Seri Hikmah Pembelajaran dari
USAID-
KINERJA
KATA PENGANTAR
Program KINERJA adalah program bantuan teknis dari United State Agency for International Development (USAID) yang berfokus pada tata kelola peningkatan pelayanan publik di Indonesia. Dihibahkan dalam bentuk Cooperative Agreement nomor AID-497-A-10-00003 kepada RTI International dan lima konsorsiumnya, yakni The Asia Foundation (TAF), Social Impact (SI), SMERU Research Institute, Gadjah Mada University (UGM), and Partnership for Governance Reform (Kemitraan) dengan periode implementasi sejak tanggal 30 September 2010 hingga 28 February 2015.
KINERJA dikembangkan berdasarkan asumsi pembangunan dan menargetkan perbaikan pelayanan public di tiga sektor utama yaitu pendidikan, kesehatan dan iklim usaha yang baik (BEE). Kegiatan yang dilakukan oleh Kinerja mencakup pelayanan publik dari sisi permintaan dan penawaran, dan bertujuan untuk memperkuat mekanisme pertanggungjawaban sehingga pemerintah daerah dapat menjawab kebutuhan masyarakat dengan lebih baik lagi. Kinerja juga bekerja melalui lembaga-lembaga lokal untuk membangun kapasitas mereka dan mendorong kemitraan yang berkelanjutan.
Program KINERJA bekerja di Provinsi Aceh, Jawa Timur, Sulawesi Selatan dan Kalimantan Barat, untuk 20 kabupaten/kota yang berminat melaksanakan program dengan metode pemilihan secara acak.
Dalam melaksanakan bantuan teknis di Kabupaten/kota, KINERJA bekerja sama dengan Organisasi Mitra pelaksana (OMP) di masing-masing Provinsi yang diharapkan OMP ini selanjutnya kan tetap bermitra dan mendampingi Kab/kota di Jawa Timur dalam melaksanakan pendekatan Program KINERJA.
Adapun tujuan pembuatan modul ini didasari dari kebutuhan yang kami lihat di lapangan selama berinteraksi dengan para OMP yang bekerja sama dengan KINERJA. Atas dasar tersebut, kami berinisiatif menyiapkan modul lengkap untuk dijadikan panduan atau referensi bagi organisasi mitra maupun organisasi lain dalam meningkatkan kapasitas manajeman dan kepemimpinan organisasi mitra untuk menangkap peluang mengelola program baik dari Donor tertentu, pihak Pemerintah maupun pihak swasta.
Modul yang berjudul “Modul Pengembangan Organisasi dan Kepemimpinan” yang mencakup Menyusun Cita-Cita Organisasi, dengan mempertimbangkan analisa lingkungan (Internal dan Eksternal); Pengembangan Strategi, Pengembangan program, proses, komunikasi dan monev, karena bagian-bagian tersebut adalah hal penting yang diperlukan oleh pihak manajemen dalam proses pengembangan organisasi sehingga diharapkan modul ini dapat bermanfaat bagi organisasi baik yang baru berdiri maupun yang telah berjalan guna
menyempurnakan sistem dan proses yang ada.
Kami mohon maaf bila terdapat kekurangan atau kekeliruan dalam penyusunan modul ini baik berupa kata-kata maupun maksud tulisan yang disampaikan. Penyempurnaan-penyempurnaan yang diperlukan dalam modul ini akan terus kami lakukan, tentunya dengan masukan dari pembaca atau pengguna modul ini. Harapan kami, semoga modul ini bermanfaat dalam membangun sistem dan proses organisasi lokal ke arah yang lebih baik lagi.
Jakarta, Oktober 2014
ELKE RAPP
METODE POKOK BAHASAN
TUJUAN PEMBELAJARAN
WAKTU
BAHAN PRESENTASI
Pengembangan Organisasi dan Kepemimpinan
I. Pembukaan dan Kontrak Belajar 4
2. Pengembangan Organisasi 8
3. Cita-cita Organisasi 22
4. Analisa Kondisi Eksternal Organisasi 28
5. Analisa Kompetisi dan Kerjasama 36
6. Analisa Customer 44
7. Analisa Program atau Layanan Organisasi 52
8. Analisa Sumberdaya Manusia 58
9. Analisa Manajemen Keuangan 66
10. Penyusunan Orientasi Strategis 74
11. Kewirausahaan Sosial 84
12. Berpikir Strategis 86
13. Pengembangan Kemampuan Organisasi (Business Model Canvas) 100
14. Perencanaan Proyek Berorientasi Tujuan (Log Frame) 108
15. Menyusun Log-Frame 118
16. Kepemimpinan, Pemimpin dan Manajer di Indonesia 146
17. Kepemimpinan Situasional - Core Quadrant (Offman Diagram), Situational
Leadership 152
18. Coaching and Mentoring dalam Pengembangan Kepemimpinan 160
19. Bekerja dalam Tim Mendorong Perubahan Sosial 164
Pembukaan dan Kontrak Belajar
TUJUAN PEMBELAJARAN
METODE
POKOK BAHASAN
ALAT DAN BAHAN
• Terciptanya suasana belajar yang kondisif
• Peserta mengetahui tujuan dan proses pelatihan yang akan
dipergunakan
• Perkenalan dan kontrak belajar
• Permainan
• Sharing dan brainstorming
• Permainan “gambaran diri” • Tujuan dan jadwal pelatihan • Flipchart,
• kertas potong, • kertas hvs, • spidol warna, • plakban • Permainan,
• sharing dan brainstorming
WAKTU
PROSES FASILITASI
No Langkah Waktu
1 Fasilitator menjelaskan tujuan sesi ini 1 menit 2 Fasilitator memperkenalkan diri dan meminta panitia untuk
melakukan pembukaan atas proses pelatihan organisasi.
2 menit 3 Panitia melakukan pembukaan pelatihan
4 Fasilitator mengajak peserta melakukan perkenalan dengan minta peserta menyebutkan :
a. Nama b. Asal lembaga
c. Apa yang diharapkan dari pelatihan ini.
Fasilitator menuliskan setiap harapan peserta dalam kertas potong. Satu harapan satu kertas potong. Fasilitator kemudian menempelkan semua kertas harapan itu dalam kertas lipchart dan diberi judul “Harapan peserta”
3 menit
BAHAN PRESENTASI
• Permainan
• Sharing dan brainstorming
LAMPIRAN
Pada suatu hari di daratan di Tiongkok, ada seorang petani yang sedang mencangkul di ladang yang kering. Sampai suatu saat, cangkulnya membentur benda aneh. Benda itu diambilnya. Barang itu berbentuk datar dan tidak tebal. Diusapnya barang itu dengan bajunya. Permukaan benda yang penuh dengan tanah dicuci di aliran air. Dia kemudian tersenyum dan heran saat melihat benda itu. “Saya menyukai benda ini. Ini adalah gambar ayahku sewaktu muda”. Dipeluknya benda itu dan dibungkus dengan kain serta dibawa pulang.
Sesampai di rumah, disimpannya barang itu dan dia sering tersenyum sendiri melihat benda itu.
Lama-lama istrinya curiga melihat perubahan perilaku sang suami. Suatu saat ia menyelinap ke kamar dan memeriksa apa yang dimiliki suaminya itu. Keluar dari kamar, wajahnya terlihat marah besar. Ia pun melabrak suami
Pengembangan
Organisasi
Tujuan pembelajaran :
Peserta mempunyai gambaran tujuan dan alur pengembangan organisasi
Pokok Bahasan :
• Pengembangan organisasi
Metode
• Diskusi kelompok
• Diskusi plen
Alat dan bahan
• LCD projector
• Alur model pengembangan organisasi
• Flipchart,
• spidol warna,
• plakban
Waktu
• ½ sesi
Peserta
mempunyai
gambaran
tujuan dan alur
No Langkah Waktu
1 Tanyakan kepada peserta apakah mereka mengenal “Mat Kodak” dan mengapa di sebut dengan Mat Kodak?
10 menit
2 Tanyaan kepada peserta mengapa “Kodak”sebagai produsen papan atas bisa mengalami kebangkrutan.
Klasiikasikan jawaban peserta kelompok internal dan
eksternal organisasi.
10 menit
3 Tegaskan bahwa pengembangan organisasi adalah sesuatu hal yang penting karena kondisi internal dan eksternal organisasi selalu mengalami perubahan. Jika tidak mengantisipasi atau mengadopsi perubahan, maka suatu organisasi akan tertinggal atau bahkan seperti Kodak akan mati.
