPPB dari mechanic.

• Membuat laporan penggunaan spare part, agar mengetahui penggunaan spare part yang safety stock sehingga tidak kehabisan dan non-safety stock yaitu spare part yang jika dibutuhkan saja baru dibeli.

4.2.3 Matriks Kompetensi Karyawan Departemen Perbengkelan

Matriks kompetensi adalah rincian kompetensi yang dibutuhkan oleh Departemen Perbengkelan sesuai dengan kebutuhan. Setiap kedudukan dari Kepala Bengkel, Kepala Bagian, sampai dengan Operator harus memenuhi syarat pendidikan dan kompetensi yang diperlukan. Matriks kompetensi Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas dapat dilihat pada Tabel 4.1.

(9)

Tabel 4.1. Matriks Kompetensi Karyawan Departemen Perbengkelan

Posisi Pendidikan Kompetensi

SMP SMK D3 S1 A b C d e f g h i j k l m n o p q r s t u Kepala Bengkel v v v v v v v

QA v v v v v

Kepala Bagian Maintenance v v v v v v v Kepala Bagian Repair v v v v v v v Kabag Control Spare Part &

Tools v v v v v v v

Admin Maintenance V v v v v Admin SPK V v v v Admin History V v v Admin Spare Part V v v v Admin Tools V v v v Mechanic Bagian Maintenance v V v v v Mechanic Bagian Repair v V v v Operator v V v

Keterangan:

a= mampu mengoperasikan alat berat b=mampu melakukan pemeliharaan harian sesuai kartu service

c= mampu menganalisa dan mengatasi gangguan d= mampu melakukan perawatan

e= mampu melakukan perbaikan ringan (minor) f= mampu melakukan perbaikan (mayor) g= mampu membuat laporan tertulis

h= mampu merawat dan mengatur penyimpanan spare part i= mampu merawat dan mengatur penyimpanan peralatan j= mampu mengoperasikan program Microsoft

k= mampu membuat rincian PK l= mampu menanggapi komplain

m= mampu membuat rincian pekerjaan maintenance n= mampu melakukan inspeksi

o= mampu berkoordinasi dengan Kabag lain p= mampu mengendalikan pekerjaan q= mampu membuat perencanaan r= mampu memimpin rapat harian

s= mampu memimpin bagian departemen t= mampu memimpin semua Kabag dan staffnya u= mampu mengatasi masalah (mayor)

(10)

4.3 Ruang Lingkup Sistem Manajemen Mutu Departemen Perbengkelan Ruang lingkup implementasi Sistem Manajemen Mutu (SMM) pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas tidak mencakup semua klausul karena terbatas pada satu Departemen saja. Klausul-klausul yang tidak termasuk dalam SMM ISO 9001:2008 adalah sebagai berikut:

• Klausul pasal 7.3 tentang Desain dan Pengembangan, Departemen Perbengkelan tidak melakukan aktivitas tersebut karena hanya menangani perawatan dan perbaikan alat berat dan vehicle & truck.

4.4 Business Working Plan

Business Working Plan menjelaskan perencanaan alur kerja secara umum di dalam Departemen Perbengkelan. Proses ini mencakup dari peminjaman alat berat, perawatan, perbaikan, penggunaan spare part, sampai dengan penanganan komplain dari Departemen Peminjam. Tujuan dari pembuatan Business Working Plan adalah agar pembaca/ pengguna mengerti perencanaan alur kerja pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas sehingga dapat meningkatkan dan menjaga hasil kualitas kerja, efisiensi, dan kepuasan pelanggan (Departemen Peminjam).

Deskripsi Business Working Plan dimulai dari peminjaman alat berat.

Departemen Peminjam akan mengajukan peminjaman alat berat dengan menggunakan form Peminjaman Alat Berat. Mechanic Bagian Maintenance akan memeriksa kesiapan alat berat dari keadaan oli sampai dengan bunyi mesin. Jika terjadi kekurangan oli akan ditambahkan atau bunyi mesin yang tidak normal akan diperbaiki. Alat berat dengan kondisi normal akan dipinjamkan kepada Departemen Peminjam. Kerusakan yang terjadi pada alat berat dan membutuhkan penggantian spare part akan dipindahkan ke Bagian Repair dengan menyertakan form Permintaan Kerja (PK).

Form PK akan diberikan kepada Admin SPK untuk disiapkan Quality Control (QC) yang memeriksa dan mechanic yang akan melakukan perbaikan.

Admin SPK akan memberikan laporan kepada Admin History untuk dicatat perbaikan yang dilakukan dan memasukan ke dalam database Bagian Repair. QC In akan memeriksa semua bentuk kerusakan dalam bentuk form Check List

(11)

Repair. Form ini diberikan kepada Mechanic kemudian melakukan proses perbaikan dengan awalan memeriksa Kartu Service untuk melihat jadwal penggantian oli. Perbaikan yang dilakukan sesuai dengan form Check List Repair yang diberikan. Proses perbaikan akan diperiksa oleh QC Process. Spare part dan peralatan yang diperlukan dapat diperoleh pada Bagian Control Spare Part &

Tools. Peralatan yang digunakan dalam perbaikan, untuk peminjamannya bisa diajukan form Peminjaman Tools.

Spare part yang dibutuhkan akan diperiksa ketersediaannya oleh Bagian Control Spare Part & Tools. Penyimpanan spare part ada dua jenis, yaitu spare part safety stock artinya spare part ini selalu disediakan karena pemakaian yang sering dan spare part non-safety stock artinya spare part jenis ini jarang digunakan sehingga jika dibutuhkan saja baru dilakukan pemesanan. Spare part safety stock yang ada langsung diberikan kepada Mechanic, dan disertakan form Bon Permintaan Pengeluaran Barang (BPPB) untuk pengambilan spare part baru dan form Pengembalian Barang (PB) untuk pengembalian spare part bekas.

Kedua form tersebut harus sepersetujuan Kepala Bagian Repair. Spare part safety stock yang sudah mencapai titik pemesanan (Order Point) atau spare part non- safety stock yang dibutuhkan akan dilakukan pemesanan. Pemesanan spare part non-safety stock harus diisikan form Order Pembelian (OP) oleh Bagian Repair dan diberikan kepada Admin Spare Part di Control Spare part & Tools. Admin Spare Part akan mengisi form Permintaan Pembelian (PP) yang diberikan kepada Departemen Purchasing dengan persetujuan Kepala Bagian Control Spare Part &

Tools dan Kepala Bengkel. Jika spare part yang dipesan sudah datang maka Admin Spare part memberitahukan kepada Bagian Repair (form Pemberitahuan Kedatangan Barang) untuk melakukan pemeriksaan spesifikasi spare part apakah sudah sesuai atau tidak. Jika sesuai maka Mechanic Repair mengambil spare part dengan menyertakan form BPPB dan PB. Jika tidak sesuai maka Admin Spare Part akan mengembalikan barang tersebut dan diberitahukan kepada Departemen Purchasing. Perbaikan yang sudah selesai akan dilakukan pemeriksaan oleh QC Out dan jika sudah baik maka akan diberitahukan kepada Bagian Maintenance untuk diambil kembali alat beratnya. Peralatan yang telah selesai dipakai dikembalikan kepada Admin Tools di Bagian Control Spare Part & Tools. Alat

(12)

berat yang sudah diperbaiki namun masih ada kerusakan, Departemen Peminjam berhak untuk mengajukan komplain kepada Bagian Maintenance. Komplain akan ditangani sesuai Standar Operasional Prosedur (SOP) Penanganan Komplain Alat Berat. Business Working Plan dapat dilihat pada Gambar 4.2.

