Bab IV Penerapan Kerangka Kerja Penyelarasan Bisnis dan TI
IV.1 Tahap Penerapan Kerangka Kerja
Bab 4 menjelaskan penerapan kerangka kerja penyelarasan yang telah dikembangkan. Penerapan kerangka kerja bertujuan untuk menjelaskan tahapan dalam menerapkan kerangka kerja dalam organisasi. Sebagaimana telah dijelaskan di Bab 3, kerangka kerja terdiri dari 4 (empat) proses penyelarasan, yaitu integrasi strategi, penurunan strategi, integrasi operasional, dan evaluasi penyelarasan. Tahapan penerapan kerangka kerja melingkupi penerapan keempat proses penyelarasan tersebut beserta keterkaitannya. Tahapan utama penerapan kerangka kerja meliputi penilaian tingkat kematangan penyelarasan, evaluasi penyelarasan, dan pengembangan strategi penyelarasan (Gambar IV-1).
(1) Penilaian tingkat kematangan penyelarasan
Penilaian tingkat kematangan penyelarasan merupakan tahap penerapan kerangka kerja yang menyediakan dasar bagi proses ke-4 kerangka kerja, yaitu evaluasi penyelarasan. Metode yang digunakan dalam penilaian tingkat kematangan penyelarasan adalah metode yang diadaptasi dari Lutman. Metode Delphi 3 (tiga) putaran digunakan dalam pengumpulan data. Keluaran dari tahap ini adalah nilai/tingkat kematangan keempat proses penyelarasan beserta detil nilai kematangan ukuran keempat proses penyelarasan tersebut.
Penilaian tingkat kematangan penyelarasan (Bab IV.3) Evaluasi penyelarasan (Bab IV.4) Pengembangan strategi penyelarasan (Bab IV.5)
(2) Evaluasi penyelarasan
Tahap evaluasi penyelarasan merupakan penerapan proses ke-4 dari kerangka kerja. Evaluasi penyelarasan difokuskan pada identifikasi dan analisis kelemahan penyelarasan bisnis dan TI di organisasi. Nilai/tingkat kematangan penyelarasan yang dihasilkan dari tahap sebelumnya menjadi dasar dalam identifikasi dan analisis kelemahan proses-proses penyelarasan. Kelemahan-kelemahan tersebut dikelompokkan kedalam beberapa kelompok prioritas perbaikan. Daftar prioritas perbaikan merupakan dasar untuk mengembangkan strategi perbaikan penyelarasan.
(3) Pengembangan strategi penyelarasan
Tahap pengembangan strategi penyelarasan merupakan tindak lanjut terhadap hasil evaluasi. Tahap ini difokuskan pada pengembangan tindakan-tindakan mendasar dalam memperbaiki penyelarasan pada 4 (empat) proses dalam kerangka kerja penyelarasan. Daftar prioritas perbaikan yang telah dirumuskan pada tahap sebelumnya dijadikan acuan dalam merumuskan strategi-strategi perbaikan penyelarasan.
IV.2 Objek Studi Kasus
Penerapan kerangka kerja penyelarasan dilakukan melalui studi kasus di Universitas Islam Bandung (Unisba). Latar belakang pemilihan institusi pendidikan tinggi sebagai objek studi kasus adalah peningkatan intensitas penerapan TI dalam penyelenggaraan pendidikan tinggi. Peran institusi pendidikan tinggi sebagai pusat pengembangan pengetahuan semakin membutuhkan peran TI dalam pengelolaan pengetahuannya. Unisba sebagai penyelenggara pendidikan tinggi tidak terlepas dari kebutuhan tersebut. Hal ini dibuktikan Unisba melalui pengembangkan sistem informasi pendidikan secara intensif sebagai bagian dari Program Hibah Kompetetisi Institusi (PHKI) DIKTI mulai tahun 2008. Peningkatan intensitas TI di Unisba menimbulkan kebutuhan akan tata kelola TI agar peran dan pemanfaatan TI dapat memberikan nilai kepada institusi secara optimal. Sebagai faktor utama dalam tata kelola TI, maka penyelarasan TI di Unisba seharusnya mulai diperhatikan.
IV.3 Penilaian Tingkat Kematangan Penyelarasan
IV.3.1 Metode Delphi dalam Penilaian
Penilaian tingkat kematangan penyelarasan TI menggunakan ukuran-ukuran dari keempat proses penyelarasan dalam kerangka kerja. Ukuran-ukuran penyelarasan yang dimaksud terdiri dari 6 kriteria, yaitu komunikasi, kompetensi/pengukuran nilai, tata kelola, kemitraan, lingkup dan arsitektur TI dan sumber daya manusia. Setiap kriteria direpresentasikan oleh beberapa atribut dengan jumlah keseluruhan adalah 37 atribut untuk keenam kriteria (Lampiran A).
Bagian penting dari penilaian adalah dilakukannya penilaian dari tim yang terdiri dari pengelola bisnis dan pengelola TI. Konvergensi dari konsensus tingkat kematangan dan diskusi yang terjadi sangat bernilai dalam memahami masalah dan kesempatan yang perlu ditindaklanjuti untuk meningkatkan penyelarasan bisnis dan TI.