3 menit
4 Jelaskan bagaimana proses atau langkah dalam pengembangan organisasi menggunakan alur model pengembangan organisasi.
5 menit
5 Tanyakan kepada peserta, jika seseorang akan pergi dari Bogor ke Surabaya, maka apa saja yang harus diperhatikan?
3 menit
6 Lanjutkan penjelasan menggunakan bahan power point “pergi ke Surabaya”
10 menit
7 Tegaskan bahwa sebagimana jika kita akan pergi ke suatu tempat pasti akan melakukan analisa lingkungan internal dan eksternal, maka demikian halnya dalam organisasi perlu melakukan analisa internal dan eksternal untuk menyusun strategi pencapaian tujuan tersebut.
3 menit
Pengembangan Organisasi
Bahan presentasi
Alur Model Pengembangan Organisasi
Menyusun Cita-Cita Organisasi
Analisa lingkungan organisasi
Pengembangan Strategi
Pengembangan Program, proses, komunikasi dan Monev-nya
Analisa internal Analisa internal
Lingkungan Organisasi
• Administrative/ • Legal • Political • Social/Cultural
ORGANIZATIONAL MOTIVATION • History • Mission • Culture • Incentives/Rewards
ORGANIZATIONAL CAPACITY • Financial Management • Program Management • Process Management • Inter-Organizational Linkages • Strategic Leadership • Human Resources • Infrastructure • Structure
ORGANIZATIONAL PERFORMANCE • Effectiveness • Eficiency • Relevance • Financial Viability
• Economic • Stakeholder • Technological • Ecological EXTERNAL ENVIRONMENT
Bahan bacaan
Ketika membahas tentang pengembangan organisasi maka pertanyaan dasar yang harus terjawab dahulu adalah mengapa organisasi perlu dikembangkan?
Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut maka sangat baik kita melihat pelajaran dari dunia bisnis. Kebanyakan dari kita mengenal nama “Kodak”. Tidak sedikit yang menyebut kamera dengan nama Kodak. Mengapa Kodak sebagai produsen terkemuka kamera ternyata saat ini sudah
menghilang dari pasaran? Para pesaing Kodak telah lebih maju dalam mengembangkan teknologi digital serta disain yang sesuai dengan kebutuhan pengguna kamera. Di sisi lain konsumen semakin mencari kamera yang sangat memudahkan mereka dan multi fungsi. Dari internal Kodak ternyata tidak mampu mengimbangi perkembangan teknolog digital serta disain kamera yang sesuai kebutuhan konsumen. Akhirnya Kodak tidak begitu laku di pasaran dan berlanjut kepada bangkrutnya perusahaan Kodak.
Pengembangan Organisasi
kepengurusan, strategi – strategi yang diterapkan untuk mencapai misi organisasi, program-program, sistem pendukung dan lain sebagainya untuk meningkatkan kinerjanya.
“Mengapa organisasi harus berkembang? Mengapa harus ada kegiatan pengembangan kapasitas organisasi? Organisasi saya telah baik, besar dan terkenal! Lembaga penyumbang telah banyak bekerjasama dengan kami!”Itulah yang sering muncul ketika program pengembangan kapasitas ditawarkan kepada lembaga-lembaga nirlaba, lembaga pemerintahan dan juga kepada beberapa lembaga usaha kecil.
Di Indonesia jumlah LSM selalu bertambah dari waktu ke waktu sedangkan jumlah penyumbang semakin menurun. Di sisi lain pemerintah juga tengah mengembangkan dirinya untuk menggunakan strategi yang selama ini dipergunakan oleh LSM dalam memberi pelayanan kepada masyarakat. Kemampuan masyarakat dampingan pun telah meningkat untuk terlibat dalam pembangunan dan mengatasi masalah mereka sendiri serta semakin kritis
dan kebutuhan mereka juga semakin berkembang. Kondisi ini menjadi ancaman dan Contoh Kodak tersebut bukan hanya satu-satunya
yang terjadi di percaturan organisasi bisnis, banyak organisasi bisnis yang tenggelam atau hilang karena tidak mampu bersaing, ditinggalkan oleh konsumennya, atau mengalami masalah internal yang menyebabkan hancurnya organisasi itu. Jadi mengapa organisasi harus berkembang? Organisasi harus selalu berkembang karena lingkungan berubah, baik lingkungan di luar organisasi maupun lingkungan internal organisasi. Perubahan-perubahan itulah yang mengharuskan suatu organisasi harus selalu mengembangkan dirinya karena jika tidak mengembangkan diri maka organisasi tersebut akan semakin rapuh dan akhirnya akan mati.
Pengembangan kapasitas organisasi bermakna serangkaian upaya untuk meningkatkan
kemampuan organisasi dan bagian-bagian yang ada di dalamnya untuk menjadi organisasi yang efektif,
eisien dan berkelanjutan. Pengembangan kapasitas
adalah konsep yang lebih luas dibandingkan dengan pengembangan organisasi, karena di dalamnya termasuk seluruh sistem, lingkungan atau konteksnya di dalam organisasi, individu dan masyarakat yang bergerak dan berinteraksi (dan bukannya sebagai organisasi kecil). Dalam hal pengembangan program, dipikirkan juga semua faktor yang berdampak pada kemampuan untuk mengembangkan, melaksanakan dan hasil yang dapat dilanjutkan.
Kemampuan organisasi dikembangkan bertujuan untuk meningkatkan kinerja organisasi. Oleh karena itu organisasi harus selalu berupaya mengatur tata
Kemampuan
organisasi
dikembangkan
bertujuan untuk
Kepemimpinan
yang efektif
mendorong
keterlibatan dan
partisipasi dari
anggota, staf serta
konstituen LSM
...
tantangan tersendiri bagi LSM, baik dalam upaya mencari penyumbang maupun dalam mendapatkan kerjasama dengan masyarakat. Oleh karena itu LSM harus mengembangkan dirinya serta lebih
profesional dan eisien agar kredibel di mata
masyarakat, penerima manfaat, lembaga lain, pemberi dana dan juga pemerintah.
Dari releksi yang dilakukan oleh LSM di Philipina
dalam buku Organizational Performance and
Change Management (1997) ada beberapa alasan mengapa kinerja atau kualitas organisasi menjadi penting, yaitu karena :
• Kemampuan berkompetisi atau bersaing
dengan LSM lain semakin besar sebagai akibat semakin mengecilnya jumlah dana dan lembaga penyumbang serta sumberdaya-sumberdaya lain,
• Kemampuan mengadaptasi perubahan
lingkungan yang cepat dengan tanpa kehilangan relevansi atau identitas masing-masing
organisasi,
• Meningkatnya kualitas program dan pelayanan
yang lebih berfokus, berdampak dan juga luas atau besar.
Komponen Organisasi yang Efektif
LSM sebagai suatu organisasi, sebenarnya tidak berbeda jauh dengan ormas, koperasi, partai, dan bahkan dengan perusahaan. Sebagai suatu organisasi maka apa yang diharapkan adalah mencapai tujuan atau misi organisasi secara efektif
dan eisien. Untuk mencapai tujuannya tersebut
maka organisasi perlu dikelola dengan baik.
Agar organisasi berkembang secara efektif, maka perlu mengetahui komponen atau bagian-bagian yang penting dalam suatu organisasi. Menurut Booth dan Morin (1996) dalam buku “Assessing
Organizational Capacity Through Participatory Monitoring and Evaluation” menyebutkan bahwa organisasi yang efektif membutuhkan kompetensi (kemampuan) dalam tujuh (7) komponen kehidupan organisasi. Ketujuh komponen tersebut adalah :
1.
Governance
(Tata Kepengurusan)
Pengembangan Organisasi
Dalam organisasi yang matang, uraian tugas serta pendelegasian tugas selalu diperbaharui sesuai dengan perubahan rencana, prioritas serta kondisi organisasi. Pekerjaan akan dialokasikan untuk menjamin koordinasi, komunikasi serta alur kerja yang lancar. Staf dan sukarelawan akan diminta hasil kerjanya sesuai dengan ketrampilan dan kemampuan mereka.
Motivasi orang untuk kerja dalam organisasi selalu bermacam-macam, misalnya: karena uang, keinginan melayani, peluang untuk menerapkan ketrampilan, panggilan jiwa atau keagamaan, status sosial, keamanan, peluang untuk bepergian, peluang untuk peningkatan, atau kombinasi dari berbagai bentuk motivasi tersebut. Motivasi setiap orang cukup penting diperhatikan dalam pemberian insentif atau penghargaan, agar insentif yang diberikan sesuai dengan motivasi orang bekerja di LSM dan akhirnya berdampak positif terhadap organisasi. Setiap LSM mempunyai budaya.
Budaya ini salah satunya dimunculkan dalam bagaimana bekerja, berpikir serta berperasaan untuk mencapai misi dan bagaimana dia merespon situasi yang mempengaruhi tujuan, program dan pelaksanaannya.Budaya organisasi tumbuh melalui pertukaran informasi tentang sejarah, pengalaman, tradisi, bahasa dan nilai-nilai di antara para anggota. Budaya organisasi dibentuk melalui orientasi dan pembelajaran untuk menularkan pola pikiran dan perilaku organisasi, atau melalui cara lain adalah melalui penerimaan staf yang telah mempunyai nilai-nilai yang sama.