(13)

Gambar 4.2. Business Working Plan

(14)

4.5 Quality Plan

Quality Plan menunjukan batas penerimaan untuk bagian dari suatu spare part. Quality Plan ini berguna untuk memberikan petunjuk pada QA dalam menjalankan tugasnya. Bagian dari suatu spare part dikatakan rusak ketika berada diluar batas penerimaan. Batas penerimaan yang diberikan berlaku untuk alat berat dan/atau vehicle & truck. Contoh spare part, alat pengukur, dan cara pengukuran dapat dilihat pada Tabel 4.2.

(15)

Tabel 4.2. Quality Plan Spare Part Alternator dan Starting Motor

rotor coil, brush, dan slip ring

3.9 ohm – 4.1 ohm Multitester Pin positif multitester bertemu dengan terminal F dan pin negatif bertemu dengan terminal E

Rotor coil harus diganti Forklift (general, roll clamp, dan bale clamp), wheel loader, dan vehicle

& truck Regulator mechanic

dan IC regulator pada rotor coil

Regulator Mechanic = 3,9 - 4,2ohm IC Regulator = 2,8 – 3 ohm

Multitester Adjuster diarahkan multitester ke ohm

Regulator Mechanic / IC Regulator harus diganti

Forklift (general, roll clamp, dan bale clamp), wheel loader, dan vehicle

& truck Carbon brush 5.5 mm Jangka sorong Penggaris disejajarkan dengan

carbon brush

Carbon brush harus diganti Forklift (general, roll clamp, dan bale clamp), wheel loader, dan vehicle

& truck Disc clutch Rivet Kedalaman

Maksimal = 0.3 mm

Jangka sorong Posisikan jangka sorong dan kencangkan penguncinya

Disc clutch harus diganti Seluruh jenis alat berat dan vehicle & truck Permukaan Flywheel Kerataan Maksimal= 0.2

mm

Dial Gauge Posisikan jarum dial gauge di permukaan flywheel kemudian flywheel diputar

Jika melebihi maka flywheel harus dibubut ulang sehingga permukaannya rata

Seluruh jenis alat berat dan vehicle & truck

Permukaan crankshaft yang berhubungan dengan main bearing

Kerataaan Maksimal=

1.00 mm

Micrometer Mengukur permukaan cranksaft yang berhubungan dengan main bearing

Jika melebihi maka cranksaft harus diganti, jika kurang maka dilakukan pembesaran

Seluruh jenis alat berat dan vehicle & truck

Jenis Alat Berat dan/atau Vehicle & Truck Tindak lanjut yang dilakukan jika diluar

batas Cara Pemeriksaan

Alat Periksa Batasan Penerimaan

Alternator/dinamo ampere

1

2 Starting Motor

No. Nama Spare Part Titik Pemeriksaan

(16)

4.6 Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu

Kebijakan Mutu sangat diperlukan dalam melakukan implementasi SMM ISO 9001:2008. Kebijakan Mutu merupakan kebijakan resmi yang diberikan pimpinan perusahaan tentang komitmen dalam memperhatikan dan mempertimbangkan aspek-aspek mutu dalam menjalankan aktivitas pada tiap departemen. Kebijakan mutu dan sasaran mutu didapatkan dari visi dan misi Perusahaan Kertas. Visi dan misi perusahaan mengenai daya saing dan daya tahan dalam menghadapi segala situasi dapat dicapai dengan memberikan kualitas yang terbaik dalam melakukan perbaikan dan perawatan. Selain itu, daya saing dan daya tahan dicapai dengan adanya efisiensi yang baik dalam meminimalkan cost pembelian spare part dan produktivitas pekerja yang tinggi sehingga dapat mempersingkat waktu perawatan dan perbaikan. Visi dan misi perusahaan juga membahas tentang keharmonisan terbaik dalam semua aspek dan disemua pemangku kepentingan yang dapat dicapai dengan memberikan hasil pekerjaan terbaik untuk kepuasan pelanggan internal (Departemen Peminjam). Kebijakan Mutu pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas adalah sebagai berikut:

- Memberikan kualitas yang terbaik, melakukan perawatan dan perbaikan dalam waktu sesingkat mungkin dengan hasil yang baik sehingga tidak terjadi pengulangan kerja.

- Efisiensi, efisiensi yang dimaksud adalah tidak terjadi cost yang berlebihan dalam pembelian spare part karena perbaikan alat berat, dengan melakukan perawatan secara rutin. Selain itu efisien waktu dalam melakukan perawatan dan perbaikan dengan adanya produktivitas yang tinggi, sehingga alat berat dapat secepatnya digunakan kembali dan tidak menunda pekerjaan Departemen Peminjam.

- Kepuasan pelanggan, perbaikan alat berat cukup sekali dan tidak terjadi kerusakan terus menerus yang dapat menghambat pekerjaan Departemen Peminjam.

Sasaran Mutu merupakan target yang ingin dicapai dalam menjalankan kegiatan pada Departemen Perbengkelan. Tujuan dari sasaran mutu agar Departemen Perbengkelan tetap fokus mengejar target dari Kebijakan Mutu, yang

