DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN INFORMASI JABATAN

(1)

11 1. Nama Jabatan : Sekretaris Dinas

2. Kode Jabatan : -

3. Unit Kerja :

JPT Pratama/Eselon II : Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Administrator/Eselon III : -

Pengawas/Eselon IV : -

4. Kedudukan Dalam Struktur Organisasi :

5. Ikhtisar Jabatan :

Membantu Kepala Dinas dalam melaksanakan pemberian layanan teknis dan administrasi umum, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, pembinaan organisasi dan tata laksana, koordinasi, dan pengendalian, serta pengawasan, perencanaan, pelaksanaan program dan kegiatan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.

6. Uraian Tugas :

a. Menyusun rencana kegiatan Sekretariat sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;

Tahapan:

1) Menugaskan bawahan untuk menyiapkan data yang diperlukan

2) Mengadakan rapat terkait penyusunan rencana kegiatan Sekretariat sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas.

3) Menyusun rencana kegiatan Sekretariat sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas.

BUPATI

KEPALA DINAS

SEKRETARIS DINAS

KASUBAG. PERENCANAAN

DAN KEUANGAN KASUBAG. UMUM DAN KEPEGAWAIAN

INFORMASI JABATAN

DINAS PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN

(2)

12 4) Mendokumentasikan hasil penyusunan rencana kegiatan Sekretariat

sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas

b. Mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas sehingga berjalan lancar;

Tahapan:

1) Mengidentifikasi jenis jenis tugas yang menjadi tanggungjawab masing- masing bawahan

2) Melakukan pendistribusian dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas 3) Mendokumentasikan pelaksanaan tugas

c. Memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dalam lingkungan Sekretariat untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan tugas;

Tahapan:

1) Menyiapkan data yang diperlukan

2) Memantau dan mengawasi pelaksanaan tugas dalam lingkungan Sekretariat untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan tugas

3) Mengevaluasi pelaksanaan tugas dalam lingkungan Sekretariat untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan tugas

4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

d. Menyusun rancangan, mengoreksi, memaraf dan/atau menandatangani naskah dinas;

Tahapan:

1) Menugaskan bawahan untuk meyiapkan data yang diperlukan;

2) Mengadakan rapat terkait penyusunan rancangan naskah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan;

3) Mengoreksi, memaraf naskah dinas;

4) Melaporkan hasil naskah dinas

e. Mengikuti rapat-rapat sesuai dengan bidang tugasnya;

Tahapan:

1) Menerima surat undangan rapat terkait 2) Menghadiri kegiatan rapat terkait

3) Mendokumentasikan hasil pelaksanaan rapat

f. Mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan dalam lingkungan dinas sehingga terwujud koordinasi, sinkronisasi dan integrasi pelaksanaan kegiatan;

Tahapan:

1) Mengadakan rapat terkait koordinasi pelaksanaan kegiatan dalam lingkungan dinas

2) Mensingkronisasikan pelaksanaan kegiatan dalam lingkungan dinas 3) Membimbing dan memberi petunjuk terkait pelaksanaan kegiatan dalam

lingkungan dinas

4) Melaporkan hasil pelaksanaan kegiatan

g. Mengoordinasikan dan melaksanakan penyusunan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi serta pelaporan kinerja dan pelaporan keuangan dinas;

Tahapan:

1) Mengetahui dan mempelajari peraturan perundangan yang terkait

(3)

13 2) Mengadakan rapat terkait koordinasi pelaksanaan penyusunan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi serta pelaporan kinerja dan pelaporan keuangan dinas

3) Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan

h. Mengoordinasikan dan melaksanakan pelayanan administrasi umum, kepegawaian dan hukum;

Tahapan:

1) Mengetahui dan mempelajari peraturan perundangan yang terkait

2) Mengadakan rapat terkait koordinasi pelaksanaan pelayanan administrasi umum, kepegawaian dan hukum

3) Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan

i. Mengoordinasikan dan melaksanakan pelayanan ketatausahaan;

Tahapan:

1) Mengetahui dan mempelajari peraturan perundangan yang terkait

2) Mengadakan rapat terkait koordinasi pelaksanaan pelayanan ketatausahaan

3) Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan

j. Mengoordinasikan dan melaksanakan urusan rumah tangga dinas;

Tahapan:

1) Mengetahui dan mempelajari peraturan perundangan yang terkait

2) Mengadakan rapat terkait koordinasi pelaksanaan urusan rumah tangga dinas

3) Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan

k. Melaksanakan dan mengoordinasikan pelayanan administrasi keuangan;

Tahapan:

1) Mengetahui dan mempelajari peraturan perundangan yang terkait 2) Mengadakan rapat terkait koordinasi pelayanan administrasi keuangan 3) Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan

l. Melaksanakan dan mengoordinasikan administrasi pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan barang;