Kepemimpinan yang efektif mendorong keterlibatan dan partisipasi dari anggota, staf serta konstituen LSM dalam seluruh kegiatan LSM untuk menjamin kesuksesan dan keberlanjutan (keberlangsungan) program dan organisasi. Anggota dan konstituen LSM perlu bekerjasama dengan eksekutif dan pengurus yayasan dalam menentukan dan membuat
VISI organisasi, mengidentiikasi MISI yang akan
dipilih untuk mencapai visi serta menentukan sasaran yang obyektif dan realistis.
2. Praktek-Praktek Manajemen
Sistem manajemen adalah mekanisme untuk mengkoordinasi berbagai kegiatan serta berbagai proses dalam organisasi agar seluruh kegiatan atau proses dalam organisasi dapat berjalan secara baik dan bersinergi untuk menghasil keluaran (out put) yang optimal. Sistem yang dimaksud adalah sistem perencanaan, program, informasi, sumberdaya manusia dan adminsitrasi personalia, sistem pembiayaan dan akutansi, pelaporan dan kontrol keuangan, serta sistem pengadaan barang.Dalam seluruh sistem tersebut terintegrasi juga nilai-nilai yang dianut oleh organisasi.
3. Sumberdaya Manusia
4. Sumberdaya Keuangan
Sistem dan prosedur keuangan harus terintegrasi dengan rencana strategis dan rencana operasional dari suatu LSM, dan harus juga sesuai dengan kebutuhan konstituen (basis sosial) dan penyumbang.
Suatu LSM perlu memiliki sumberdaya keuangan yang bervariasi. Telah tumbuh kesadaran dalam LSM untuk memiliki penyumbang yang bervariasi, mengembangkan alternatif sumberdaya dalam komunitas mereka (misalnya bantuan dalam bentuk barang dan pembayaran untuk layanan yang diberikan), dan membangun kerjasama dengan perusahaan.
5. Pemberian Pelayanan
Indikator paling kuat untuk menilai efektivitas dan kesuksesan dari suatu LSM adalah kualitas layanan mereka, yaitu memberi layanan yang sesuai dengan kebutuhan dan diberikan dalam suatu pembiayaan yang selalu efesien.
Agar layanan yang diberikan sesuai dengan kebutuhan masyarakat, maka program yang dikembangkan LSM haruslah benar-benar berdasarkan kepada apa yang dibutuhkan masyarakat. Untuk bisa mengenal kebutuhan masyarakat secara benar maka LSM memang harus benar-benar hidup bersama masyarakat dan dianggap sebagai bagian dari masyarakat yang dibantu. Selain itu LSM memang harus
membantu agar masyarakat secara mandiri mampu menganalisa kebutuhan dan menyusun cara pemecahannya secara tepat serta percaya bahwa masyarakat mampu untuk melakukannya.
Kualitas dan efektivitas layanan sendiri sebenarnya merupakan cerminan dari komponen internal lain dalam organisasi, seperti: kualitas SDM, pilihan strategi untuk pengembangan dan pengelolaan program, sumberdaya keuangan yang dimiliki lembaga dan juga berbagai koponen internal lainnya.
6. Hubungan Eksternal
LSM yang efektif akan menerima dan menanggapi secara tepat kondisi sosial, politik, ekonomi, ekologi dan kekuatan lain di sekelilingnya. Dalam membangun hubungan kerjasama yang positif dalam konteks yang lebih besar, LSM harus dikenal oleh pihak-pihak yang tepat di dalam suatu masyarakat, menjaga kinerjanya, serta memperluas pengaruhnya melalui kerjasama dengan pemerintah, jaringan penyumbang dan LSM lain yang bekerja dalam sektor dan wilayah yang sama.
7. Keberlanjutan
Pengembangan Organisasi
Keberlanjutan program akan tercapai bila konstituen menganggap bahwa layanan yang mereka terima penting dan bermanfaat bagi diri dan keluarganya. Selain ketujuh komponen yang disebutkan tersebut, sebenarnya ada beberapa komponen lagi yang perlu mendapat perhatian setiap LSM, yaitu: akuntabilitas dan transparansi. Akuntabilitas mempunyai arti seluruh hal dalam organisasi mampu atau dapat dipertanggungjawabkan secara benar sesuai norma dan aturan yang ada. Contoh akuntabilitas misal adalah: keputusan-keputusan yang dibuat organisasi dan setiap penggunaan dana oleh organisasi dapat dipertanggungjawabkan kebenaran dan ketepatannya - baik kepada seluruh bagian dalam organisasi maupun kepada pihak luar organisasi. Transparasi sendiri mengharuskan proses dan hasil atas suatu keputusan dan
penggunaan dana dapat diakses oleh pihak-pihak yang berkepentingan, baik dalam organisasi maupun dari luar organisasi. LSM wajib mempunyai aturan dan mekanisme yang terbuka agar setiap orang yang berkepentingan mampu mengakses proses
dan hasil dari suatu keputusan dan penggunaan dana.
1. Intervensi Pengembangan
Organisasi
Agar organisasi semakin lama semakin berkembang untuk menjadi efektif serta keberlangsungannya terjamin maka perlu dilakukan upaya (intervensi). Menurut San Juan dalam Buku Organizational
Performance and Change Management (1997) intervensi perbaikan organisasi ada 4 jenjang atau level.
1. Tingkatan Strategis
Pada tingkatan ini perencanaan strategis sangat berguna untuk menentukan arah dan membentuk disain organisasi. Ketika banyak LSM hidup menggunakan perencanaan strategis, hanya sedikit yang secara nyata menerapkan sistem manajemen strategis yang telah ditentukan di awal proses
perencanaan terdahulu. Sistem tersebut tidak memungkinkan organisasi secara terus-menerus sensitif dan responsif (tanggap) terhadap perkembangan internal dan eksternal. Bahkan dalam beberapa organisasi, hasil dari perencanaan strategis dianggap sebagai kitab suci yang tidak boleh diperbaiki sesuai perkembangan lingkungan eksternal dan internal.
...
hasil dari
perencanaan
strategis dianggap
sebagai kitab suci
yang tidak boleh
2. Manajemen Operasional
Intervensi pada tingkatan manajemen operasional terutama difokuskan pada sistem internal dan struktur.Intervensi di sini ditujukan kepada disain organisasi. Beberapa faktor yang mempengaruhi kesulitan penerapan dalam menjaga sistem di organisasi adalah adanya kesulitan mengatasi perkembangan tugas, adanya kesenjangan waktu pimpinan lembaga dalam memberi perhatian terhadap manajemen internal, kesenjangan antara pelatihan manajemen dan keahlian yang dibutuhkan.
3. Manajemen dan pengembangan
Proyek atau Program
Seperti halnya dalam manajemen operasional, kelemahan dalam manajemen program atau proyek akan menjadi penanda atas kelemahan kinerja organisasi. Beberapa faktor yang biasa dialami LSM dalam mengukur kinerja proyek atau program mereka adalah tidak diketahuinya apa yang akan diukur sebagai kinerja program atau proyeknya, kesejangan antara sistem dan permasalahan yang dihadapi dalam perencanaan, dan lebih jauh lagi adalah adanya kelemahan dalam sistem monitoring-evaluasi mereka.
4. Pengembangan Kelembagaan/
Institusional
Intervensi pengembangan kelembagaan diartikan sebagai pengembangan kapasitas organisasi untuk mengatur kerjasama dan hubungan dengan entitas sosial lain di masyarakat. Melalui kerjasama dan hubungan ini organisasi akan mampu berperan lebih besar lagi atas peran sosial mereka dibandingkan kalau organisasi harus melakukan sendiri.
Berbagai kombinasi atas intervensi pada tingkatan strategis, operasional dan program/ proyek akan membagi strategi atau proses pengembangan organisasi kepada sasaran yang berbeda, antara lain: individu, kelompok atau tim, antar kelompok, organisasi
secara keseluruhan, dan hubungan luar organisasi. Intervensi ini dapat diwujudkan dalam beberapa tipe, antara lain: pelatihan, konsultasi, magang, pertemuan-pertemuan yang terstruktur, dan umpan balik.
Pengembangan Organisasi
berhubungan dengandinamisasi eksternal untuk mendorong posisioning (kedudukan) organisasi bersama basis sosial/konstituen dalam relasinya terhadap institusi negara dan pasar.
