3.1 Bidang Pelaksanaan Kerja Praktek
Selama melakukan kerja praktek, penulis ditempatkan di bagian Sumber Daya Manusia dan Umum unit tata kerja kearsipan. Untuk mencapai visi yang telah ditetapkan, perusahaan telah menetapkan beberapa strategi yang tertuang dalam strategy map dengan pendekatan balanced scorecard yang salah satunya adalah menciptakan pegawai yang termotivasi melalui peningkatan kompetensi Sumber Daya Manusia.
Sumber Daya Manusia merupakan salah satu sumber daya internal yang sangat penting dan memegang peranan sentral yang menentukan pencapaian sasaran perusahaan, sehingga seringkali SDM disebut sebagai aset yang sangat berharga, bahkan dalam istilah manajemen mutakhir disebut sebagai modal (human capital) yang menentukan kemajuan perusahaan.
Hal tersebut dimungkinkan apabila pengelolaan perusahaan dilakukan oleh SDM yang memiliki kompetensi yaitu perilaku SDM yang merupakan manifestasi dari pengetahuan, keterampilan, sikap dan motif (personal qualities) yang berperan besar dalam keberhasilan melaksanakan tugas, pekerjaan yang selaras dengan nilai-nilai universal sehingga dapat mengeksekusi strategi dan program-program dengan efektif dan berkinerja tinggi.
3.2 Teknis Pelaksanaan Kerja Praktek
Kegiatan kearsipan yang dilakukan selama penulis melakukan kerja praktek di PT. Askes (Persero) Kantor Regional V adalah:
1. Menerima surat dari Kantor Pusat, Kantor Cabang Utama (KCU), Kantor Cabang (KC) dan instansi lain serta menerima Laporan.
2. Mencatat surat masuk dengan menggunakan Kartu Kendali (KK) dan Lembar Disposisi (LD).
3. Merekap surat masuk ke dalam buku agenda surat masuk.
4. Menyerahkan surat masuk yang sudah diberi KK dan LD ke ruangan Kabid SDM dan Umum.
5. Menyerahkan surat masuk dan LD ke unit pengolah atau orang yang dituju.
6. Membuat Surat Keterangan Perjalanan Dinas (SKPD). 7. Membuat surat permintaan dan perhitungan SKPD.
8. Mencetak SKPD dan meminta tanda tangan pada Kabid SDM dan Umum.
9. Mencetak amplop dan tujuan surat yang akan dikirim.
10. Memasukkan surat keluar ke dalam amplop berdasarkan tujuan masing-masing.
12. Mengarsipkan file Konsep Verbal (KV).
13. Merekap Kartu Kendali dan mengarsipkan ke filing cabinet. 14. Menggandakan dokumen.
15. Membuat konsep surat. 16. Mengetik surat.
Selain kegiatan kearsipan, penulis juga kegiatan administrasi antara lain:
1. Menerima telepon. 2. Menerima tamu. 3. Mengirim faks. 4. Menerima faks.
5. Menghitung persediaan barang. 6. Menginput data persediaan barang. 7. Menerima barang.
3.3 Hasil Pelaksanaan Kerja Praktek
3.3.1Tata Cara Pengarsipan Yang Dilakukan Di Bidang SDM Dan Umum PT Askes (Persero) Kantor Regional V Bandung
1. Pengurusan Surat
Pengurusan surat meliputi surat masuk dan surat keluar.
Langkah-langkah penanganan surat masuk adalah:
a. Setelah surat masuk dipilah-pilah, kemudian dicatat pada kartu kendali (KK) yang ditempelkan pada surat dan diserahkan ke Kepala Bidang SDM dan Umum untuk diketahui / diparaf serta diarahkan ke unit pengolah sesuai perihal surat.
b. Pelaksana unit pengolah tujuan, memberi paraf pada kartu kendali, kemudian menyerahkan kartu kendali lembar 1 ke unit kearsipan / pelaksana bidang SDM dan Umum, sebagai bukti surat sudah diterima.
c. Selanjutnya unit pengolah menempelkan lembar disposisi pada surat tersebut dan menyerahkannya pada Kepala unit pengolah untuk diketahui dan memberikan disposisi.
d. Pelaksana unit pengolah menindaklanjuti surat yang telah didisposisi apabila surat tersebut perlu diketahui Kepala Regional, maka Kepala unit pengolah menulis disposisi untuk Kepala Regional.
