SISTEM INFORMASI PENJUALAN SERAGAM SEKOLAH PADA HMS KONVEKSI DI ADIWERNA TEGAL

SISTEM INFORMASI PENJUALAN SERAGAM

SEKOLAH PADA HMS KONVEKSI DI

ADIWERNA TEGAL

Kholid Mawardi

Abstrak Seragam sekolah merupakan salah satu kebutuhan pokok yang harus dipenuhi karena saat ini sekolah merupakan

kepentingan yang harus diprioritaskan oleh orang tua. Menjelang tahun ajaran baru biasanya para pengusaha konveksi seragam sekolah dibuat kewalahan dengan membanjirnya order yang harus mereka kerjakan secara tepat waktu sebelum tahun ajaran yang baru tersebut dimulai, seperti yang terjadi pada HMS konveksi yang merupakan salah satu badan usaha perorangan yang bergerak dalam usaha bidang konveksi seragam sekolah, banyaknya order seragam membuat HMS Konveksi kewalahan seperti pada pencatatan stok barang, daftar pemesan serta pada penjualan seragam itu sendiri. Karena pada sistem informasi penjualan dan persediaan bahan baku sebelumnya masih menerapkan sistem manual seperti pencatanan penjualan dengan nota dan pencatatan stok barang menggunakan buku tulis,untuk meminimalisir masalah tersebut maka perlu adanya sistem informasi baru yang dapat memudahkan dalam pencatatan sekaligus dapat menyimpan, mengolah data yang ada dan terintegrasi dengan database sehingga data dapat tersusun rapi tanpa adanya pengulangan data (redudansi), data yang didapat lebih akurat dan up to date.

Kata Kunci : Seragam Sekolah, Sistem Informasi Penjualan, Konveksi Seragam, Penjualan Seragam, HMS Konveksi

Abstract The uniform represent one of the requirement of fundamental which must be fulfill, however school as the essential requirement that must be given high priority by old fellow at this time. Ahead of the new school year usually made uniform convection entrepreneurs are overwhelmed by a flood of orders that they had to do in a timely manner before the new school year begins, as happened to HMS convection which is one of the individual business entity engaged in the business field uniform convection, many orders of uniform make Convection HMS overwhelmed as the recording of inventory, a list of subscribers as well as on the sale of the uniform itself. Because the information systems sales and inventories of raw materials before they implement a manual system such as sales records with notes and recording inventory using notebooks. To minimize these problems, the need for new information systems which can facilitate the recording as well as to store, process data and integrates with the database so that the data can be neatly arranged without any repetition of data (redundancy), the data obtained is more accurate and up to date.

keywoard : School Uniforms, A sales Information System, Uniforms Convection, Uniform Sales, HMS Convection

I. PENDAHULUAN1

Pesatnya perkembangan usaha konveksi seragam sekolah dialami seiring dengan perkembangan zaman dan bertambahnya permintaan akan pembuatan seragam sekolah, hal ini membuat perkembangan usaha konveksi seragam sekolah menjadi semakin pesat dan menjanjikan.

Semakin majunya dunia pendidikan, kebutuhan akan seragam sekolah pun akan semakin meningkat, yaitu tidak hanya berkualitas tetapi model seragam pun juga menjadi perhatian khusus apalagi bagi anak-anak yang tertarik dengan status sosial dalam pergaulannya. Anak-anak akan

lebih menyukai seragam dengan kualitas bahan yang terbaik seperti yang sering dilihat di media elektronik maupun majalah. Seragam sekolah harus memiliki desain yang menarik, warna yang indah serta jahitan yang rapi.

Menjelang tahun ajaran baru biasanya para pengusaha konveksi seragam sekolah dibuat kewalahan dengan membanjirnya order yang harus mereka kerjakan secara tepat waktu sebelum tahun ajaran yang baru tersebut dimulai, seperti yang terjadi pada HMS konveksi yang merupakan salah satu badan usaha perorangan yang bergerak dalam usaha bidang konveksi seragam sekolah, banyaknya order seragam membuat HMS Konveksi kewalahan seperti pada pencatatan stok barang, daftar pemesan serta pada penjualan seragam itu sendiri. Karena

pada sistem informasi penjualan dan persediaan bahan baku sebelumnya masih menerapkan sistem manual seperti pencatanan penjualan dengan nota dan pencatatan stok barang menggunakan buku tulis.