Beberapa pertimbangan yang harus diperhatikan dalam memilih metode
pengembangan organisasi dan melaksanakan proses pengembangan organisasi, yaitu : 1. Pengembangan organisasi dibuat agar
bagian di dalam organisasi merasa bahwa seluruh proses pengembangan organisasi menjadi milik mereka dan pengembangan organisasi mereka adalah tangung jawabnya sendiri. Untuk itu maka sebesar mungkin melibatkan partisipasi dari seluruh staf atau bagian dalam organisasi dalam proses pengembangan organisasi,
2. Keterlibatan staf yang tinggi juga akan meningkatkan kemampuan staf dalam mengatasi permasalahan yang ada dalam organisasi serta lebih memahami keberadaan, peran, tanggung jawab dan permasalahan pihak-pihak lain di dalam organisasinya,
3. Adanya jaminan kerahasiaan atas proses penilaian setiap orang terhadap organisasinya. Kerahasiaan ini sangat penting untuk membuat orang merasa aman dan nyaman memberi penilaian terhadap organisasi seperti apa yang dilihat, dirasakan dan diyakini. Perasaan nyaman dan aman akan mendorong hasil penilaian terhadap organisasi mendekati realitas yang
sebenarnya dan saat melakukan analisa terhadap permasalahan di dalam organisasi juga lebih tajam,
4. Adanya jaminan dan komitmen untuk tidak membawa informasi hasil diskusi atau permasalahan selama proses pengembangan organisasi di luar forum pengembangan organisasi,
5. Metode yang dipilih dalam pengembangan organisasi hendaknya metode yang relatif mudah dan bisa dipahami sebagain besar orang di dalam organisasi. Pemilihan metode yang relatif mudah ini sangat penting karena untuk keberlanjutan dari proses pengembangan organisasi karena kalau menggunakan metode yang sulit maka proses pengembangan akan terhambat sebagai kesulitan menerapkan metode itu atau kemungkinan berhenti karena tidak bisa menerapkan metode yang dipilih, 6. Metode yang dipilih harus sesuai dengan
kondisi organisasi. Sebagai contoh saat ini banyak alat atau perangkat assessment
Beberapa
pertimbangan yang
harus diperhatikan
dalam memilih metode
pengembangan
organisasi
atau diagnosa organisasi dan sebagian besar sifatnya umum atau generik. Bila salah satu perangkat itu akan dipergunakan maka sangat penting untuk dilakukan penyesuaian agar sesuai dengan kondisi lembaga. Jika tidak maka hasil diagnosa kurang sesuai dengan kenyataan yang terjadi di organisasi yang didiagnosa, 7. Metode yang dipilih haruslah merupakan
metode yang memungkinkan organisasi untuk melacak perkembangan lembaga dari waktu ke waktu. Hal ini sangat penting karena kita ingin organisasi maju dari waktu ke waktu dan mengetahui bagian mana yang perlu diprioritaskan serta apa hasil dari kegiatan pengembangan kelembagaan yang telah dilakukan pada waktu sebelumnya. Dengan demikian jika menyusun rencana pengembangan organisasi untuk waktu berikutnya kita bisa melihat berdasarkan
Menyusun Cita-Cita Organisasi komunikasi dan
Monev-nya
Analisa internal Analisa internal
hasil atau gambaran organisasi di waktu sebelumnya. Dengan demikian organisasi dapat menyusun rencana perbaikan secara terencana dan bukan secara acak. Akhirnya metode ini akhirnya akan mendorong organisasi menjadi organisasi pembelajar. Bagaimana mengembangkan organisasi? Berbagai teknik dan metode telah
dikembangkan untuk melakukan
Pengembangan Organisasi
Berikut ini adalah salah satu metode untuk melakukan pengembangan organisasi yang akan dipergunakan.
Seperti halnya kita akan pergi ke suatu tempat, maka setelah kita tahu lokasi yang akan dituju maka kita perlu melihat di mana kita saat ini. Sebagai contoh, saya akan ke Surabaya dan saat ini saya sedang di Bogor. Agar bisa pergi ke Surabaya maka saya akan melihat kemampuan saya.
Pertama saya akan meneliti apa saja yang saya miliki:
• ada mobil, • ada uang 1,5 juta, • saya punya waktu 3 hari.
Dari data apa yang saya miliki maka saya bisa menganalisa akan menggunakan kendaraan apa ke Surabaya.
A. Jika ingin naik pesawat, waktunya lebih cepat
membutuhkan ½ hari perjalanan dari Bogor ke
Surabaya sehinga masih punya waktu 2 hari di Surabaya. Harga tiket pesawat pulang-pergi Jakarta Surabaya dan ongkos Bogor-Bandara sekitar Rp. 1.150.000 – Rp. 4.500.000 B. Seandainya membawa mobil dan setir
sendirian, maka membutuhkan waktu sekitar 24 jam. Sehingga untuk perjalanan sendiri membutuhkan waktu 2 hari 2 malam. Biaya bensin dan makan menghabiskan sekitar Rp. 900.000 untuk perjalanan pulang pergi. C. Menggunakan kereta membutuhkan waktu 12
jam, dengan harga antara 250.000 – 600.000 sekali jalan. Masih ada pengeluaran lagi untuk
Menganalisa
kondisi internal
dan eksternal
organisasi menjadi
bagian sangat penting
untuk menentukan
strategi yang paling
pas untuk mencapai
cita-cita atau
tujuan organisasi.
makan dan minum di jalan serta transportasi ke stasiun keserta
D. Menggunakan bus membutuhkan waktu sekitar18 jam dan harga tiket dan makan menghabiskan sekitar Rp 650.000– Rp 800.000 untuk perjalanan pulang pergi.
Dengan menggunakan analisa tersebut maka kita bisa membandingkan pilihan-pilihan transportasi sehingga bisa memutuskan alat transportasi apa yang akan dipilih untuk menuju ke sesuai dengan kemampuan diri untuk menuju Surabaya dan mencapai tujuan dengan baik.
Cita-Cita
Organisasi
Peserta
mempunyai
gambaran bagaimana
menyusun cita-cita
organisasi ...
Tujuan pembelajaran :
Peserta mempunyai gambaran
bagaimana menyusun cita-cita organisasi sebagai alat dasar analisa organisasi
Pokok Bahasan :
• Cita-Cita organisasi
Metode
• Diskusi kelompok
• Pleno
Alat dan bahan
• LCD projector
• Alur model pengembangan organisasi
• Flipchart,
• kertas potong,
• kertas hvs,
• spidol warna,
• plakban
• Permainan,
• sharing dan brainstorming
Waktu
Proses fasilitasi:
No Langkah Waktu
1 Jelaskan tujuan sesi 1 menit
2 Mintalah setiap peserta untuk mengidentiikasi : 1. Hal-hal yang membanggakan di organisasi mereka 2. Apa saja yang telah dicapai organisasi mereka hingga
saat ini
3. Kemampuan apa saja yang telah dimiliki organisasi mereka
10 menit
3 Mintalah setiap peserta untuk kemudian membayangkan “3 tahun lagi saya ingin organisasi saya seperti apa?” Minta mereka menuliskan cita-cita itu dengan
memperhatikan “hal-hal dalam membuat kalimat cita-cita”
10 menit
4 Bagi peserta dalam ... kelompok 5 menit 5 Mintalah peserta untuk sharing hasil kerja
masing-masing dengan anggota kelompok
25 menit
6 Mintalah masing-masing kelompok untuk memilih salah satu cita-cita yang terpilih dan bersedia untuk mewakili kelompok mereka dan mintalah setiap kelompok menampilkan cita-cita kelompok dalam suatu gambar
25 menit
6 Mintalah masing-masing kelompok untuk mempresentasikan hasilnya
5 menit per kelompok 7 Tutup sesi dengan penegasan bahwa cita-cita organisasi
telah terbentuk, langkah berikutnya akan menganalisa lingkungan organisasi dan pemilik cita-cita akan menjadi nara sumber.
Cita-Cita Organisasi
1. Hal-hal yang membanggakan di
organisasi mereka
2. Apa saja yang telah dicapai
organisasi mereka hingga saat ini
3. Kemampuan apa saja yang telah
dimiliki organisasi mereka
Cita-cita organisasi
membayangkan “3 tahun lagi saya
ingin organisasi saya seperti apa?”
Cita-cita organisasi
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan
kalimat cita-cita:
1. Harus merupakan kalimat positif
2. Mengarah kepada organisasi kita
3. Mencerminkan kondisi apa yang akan dicapai
secara jelas di masa mendatang (3-5 tahun lagi)
4. Satu arti dan pengertian (tidak multi interpertasi)
Cita-cita organisasi
Pilih satu cita-cita dari tiap
kelompok dan buatlah
gambar yang mencerminkan
cita-cita itu
Cita-Cita Organisasi
Setiap organisasi pasti selalu ingin untuk berkembang dan maju. Kemajuan dan
perkembangan organisasi tersebut harus dirancang dan direncanakan agar organisasi punya acuan atau arahan untuk maju dan berkembang.
