BIMBINGAN TEKNIS BIMBINGAN TEKNIS
ANALISIS BEBAN KERJA ANALISIS BEBAN KERJA
TENAGA KEPENDIDIKAN TENAGA KEPENDIDIKAN DI LINGKUNGAN DI LINGKUNGAN UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA UNIVERSITAS NEGERI JAKARTA
Narasumber:
Narasumber:
Adil Kurnia, M.Psi, MM, Psikolog Adil Kurnia, M.Psi, MM, Psikolog Senior Consultant & Trainer Senior Consultant & Trainer Hotel Ayudha Cipayung, 19-23 Maret 2018
1.1. REFORMASI KELEMBAGAAN, SDM, TATALAKSANA, REFORMASI KELEMBAGAAN, SDM, TATALAKSANA, AKUNTABILITAS, PENGAWASAN, DAN PELAYANAN AKUNTABILITAS, PENGAWASAN, DAN PELAYANAN PUBLIK
PUBLIK
2.2. PERUBAHAN SIKAP DAN PERILAKU PERUBAHAN SIKAP DAN PERILAKU
3.3. MEMBANGUN PNS BERBASIS E-GOVERNMENTMEMBANGUN PNS BERBASIS E-GOVERNMENT 4.4. MEMBANGUN BIROKRAT ENTERPRENEURMEMBANGUN BIROKRAT ENTERPRENEUR
5.5. BUDAYA KERJA PRODUKTIFBUDAYA KERJA PRODUKTIF 6.6. ETIKA APARATUR NEGARAETIKA APARATUR NEGARA
7.7. PNS BERBASIS IPTEK DAN IMTAQPNS BERBASIS IPTEK DAN IMTAQ
8.8. PROFESIONAL, KINERJA PRODUKTIF, DAN AKHLAK MULIAPROFESIONAL, KINERJA PRODUKTIF, DAN AKHLAK MULIA 9.9. PNS YANG MEMILIKI JIWA KORPS, KODE ETIK DAN PNS YANG MEMILIKI JIWA KORPS, KODE ETIK DAN
AHKLAK MULIA AHKLAK MULIA
ANALISIS BEBAN ANALISIS BEBAN
KERJA KERJA
Langkah Utama dan Pertama:
ANALISIS JABATAN ANALISIS JABATAN
Fondasi Kokoh : ● Penataan Kelembagaan ● Penataan Kepegawaian
● Penataan Ketatalaksanaan
ANALISIS BEBAN KERJA
Merupakan Validitas - Reliabilitas Anjab Menghitung waktu dan kapasitas pegawai
dalam melaksanakan tugas
BEBAN KERJA
vs ORGANISASI vs PEGAWAI
BEBAN KERJA (TINGGI/
RENDAH)
Penataan Pegawai Penyempurnaan Tata Laksana
(Business Process)
Penataan Organisasi
Suatu teknik manajemen
yang dilakukan secara sistematis untuk memperoleh informasi
mengenai tingkat efektivitas dan efisiensi kerja organisasi
berdasarkan volume kerja
ANALISIS BEBAN ANALISIS BEBAN
KERJA
KERJA
SKEMA MANFAAT
ANALISIS BEBAN KERJA
ANALISIS JABATAN ANALISIS JABATAN ANALISIS BEBAN KERJA ANALISIS BEBAN KERJA
ADMINISTRASI GAJI & UPAH REKRUTMEN
SELEKSI PENYUSUNAN
PROGRAM DIKLAT
PENYUSUNAN FORMASI
PERENCANAAN ORGANISASI
PENILAIAN PRESTASI, MUTASI & PROMOSI PERBAIKAN
KONDISI KERJA
PENGGOLONGAN JABATAN
HASIL
PELAKSANAAN
ANALISIS BEBAN KERJA
• STANDAR NORMA WAKTU
• JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI/PEJABAT
• EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS JABATAN (EJ)
• EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS UNIT (EU)
METODE METODE
PENGUKURAN PENGUKURAN
Menggunakan metode ilmiah dengan membutuhkan tenaga peneliti yang berpengalaman, waktu yang cukup lama, dan sarana yang mahal
A. TEKNIS ANALISIS
B. PRAKTIS EMPIRIS
Metode ini lebih sederhana, sarana murah, penyelesaiannya relatif cepat dan tidak harus
memerlukan tenaga peneliti yang berpengalaman
ANALISIS BEBAN
KERJA
Uraian Tugas/
