1
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Perkembangan teknologi dan sistem informasi pada saat ini sangat memungkinkan manusia untuk bekerja secara cepat, tepat, dan akurat. Hal tersebut berbeda dengan beberapa dasawarsa lalu, ketika sistem informasi komputer belum terlalu populer seperti pada saat ini, karena perkembangan teknologi pada saat itu belum mendukung sistem informasi yang canggih.
Namun, pada masa kini hampir sebagian besar perusahaan memerlukan suatu sistem informasi yang dapat mendukung dan mempermudah proses bisnis perusahaan. Salah satu sistem yang diperlukan perusahaan adalah sistem informasi akuntansi untuk manajemen sumberdaya manusia (Human Resources Management). Dengan jumlah sumberdaya manusia yang sangat banyak yang dimiliki oleh perusahaan, tentunya perusahaan memerlukan suatu sistem penggajian yang dapat secara cepat dan tepat menghitung gaji para karyawan setiap bulannya. Kaur dan Grover (2012 : 55) dalam jurnal yang berjudul Computer Based Payroll System Implementation For E-Governance at Punjab Agricultural University, mengatakan bahwa, “Payroll is a critical operation for every organization to pay employee accurately their salary and emoluments on time”. Kesimpulan yang dapat diambil dari jurnal tersebut adalah keakuratan pembayaran gaji karyawan merupakan bagian penting dari kegiatan operasional setiap perusahaan.
Sistem penggajian yang digunakan juga harus memiliki pengendalian internal, sehingga tidak dapat diakses dan disalahgunakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab, serta mengurangi potensi terjadinya kecurangan ataupun manipulasi data terkait dengan proses penggajian. Othman, et al (2014 : 60) dalam jurnalnya yang berjudul Control Activities in the Payroll Process: A Case Study on the Malaysian Public Sector, mengungkapkan bahwa, “Payroll frauds come under a number of guises that can be broadly categorized into four types namely ghost employee, falsified hours and salary, commission schemes and false worker’s compensation claims. A ghost employee is someone on the payroll system who does not exist as a worker in an organization”. Menurut Saraswati, Rahayu, dan Husaini (2014 : 2) ,
dalam jurnal yang berjudul Analisis Sistem Akuntansi Penggajian & Pengupahan Karyawan Dalam Usaha Meningkatkan Pengendalian Intern Perusahaan, menyatakan bahwa, “Pengendalian intern dapat dilaksanakan dengan baik apabila terdapat struktur organisasi yang jelas antara pemisahan tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian, pencatatan yang sistematis untuk setiap transaksi keuangan, pengawasan yang rutin dari atasan kepada bawahan, kebijakan dan prosedur pengamanan, menangkap serta mengkomunikasikan informasi yang diperlukan oleh karyawan untuk melaksanakan tugasnya, juga kegiatan evaluasi untuk menilai seluruh kegiatan yang telah dilaksanakan.” Kesimpulan dari kedua jurnal tersebut adalah kecurangan penghitungan gaji dapat terjadi karena adanya kelemahan dalam sistem pengendalian pada proses penggajian.
Dengan menggunakan suatu sistem penggajian yang dapat menghasilkan laporan secara terkomputerisasi dan sistematis, maka perusahaan akan memperoleh kemudahan dalam melakukan proses penghitungan gaji, mempercepat proses penghitungan gaji, dokumentasi laporan-laporan terkait penggajian yang lebih rapi, mengurangi potensi kecurangan pada proses penggajian, serta mempermudah manajemen perusahaan dalam proses pengambilan keputusan. Singh (2014 : 957) dalam jurnalnya yang berjudul Implementation and Development of a Proposed Payroll System, mengatakan bahwa, “Accuracy is an important objective of a payroll system, because employees are entitled to be fairly compensated for the work they have done, and a company's financial well-being depends on not overpaying employees for the time they have worked. Accuracy in payroll operations can save the hassle of time-consuming reconciliations as well as the expense of penalties”. Inti dari jurnal tersebut adalah karyawan harus memperoleh kompensasi yang adil atas pekerjaan yang telah mereka lakukan, oleh karena itu akurasi merupakan tujuan penting dari sistem penggajian.