(17)

bersumber dari visi dan misi Perusahaan Kertas. Sasaran mutu pertama tentang Permintaan Kerja (PK) perbaikan dilakukan dengan baik dan ke lima tentang perawatan sesuai dengan jadwal merupakan sasaran yang harus dicapai untuk mewujudkan kebijakan mutu memberikan kualitas terbaik sehingga tidak terjadi kerusakan kembali (tidak terjadi pengulangan kerja). Sasaran kedua tentang jumlah pemakaian oli sesuai dengan rencana, ketiga tentang waktu perbaikan, dan keempat tentang waktu pembelian spare part merupakan cara untuk mencapai kebijakan mutu tentang efisiensi yang baik dalam hal cost pembelian spare part dan efisiensi waktu dengan adanya produktivitas yang tinggi. Sasaran mutu keenam yaitu indeks kepuasan pelanggan internal terhadap kinerja Departemen Perbengkelan diperoleh dari kebijakan mutu tentang kepuasan pelanggan. Sasaran mutu keenam dapat terlaksana jika sasaran mutu pertama sampai kelima telah terpenuhi, sehingga memberikan kepuasan bagi pelanggan internal (Departemen Peminjam) karena dapat menunjang pekerjaan di Departemen lain. Sasaran mutu berisi tentang Key Performance Indicator (KPI), sasaran, cara perhitungan, penanggung jawab, bentuk dokumentasi, dan frekuensi. KPI dalam hal Permintaan Kerja (PK) perbaikan diselesaikan dengan baik sesuai permintaan, sasarannya adalah dua kali PK pengulangan, dan cara perhitungan dari seluruh perbaikan dilakukan perhitungan terhadap setiap jenis kerusakan dengan objek perbaikan yang sama. Penanggung jawab untuk KPI tersebut adalah Admin History Repair dalam bentuk dokumen Laporan Admin History Repair dengan frekuensi bulanan. KPI ke dua adalah jumlah pemakaian oli yang sesuai dengan perencanaan, sasarannya adalah 90%, dan cara perhitungan yaitu menghitung perbedaan rencana pemakaian oli dan realisasi dari seluruh kendaraan (alat berat dan truck & vehicle). Penanggung jawab untuk KPI tersebut adalah Admin History Repair dalam bentuk dokumen Laporan Admin History Repair dengan frekuensi bulanan. KPI ke tiga adalah waktu perbaikan, sasarannya adalah 80%, dan cara perhitungan adalah waktu perbaikan sesuai rencana tanpa memperhitungkan waktu tunggu spare part. Penanggung jawab KPI tersebut adalah Mechanic Repair dalam bentuk Form Tindakan Pelaksanaan Perbaikan dengan frekuensi bulanan. KPI ke empat adalah waktu penyediaan spare part, sasarannya keterlambatan penyediaan spare part maksimal satu bulan pada setiap

(18)

perbaikan, dan cara perhitungannya adalah waktu penundaan perbaikan karena ketiadaan spare part. Penanggung jawab KPI tersebut adalah Admin Spare part dalam bentuk Form Tindakan Pelaksanaan Perbaikan dengan frekuensi bulanan.

KPI ke lima adalah perawatan yang dilakukan sesuai jadwal dengan sasaran 90%

sesuai dengan jadwal, dengan cara perhitungan adalah perbedaan antara jadwal dan realisasi perawatan dari seluruh objek perawatan. Penanggung jawab adalah Admin Maintenance dengan bentuk dokumen Laporan History Maintenance dengan frekuensi bulanan. KPI terakhir adalah indeks kepuasan pelanggan internal terhadap kinerja Departemen Perbengkelan dengan sasaran kepuasan 90%, dan cara perhitungan dari prosentase pelanggan internal yang sangat puas dan puas. Penaggung jawab adalah Departemen KPI dalam bentuk dokumen laporan survei kepuasan pelanggan dengan frekuensi per tiga bulan sekali. Sasaran mutu Departemen Perbengkelan dapat dilihat pada Tabel 4.3.

(19)

Tabel 4.3. Sasaran Mutu Departemen Perbengkelan

No KPI Sasaran Cara Perhitungan Penanggung

Jawab Dokumentasi Frekuensi

1

Permintaan Kerja (PK) Perbaikan diselesaikan dengan baik sesuai dengan permintaan

Paling banyak 2x PK Pengulangan

Dari seluruh perbaikan, PK dihitung pada setiap jenis

kerusakan dan objek perbaikan yg sama.

Admin History

Repair

Laporan Admin

History Repair Bulanan

2 Jumlah pemakaian oli

sesuai dengan perencanaan 90%

Perbedaan rencana pemakaian oli dan realisasi dari seluruh

kendaraan

Admin History

Repair

Laporan Admin

History Repair Bulanan

3 Waktu perbaikan 80%

Waktu perbaikan sesuai rencana tanpa memperhitungkan waktu tunggu spare part

Mechanic Repair

Form Tindakan Pelaksanaan

Perbaikan

Bulanan

4 Waktu penyediaan spare part

Keterlambatan penyediaan spare part maksimal 1 bulan

pada setiap perbaikan

Waktu penundaan perbaikan karena ketiadaan spare part

Admin Spare Part

Form Tindakan Pelaksanaan

Perbaikan

Bulanan

5 Perawatan dilakukan sesuai

jadwal Sesuai jadwal 90%

Perbedaan antara jadwal dan realisasi perawatan dari seluruh objek perawatan

Admin Maintenance

Laporan History

Maintenance Bulanan

6

Indeks kepuasan pelanggan internal untuk kinerja Dept.

Perbengkelan

90% Prosentase pelanggan internal

yang sangat puas dan puas KPI Laporan survei

kepuasan pelanggan 3 Bulanan

(20)

4.7 Persyaratan Sistem Manajemen Mutu

Persyaratan Sistem Manajemen Mutu Departemen Bengkel terbagi atas lima klausul yaitu klasul 4 tentang Sistem Manajemen Mutu, klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen, klausul 6 tentang Pengelolaan Sumber Daya, klausul 7 tentang realisasi jasa, dan klausul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan. Klausul-klausul tersebut dibagi lagi menjad beberapa sub klausul.

Setiap sub klausul membahas tentang tujuan, ruang lingkup, kebijakan, dan dokumen terkait.

4.7.1 Klausul 4 tentang Sistem Manajemen Mutu 4.7.1.1 Klausul 4.1 tentang Persyaratan Umum

• Tujuan

Tujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan (Departemen Peminjam) melalui penerapan sistem yang efektif termasuk proses untuk perbaikan sistem secara berkesinambungan dan jaminan kesesuaian dengan persyaratan Departemen Peminjam, regulasi, dan peraturan perundang-undangan yang berlaku.

• Ruang Lingkup

Klausul ini mencakup penjelasan tentang Persyaratan Umum dalam Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

- Mengidentifikasi proses yang dibutuhkan pada Departemen Perbengkelan untuk mencapai sasaran mutu.

- Menetapkan urutan dan interaksi antar proses.

- Menentukan metode yang dilakukan agar dapat dilaksanakan dengan efektif dan terkendali.

- Memastikan tersedianya informasi yang dibutuhkan untuk mendukung operasi dan memantau proses.

- Memastikan pengukuran, pemantauan, dan analisis proses berjalan sesuai rencana.

(21)

- Melakukan tindakan untuk mencapai hasil yang ditetapkan dan perbaikan berlanjut.

• Dokumen Terkait

Semua prosedur dan intruksi kerja beserta rekaman yang digunakan pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

4.7.1.2 Klausul 4.2 tentang Persyaratan Dokumentasi

• Tujuan

Tujuan dari klausul ini untuk mengetahui dokumen-dokumen apa saja yang digunakan dan dikendalikan dalam proses perawatan dan perbaikan yang dilakukan oleh Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

Klausul ini mencakup penjelasan tentang syarat-syarat dokumentasi yang diperlukan dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

Dokumen sistem manajemen pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas harus mencakup:

 Kebijakan mutu dan sasaran mutu.