Untuk itu, suatu organisasi perlu memikirkan dan mendisain seperti apa organisasi mereka nanti, sebagai suatu cita-cita organisasi untuk misal 5-10 tahun kedepan. Cita-cita ini kemudian menjadi landasan bagi organisasi melakukan analisa kondisi saat ini untuk menentukan rancangan dan strategi menuju cita-cita tersebut.
Cita-cita harus menggambarkan kondisi positif organisasi dalam satu kalimat yang mudah dipahami serta tidak multi interpertasi.
Bagaimana membuat cita-cita organisasi:
1. Coba lihat dan perhatikan kembali seperti apa kondisi organisasi Anda saat ini (apa yang telah dicapai, apa yang dimiliki)
2. Coba bayangkan dalam 3-5 tahun mendatang, Anda ingin organisasi Anda tersebut akan seperti apa?
3. Coba kalimatkan yang Anda bayangkan tersebut, misalkan: Örganisasi saya mampu memberi pelayanan kesehatan dasar ke 15 desa dampingan di wilayah Kabupaten Indramayu dan Subang”
4. Buatlah cita-cita itu dalam sebuah gambar
Hal-hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan kalimat cita-cita:
1. Harus merupakan kalimat positif 2. Mengarah kepada organisasi kita
3. Mencerminkan kondisi apa yang akan dicapai secara jelas di masa mendatang (3-5 tahun lagi) 4. Satu arti dan pengertian (tidak multi interpertasi)
...
suatu organisasi
perlu memikirkan
dan mendisain
seperti apa
organisasi mereka
nanti,
...
Analisa Kondisi
Analisa
Kondisi
Eksternal
Organisasi
Tujuan pembelajaran :
Peserta mempunyai gambaran
bagaimana melakukan analisa stakeholder
Pokok Bahasan :
• Analisa stakeholder
Metode
• Kerja kelompok
• Diskusi pleno
Alat dan bahan
• Kertas warna potong,
• kertas warna ukuran hvs,
• spidol,
• lem,
• kertas plano,
• gunting
• plakban
Waktu
• ½ sesi
Peserta
mempunyai
gambaran bagai
-mana melakukan
Proses fasilitasi
No Langkah Waktu
1 Jelaskan kepada peserta bahwa sesi berikut adalah analisa stakeholder
1 menit
2 Jelaskan langkah-langkah dalam analisa stakeholder dan contoh hasilnya
15 menit
3 Mintalah setiap kelompok membuat analisa stakeholder organisasi atas kondisi kini organisasi yang telah dipilih
15 menit
4 Mintalah peserta membuat analisa stakeholder untuk kondisi ideal agar cita-cita organisasi tercapai
20 menit
5 Mintalah mereka untuk membandingkan kedua gambaran hubungan stakeholder dan menjawab
pertanyaan-pertanyaan releksi.
20 menit
6 Mintalah setiap kelompok untuk menuliskan apa yang sudah kuat dan apa yang masih lemah dari analisa stakeholder organisasi untuk mencapai tujuan analisa tersebut. Tuliskan yang kuat dalam kartu merah dan lemah dengan kartu putih
10 menit
7 Mintalah setiap kelompok untuk mempresentasikan hasilnya
Analisa kondisi eksternal organisasi
Bahan presentasi
Analisa Stakeholder
Lembaga Kesehatan Masyarakat
Masyarakat Indramayu
Yayasan Peduli Umat
Dinas Kesehatan
TB project
Perusahaan Minyak Puskemas
RSUD
koordinasi konsultasi pendanaan
Langkah analisa
stakeholder
• Bagaimana melakukan analisa stakeholder:
• TuIiskan kembali cita-cita organisasi yang sudah dibuat ditahap sebelumnya, • Identiikasi siapasi apa saja (pihak atau organisasi) yang mempunyai
pengaruh dalam pencapaian cita-cita organisasi tersebut.
• Tuliskan setiap pihak atau organisasi tersebut ke dalam kartu. Satu kartu
satu organisasi.
• Gambarkan intensitas hubungan antara organisasi tersebut dengan organisasi
kita dalam sebuah garis.
• Makin tinggi intensitas hubungan maka makin tebal dan besar garisnya. • Buatlah garis (---) untuk hubungan antara organisasi tersebut dengan
organisasi kita jika bentuk hubungannya adalah koordinasi.
• Buatlah anak panah di setiap garis tersebut untuk menunjukkan arah hubungan. • Buatlah diagram stakeholder masing-masing untuk kondisi saat ini dan diagram
stakeholder untuk kondisi ideal agar mencapai cita-cita organisasi.
• Jika gambar telah selesai, maka analisislah jaringan kerjasama dengan pertanyaan-pertanyaan relektif seperti yang sudah disediakan.
• Dari jawaban pertanyaan relektif tersebut, susunlah hal yang sudah balk dan
hal yang harus dikembangkan untuk mencapai cita-cita organisasi.
Langkah analisa
stakeholder
Berdasarkan diagram tersebut, jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut:
Pernyataan Tidak Ya Selalu Kadang-Kadang Sangat Jarang
Organisasi kita mempunyai masyarakat dampingan yang jelas dan selalu berkontribusi untuk program-program kita
Organisasi kita memiliki aturan tertulis untuk memantau perubahan kebutuhan masyarakat dampingan
Kita selalu memiliki donor dan potensi donor untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi
Pemerintah selalu memberi dukungan kepada program-program kita
Kita rutin membagi informasi atas
perkembangan dan capaian program kepada
Analisa kondisi eksternal organisasi
Berbagai teknik atau perangkat telah dibuat untuk menganalisa kondisi eksternal organisasi. Berikut ini beberapa teknik untuk menganalisasi kondisi eksternal organisasi:
1. Analisa Stakeholder
Stakeholder yang dalam bahas Indonesia diartikan sebagai pemangku kepentingan menurut Freeman
(1984) dideinisikan sebagai kelompok atau individu
yang dapat mempengaruhi dan atau dipengaruhi oleh suatu pencapaian tujuan tertentu.
Analisa stakeholder merupakan teknik untuk mengetahui sejauhmana kelompok atau pihak-pihak
Bahan bacaan
Kondisi eksternal organisasi secara mudah dipahami adalah hal-hal yang berada di luar organisasi kita yang berpengaruh kepada organisasi dalam mencapai tujuannya. Banyak hal di luar organisasi yang perlu diperhatikan dan diketahui karena akan mempengaruhi organisasi dalam menentukan strategi, tujuan dan juga proses dalam mencapai tujuan tersebut.
Kondisi eksternal organisasi secara mudah dapat digambarkan sebagaimana diagram di bawah ini:
Organisasi Tenaga kerja
terampil
Bagaimana melakukan analisa stakeholder:
1. Tuliskan kembali cita-cita organisasi yang sudah dibuat di tahap sebelumnya,
2. Identiikasi siapa-siapa saja (pihak atau
organisasi) yang mempunyai pengaruh dalam pencapaian cita-cita organisasi tersebut.
3. Tuliskan setiap pihak atau organisasi tersebut ke dalam kartu. Satu kartu satu organisasi.
4. Tulislah organisasi kita di tengah-tengah lipchart 5. Taruhlah setiap kartu organisasi ke dalam
lipchart dengan aturan makin besar
pengaruhnya terhadap organisasi kita dalam mencapai tujuan maka jarak dengan kartu organisasi kita makin dekat. Dan sebaliknya juga makin jauh jaraknya maka makin kecil pengaruhnya terhadap organisasi kita dalam mencapai cita-cita.
6. Gambarkan intensitas hubungan antara organisasi tersebut dengan organisasi kita
dalam sebuah garis. Makin tinggi intensitas hubungan maka makin tebal dan besar garisnya. 7. Buatlah garis (- - -) untuk hubungan antara
organisasi tersebut dengan organisasi kita jika bentuk hubungannya adalah koordinasi 8. Buatlah anak panah di setiap garis tersebut
untuk menunjukkan arah hubungan. 9. Jika gambar telah selesai, maka analisislah
jaringan kerjasama dengan
pertanyaan-pertanyaan relektif
10. Buatlah diagram stakeholder untuk kondisi ideal agar mencapai cita-cita organisasi
11. Bandingkan kedua diagram tersebut, apa yang sudah baik dan apa yang masih lemah dari jaringan kita
12. Dari jawaban pertanyaan relektif tersebut,
Analisa kondisi eksternal organisasi
Dari matriks stakeholder tersebut maka kita bisa membuat pertanyaan releksi:
Pernyataan Tidak Ya Selalu Kadang-Kadang
Sangat Jarang
Organisasi kita mempunyai masyarakat dampingan yang jelas dan selalu berkontribusi untuk program-program kita
Organisasi kita memiliki aturan tertulis untuk memantau perubahan kebutuhan masyarakat dampingan
Kita selalu memiliki donor dan potensi donor untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi
Pemerintah selalu memberi dukungan kepada program-program kita
Kita rutin membagi informasi atas perkembangan dan capaian program kepada stakeholder utama
Pertanyaan tambahan:
• Sejauhmana para stakeholder mampu
mendukung pencapaian cita-cita organisasi kita?
