Peranan Aktivitas Pengendalian Dalam Siklus Pembelian Bahan Baku Guna Menunjang Pengadaan Bahan Baku yang Efektif di Perusahaan Tekstil PT Indoputra Utamatex.

(1)

i

ABSTRAK

Bahan baku merupakan komponen yang sangat penting dalam sebuah perusahaan manufaktur. Tanpa bahan baku, proses produksi tidak dapat berjalan dengan lancar. Oleh karena itu, bahan baku harus dikelola dengan seefektif mungkin. Efektif disini berarti bahwa bahan baku dipesan tepat pada waktu dibutuhkan, dengan kualitas dan kuantitas yang tepat, dan berasal dari pemasok yang dapat diandalkan dengan harga yang wajar. Keefektifan pengelolaan bahan baku dapat ditingkatkan dengan adanya aktivitas pengendalian yang memadai dalam perusahaan. Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur yang dipakai pihak manajemen untuk memberikan keyakinan memadai bahwa manajemen telah melaksanakan prosedur tersebut. Aktivitas pengendalian membantu meyakinkan bahwa tindakan tertentu telah diambil untuk menghadapi risiko yang timbul dalam pencapaian tujuan perusahaan.

Penulis melakukan penelitian di PT. Indoputra Utamatex, yang merupakan perusahaan yang mengkhususkan diri melakukan proses pencelupan-penyempurnaan yang menggunakan bahan baku zat pewarna. Penelitian dilakukan dengan menggunakan metode deskriptif analitis dan dilakukan untuk mengetahui apakah aktivitas pengendalian yang memadai telah dilakukan dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif di PT. Indoputra utamatex.

(2)

ii

2.1. Pengendalian Intern 10

2.1.1. Pengertian Pengendalian Intern 12 2.1.2. Tujuan Pengendalian Intern 12 2.1.3. Keterbatasan Pengendalian Intern 13 2.1.4. Klasifikasi Pengendalian Intern 14 2.1.5. Komponen Pengendalian Intern 16 2.1.5.1. Lingkungan Pengendalian 16 2.1.5.2. Penilaian Resiko 20 2.1.5.3. Aktivitas Pengendalian 23 2.1.5.4. Informasi dan Komunikasi 24

2.1.5.5. Pemantauan 26

2.2. Aktivitas Pengendalian 27

2.2.1. Otorisasi yang Memadai Atas

Transaksi dan Aktivitas 27

2.2.2. Pemisahan Fungsi yang Memadai 28 2.2.3. Perancangan serta Penggunaan

(3)

iii

2.2.4. Perlindungan Atas Aktiva dan Catatan 31 2.2.5. Pemeriksaan Independen Atas Kinerja 31 2.3. Aktivitas Pengadaan Bahan Baku 32 2.3.1. Tujuan Aktivitas Pengendalian Bahan Baku 33 2.3.2. Biaya-Biaya yang Terkait dalam

Aktivitas Pengendalian Bahan Baku 35 2.3.3. Prosedur Aktivitas Pengadaan Bahan Baku 37 2.3.3.1. Permintaan Pembelian Bahan Baku 39 2.3.3.2. Pembelian Bahan Baku 40 2.3.3.3. Penerimaan Bahan Baku 42 2.3.3.4. Penyimpanan Bahan Baku 44 2.3.3.5. Pencatatan Hutang Dagang 45

2.3.3.6. Pembayaran 45

2.4. Hubungan Antara Aktivitas Pengendalian Dengan Aktivitas Pengadaan Bahan Baku yang Efektif 46

BAB 3. METODE DAN OBJEK PENELITIAN 50

3.1. Metode Penelitian 50

3.2. Sejarah singkat Perusahaan 51

3.3. Bidang Usaha dan Aktivitas Perusahaan 52 3.4. Struktur Organisasi dan Uraian Tugas 56 3.5. Aktivitas Pengadaan Bahan Baku di

PT. Indoputra Utamatex 66

BAB 4. PEMBAHASAN 73

4.1. Analisis Atas Struktur Organisasi dan

Uraian Tugas di PT. Indoputra Utamatex 73 4.2. Analisis Atas Prosedur Aktivitas Pengadaan

Bahan Baku di PT. Indoputra Utamatex 78 4.2.1. Permintaan Pembelian Bahan Baku 79

4.2.2. Pembelian Bahan Baku 85

4.2.3. Penerimaan dan Retur Bahan Baku 95 4.2.4. Pencatatan Hutang Dagang 108

4.2.5. Pembayaran 116

(4)

iv

DAFTAR TABEL

Hal.

