DIMENSI DIMENSI KOMUNIKASI DALAM ORGANIS

DIMENSI-DIMENSI KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI Bahrur Rosyidi Duraisy

PENDAHULUAN

Manusia di dalam kehidupannya harus berkomunikasi, artinya memerlukan

orang lain dan membutuhkan kelompok atau masyarakat untuk saling berinteraksi.

Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa sebagian besar pribadi manusia terbentuk

dari hasil integrasi sosial dengan sesama dalam kelompok dan masyarakat. Di

dalam kelompok/organisasi itu selalu terdapat bentuk kepemimpinan yang

merupakan masalah penting untuk kelangsungan hidup kelompok, yang terdiri dari

pemimpin dan bawahan/karyawan. Di antara kedua belah pihak harus ada

two-way-communications atau komunikasi dua arah atau komunikasi timbal balik, untuk itu diperlukan adanya kerja sama yang diharapkan untuk mencapai cita, baik

cita-cita pribadi, maupun kelompok, untuk mencapai tujuan suatu organisasi. Kerja sama

tersebut terdiri dari berbagai maksud yang meliputi hubungan sosial/kebudayaan.

Hubungan yang terjadi merupakan suatu proses adanya suatu keinginan

masing-masing individu, untuk memperoleh suatu hasil yang nyata dan dapat memberikan

manfaat untuk kehidupan yang berkelanjutan.

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik

organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan,

maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah

untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

PENGERTIAN ORGANISASI

Organisasi berasal dari kata Organizare yang berarti membentuk sebagai

atau menjadi keseluruhan dari bagian yang saling bergantung atau terkoordinasi.

Menurut Evert M Rogers dan Rekha Agarwala Rogers dalam bukunya

Communications in Organization “ a stable system of individuals who work together to achieve, through a hierarchy of ranks and division of labour common goals” (suatau sistem yang mapan dari mereka yang bekerja sama untuk mencapai tujuan

DEFINISI KOMUNIKASI

Komunikasi berasal dari bahasa latin communication, yang artinya sama.

Maksudnya adalah komunikasi dapat terjadi apabila terdapat kesamaan makna

mengenai suatu pesan yang disampaikan oleh komunikator dan diterima oleh

komunikan. Salah satu tujuan komunikasi adalah mengubah sikap dan perilaku

seseorang ataupun sekelompok orang sebagaimana yang dikehendaki

komunikator,agar isi pesan yang disampaikan dapat dimengerti, diyakini serta pada

tahap selanjutnya.

Bila sasaran komunikasi dapat diterapkan dalam suatu organisasi baik

organisasi pemerintah, organisasi kemasyarakatan, maupun organisasi perusahaan,

maka sasaran yang dituju pun akan beraneka ragam, tapi tujuan utamanya tentulah

untuk mempersatukan individu-individu yang tergabung dalam organisasi tersebut.

Berdasarkan sifat komunikasi dan jumlah komunikasi menurut Onong Uchyana Effendi, dalam bukunya “Dimensi-Dimensi Komunikasi” komunikasi dapat digolongkan ke dalam tiga kategori:

1. Komunikasi antar pribadi

Komunikasi ini penerapannya antara pribadi/individu dalam usaha

menyampaikan informasi yang dimaksudkan untuk mencapai kesamaan

pengertian, sehingga dengan demikian dapat tercapai keinginan bersama.

2. Komunikasi kelompok

Pada prinsipnya dalam melakukan suatu komunikasi yang ditekankan adalah

faktor kelompok, sehingga komunikasi menjadi lebih luas. Dalam usaha

menyampaikan informasi, komunikasi dalam kelompok tidak seperti

komunikasi antar pribadi.

3. Komunikasi massa

Komunikasi massa dilakukan dengan melalui alat, yaitu media massa yang

Dalam melakukan komunikasi organisasi, Steward L.Tubbs dan Sylvia Moss

dalam Human Communication menguraikan adanya 3 (tiga) model dalam

komunikasi:

1. Model komunikasi linier (one-way communication), dalam model ini

komunikator memberikan suatu stimuli dan komunikan melakukan respon

yang diharapkan tanpa mengadakan seleksi dan interpretasi. Komunikasinya

bersifat monolog.