 Pedoman Mutu yang mencakup:

a. Lingkup Sistem Manajemen Mutu pada Departemen Perbengkelan termasuk pengecualian dan alasan pengecualian.

b. Prosedur terdokumentasi yang diterapkan pada Departemen Perbengkelan beserta rekaman untuk Sistem Manajemen Mutu.

c. Penjelasan dan interaksi dari setiap proses pada Sistem Manajemen Mutu

 Prosedur dan rekaman yang terdokumentasi.

Prosedur dan rekaman yang terdokumentasi berguna untuk pengendalian dokumen dalam keperluan sebagai berikut:

a. Menyetujui kecukupan dokumen sebelum diterbitkan.

b. Memastikan perubahan dan status revisi terkini dari dokumen dan rekaman.

(22)

c. Rekaman yang digunakan berfungsi untuk memberikan bukti kesesuaian dengan persyaratan operasi secara efektif pada Sistem Manajemen Mutu yang dikendalikan.

d. Dokumen yang berasal dari luar perusahaan yang ditetapkan, perlu perencanaan, pengoperasian, pengidentifikasian, dan pendistribusian yang dikendalikan.

e. Mencegah pemakaian dokumen yang kadaluarsa.

 Dokumen yang diperlukan dalam memastikan perencanaan, operasi, dan kendali proses pada Departemen Perbengkelan secara efektif.

- SOP Pengendalian Dokumen (SOP/DC/001) - SOP Pengendalian Rekaman (SOP/DC/002)

4.7.2 Klausul 5 tentang Tanggung Jawab Manajemen 4.7.2.1 Klausul 5.1 tentang Komitmen Manajemen

• Tujuan

Tujuan dari klausul ini untuk memberikan bukti komitmen manajemen puncak dalam penyusunan dan penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 serta tindakan perbaikan pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas dalam mencapai proses yang efektif.

Klausul yang mencakup tanggung jawab di setiap tingkat manajemen dan komitmennya dalam menjalankan Sistem Manajemen Mutu pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

- Memberikan informasi kepada setiap bagian yang berperan dalam Departemen Perbengkelan pentingnya memenuhi persyaratan pelanggan (Departemen Peminjam) dan peraturan perundang-undangan.

- Menetapkan kebijakan mutu dan sasaran mutu.

- Melakukan tinjauan manajemen.

- Memastikan tersedianya sumber daya.

(23)

- SOP Rapat Tinjauan Manajemen (SOP/MR/002).

- SOP Komunikasi Internal (SOP/MR/004).

4.7.2.2 Klausul 5.2 tentang Fokus Pelanggan

• Tujuan

Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas memastikan persyaratan pelanggan (Departemen Peminjam) ditetapkan dan dipenuhi yang bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.

Pedoman untuk klausul ini mencakup tanggung jawab manajemen untuk merumuskan persyaratan pelanggan (Departemen Peminjam) pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

- Memastikan kebutuhan akan alat berat dan vehicle & truck tercapai untuk kepuasan pelanggan.

- Memastikan komplain pelanggan dapat ditangani dengan baik.

- SOP Pengukuran Kepuasan Pelanggan (SOP/MN/003).

- SOP Penanganan Komplain Alat Berat (SOP/MN/002) beserta IK.

4.7.2.3 Klausul 5.3 tentang Kebijakan Mutu

• Tujuan

Tujuan dari pedoman kebijakan mutu Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas agar sesuai dengan sasaran mutu dan dapat diterapkan pada Departemen Perbengkelan.

Pedoman untuk klausul ini mencakup tanggung jawab manajemen Perusahaan Kertas untuk membuat kebijakan mutu Departemen Perbengkelan.

(24)

• Kebijakan

Kebijakan mutu harus sesuai dengan syarat-syarat berikut:

- Kebijakan mutu yang dibuat harus sesuai dengan sasaran mutu.

- Kebijakan mutu mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan pelanggan dan perbaikan secara terus-menerus untuk menciptakan Sistem Manajemen Mutu yang efektif.

- Kebijakan mutu menyedikan kerangka kerja untuk menetapkan dan meninjau sasaran mutu.

- Kebijakan mutu yang ada harus dapat dipahami dan dikomunikasikan.

- Kebijakan mutu harus ditinjau secara terus menerus agar sesuai.

4.7.2.4 Klausul 5.4 tentang Perencanaan

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini agar manajemen Perusahaan Kertas dapat menentukan sasaran mutu yang sesuai dengan kebijakan mutu dan perencanaan Sistem Manajemen Mutu yang sesuai kondisi Departemen Perbengkelan.

Pedoman untuk klausul ini mencakup tanggung jawab manajemen untuk membuat perencaan manajemen Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

- Sasaran mutu yang dibuat harus sesuai dengan persyaratan prasarana perusahaan, dapat diukur, dan konsisten dengan kebijakan mutu.

- Perencanaan Sistem Manajemen Mutu harus sesuai dengan persyaratan umum (klausul 4.1) dan sasaran mutu.

- Pemeliharaan integritas Sistem Manajemen Mutu dan jika ada perubahan pada Sistem Manajemen Mutu maka harus direncanakan dan diimplementasikan.

(25)

- Sasaran Mutu Departemen Perbengkelan di PERUSAHAAN KERTAS.

4.7.2.5 Klausul 5.5 tentang Tanggung Jawab, Wewenang, dan Komunikasi

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini umtuk menetapkan tanggung jawab dan wewenang setiap bagian yang terlibat dalam manajemen, dan mengkomunikasikannya dengan baik untuk kefektifan Sistem Manajemen Mutu.

Pedoman untuk klausul ini mencakup tanggung jawab, wewenang, dan komunikasi dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

 Pimpinan Perusahaan Kertas memastikan tanggung jawab dan wewenang dikomunikasikan dengan baik pada setiap bagian dalam manajemen Departemen Perbengkelan.

 Pimpinan Perusahaan Kertas memilih seorang anggota manajemen sebagai wakil manajemen mutu, yang memiliki tugas sebagai berikut:

a. Memastikan proses Sistem Manajemen Mutu dapat diterapkan, diimplementasikan, dan dipelihara.

b. Melaporkan kepada pimpinan Perusahaan Kertas tentang kinerja dan kebutuhan perbaikan yang diperlukan untuk Sistem Manajemen Mutu.

c. Memastikan kesadaran setiap bagian manajemen tentang persyaratan pelanggan.

 Pimpinan Perusahaan Kertas memastikan proses komunikasi internal sesuai dengan yang telah ditetapkan manajemen dan terjadi komunikasi mengenai kefektifan Sistem Manajemen Mutu.