Penilaian kematangan penyelarasan TI menggunakan metode Delphi. Pemilihan metode ini terkait dengan dengan karakteristiknya, yaitu sebuah metode untuk menstrukturkan proses komunikasi dalam grup sehingga efektif bagi individu dalam kesatuan grup untuk menyelesaikan permasalahan yang kompleks dan lintas disiplin. Selain itu, metode Delphi menyediakan umpan balik secara berulang yang memungkinkan responden merevisi jawaban sehingga akan meningkatkan tingkat kesepekatan/konsensus di antara responden dalam grup.
IV.3.2 Pengumpulan Data
Sebuah grup responden dibentuk dari 4 (empat) orang yang terdiri dari dua ahli pengelolaan bisnis/instistusi dan dua ahli pengelolaan TI Unisba, yaitu :
(1) Kepala Badan Penjaminan Mutu (BPM) Unisba (2) Koordinator Penyempurnaan Tata Kelola Unisba (3) Kepala Pusat Pengolahan Data (Puslahta) Unisba
Pengumpulan data dilakukan melalui pengisian kuesioner oleh responden dan didukung dengan wawancara terhadap mereka untuk mendapatkan alasan penilaian. Kuesioner yang digunakan terdiri dari 2 (dua) jenis, yaitu kuesioner A dan kuesioner B.
(1) Kuesioner A (Lampiran B) berisi daftar kriteria dan atribut penyelarasan yang harus divalidasi oleh responden untuk mendapatkan ukuran penyelarasan yang sesuai bagi objek yang dinilai.
(2) Kuesioner B (Lampiran C) berisi daftar pertanyaan untuk setiap atribut dan menyediakan pilihan jawaban untuk setiap pertanyaan dalam bentuk pernyataan bertingkat dengan ranah a sampai dengan e yang bersesuaian dengan tingkat kematangan 1 sampai dengan 5.
Pengisian kuesioner oleh setiap responden dilakukan secara terpisah (berbeda waktu dan tempat). Responden mengisi kuesioner dalam 3 (tiga) putaran.
(1) Putaran pertama, responden diminta untuk memberikan umpan balik terhadap daftar kriteria dan atribut penyelarasan TI yang telah didefinisikan dari studi literatur dengan mengisi kuesioner A. Responden diberikan kesempatan untuk menilai kesesuaian kriteria dan atribut tersebut jika diterapkan di Unisba, dan untuk memberikan komentar lainnya terkait dengan kriteria atau atribut tersebut. Fokus dari putaran pertama adalah untuk validasi daftar kriteria dan atribut sebagai ukuran-ukuran penyelarasan TI di Unisba.
(2) Putaran kedua, responden diminta untuk menilai tingkat kematangan penyelarasan untuk setiap atribut penyelarasan pada ranah nilai atau tingkat 1 sampai dengan 5 dengan mengisi kuesioner B. Tujuan dari putaran kedua adalah mendapatkan kesepakatan awal pada tingkat kematangan penyelarasan. Hasil penilaian pada putaran kedua adalah berupa rata-rata nilai kematangan untuk setiap atribut dan kriteria, nilai kematangan proses-proses penyelarasan, nilai kematangan penyelarasan secara keseluruhan, dan Tingkat Kesepakatan dari putaran kedua. Hasil tersebut diberitahukan kepada responden sebagai acuan bagi mereka untuk merevisi penilaian pada putaran ketiga.
(3) Putaran ketiga, responden diminta untuk mengevaluasi nilai atau tingkat penyelarasan yang dihasilkan pada putaran kedua dan diberikan kesempatan untuk merevisi penilaiannya dengan mengisi kuesioner B sekali lagi. Tujuan utama dari putaran ketiga adalah mendapatkan tingkat kesepakatan/konsensus yang lebih besar dari grup responden. Hasil penilaian pada putaran ketiga merupakan revisi dari hasil penilaian pada putaran kedua dengan Tingkat Kesepakatan yang lebih besar dari putaran kedua. Tingkat Kesepakatan ini menunjukkan derajat kepercayaan terhadap hasil penilaian.
IV.3.3 Pengolahan Data
Pengolahan data dilakukan melalui 3 (tiga) tahap sebagai tindak lanjut dari setiap putaran dalam pengumpulan data.
(1) Tahap pertama, setiap atribut dan kriteria yang telah divalidasi dan dikomentari oleh responden dalam kuesioner A disusun dan dirumuskan kembali. Kriteria dan atribut yang dinilai sesuai oleh sebagian besar responden ditetapkan sebagai ukuran penyelarasan yang valid. Sedangkan kriteria dan atribut yang dinilai tidak sesuai oleh sebagian besar responden akan dekeluarkan dari daftar ukuran yang valid. Setiap ukuran (atribut) yang valid dijadikan sebagai kata kunci dari setiap pertanyaan dalam kusioner B.