Sistem ini menjadi kurang efektif apabila pencatatan yang sudah tercatat di catat kembali, bahkan menjadi masalah ketika catatan tersebut hilang atau rusak. Hal ini sangat mempengaruhi produktivitas HMS konveksi. Untuk meminimalisir masalah tersebut maka perlu adanya sistem informasi baru yang dapat memudahkan dalam pencatatan sekaligus dapat menyimpan, mengolah data yang ada dan terintegrasi dengan database sehingga data dapat tersusun rapi tanpa adanya pengulangan data (redudansi), data yang didapat lebih akurat dan up to date. Salah satunya dengan menggunakan sistem informasi berbasis java karena memiliki kelebihan multiplatform yaitu Java dapat dijalankan dalam beberapa platform komputer dan sistem operasi yang berbeda, Berorientasi objek (Object Oriented) yang membuat program dapat dibuat secara modular dan java juga mempunyai perpustakan (library) yang lengkap sehingga memudahkan untuk membangun aplikasi yang sesuai dengan kebutuhan. Sedangkan untuk Databasenya menggunakan MySQL karena Source MySQL dapat diperoleh dengan gratis, dapat berjalan pada berbagai platform (tersedia berbagai versi untuk berbagai sistem operasi), MySQL juga memiliki Performa tinggi, walaupun menampung jumlah database yang sangat besar tapi tidak mengurangi kecepatan dalam hal akses ke databasenya dan MySQL menyediakan manajemen user dan enkripsi data.

II. METODE YANG DIUSULKAN

Pada sistem sebelumnya HMS Konveksi mengalami kerepotan saat permintaan dari konsumen meningkat dan kesulitan saat mengecek stok barang baik dari stok seragam, stok bahan yang masih ada atau sudah habis karena pengecekan dilakukan dengan memeriksa satu demi satu barang. Hal ini tentu kurang efektif dan efisien jika permintaan sedang banyak-banyaknya terutama pada awal masuk sekolah yang biasanya permintaan mencapai titik puncak. Dengan pembuatan atau pengembangan sistem penjualan yang baru dan terintegrasi dengan database diharapkan dapat membantu mengurangi permasalahan-permasalahan yang ada pada HMS Konveksi, sehingga transaksi menjadi lebih mudah dan cepat.

Metode yang digunakan dalam pengembangan atau pembuatan sistem baru yaitu Metode siklus hidup pengembangan sistem atau system development life cycle (SDLC) mempunyai beberapa tahapan. Sesuai dengan namanya, SDLC dimulai dari suatu tahapan sampai tahapan terakhir dan kembali lagi ketahapan awal membentuk suatu siklus atau daur hidup.[4] Tahapan-tahapan dalam metode SDLC adalah sebagai berikut :

A. Analisis sistem (system analysis)

Analisa sistem adalah suatu penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian dengan maksud mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, hambatan-hambatan yang ada serta kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan alternatif sistem yang dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi oleh HMS Konveksi.

Tahap di analisis sistem terdiri dari kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

− Mengidentifikasi permasalahan

Langkah pertama yang harus dilakukan dalam analisa sistem adalah mengidentifikasi masalah. Tujuan mengidentifikasi masalah adalah untuk mencari apakah ada permasalahan di dalam sistem yang sedang berjalan di HMS Konveksi.

− Memahami sistem yang ada

Untuk mendeskripsikan sistem yang berjalan dengan penekanan pada area dimana masalah tersebut timbul.

− Menganalisis hasil penelitian

Untuk mendeskripsikan tentang perlunya perubahan sistem untuk memenuhi kebutuhan informasi pengguna sehingga dapat mengatasi permasalahan antara sistem yang berjalan dengan sistem yang ideal.

− Membuat laporan hasil analisis

Untuk menuliskan masalah yang ditemui pada sistem yang berjalan di HMS Konveksi.

B. Perancangan sistem (system design)

Tahap berikutnya dari SDLC setelah tahap analisis sistem adalah tahap perancangan sistem (system design). Tahapan dalam perancangan sistem ini meliputi beberapa tahapan, diantaranya adalah :

1. Membuat model perancangan sistem

− Pembuatan Context Diagram

− Pembuatan Decomposition Diagram

− Pembuatan DFD Levelled 2. Membuat perancangan database

− Pembuatan ERD

− Pembuatan Normalisasi Data

− Pembuatan Relationship Table

− Pembuatan Desain Database

Tahap perancangan sistem ini mempunyai dua tujuan utama, yaitu sebagai berikut :

1. Memberikan gambaran secara umum tentang kebutuhan informasi kepada pemakai sistem secara logika.

2. Memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya.

C. Implementasi sistem (system implementation)

Tahap berikutnya setelah sistem selesai dirancang dan dibangun adalah tahap implementasi sistem. Implementasi sistem (system implementation) adalah tahap meletakkan sistem supaya siap dioperasikan.