PT. Asia Tradepoint Futures merupakan perusahaan investasi atau perusahaan broker keuangan yang berpusat di Jalan HR Rasuna Said, Kuningan, Jakarta. Jenis investasi keuangan yang disediakan oleh PT Asia Tradepoint Futures diantaranya adalah index futures, forex dan komoditi. Saat ini, PT Asia Tradepoint Futures memiliki karyawan tetap sebanyak 76 orang dan karyawan tidak tetap sebanyak 39 orang. Dengan jumlah karyawan tersebut, PT Asia Tradepoint Futures masih belum memiliki suatu sistem penggajian yang mempermudah proses penghitungan gaji karyawan. Proses penghitungan gaji karyawan saat ini menggunakan spreadsheet
dari Microsoft Excel, beberapa kesulitan dan keterbatasan yang dihadapi diantaranya adalah potensi kesalahan kalkulasi gaji karyawan, informasi gaji karyawan beresiko di akses oleh pihak yang tidak berwenang, dan proses perhitungan gaji yang membutuhkan waktu lama dikarenakan belum terintegrasinya sistem absensi dengan proses penggajian di perusahaan. Oleh karena itu, dengan adanya suatu sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Asia Tradepoint Futures, diharapkan perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas ketika melakukan proses penggajian, selain itu keamanan data dan informasi gaji karyawan dapat lebih terjamin.
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang ada pada PT. Asia Tradepoint Futures, maka penulis tertarik untuk melakukan penelitian dengan judul penulisan, “ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENGGAJIAN PADA PT ASIA TRADEPOINT FUTURES”. Dengan adanya penelitian ini, penulis berharap dapat memberikan manfaat dan solusi bagi perusahaan, sehingga setidaknya dapat membantu mengurangi permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem penggajian perusahaan.
.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah dijabarkan pada sub-bab 1.1, maka dihasilkan identifikasi masalah sebagai berikut:
1. Bagaimana proses penggajian yang sedang berjalan pada PT Asia Tradepoint Futures?
2. Apa masalah yang dihadapi pada proses penggajian yang sedang berjalan?
3. Solusi apa yang diusulkan untuk mengatasi atau meminimalisir masalah pada proses penggajian yang dihadapi oleh PT Asia Tradepoint Futures?
1.3 Ruang Lingkup
Untuk ruang lingkup pembahasan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut: 1) Proses penggajian karyawan yang meliputi:
b. Perhitungan gaji pokok, tunjangan, uang makan, dan uang lembur karyawan.
c. Pemotongan gaji berdasarkan cicilan pinjaman karyawan.
d. Pemotongan gaji berdasarkan pajak penghasilan pasal 21 (PPh 21). e. Pembayaran gaji karyawan.
2) Pengendalian internal pada proses penggajian yang meliputi: a. Verifikasi pada saat melakukan pengajuan pinjaman. b. Verifikasi pada saat melakukan pengajuan cuti. c. Verifikasi pada saat pengajuan lembur.
d. Pembatasan hak akses.
3) Pembuatan laporan-laporan dan jurnal yang meliputi:
a. Laporan kehadiran karyawan, laporan gaji karyawan, laporan kerja lembur karyawan, laporan cuti karyawan, dan laporan pajak penghasilan terhutang.
b. Jurnal-jurnal umum pada proses penggajian.
1.4 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari penelitian ini adalah:
a) Menganalisis dan mengidentifikasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada proses penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan.
b) Memberikan saran dan rekomendasi perbaikan atas kelemahan-kelemahan yang terdapat pada proses penggajian yang sedang berjalan dalam perusahaan.
c) Merancang suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang aman, efektif, dan efisien bagi PT Asia Tradepoint Futures.
Sedangkan manfaat yang diharapkan dari penelitian ini, terbagi menjadi: 1. Manfaat bagi Perusahaan
a) Perusahaan memiliki suatu sistem informasi akuntansi penggajian yang terintegrasi dan sistematis dalam proses penghitungan gaji karyawan.
b) Mempermudah proses pengumpulan data-data yang berhubungan dengan proses penghitungan gaji karyawan.
c) Meningkatkan pengendalian dalam proses penghitungan gaji karyawan, sehingga dapat mengurangi resiko kesalahan dan kecurangan manipulasi data pada proses penghitungan gaji karyawan.
d) Perusahaan dapat menghasilkan laporan-laporan terkait penggajian karyawan secara lebih efektif dan efisien, sehingga proses pengambilan keputusan dapat dilakukan lebih cepat.
2. Manfaat bagi Penulis
a) Memberikan pengetahuan mengenai penerapan prosedur penggajian di dalam perusahaan dan membandingkannya dengan teori-teori yang telah penulis pelajari selama proses perkuliahan. b) Meningkatkan kemampuan penulis dalam mengidentifikasi dan
menganalisis masalah yang ada pada perusahaan.
c) Sebagai sarana pembelajaran untuk memperluas pengalaman penulis dalam bidang sistem informasi akuntansi, khususnya sistem informasi akuntansi penggajian.