(26)

4.7.2.6 Klausul 5.6 tentang Tinjauan Manajemen

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini agar pimpinan Perusahaan Kertas dapat meninjau Sistem Manajemen Mutu Departemen Perbengkelan selain itu memastikan kesesuaian, keefektifan, dan penilaian peluang perbaikan yang perlu dilakukan.

Pedoman untuk klausul ini mencakup semua yang termasuk dalam tinjauan manajemen dalam penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2008 dan perbaikan yang diperlukan untuk efisiensi pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

- Peninjauan Sistem Manajemen Mutu secara berkala untuk memastikan proses berjalan dengan efektif dan sesuai.

- Hasil tinjauan termasuk evaluasi untuk peningkatan efisiensi dan mengadakan perbaikan bila diperlukan termasuk kebijakan mutu dan sasaran mutu.

- Masukan untuk tinjauan manajemen mencakup hal-hal berikut:

a. Hasil audit.

b. Umpan balik pelanggan.

c. Status tindakan perbaikan dan pencegahan.

d. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya.

e. Perubahan yang mempengaruhi sistem manajemen mutu.

f. Komentar dan saran untuk perbaikan.

- Hasil dari tinjauan manajemen harus mecakup keputusan dan tindakan yang berkaitan dengan:

a. Perbaikan untuk keefektifan Sistem Manajemen Mutu dan proses yang dijalankan.

b. Perbaikan pelayanan jasa yang berkaitan dengan persyaratan pelanggan (Departemen Peminjam).

c. Sumber daya yang diperlukan.

d. Rekaman hasil tinjauan manajemen dipelihara.

(27)

- SOP Audit Internal (SOP/MR/001).

- SOP Tindakan Perbaikan dan Pencegahan (SOP/MR/004).

- Notulen Rapat Tinjauan Manajemen.

- Audit Report.

4.7.3 Klausul 6 tentang Pengelolaan Sumber Daya 4.7.3.1 Klausul 6.1 Penyediaan Sumber Daya

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini untuk mengetahui sumber daya yang diperlukan.

Pedoman ini mencakup kebutuhan seluruh sumber daya termasuk fasilitas manusia dan lingkungan kerja untuk penerapan dan peningkatan Sistem Manajemen Mutu di Perusahaan Kertas terutama Departemen Perbengkelan.

• Kebijakan

Perusahaan Kertas menetapkan dan menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk:

- Menerapkan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu serta peningkatan yang berkesinambungan terhadap keefektifannya.

- Mengarahkan kepada kepuasan pelanggan.

• Dokumen terkait:

SOP Maintenance (SOP/MN/001).

4.7.3.2 Klausul 6.2 tentang Sumber Daya Manusia

• Tujuan

Tujuan dari pedoman pada klausul ini untuk mengetahui kompetensi dasar dari personel yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi hasil perawatan dan perbaikan alat berat dan vehicle & truck.

(28)

Pedoman ini mencakup kebutuhan seluruh sumber daya termasuk penunjukkan personel serta pelatihan, kesadaran, dan kemampuan personel pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan:

- Memastikan penempatan sumber daya manusia sesuai dengan kemampuannya ditinjau dari kesesuaian pendidikan, pelatihan, keterampilan, dan pengalaman.

- Perusahaan Kertas memastikan untuk:

a. Mengidentifikasi kompetensi personel yang melaksanakan pekerjaannya karena memiliki dampak terhadap mutu perawatan dan perbaikan.

b. Menyediakan pelatihan atau langkah lainnya.

c. Melakukan evaluasi terhadap efektivitas dari tindakan yang dilakukan.

d. Memastikan bahwa semua personel memahami keterkaitan dan pentingnya kegiatan mereka serta kontribusinya terhadap pencapaian sasaran mutu.

e. Memelihara catatan pendidikan, pelatihan, keterampilan, dan pengalaman.

• Dokumen terkait:

- Form Permintaan Karyawan (PS/FPK/001).

- Form Matriks Kompetensi (PS/FMK/001).

- Form Jadwal Pelatihan Karyawan (PS/FJP/001).

- Form Penilaian Karyawan (PS/FNK/001).

4.7.3.3 Klausul 6.3 tentang Prasarana

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini adalah untuk menyediakan dan memelihara prasarana yang mendukung kegiatan proses produksi di Perusahaan Kertas.

Pedoman pada klausul ini mencakup untuk prasarana yang digunakan pada Departemen Perbengkelan.

(29)

• Kebijakan

Prasarana pada Departemen Perbengkelan yang dilakukan adalah:

- Peralatan yang digunakan dalam proses perawatan dan perbaikan alat berat dan vehicle & truck.

- Jasa pendukung yang dirawat adalah angkutan seperti alat berat dan vehicle

& truck.

- Bangunan, fasilitas, tempat kerja dan pendukungnya.

- Peralatan baik berupa perangkat keras maupun perangkat lunak.

- SOP Repair Electrical di Alat Berat (SOP/RP/001) beserta IK.

- SOP Repair Mechanical di Alat Berat (SOP/RP/002) beserta IK.

- SOP Repair Electrical di Vehicle & Truck (SOP/RP/003) beserta IK.

- SOP Repair Mechanical di Vehicle & Truck (SOP/RP/004) beserta IK.

- SOP Maintenance (SOP/MN/001) beserta IK.

4.7.3.4 Klausul 6.4 tentang Lingkungan Kerja

• Tujuan

Tujuan dari pedoman ini untuk menjaga kondisi dimana pekerjaan dilaksanakan.

Pedoman pada klausul ini mencakup faktor manusia dan fisik dari lingkungan kerja yang dibutuhkan untuk mencapai kesesuaian produk.

• Kebijakan

Menetapkan dan mengelola faktor lingkungan kerja yang diperlukan untuk mencapai kesesuaian produk.

(30)

4.7.4 Klausul 7 tentang Realisasi Produk (pada Departemen Perbengkelan disebut Jasa).

4.7.4.1 Klausul 7.1 tentang Perencanaan Realisasi Jasa

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini untuk merencanakan dan mengembangkan proses yang diperlukan untuk realisasi jasa, dalam hal ini alat berat dan vehicle & truck yang sesuai dengan persyaratan pelanggan dan Sistem Manajemen Mutu (klausul 4.1).

Pedoman klausul ini mencakup seluruh rangkaian proses perawatan dan perbaikan jasa, dan sumber daya yang digunakan.

• Kebijakan

Perencanaan realisasi jasa pada Departemen Perbengkelan harus sesuai dengan hal-hal berikut:

- Sasaran dan persyaratan mutu bagi jasa yang dilakukan oleh Departemen Perbengkelan.

- Kebutuhan dalam menetapkan proses dan dokumen untuk menyediakan sumber daya (spare part).

- Kegiatan verifikasi, validasi, pemantauan, pengukuran, inspeksi, dan uji yang khas bagi jasa dan kriteria penerimaan jasa dikatakan siap untuk digunakan.