Tahap implementasi sistem terdiri dari beberapa kegiatan sebagai berikut :

1. Mempersiapkan rencana implementasi 2. Melakukan kegiatan implementasi

− Memilih dan melatih pengguna

− Memilih dan mempersiapkan tempat dan lokasi sistem

− Mengetes sistem

− Melakukan konversi sistem 3. Menindak-lanjuti implementasi

D. Operasi dan perawatan sistem (system operation and maintenance)

Setelah sistem diimplementasi dengan berhasil, sistem akan dioperasikan dan dirawat. Tahap ini disebut dengan operasi dan perawatan sistem (system operation and maintenance). Sistem perlu dirawat karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut :

1. Sistem mengandung kesalahan yang dulunya belum terdeteksi, sehingga kesalahan-kesalahan sistem perlu diperbaiki.

2. Sistem mengalami perubahan-perubahan karena permintaan baru dari pemakai sistem.

3. Sistem mengalami perubahan karena perubahan lingkungan luar.

4. Sistem perlu ditingkatkan.

III. IMPLEMENTASI A. Analisis sistem (system analysis)

analis sistem digunakan untuk menemukan kelemahan-kelemahan dari sistem yang berjalan melalui identifikasi masalah, sumber masalah dan kebutuhan informasi sehingga dapat diusulkan perbaikan terhadap sistem lama agar lebih efektif dan efisien.

1. Identifikasi Masalah

Dalam proses penyediaan dan penjualan barang yang sedang berjalan di HMS Konveksi, terdapat berbagai macam kegiatan-kegiatan yang dilakukan untuk melancarkan kinerja HMS Konveksi, diantaranya berupa pendataan bahan baku, pendataan seragam, pendataan supplier, transaksi penjualan dan pembuatan laporan keuangan yang sekarang ini masih memiliki beberapa masalah-masalah, diantaranya :

− Pada proses pengecekan bahan baku dan seragam, pada sistem yang berjalan pengecekan dilakukan dengan mancatat satu persatu dan melihat stok yang ada, mengakibatkan produktivitas HMS Konveksi berkurang sebab kurang efektif apabila pencatatan yang sudah tercatat di catat kembali atau ada stok bahan baku yang belum tercatat, bahkan menjadi masalah ketika catatan tersebut hilang atau rusak, hal ini membuat pegawai mengalami

kesulitan dalam melaporkan stok seragam dan bahan baku yang habis kepada pemilik .

− Banyaknya permintaan menjadikan HMS Konveksi mengalami kerepotan saat bertransaksi dengan konsumen, ini menyebabkan pelayanan terhadap konsumen menjadi kurang maksimal.

− Kesulitan membuat laporan keuangan yang terperinci dikarenakan banyaknya barang yang datanya tidak dikelola secara sistematis sehingga untuk membuat laporan membutuhkan lebih banyak tenaga ekstra.

2. Identifikasi Sumber Masalah

Dari identifikasi masalah di atas, sistem yang sedang berjalan tersebut kurang efektif dan efisien karena masih menggunakan sistem manual yaitu pencatatan bahan baku yang ditulis ke dalam selembar kertas ataupun buku, dimana semua catatan itu sangat penting dalam proses penyediaan bahan baku yang nantinya digunakan untuk mengetahui stok habis dan barang apa saja yang perlu dipesan dan sebagai patokan untuk membuat laporan keuangan tiap bulannya.