• Dari hasil releksi tersebut, bagian mana saja
Peserta
mempunyai
gambaran
melakukan
analisa
kompetisi dan
kerjasama
...
Analisa
Kompetisi dan
Kerjasama
Tujuan pembelajaran :
Peserta mempunyai gambaran melakukan analisa kompetisi dan kerjasama di lingkungan eksternal
Pokok Bahasan :
• Analisa kompetisi dan kerjasama
Metode
• Kerja kelompok
• Diskusi pleno
Alat dan bahan
• Kertas lipchart/plano,
• kertas potong,
• kertas hvs,
• spidol warna,
• plakban
• LCD projector
Waktu
Proses fasilitasi
No Langkah Waktu
1 Jelaskan kepada peserta bahwa sesi berikut adalah analisa kompetisi dan kerjasama dan tujuan sesi ini
1 menit
2 Jelaskan langkah-langkah dalam analisa kompetisi dan kerjasama menggunakan bahan langkah-langkah analisa kompetisi dan kerjasama
15 menit
3 Mintalah setiap kelompok membuat analisa kompetisi dan kerjasama organisasi mereka
30 menit
4 Mintalah masing-masing kelompok menganalisa peluang dan ancaman organisasi mereka berdasarkan hasil analisa kompetisi dan kerjasama organisasi mereka. Tuliskan yang kuat dalam kartu merah dan lemah dengan kartu putih
15 menit
5 Mintalah masing-masing kelompok untuk mempresentasikan hasil kerjanya (@ 5 menit )
Analisa Kompetisi dan Kerjasama
Bahan presentasi
Hak yang perlu diperhatikan dari kompetitor
Tujuan kompetitor
Kompetitor Asumsi
kompetitor
Strategi kompetitor
Kemampuan kompetitor
Langkah analisa kompetisi dan kerjasama
1. Identiikasi dimana lokasi layanan organisasi kita member! layanan 2. Identiikasi organisasi atau pihak-pihak mana saja yang memberikan
layanan sama dengan yang kita cita-citakan
3. Urutkan organisasi tersebut berdasarkan paling banyak layanannya hingga paling kecil layanannya.
LKM
Dinkes
Kualitas
Ima
ge
YPU Puskesmas
RSUD
+
+
-Analisa kompetisi dan kerjasama
5. Dari diagram tersebut maka :
• Dimana posisi organisasi kita dibanding para
kompetitor
• Sejauhmana peluang kerjasama antara
organisasi kita dengan organisasi lain
efektivitas untuk mencapai cita-cita
• Apa peluang dan ancaman kepada organisasi
kita untuk mencapai cita-cita organisasi
Analisa Kompetisi dan Kerjasama
Bahan bacaan
Sebagaimana halnya yang disampaikan dalam tahap sebelumnya, lingkungan luar organisasi termasuk di dalamnya adalah melihat organisasi sejenis dan juga global konteks. Analisa terhadap kedua hal tersebut akan membantu organisasi melihat sejauhmana tingkat persaingan dari jenis layanan yang kita berikan, gambaran pasar persaingan serta peluang-peluang atas pelayanan yang kita berikan. Lebih lanjut hal-hal tersebut akan membantu organisasi menyusun strategi untuk meraih keuntungan dari persaingan.
Dalam dunia bisnis hal tersebut disebut dengan analisa pasar. Analisa pasar secara umum
bertujuan memberi gambaran pada para pengusaha bagaimana karakteristik pasar secara keseluruhan, baik dari segi konsumen, segi peluang produk, serta persaingan dengan brand lain.
Hal-hal yang perlu dimasukkan dalam analisa pasar diantaranya adalah :
Gambaran organisasi kita, termasuk kemampuan organisasi saat ini dan trend perkembangan organisasi kita dalam kurun waktu tertentu
(keuangan, program) serta karakteristik organisasi. Hal selanjutnya adalah gambaran organisasi-organisasi lain yang mempunyai kesamaan program atau kegiatan di wilayah kerja kita.
Informasi tentang target pasar Anda. Lebih perjelas target pasar sesuai dengan kemampuan mengelola. Beberapa organisasi melakukan kesalahan atas
pendekatan ini karena terlalu banyak memilih target pasar.
Penelitian dan beberapa informasi tentang pasar berikut ini diperlukan :
Sifat atau ciri-ciri istimewa – Apa kebutuhan kritis atau utama dari customer utama organisasi Anda? Apakah kebutuhan-kebutuhan tersebut bisa dipenuhi
organisasi kita? Bagaimana kondisi demograi dan
lokasi dari costumer tersebut? Apakah ada musim atau siklus khusus yang mempengaruhi kebutuhan atas layanan kita? Sebagai informasi, untuk LSM, costumer ada dua bagian, yaitu pemberi dana dan juga masyarakat penerima layanan.
Ukuran target utama pasar-Sebagai tambahan untuk ukuran pasar Anda, seberapa besar belanja atau pembiayaan progam tahunan dari donor-donor di sektor layanan atau program Anda? Seberapa besar pertumbuhan pasar untuk layanan atau program Anda?
Seberapa besar bagian pasar yang bisa anda dapatkan?- Seberapa persen bagian pasar dan jumlah costumer yang Anda harapkan di area
georgais yang telah Anda tetapkan.
Harga dan target keuntungan kotor. Tentukan struktur harga, tingkat keuntungan kotor dn berbagai diskon yang ingin Anda rencanakan dan gunakan. Analisa kompetisi- Analisa kompetsisi harus
jasa yang sebanding dan segmen pasar. Jajaki beberapa karakteristik berikut ini dalam gambaran kompetisi:
• Kue pasar atau pembagian pasar • Kekuatan dan kelemahan
• Seberapa penting target pasar kita bagi
kompetitor?
• Adakah hambatan tersembunyi yang
mempengaruhi Anda untuk masuk ke pasar?
• Peluang-peluang apa saja yang Anda miliki
untuk masuk ke pasar?
• Apakah ada kompetitor tidak langsung yang
berpengaruh terhadap kesuksesan Anda?
• Hambatan-hambatan apa saja di pasar
Anda tersebut (misal perubahan teknologi,
kesenjangan kualitas SDM, cara pandang terhadap LSM, dll)
Peraturan yang menghambat- peraturan dari donor atau pemerintah yang mempengaruhi program, layanan dan aktivitas organisasi Anda dan bagaimana organisasi akan memenuhi aturan-aturan tersebut. Sebutkan berbagai dampak (proses dan biaya) untuk memenuhi peraturan tersebut. Seperti dalam tulisan pengantar tentang pengembangan organisasi ini, kompetisi di lingkungan LSM juga terjadi sebagaimana yang terjadi di dunia usaha. Kompetisi di dunia LSM terjadi karena beberapa hal, yaitu :
1. Donor yang terbatas dan semakin sedikit jumlah dana yang tersedia. Jumlah donor dan juga jumlah dana yang tersedia semakin menyebabkan kue pembiayaan yang selama ini diterima LSM untuk menjalankan program semakin mengecil. Akibatnya persaingan untuk mendapatkan kue pembiayaan juga semakin kompetitif.
2. LSM semakin tumbuh, baik itu yang didirikan oleh para aktivis maupun orang-orang kaya yang ingin melakukan kegiatan sosial atau pun layanan sosial perusahaan yang telah berkembang menjadi yayasan sosial dan juga masuknya organisasi-organisasi internasional di Indonesia.
Dengan demikian, sebagaimana yang dilakukan di sektor industri – LSM juga penting untuk mengenal sejauhmana kompetisi di sektor yang dijalankan oleh LSM tersebut.
LSM semakin
tumbuh, baik itu
yang didirikan oleh
para aktivis maupun
orang-orang kaya
yang ingin melakukan
kegiatan sosial atau
pun layanan sosial
perusahaan yang telah
berkembang menjadi
yayasan sosial dan
juga masuknya
organisasi-organisasi
Analisa Kompetisi dan Kerjasama
Melihat kompetitor menjadi sesuatu yang sangat penting. Hal-hal yang perlu diperhatikan saat kita melihat kompetitor adalah seperti tergambar dalam diagram di bawah ini:
Berikut ini langkah-langkah untuk menganalisa kompetisi dan sekaligus kerjasama.
1. Identiikasi dimana lokasi layanan organisasi kita
memberi layanan
2. Identiikasi organisasi atau pihak-pihak mana
saja yang memberikan layanan sama dengan yang kita cita-citakan
3. Urutkan organisasi tersebut berdasarkan paling banyak layanannya hingga paling kecil layanannya.
4. Letakkan organisasi tersebut ke dalam diagram. Makin tinggi kualitas layanan maka letaknya makin ke kanan dan makin tinggi image (kesan) atas layanan tersebut maka semakin ke atas posisinya.