2. Model komunikasi interaksional. Sebagai kelanjutan dari model yang

pertama, pada tahap inI sudah terjadi feedback atau umpan balik. Komunikasi

yang berlangsung bersifat dua arah dan ada dialog, di mana setiap partisipan

memiliki peran ganda, dalam arti pada satu saat bertindak sebagai

komunikator, pada saat yang lain bertindak sebagai komunikan.

3. Model komunikasi transaksional. Dalam model ini komunikasi hanya dapat

dipahami dalam konteks hubungan (relationship) antara dua orang atau lebih.

Pandangan ini menekankan bahwa semua perilaku adalah komunikatif. Tidak

ada satupun yang tidak dapat dikomunikasikan.

James A.F. Stoner & Charles Wankel (1989) ”komunikasi ialah satu cara manusia berhubungan yang melibatkan pengertian atau maksud, dengan syarat

mereka perlu setuju dengan definisi istilah-istilah yang digunakan berdasarkan

sesuatu yang simbolik seperti isyarat, huruf, nomor, dan perkataan yang

melambangkan atau menyerupai ide-ide yang dapat menyampaikan maksud “.

Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai

pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun informal dari suatu

organisasi (Wiryanto, 2005). Komunikasi formal adalah komunikasi yang

disetujui oleh organisasi itu sendiri dan sifatnya berorientasi kepentingan

organisasi. Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi, produktivitas, dan

berbagai pekerjaan yang harus dilakukan dalam organisasi. Misalnya: memo,

kebijakan, pernyataan, jumpa pers, dan surat-surat resmi. Adapun komunikasi

informal adalah komunikasi yang disetujui secara sosial. Orientasinya bukan

DEFINISI FUNGSIONAL KOMUNIKASI ORGANISASI

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan

penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu

organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam

hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu

lingkungan.

Komunikasi organisasi terjadi kapan pun, setidak-tidaknya satu orang yang

menduduki suatu jabatan dalam suatu organisasi menafsirkan suatu pertunjukkan.

Karena fokusnya adalah komunikasi di antara anggota-anggota suatu organisasi.

Analisi komunikasi organisasi menyangkut penelaahan atas banyak transaksi yang

terjadi secara simultan.

Proses Komunikasi Organisasi

1. Komunikasi Internal

Pertukaran gagasan diantara para administrator dan karyawan dalam suatu

perusahaan dalam sruktur lengkap yang khas disertai pertukaran gagasan

secara horizontal dan vertikal di dalam perusahaan, sehingga pekerjaan

berjalan. Dua dimensi komunikasi internal:

a. Komunikasi vertikal, yaitu komunikasi dari pimpinan ke staf dan dari staf

ke pimpinan dengan cara timbal balik.

b. Komunikasi horizontal yaitu komunikasi mendatar antara anggota staf

dengan anggota staf. Berlangsung tidak formal.

c. Komunikasi diagonal yaitu komuniasi antara pimpinan.

2. Komunikasi eksternal

Komunikasi antara pimpinan organisasi dengan khalayak diluar organisasi.

Komunikasi dari organisasi kepada khalayak yang bersifat informatif atau bisa

KONTEKS-KONTEKS KOMUNIKASI

Indikator paling umum untuk mengkiasifikasikan komunikasi berdasarkan

konteksnya atau tingkatnya adalah jumlah peserta yang terlibat dalam

komunikasi. Maka dikenallah: komunikasi intrapersonal, komunikasi diadik,

komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok kecil, komunikasi publik (pidato),

komunikasi organisasi, komunikasi massa.

Komunikasi Intrapersonal

Komunikasi intrapersonal (intrapribadi)adalah komunikasi dengan diri sendiri,

baik kita sadari atau tidak. Contohnya berpikir. Komunikasi ini merupakan

landasan komunikasi interpersonal (antarpribadi) dan komunikasi dalam

konteks-konteks lainnya. Komunikasi intrapesonal ini inheren dalam komunikasi

dua-orang, tiga-orang dan seterusnya, karena sebelum berkomunikasi dengan orang

lain kita biasanya berkomunikasi dengan diri sendiri (mempersepsi dan

memastikan makna pesan orang lain), hanya saja caranya sering tidak disadari.

Keberhasilan komunikasi kita dengan orang lain bergantung pada keefektifan

komunikasi kita dengan diri sendiri.