2. Surat Keluar
a. Penyusunan Konsep Verbal (KV)
Konsep surat dibuat pada lembar Konsep Verbal, atas dasar disposisi Kepala unit pengolah dan diserahkan ke Kepala unit pengolah untuk diperiksa / diparaf, kemudian diserahkan ke
Kepala Bidang SDM dan Umum untuk diperiksa redaksionalnya / diparaf kemudian diserahkan ke pejabat setingkat di bawah pejabat penandatanganan surat / Kepala Regional yang mengetahui materi isi surat tersebut.
b. Prosedur Penandatanganan Surat
Setelah surat di “net”, dimintakan paraf ke Kepala unit pengolah dan ke Kepala Bidang SDM dan Umum, baru kemudian diserahkan ke pejabat penandatanganan surat untuk ditandatangani.
c. Pengiriman Surat dapat menggunakan pos biasa, pos kilat khusus, pos patas, melalui caraka / kurir dan fax.
2. Penataan Berkas
Penataan berkas diawali dengan kegiatan pengelompokkan dokumen. Langkah-langkah penataan adalah sebagai berikut:
a. Penataan Kartu Kendali (KK)
Penataan kartu kendali lembar 1 di unit kearsipan dan lembar 2 di unit pengolah.
b. Penataan Lembar Disposisi
Penataan Lembar Disposisi (LD) hanya untuk LD lembar 2, karena lembar I sudah melekat pada dokumen yang perlu diberi lembar
disposisi. Sarana yang digunakan antara lain: filing cabinet, sekat dan map gantung (latto map).
c. Penataan Arsip
Sarana yang dipergunakan antara lain berupa folder, sekat, filing
cabinet, boks arsip, lemari arsip atau rak arsip.
3. Penyusutan Arsip
Penyusutan arsip meliputi:
a. Pemindahan arsip dari unit pengolah ke unit kearsipan
b. Pemusnahan arsip yang telah habis jangka waktu penyimpanannya c. Penyerahan arsip ke ANRI, yang telah habis jangka waktu
penyimpanannya tetapi masih memiliki nilai guna sebagai pertanggungjawaban nasional / pelestarian budaya bangsa.
4. Perawatan Arsip
Perawatan arsip dapat dilakukan sebagai berikut:
a. Mendaftar arsip-arsip yang diketahui rusak dari hasil pemeriksaan atas permintaan unit kearsipan.
b. Melakukan perbaikan terhadap arsip yang rusak yang secara teknis dapat dipertanggungjawabkan. Dalam hal ini dapat dipertimbangkan perawatan dengan deasidifikasi (penghilangan asam), laminasi, mikrofilmisasi, dan lain-lain sesuai ketentuan.
c. Mengembalikan dengan segera arsip-arsip yang telah diperbaiki dalam berkasnya setelah diberikan tanda yang menyatakan tanggal tahun perbaikan.
5. Pengamanan Arsip
Pengamanan mencakup pengertian pengamanan dalam arti ”safety” dan dalam arti ”security” ini berarti pengamanan mencakup menghindari aspek pencurian, perusakan secara fisik dan pencurian informasi atau pemanfaatan orang yang tidak berhak.
