BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG DAN PERMASALAHAN
Arsip merupakan sendi bagi keberadaan suatu organisasi, baik organisasi pemerintah, swasta maupun perorangan. Setiap manusia pasti mempunyai arsip mengingat arsip adalah suatu rekaman informasi mengenai kegiatan yang terjadi oleh siempunya arsip tersebut. Misalnya saja saat hendak berbelanja pasti di kasir saat membayar barang yang hendak dibeli, akan mendapat arsip berupa nota. Sehingga dapat dikatakan bahwa kehidupan kita tidak pernah lepas dari arsip.
Dalam kehidupan manusia, arsip merupakan sumber informasi yang harus dapat dipertanggungjawabkan dan tentu saja otentik. Keotentikan arsip ini ditandai dengan berbagai cara, pada arsip kertas misalnya, dapat menggunakan tanda tangan langsung dan cap basah, dalam arsip media baru foto ataupun film, sebaiknya dapat diberi keterangan pada sampul arsip agar arsip tersebut tetap memuat informasi meskipun tanpa alat bantu untuk mengakses arsipnya.
Definisi arsip menurut Betty R. Rick adalah “records information, regardless of medium or characteristic, made or received by an organization that
is useful in the operation of the organization”.1
(Informasi yang terekam, dalam bentuk media atau karakteristik apapun, baik yang dibuat maupun yang diterima
1
Betty R Rick, et al., 3rd Edition Information and Image Management A Records System Approach (Ohio: South – Western Pusblishing co., Cincinnati, 1992), hlm. 3.
oleh organisasi yang bermanfaat untuk operasional organisasi.) Sedangkan dalam Undang-Undang No 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa :
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.2 Peran arsip sangat besar bagi suatu organisasi, karena arsip adalah bahan bukti, pusat ingatan, sumber informasi, dan bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan. “People Forget, Records Remember”, (Orang bisa lupa, arsip selalu ingat) membuktikan bahwa betapapentingnya peranan arsip sebagai pusat ingatan bagi organisasi3. Sebagian besar arsip yang tersimpan di organisasi adalah arsip tekstual, arsip tekstual banyak digunakan karena kekuatan hukum dari informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut memiliki keabsahan paling tinggi dibandingkan arsip yang terekam dalam bentuk lain.
Dalam ilmu tentang kearsipan, menurut fungsinya arasip dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis danarsip statis. Arsip dinamis oleh Yayan Daryan, pada bukunya yang berjudul Terminologi Kearsipan Indonesia menuliskan bahwa :
arsip digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung serta arsip ini masih aktual dan berlaku guna menunjang penyelanggaraan administrasi sehari-hari.4
2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 Tentang Kearsipan Bab I Pasal 1 3 The Liang Gie, Administrasi Perkantoran Modern, (Yogyakarta: Liberty,
1992), hlm. 116.
4 Yayan Daryan dan Hadi Suhardi, Terminologi Kearsipan Indonesia
Jadi arsip dinamis merupakan arsip – arsip yang berada pada masing – masing unit kerja maupun berkas perorangan yang masih sering digumakan untuk mendukung kegiatan administratif lainnya. Sedangkan arsip statis adalah berkas kerja yang sudah boleh dilihat atau digunakan oleh masyarakat umum atau telah bernilai guna permanen.5 Hal tersebut senada dengan definisi arsip statis menurut buku keeping archives 3rd Edition yang menuliskan records of organisations and individuals that have been selected for indefinite retention on the basis of their continuing value for legal, administrative, financial or historical research
purposes.6 (arsip-arsip organisasi dan perorangan yang telah dipilih berdasarkan
retensi yang memiliki nilai kegunaan berkelanjutan dalam bidang hukum, administrasi, keuangan, atau penelitian dalam bidang sejarah.)
Arsip dinamis sendiri menurut frekuensi penggunaannya dibagi menjadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis inaktif. Arsip dinamis aktif atau arsip aktif adalah arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dalam penyelenggaraan administrasi. Frekuensi penggunaan arsip ini masih sangat tinggi7. Selain itu, arsip dinamis inaktif atau arsip inaktif adalah arsip dinamis yang frekuensi penggunaannya sebagai berkas kerja menurun.8
Perkembangan jaman serta majunya ilmu pengetahuan dan teknologi menutut profesionalisme dalam bidang kearsipan. Para ahli dibidang kearsipan
5
Ibid. hlm 6
6 Jackie Bettington (ed.), et al, Keeping Archives (Canberra: Australian
Society of Archivists, 2008), hlm.633
7
Yayan Daryan dan Hadi Suhardiop.cit, hlm. 8
8
mengelompokkan arsip berdasarkan bentuk atau format media. Berdasarkan bentuk media yang digunakan terbagi menjadi dua media diantaranya media konvensional dan media baru. media konvensional adalah media informasi (arsip) yang tetulis dalam media kertas. Sedangkan media baru atau media arsip bentuk khusus menurut Suhardo Surotani adalah arsip yang memiliki keragaman media maupun corak informasi yang berbeda dengan arsip tekstual atau arsip konvensional (special format records)9. Arsip bentuk khusus mempunyai beberapa jenis diantarnya arsip audioviusal, arsip gambar teknik, kartografi, kearsitekturan, ephemera, piagam dan amblem.