3. Identifikasi Kebutuhan Informasi

Identifikasi kebutuhan informasi pada HMS Konveksi terbagi menjadi :

a. Identifikasi Data

− Data Supplier

− Data konsumen

− Data Pegawai

− Data Bahan Baku

− Data Seragam b. Identifikasi Transaksi

− Transaksi Penjualan Seragam

− Transaksi Pembelian Bahan Baku

− Retur Penjualan

− Retur Pembelian c. Identifikasi Laporan

− Laporan Pembelian Bahan Baku

− Laporan Penjualan Seragam

− Laporan Stok Bahan Baku

− Laporan Stok Seragam

− Laporan Supplier

− Laporan Pegawai

− Laporan Konsumen

− Laporan Retur Bahan Baku

− Laporan Retur Seragam d. Identifikasi Sumber Data

− Supplier

− Konsumen

− Pegawai

− Bahan Baku

− Seragam

− Pemilik

− Pegawai

− Konsumen

− Supplier

4. IdentifikasiNarasi Sistem Yang Sedang Berjalan a.Narasi Sistem Pembelian Bahan Baku

Berikut adalah Narasi Pembelian Bahan baku pada sistem yang Berjalan di HMS Konveksi :

− Pegawaibagian Pembelian memesan bahan baku ke supplier kemudian supplier mencatat data bahan baku yang dipesan oleh pegawai tersebut ke dalam daftarpemesanan, setelah itu pegawai melakukan pembayaran sebagai tanda jadi.

− Setelah membuat daftar bahan baku yang dipesan, supplier membuat nota pengiriman rangkap 2 yang telah ditandatangani pegawai bagian pembelian dan menyiapkan bahan baku yang akan dikirim beserta nota pengiriman rangkap 2, nota 1 diarsipkan sebagai bukti pembelian kemudian bahan baku dan nota 2 siap dikirim ke pegawai bagian pembelianyang memesan bahan baku.

− Setelah pegawai bagian pembelian menerima bahan baku yang dipesan beserta nota pengirimankemudian pegawai tersebut melakukan pengecekan bahan baku.

− Jika bahan baku rusak, maka bahan baku akan dikembalikan kepada supplier beserta nota pengirimannya supaya memperoleh penggantian bahan baku. Jika tidak, maka bahan baku dan nota pengiriman diterima

− Nota pemebelian beserta bahan baku kemudian dicatat oleh pegawai bagianpembelian ke dalam buku catatan pembelian.

− Pegawai bagianpembelian membuat laporan pembelian bahan bakudengan data bahan baku yang tertera dalam buku catatan pembelian.

− Kemudian laporan barang diserahkan kepada pemilik HMS Konveksi mengecek laporan kemudian diarsip.

b.Narasi Sistem Penjualan Seragam

Narasi penjualan seragam pada sistem yang Berjalan di HMS Konveksi adalah sebagai berikut :

− Konsumen memesan/memilih seragam yang diinginkan.

− Pegawai bagian Penjualan akan segera menyiapkan seragam yang dipesan/dipilih oleh konsumen dan menyebutkan harga seragam tersebut.

− Perugas bagian penjualan mendata daftar seragam yang diinginkan dan total harganya.

− Kemudian konsumen dan pegawai bag Penjualan melakukan transaksi jual-beli disertai dengan pembuatan nota pembelian

untuk konsumen.

− Pegawai bagian penjualan memberikan seragam yang telah dibayar oleh konsumen beserta nota pembelian kepada konsumen yang akan disimpan sebagai tanda bukti pembayaran.

− Pegawai bagian Penjualan mencatat seragam yang telah terjual ke dalam buku catatan penjualan sebagai data untuk pembuatan laporan penjualan yang akan dilaporkan kepada pemilik HMS Konveksi.

− Kemudian pemilik HMS Konveksi mengecek laporan penjualan yang telah diserahkankemudian mengarsipnya.

5. Identifikasi Kebutuhan Software Dan Hardware Untuk mendukung sistem informasi penjualan pada HMS Konveksiini perlu dukungan sistem komputer yang memadai, baik dari software maupun hardware-nya.

a.Kebutuhan Software (Perangkat Lunak)

− Ms. Windows 7 (32 bit)

− Java Netbeans 7.3.1

− SQLyog

− Xampp

− iReport 3.5.2

b.Kebutuhan Hardware (Perangkat Keras)

− Processor : Dual Core 2.0 GHz

− Memory : Min 2 GB DDR3

− Hardisk : 250 GB

− Intel HD Graphics : Min 1024 MB

− Monitor : Min LCD 15”

− Keyboard dan Mouse

− Printer

B. Perancangan sistem (system design)

Berikut adalah model-model Perancangan Sistem yang digunakan dalam pembuatan sistem informasi penjualan seragam sekolah pada HMS konveksi di Adiwerna Tegal :