Rincian Kegiatan Jabatan Struktural
& Fungsional
Volume Kerja, Norma Waktu,
Dukungan Teknologi
& Jumlah Pegawai
ASPEK YANG
DIANALISIS
TAHAPAN ANALISIS BEBAN KERJA
PERSIAPAN PELAKSANAAN PENETAPAN
1. Pembentukan Tim Analis
2. Pemberitahuan Kepada
Pimpinan Unit
1. Pengumpulan Data 2. Pengolahan Data 3. Verifikasi Data 4. Penyempurnaan
Hasil Olahan
1. Tingkat efisiensi dan efektivitas
Jabatan/Unit
2. Standar Norma Waktu Penyelesaian
Pekerjaan
3. Jumlah Kebutuhan Pegawai/Pejabat
WAKTU Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan
Pekerjaan
• WAKTU PRODUKTIF/ EFEKTIF :
Waktu yang benar-benar digunakan untuk menyelesaikan pekerjaan
• WAKTU NON PRODUKTIF :
Waktu kerja yang tidak digunakan untuk
menyelesaikan pekerjaan
WAKTU LUANG (Allowance)
Waktu kerja yang diperkenankan
untuk digunakan secara tidak produktif, yaitu 30% dari jam kantor,
seperti kelelahan dasar (10%), keperluan pribadi (10%),
keadaan tempat kerja (5%),
dan lain-lain
SETIAP INSTANSI DAPAT MELAKUKAN
PERHITUNGAN BEBAN KERJA METODA LAIN YANG DIANGGAP SESUAI
DENGAN KONDISI INSTANSINYA
Penentuan ALLOWANCE di setiap instansi dapat disesuaikan dengan
budaya kerja, etos kerja, disiplin kerja, dan hal-hal lain
yang menjadi karakteristik kondisi setempat
JUMLAH HARI KERJA DALAM 1 TAHUN
(5 HARI KERJA)
• Jumlah hari kerja dengan 5 hari kerja:
• Jumlah hari per tahun 365 hari
• Libur Sabtu-Minggu ... 104 hari
• Libur Resmi ... 14 hari
• Hak Cuti ... 12 hari
--- 130 hari
---
235 hari
STANDARD WAKTU KERJA UNTUK 5 HARI KERJA
(ALLOWANCE 30%)
JAM KERJA PNS = 37,5 JAM PER MINGGU JAM KERJA PER HARI = 37,5 JAM : 5 = 7,5 JAM
JAM KERJA EFEKTIF = 70% x 7,5 JAM = 5 JAM 15 MENIT DIBULATKAN MENJADI = 5 JAM ATAU 300 MENIT
STANDARD WAKTU KERJA : HARIAN = 300 MENIT
MINGGUAN = 5 HARI X 300 MENIT = 1.500 MENIT BULANAN = 20 HARI X 300 MENIT = 6.000 MENIT TAHUNAN = 12 BULAN X 6.000 MENIT = 72.000 MENIT
SKEMA PRESTASI
KERJA
KUALITAS (JENIS,SIFAT,
MACAM)
KUANTITAS
VOLUME KERJA
STANDAR KERJA
WAKTU YANG TERSEDIA
RESIKO
BAHAYA KORELASI JABATAN
BAHAN
KERJA ALAT KERJA
SYARAT JABATAN
TANGGUNG JAWAB WEWENANG KONDISI
LINGK. KERJA
PRESTASI
KERJA
SARANA
Formulir A : PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA
Formulir B : INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN Formulir C : REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN
Formulir D : PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEJABAT/ PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)
Formulir E : REKAPITULASI KEBUTUHAN PEJABAT/PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI
KERJA UNIT (PU)
FORM A
PENGUMPULAN DATA BEBAN KERJA
1. NAMA JABATAN : 2. UNIT ORGANISASI : 3. SATUAN KERJA :
NO URAIAN TUGAS
/KEGIATAN HASIL
KERJA WAKTU PENYELESAIAN
RATA-RATA (NORMA WAKTU)
WAKTU KERJA EFEKTIF
VOLUME
KERJA BEBAN KERJA JABATAN
(WPT)
PEGAWAI YANG DIBUTUHKAN
KET.