3. Manfaat bagi Pembaca
a) Memberikan gambaran umum mengenai proses penggajian pada perusahaan.
b) Dapat digunakan sebagai referensi untuk mendukung penelitian selanjutnya.
c) Diharapkan dapat memberikan inspirasi bagi pembaca, sehingga dapat menghasilkan suatu penelitian mengenai sistem informasi akuntansi penggajian yang lebih baik.
1.5 Metodologi
Metodologi yang digunakan dalam penelitian ini, meliputi: 1) Studi Pustaka
Dilakukan melalui proses pengumpulan dan pembelajaran berdasarkan teori-teori yang didapatkan dari buku, artikel, jurnal, dan media informasi lainnya.
2) Studi Lapangan
Studi lapangan dilakukan melalui 2 proses, yaitu: a) Observasi
Mengamati secara langsung dan mengumpulkan informasi-informasi terkait proses bisnis yang sedang berjalan di PT Asia Tradepoint Futures.
b) Wawancara
Melakukan wawancara langsung dengan bagian keuangan dari PT Asia Tradepoint Futures pada tanggal 22 Desember 2014, guna memperoleh informasi terkait metode dan proses penggajian yang digunakan oleh PT Asia Tradepoint Futures. 3) Metode Analisis dan Perancangan
Metode analisis dan perancangan yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode Object-Oriented Analysis and Design with the Unified Process menurut (Satzinger, et al, 2005). Di dalam Unified Process digunakan tiga fase, yaitu:
1. Inception Phase
Inception Phase bertujuan untuk mengembangkan perkiraan visi dari sistem, membuat business case, menentukan ruang lingkup, dan menghasilkan perkiraan kasar biaya dan jadwal. 2. Elaboration Phase
Elaboration Phase bertujuan untuk memperbaiki visi, mengidentifikasi, dan mendeskripsikan semua persyaratan, menyelesaikan ruang lingkup, merancang dan menerapkan arsitektur inti dan fungsinya, mengatasi resiko tinggi, dan menghasilkan perkiraan yang realistis untuk biaya dan jadwal. 3. Construction Phase
Construction Phase bertujuan untuk melanjutkan proses perancangan dan implementasi, dimana fase ini meliputi perincian kontrol sistem seperti validasi data, perbaikan rancangan user interface, penyelesaian fungsi pemeliharaan data, dan melengkapi fungsi help dan preference.
Sedangkan aktivitas perancangan akan menggunakan tools pemodelan yang meliputi:
(1) Modeling and the Requirements Discipline: a) Activity Diagram
c) Use Case Diagram
d) Domain Model Class Diagram e) Use Case Description
f) System Sequence Diagram (2) The Design Discipline:
a) First-Cut Design Class Diagram
b) Completed Three-Layer Sequence Diagram c) Updated Design Class Diagram
d) Persistent Object e) Package Diagram f) Story Board g) Deployment Environment h) Software Architecture 1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan tugas akhir ini merupakan gambaran umum dari setiap bab yang ada pada penulisan tugas akhir ini, diantaranya adalah sebagai berikut:
BAB 1 PENDAHULUAN
Pada bab ini membahas tentang latar belakang masalah, rumusan masalah, ruang lingkup yang dibahas, tujuan dan manfaat dari penulisan tugas akhir, metodologi yang digunakan, serta sistematika penulisan.
BAB 2 LANDASAN TEORI
Pada bab ini membahas mengenai teori-teori yang digunakan dalam melakukan analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian pada PT Asia Tradepoint Futures.
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
Pada bab ini membahas mengenai profile perusahaan, visi dan misi
perusahaan, struktur organisasi, tanggung jawab dan wewenang, kebijakan-kebijakan perusahaan, dan prosedur sistem berjalan dalam perusahaan, serta masalah dan usulan pemecahan masalah.
BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Pada bab ini membahas mengenai analisis dan perancangan sistem informasi akunntansi penggajian untuk PT Asia Tradepoint Futures, dimana analisis dan perancangan tersebut menggunakan diagram UML (Unified Modeling Language) dan tools pemodelan lainnya.
BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN
Pada bab terakhir ini membahas mengenai simpulan dari hasil analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang telah dilakukan, serta memberikan saran yang diharapkan dapat membantu perusahaan agar dapat melakukan pengembangan sistem di masa mendatang sesuai dengan perkembangan zaman.