Gambar 1 Context Diagram

2. Dekomposisi

Gambar 2 Dekomposisi 3. Data Flow Document (DFD) Level 0

Gambar 3 Data Flow Document (DFD) Level 0

4. Data Flow Document (DFD) Level 1

Sup plier Supp lier

Konsumen Pegawai Konsumen Pegawai Bahan Baku Seragam

Data Sup plier Supp lier

Data Konsumen Konsumen

Data Pegawai Pegawai

Data Supplier

Data Konsumen

Bahan Baku

Seragam Data Seragam

Data Pegawai 1.1 Data Supplier 1.2 Data Konsumen 1.3 Data Pegawai 1.4 Data Bahan Baku 1.5 Data Seragam Permintaan Bahan Baku

Data Bahan Baku

Gambar 4 Data Flow Document (DFD) Level 1

5. Data Flow Document (DFD) Level 2

C. Implementasi sistem (system implementation)

IV. HASIL & PEMBAHASAN pembuatlah sistem informasi yang telah ter

komputerisasi digunakan meminimalisir kesalahan dalam proses pendataan, dimana didalamnya terdapat berbagi menu yang dapat memudahkan dalam proses transaksi sepertihalnya

1. form login

Gambar 7 form login

yang digunakan untuk membatasi siapa saja yang dapat menggunakan sistem informasi

2. form Menu Utama

Gambar 8 form Menu Utama

yang digunakan sebagai halaman utama dimana semua form dapat diakses melalui menu utama 3. form pendataan

yang digunakan untuk memudahkan dalam proses pendataan seperti hanya pendaataan supllier, konsumen, pegawai, stok bahan baku dan stok seraagam.Berikut adalah form pendataan supplier yang digunakan untuk mendata supplier :

Gambar 9 form pendataan 4. form transaksi

yang terbagi kedalam transaksi pembelian, transaksi penjualan, retur pembelian dan retur penjualan. Berikut adalah form transaksi pembelian bahan baku :

Gambar 10 form transaksi 5. Form laporan

Form laporan digunakan untuk menginformasika data yang ada sebagai bahan pertimbangan dalam

pengambilan keputusan, Berikut adalah form laporan penjualan seragam

V. PENUTUP

Dengan pembuatan sistem penjualan yang baru yang terkomputerisasi dan terintegrasi dengan database diharapkan dapat mengurangi kesalahan dalam pendataan, proses transaksi dan pembuatan laporan sehingga dapat meningkatkan pelayanan dan mempermudah kerja pegawai yang ada di HMS Konveksi. Dengan didukung adanya database sebagai tempat penyimpanan dan pengolahan data, menjadikan pengguna dapat dengan mudah untuk melakukan pencatatan dan menampilkan informasi yang akurat, up to date sesuai keperluan HMS Konveksi

Saran dari penulis yang perlu disampaikan adalah sebagai berikut : Diperlukan adanya pemeliharaan baik pada sofwere maupun hardware secara berkala untuk meningkatkan kinerja sistem informasi agar lebih stabil, Dengan penerapan sistem baru yang telah terkomputerisasi, perlu diadakan pelatihan SDM bagi pegawai HMS Konveksi untuk menguasai penggunaan sistem yang baru ini.

DAFTAR PUSTAKA

[1] Mustakini, Jogiyanto Hartono. 2003. SISTEM TEKNOLOGI INFORMASI: Pendekatan Terintegrasi, Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Penerbit Andi. Yogyakarta.

[2] Mulyanto, Agus. 2009. Sistem Informasi Konsep & Aplikas. Pustaka Pelajar. Yogyakarta.

[3] Sutabri, Tata. 2004. Analisa Sistem Informasi. Penerbit Andi. Yogyakarta.

[4] Al Fatta, Hanif. 2008. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penerbit Andi. Yogyakarta.

[5] ______________ 2005. ANALISIS & DISAIN SISTEM

INFORMASI: Pendekatan Terstruktur Teori Dan Praktek Aplikasi [6] Mcleod, Raymond, 2001, Sistem Informasi Manajemen, Jakarta, PT.

Prenhallindo

[7] http://repository.amikom.ac.id/files/Naskah_Publikasi_08.11.3335.p df (diakses sejak tanggal 16 febuari 2015)

[8] Suriasumantri, Jujun. 2001. Filsafat Ilmu: Sebuah Pengantar Populer. Pustaka Sinar Harapan. Jakarta.