Tahapan:

1) Mengetahui dan mempelajari peraturan perundangan yang terkait

2) Mengadakan rapat terkait koordinasi administrasi pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan barang

3) Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan

m. Mengoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan organisasi dan tatalaksana;

Tahapan:

1) Mengetahui dan mempelajari peraturan perundangan yang terkait

2) Mengadakan rapat terkait koordinasi dan fasilitasi kegiatan organisasi dan tatalaksana

3) Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan

n. Mengoordinasikan dan melaksanakan pengelolaan kearsipan;

Tahapan:

(4)

14 1) Mengetahui dan mempelajari peraturan perundangan yang terkait

2) Mengadakan rapat terkait koordinasi pengelolaan kearsipan 3) Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan

o. Mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan kehumasan dan keprotokolan;

Tahapan:

1) Mengetahui dan mempelajari peraturan perundangan yang terkait

2) Mengadakan rapat terkait koordinasi pelaksanaan kegiatan kehumasan dan keprotokolan

3) Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan

p. Mengoordinasikan dan melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi serta fasilitasi pelayanan informasi;

Tahapan:

1) Mengetahui dan mempelajari peraturan perundangan yang terkait

2) Mengadakan rapat terkait koordinasi pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi serta fasilitasi pelayanan informasi

3) Melaporkan hasil kegiatan kepada atasan

q. Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas Sekretariat dan memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan; dan;

Tahapan:

1) Menugaskan bawahan untuk menyiapkan data-data terkait penyusunan laporan

2) Menyusun laporan hasil pelaksanaan tugas 3) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas

r. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya;

Tahapan:

1) Menerima penugasan kedinasan lain dari atasan baik lisan maupun tulisan 2) Menindaklanjuti penugasan kedinasan lain dari atasan

3) Melaporkan pelaksanaan tugas kedinasan lain kepada atasan

7. Bahan Kerja :

No Bahan Kerja Penggunaan Dalam Tugas

1. Peraturan Perundang-Undangan terkait Bidang Perpustakaan dan Kearsipan

Pedoman pelaksanaan tugas

2. Undang-Undang terkait Kepegawaian

Pedoman penilaian kinerja bawahan

3. Peraturan Bupati Takalar Nomor 57 Tahun 2016 tentang

Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan

Pedoman menjalankan tugas pokok

dan fungsi pada dinas

(5)

15 Kearsipan Kabupaten Takalar

4. Rencana Stratejik Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Penyusunan program kegiatan dinas

5. Rencana Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan

Monitoring dan evaluasi rencana kerja setiap bidang

6. Daftar Pelaksanaan Anggaran (DPA)

Penyusunan program kegiatan

7. Standard Operating Procedure (SOP)

Penyusunan langkah-langkah dalam pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan 8. Surat Keputusan (SK) Kegiatan Penetapan SK kegiatan selama setahun 9. Disposisi Pimpinan Pembagian pelaksanaan tugas

8. Perangkat/Alat Kerja :

No Perangkat Kerja Digunakan Untuk Tugas

1. ATK Mendukung pelaksanaan tugas dan

kegiatan

2. Flash Disk Menyimpan data pelaksanaan tugas

dinas dalam bentuk soft copy 3. Laptop/Komputer Mempelajari Rencana strategik, visi

misi daerah, dokumen yang lain serta memeriksa laporan kegiatan dalam bentuk soft copy

4. Printer Untuk mencetak dokumen

5. Telepon/Fax Mengkomunikasikan dan

mengkoordinasikan semua hal-hal yang terkait dengan pekerjaan 6. Kendaraan Dinas Mobilitas pelaksanaan tugas

7. Dll Mendukung pelaksanaan tugas dan

kegiatan

9. Hasil Kerja :

No Hasil Kerja Satuan Hasil

1. Dokumen rencana kegiatan Sekretariat sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;

Dokumen

2. Kegiatan mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas sehingga berjalan lancar;

Kegiatan

3. Kegiatan memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dalam lingkungan Sekretariat untuk mengetahui perkembangan pelaksanaan tugas;

Kegiatan

4. Kegiatan menyusun rancangan, mengoreksi, memaraf dan/atau menandatangani naskah dinas;

Kegiatan

5. Kegiatan mengikuti rapat-rapat sesuai dengan bidang tugasnya;

Kegiatan

6. Kegiatan mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan dalam lingkungan dinas sehingga terwujud koordinasi, sinkronisasi dan integrasi pelaksanaan kegiatan;

Kegiatan

(6)

16 7. Kegiatan mengoordinasikan dan melaksanakan penyusunan

perencanaan, pengendalian, dan evaluasi serta pelaporan kinerja dan pelaporan keuangan dinas;

