1.0
TUJUAN
Arahan kerja ini bertujuan menerangkan kaedah dan tatacara menguruskan
Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti (JKHU).
2.0
SKOP
Arahan kerja ini merangkumi tugas dan tanggungjawab Bahagian Urus Tadbir
Akademik selaku Urus Setia Majlis Konvokesyen dan Jawatankuasa-jawatankuasa
yang dilantik bagi memastikan majlis Konvokesyen UPM berjalan lancar dan teratur.
3.0
DOKUMEN RUJUKAN
Kod Dokumen
Tajuk Dokumen
UPM/PGR/MK/001
Manual Kualiti Universiti Putra Malaysia
UPM/PU/PS/P016
Prosedur Pengurusan Majlis Konvokesyen
UPM/AKD/Senat-Hadiah(02)/JK
Hadiah/Jld.2
Minit Mesyuarat Senat (berkaitan)
-
Kalendar Akademik
Akta Universiti dan kolej Universiti 1971,
Perlembagaan Universiti Putra Malaysia (Pindaan
2010), Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia
(Perkara Akademik Prasiswazah) 2014
4.0
TERMINOLOGI DAN SINGKATAN
JKHU
: Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti
JKPF
: Jawatankuasa Pengurusan Fakulti
KBAKD
: Ketua Bahagian Urus Tadbir Akademik
Ketua PTJ : Semua Dekan Fakulti, Pengarah Institut dan Dekan Sekolah
Pengajian Siswazah
KJ
: Ketua Jabatan
KPAA
: Ketua Pentadbiran Akademik dan Antarabangsa
PT
: Penolong Pendaftar Bahagian Urus Tadbir Akademik
PTPTJ
: Penolong Pendaftar Fakulti
5.0
TANGGUNGJAWAB
TNC (A&A), Ketua PTJ dan KPAA bertanggungjawab memastikan Arahan Kerja
Jawatankuasa Hadiah Universiti/Fakulti (JKHU) ini dilaksanakan.
Sesiapa yang terlibat mesti mematuhi arahan kerja ini.
6.0
PROSES PERINCIAN
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen
Rujukan
PT
6.2
Kenalpasti Hadiah
(a) Kenalpasti jenis Hadiah Universiti dan Hadiah Fakulti.
(b) Jika Hadiah Universiti sedia ada, ikut langkah 6.3.
(c) Jika Hadiah baharu, ikut langkah 6.11.
PT
Ketua PTJ/TDA
PT
6.3 Dapatkan Pencalonan
(a) Kemukakan permohonan pencalonan Hadiah Universiti kepada Dekan Fakulti pada bulan Mei setiap tahun.
(b) Hantar surat maklumbalas dan borang pencalonan yang telah lengkap diisi ke BAKD. (c) Terima pencalonan dari Fakulti.
Borang Pencalonan Hadiah Universiti (PU/PS/BR01/ KNV) PT
6.4 Sediakan Penilaian Pencalonan
(a) Sediakan Skema Pemarkahan untuk menilai calon Hadiah Universiti.
(b) Susun senarai calon yang telah dinilai mengikut ranking calon setiap kategori hadiah.
Skema Pemarkahan Hadiah Universiti PT 6.5 Semak
(a) Semak dan maklumkan kepada Fakulti jika terdapat pencalonan yang tidak memenuhi syarat/ kriteria dan minta kemukakan semula sebelum Mesyuarat JKHU diadakan.
(b) Jika Lengkap, ikut langkah 6.6. (c) Jika Tidak Lengkap, ikut langkah 6.21.
PT
6.6 Perakuan JKHU
(a) Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang disenaraikan.
(b) Dapat dan perakukan senarai Pemenang Hadiah Universiti/ Hadiah Fakulti untuk dibawa ke Senat. Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507 6.1 Mula 6.3 Dapatkan Pencalonan Hadiah 6.4 Sediakan Penilaian Pencalonan 6.2 Kenalpasti Hadiah Sedia ada Hadiah baharu 6.6 Perakuan JKHU 6.5 Semak B A C Lengkap Tidak Lengkap
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
PT
6.7 Kelulusan Senat
(a) Jika ya, ikut langkah 6.8 (untuk Hadiah Universiti) dan 6.18 (untuk Hadiah Fakulti). (b) Jika tidak, ikut langkah 6.21.
KP (A&A)/PT
6.8 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah dan Penaja
(a) Hubungi Pemenang Hadiah Universiti bagi memastikan kehadiran dan berada di tempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Konvokesyen.
(b) Maklumkan kepada pihak Penaja Hadiah Universiti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepada pemenang.
PT
6.9 Sediakan Sijil dan Hadiah
(a) Pastikan Hadiah Universiti diperoleh dari Penaja sebelum Majlis Konvokesyen berlangsung. (b) Pastikan semua maklumat untuk Hadiah
Universiti yang berupa pingat, cek dan sijil adalah tepat dan hendaklah disimpan di tempat selamat.
