MODUL PERKULIAHAN
DIMENSI-DIMENSI
KOMUNIKASI ORGANISASI
Bentuk-bentuk komunikasi organisasi
dan komunikasi manajemen dalam
organisasi
Fakultas Program Studi Tatap Muka Kode MK Disusun Oleh
Pascasarjana Magister Ilmu
Komunikasi
06
MK 52004 Dr. Nur Kholisoh, M.Si
Abstract
Kompetensi
Modul ini menjelaskan tentang bentuk-bentuk komunikasi dalam suatu organisasi dan komunikasi manajemen dalam organisasi
Melalui pokok bahasan ini diharapkan mahasiswa dapat mengerti dan
memahami bentuk-bentuk komunikasi dalam suatu organisasi dan komunikasi yang dilakukan dalam proses manajemen
Pembahasan
Komunikasi dalam organisasi tidak terlepas dari bentuk komunikasi internal dan komunikasi eksternal. Betapa pentingnya komunikasi internal dalam membina manusia di dalam organisasi, di mana masing-masing individu anggota organisasi memiliki berbagai kepentingan, tetapi menjadi satu kesatuan dengan adanya kepentingan bersama.
A. Komunikasi Internal
Komunikasi internal adalah pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan mereka dalam suatu perusahaan atau jawatan tersebut lengkap denganstrukturnya yang khas dan pertukaran secara horisontal dan vertikal dalam suatu perusahaan yang menyebabkan pekerjaan berlangsung
Dengan semakin menggelembungnya sumberdaya manusia pada suatu organisasi, sedangkan jabatan struktural sangat terbatas, maka sebaiknya diperbanyak jabatan fungsional, sehingga iklim kerja dapat berjalan dengan baik, tanpa menimbulkan gejolak atau konflik karena tidak tersedianya jabatan.
1. Komunikasi vertikal
Komunikasi vertikal merupakan pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu perusahaan, lengkap dengan struktur yang khas.
a. Downward Communication
Yaitu komunikasi dari atas ke bawah yang artinya adalah informasi yang berlangsung secara formal dari seseorang yang memiliki wewenang atau kedudukan lebih tinggi kepada orang yang kedudukannya lebih rendah • Terdapat lima jenis informasi (Kahn dan Katz 1966 dalam Pace ):
1. How to job
Jenis informasi ini menyangkut tentang apa yang diharapkan karyawan dalam bekerja dan bagaimana mereka melakukan semua itu.
2. Rationale for doing jobs
Jenis informasi ini dirancang untuk karyawan agar mereka mengetahui bagaimana mereka bekerja
3. Organizational policies and practices
Melengkapi informasi tentang tugas atau pekerjaan yang spesifik dan bagaimana mempersiapkan mereka masuk ke organisasi secara total. 4. Employee performance
Informasi tentang bagaimana melakukan sesuatu yang baik, dinilai penting untuk efisiensi dan efektifnya suatu sistem
5. Mission of the organization
Kesetiaan terhadap organisasi, produknya, pelayanan dan kontribusi kepada masyarakat adalah suatu unsur penting dalam kekuatan organisasional.
6. Metode memberikan informasi ke bawah
Metode di mana informasi dikomunikasikan ke bawah, di kelompokkan ke dalam empat macam, yaitu :
a. Lisan b. Tulisan
c. Majalah bergambar d. kombinasi
b. Upward Communication
Yaitu informasi yang berlangsung dari seseorang yang memilki kedudukan lebih rendah kepada yang lebih tinggi
Fungsi dan argumentasi
1. Arus informasi ke atas memasok informasi berharga bagi pengambilan keputusan pemegang organisasi dan kegiatan supervisi lainnya
2. Komunikasi ke atas membuat supervisor tahu ketika bawahan menyampaikan informasi
3. Mendorong omelan dan keluhan ke permukaan
4. Memperkuat penghargaan dan kesetiaan terhadp oraganisasi
5. Membolehkan supervisor untuk mnetapkan apakah bawahan memperoleh pengertian yang dimaksudkan dari arus informasi ke bawah
6. Membantu karyawan menanggulangi masalah pekerjaan mereka
2. Komunikasi Horisontal
Komunikasi horisontal yaitu adalah berbagai informasi diantara rekan sejawat dalam satu unit pekerjaan yang sama
• Tujuannnya adalah : a. Untuk koordinasi tugas
b. Berbagi informasi terhadp perencanaan dan kegiatan c. Pemecahan masalah
d. Menjamin kesamaan pengertian
e. Mendamaikan, negosiasi dan menyatukan perbedaan f. Mengembangkan dukungan interpersonal
• Metode komunikasi horisontal a. Pertemuan kepanitian
b. Interaksi informal sewaktu istirahat c. Percakapan telepon
d. Memo dan catatan
e. Aktifirtas sosial f. Lingkaran kualitas
3. Komunikasi Diagonal
Aplikasi tiga prinsip akan memperkuat peranan komunikasi staf khusus, yaitu :
a. Staf khusus harus dilatih dalam kehlian komunikasi
b. Membutuhkan pengenalan penting dari peranan komunikasi mereka
c. Managmen harus mengakui peranan staf khusus dan emmbuat lebih baik untuk mempergunakannya dalam komunikasi organisasi
4. Komunikasi Persona
komunikasi yang berlangsung secar dialogis saling menatap, sehingga terjadi kontak pribadi. Sedangkan komunikasi persona bermedia adalah komunikasi9 dengan menggunakan alat/media
5. Komunikasi Kelompok
komunikasi antara seorang dengan sekelompok orang lain dalam situasi tatap muka. Kelompok bisa besar atau kecil
B. Komunikasi Eksternal
Komunikasi eksternal adalah komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak diluar organisasi
Dimensi komunikasi eksternal
1. Komunikasi dari organisasi ke khalayak
Komunikasi ini pada umumnya bersifat informatif yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak merasa ada keterlibatan, setidak-tidaknya hubungan batin. Kegiatan ini sangat penting dalam usaha memecahkan suatu masalah yang terjadi tanpa diduga.