Kegiatan

8. Kegiatan mengoordinasikan dan melaksanakan pelayanan administrasi umum, kepegawaian dan hukum;

Kegiatan

9. Kegiatan mengoordinasikan dan melaksanakan pelayanan ketatausahaan;

Kegiatan

10. Kegiatan mengoordinasikan dan melaksanakan urusan rumah tangga dinas;

Kegiatan

11. Kegiatan melaksanakan dan mengoordinasikan pelayanan administrasi keuangan;

Kegiatan

12. Kegiatan melaksanakan dan mengoordinasikan administrasi pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan barang;

Kegiatan

13. Kegiatan mengoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan organisasi dan tatalaksana;

Kegiatan

14. Kegiatan mengoordinasikan dan melaksanakan pengelolaan kearsipan;

Kegiatan

15. Kegiatan mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan kehumasan dan keprotokolan;

Kegiatan

16. Kegiatan mengoordinasikan dan melaksanakan

pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi serta fasilitasi pelayanan informasi;

Kegiatan

17. Laporan hasil pelaksanaan tugas Sekretariat dan memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan; dan

Laporan

18. Kegiatan tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

Kegiatan

10. Tanggung Jawab :

a. Kesesuaian penyusunan rencana kegiatan Sekretariat sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;

b. Ketepatan mendistribusikan dan memberi petunjuk pelaksanaan tugas sehingga berjalan lancar;

c. Kesesuaian memantau, mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan tugas dalam lingkungan Sekretariat untuk mengetahui perkembangan

pelaksanaan tugas;

d. Kesesuaian penyusunan rancangan, mengoreksi, memaraf dan/atau menandatangani naskah dinas;

e. Ketepatan mengikuti rapat-rapat sesuai dengan bidang tugasnya;

f. Ketepatan mengoordinasikan pelaksanaan kegiatan dalam lingkungan dinas sehingga terwujud koordinasi, sinkronisasi dan integrasi pelaksanaan kegiatan;

g. Ketepatan mengoordinasikan dan melaksanakan penyusunan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi serta pelaporan kinerja dan pelaporan keuangan dinas;

h. Ketepatan mengoordinasikan dan melaksanakan pelayanan administrasi umum, kepegawaian dan hukum;

i. Ketepatan mengoordinasikan dan melaksanakan pelayanan ketatausahaan;

j. Ketepatan mengoordinasikan dan melaksanakan urusan rumah tangga

dinas;

(7)

17 k. Ketepatan melaksanakan dan mengoordinasikan pelayanan administrasi

keuangan;

l. Ketepatan melaksanakan dan mengoordinasikan administrasi pengadaan, pemeliharaan dan penghapusan barang;

m. Ketepatan mengoordinasikan dan memfasilitasi kegiatan organisasi dan tatalaksana;

n. Ketepatan mengoordinasikan dan melaksanakan pengelolaan kearsipan;

o. Ketepatan mengoordinasikan dan melaksanakan kegiatan kehumasan dan keprotokolan;

p. Ketepatan mengoordinasikan dan melaksanakan pengumpulan, pengolahan, penyajian data dan informasi serta fasilitasi pelayanan informasi;

q. Ketepatan laporan hasil pelaksanaan tugas Sekretariat dan memberikan saran pertimbangan kepada atasan sebagai bahan perumusan kebijakan;

dan

r. Kelancaran tugas kedinasan lain yang diperintahkan oleh atasan sesuai dengan bidang tugasnya.

11. Wewenang :

a. Menetapkan rencana kegiatan tahunan di lingkup Sekretariat Dinas b. Meminta bawahan untuk berkoordinasi dalam pelaksanaan tugas c. Meminta laporan kinerja bawahan

d. Meminta laporan pelaksanaan tugas bawahan e. Melakukan pembinaan kinerja dan karier bawahan

12. Korelasi Jabatan :

No Jabatan Unit Kerja/ Instansi Dalam Hal

1. Kepala Dinas Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar

Pengarahan dan Pembinaan

2. Kepala Sub Bagian Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar

Koordinasi Pelaksanaan Tugas

3. Kepala Bidang Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar

Kerjasama dan Koordinasi

4. Kepala Seksi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar

Kerjasama dan Koordinasi

5. Kelompok Fungsional Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar

Koordinasi pelaksanaan tugas

13. Kondisi Lingkungan Kerja :

No Aspek Indikator

1.

2.

3.

4.

5. Tempat kerja Suhu

Udara

Keadaan Ruangan Letak

Di dalam dan di luar ruangan Normal (25-30

⁰

C)

Kering

Cukup

Strategis

(8)

18 6.

7.

8.