6. Pelayanan Arsip
Untuk arsip yang dipinjamkan harus diidentifikasikan dengan lembar peminjaman yang mencantumkan:
a. Nomor KK b. Nomor berkas c. Lokasi penyimpanan
d. Tanggal peminjaman dan tanggal kembali e. Tandatangan dan nama peminjam
f. Tandatangan dan nama petugas yang meminjamkan 7. Memberikan Kode Klasifikasi Dan Indeks Arsip
Kode klasifikasi arsip dan indeks arsip dimaksudkan untuk membantu / memudahkan penyimpanan serta menemukan kembali arsip. Klasifikasi pokok arsip PT. Askes (Persero) disusun berdasarkan pengelompokkan masing-masing pokok masalah. Masing-masing
kelompok pokok masalah diberikan kode dengan huruf (alfabet) sedangkan kelompok masalah dan sub masalah diberikan kode dengan angka (numerik).
Ada 9 pokok masalah, yaitu:
1. Kepesertaan : PS
2. Pelayanan Kesehatan : PK 3. Keuangan dan Akuntansi : KU
4. Humas : HM
5. Kesekretariatan : KS
6. Sarana dan Prasarana : SP
7. Ortal dan Hukum : OH
8. Pengawasan dan Pemeriksaan : PP
Kode klasifikasi terdiri dari 6 huruf dan angka yang terdiri dari 2 huruf untuk pokok masalah, 2 angka untuk masalah dan 2 angka untuk sub masalah.
__ __ __ __ __ __
Indeks adalah alat bantu dalam pengurusan arsip yang berfungsi untuk mempercepat pencarian arsip, petugas perlu mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
1. Membaca surat yang diterima
2. Menentukan kata yang dijadikan indeks arsip, misalnya berdasarkan nama orang, badan hukum, asal surat, dan lain-lain.
Cara Pemberian Kode Klasifikasi: 1. Kode Klasifikasi Arsip
Misalnya: arsip yang berkaitan dengan bukti pembayaran klaim rawat inap rumah sakit:
a. Lihat pokok masalah dalam pokok masalah Keuangan dan Investasi (KU)
b. Kemudian cari masalah pembayaran (02)
c. Selanjutnya dalam masalah pembayaran / pembebanan dicari yang lebih sesuai. Ternyata ditemukan masalah pembayaran klaim rawat inap di rumah sakit (02).
Jadi kode klasifikasi arsip yang berkaitan dengan bukti pembayaran kalim rawat inap rumah sakit adalah sebagai berikut: KU.02.02
2. Indeks Arsip
Misalnya arsip yang berkaitan dengan bukti pembayaran klaim rawat inap Rumah Sakit Dr. Sutomo. Kode klasifikasinya KU.02.02. Untuk memudahkan, dapat ditambahkan RS Dr. Sutomo sebagai indeks atau kata lain sebagai alat bantu.
Daftar Kode Klasifikasi
Tabel 3.1
0
0 Pemasaran
0
1 Registrasi / Administrasi Peserta
01.01 Data Peserta wajib: Pegawai Negeri Sipil, Penerima Pensiun, Veteran dan Perintis Kemerdekaan
01.02 Data peserta sukarela
01.03 Data badan usaha yang menjadi peserta sukarela 0
2 Kewajiban dan hak peserta 02.01 Identitas / kartu peserta 02.02 Keluhan peserta
02.03
Naskah-naskah yang berkaitan dengan batasan dalam kepesertaan seperti batasan jumlah / usia anak yang menjadi tanggungan
02.04 Penyuluhan 0
3 Mutasi
03.01 Mutasi tempat tinggal (domisili) 03.02 Mutasi anggota keluarga
03.03 Mutasi golongan kepangkatan 03.04 Mutasi Puskesmas / dokter keluarga 03.05 Mutasi paket santunan
Sumber: PT. Askes (Persero) Tabel 3.2
Kode PK (Pelayanan Kesehatan)