Komunikasi dari organisasi kepada khalayak ini dapat melalui berbagai bentuk, seperti : a. majalah organisasi b. press release c. artikel SK d. pidato radio e. pidato televisi f. film dokumenter g. selebaran h. konferensi press
2. Komunikasi dari khalayak ke organisasi
merupakan umpan balik sebagai efek dari kegiatan komunikasi yang dilakukan oleh organisasi. Jika informasi yang disebarkan kepada khalayk itu menimbulkan efek yang sifatnya kontroversial, maka disebut opini publik
KOMUNIKASI MANAJEMEN DALAM SUATU ORGANISASI
Berbicara mengenai komunikasi dan manjemen maka komunikasi akan tercermin dan merupakan fondasi dalam setiap unsur dalam proses manajemen, yaitu:
1. Planning yaitu memikirkan sebelumnya apa yang kan kita kerjakan dengan sumber daya yang ada pada organisasi
2. Organizing yaitu rencana (maksud) untuk menentukan kegiatan yang lebih khusus yang diperlukan untuk mencapai tujuan dan sasaran.
3. Directing merupakan aspek tugas managemen yang lebih operasional yang melengkapi kekurangan dalam suatu perencanaan atau pengorgnisasian
4. Controlling yaitu unsur-unsur penting dalam pengawasan sebagai sebuah proses tyermasuk pengukuran, perbandingan, penga,bilan keputusan dan umpan balik atau tindakan kolektif
Selain itu, ada empat proses dalam komunikasi managemen (Yenny, 2004:4.22), yaitu :
2. Telling sebelum kita understanding kita harus terlebih dulu memberitahukan atau mengirim pesan dalam bentuk telling
3. Listening yaitu kita harus mengerti apa yang disampaikan orang lain
4. Understanding, untuk dapat mmahami maka kita perlu menyelami diri individudan motivasi individu
PERANAN PEMIMPIN DALAM ORGANISASI 1. Peranan antarpersona
a. peranan tokoh, karena ia seorang tokoh maka selain memimpin berbagai upacara di kantor misalnya
b. peranan pemimpin, sebagai pemimpin seorang manager bertanggungjawab lancara atau tidaknya pekerjaan yang dilakukan bawahan
c. peranan penghubung, melakukan komunikasi dengan orang-orang diluar jalur komando vertikal baik formal atau informal
2. Peranan informasional
a. peranan monitor, manager memandang lingkungan sebagai sumber informasi b. peranan penyebar, kebalikan dari perananpenghubunga
3. Peranan memutuskan
a. peranan wiraswasta, melakukan penyesuaian dengan lingkungan
b. peranan pengendali gangguan c. peranan penentu sumber d. peranan perunding
Daftar Pustaka
Arni Muhammad (2002), Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta,
Fredric M. Jablin, Linda L. Putnam, Editors (2001) The New Handbook of Organizational Communication:
Advances in Theory, Research and Methods, Sage Publications, USA
Eisenberg, Eric & HL Goodal (1997), Organizational Communication – Balancing Creativity and
Constraint, Second Edition, St. Martin’s Press, New York
Hatch, Mary Jo (1997), Organizational Theory – Modern, Symbolic and Postmodern Prespectives, Oxford University Press, USA
Lubis, Hari & Martani Huseini, Teori Organisasi (Suatu Pendekatan Makro), Pusat Antar Universitas Ilmu-ilmu Sosial, UI, Jakarta
Pace, Wayne R & Don F. Faules (1998), Komunkasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja
Perusahaan – Penerjemah : Deddy Mulyana, PT Remaja Rosdakarya, Bandung
Suminar, Yenny Ratna (2004), Buku Materi Pokok Komunikasi Organisasional, Universitas Terbuka, Jakarta