Komunikasi Interpersonal

Komunikasi interpersonal (antarpribadi) adalah komunikasi antara orang-orang

secara tatap-muka yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi

orang lain secara langsung, balk secara verbal maupun nonverbal. Bentuk

khusus dan komunikasi interpersonal ini adalah komunikasi diadik yang

melibatkan hanya dua orang, seperti suami-istri, dua sejawat, dua sahabat dekat,

guru-murid, dan sebagainya. Ciri-ciri komunikasi diadik adalah: pihak-pihak yang

berkomunikasi berada dalam jarak yang dekat; pihak-pihak yang berkomunikasi

mengirim dan menerima pesan secara simultan dan spontan, balk secara verbal

Komunikasi Kelompok

Kelompok adalah sekumpulan orang yang mempunyai tujuan yang sama, yang

berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama, mengenal satu

sama lainnya, dan memandang mereka sebagai bagian dari kelompok tersebut.

Kelompok ini misainya adalah keluarga, tetangga, kawan-kawan terdekat;

kelompok diskusi,; kelompok pemecahan masalah; atau suatu komite yang

berapat untuk mengambil suatu keputusan. Komunikasi kelompok ini dengan

sendirinya melibatkan juga komunikasi interpersonal (antarpribadi).

Komunikasi Publik

Komunikasi publik adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan

sejumlah besar orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu.

Komunikasi demikian sering juga disebut pidato,ceramah, atau kuliah (umum).

Beberapa pakar komunikasi menggunakan istilah komunikasi kelompok-besar.

Komunikasi publik biasanya berlangsung lebih formal dan lebih sulit daripada

komunikasi interpersonal atau komunikasi kelompok, karena komunikasi publik

menuntut persiapan pesan yang cermat, keberanian dan kemampuan

menghadapi sejumlah besar orang. Daya tarik fisik pembicara bahkan sering

merupakan factor penting yang menentukan efektifitas pesan, selain keahlian

dan kejujuran yang dimiliki pembicara. Dalam komunikasi publik hanya satu

pihak yang aktif (pembicara) sedangkan pihak lainnya cenderung pasif. Umpan

balik yang mereka berikan terbatas, terutama umpan batik yang bersifat verbal.

Umpan batik nonverbal lebih jelas diberikan oleh orang-orang yang duduk di

jajaran depan, karena merekalah yang paling jelas terlihat. Sesekali pembicara

menerima umpan balik yang bersifat serempak, seperti tertawa atau tepuk

tangan. Komunikasi publik sering bertujuan memberikan penerangan, menghibur,

Komunikasi Organisasi

Komunikasi organisasi terjadi dalam suatu organisasi, bersifat formal dan juga

informal, dan berlangsung dalam suatu jaringan yang lebih besar dari komunikasi

kelompok. Komunikasi organisasi seringkali melibatkan juga komunikasi diadik,

komunikasi interpersonal (antarpribadi) dan adakalanya juga komunikasi publik.

Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni

komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas dan komunikasi horizontal, sedangkan

komunikasi informal tidak tergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi

antar sejawat, juga termasuk gossip.

Komunikasi Massa

Komunikasi massa adalah komunikasi yang menggunakan media massa, baik

cetak (majalah, surat kabar) atau elektronik (radio, televisi), yang dikelola oleh

suatu lembaga atau orang yang dilembagakan, yang ditujukan kepada sejumlah

orang yang tersebar di banyak tempat, anonim, dan heterogen. Pesan-pesannya

bersifat umum, disampaikan secara cepat, serentak dan selintas (khususnya

media elektronik). Komunikasi interpersonal, komunikasi kelompok dan

komunikasi organisasi berlangsung juga dalam proses untuk mempersiapkan

pesan yang disampaikan media massa ini.

ORGANISASI DAN KOMUNIKASI

Istilah organisasi berasal dari bahasa Latin organizare, yang secara

harafiah berarti paduan dari bagian-bagian yang satu sama lainnya saling

bergantung. Di antara para ahli ada yang menyebut paduan itu sistem, ada juga

yang menamakannya sarana.

Everet M.Rogers dalam bukunya Communication in Organization,

bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui jenjang kepangkatan,

dan pembagian tugas.

Robert Bonnington dalam buku Modern Business: A Systems Approach,

mendefinisikan organisasi sebagai sarana dimana manajemen

mengoordinasikan sumber bahan dan sumber daya manusia melalui pola

struktur formal dari tugas-tugas dan wewenang.