0 0
1 Pelaksanaan Pelayanan Kesehatan
01.01 Naskah-naskah yang berkaitan dengan penunjukkan pelaksanaan pelayanan kesehatan.
01.02 Naskah-naskah yang berkaitan dengan pengendalian pelayanan di PKK (pemerintah, ABRI dan Swasta).
0 2 Tarif 02.01 PKK Pemerintah 02.02 PKK ABRI 02.03 PKK Swasta 0 3 Pemanfaatan Pelayanan
03.01 Rawat jalan tingkat pertama 03.02 Rawat jalan lanjutan
03.03 Rawat inap
03.04 Pelayanan khusus / canggih 03.05 Pelayanan obat
0
4 Paket santunan
0 5
Naskah-naskah yang berkaitan dengan sistem pembiayaan pelayanan kesehatan mulai saat perencanaan sampai pelaporan
05.01 Sistem kapitasi total 05.02 Sistem buget
05.03 Lain-lain
Tabel 3.3
00.02 Pelaksanaan Anggaran 0
1 Pendapatan
01.01 Iuran wajib / premi peserta sukarela 01.02 Pinjaman
01.03 Sumber Dana lainnya 01.04 Tagihan
0
2 Pembayaran / Pembebanan
02.01 Pembayaran klaim Puskesmas / kapitasi / dokter keluarga 02.02 Pembayaran klaim Rumah Sakit
02.03 Pembayaran klaim obat 02.04 Pembayaran klaim lainnya
02.05 Pembayaran lainnya / non pelayanan kesehatan 0 3 Rekening Koran 0 4 Perpajakan 0 5 Asuransi 0 6 Akuntansi 06.01 Buku harian 06.02 Jurnal 06.03 Buku Besar 06.04 Buku tambahan 06.05 Neraca saldo 06.06 Buku register 0 7 Rekonsiliasi 0 8 Laporan Keuangan 0 9 Investasi
Sumber: PT. Askes (Persero)
Tabel 3.4
Sumber: PT. Askes (Persero) 00.02 Penerimaan 00.03 Pengangkatan 00.04 Penempatan 01 Mutasi 01.01 Kepangkatan
01.02 Penyesuaian masa kerja 01.03 Pengalihan tugas 01.04 Jabatan 02 Penggajian 02.01 Gaji / lembur 02.02 Jasa produksi 03 Kesejahteraan 03.01 Cuti 03.02 Kesehatan 03.03 Perumahan dinas 03.04 Tunjangan sosial 03.05 Penghargaan 03.06 Asuransi karyawan 04 Pendidikan dan Latihan
04.01 Penjenjangan
04.02 Latihan, kursus dan penataran 04.03 Tugas belajar
04.04 Seminar, Lokakarya, Simposium
05 Penilaian dan hukuman
05.01 Penilaian 05.02 Hukuman
06 Pembinaan mental
07 Pemutusan hubungan kerja
07.01 Pensiun
Tabel 3.5 Kode HM (HUMAS) Sumber: PT. Askes (Persero)
Tabel 3.6
Kode KS (Kesekretariatan) Sumber: PT. Askes (Persero)
00 Keprotokolan 01 Pemberitaan 01.01 Radio 01.02 Pers 01.03 Televisi 02 Promosi usaha 02.01 Pameran 02.02 Media cetak 03 Bakohumas / Perhumas 04 Temu wartawan 05 Dengar pendapat 06 Dokumentasi 07 Perpustakaan 00 Ketatausahaan 00.01 Tata persuratan 00.02 Tata kearsipan 00.03 Penggandaan 01 Kerumahtanggaan 01.01 Perjalanan dinas 01.02 Pelayanan rapat
01.03 Pelayanan faslitas kantor 01.04 Keamanan
Tabel 3.7
Kode SP (Sarana Dan Prasarana) Sumber: PT. Askes (Persero)
Tabel 3.8
Kode OH (Ortal Dan Hukum)
00 Perencanaan
01 Pengadaan
01.01 Tanah
01.02 Bangunan (termasuk sewa gedung) 01.03 Perabotan (meubelair)
01.04 Mesin kantor
01.05 Alat angkutan (roda empat dan roda dua)
01.06 Peralatan lain (OHP, kamera, wireles dan sebagainya) 01.07 Alat tulis dan cetakan
02 Pengiriman barang
03 Inventarisasi
03.01 Barang bergerak 03.02 Barang tidak bergerak
04 Pemeliharaan
05 Penghapusan
05.01 Barang bergerak 05.02 Barang tidak bergerak
Sumber: PT. Askes (Persero)
Tabel 3.9
Kode PP (Pengawasan Dan Pemeriksaan)
00 Organisasi
00.01 Pembentukan 00.02 Perubahan