(2) Tahap kedua, data yang dihasilkan dari kuesioner B pada putaran kedua diolah untuk mendapatkan nilai kematangan setiap atribut, nilai kematangan setiap proses penyelarasan, nilai kematangan penyelarasan secara menyeluruh, dan Tingkat Kesepakatan untuk putaran pertama. Nilai kematangan atribut dihitung dengan merata-ratakan semua nilai yang diberikan oleh responden terhadap atribut tersebut. Nilai kematangan proses penyelarasan dihitung dengan merata-ratakan nilai kematangan semua atribut yang menjadi ukuran proses tersebut. Nilai kematangan penyelarasan dihitung dengan merata-ratakan nilai kematangan semua atribut. Nilai kematangan penyelarasan tidak dihitung dengan
merata-ratakan nilai kematangan semua proses penyelarasan, karena terdapat beberapa atribut yang dipakai bersama sebagai ukuran kinerja beberapa proses penyelarasan yang berbeda. Tingkat kesepakatan dihitung berdasarkan Rumus Tingkat Kesepakatan (Gambar II-10). Interpretasi terhadap tingkat kesepakatan mengacu kepada ketentuan ranah tingkat kesepakatan minimum dan maksimum (Gambar II-11). Hasil pengolahan data pada putaran kedua dipublikasikan kepada responden untuk dijadikan dasar bagi responden dalam menjawab setiap pertanyaan dalam kuesioner B di putaran ketiga. Hasil pengolahan data yang dipublikasikan tersebut terutama adalah nilai kematangan setiap atribut, karena setiap atribut tersebut bersesuaian dengan satu pertanyaan dalam kuesioner B.
(3) Tahap ketiga, data yang dihasilkan dari kuesioner B pada putaran ketiga diolah seperti pengolahan tahap kedua. Hasil pengolahan tahap ketiga dianalisis dan diambil beberapa kesimpulan terutama terhadap nilai akhir kematangan penyelarasan dan tingkat kesepakatan yang dicapai.
IV.3.4 Hasil Penilaian dan Analisis
Data dan hasil pengolahan data tahap pertama, tahap kedua, dan tahap ketiga ditunjukkan masing-masing secara lengkap dalam lampiran (Lampiran D, Lampiran E, Lampiran F). Hasil pengolahan data penilaian tingkat kematangan penyelarasan TI di Unisba meliputi nilai kematangan atribut penyelarasan, nilai kematangan kriteria penyelarasan, nilai kematangan proses-proses penyelarasan, nilai kematangan penyelarasan dan tingkat kesepakatan
(1) Nilai kematangan atribut penyelarasan
Ringkasan hasil pengolahan data untuk hasil validasi atribut dan nilai kematangan atribut ditunjukkan dalam Tabel IV-1. Hasil putaran pertama, seluruh atribut yang dikonfirmasikan kepada responden dalam kuesioner A dinyatakan sesuai semua. Seluruh responden berpendapat bahwa kriteria dan atribut penyelarasan yang ditanyakan adalah sesuai dan dapat digunakan untuk menilai tingkat kematangan penyelarasan TI di Unisba.
Tabel IV-1 Validasi atribut dan nilai kematangan atribut
No. Atribut Putaran
ke-1
Putaran ke-2
Putaran ke-3 1 Pemahaman bisnis oleh TI Sesuai 3.0 3.0 2 Pemahaman TI oleh bisnis Sesuai 2.5 2.8 3 Pembelajaran organisasi Sesuai 2.0 2.5 4 Tipe dan kemudahan akses/komunikasi Sesuai 2.5 2.5 5 Penyebaran pengetahuan Sesuai 1.8 2.0 6 Keluasan/efektifitas hubungan Sesuai 1.5 1.5
7 Ukuran kinerja TI Sesuai 1.3 1.3
8 Ukuran kinerja bisnis Sesuai 1.5 1.5
9 Ukuran berimbang Sesuai 1.5 1.5
10 Kesepakatan Tinglat Layanan (SLA) Sesuai 1.5 1.3
11 Benchmarking Sesuai 2.3 2.3
12 Penilaian/kaji ulang secara formal Sesuai 1.5 2.0 13 Perbaikan berkesinambungan Sesuai 2.3 2.3 14 Perencanaan strategi bisnis Sesuai 3.0 2.8 15 Perencanaan strategi TI Sesuai 2.0 2.3 16 Struktur pelaporan/organisasi Sesuai 2.8 2.3 17 Pengendalian anggaran Sesuai 2.8 2.3 18 Pengelolaan investasi TI Sesuai 2.3 2.3
19 Steering Commitee Sesuai 1.8 2.0
20 Proses prioritas Sesuai 1.8 2.0
21 Persepsi bisnis terhadap nilai TI Sesuai 1.5 1.8 22 Peran TI dalam perencanaan strategi bisnis Sesuai 1.8 1.8 23 Pencapaian, Risiko, penghargaan/sanksi Sesuai 2.0 1.8 24 Pengelolaan program TI Sesuai 1.8 1.8 25 Tipe hubungan/kepercayaan Sesuai 2.0 2.3
26 Dukungan bisnis Sesuai 2.8 2.8
27 Tradisional, pendukung/pemicu, eksternal Sesuai 1.5 1.5 28 Pendefinisian standar Sesuai 1.5 1.8 29 Integrasi arsitektur Sesuai 1.8 1.5 30 Transparansi arsitektur, fleksibilitas Sesuai 2.0 2.0 31 Inovasi, enterpreneurship Sesuai 1.8 2.0
32 Letak kepercayaan Sesuai 1.0 1.0
33 Gaya manajemen Sesuai 1.3 1.0
34 Kesiapan berubah Sesuai 2.5 2.5
35 Pertukaran karir Sesuai 1.3 1.5
36 Pendidikan, pelatihan lintas bidang Sesuai 2.5 2.8 37 Sosial, politik, lingkungan Sesuai 1.8 2.3
Hasil putaran kedua, nilai kematangan atribut bervariasi antara 1 sampai dengan 3, yaitu : 20 atribut mempunyai nilai kurang dari 2, 15 atribut antara nilai 2 dan 3, dan 2 atribut yang mempunyai nilai 3 atau lebih. Dua
atribut yang mempunyai nilai kematangan 3 atau lebih adalah pemahaman bisnis oleh TI (1) dan perencanaan strategi bisnis (14).
