THE INFLUENCE OF COMMUNICATION ON EMPLOYEE’S PERFORMANCE OF VIRTUAL OFFICE
PENGARUH KOMUNIKASI TERHADAP KINERJA KARYAWAN KANTOR MAYA
JULIA SITI AFNIA PUTRI
PROGRAM STUDI D4-ADMINISTRASI BISNIS JURUSAN ADMINISTRASI NIAGA POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
ABSTRACT
Communication is the process of delivering messages from the sender of messages or communicators to the recipients of messages or communicant. In the process, communication has several stages, namely interpretation, encoding, sending, traveling, acceptance, encoding, and interpretation. Where the purpose of the communication process is to create the most effective communication possible. In addition to having a process, there are also elements in the communication that is a source that can be an organization or human, there is a message, there are media used to send messages, there are recipients of the message, there is a response that affects the recipient, there are also obstacles that can affect the occurrence of communication, there are interruptions or noise that can block the message, as well as the feedback received on the received message. There are various forms of communication, including verbal communication, nonverbal communication, internal communication, external communication, formal communication, and non-formal communication. Performance is the ability to perform tasks and achieve the level of implementation of an activity in achieving the goals set. There are several indicators that can be used to measure the performance of absenteeism, availability of training, commitment and employee motivation, and employee loyalty. there are also factors that can affect the performance of individual factors, leadership factors, work team factors, organizational system factors, and situation factors. Virtual Office is the transfer of business process from manual to automatic. When a company decides to implement a virtual office, there are several strategies that can be used to use the virtual office by providing computer facilities for employees, permissions to access information resources, and so on. Virtual offices have team members working together called virtual teams and geographically separated working with all time, space, and organizational boundaries reinforced by communications technology. Virtual offices have several components that exist in their daily activities, namely Virtual Knowledge Worker, Virtual Teamwork, Integrated Complex Networks Intelligence, Complex Matrix Structure, and Faster Learning Organization. Virtual offices are one of the solutions to the problem of overcoming physical obstacles that will provide some advantages such as virtual offices can reduce facility costs, companies can get talented employees without geographical restrictions, reduce office equipment costs, reduce work stoppages, and so on. In addition to having many advantages, virtual offices can also provide some disadvantages, that employees can avoid the management clerk, management also have difficulty in managing team performance, because the lack of social interaction is possible for misunderstandings in communication, employees may have the opinion that when they are not working in the office they may be ostracized from their co-workers, and so on.
Keyword : communication, performance, virtual office
ABSTRAK
interpretasi, penyandian, pengiriman, perjalanan, penerimaan, penyandian balik, dan interpretasi. Dimana tujuan dari proses komunikasi adalah untuk menciptakan komunikasi yang seefektif mungkin. Selain memiliki proses, juga terdapat unsur-unsur dalam komunikasi yaitu sumber yang dapat berupa organisasi atau manusia, ada pesan, ada media yang digunakan untuk mengirimkan pesan, ada penerima pesan, ada respon yang memengaruhi penerima, ada pula hambatan yang dapat memengaruhi terjadinya komunikasi, ada gangguan atau noise yang dapat menghalangi jalannya pesan, serta timbal balik yang diberikan terhadap pesan yang diterima. Ada berbagai macam bentuk komunikasi, diantaranya komunikasi verbal, komunikasi nonverbal, komunikasi