Hak yang perlu diperhatikan dari kompetitor
Tujuan kompetitor
kompetitor Asumsi
kompetitor
Strategi kompetitor
Kemampuan kompetitor
5. Dari diagram tersebut maka :
• Dimana posisi organisasi kita dibanding para
kompetitor
• Apa peluang dan ancaman kepada
organisasi kita untuk mencapai cita-cita organisasi
• Sejauhmana peluang kerjasama antara
Analisa
Customer
Tujuan pembelajaran :
Peserta mempunyai gambaran bagaimana melakukan analisa customer organisasi mereka
Pokok Bahasan :
• Analisa customer organisasi kita
Metode
• Kerja kelompok
• Diskusi pleno
Alat dan bahan
• LCD projecor
• Alur model pengembangan organisasi
• Flipchart,
• spidol warna,
• plakban
Waktu
• 1 sesi
Peserta
mempunyai
gambaran
bagaimana
me-laku kan analisa
Proses fasilitasi
No Langkah Waktu
1 Jelaskan tujuan sesi: Peserta mengenal alat bagaimana menganalisa costumer dan siapa costumer LSM itu
5 menit 2 Jelaskan cara melakukan analisa donor dengan menggunakan
langkah-langkah seperti di power point.
15 menit 3 Mintalah setiap kelompok membuat diagram analisa donor dan
menganalisanya berdasarkan langkah-langkah di power point
30 menit 4 Mintalah peserta untuk mempresentasikan hasilnya 25 menit 5 Mintalah tangapan peserta apa yang susah dan apa
yang mudah dari analisa donor tersebut dan bagaimana mengatasinya
15 menit
Bahan presentasi
Langkah analisa costumer Penerima manfaat
Dari analisa sosial:
• Siapa penerima manfaat utama dari layanan organisasi
kita?
• Siapa penerima manfaat sekunder atas layanan kita?
• Siapa yang menentukan keputusan dari penerimaan
manfaat di tingkat individu, keluarga dan komunitas atas
penggunaan layanan?
• Bagaimana karakteristik sosial dan ekonomi dari penerima
manfaat primer, skunder dan pengambil keputusan
Analisa Customer
Analisa costumer pemberi dana
• Gambarlah dalam sebuah diagram, dimana organisasi kita
berada ditengah dan kemudian:
• Buatlah lingkaran mengelilingi kotak/lingkaran organisasi kita
• Letakkan donor yang telah membiayai program kita di dalam
Iingkaran
• Letakkan donor yang belum pernah membiayai program kita di
luar Iingkaran
• Urutkan jauh dekat donor dengan organisasi kita sesuai
dengan tingkat pengetahuan kita atas karakteristik donor
tersebut. Semakin kurang mengenal Ietaknya semakin jauh
dari organisasi kita dan demikian sebaliknya.
Analisa costumer pemberi dana
• Siapa saja donor organisasi kita untuk menjalankan program
guna mencapai cita-cita organisasi?
• Siapa saja donor lain yang membiayai layanan atau program
sama dengan layanan/program organisasi kita? (kita bisa cari
informasi dari
web
, informasi donor atau informasidari
mitra-mitra kita)
• Berapa besar dana-dana yang tersedia di masing-masing
donor tersebut dalam membiayai program sejenis dengan
program kita di tahun depan?
Contoh Hasil Analisa Donor
Analisa
costumer
pemberi dana
• Cobalah jawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
• Sejauhmana sebenarnya organisasi kita mengenal donor?
• Donor-donor mana saja yang seharusnya masih perlu kita
kenal?
• Seberapa banyak donor yang sangat berpotensial untuk
bekerjasama dengan organisasi kita?
• Apa ancaman dan peluang untuk kita bekerjasama dengan
donor-donor serta masyarakat penerima manfaat layanan
kita?
Analisa
Costumer
Pemberi Dana
Masyarakat
Indramayu Dinas
Kesehatan
IUWASH
PNPM Perusahaan
Minyak
TB project
Analisa Customer
Siapa costumer (pelanggan) kita? Di dunia bisnis customer dipahami sebagai pihak yang membeli atau pengguna dari barang atau jasa yang diproduksi dan dijual oleh suatu produsen. Dalam dunia LSM costumer sering juga disebut sebagai penerima manfaat yaitu masyarakat, namun juga donor sebagai pemberi atas pelayanan yang diberikan oleh LSM.
Dalam dunia bisnis pengenalan atas karakteristik customer sangat penting karena akan sangat menentukan strategi bisnis dari suatu produk dari suatu perusahaan sehingga produknya banyak dibeli oleh customer.
Sebagai contoh, suatu perusahaan cepat saji dari negara barat akan membuka pasar di Indonesia.
Dari analisa mereka, stratiikasi secara ekonomi
masyarakat di perkotaan Indonesia adalah golongan kelas A...%, golongan kelas B ..%, golongan kelas C...% dan kelas D...%. Hampir seluruh strata makan nasi untuk sarapan, makan siang dan makan malam. 90% warga yang makan di luar, suka mengkonsumsi sambal atau hal yang pedas. 60 % dari warga kota, banyak menghabiskan waktu liburan di mall atau pusat perbelanjaan. Sebagian besar penduduk Indonesia adalah muslim. Berdasarkan hasil analisa costumer tersebut maka perusahaan makanan cepat saji tersebut mengutamakan customer untuk golongan B dan C. Produk mereka jual adalah produk halal
dan mendapatkan sertiikasi MUI.
Bahan bacaan
Mereka menjual nasi sebagai pendamping ayam dan kentang goreng hanya produk sampingan. Harga produk yang mereka jual sesuai dengan kemampuan beli golongan C, walaupun ukuran ayam tidak lagi sama seperti yang mereka jual di negara-negara maju lainnya. Lokasi berjualan adalah di pusat perbelanjaan atau mall. Atas strategi tersebut, maka perusahaan cepat saji tersebut menjadi pioneer dan penjual ayam goreng cepat saji yang utama serta banyak cabang di Indonesia. Dan karena persaingan di restoran serta penjualan yam cepat saji semakin tinggi dengan masuknya produsen lokal serta franchise asing baru – maka perusahaan itu semakin mengembangkan strategi dengan berdasarkan tipologi customer yang mereka
Dan karena persaingan
di restoran serta
penjualan
yam
cepat saji
semakin tinggi dengan
masuknya produsen
lokal serta
franchise
asing baru – maka
perusahaan itu semakin
mengembangkan strategi
dengan berdasarkan
tipologi
customer
yang
bidik. Misal karena isu-isu kesehatan semakin berkembang maka mereka menyediakan produk hasil olahan dari bahan organik. Demikian halnya berdasarkan penelitian atas costumer, ternyata yang lebih menentukan pemilihan makan bagi keluarga adalah anak maka dalam promosi mereka menyasar anak-anak serta menyediakan barang promosi untuk anak-anak serta menyediakan fasilitas bermain untuk anak-anak.
Bagaimana dengan dunia LSM? Ternyata di dunia LSM juga melakukan hal-hal tersebut. Sebagai pembeli layanan atas produk LSM adalah para donor. Jika dulu yang dikenal sebagai donor adalah LSM atau perusahaan konsultan asing yang menyalurkan dana dari negara mereka atau negara donor. Dalam perkembangannya, donor tidak hanya dari donor tradisional tersebut – perusahaan asing atau lokal menjadi donor juga. Demikian halnya pemerintah juga telah mengembangkan berbagai program yang menjadikan pemerintah sebagai salah satu donor alternatif. Di sisi lain, negara-negara donor akan mulai untuk bekerjasama langsung dengan lembaga lokal di Indonesia. Atas dasar hal tersebut mulai banyak LSM yang bekerja sama dengan perusahaan dan pemerintah untuk menjalankan layanan mereka dan mengembangkan kemampuan staf serta layanannya agar memenuhi kebutuhan dari donor lokal dan pemerintah tersebut. Dan karena kebijakan negara donor akan bekerjasama dengan lembaga lokal serta adanya aturan bahwa hanya organisasi lokal yang boleh menerima dana dari donor lokal (pemerintah dan perusahaan) maka tidak sedikit LSM asing membuat LSM lokal. Demikian halnya dengan semakin tingginya semangat masyarakat
dalam berderma, maka beberapa LSM sudah mengembangkan strategi fundraising dengan menerima derma langsung dari masyarakat serta merubah organisasinya menjadi ormas untuk dapat menghimpun dana dari anggota - selain untuk mengantisipasi undang-undang yayasan. Memahami costumer bagi LSM menjadi suatu hal yang penting, baik untuk bisa mendapatkan pembiayaan atas layanan yang diberikan maupun agar layanan yang diberikan diterima dengan baik oleh penerima manfaat. Dengan mengetahui karakteristik donor, maka kita bisa menjadi tahu siapa saja donor yang mempunyai alokasi dana sesuai dengan layanan yang kita miliki dan sesuai dengan wilayah kerja kita. Juga kita akan tahu berapa besar alokasi dana dari masing-masing donor untuk kegiatan tersebut serta bagaimana mekanisme untuk mendapatkan dana dari masing-masing donor itu. Demikian halnya dengan memahami karakteristik penerima manfaat akan mempermudah kita membuat layanan yang diterima oleh sebagian besar calon pemanfaat dan juga strategi untuk masuk ke masyarakat tersebut serta efektif memenuhi kebutuhan
masyarakat.