Hasil putaran ketiga, nilai kematangan atribut secara bervariasi antara 1 sampai dengan 3, yaitu : 15 atribut mempunyai nilai kurang dari 2, 21 atribut antara nilai 2 dan 3, dan 1 atribut yang mempunyai nilai 3. Nilai kematangan beberapa atribut mengalami peningkatan ke tingkat 2 setelah adanya konfirmasi hasil putaran kedua. Atribut yang konsisten mempunyai nilai kematangan 3 adalah pemahaman institusi oleh TI. Nilai kematangan ini didukung oleh kenyataan bahwa Puslahta sebagai fungsi TI di Unisba telah berperan cukup lama dalam mendukung penyelenggaraan pendidikan di Unisba. Peran tersebut terutama terletak pada Kepala Puslahta yang telah membangun dan memelihara sistem informasi akademik sejak awal pendirian Puslahta sampai sekarang.
Beberapa atribut lainnya yang mendekati tingkat kematangan 3 adalah pemahaman TI oleh institusi, perencanaan strategi institusi, dukungan institusi, dan diklat lintas bidang. Nilai kematangan atribut-atribut tersebut didukung oleh kenyataan bahwa Unisba sedang menjalankan PHKI termasuk dalam bidang perbaikan dan pengembangan sistem informasi pendidikan. Pelaksanaan program ini membutuhkan komitmen dan keterlibatan langsung para pimpinan institusi. Oleh karena itu, para pimpinan institusi mulai memahami dan medukung pengembangan peran TI di Unisba.
(2) Nilai kematangan kriteria penyelarasan
Ringkasan hasil pengolahan data untuk nilai kematangan kriteria penyelarasan pada dasarnya merupakan agregat dari nilai kematangan atribut-atribut (ditunjukkan dalam Tabel IV-2). Hasil putaran kedua, nilai kematangan kriteria penyelarasan dibawah nilai 3 semua. Kriteria yang mempunyai nilai dibawah 2 adalah kompetensi/pengukuran nilai, cakupan dan arsitektur TI, dan SDM. Sedangkan, kriteria yang mempunyai nilai antara 2 dan 3 adalah komunikasi, tata kelola, dan kemitraan. Hasil
putaran ketiga, nilai kematangan kriteria penyelarasan dibawah nilai 3 semua. Variasi kategori hasil putaran ketiga yang sama dengan hasil putaran kedua.
Tabel IV-2 Nilai kematangan kriteria penyelarasan
Kriteria Penyelaraan Putaran
ke-1 Putaran ke-2 Putaran ke-3 Komunikasi - 2.2 2.4 Kompetensi/pengukuran nilai - 1.7 1.7 Tata kelola - 2.3 2.3 Kemitraan - 2.0 2.0
Cakupan dan Arsitektur TI - 1.7 1.7
Sumber Daya Manusia - 1.7 1.9
Hasil kematangan kriteria-kriteria penyelerasan di atas didukung oleh kenyataan bahwa Unisba masih menghadapi permasalahan umum SDM, arsitektur sistem dan teknologi informasi yang belum terintegrasi, serta belum adanya mekanisme formal dan standar dalam pengukuran pemanfaatan TI. Sedangkan kedekatan dan sistem kekeluargaan yang sangat kental di Unisba mendukung kematangan yang lebih baik dalam komunikasi, tata kelola, dan kemitraan.
(3) Nilai kematangan proses-proses penyelarasan
Ringkasan hasil pengolahan data untuk nilai kematangan proses-proses penyelarasan ditunjukkan dalam Tabel IV-3. Tabel tersebut merupakan agregat dari nilai kematangan proses, kriteria dan atribut penyelarasan yang nilai akhirnya secara lengkap ditunjukkan dalam Tabel IV-4 dan Tabel IV-5. Hasil putaran kedua, nilai kematangan proses-proses penyelarasan di bawah nilai 3 semua. Proses yang mempunyai nilai dibawah 2 adalah integrasi operasional dan evaluasi penyelarasan. Sedangkan, proses yang mempunyai nilai antara 2 dan 3 adalah integrasi strategi dan penurunan strategi. Hasil putaran ketiga, nilai kematangan proses-proses penyelarasan dibawah nilai 3 semua. Variasi kategori hasil putaran ketiga yang sama dengan hasil putaran kedua.
Tabel IV-3 Nilai kematangan proses-proses penyelarasan
Proses Penyelaraan Putaran
ke-1 Putaran ke-2 Putaran ke-3 Integrasi strategi - 2.3 2.3 Penurunan strategi - 2.2 2.3 Integrasi operasional - 1.8 1.8 Evaluasi penyelarasan - 1.7 1.7
Kinerja proses integrasi strategi dan penurunan strategi sangat terkait dengan komunikasi vertikal dan horisontal, serta proses-proses tata kelola di level strategis. Nilai kematangan proses integrasi strategi dan penurunan strategi telah diindikasikan dengan nilai kematangan komunikasi, tata kelola, dan kemitraan yang berada pada tingkat 2. Kinerja kedua proses tersebut masih berada pada tingkat kematangan 2 sehingga menjadi wilayah potensial untuk ditingkatkan.
