Pengertian Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi adalah pengiriman dan penerimaan berbagai

Komunikasi

dalam Organisasi

Pengert ian Komunikasi

–

proses

dimana

seseorang

berusaha

untuk

memberikan

pengertian

atau

pesan kepada orang lain melalui pesan

simbolis.

–

the process by w hich people attempt to

share meaning via the transmission of

symbolic messages

Pengertian Komunikasi

Organisasi

Komunikasi organisasi adalah pengiriman

dan

penerimaan

berbagai

pesan

Komunikasi

formal

adalah

komunikasi

yang

diset ujui

oleh organisasi it u sendiri

dan

sifat nya

berorientasi

kepent ingan organisasi

Isinya berupa cara kerja di dalam organisasi,

Produkt ivit as, Prosedure

komunikasi informal adalah

komunikasi yang diset ujui

secara sosial.

Orient asinya

bukan

pada

organisasi,

t et api

lebih

kepada

anggot anya

secara

Conrad

(dalam Tubbs dan M oss, 2005) mengident ifikasikan t iga Fungsi

komunikasi organisasi

•

Fungsi perint ah;

•

Fungsi relasional;

FUNGSI PERINTAH

1.

Fungsi perint ah berkenaan dengan angot

a-anggot a organisasi mempunyai hak dan

kewajiban

m embicarakan,

m enerim a,

menafsirkan

dan

bert indak

at as

suat u

FUNGSI RELASIONAL

FUNGSI M ANAJEM EN AM BIGU

Proses Komunikasi

Pengirim _Enkoding Mediator _Dekodin Penerima g

Gangguan

Penerimaan Pengiriman Pesan/Informasi

Pesan/Informasi

Pengiriman Penerimaan

11

Proses Komunikasi

Sumbe r

Pengkodean Saluran Pendekodea n

Penerima

Pengkodean

: mengubah suatu pesan komunikasi menjadi

bentuk simbol

Pesan

: apa yang dikomunikasikan

Saluran

: lewat medium mana suatu pesan komunikasi

berjalan

Pendekodean

: penerjamahan-ulang pesan komunikasi

seorang pengirim

Kegelisahan Komunikasi

: ketegangan dan kecemasan

12

Fungsi Komunikasi

1. Kendali (

Control

)

2. Motivasi

3. Pengungkapan

emosional

Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam

Kehidupan Organisasi

1. Komunikasi int ernal.

proses penyampaian pesan ant ara anggot a-anggot a organisasi yang t erjadi unt uk kepent ingan organisasi, sepert i komunikasi ant ara pimpinan dengan bawahan, ant ara sesama bawahan, dsb. Proses komunikasi int ernal ini bisa berujud komunikasi ant arpribadi at aupun komunikasi kelompok. Juga komunikasi bisa merupakan proses komunikasi primer maupun sekunder (menggunakan media nirmassa). Komunikasi int ernal ini lazim dibedakan menjadi dua, yait u:

 Komunikasi vert ikal, yait u komunikasi dari at as ke bawah dan dari bawah ke at as. Komunikasi dari pimpinan kepada bawahan dan dari bawahan kepada pimpinan. Dalam komunikasi vert ikal, pimpinan memberikan inst ruksi-inst ruksi, pet unjuk-pet unjuk, informasi-informasi, dll kepada bawahannya. Sedangkan bawahan memberikan laporan-laporan, saran-saran, pengaduan-pengaduan, dsb. kepada pimpinan.

Dimensi-Dimensi Komunikasi dalam

Kehidupan Organisasi

1. Komunikasi Ekst ernal.

Komunikasi ekst ernal organisasi adalah komunikasi ant ara pimpinan organisasi dengan khalayak di luar organisasi. Pada organisasi besar, komunikasi ini lebih banyak dilakukan oleh kepala hubungan masyarakat dari pada pimpinan sendiri. Yang dilakukan sendiri oleh pimpinan hanyalah t erbat as pada hal-hal yang dianggap sangat pent ing saja. Komunikasi ekst ernal t erdiri dari jalur secara t imbal balik:

 Komunikasi dari organisasi kepada khalayak. Komunikasi ini dilaksanakan umumnya bersifat informat if, yang dilakukan sedemikian rupa sehingga khalayak m erasa m emiliki ket erlibat an, set idaknya ada hubungan bat in. Komunikasi ini dapat melalui berbagai bent uk, sepert i: majalah organisasi;

press release; art ikel surat kabar at au majalah; pidat o radio; film dokument er; brosur; leaflet; post er; konferensi pers.

15

Hal- hal mendasar dalam komunikasi

1. Arah komunikasi

Komunikasi dapat mengalir secara vertikal atau lateral.

Dimensi vertikal dibagi menjadi :

a. Ke bawah; komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah

b. Ke atas; komunikasi yang mengalir ke suatu tingkat yang lebih tinggi dalam kelompok organisasi

16

2. Jaringan formal dan informal

Jaringan formal : komunikasi yang bertalian dengan tugas mengikuti rantai wewenang

Jaringan informal : selentingan komunikasi

3.

Komunikasi non verbal

: pesan yang dihantar lewat

gerakan tubuh, intonasi atau tekanan pada kata-kata, air muka dan jarak fisik antara pengirim dan penerima

4. Pilihan saluran komunikasi

Kekayaan saluran : banyaknya informasi yang dapat diteruskan selama suatu episode kemunikasi

Ada beberapa yang kaya dalam kemampuan untuk : a. Menangani isyarat berganda secara serentak

17

5. Penghalang komunikasi efektif



Penyaringan : manipulasi informasi yang dilakukan seorang pengirim dengan maksud agar informasi itu akan tampak lebih menguntungkan di mata

penerima. Penentu utama dari

penyaringan: banyaknya tingkat dalam suatu struktur organisasi.