Korelasi antara ilmu komunikasi dengan organisasi terletak pada

peninjauannya yang terfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam

mencapai tujuan organisasi itu. Ilmu komunikasi mempertanyakan bentuk

komunikasi apa yang berlangsung dalam organisasi, metode dan teknik apa

yang dipergunakan, media apa yang dipakai, bagaimana prosesnya,

faktor-faktor apa yang menjadi penghambat, dan sebagainya. Jawaban-jawaban bagi

pertanyaan-pertanyaan tersebut adalah untuk bahan telaah untuk selanjutnya

menyajikan suatu konsepsi komunikasi bagi suatu organisasi tertentu

berdasarkan jenis organisasi, sifat organisasi, dan lingkup organisasi dengan

memperhitungkan situasi tertentu pada saat komunikasi dilancarkan.

Sendjaja (1994) menyatakan fungsi komunikasi dalam organisasi adalah

sebagai berikut:

 Fungsi informatif. Organisasi dapat dipandang sebagai suatu sistem

pemrosesan informasi. Maksudnya, seluruh anggota dalam suatu organisasi

berharap dapat memperoleh informasi yang lebih banyak, lebih baik dan

tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap anggota

organisasi dapat melaksanakan pekerjaannya secara lebih pasti.

Orang-orang dalam tataran manajemen membutuhkan informasi untuk membuat

suatu kebijakan organisasi ataupun guna mengatasi konflik yang terjadi di

dalam organisasi. Sedangkan karyawan (bawahan) membutuhkan informasi

untuk melaksanakan pekerjaan, di samping itu juga informasi tentang

jaminan keamanan, jaminan sosial dan kesehatan, izin cuti, dan sebagainya.

 Fungsi regulatif. Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu organisasi. Terdapat dua hal yang berpengaruh

terhadap fungsi regulatif, yaitu: a. Berkaitan dengan orang-orang yang

untuk mengendalikan semua informasi yang disampaikan. Juga memberi

perintah atau intruksi supaya perintah-perintahnya dilaksanakan

sebagaimana semestinya. b. Berkaitan dengan pesan. Pesan-pesan regulatif

pada dasarnya berorientasi pada kerja. Artinya, bawahan membutuhkan

kepastian peraturan tentang pekerjaan yang boleh dan tidak boleh untuk

dilaksanakan.

 Fungsi persuasif. Dalam mengatur suatu organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu membawa hasil sesuai dengan yang

diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka banyak pimpinan yang lebih suka

untuk mempersuasi bawahannya daripada memberi perintah. Sebab

pekerjaan yang dilakukan secara sukarela oleh karyawan akan menghasilkan

kepedulian yang lebih besar dibanding kalau pimpinan sering

memperlihatkan kekuasaan dan kewenangannya.

 Fungsi integratif. Setiap organisasi berusaha untuk menyediakan saluran yang memungkinkan karyawan dapat melaksanakan tugas dan pekerjaan

dengan baik. Ada dua saluran komunikasi yang dapat mewujudkan hal

tersebut, yaitu: a. Saluran komunikasi formal seperti penerbitan khusus

dalam organisasi tersebut (buletin, newsletter) dan laporan kemajuan

organisasi. b. Saluran komunikasi informal seperti perbincangan antar pribadi

selama masa istirahat kerja, pertandingan olahraga, ataupun kegiatan

darmawisata. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan keinginan untuk

berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap organisasi.

Griffin (2003) dalam A First Look at Communication Theory, membahas

komunikasi organisasi mengikuti teori management klasik, yang menempatkan

suatu bayaran pada daya produksi, presisi, dan efisiensi. Adapun prinsip-prinsip

dari teori management klasikal adalah sebagai berikut:

 kesatuan komando- suatu karyawan hanya menerima pesan dari satu atasan

 rantai skalar- garis otoritas dari atasan ke bawahan, yang bergerak dari atas sampai ke bawah untuk organisasi; rantai ini, yang diakibatkan oleh prinsip

kesatuan komando, harus digunakan sebagai suatu saluran untuk

 divisi pekerjaan- manegement perlu arahan untuk mencapai suatu derajat tingkat spesialisasi yang dirancang untuk mencapai sasaran organisasi

dengan suatu cara efisien.

 tanggung jawab dan otoritas- perhatian harus dibayarkan kepada hak untuk memberi order dan ke ketaatan seksama; suatu ketepatan keseimbangan

antara tanggung jawab dan otoritas harus dicapai.

 disiplin- ketaatan, aplikasi, energi, perilaku, dan tanda rasa hormat yang keluar seturut kebiasaan dan aturan disetujui.

 mengebawahkan kepentingan individu dari kepentingan umum- melalui contoh peneguhan, persetujuan adil, dan pengawasan terus-menerus.