01 Tatalaksana
01.01 Sistem dan prosedur kerja 01.02 Standardisasi
02 Laporan / Evaluasi
02.01 Laporan periodik bulanan, triwulan dan tahunan 02.02 Laporan proyek-proyek khusus atau laporan insidentil 02.03 Laporan manajemen
02.04 Laporan hasil survey / penelitian dan lain-lain
03 Peraturan Perundangan 04 Peraturan perusahaan 04.01 Direksi 04.02 Pejabat lainnya 05 Kasus Hukum 05.01 Tindak pidana 05.02 Perdata
05.03 Tata Usaha Negara (TUN)
06 Sertifikat
07 Akte Otentik
Sumber: PT. Askes (Persero)
3.3.2 Dokumen Yang Diarsipkan Di Bidang SDM Dan Umum PT. Askes (Persero) Kantor Regional V Bandung
Dokumen yang diarsipkan di bidang SDM dan Umum meliputi arsip aktif (arsip yang secara langsung dan terus-menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi) dan arsip inaktif (arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah turun). 00 Keuangan 00.01 Intern 00.02 Ekstern 01 Program Askes 01.01 Pelayanan kesehatan
01.02 Perencanaan dan Pengembangan 01.03 Kepesertaan dan pemasaran 01.04 Laporan 02 Kepegawaian 02.01 Kasus 02.02 Sistem 02.03 Disiplin 03 Perlengkapan 03.01 Inventaris 03.02 Pengadaan barang
3.3.3 Hambatan-Hambatan Yang Dihadapi Dalam Pengelolaan Arsip Pada PT. Askes (Persero) Kantor Regional V Bandung
1. Kurangnya pengertian tentang pentingnya arsip yang mengakibatkan tidak berfungsinya arsip dengan baiksebagai pusat kegiatan organisasi dan akhirnya tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.
2. Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung arsip lagi.
3. Penggunaan arsip oleh unit pengolah atau pihak lainnya yang membutuhkan jangka waktu yang lama dan bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini akan menghambat pihak lain yang juga membutuhkan arsip tersebut.
4. Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan tepat bila diperlukan.
5. Seringnya terjadi keterlambatan pengiriman surat dikarenakan petugas (kurir) surat terlambat datang atau tidak datang sama sekali.
6. Penggandaan dokumen dengan cara memfotocopy di luar sering menghamburkan banyak waktu karena seringkali tempat fotocopy
tersebut penuh dan tidak bisa mendapatkan pelayanan khusus. Pekerjaan juga dapat terhambat jika tempat fotocopy tutup. Selain itu cuaca turut mempengaruhi cepat atau lambatnya proses penggandaan.
Solusi untuk mengatasi hambatan tersebut:
1. Memahami pentingnya fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah dengan upaya pengelolaan arsip secara baik dan benar serta konsisten memandang dan menempatkan arsip sebagai informasi.
2. Dengan menyewa gedung untuk menyimpan arsip tersebut dan memusnahkan arsip inaktif.
3. Jangka waktu peminjaman arsip dibatasi, maksimal 3 hari.
4. Mengarsipkan dokumen berdasarkan kode klasifikasinya agar setiap kali dibutuhkan arsip tersebut dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
5. Mengganti rekanan / kurir pengantar surat agar proses pengiriman surat menjadi lancar.
6. Membeli mesin fotocopy untuk ditempatkan di PT. Askes (Persero) Regional V Bandung agar proses penggandaan dokumen menjadi lebih lancar.