Macam-macam arsip audio visual menurut Jackie Bettington dalam buku Keeping Archives adalah:
Arsip audiovisual terdiri dari arsip foto (still image), arsip rekaman suara (sounds recording) dan arsip video (moving image). Arsip tersebut merupakan arsip bentuk khusus yang sangat berbeda denganarsip tekstual karena mampu membuat suatu kejadian atau peristiwa menjadi hidup.10
Berbagai macam bentuk arsip audiovisual yang ada, dalam kajian ini hanya memfokuskan pada satu bentuk moving images dimana arsip tersebut berbentuk film. Arsip film adalah arsip yang isi informasinya berupa gambar atau citra yang terekam dalam rangkaian gambar fotografik dan suara pada bahan dasar film, yang penciptaanya menggunakan rancangan teknis dan artistik dengan
9
Suhardo Surotani, S.Sos.,“ Arsip Bentuk Khusus” Diktat Kuliah. Diploma III, Sekolah Vokasi, Universitas Gadjah Mada.2013.
10 Jackie Bettington (ed.), et al, Keeping Archives (Canberra: Australian
peralatan khusus.11 Arsip film membutuhkan perawatan khusus, dari fisik arsip hingga nilai informasi yang terkandung didalamnya, apabila tidak dipelihara dengan baik maka tidak menutup kemungkinan arsip mengalami beberapa faktor kerusakan dari internal maupun ekternal, dari bahan film itu sendiri maupun cara merawat arsip tersebut.
Sehingga dibutuhkan adanya pemeliharaan, agar arsip film dapat tetap terjaga kelestariannya dan memenuhi kebutuhan organisasi maupun masyarakat. Pemeliharaan arsip dapat tercapai maksimal apabila semua komponen dapat mendukung dengan baik, bukan hanya sekedar dari peralatan, SDM, tetapi dibutuhkan pula biaya yang tidak sedikit. Pemeliharaan arsip film sangatlah berbeda dengan pemeliharaan arsip tekstual, karena dalam pemeliharaan arsip film khusus dan tidak sembarang orang dapat memelihara arsip tersebut dengan baik. Maka dari itu arsip film yang tercipta serta bernilai guna kesejarahan atau bernilai tinggi yang membutuhkan pemeliharaan dari segi ruang penyimpanan film hingga lingkungan depo atau ruang penyimpanan arsip media baru maupun perawatan lainya. Arsip film tersebut disimpan dan dirawat di Arsip Nasional Republik Indonesia. Ketika sebuah Instansi atau Organisasi yang tidak mampu memelihara serta merawat arsip film dapat meminta bantuan serta menyerahkan ke Arsip Nasional Republik Indonesia agar tetap terjaga kelestariannya.
Berdasarkan latar belakang tersebut, maka dapat dirumuskan permasalahan sebagai berikut: Bagiamana prosedur serta teknis dalam pemeliharaan arsip film
11Prosedur tetap tahun 2010 tentang Rewashing Arsip Film, Arsip Nasional
di Arsip Nasional Republik Indonesia? Apa sarana yang digunakan dalam pemeliharaan di Arsip Nasional Republik Indonesia? Apa Kendala atau permasalahan yang dihadapi dalam melaksanakan pemeliharaan arsip film di Arsip Nasional Republik Indonesia?
B. TUJUAN DAN MANFAAT PKL
Tujuan dan manfaat dari penuliasan kajian yang berjudul pemeliharaan arsip film ini adalah
1. Tujuan penelitian ini untuk:
a. Untuk mengetahui prosedur dalam pemeliharaan arsip film.
b. Untuk mengetahui sarana atau peralatan dalam pemeliharaan arsip film agar terus terjaga dan terjamin keberadaanya.
c. Untuk mengetahuan seberapa besar kendala atau permaslahan yang dihadapi dalam pemeliharaan arsip film.
2. Manfaat dari PKL ini, antara lain :
a. Meningkatkan kesadaran mengenai pemeliharaan arsip itu sendiri, agar nantinya informasi dan perlindungan arsip dapat berkelanjutan.
b. Memecahkan masalah dan memberikan solusi mengenai prosedur terhadap perawatan dan perbaikan arsip film.
c. Menjadi tolak ukur antara teori ilmu kearsipan pada saat perkuliahan dengan ilmu kearsipan ketika melaksanakan praktek langsung.
d. Mampu beradaptasi dan mematuhi prosedur kerja di Arsip Nasional Republik Indonesia serta memperoleh data agar dapat menyelesaikan proses penulisan tugas akhir.