PT
6.10 Adakan Majlis Konvokesyen
(a) Sediakan pingat dan sijil untuk majlis pengurniaan Hadiah Universiti kepada pemenang.
(b) Serahkan cek kepada pemenang selepasMajlis Konvokesyen berlangsung di BKAD.
(c) Ikut langkah 6.21, proses tamat.
TDA/KJ/PTPTJ
6.11 Hadiah Baharu?
(a) Jika ya, ikut langkah 6.12. (b) Jika tidak, ikut langkah 6.13.
TDA/KJ/PTPTJ
PT
6.12 Dapatkan Latar Belakang Tajaan Baharu
(a) Dapatkan maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu dari pihak penaja.
(b) Hantar maklumat latar belakang dan surat tajaan baharu ke BKAD untuk pengesahan hadiah baharu.
(c) Bawa maklumat latar belakang dan surat tajaan ke mesyuarat JKHU untuk perakuan.
6.8 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah dan Penaja
6.12 Dapatkan Latar Belakang Tajaan Baharu 6.7 Kelulusan Senat 6.11 Hadiah Baharu? C 6.9 Sediakan Sijil dan Hadiah 6.10 Adakan Majlis Konvokesyen B Tidak Ya Ya E Tidak D A B
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan TDA/KJ/PTPTJ PT
6.13 Tentukan Kesahan Hadiah
(a) Semak tempoh tamat tajaan setiap Hadiah Fakulti sedia ada.
(b) Jika tamat tempoh, ikut langkah 6.14 . (c) Jika aktif, ikut langkah 6.15
TDA/KJ/PTPTJ
6.14 Pelanjutan
(a) Hubungi Penaja untuk melanjutkan tempoh tajaan sebelum tamat tempoh.
(b) Jika setuju, ikut langkah 6.15. (c) Jika tidak setuju, ikut langkah 6.21.
TDA/KJ.PTPTJ
6.15 Dapatkan Pencalonan Hadiah
(a) Gariskan Kriteria Pemenang mengikut kursus dan prestasi pelajar bagi Hadiah Fakulti setelah berhubung dengan penaja.
(b) Semak keputusan peperiksaan akhir pelajar berdasarkan gred, markah dan purata timbunan.
(c) Dapatkan maklumat penglibatan, pencapaian, curriculum vitae dan pelbagai dokumen sokongan calon yang dikenalpasti sebagai pemenang.
TDA/KJ/PTPT 6.16 Sediakan Penilaian Pencalonan
(a) Kumpulkan senarai nama untuk pencalonan bagi setiap kategori Hadiah Fakulti yang disenaraikan.
(b) Sediakan senarai pemenang untuk di perakukan. Penetapan hadiah peringkat universiti dan fakulti seperti yang diputuskan oleh Senat 507 TDA/KJ/PTPT 6.17 Perakuan JKPF
(a) Adakan mesyuarat untuk memilih calon yang memenuhi kriteria setiap hadiah yang di senaraikan.
(b) Bawa senarai Pemenang Hadiah Fakulti ke Mesyuarat JKHU untuk perakuan.
6.15 Dapatkan Pencalonan Hadiah 6.13 Tentukan Kesahan Hadiah 6.14 Pelanjutan 6.16 Sediakan Penilaian Pencalonan 6.17 Perakuan JKPF E B F D Aktif Tamat Tempoh Setuju Tidak Setuju
Tanggungjawab Carta alir Perincian Rekod/ Dokumen Rujukan
PT 6.18 Maklumkan kepada Fakulti
Hantar surat maklumkan kepada Fakulti senarai Pemenang Hadiah peringkat Fakulti yang telah diperakukan oleh JKHU dan diluluskan oleh Senat.
TDA/KJ/PTPTJ
6.19 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah Fakulti dan Penaja
(a) Hubungi Pemenang Hadiah Fakulti bagi memastikan kehadiran dan berada di tempat duduk yang ditetapkan semasa Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti.
(b) Maklumkan kepada pihak penaja Hadiah Fakulti bagi mendapatkan hadiah tajaan untuk disampaikan kepada pemenang.
TDA/KJ/PTPTJ
6.20 Adakan Majlis Penyampaian Hadiah
(a) Dapatkan Sijil Hadiah Fakulti daripada BKAD. (b) Sediakan pingat, cek dan sijil untuk Majlis
Penyampaian Hadiah Fakulti kepada pemenang. (c) Adakan Majlis Penyampaian Hadiah Fakulti
6.18 Maklumkan Kepada Fakulti
6.19 Maklumkan Kepada Penerima Hadiah Fakulti Dan
Penaja 6.20 Adakan Majlis Penyampaian Hadiah F 6.21 Tamat B