1 2 3 4 5 6 7 8 9
WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
NO NAMA JABATAN PENDIDIKAN GOLONGAN JUMLAH KET
1 2 3 4 5 6
FORM B
INVENTARISASI JUMLAH PEMANGKU JABATAN
1. UNIT ORGANISASI : 2. SATUAN KERJA :
FORM C
REKAPITULASI JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN
1. UNIT ORGANISASI : 2. SATUAN KERJA :
NO NAMA JABATAN JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN
PERHITUNGAN JUMLAH PEGAWAI
YANG DIBUTUHKAN
KETERANGAN
1 2 3 4 5
JUMLAH
Jumlah Beban Kerja Jabatan = Volume Kerja x Norma Waktu
FORM D
PERHITUNGAN KEBUTUHAN PEGAWAI, TINGKAT EFISIENSI JABATAN (EJ) DAN PRESTASI KERJA JABATAN (PJ)
1. UNIT ORGANISASI : 2. SATUAN KERJA :
NO NAMA
JABATAN JUMLAH BEBAN KERJA JABATAN
PERHITUNGAN JUMLAH KEBUTUHAN
PEGAWAI
JUMLAH PEGAWAI YANG ADA
+/- EJ PJ KET
1 2 3 4 5 6 7 8 9
JUMLAH
FORM E
REKAPITULASI KEBUTUHAN PEGAWAI,
TINGKAT EFISIENSI UNIT (EU) DAN PRESTASI KERJA UNIT (PU)
SATUAN KERJA :
NO UNIT KERJA JUMLAH BEBAN KERJA
UNIT
JUMLAH KEBUTUHAN
PEGAWAI
JUMLAH PEGAWAI YANG ADA
+/- EU PU KET
1 2 3 4 5 6 7 8 9
JUMLAH
JENIS-JENIS TUGAS JENIS-JENIS TUGAS
Tugas Pokok
KEPENTINGAN
KEPENTINGAN FREKUENSI FREKUENSI
Tugas Tambahan
Tugas Lain-Lain
Tugas Harian
Tugas Berkala
Tugas Insidentil
JENIS-JENIS TUGAS JENIS-JENIS TUGAS
BERDASARKAN TINGKAT KEPENTINGAN : TUGAS POKOK
TUGAS POKOK
Adalah tugas-tugas yang harus dilakukan oleh pemegang jabatan agar
tujuan jabatan dapat tercapai.
Contoh: Melayani telepon masuk/keluar (Resepsionis)
TUGAS TAMBAHAN TUGAS TAMBAHAN
Adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan
karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan namun
masih berpengaruh terhadap pencapaian tujuan organisasi atau perusahaan
Contoh: Merekap absensi pegawai (Staf Rekrutmen)
TUGAS LAIN-LAIN TUGAS LAIN-LAIN
Adalah tugas-tugas yang tidak harus dilakukan oleh pemegang jabatan
karena tidak berpengaruh terhadap pencapaian tujuan jabatan maupun
tujuan organisasi atau perusahaan.
Contoh: Membayarkan ke bank angsuran mobil pribadi atasan
JENIS-JENIS TUGAS JENIS-JENIS TUGAS
BERDASARKAN FREKUENSI KEMUNCULANNYA : TUGAS HARIAN
TUGAS HARIAN
Adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh pemegang jabatan secara rutin
(terus-menerus) setiap hari.
Contoh: Melayani telepon masuk/keluar (Resepsionis)
TUGAS BERKALA TUGAS BERKALA
Adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh pemegang jabatan secara rutin
setiap minggu, bulan, triwulan, semester atau tahunan.
Contoh: Melakukan kunjungan ke lapangan setiap minggu
Membuat laporan kegiatan bulanan TUGAS INSIDENTIL
TUGAS INSIDENTIL
Adalah tugas-tugas yang dilakukan oleh pemegang jabatan namun waktu
pelaksanaannya tidak dapat ditentukan.
Contoh: Mengunjungi karyawan yang sakit
Menangani komplain dari masyarakat
SATUAN HASIL
Satuan Hasil dari Uraian Tugas dapat dituliskan berupa
suatu ”proses” atau ”output”, misalnya:
Proses: Kegiatan, Kunjungan, dsb.
Output: Dokumen, Laporan, Data, dsb.