C. METODE PENGUMPULAN DATA
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam praktek kerja lapangan ini adalah:
1. Metode Studi Pustaka
Metode studi pustaka dengan menghadirkan buku-buku, literatur-literatur dan artikel-artikel yang erat hubungannya dengan masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini sebagai referensi yang mencangkup tentang pemeliharaan arsip film. Studi pustaka tersebut dilakukan dengan mencari bahan pustaka di perpustakaan Arsip Nasional Republik Indonesia, buku-buku tersebut mengenai ilmu kearsipan secara umum dan arsip film. Metode ini akan memberikan data guna menyempurnakan kajian ini.
2. Metode Observasi dan Partisipasi
Metode observasi dengan melakukan pelaksanaan, pengamatan, serta pencatatan terhadap situasi dan kondisi di bidang pemeliharaan arsip film yang terdapat di Arsip Nasional Republik Indonesia. Pengamatan lapangan ini dilakukan setiap hari pada jam kerja. pengamatan tidak hanya sekedar melihat saja tetapi juga keaktifan untuk mencermati, memaknai, mencatat, ketika kegiatan rewahsing arsip film berlangsung selain itu fasilitas restorasi maupun peralatan penyimpanannya. Sedangkan partisipasi disini dengan melakukan rewashing arsip film dan proses bagaimana proses penyimpanannya. Kegiatan tersebut dilakukan pada hari kerja dan bekerja sama dengan pegawai yang berada dibagian tersebut.
3. Metode Wawancara
Metode wawancara dengan melakukan wawancara lisan secara langsung kepada kepala seksi restorasi arsip media baru, kepala seksi penyimpanan arsip rekaman suara, elektronik, dan citra bergerak beserta arsiparis yang berada di bidang tersebut. Pelaksanaan wawancara tersebut dilaksanakan guna meyakinkan kebenaran dari informasi tentang pemeliharaan arsip film pada saat kegiatan praktek kerja lapangan. Peneliti melakukan tanya jawab secara langsung maupun tidak langsung mengenai apa saja yang menyangkut dengan pemeliharaan arsip film di Arsip Nasional Republik Indonesia. Sehingga tidak terbatas pada teori dan bahan pustaka saja.
D. TINJAUAN PUSTAKA
Buku yang digunakan sebagai tinjaun pustaka. Pertama, Film Preservation Handbook, diterbitkan Screen sound Australia National Screen and Sound Archives. Pedoman tersebut menjelaskan berbagai macam cara pengolahan arsip film serta perawatannya, hal ini berkaitan erat dengan tema PKL.
Kedua Keeping Archives Edisi ke-2, oleh editor Judith Ellis. Pada bab 13 dengan judul Managing Records in Special Format karangan David Roberts, dijelaskan bermacam macam arsip audiovisual, seperti moving image atau arsip gambar bergerak, misalnya film, foto, arsip rekaman suara beserta cara penangananya. Terdapat bagian yang menarik dalam bab ini yaitu mengenai pemeliharaan arsip rekaman suara yang dilakukan dengan proses reklamasi. Reklamasi adalah proses dalam perolehan signal yang diakibatkan adanya kerusakan pada rekaman aslinya. Reklamasi merupakan teknik manual. Menghilangkan adanya suara letupan atau ceklekan pada isi informasi arsip, memperjelas equalisasi suara pada isi informasi arsip. Buku tersebut tepat untuk digunakan sebagai referensi.
Ketiga, Keeping Archives Edisi ke-3, oleh editor Jackie Bettington, et.al. Pada karangan Robyn gamble dan Louise Curham. Bagian11: Sound Recording dijelaskan bahwa keberadaan arsip audio visual kini telah diakui dunia sebagai sebuah arsip. Audiovisual merupakan arsip yang perlu dijaga keberadaanya dan diperlakukan dengan hati-hati, apalagi mengingat bentuknya yang berbeda dan rentan sehingga pengaturanya pun lebih lama dibandingkan arsip tekstual. Bagian
ini memfokuskan pembahasan dalam lingkup pengolahan arsip audio visual agar keberadaanya tetap terjaga dan tersedia jika dibutuhkan. Buku ini mendukung tugas akhir pada bagian18: Moving Images membahas tentang proses, jenis dan ukuran film, preservasi, jenis-jenis kerusakan pada film, dan kelemahan moving image. Halaman 598 membahas tentang preservasi arsip gambar bergerak. Penyimpanan arsip film dengan baik sesuai standar, perawatan dan pemeliharaan arsip film. Halaman 610 membahas beberapa penanganan dalam menghadapi kerusakan arsip video dan film agar terhindar dari serangan jamur. Kebusukan dari asetat seperti vinegar syndrome atau sindrom cuka merupakan istilah untuk menyebutkan kerusakan media yang sulit untuk diperbaiki. Kerusakan ini disebabkan hasil dari reaksi bahan kimia itu sendiri.