Tabel 4.1. Rangkuman Hasil Analitis Atas Prosedur-Prosedur yang

Terkait Dalam Aktivitas Pengendalian Bahan Baku di PT.

(5)

v

DAFTAR GAMBAR

(6)

vi

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1 Dokumen Permintaan Pembelian di PT. Indoputra Utamatex Lampiran 2 Dokumen Pembelian (Purchase Order) PT. Indoputra Utamatex Lampiran 3 Surat Jalan

Lampiran 4 Memo Internal PT. Indoputra Utamatex

Lampiran 5 Bukti Penerimaan Barang PT. Indoputra Utamatex Lampiran 6 Bukti Pengembalian barang PT. Indoputra Utamatex Lampiran 7 Kartu Persediaan PT. Indoputra Utamatex

(7)

PT. INDOPUTRA UTAMATEX No :

BANDUNG Tgl :

PERMINTAAN PEMBELIAN

Harap dibelikan barang - barang tersebut dibawah ini :

No. Nama Barang Banyak Satuan Keterangan

UNIT/SEKSI/BAGIAN

………. TGL PEMAKAIAN………

Disetujui, Diketahui, Dibuat oleh,

(8)

(9)

SURAT JALAN NO. Bandung, ………

Yth. : ………..

……….

Dengan kendaraan ………. No……… ……….

kali kirimkan barang-barang tersebut dibawah ini,

Harap diterima dengan

baik.

BANYAKNYA URAIAN BARANG KETERANGAN

(10)

(11)

PT. INDOPUTRA UTAMATEX

No Barang Unit Jumlah Harga/Unit Total Keterangan

(12)

PT. INDOPUTRA UTAMATEX

BANDUNG

BUKTI PENGEMBALIAN BARANG

No :……… Diterima dari,

Nama : ………

Faktur Penjualan No./ Tgl. ……… Alamat : ………

Surat Jalan No./ Tgl. ………. ………

No. Jenis Kode dan Kwantitas Jumlah Kerusakan Keterangan

oleh, Disetujui : Diserahkan oleh :

(13)

(14)

oleh,

(15)

(16)

Universitas Kristen Maranatha

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Masalah

Beberapa tahun terakhir ini, perekonomian Indonesia mengalami krisis yang cukup berat. Krisis ini berawal dari turunnya nilai tukar rupiah dibandingkan dengan dolar Amerika sejak akhir tahun 1997. Walaupun kini nilai tukar rupiah terhadap dolar Amerika sudah semakin menguat, tetap saja keadaan perekonomian di Indonesia belum sepenuhnya stabil. Ketidakstabilan ekonomi ini juga turut dipengaruhi oleh kacaunya kondisi sosial politik, yang menyebabkan banyak investor asing menarik investasinya karena sudah tidak merasa nyaman lagi untuk berbisnis di Indonesia.

(17)

2

Salah satu perusahaan manufaktur yang bergerak di bidang textile, PT Indoputra Utamatex harus dapat menyesuaikan diri dengan keadaan perekonomian Indonesia saat ini. Perusahaan ini mengkhususkan diri dalam proses pencelupan kain, yang membutuhkan bahan baku kimia pewarna textile untuk mewarnai kain.