VOLUME KERJA
Sejumlah kegiatan
yang dilakukan oleh unit organisasi atau pegawai/pejabat
dalam jangka waktu tertentu
NORMA WAKTU
Waktu wajar
yang benar-benar dipergunakan
dalam menyelesaikan satu satuan proses kegiatan oleh pegawai yang memenuhi syarat
untuk menghasilkan suatu produk
BEBAN KERJA
Bobot pekerjaan yang dikaitkan pada
volume kerja pegawai/unit organisasi
dengan norma waktu penyelesaian pekerjaannya
yang dinyatakan dalam jumlah satuan pekerjaan
EFISIENSI KERJA
Tercapainya penyelesaian pekerjaan dengan kualitas pelayanan yang baik,
yaitu tepat hasil (sesuai target) dan tepat waktu (sesuai jadwal)
dengan tidak melampaui anggaran yang ditetapkan
PRESTASI KERJA
Nilai kemampuan
hasil kerja pegawai/unit organisasi
dalam melaksanakan tugas
PENGUKURAN KERJA
Teknik yang direncanakan
untuk menetapkan waktu kerja efektif
bagi seorang pegawai/pejabat/unit organisasi yang memenuhi syarat
untuk menyelesaikan pekerjaan tertentu
pada tingkat prestasi yang telah ditentukan
JAM KERJA EFEKTIF PER TAHUN
Waktu kerja wajar
yang harus dipergunakan
untuk menyelesaikan pekerjaan
dalam satu tahun
STANDAR BEBAN KERJA
Jumlah ukuran baku
kemampuan pegawai/unit organisasi untuk melakukan kegiatan secara wajar
yang dibebankan kepadanya
dalam jangka waktu 1 tahun
BEBAN KERJA
RUMUS :
JUMLAH VOLUME KERJA X NORMA
WAKTU
JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI
RUMUS :
BEBAN KERJA JABATAN
JAM KERJA EFEKTIF
EFISIENSI DAN
EFEKTIVITAS JABATAN (EJ)
RUMUS :
BEBAN KERJA JABATAN
JUMLAH PEGAWAI JABATAN X JAM
KERJA EFEKTIF
EFISIENSI DAN EFEKTIVITAS UNIT KERJA (EU)
RUMUS :
BEBAN KERJA UNIT
JUMLAH PEGAWAI UNIT X JAM
KERJA EFEKTIF
STANDAR PENILAIAN PRESTASI KERJA
NILAI PREDIKAT SEBUTAN
>1 A Sangat Baik
0,90 s.d 1,00 B Baik
0,70 s.d 0,89 C Cukup
0,50 s.d 0,69 D Sedang
<0,50 E Kurang
PERHITUNGAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
METODE LAIN YANG DAPAT DILAKUKAN UNTUK METODE LAIN YANG DAPAT DILAKUKAN UNTUK MENGHITUNG JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI MENGHITUNG JUMLAH KEBUTUHAN PEGAWAI ADALAH MELALUI PENDEKATAN :
ADALAH MELALUI PENDEKATAN :
H H ASIL KERJA ASIL KERJA
O OBJEK KERJA BJEK KERJA
P P ERALATAN KERJA ERALATAN KERJA
T TUGAS PER TUGAS JABATAN/UNIT KERJA UGAS PER TUGAS JABATAN/UNIT KERJA
PERHITUNGAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
CONTOH PENDEKATAN HASIL KERJA :
Jabatan : Penyortir Surat
Hasil Kerja : Surat yang telah disortir
Target Hasil Kerja : 2.500 Surat / Hari
Standar kemampuan rata-rata penyortir : 450 Surat / Hari
Perhitungan Kebutuhan Jumlah Penyortir Surat :
2.500 Surat
--- x 1 Orang = 5.5 Orang, dibulatkan menjadi 6 Orang 450 Surat
PERHITUNGAN
KEBUTUHAN PEGAWAI
CONTOH PENDEKATAN OBYEK KERJA :
Jabatan : Pramu Tamu/Resepsionis
Objek Kerja : Tamu
Jumlah/Volume Tugas : 150 Orang Tamu / Hari Standar kemampuan rata2 Pramu Tamu : 50 Orang Tamu / Hari
Perhitungan Kebutuhan Jumlah Pramu Tamu :
150 Orang Tamu
--- x 1 Orang = 3 Orang 50 Orang Tamu
PERHITUNGAN KEBUTUAN PEGAWAI
CONTOH PERALATAN KERJA :
Satuan Alat Kerja : - Kendaraan Dinas (Mobil)
Jabatan yang diperlukan
untuk pengoperasian alat kerja : - Pengemudi - Montir
Jumlah alat kerja yang dioperasikan : - 20 Mobil Dinas
Rasio pengoperasian alat kerja : - 1 Pengemudi 1 Mobil - 1 Montir 5 Mobil
Perhitungan Jumlah Pengemudi dan Montir yang diperlukan : 20 Mobil Dinas
1. Pengemudi : --- x 1 Orang = 20 Orang 1 Mobil Dinas
20 Mobil Dinas
2. Montir : --- x 1 Orang = 4 Orang
5 Mobil Dinas
PERHITUNGAN KEBUTUHAN
Contoh Pendekatan Tugas Per Tugas Jabatan: Staf Administrasi
SDM
NO PELAKSANAAN TUGAS JUMLAH
TUGAS
STANDAR
KERJA WPT
1. Mengetik surat 70 lembar/hari 12 menit/lembar 840 menit 2. Mengagendakan surat 24 surat/hari 6 menit/surat 144 menit 3. Mengosep surat 24 surat/hari 5 menit/surat 120 menit
4. Melayani tamu 4 tamu/hari 6 menit/tamu 24 menit
5. Menyusun laporan daftar hadir 1 laporan/hari 30 menit/laporan 30 menit 6. Mengadministrasi kepegawaian 10 data/hari 60 menit/data 600 menit 7. Mengadministrasi perlengkapan 15 data/hari 30 menit/data 450 menit
∑ WPT 2208 menit
Keterangan : WPT = Waktu Penyelesaian Tugas