- Rekaman yang diperlukan untuk memberikan bukti bahwa proses realisasi jasa memenuhi persyaratan.

(31)

4.7.4.2 Klausul 7.2 tentang Proses yang Berkaitan dengan Pelanggan

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini untuk memberikan cakupan penetapan persyaratan yang berkaitan dengan jasa, tinjauan persyaratan yang berkaitan dengan jasa, dan komunikasi pelanggan.

Pedoman pada klausul ini mencakup seluruh proses yang berhubungan dengan pelanggan (Departemen Peminjam) di Departemen Perbengkelan.

• Kebijakan

- Departemen Perbengkelan mengidentifikasi persyaratan pelanggan, yang terkait dengan alat berat yang dipinjam.

- Persyaratan jasa yang tidak diterima oleh pelanggan (Departemen Peminjam).

- Persyaratan hukum dan peraturan terkait.

- Departemen Perbengkelan melakukan tinjauan terhadap persyaratan pelanggan dan persyaratan lain yang ditentukan.

- Peninjauan yang dilakukan untuk memastikan bahwa:

a. Setiap persyaratan jasa ditetapkan.

b. Departemen Perbengkelan memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan Departemen Peminjam.

c. Memastikan perubahan dokumen jika ada terjadi perubahan persyaratan produk dan setiap karyawan melakukan perubahan tersebut.

- Departemen Perbengkelan mengidentifikasikan dan menerapkan pengaturan komunikasi dengan Departemen Peminjam yang berhubungan dengan:

a. Informasi kondisi dan status alat berat yang ingin dipinjam.

b. Penanganan komplain pelanggan (Departemen Peminjam).

c. Feedback dari Departemen Peminjam via telepon atau tatap muka.

- Form Peminjaman Alat Berat (MN/PAB/001).

- SOP Penanganan Komplain Alat Berat (SOP/MN/002).

(32)

- SOP Maintenance (SOP/MN/001).

- IK Peminjaman dan Pengembalian Alat Berat (IK/MN/001).

4.7.4.3 Klausul 7.4 tentang Pemesanan Spare Part

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini untuk memastikan spare part yang dibeli sesuai dengan kriteria yang diminta oleh Bagian Repair.

Pedoman dari klausul ini mencakup informasi pembelian dan verifikasi spare part pada Departemen Perbengkelan. Proses pembelian tidak berlaku karena dilakukan oleh Departemen Purchasing.

• Kebijakan

- Informasi tentang pembelian harus menguraikan spare part yang dibeli, termasuk bila sesuai:

a. Persyaratan persetujuan spare part dan prosedurnya.

b. Persyaratan kualifikasi personel.

c. Persyaratan Sistem Manajemen Mutu.

- Verifikasi spare part yang dibeli dengan cara menerapkan inspeksi saat spare part tersebut datang oleh mechanic Repair yang ditugaskan agar sesuai dengan persyaratan Bagian Repair.

- SOP Control Spare Part & Tools (IK/CST/001).

- IK Admin Spare part (IK/CST/001).

- IK Pemesanan Barang (IK/CST/003) beserta form.

- IK Penerimaan Barang (IK/CST/004) beserta form.

4.7.4.4 Klausul 7.5 tentang Proses Perawatan, Perbaikan, dan Penyediaan Jasa

• Tujuan

Tujuan dari pedoman ini untuk mengetahui dan menerapkan proses pengendalian, validasi, identifikasi kerusakan, menjaga prasarana milik

(33)

Pedoman pada klausul ini mencakup tentang proses perawatan, perbaikan, dan penyedia jasa pada Departemen Perbengkelan.

• Kebijakan

- Departemen Perbengkelan merencanakan dan mengendalikan proses perawatan, perbaikan, dan pelayanan jasa melalui:

a. Menyediakan informasi tentang spesifikasi dan karakteristik alat berat dan vehicle & truck.

b. Menyediakan instruksi kerja yang dibutuhkan pada setiap proses tersebut.

c. Penggunaan dan perawatan alat berat dan vehicle & truck.

d. Peralatan yang disediakan untuk melakukan proses perawatan dan perbaiakan oleh Bagian Control Spare part & Tools.

e. Menyediakan dan menggunakan pengukuran yang sesuai menggunakan Quality Plan dan Quality Procedure.

f. Menerapkan aktivitas-aktivitas pengukuran.

g. Menerapkan proses-proses pemeriksaan sebelum peminjaman alat berat.

- Validasi proses

a. Departemen Perbengkelan melakukan validasi proses perawatan dan perbaikan dengan output dilakukan pemeriksaan oleh QC Out.

b. Melakukan validasi dalam menyajikan kemampuan proses perawatan dan perbaikan untuk mencapai hasil yang direncanakan.

c. Menetapkan pengaturan untuk validasi sebagai berikut:

 Mendefinisikan kriteria untuk tinjauan dan persetujuan proses perawatan dan perbaikan.

 Kualifikasi personel dan peralatan.

 Prosedur penggunaan alat.

 Persyaratan untuk catatan mutu.

- Identifikasi kerusakan

a. Melakukan identifikasi alat berat dan vehicle & truck pada proses perawatan dan perbaikan.

(34)

b. Melakukan identifikasi status alat berat dan vehicle & truck dengan mempertimbangkan persyaratan-persyaratan pengukuran dan pemantauan .

c. Jika mampu telusur dipersyaratkan, Departemen Perbengkelan mengendalikan dan mendokumentasikan identifikasi setiap proses perawatan dan perbaikan.

- Menjaga prasarana milik perusahaan

a. Departemen Perbengkelan mengidentifikasi, memverifikasi, melindungi, dan memelihara alat berat dan vehicle & truck milik perusahaan yang berada dibawah kendali Departemen Perbengkelan atau yang sedang dipinjam oleh Departemen Peminjam.

b. Jika barang milik perusahaan hilang atau sudah tidak dapat digunakan lagi maka perlu dilaporan kepada manajemen puncak.

- Pemeliharan jasa yang sesuai dengan persyaratan

a. Departemen Perbengkelan melakukan pemeliharaan terhadap alat berat dan vehicle & truck sesuai persyaratan perusahaan selama proses perawatan, perbaikan, dan penyediaan jasa.

b. Pemeliharaan meliputi proses perawatan dan perbaikan alat berat dan vehicle & truck.

- SOP Control Spare Part & Tools (SOP/CST/001).

- Quality Plan.

- Quality Procedure.

(35)

4.7.4.5 Klausul 7.6 tentang Pengendalian Peralatan dan Pemantauan Pengukuran

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini untuk membuktikan kesesuaian jasa terhadap persyaratan yang ditetapkan.

Pedoman ini mencakup pengendalian terhadap peralatan pengukuran dan pemantauan pengukuran pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

- Menetapkan pemantauan dan pengukuran yang dilakukan dan peralatan pemantau dan pengukur yang diperlukan untuk memberikan bukti kesesuaian jasa terhadap syarat yang ditetapkan.