Kinerja proses integrasi operasional dan evaluasi penyelarasan masih berada pada tingkat kematangan di bawah 2. Nilai kematangan kedua proses ini diindikasikan dengan nilai kematangan kriteria kompetensi/pengukuran nilai, cakupan dan arsitektur TI, dan SDM yang berada pada tingkat dibawah 2. Oleh karena itu, kinerja proses integrasi operasional dan evaluasi penyelarasan menjadi wilayah potensial dan prioritas untuk diperbaiki. Nilai akhir kematangan proses-proses penyelarasan beserta kriteria dan atributnya didapatkan berdasarkan hasil penilaian pada putaran ketiga sebagaimana ditunjukkan dalam Tabel IV-4 dan Tabel IV-5.
Tabel IV-4 Kematangan proses, kriteria dan atribut penyelarasan
Proses Kriteria No. Atribut Nilai
Akhir Integrasi Strategi (2.3) Komunikasi (2.4)
1 Pemahaman bisnis oleh TI 3.0 2 Pemahaman TI oleh bisnis 2.8 3 Pembelajaran organisasi 2.5 4 Tipe dan kemudahan akses/komunikasi 2.5 5 Penyebaran pengetahuan 2.0 6 Keluasan/efektifitas hubungan 1.5
Tabel IV-5 Kematangan proses, kriteria dan atribut penyelarasan (lanjutan)
Proses Kriteria No. Atribut Nilai
Akhir Integrasi Strategi (2.3) Tata kelola (2.3)
14 Perencanaan strategi bisnis 2.8 15 Perencanaan strategi TI 2.3 16 Struktur pelaporan/organisasi 2.3 17 Pengendalian anggaran 2.3 18 Pengelolaan investasi TI 2.3 19 Steering Commitee 2.0 20 Proses prioritas 2.0 Penurunan Strategi (2.3) Komunikasi (2.1) 3 Pembelajaran organisasi 2.5 4 Tipe dan kemudahan akses/komunikasi 2.5 5 Penyebaran pengetahuan 2.0 6 Keluasan/efektifitas hubungan 1.5 Tata kelola
(2.4)
14 Perencanaan strategi bisnis 2.8 15 Perencanaan strategi TI 2.3 16 Struktur pelaporan/organisasi 2.3 Integrasi Operasional (1.8) Kompetensi/ pengukuran nilai (1.7) 7 Ukuran kinerja TI 1.3
8 Ukuran kinerja bisnis 1.5
9 Ukuran berimbang 1.5
10 Kesepakatan Tinglat Layanan (SLA) 1.3
11 Benchmarking 2.3
12 Penilaian/kaji ulang secara formal 2.0 13 Perbaikan berkesinambungan 2.3 Kemitraan
(2.0)
21 Persepsi bisnis terhadap nilai TI 1.8 22 Peran TI dalam perencanaan strategi bisnis 1.8 23 Pencapaian, Risiko, penghargaan/sanksi 1.8 24 Pengelolaan program TI 1.8 25 Tipe hubungan/kepercayaan 2.3 26 Dukungan bisnis 2.8 Cakupan dan arsitektur TI (1.7)
27 Tradisional, pendukung/pemicu, eksternal 1.5 28 Pendefinisian standar 1.8 29 Integrasi arsitektur 1.5 30 Transparansi arsitektur, fleksibilitas 2.0 Sumber Daya Manusia (1.9) 31 Inovasi, enterpreneurship 2.0 32 Letak kepercayaan 1.0 33 Gaya manajemen 1.0 34 Kesiapan berubah 2.5 35 Pertukaran karir 1.5
36 Pendidikan, pelatihan lintas bidang 2.8 37 Sosial, politik, lingkungan 2.3 Evaluasi Penyelarasan (1.7) Kompetensi/ pengukuran nilai (1.7) 7 Ukuran kinerja TI 1.3
8 Ukuran kinerja bisnis 1.5
9 Ukuran berimbang 1.5
10 Kesepakatan Tinglat Layanan (SLA) 1.3
11 Benchmarking 2.3
12 Penilaian/kaji ulang secara formal 2.0 13 Perbaikan berkesinambungan 2.3
(4) Nilai kematangan penyelarasan dan tingkat kesepakatan
Ringkasan hasil pengolahan data untuk nilai kematangan penyelarasan TI secara keseluruhan di Unisba merupakan agregat dari nilai kematangan keempat proses penyelarasan (ditunjukkan dalam Tabel IV-6). Hasil putaran kedua, nilai kematangan penyelarasan TI di Unisba adalah 1,9 dengan tingkat kesepakatan 0,67. Hasil putaran ketiga, nilai kematangan penyelarasan TI di Unisba adalah 2,0 dengan tingkat kesepakatan 0,73.
Tabel IV-6 Nilai kematangan penyelarasan dan Tingkat Kesepakatan Putaran ke-1 Putaran ke-2 Putaran ke-3
Nilai kematangan penyelarasan - 1.9 2.0
Tingkat Kesepakatan (ranah 0 s.d. 1) - 0.67 0.73
Hasil penilaian di atas didukung oleh konvergensi kesepakatan grup responden di putaran ketiga dalam menilai tingkat kematangan penyelarasan TI di Unisba. Peningkatan tingkat kesepekatan ini menjadi kelebihan penggunaan Metode Delphi dalam penilaian penyelarasan TI.