Pengadaan bahan baku yang efektif tidak hanya tergantung pada aktivitas pengendalian yang baik saja, tetapi dipengaruhi pula oleh berbagai faktor lainnya yang dapat dikendalikan oleh perusahaan, misalnya tingkat permintaan pelanggan, tingkat penawaran pemasok, dan juga umur kimia pewarna yang terbatas.Hal tersebut diatas membuat penulis tertarik untuk memilih topik “ Peranan Aktivitas Pengendalian dalam Siklus Pembelian Bahan Baku Guna

Menunjang Pengadaan Bahan Baku yang Efektif di Perusahaan Textile PT

Indoputra Utamatex”

1.2. Identifikasi Masalah

(18)

3

harus mengeluarkan biaya yang lebih besar daripada yang seharusnya. Biaya-biaya tersebut meliputi misalnya Biaya-biaya penyimpanan, Biaya-biaya inspeksi, Biaya-biaya rework, biaya lembur pegawai, dan lain sebagainya. Penerapan aktivitas pengendalian yang baik diharapkan dapat membantu perusahaan untuk mengurangi kemungkinan terjadinya biaya-biaya tersebut.

Dalam penelitian ini, penulis membatasi permasalahaan yang ada dalam pertanyaan sebagai berikut:

a. Adakah aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku pada perusahaan textile P.T. Indoputra Utamatex?

b. Apakah aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku tersebut telah memadai?

c. Apakah aktivitas pengendalian berperan dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif di P.T. Indoputra Utamatex?

1.3. Tujuan Penelitian

Tujuan yang ingin dicapai penulis melalui penelitian ini adalah:

a. Mengetahui apakah terdapat aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku perusahaan textile PT Indoputra Utamatex?

(19)

4

c. Mengetahui apakah aktivitas pengendalian berperan dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif di perusahaan textile PT Indoputra Utamatex?

1.4. Kegunaan Penelitian

Hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis diharapkan dapat memberikan manfaat baik secara langsung maupun tidak langsung kepada pihak-pihak yang berkepentingan sebagai berikut:

a. Bagi perusahaan tempat penulis melakukan penelitian, hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan masukan mengenai peranan aktivitas pengendalian dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif. b. Bagi rekan-rekan mahasiswa maupun pihak-pihak lain yang menaruh

minat untuk mempelajari struktur pengendalian intern, khususnya dalam pengadaan bahan baku, diharapkan hasil penelitian ini dapat menjadi bahan masukan dan perbandingan dalam penelitian mengenai topik yang sama.

(20)

5 1.5. Kerangka Pemikiran

Manajemen persediaan bahan baku adalah perencanaan, pengkoordinasian, dan pengendalian dari aktivitas yang berhubungan dengan arus persediaan bahan baku sejak bahan baku masuk kedalam perusahaan sampai saat bahan baku tersebut dikeluarkan dari tempat penyimpanan untuk diproses dibagian produksi. Menurut (general standard 300. standards for the Professional Practice of Internal

Auditing, the institute of internal Auditor) ada 5 tujuan pengendalian dalam perusahaan, yaitu dapat dipercayanya dan integritas informasi; ketaatan pada kebijakan, rencana, prosedur, undang-undang dan peraturan; pengamanan aktiva; ekonomis dan efisiensi pemanfaatan sumber-sumber dan; efektivitas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan atas kegiatan dan program.

Manajemen persediaan bahan baku merupakan bagian yang penting dari perencanaan dalam sebuah perusahaan manufaktur, karena bahan baku memiliki nilai investasi yang cukup besar dan materiil. Selain itu, bahan baku mempengaruhi lancarnya proses produksi. Apabila bahan baku tidak tersedia pada waktu dibutuhkan ataupun pada jumlah dan jenis yang tepat, jalannya proses produksi akan terganggu. Oleh karena itu, pengelolaan persediaan harus direncanakan dengan seefektif mungkin, dalam arti bahan baku tersedia dalam jenis dan jumlah yang tepat, kualitas yang sesuai dengan standar perusahaan, dan dipesan dari pemasok yang dapat diandalkan dengan harga yang wajar.

(21)

6

kegiatan dengan efektif dan efisien. Menurut COSO (Committe of Sponsoring Organizations of The TreadwayCommission) salah satu cara agar setiap kegiatan operasi dapat berjalan dengan efektif, perusahaan perlu menerapkan aktivitas pengendalian yang memadai. Aktivitas pengendalian terdiri dari otorisasi yang memadai atas transaksi dan aktivitas; pemisahan fungsi yang memadai; perancangan serta penggunaan dokumen dan catatan; perlindungan atas aktiva dan catatan; dan pemeriksaan independen atas kinerja.