- Menetapkan proses untuk memastikan pemantauan dan pengukuran dapat dilakukan secara konsisten.

- Memastikan hasil pengukuran benar, maka alat ukur harus:

a. Kalibrasi dan penyesuaian alat ukur yang dilakukan secara berkala atau sebelum dipakai sesuai dengan standar internasional atau nasional dan jika tidak ada standar seperti itu maka dasar yang digunakan untuk kalibrasi atau verifikasi dicatat.

b. Menjaga keamanan penyetelan sehingga tidak dapat merusak hasil kalibrasi.

c. Melakukan identifikasi untuk menetapkan status kalibrasi.

d. Menjaga dari kerusakan dan penurunan kualitasnya selama penanganan, perawatan, dan penyimpanan.

- Melakukan penilaian dan pencatatan yang benar dari hasil pengukuran sebelumnya, jika alat pengukur rusak atau diluar syarat kalibrasi.

- Melakukan tindakan perbaikan terhadap peralatan pengukuran yang rusak dan spare part – spare part yang telah diukur.

- Menggunakan perangkat lunak untuk pengukuran dan pemantauan, maka harus dipastikan bahwa perangkat lunak tersebut mampu untuk pengukuran dan pemantauan.

(36)

- SOP Pengendalian Jasa Tidak Sesuai (SOP/QA/001).

- SOP Kalibrasi Alat Ukur (SOP/QA/002).

- IK Kalibrasi Jangka Sorong (IK/QA/001).

- IK Kalibrasi Multitester (IK/QA/002).

- IK Kalibrasi Dial (IK/QA/003).

- IK Kalibrasi Screw Micrometer (IK/QA/004).

4.7.5 Klausul 8 tentang Pengukuran, Analisis, dan Perbaikan 4.7.5.1 Klausul 8.1 tentang Umum

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini untuk merencanakan proses pemantauan, pengukuran, analisis, dan perbaikan pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

Pedoman ini mencakup perencanaan, pengukuran dan pemantauan kepuasan pelanggan, audit internal, pengendalian proses, dan pengukuran prasarana pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

- Menetapkan dan melakukan proses pengukuran, pemantauan, dan analisis serta proses perbaikan berlanjut yang diperlukan untuk:

a. Meninjau dan menjamin kesesuaian perawatan jasa dengan persyaratan yang ada.

b. Memastikan kesesuaian dengan sistem manajemen mutu.

c. Mencapai peningkatan sistem manajemen mutu yang efektif.

- Memastikan penetapan metode yang perlu berlaku dam jangkauan pemakaian.

- SOP Tindak Perbaikan dan Pencegahan (SOP/MR/004).

(37)

4.7.5.2 Klausul 8.2 tentang Pengukuran dan Pemantauan

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini untuk mempertimbangkan jenis pengukuran dan pemantauan yang sesuai untuk setiap proses perawatan dan perbaikan serta hubungannya terhadap kesesuaian persyaratan jasa dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu.

Pedoman ini mencakup pengukuran dan pemantauan dari kepuasan pelanggan, pengukuran dan pemantauan proses, pengukuran dan pemantauan hasil dari perawatan dan pemantauan. Audit internal belum termasuk saat ini, tetapi dapat termasuk bila dilakukan tindak lanjut.

• Kebijakan

- Melakukan pemantauan kepuasan atau ketidakpuasan pelanggan sebagai pengukuran kinerja dari Sistem Manajemen Mutu.

- Memastikan penetapan metode yang diperlukan untuk pengukuran kepuasan pelanggan termasuk penggunaan informasi.

- Melakukan metode yang tepat untuk pengukuran dan pemantauan pengadaan proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan pelanggan, dimana metode ini ditujukan untuk memastikan kemajuan setiap proses dan memastikan kesesuaian jasa.

- Mengukur dan memantau tahapan proses dan karakteristik jasa.

- Bukti kesesuaian dengan kriteria dicatat, catatan tersebut mencantumkan penanggung jawab untuk melepas jasa.

- Melakukan pelepasan jasa tidak dilakukan sampai seluruh aktivitas spesifik dilakukan secara menyeluruh kecuali mendapat persetujuan dari perusahaan.

- SOP Pengukuran Kepuasan Pelanggan (SOP/MN/003).

(38)

4.7.5.3 Klausul 8.3 tentang Pengendalian Jasa Tidak Sesuai

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini untuk mengetahui cara menangani perawatan dan perbaikan jasa yang tidak sesuai pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

Pedoman ini mencakup tindakan perbaikan dan pencegahan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian dari jasa yang dirawat dan diperbaiki baik yang telah terjadi ataupun yang berpotensial terjadi.

• Kebijakan

- Melakukan tindakan untuk menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan.

- Membolehkan adanya konsesi (penggantian alat berat yang dipinjam) oleh Kepala Bagian Maintenance dan sesuai keinginan pelanggan internal (Departemen Peminjam).

- Melakukan tindakan pencegahan sebelum kejadian kerusakan terjadi.

- Mengambil tindakan yang sesuai terhadap kerusakan atau potensi kerusakan untuk mendeteksi ketidaksesuaian setelah alat berat diserahkan.

- Alat berat yang diperbaiki harus dilakukan verifikasi ulang dengan cara test drive sehingga terjadi kesesuaian terhadap persyaratan yang diminta pelanggan internal (Departemen Peminjam).

- Mencatat ketidaksesuaian dan tindakan berikutnya termasuk konsesi yang dilakukan, semua data tersebut harus dipelihara.

- Non Conformity Form (NC Form) (MR/NCF/001).

4.7.5.4 Klausul 8.4 tentang Analisa Data

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini untuk memperagakan kesesuaian dan keefektifan Sistem Manajemen Mutu serta mengevaluasi tindak perbaikan secara berkesinambungan.

(39)

Pedoman ini mencakup tanggung jawab terhadap analisa data pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

- Menetapkan dan memelihara prosedur terdokumentasi mengenai analisa data

- Menetapkan, mengumpulkan, dan menganalisis data yang terkait dengan:

a. Kepuasan pelanggan

b. Kesesuaian terhadap persyaratan produk - Pemasok

Memastikan bahwa analisa data dilakukan untuk memperlihatkan kesesuaian pemasok dengan kriteria dan efektifitas Sistem Manajemen Mutu serta untuk dievaluasi untuk dapat melakukan perbaikan berlanjutan

- SOP Penanganan Komplain Alat Berat (SOP/MN/002).

- SOP Pengukuran Kepuasan Pelanggan (SOP/MN/003) - SOP Control Spare Part & Tools (SOP/CST/001).

4.7.5.5 Klausul 8.5 Perbaikan dan Pencegahan

• Tujuan

Tujuan dari pedoman klausul ini untuk melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan jika ada bentuk ketidaksesuaian sehingga Sistem Manajemen Mutu menjadi efektif.