UNSUR – UNSUR KOMUNIKASI

Dalam proses komunikasi ada tiga unsur yang mutlak harus dipenuhi karena

merupakan suatu bentuk kesatuan yang utuh dan bulat . Bila salah satu unsur tidak

ada , maka komunikasi tidak akan pernah terjadi . Dengan demikian , setiap unsur

dalam komunikasi itu memiliki hubungan yang sangat erat dan slaing

ketergantungan satu dengan lainnya . Artinya , keberhasilan komunikasi ditentukan

oleh semua unsur tersebut . Unsur - unsur komunikasi yaitu :

1. Komunikator / pengirim / sender . Merupakan orang yang menyampaikan

isipernyataannya kepada komunikan . Komunikator bisa tunggal , kelompok ,

atau organisasi pengirim berita . Komunikator bertanggung jawab dalam hal

mengirim berita dengan jelas , memilih media yang ocok untuk

menyampaikan pesan tersebut , dan meminta kejelasan apakah pesan telah

diterima dengan baik . Untuk itu , seorang komunikator dalam menyampaikan

pesan atau informasi harus memperhatikan dengan siapa dia berkomunikasi ,

apa yang akan dia sampaikan , dan bagaimana cara menyampaikannya .

2. Komunikan / penerima / receiver .Merupakan penerima pesan atau berita

yang disampaikan oleh komunikator . Dalam proses komunikasi , penerima

pesan bertanggung jawab untuk dapat mengerti isi pesan yang disampaikan

kepada pengirim pesan untuk memastikan bahwa pesan telah diterima dan

dimengerti secara sempurna .

3. Saluran / media / channel . Merupakan saluran atau jalan yang dilalui oleh

isi pernyataan komunikator kepada komunikan dan sebaliknya . Pesan dapat

berupa kata - kata atau tulisan , tiruan , gambaran atau perantara lain yang

dapat digunakan untuk mengirim melalui berbagai channel yang berbeda

seperti telepon , televisi , fax , photo copy , email , sandi morse , semaphore ,

sms , dan sebagainya . Pemilihan channel dalam proses komunikasi

tergantung pada sifat berita yang akan disampaikan( Wursanto , 1994 )

HAMBATAN KOMUNIKASI

1. Hambatan teknis

Keterbatasan fasilitan dan peralatan komunikasi dari sisi teknologi yang

semakin berkuranf dengan adanya temuan baru dibidang kemajuan teknologi

komunikasi dan infromasi sehingga saluran komunikasi dapat diandalkan dan

efisien sebagai media komunikasi. Menurut Cruden dan Sherman dalam buku

Personel Management, 1976 jenis hambatan teknis dari komunikasi yaitu:  Tidak adanya rencana atau prosedur kerja yang jelas

 Kurangnya informasi

 Kurangnya keterampilan membaca  Pemilihan media yang kurang tepat. 2. Hambatan Semantik

Gangguan semantik menjadi hambtan dalam proses penyampian ide secara

efektif. Kata-kata membantu proses pertukaran timbal balil arti dan pengertian,

tetapi seringkali keliru. Tidak adanya hubungan antara simbol dan apa yang

disimbolkan dapat mengakibatkan kata yang dipakai ditafsirkan secara berbeda

dari apa yang dimaksudkan sebernarnya.

3. Hambatan Manusiawi

Terjadi karena adanya faktor emosi dan prasangka pribadi. Menurut Cruden

dan Sherman hambatan manusiawi terdiri dari :

a. Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia

DAFTAR PUSTAKA

 Em Griffin, 2003, A First Look at Communication Theory, McGrraw-Hill Companies

 Sendjaja, 1994, Teori-Teori Komunikasi, Universitas Terbuka  http://adiprakosa.blogspot.com