Persepsi selektif muncul karena penerima dalam proses kimunikasi secara selektif melihat dan mendenganr berdasarkan kebutuhan, motivasi, pengalaman, latar belakang, dan karakteristik pribadi mereka yang lain



Emosi

18

6.

Faktor- faktor yang berkaitan dengan efektifitas

komunikasi

dalam

beberapa

perusahaan

berdasarkan hasil riset :

a. Dirut harus menyadari pentingnya komunikasi

b. Para manajer memadankan tindakan dan ucapan

c. Komitmen pada komunikasi dua arah

d. Penekanan pada komunikasi tatap muka

e. Tanggung jawab bersama untuk komunikasi karyawan

f. Menangani berita buruk

g. Pesan dibentuk untuk audiens yang dimaksudkan

19

7. I su- isu terbaru dalam komunikasi



Penghalang komunikasi antara pria dan wanita. Pria menggunakan pembicaraan untuk menekankan

status, sedangkan wanita menggunakannya untuk menciptakan hubungan



Komunikasi yang “benar secara politis”



Komunikasi silang budaya

Kaitan antara Jarak Fisik

dengan Frekuensi Komunikasi

35%

Jarak antara pihak-pihak yang berkomunikasi Frekuensi

Komunikasi dalam satu minggu

Bent uk-bent uk Komunikasi

•

Komunikasi Int erpersonal

–

Komunikasi Lisan

–

Komunikasi Tertulis

•

Komunikasi dalam Bent uk Jejaring Komunikasi

–

Pola Roda

–

Pola huruf Y

–

Pola komunikasi bersambung

–

Pola komunikasi melingkar

Pola Komunikasi

dalam St ukt ur Organisasi

Komunikasi Informal

Bent uk Komunikasi Grapevine

GOSIP

Satu orang berkomunikasi kepada banyak orang

CLUSTER

Hambat an dalam Berkomunikasi

HAMBATAN INDIVIDUAL HAMBATAN ORGANISASIONAL

Kesalahpahaman dalam memahami pesan Semantik

Kredibilitas Individu Perbedaan Tingkatan Manajemen

Keterbatasan dalam berkomunikasi Persepsi yang berbeda antar bagian

Kemampuan Mendengarkan yang rendah Kelebihan Beban Kerja

Upaya dalam mengatasi hambatan

dalam Berkomunikasi

UPAYA YANG BERSIFAT INDIVIDUAL UPAYA YANG BERSIFAT ORGANISASIONAL

Peningkatan kemampuan mendengarkan Tindak lanjut dari setiap komunikasi yang dilakukan

Dorongan untuk berkomunikasi dua arah

Peningkatan kesadaran dan kemampuan dalam memahami pesan dan informasi

Pengaturan pola komunikasi yang semestinya dilakukan dalam organisasi

Pemeliharaan Kredibilitas Individu Peningkatan kesadaran dan penggunaan berbagai media dalam berkomunikasi

Teknologi Informasi dan Komunikasi

•

Sist em Informasi Formal

– sistem pemroses transaksi (transaction-processing system)

– sistem informasi manajemen (management information system)

– sistem pendukung pengambilan keputusan (decision support system)

– sistem informasi eksekutif (executive information system)

– sistem jaringan internal(intranet)

– sistem pintar (expert system)

•

Teknologi Informasi yang Personal – Komputer

– M esin Fotocopy

– Telepon Selular

– WebCam

KOM UNIKASI - ORGANISASI SOSIAL (Berlo,

1960)

Komunikasi berhubungan dengan Organisasi Sosial dengan t iga cara :

Pertama, sist em sosial dihasilkan lew at komunikasi. Keseragaman perilaku dan t ekanan unt uk menyesuaikan diri dengan norma-norma dihasilkan lewat komunikasi diant ara anggot a-anggot a kelompok.

Kedua, bila suat u sist em sosial t elah berkembang, ia m enent ukan komunikasi anggot a-anggot anya. Sist em sosial m empengaruhi bagaimana, ke, dan dari siapa, dan dengan pengaruh bagaimana komunikasi t erjadi diant ara

anggot a-anggot a sist em.

KOM UNIKASI JABATAN DAN HUBUNGAN

INFORM AL (1)

• Ciri-ciri suat u organisasi formal berkait an dengan suat u fenom ena yang disebut komunikasi jabat an (posit ional communicat ion) (Redfield, 1953)

• Hubungan dibent uk ant ara jabat an-jabat an, bukan ant ara orang-orang, dan keseluruhan organisasi t erdiri dari jaringan jabat an

• M ereka yang menduduki jabat an diharuskan berkomunikasi dengan cara yang sesuai dengan jabat an mereka

KOM UNIKASI JABATAN DAN HUBUNGAN

INFORM AL (2)



M eskipun analisis Weber t entang t eori organisasi dapat menguraikan banyak organisasi yang beroperasi dewasa ini, sejumlah pemikiran dan t eori lain memberikan sumbangan unt uk memahami cara kerja organisasi, dan khususnya, komunikasi organisasi



Terdapat dua jenis t eori lagi, disamping t eori komunikasi, yang memberikan pandangan yang berguna, yakni t eori manajemen dan t eori organisasi



Terkadang para penulis membuat sedikit perbedaan ant ara t eori pengelolaan (managing) dan t eori pengorganisasian