...
pemerintah
juga telah
mengembangkan
berbagai program
yang menjadikan
pemerintah
sebagai salah
Analisa Customer
Bagaimana cara menganalisa costumer? Bagi LSM menganalisa costumer penerima manfaat (masyarakat) sudah terbiasa dan bahkan sudah bisa dibilang ahlinya dengan melalui analisa sosial. Yang mungkin perlu ditekankan dalam analisa sosial tersebut adalah siapa penerima manfaat utama dari layanan organisasi kita? Siapa penerima manfaat sekunder atas layanan kita? Siapa yang menentukan keputusan dari penerimaan manfaat di tingkat individu, keluarga dan komunitas atas penggunaan layanan? Bagaimana karakteristik sosial dan ekonomi dari penerima manfaat primer, skunder dan pengambil keputusan tersebut. Untuk menganalisa costumer donor maka perlu dilakukan beberapa langkah sebagai berikut : 1. Siapa saja donor organisasi kita untuk
menjalankan program guna mencapai cita-cita organisasi?
2. Siapa saja donor lain yang membiayai layanan atau program sama dengan layanan/program organisasi kita? (kita bisa cari informasi dari web, informasi donor atau informasi dari mitra-mitra kita)
3. Berapa besar dana-dana yang tersedia di masing-masing donor tersebut dalam membiayai program sejenis dengan program kita di tahun depan?
4. Urutkan donor-donor tersebut berdasarkan urutan besar kecil ketersediaan dana membiayai program sejenis dengan program organisasi kita. Buatlah dalam kertas bundar masing-masing organisasi itu sesuai dengan urutan besar kecilnya.
5. Gambarlah dalam sebuah diagram, dimana organisasi kita berada di tengah dan kemudian:
a. Buatlah lingkaran mengelilingi kotak/ lingkaran organisasi kita
b. Letakkan donor yang telah membiayai program kita di dalam lingkaran c. Letakkan donor yang belum pernah
membiayai program kita di luar lingkaran d. Urutkan jauh dekat donor dengan organisasi
kita sesuai dengan tingkat pengetahuan kita atas karakteristik donor tersebut. Semakin kurang mengenal letaknya semakin jauh dari organisasi kita dan demikian sebaliknya.
6. Cobalah jawab pertanyaan-pertanyaan berikut ini:
a. Sejauhmana sebenarnya organisasi kita mengenal donor?
b. Donor-donor mana saja yang seharusnya masih perlu kita kenal?
c. Seberapa banyak donor yang sangat berpotensial untuk bekerjasama dengan organisasi kita?
d. Apa ancaman dan peluang untuk kita bekerjasama dengan donor-donor serta masyarakat penerima manfaat layanan kita?
Sebagai
pembeli layanan
atas produk LSM
Analisa Program
atau Layanan
Analisa Program
atau Layanan
Organisasi
Tujuan pembelajaran :
Peserta mempunyai gambaran bagaimana menganalisa program/kegiatan utama organisasi
Pokok Bahasan :
• Analisa program dan layanan
organisasi
Metode
• Kerja kelompok
• Diskusi pleno
Alat dan bahan
• kertas warna ukuran hvs,
• lem,
• kertas plano,
• gunting,
• LCD projecor
• Flipchart,
• spidol warna,
• plakban
Waktu
• 1 sesi
Peserta
mempunyai
gambaran
bagaimana
menganalisa
Proses fasilitasi
No Langkah Waktu
1 Jelaskan tujuan sesi: Peserta mengenal alat bagaimana menganalisa program/proyek/layanan LSM.
5 menit 2 Jelaskan cara melakukan analisa donor dengan
menggunakan langkah-langkah seperti di power point.
15 menit 3 Mintalah setiap kelompok membuat diagram analisa program/
proyek/layanan dan menganalisanya berdasarkan langkah-langkah di power point.
30 menit
4 Mintalah peserta untuk mempresentasikan hasilnya. 25 menit 5 Mintalah tangapan peserta apa yang susah dan apa yang
mudah dari analisa program/proyek/layanan tersebut dan bagaimana mengatasinya.
15 menit
Bahan presentasi
Layanan
kesehatan gratis
Keberlanjutan
M
anfa
at
ba
gi ma
sya
ra
ka
t
Cuci tangan
pakai sabun
Pengobatan TBC
+
+
Analisa program atau layanan organisasi
1. Identiikasi program atau layanan/proyek yang dilakukan oleh organisasi
kita pada 2 tahun terakhir ini.
2. Urutan program/proyek atau layanan tersebut berdasarkan besar-kecilnya anggaran per tahunnya.
3. Tuliskan masing-masing proyek atau program dalam lingkaran sesuai besar kecilnya.
4. Gambarlah diagram sebagaimana dalam contoh.
5. Letakkan masing-masing program ke dalam diagram dengan ketentuan sebagai berikut:
• Semakin besar manfaat bagi masyarakat dampingan maka letaknya
semakin ke atas.
• Semakin tinggi keberlanjutan atau keberlangsungan program/proyek
maka letaknya semakin ke kanan.
Langkah-langkah analisa program
Setelah selesai, jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut ini :
• Program/proyek/layanan apa yang paling bermanfaat bagi
masyarakat dan juga tinggi keberlanjutannya?
• Program mana saja yang paling bermanfaat bagi organisasi kita? • Dari program/proyek/layanan kita tersebut, mana saja yang akan
mendapat dukungan donor di masa depan?
• Dari analisa kita tersebut, apa kekuatan dan kelemahan program/
proyek/layanan organisasi untuk mencapai cita-cita organisasi?
Perusahaan dikenal karena produknya. Jika kita berbicara “Garuda” maka kesan yang akan muncul disebagian besar orang adalah layanan penerbangan pesawat. Juga ketika muncul kata “Blue bird” maka kesan yang muncul adalah taxi. Demikian halnya ketika muncul kata “Fuji” maka kesan yang muncul adalah kamera. Perusahaan-perusahaan tersebut dikenal atas produk-produknya. Dan sebenarnya perusahaan-perusahaan tersebut mempunyai berbagai produk lain selain yang paling dikenal luas oleh masyarakat tersebut.
Demikian halnya di dunia LSM, jika kita menyebut nama suatu LSM, maka kesan pertama yang muncul adalah produknya. Jika disebut nama WWF, maka kesan pertama yang akan muncul adalah perlindungan binatang. Demikian juga ketika menyebut “Green Peace” maka kesan yang muncul adalah kampanye perlindungan alam. Jika “Kehati” disebut maka kesan yang muncul adalah donor lingkungan hidup. Nah, jika nama LSM kita disebut, apakah kesan yang muncul di masyarakat?
Produk bagi perusahaan karena tanpa produk tersebut maka suatu perusahaan tidak bisa hidup. LSM juga tidak akan hidup jika produknya tidak laku. Produk di LSM adalah layanan atau program yang mereka miliki. Sebagaimana dari hasil analisa pasar, maka program atau layanan untuk memenuhi kebutuhan dari costumer, yaitu donor dan
masyarakat dampingan LSM. Karena itu program
Bahan bacaan
atau layanan yang diberikan oleh suatu LSM harus mampu memberi kepuasan kepada kedua pihak tersebut, baik donor yang membiayai program atau layanan maupun masyarakat dampingan sebagai penerima manfaat atas program atau layanan. Selain hal tersebut, program atau layanan harus memberi manfaat kepada LSM itu sendiri.
Tantangan bagi LSM semakin berkembang dimana pada dekade akhir ini, dalam perbincangan di dunia internasional tentang efektivitas bantuan pembangunan telah memotivasi banyak donor untuk mencari lebih jauh dampak (outcome dan impact)
atas kegiatan-kegiatan mereka. Lebih spesiik lagi,
LSM ditantang untuk mencapai hasil yang lebih optimal atas pendanaan mereka. Lebih lanjut lagi, masyarakat yang menjadi donatur atas kegiatan-kegiatan mereka telah meningkatkan harapan kepada proyek atau program yang mereka danai agar mempunyai dampak yang lebih
kepada kehidupan masyarakat miskin atau mereka yang terpinggirkan.