Tingkat kesepakatan pada putaran ketiga mendekati tingkat kesepakatan maksimum (tingkat kesepakatan minimum = 0, tingkat kesepakatan maksimum = 1). Jika ranah tingkat kesepakatan dipilah menjadi 3 bagian (rendah, cukup, dan tinggi), maka tingkat kesepakatan antar responden dalam grup dikategorikan tinggi (Gambar IV-2). Tingkat kesepakatan ini menjadi derajat kepercayaan dalam penilaian tingkat kematangan penyelarasan TI di Unisba. 0 Tidak ada kesepakatan 1 Kesepakatan penuh 0,33 0,67 0,73 Unisba
Rendah Cukup Tinggi
(5) Interpretasi tingkat kematangan penyelarasan TI di Unisba
Berdasarkan hasil penilaian putaran ketiga, maka tingkat kematangan penyelarasan di Unisba adalah pada tingkat 2. Jika mengacu pada standar kematangan penyelarasan Luftman, maka kematangan penyelarasan TI Unisba berada pada tingkat committed process. Secara umum, tingkat kematangan tersebut menunjukkan adanya komitmen dari Unisba untuk memulai penyelarasan antara bisnis dan TI. Unisba juga mulai memahami dan mengakui manfaat TI dalam menjalankan berbagai kegiatan institusi. Hal tersebut mengindikasikan adanya proses-proses penyelarasan di beberapa unit/fungsi, walaupun prosesnya belum diintegrasikan di tingkat institusi.
Selanjutnya, pada tingkat ini kinerja proses-proses penyelarasan secara umum adalah sebagai berikut :
(a) Proses integrasi strategi bekerja pada tingkat komunikasi horizontal atau pemahaman antara institusi dan dan fungsi TI yang masih terbatas, serta tata kelola yang bersifat taktik di tingkat unit. (b) Proses penurunan strategi bekerja pada tingkat komunikasi vertikal
antar tingkatan pengelola baik institusi atau pun fungsi TI yang masih terbatas, serta tata kelola yang bersifat taktik di tingkat unit. (c) Proses integrasi operasional bekerja pada tingkat
kompetensi/pengukuran nilai yang berfokus pada efisiensi biaya di tingkat fungsi, kemitraan mulai memandang TI sebagai asset dan enabler proses, cakupan dan arsitektur TI bersifat transaksional, serta kemapuan SDM yang berbeda di setiap fungsi/unit.
(d) Peroses evaluasi penyelarasan bekerja pada tingkat kompetensi/pengukuran nilai yang berfokus pada efisiensi biaya TI di tingkat fungsi/unit.
IV.4 Evaluasi Penyelarasan
Tindak lanjut hasil dan analisis tingkat kematangan penyelarasan adalah evaluasi penyelarasan yang bertujuan untuk identifikasi kelemahan dan menentukan prioritas perbaikan. Berdasar kerangka kerja penyelarasan, proses evaluasi penyelarasan memberikan penjelasan dan konsekwensi pada keempat proses penyelarasan. Hasil penilaian penyelarasan menunjukkan kinerja dari setiap proses penyelarasan dalam bentuk nilai kematangan sebagaimana telah ditunjukkan dalam Tabel IV-3.
Berdasarkan analisis sebelumnya maka hasil evaluasi keselarasan dapat dibagi dalam 2 (dua) prioritas perbaikan. Prioritas ke-1 adalah proses penyelarasan beserta atribut-atributnya yang mempunyai nilai kematangan di bawah 2. Prioritas ke-2 adalah proses penyelarasan beserta atribut-atributnya yang mempunyai nilai kematangan antara 2 dan 3. Atribut yang mempunyai nilai kematangan 3 atau diatasnya tidak diprioritaskan untuk diberikan tindakan perbaikan, tetapi cukup dipertahankan saja sambil menunggu peningkatan tingkat kematangan atribut-atribut yang mempunyai nilai kematangan dibawahnya. Prioritas perbaikan ditunjukkan dalam Tabel IV-7.
Prioritas pertama perbaikan penyelarasan terkonesntrasi pada proses integrasi operasional dan evaluasi penyelarasan. Hal ini menunjukkan bahwa kinerja kedua proses tersebut relatif lebih lemah terhadap kedua proses penyelarasan lainnya. Evaluasi penyelarasan di Unisba secara umum adalah sebagai berikut :
(1) Kelemahan utama dari proses integrasi strategi terletak pada atribut keluasan/efektivitas hubungan horisontal.
(2) Kelemahan utama dari penurunan strategi terletak pada atribut keluasan/efektivitas hubungan vertikal.
(3) Kelemahan utama dari proses integrasi operasional terletak pada beberapa atribut yang tersebar di dalam kriteria kompetensi/pengukuran nilai, kemitraan, cakupan dan arsitektur TI, dan sumber daya manusia.
(4) Kelemahan utama dari proses evaluasi penyelarasan terletak pada beberapa atribut dalam kriteria kompetensi/pengukuran nilai.