Otorisasi yang memadai diperlukan dalam proses pengadaan bahan baku yang efektif, agar bahan baku yang dipesan tidak menyimpang dari kebutuhan produksi. Apabila otorisasi yang memadai tidak ada, maka ada kemungkinan terjadinya pembelian bahan baku fiktif maupun bahan baku yang dibeli tidak sesuai jenisnya, kualitasnya, maupun jumlahnya.

Pemisahan fungsi juga diperlukan agar tidak ada satu bagian pun yang memiliki dua tugas atau tanggungjawab. Selain itu, pemisahan fungsi juga diperlukan agar kegiatan yang dilaksanakan dapat diuji silang, sehingga dapat dipastikan bahwa kegiatan tersebut dilaksanakan dengan baik. Dalam proses pengadaan bahan baku, terdapat pemisahan fungsi untuk melakukan permintaan bahan baku, membeli bahan baku, menerima bahan baku, menyimpan bahan baku, dan mencatat pembelian tersebut.

(22)

7

perusahaan. Dokumen harus dirancang sedemikian rupa sehingga dokumen tersebut dapat dibaca dengan jelas, lengkap, dan mudah dimengerti.

Bahan baku dan dokumen serta catatan yang berkaitan dengan bahan baku harus disimpan dan dijaga dengan aman. Perlindungan menyangkut bahan baku dapat berupa perlindungan fisik, seperti pembatasan akses terhadap tempat penyimpanan bahan baku, pemakaian kode agar dokumen tidak dapat dibaca oleh orang yang tidak berwenang. Selain itu, perlindungan juga dapat berupa perlindungan lingkungan atau keadaan tempat bahan baku tersebut disimpan agar bahan baku tidak mudah rusak, misalnya dengan menyimpan bahan di tempat yang kering dan bersih, dengan suhu tertentu apabila diperlukan.

Aktivitas pengendalian yang terakhir adalah pemeriksaan independen terhadap kegiatan yang menyangkut bahan baku. Pemeriksaan yang independen ini diharapkan dapat membantu agar penyimpangan maupun kesalahan yang terjadi dapat segera diketahui. Beberapa jenis pemeriksaan independen atas kinerja pada pengelolaan bahan baku diantaranya adalah rekonsiliasi dokumen dan penelaahan independen.

(23)

8

dengan harga yang telah disepakati bersama, dapat membantu perusahaan dalam menekan biaya pengadaan bahan baku.

1.6. Metode Penelitian

Penulis melakukan penelitian dengan menggunakan metode deskriptif analisis, yaitu suatu metode yang bertujuan menggambarkan keadaan perusahaan atau melukiskan suatu peristiwa atau objek dalam perusahaan berdasarkan faktor-faktor yang tampak, jelas, dan nyata. Data yang diperoleh dalam suatu situasi akan dikumpulkan, diklarifikasikan, dan diinterprestasikan sesuai dengan kemampuan penulis. Penulis kemudian akan membuat kesimpulan dan saran berdasarkan hasil pengumpulan, pengklarifikasian, serta penginterprestasian data tersebut.

Teknik pengumpulan data yang digunakan terdiri dari dua macam, yaitu: 1. Study kepustakaan (library research)

Teknik ini bertujuan untuk mencari serta mengumpulkan data sekunder dan informasi yang berhubungan dengan penelitian ini, sebagai landasan teoritis dalam melaksanakan penelitian dan menganalisis temuan, dengan cara membaca dan mempelajari berbagai literatur, diktat, buku-buku, catatan kuliah, dan juga tulisan-tulisan lainnya yang berkaitan dengan masalah yang akan dibahas dalam skripsi ini.

2. Penelitian lapangan (field research)

(24)

9

dan informasi primer yang tepat dan sesuai dengan yang diperlukan. Teknik pengumpulan data yang dilakukan dalam penelitian lapangan adalah:

 Wawancara (interview), yaitu mengadakan komunikasi langsung dengan pihak-pihak yang berhubungan dengan aktivitas pengendalian dalam siklus pembelian bahan baku, contoh dengan bagian manager pembelian bahan baku, bagian Plant Paint Manager (kepala pabrik).