(40)

Pedoman ini mencakup perbaikan berkelanjutan, tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan yang dilakukan pada Departemen Perbengkelan di Perusahaan Kertas.

• Kebijakan

- Memberikan fasilitas perbaikan berkelanjutan melalui kebijakan mutu, sasaran mutu, analisa data, tindakan perbaikan, tindakan pencegahan, dan tinjauan manajemen

- Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan untuk menghilangkan penyebab ketidak sesuaian dengan cara:

a. Mengidentifikasi ketidaksesuaian (termasuk keluhan pelanggan).

b. Melakukan analisa penyebab ketidaksesuaian.

c. Mengevaluasi tindakan yang perlu diambil untuk memastikan ketidaksesuaian tersebut tidak terjadi lagi.

d. Menentukan dan menerapkan tindakan perbaikan dan pencegahan.

e. Mendokumentasi/ merekam tindakan perbaikan dan pencegahan.

f. Peninjauan efektifitas dari tindakan perbaikan dan pencegahan.

- SOP Tindak Perbaikan dan Pencegahan (SOP/MR/004).

4.8 Standar Operasional Prosedur (SOP) dan Instruksi Kerja (IK)

Standar Operasional Prosedur (SOP) merupakan pedoman tertulis yang berisi aliran proses yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses dalam mencapai tujuan. SOP dibuat berdasarkan kebijakan mutu untuk mendukung sasaran mutu yang ditetapkan perusahaan. SOP dibuat berdasarkan informasi dari Departemen Perbengkelan dalam bentuk wawancara. Tujuan dari pembuatan SOP untuk melakukan standarisasi proses agar berjalan dengan konsisten. SOP wajib ISO 9001:2008 ada enam yaitu, SOP Pengendalian Dokumen, SOP Pengendalian Rekaman, SOP Audit Mutu Internal, SOP Tindakan Perbaikan, SOP Tindakan Pencegahan, dan SOP Pengendalian Jasa Tidak Sesuai. SOP Tindakan Perbaikan dan SOP Tindakan Pencegahan dijadikan satu, sehingga ada lima SOP wajib yang dapat dilihat pada lampiran 5 sampai 9.

(41)

Instruksi Kerja (IK) merupakan petunjuk kerja yang menjelaskan tahapan cara kerja secara terperinci. IK merupakan turunan dari SOP yang telah dibuat.

Tujuan pembuatan IK adalah mempermudah karyawan Departemen Perbengkelan dalam melakukan pekerjaannya serta dan cara kerja yang dilakukan oleh tiap karyawan konsisten.

SOP dan IK diberikan nomor dengan format yang disesuaikan, yaitu SOP atau IK/Singkatan Bagian/nomor. SOP dan IK dibuat untuk memenuhi persyaratan tiap klausul yang telah dijelaskan pada poin 4.7. Jenis SOP dan IK dapat dilihat pada Tabel 4.4.

(42)

Tabel 4.4. Jenis SOP dan IK Departemen Perbengkelan

No Bagian SOP dan IK Kode SOP

dan IK Klausul Bagian yang

Terlibat SOP Pengendalian Dokumen SOP/DC/001 Klausul 4.2.3 Pengendalian dokumen

SOP Pengendalian Rekaman SOP/DC/002 Klausul 4.2.4 Pengendalian rekaman Klausul 4.2.2 Manual mutu

Klausul 8.2.2 Audit internal

SOP Rapat Tinjauan Manajemen SOP/MR/002 Klausul 5 Tanggung Jawab Manajemen Klausul 8.1 Umum

Klausul 8.5.2 Tindakan korektif SOP Komunikasi Internal SOP/MR/004 Klausul 8.5.3 Tindakan pencegahan SOP Maintenance SOP/MN/001 Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya

Klausul 6.3 Prasarana

Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk IK Perawatan Alat Berat Saat Mesin

Dinyalakan IK/MN/003 Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan

penyediaan jasa

Klausul 7.5.2 Validasi proses produksi dan penyediaan jasa

Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur Klausul 8.4 Analisa data

IK Pembersihan Alat Berat IK/MN/005 Klausul 8.5.3 Tindakan pencegahan Klausul 7.2.1 Penetapan persyaratan yang berkaitan dengan produk

Klausul 7.2.3 Komunikasi pelanggan Klausul 8.2.1 Kepuasan pelanggan

Klausul 8.2.3 Pemantauan dan pengukuran proses IK Penanganan Komplain Alat Berat IK/MN/002 Klausul 8.4 Analisa data

1 Document

Controller DC

2 Management Representative

SOP Audit Mutu Internal SOP/MR/001

MR

SOP Tindakan Perbaikan dan Pencegahan SOP/MR/003

Semua Bagian

SOP Pengukuran Kepuasan Pelanggan SOP/MN/003 Maintenance

3

Maintenance dan Dept.

Peminjam

SOP/MN/002 IK Perawatan Alat Berat Saat Mesin Belum

Dinyalakan IK/MN/004

IK Peminjaman dan Pengembalian Alat berat IK/MN/001

SOP Penanganan Komplain Alat Berat

(43)

Tabel 4.4. Jenis SOP dan IK Departemen Perbengkelan (lanjutan)

No Bagian SOP dan IK Kode SOP

dan IK Klausul Bagian yang

Terlibat

SOP Repair Electrical di Alat Berat SOP/RP/001 Klausul 6.1 Penyediaan sumber daya SOP Repair Mechanical di Alat Berat SOP/RP/002 Klausul 6.3 Prasarana

SOP Repair Electrical di Vehicle& Truck SOP/RP/003 Klausul 7.1 Perencanaan realisasi produk SOP Repair Mechanical di Vehicle& Truck SOP/RP/004 Klausul 7.5.1 Pengendalian produksi dan

penyediaan jasa

IK Admin History IK/RP/001 Klausul 7.5.2 Validasi proses produksi dan

penyediaan jasa

IK Admin SPK IK/RP/002 Klausul 7.5.3 Identifikasi dan Mampu Telusur

IK Altenator/Dynamo Ampere IK/RP/003 Klausul 8.4 Analisa data

IK Center Pin Wheel Loader IK/RP/004

IK Hydraulic Lift Cylinder IK/RP/005

IK Hydraulic Tilt Cylinder IK/RP/006

IK King Pin IK/RP/007

IK Pelepasan dan Pemeriksaan Starting Motor IK/RP/008 IK Pemeriksaan Kondisi Kerja Starting Motor IK/RP/009 IK Penggantian Ban untuk Wheel Loader dan

Forklift IK/RP/010

IK Penggantian Fuel Injection Pump IK/RP/011 IK Penggantian Seal Master Rem IK/RP/012

IK Penggantian Oli IK/RP/013

IK Power Steering untuk Forklift IK/RP/014 IK Power Steering untuk Wheel Loader IK/RP/015 Repair

4 Repair