Tabel IV-7 Prioritas perbaikan penyelarasan TI Unisba Proses
Penyelaraan
Prioritas ke-1 Prioritas ke-2 Integrasi
strategi
Keluasan/efektifitas hubungan
Pemahaman TI oleh institusi Pembelajaran organisasi Tipe dan kemudahan akses/komunikasi Penyebaran pengetahuan Perencanaan strategi bisnis Perencanaan strategi TI Struktur pelaporan/organisasi Pengendalian anggaran Pengelolaan investasi TI Steering committee Proses prioritas Penurunan strategi Keluasan/efektifitas hubungan Pembelajaran organisasi Tipe dan kemudahan akses/komunikasi
Peneyebaran pengetahuan Perencanaan strategi bisnis Perencanaan strategi TI Struktur pelaporan/organisasi Integrasi
operasional
Ukuran kinerja TI
Ukuran kinerja institusi Ukuran berimbang
Persepsi institusi terhadap nilai TI Peran TI dalam perencanaan strategi institusi Pencapaian, Risiko, penghargaan/sanksi Pengelolaan program TI Tradisional, pendukung/pemicu, eksternal Pendefinisian standar Integrasi arsitektur Letak kepercayaan Gaya manajemen Pertukaran karir Pembelajaran organisasi Benchmarking
Penilaian/kaji ulang secara formal Perbaikan berkesinambungan Tipe hubungan/kepercayaan Dukungan bisnis Transparansi arsitektur, fleksibilitas Inovasi, entrepreneurship Kesiapan berubah
Pendidikan, pelatihan lintas wilayah
Sosial, politik, lingkungan
Evaluasi penyelarasan
Ukuran kinerja TI
Ukuran kinerja institusi Ukuran berimbang
Pembelajaran organisasi Benchmarking
Penilaian/kaji ulang secara formal Perbaikan berkesinambungan
IV.5 Strategi Penyelarasan
Bagian yang paling penting dari penilaian dan evaluasi penyelarasan adalah pembuatan rekomendasi untuk menindaklanjuti kelemahan-kelemahan yang ada. Kelemahan-kelemahan penyelarasan di Unisba yang telah dirumuskan dalam pembahasan sebelumnya memerlukan strategi-strategi perbaikan yang diharapkan dapat bekerja secara mendasar dalam meningkatkan tingkat kematangan penyelarasan bisnis dan TI di organisasi tersebut. Hasil evaluasi akan menjadi dasar dalam mengembangkan strategi-strategi untuk memperbaiki dan meningkatkan kinerja keempat proses penyelarasan dengan mempertimbangkan prioritas perbaikan dan kelemahan-kelemahan utama setiap proses.
Pengembangan strategi penyelarasan mengacu kepada prioritas perbaikan untuk keempat proses penyelarasan. Strategi perbaikan penyelarasan dikelompokkan kedalam 2 (dua) kelompok, yaitu strategi perbaikan dan strategi peningkatan. Strategi perbaikan adalah usaha-usaha mendasar untuk memperbaiki kelemahan-kelemahan penyelarasan pada prioritas ke-1 supaya setara terlebih dahulu dengan prioritas ke-2. Sedangkan strategi peningkatan adalah usaha-usaha mendasar selanjutnya untuk meningkatkan nilai kematangan penyelarasan secara seimbang.
Strategi peningkatan penyelarasan dikembangkan dengan target kematangan penyelarasan pada tingkat 3. Strategi perbaikan direkomendasikan untuk dijalankan terlebih dahulu dan kemudian dilanjutkan dengan strategi peningkatan. Hal ini disebabkan karena kelemahan-kelemahan pada prioritas ke-1 harus terlebih dahulu ditingkatkan menjadi setara pada tingkat kematangan 2. Kemudian, strategi peningkatan diharapkan dapat meningkatkan kematangan penyelarasan secara seimbang dari tingkat 2 menjadi tingkat 3. Strategi perbaikan dan peningkatan penyelarasan di Unisba meliputi keempat proses penyelarasan sebagaimana ditunjukkan Gambar IV-3.
(1) Strategi perbaikan dan peningkatan proses integrasi strategi
Pada tahap awal, strategi perbaikan proses integrasi strategi adalah melalui peningkatan keluasan/efektivitas hubungan horisontal. Strategi ini dilakukan melalui peningkatan media dan prosedur dalam berinteraksi
antara pengelola institusi dengan fungsi TI. Unisba diharapkan mulai menggunakan media-media elektronik dalam berinterkasi seperti telepon, e-mail, sms. Selain itu, prosedur dan media interaksi diharapkan sudah dibakukan, seperti melalui rapat rutin dan media/fasilitas elektronik yang sudah disediakan oleh institusi. Bahkan, Unisba diharapkan membakukan prosedur dalam berinteraksi seluruh staf dan dengan rekanan-rekanan diluar institusi dengan media interkasi yang sudah dibakukan. Tahap selanjutnya, strategi peningkatan yang dijalankan adalah peningkatan komunikasi horisontal secara menyeluruh antara pengelola institusi dengan pengelola fungsi TI dan Unisba diharapkan sudah mulai menerapkan tata kelola TI.