9. Penerangan Suara

Keadaan tempat kerja Getaran

Terang Tenang

Bersih dan rapi Tanpa getaran

14. Resiko Bahaya :

No Fisik / Mental Penyebab

1. Gangguan ginjal Banyak duduk

2. Gangguan pada mata Banyak melihat monitor komputer/laptop 2. Kelelahan fisik dan mental Beban kerja tugas dan tanggungjawab 3. Tekanan psikologis Beban kerja dan tekanan dari dalam maupun

dari luar organisasi

15. Syarat Jabatan :

a. Pangkat/Gol. Ruang : Pembina, IV/a

b. Pendidikan : S1 Ilmu Perpustakaan dan Kearsipan/

Pemerintahan/Hukum/ Manajemen/

Administrasi/Ekonomi atau bidang ilmu lain yang relevan

c. Kursus/Diklat : 1. Diklat

Penjenjangan

- Diklatpim Tk. III

2. Diklat Teknis - Diklat terkait Perpustakaan dan Kearsipan - Dikalt Pengadaan Barang dan Jasa

- Diklat Manajemen Stratejik

- Diklat Penyusunan Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah (APBD) Berbasis Kinerja

- Diklat Perencanaan dan Penganggaran Keuangan daerah

- Diklat Penatausahaan dan Akuntansi Keuangan Daerah

- Diklat Pengembangan Kepegawaian - Diklat MSDM

Dll

d. Pengalaman kerja : - Kepala Bidang

- Kepala Sub Bagian/Seksi

e. Pengetahuan kerja : - Peraturan tentang Kepegawaian dan Disiplin Pegawai

- Peraturan Menteri tentang Keuangan - Peraturan Bupati Takalar Nomor 57 Tahun

2016 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Takalar.

- Konsep tentang Administrasi, Manajemen,

Organisasi, Kepemimpinan, dan Pelayanan

(9)

19 - Peraturan tentang Perencanaan dan

Pelaporan

- Peraturan tentang Keuangan dan Pelaporan Keuangan

- Pedoman Standar Operating Procedure (SOP)

f. Keterampilan kerja : - Kemampuan memimpin dan mengambil keputusan operasional

- Kemampuan memecahkan masalah - Kemampuan berkomunikasi efektif

- Kemampuan melaksanakan tugas teknis dan administratif

g. Bakat Kerja :

1. G : Intelegensia 2. N : Numerik 3. V : Bakat Verbal 4. Q : Ketelitian

h. Temperamen Kerja :

1. D : Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggungjawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan.

2. V : Kemampuan menyesuaikan diri dengan situasi yang menghendaki pencapaian dengan tepat menurut perangkat batas, toleransi

3. M : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan pengambilan kesimpulan, pembuatan pertimbangan atau pembuatan keputusan berdasar kriteria yang dapat diukur atau diuji.

4. F : Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan (Feeling), Gagasan (Idea), atau fakta (Fact) dari sudut pandangan pribadi

i. Minat Kerja :

1. 1.a: Kegiatan yang berhubungan dengan benda dan obyek 2. 1.b: Kegiatan yang berhubungan dengan komunikasi data 3. 2.a: Kegiatan yang berhubungan dengan orang

4. 3.a: Kegiatan yang bersifat rutin, konkrit dan teratur

j. Upaya Fisik :

1. Berbicara 2. Duduk 3. Mendengar 4. Melihat

k. Kondisi Fisik :

(10)

20 1. Jenis Kelamin : Laki-Laki/Perempuan

2. Umur : 35-54 Tahun

3. Tinggi badan : 150-180 cm/Relatif 4. Berat badan : 55-85 Kg/Relatif 5. Postur badan : Tegap/Relatif 6. Penampilan : Bersih dan Rapih

l. Fungsi Pekerjaan : 1. D1 : Mengkoordinasikan 2. O3 : Menyelia

16. Prestasi Kerja Yang Diharapkan :

No Satuan Hasil Jumlah Hasil

(Dalam 1 Tahun)

Waktu Penyelesaian (Menit dalam 1 Tahun)

1. Dokumen 1 3000

2. Kegiatan 12 5760

3. Kegiatan 12 5760

4. Kegiatan 240 14400

5. Kegiatan 48 5760

6. Kegiatan 12 3600

7. Kegiatan 12 3600

8. Kegiatan 12 3600

9. Kegiatan 12 3600

10. Kegiatan 12 3600

11. Kegiatan 12 3600

12. Kegiatan 12 3600

13. Kegiatan 12 3600

14. Kegiatan 12 3600

15. Kegiatan 12 3600

16. Kegiatan 12 3600

17. Laporan 12 1800

18. Kegiatan 12 10800

Jumlah 469 86880

(11)

21 17. Butir Informasi Lain :

Segala ketentuan yang ada dalam analisis jabatan ini sedapat mungkin dipenuhi sebagaimana mestinya.

Pattallassang, Maret 2018 Kepala Dinas,

H. Yahe, S.Sos., M.Si.

NIP. 19641231 198603 1 217