(25)

134 BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan mengenai prosedur pengendalian

dalam pembelian bahan baku di PT. Indoputra Utamatex, penulis dapat menarik

kesimpulan bahwa aktivitas pengendalian di PT. Indoputra Utamatex telah

diterapkan dengan memadai dan memiliki peranan yang cukup besar dalam

menunjang pengadaan bahan baku yang efektif. Kesimpulan secara umum di

atas diperoleh berdasarkan hal-hal berikut ini:

 Prosedur pengadaan bahan baku di PT. Indoputra Utamatex telah memiliki aktivitas pengendalian dalam bentuk otoritas atas transaksi dan aktivitas,

pemisahan fungsi, perancangan serta penggunaan dokumen dan catatan,

perlindungan atas harta dan catatan, dan pemeriksaan independen atas

kinerja.

 Aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan baku di PT. Indoputra Utamatex tersebut telah diterapkan secara memadai.

 Di PT. Indoputra Utamatex, aktivitas pengendalian memiliki peranan cukup besar dalam menunjang pengadaan bahan baku yang efektif, yaitu

agar bahan baku dipesan dengan tepat kuantitas dan kualitasnya,

diantarkan tepat pada waktunya, dibeli dari pemasok yang dapat

(26)

135

Hasil penelitian dan pembahasan menunjukkan bahwa masih

terdapat beberapa kelemahan pada aktivitas pengendalian dalam prosedur

pengadaan bahan baku di PT. Indoputra Utamatex. Kelemahan-kelemahan

tersebut diantaranya adalah:

 Dalam struktur organisasi PT. Indoputra Utamatex, Bagian Gudang mengepalai Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Pengeluaran Barang.

Pada pelaksanaannya, Bagian Penerimaan Barang dan Bagian Pengeluaran

Barang tidak bertanggung jawab secara langsung kepada Kepala Gudang,

melainkan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Pabrik (Plant

Paint Manager). Hal ini dapat menimbulkan ketidakjelasan dalam

pelimpahan wewenang dan tanggung jawab bagi Bagian Penerimaan

Barang dan Bagian Pengeluaran Barang dalam melakukan tugasnya.

 Internal Auditor berada di bawah otoritas Financial Control Manager dalam struktur organisasi. Hal ini dapat mengakibatkan Internal Auditor

tidak bekerja secara independen terhadap semua fungsi maupun aktivitas

dalam perusahaan.

 Tidak adanya rangkapan Dokumen Permintaan Pembelian untuk diberikan pada Bagian Hutang Dagang sebagai dokumen sumber untuk diperiksa

apakah bahan baku yang dibeli adalah bahan baku yang benar-benar

diminta dan untuk dicocokkan dengan dokumen-dokumen lainnya.

(27)

136

 Penggunaan dokumen Memo Internal sebagai pengganti rangkapan Purchase Order yang diberikan oleh Bagian Pembelian Material pada

Bagian Penerimaan Barang. Penggunaan dokumen ini dimaksudkan untuk

mengurangi penggunaan dokumen, tetapi dalam penerapannya dapat

memperbesar resiko terjadinya kesalahan pencatatan jumlah bahan baku

yang seharusnya diterima.

 Penggunaan nama Kartu Hutang Piutang pada kartu yang digunakan untuk mencatat penambahan atau pengurangan hutang dagang maupun piutang

dagang. Hal ini dapat mempertinggi resiko terjadinya kesalahan pencatatan

hutang dagang maupun piutang dagang.