Perbaikan keluasan/ efektifitas hubungan horisontal Perbaikan keluasan/efektif itas hubungan vertikal Perbaikan kompetensi/pengukur an nilai, kemitraan, cakupan dan arsitektur TI, dan SDM pada hal-hal yang diprioritaskan Perbaikan kompetensi/pen gukuran nilai pada hal-hal yang diprioritaskan Peningkatan komunikasi horisontal antara institusi dan fungsi TI dan penerapan Tata Kelola TI Peningkatan komunikasi vertikal di antara tingkatan manajemen dan penerapan Tata Kelola TI Peningkatan kompetensi/pengukur an nilai, kemitraan, cakupan dan arsitektur TI, dan SDM Peningkatan kompetensi/pen gukuran nilai Tingkat Kematangan 3 Tingkat Kematangan 2 Unisba sekarang Integrasi Strategi Penurunan Strategi Integrasi Operasional Evaluasi Penyelarasan
(2) Strategi perbaikan dan peningkatan proses penurunan strategi
Pada tahap awal, strategi perbaikan proses penurunan strategi adalah melalui peningkatan keluasan/efektivitas hubungan vertikal. Strategi ini dilakukan melalui peningkatan media dan prosedur dalam berinteraksi di antara tingkatan manajemen. Usaha-usaha peningkatan keluasan/ efektivitas hubungan pada arah vertikal sama halnya dengan arah horisontal, yaitu penekanan pada pembakuan media dan prosedur. Tahap selanjutnya, strategi peningkatan yang dijalankan adalah peningkatan komunikasi vertikal secara menyeluruh di antara tingkatan manajemen mulai dari pimpinan/pengelola sampai dengan operasional, dan Unisba diharapkan sudah mulai menerapkan tata kelola TI.
(3) Strategi perbaikan dan peningkatan proses integrasi operasional
Strategi perbaikan dan peningkatan proses integrasi operasional adalah melalui peningkatan kompetensi/pengukuran nilai, kemitraan, cakupan dan arsitektur TI, dan Sumber Daya Manusia. Adapun hal-hal yang menjadi prioritas dalam usaha-usaha perbaikan di tahap awal adalah :
(a) Peningkatan pada penggunaan ukuran kinerja TI, ukuran kinerja institusi, dan ukuran berimbang.
(b) Peningkatan persepsi institusi terhadap nilai TI, peran TI dalam perencanaan strategi institusi, aspek pencapaian, risiko dan penghargaan/sanksi, pengelolaan program TI, dan kemampuan sistem informasi utama yang ada.
(c) Peningkatan dalam pendefinisian standar dan integrasi arsitektur. (d) Peningkatan letak kepercayaan, gaya manajemen, pertukaran karir. (4) Strategi perbaikan dan peningkatan proses evaluasi penyelarasan
Strategi perbaikan dan peningkatan proses evaluasi penyelarasan adalah khusus melalui peningkatan kompetensi/pengukuran nilai. Prioritas usaha-usaha perbaikan di tahap awal adalah adalah peningkatan dalam penggunaan ukuran kinerja TI, ukuran kinerja institusi, dan ukuran berimbang. Sedangkan di tahap selanjutnya adalah peningkatan secara seimbang dengan hal lainnya, yaitu pembelajaran organisasi, benchmarking, penilaian/kaji ulang secara formal, dan perbaikan berkesinambungan.
IV.6 Ringkasan Hasil Penerapan Kerangka Kerja
Penerapan kerangka kerja meliputi tahapan tiga utama, yaitu penilaian tingkat kematangan penyelarasan, evaluasi penyelarasan, dan pengembangan strategi penyelarasan. Tahapan penerapan kerangka kerja menghasilkan keluaran berupa nilai/tingkat kematangan penyelarasan, prioritas perbaikan, dan strategi penyelarasan bagi organisasi. Ketiga tahapan penerapan merupakan tahapan utama yang dapat dijalankan di setiap organisasi. Namun demikian, alat/metode yang digunakan di setiap tahapan dapat disesuaikan.
Berdasarkan studi kasus di Unisba, kerangka kerja terbukti menyediakan tahapan dan struktur proses yang jelas dalam penyelarasan bisnis dan TI. Penerapan kerangka kerja di Unisba menghasilkan nilai/tingkat kematangan keempat proses penyelarasan dan Tingkat Kematangan penyelarasan secara keseluruhan dari organisasi tersebut pada saat ini. Hasil ini menyediakan dasar untuk evaluasi dan pengembangan strategi penyelarasan secara terstruktur selanjutnya.
Penerapan kerangka kerja di Unisba belum mengukur efektivitas keempat proses penyelarasan karena proses-proses tersebut belum diterapkan secara nyata. Namun demikian, keluaran dari penerapan kerangka kerja dalam penelitian ini sudah menyediakan titik awal (baseline) dan struktur bagi Unisba untuk merencanakan dan menjalankan strategi dan usaha-usaha penyelarasan. Di akhir program, efektivitas dari kerangka kerja dapat diukur dan dievaluasi.
Hasil studi kasus di Unisba memberikan peluang penerapan kerangka kerja di organisasi lain. Penerapan di organisasi lain dan dengan karakteristik yang berbeda akan membutuhkan penyesuaian. Penyesuaian tersebut berpeluang terjadi di lapisan tengah dari kerangka kerja, seperti penjabaran proses-proses penyelarasan, alat/metode penyelarasan, metode penilaian penyelarasan, penambahan/pengurangan kriteria dan atribut penyelarasan. Namun demikian, metode Delphi direkomendasikan untuk digunakan sebagai metode dalam penilaian kematangan karena dapat meningkatkan akurasi hasil penilaian kematangan penyelarasan melalui mekanisme maksimasi tingkat kesepakatan.