Keempat, buku yang diedit oleh Helen P Harisson berjudul “Audiovisual A Practical Reader diterbitkan oleh General Information Programme and UNISIST pada tahun 1991. Membahas tentang arsip audiovisual secara meluas. Gambar bergerak merupakan bagian dari warisan budaya, arsip audio visual didefinisikan sebagai bagian dari kekayaan budaya yang termasuk dalam bagian dari budaya warisan, bahan audio visual itu sendiri, dan juga arsip telah didefinisikan sebagai bagian dari kekayaan budaya yang merupakan bagian dari warisan budaya.“Audiovisual items are, generally speaking, fragile materials, which need
special treatment for long-term preservation12 (Audiovisual adalah, secara umum,
bahan rapuh, yang membutuhkan perawatan khusus untuk pelestarian jangka
12 Helen P Harrison (Ed.), A Audio Visual A Practical Reader (General
panjang). Pada Section VIII-Technical Preservation, secara singkat menjelaskan preservasi arsip audiovisual salah satunya restorasi arsip. Restoration is the process of compensating for degradation in order to return an artefact or its
visual or sonic content to its original character and condition.13 (Restorasi
merupakan proses kompensasi untuk degradasi dalam rangka untuk mengembalikan artefak atau konten visual atau sonik dengan karakter dan kondisi aslinya). Dalam penyimpanan arsip audiovisual perlu diperhatikan kondisi lingkungan penyimpanan karena hal ini sangat mempengaruhi kerusakan yang terjadi pada fisik arsip. Suhu dan kelembaban sangat berpengaruh pada sifat kimia dan mendorong tumbuhnya jamur. Kegiatan perawatan arsip audiovisual dengan cara pembersihan arsip menghilangkan kerusakan yang disebabkan biologi, kimia, serta fisik arsip itu sendiri. kegiatan perbaikan arsip meliputi penyambungan/splicing. Buku ini sangat mendukung dalam menambah wawasan mengenai perawatan arsip audio visual. Diharapkan buku ini dapat menjadi tambahan perbandingan untuk teori dengan praktik.
13
E. SISTEMATIKA PENULISAN
Agar lebih mempermudah dalam memahami isi dari tugas akhir yang berjudul pemeliharan arsip film di Arsip Nasional Republilk Indonesia maka didalamnya tediri empat bab, bab pertama, merupakan latar belakang dan permasalahan, serta bagaimana caranya dalam pengumpulan data yang akan diperoleh dalam penggarapan tugas akhir ini agar lebih efektif, efisien serta akurat.
Bab dua merupakan penjelasan secara umum mengenai instansi atau organisasi dimana penulis melakukan sebuah penelitian yaitu Arsip Nasional Republik Indonesia. Penjelasan disini terdiri dari lima subbab, pertama mengenai sejarah singkat dari peratam kali berdiri hingga saat ini. Kedua mengenai tugas dan fungsi Arsip Nasional Republik Indonesia. ketiga menuliskan tentang visi dan misi. Keempat struktur organisasi Arsip Nasional Republik Indonesia. Kelima akan menjelaskan secara singkat fasilitas yang diberikan serta lokasi Arsip Nasional Republik Indonesia berdiri.
Bab tiga merupakan penjelasan yang bersangkutan dengan pemeliharaan arsip film di Arsip Nasional Republik Indonesia, terdiri dari tiga bagian yang akan dijabarkan, pertama mengenai pengertian secara umum tentang restorasi arsip yang nantinya akan berkaitan langsung dengan pemeliharaan arsip film. Bagian kedua merupakan kegiatan dari sebuah pemeliharaan arsip film diantaranya rewashing arsip film, splacing arsip film, cleaning arsip film, dan sebagainya. Semuanya akan dijelaskan seperti pengertian, struktur arsip film, bahan serta peralatan yang digunakan, proses, serta kendala yang ditemukan dalam
melaksanakan pemeliharaan arsip film. Pada bagian ketiga ini akan dijelaskan mengenai unsur-unsur dalam pemeliharaan arsip film pada saat melaksanakan penelitian atau PKL.
Bab empat merupakan penutup dari tugas akhir ini. Didalam bab ini berisi kesimpulan, saran yang tertuang dalam tugas akhir ini sesuai gagasan serta pikiran dari penulis.