5.2. Saran

Secara umum, penerapan aktivitas pengendalian dalam prosedur pengadaan bahan

baku di PT. Indoputra utamatex telah cukup memadai. Berdasarkan pembahasan

dan kesimpulan yang diperolehnya sebelumnya, saran-saran bagi perusahaan yang

dapat digunakan sebagai pertimbangan dalam menyempurnakan pelaksanaan

aktivitas pengendalian dalam menunjuang pengadaan bahan baku yang efektif

antara lain:

 Sebaiknya dalam struktur Organisasi PT. Indoputra Utamatex, garis wewenang antara Bagian Gudang dengan Bagian Penerimaan Barang dan

Bagian Pengeluaran Barang diubah agar pelimpahan wewenang dan

tanggung jawab dalam penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran

(28)

137

dengan mencantumkan keterangan yang jelas dalam setiap jenis jabatan,

kepada siapa dan bagian mana mereka memiliki otoritas atau tanggung

jawab dalam uraian tugas (job description).

 Internal Auditor sebaliknya berfungsi sebagai staff, bukan sebagai line manager. Internal Auditor sebaiknya bertanggung jawab secara langsung

pada manager dan tidak berada dibawah otoritas bagian lain.

 Rangkapan Dokumen Pembelian sebaiknya ditambahkan pada Bagian Hutang Dagang agar bagian ini dapat memeriksa dan mencocokkan

apakah bahan baku yang dibeli benar-benar bahan baku yang diminta oleh

pihak yang berwenang.

 PT. Indoputra Utamatex sebaiknya membuat Laporan Kinerja Pemasok agar kinerja pemasok dapat dievaluasi secara periodik sehingga

perusahaan dapat memastikan bahwa pemasok-pemasok yang bekerja

sama dengan perusahaan dapat diandalkan.

 Sebaiknya Bagian Penerimaan barang meminta rangkapan Purchase Order dari Bagian Pembelian Material , karena dokumen Purchase Order

telah dibuat dan diperiksa dengan teliti serta telah diotorisasi oleh pihak

yang berwenang. Penggunaan Memo Internal sebagai pengganti rangkap

Purchase Order dari Bagian Pemebelian Material pada Bagian

Penerimaan Barang sebaiknya ditiadakan.

 Penggunaan nama Kartu Hutang Piutang untuk mencatat penambahan atau pengurangan hutang maupun piutang dagang sebaiknya diganti

(29)

138

dagang. Perubahan nama tersebut diperlukan untuk mengurangi risiko

terjadinya kesalahan penambahan atau pengurangan hutang dagang dan

piutang dagang dalam perusahaan.

Demikian beberapa saran yang dapat penulis kemukakan untuk membantu

PT. Indoputra Utamatex dalam mengoptimalkan prosedur pengendalian

(30)

Daftar Pustaka

American Institute of Certified Public Accountants. (1995). Statement on Auditing Standards no. 78. New York: American Insitiute of Certified Public Accountans

Anthony, R. N, and Vijay Govindarajan. (1998). Edisi 9. Management Control Systems, Boston: McGraw-Hill/Irwin.

Arens. A. A., Randall J Elder, and Mark S Beasley, (2000). Edisi 8. Auditing and Assurance Service; An Integrated Approach. New Jersy: Prentice-Hall, Inc.

Bailey.L.P. (2002). Miller, GAAS Guide: A Comperhensive Statement of Standards for Auditing Attestation, Compilation and Review, New york: Aspen Publisher,Inc

Bodnar, G, H., and William S. Hopwood. (2001). Edisi 8. Accounting Information System. New Jersy: Prentice-Hall, Inc.

Hollander, A. S., Eric L. Denna, and J. Owen Cherrington. (2000). Edisi 2. Accounting Information, Technology, and Business Solutions. Boston: McGraw-Hill/Irwin.

Horngren, C, T., Srikant M, Datar, and George Foster. (2003). Edisi 11. Cost Accounting: A Managerial Emphasis, New Jersey: Prentice-Hall.

Leenders, M. R, Harold E. Fearon, Anna E. Flynn, and P. Fraser Johnson. (2002). Edisi 12. Purchasing and Supply Management. New York: McGraw-Hill, Inc.

Romney, M. B., and Paul John Steinbart. (2000). Edisi 8. Accounting Information System. New Jersey: Prentice-Hall. Inc.

(31)

Tuanakkota, T. M. (1982). Edisi 3. Auditing Petunjuk Pemeriksaan Akuntan Publik. Jakarta: Lembaga Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.