internal, komunikasi eksternal, komunikasi formal, dan komunikasi non formal. Kinerja merupakan kemampuan dalam menjalankan tugas dan mencapai tingkat pelaksanaan suatu kegiatan dalam meraih tujuan yang telah ditetapkan. Ada beberapa indikator yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja yaitu absensi, ketersediaan pelatihan, komitmen dan motivasi karyawan, serta loyalitas karyawan. selain itu terdapat pula faktor-faktor yang dapat memengaruhi kinerja yaitu faktor individu, faktor kepemimpinan, faktor tim kerja, faktor sistem organisasi, dan faktor situasi. Kantor maya merupakan pengalihan proses kegiatan bisnis dari manual menjadi otomatis. Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk menerapkan kantor maya, ada beberapa strategi yang bisa digunakan untuk menggunakan kantor maya yaitu dengan menyediakan fasilitas komputer bagi karyawan, perizinan untuk mengakses sumber daya informasi, dan sebagainya. Kantor maya memiliki anggota tim yang saling bekerja sama yang disebut dengan tim maya dan dipisahkan secara geografis yang bekerja dengan seluruh waktu, ruang, dan batas-batas organisasi yang diperkuat dengan teknologi komunikasi. Kantor maya memiliki beberapa komponen yang ada dalam kegiatan sehari-harinya, yaitu Virtual Knowledge Worker, Virtual Teamwork, Integrated Complexs Networks Intelligence, Complex Matrix Structure, dan Faster Learning Organization. Kantor maya merupakan salah satu solusi dari masalah untuk mengatasi kendala fisik yang akan memberikan beberapa keuntungan yaitu kantor maya dapat mengurangi biaya fasilitas, perusahaan dapat mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa ada batasan geografis, mengurangi biaya peralatan kantor, mengurangi penghentian kerja, dan sebagainya. Selain memiliki banyak keuntungan, kantor maya juga dapat memberikan beberapa kerugian, yaitu para karyawan dapat menghindar dari pengawan pihak manajemen, manajemen juga mengalami kesulitan dalam mengelola kinerja tim, karena tidak adanya interaksi sosial sangat memungkinkan untuk terjadi kesalah pahaman dalam komunikasi, karyawan mungkin akan memiliki opini bahwa ketika contoh dari sistem proses penyebaran informasi di mana berbagai macam tugas dilaksanakan secara serempak dan bersamaan. Kegiatan-kegiatan ini merupakan sistem komunikasi data dan perbandingan data secara bersama-sama, manipulasi data, komunikasi data, analisis dan tampilan data, serta pembuatan peraturan dan kebijakan. Kantor merupakan sebuah tempat bagi orang-orang berkumpul dan melakukan berbagai macam aktivitas bersama-sama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Seperti yang dikatakan oleh Sedarmayanti (2009) bahwa kantor merupakan tempat untuk menangani informasi yang dimulai dari menerima, mengumpulkan, mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi.
Mungkin ide pokok dari otomasi kantor adalah untuk memindahkan ide-ide atau informasi pada manusia dan bukan penggantinya. Artinya adalah seluruh karyawan tidak berpindah secara fisik sebanyak otomasi tetapi mengomunikasikan ide-ide mereka satu sama lain dengan menggunakan berbagai macam sistem telekomunikasi.
Sekalipun dengan adanya otomasi kantor, komunikasi tetap diperlukan bagi pelaksanaan seluruh kegiatan kantor untuk tetap menjaga kinerja karyawan. Sejauh mana komunikasi berpengaruh terhadap kegiatan kantor maya secara keseluruhan dapat menunjukkan pengaruh komunikasi terhadap kinerja karyawan kantor maya.
2. Tinjauan Teoritis 2.1 Pengertian Komunikasi
Secara terminologis, komunikasi merujuk pada proses penyampaian pesan dari seseorang kepada orang lain. komunikasi merupakan penyampaian informasi dari seseorang kepada orang lain.
Menurut Bovee (2003) komunikasi adalah proses pengiriman dan penerimaan pesan yang dapat dikatakan efektif apabila pesan tersebut dapat mendorong tindakan orang lain untuk bertindak sesuai dengan konteks yang ada di dalam pesan.
2.2 Proses Komunikasi
Proses komunikasi merujuk pada sesuatu tentang bagaimana penyampai pesan menyampaikan pesan kepada penerima pesan agar penerima dapat memahami isi pesan yang disampaikan oleh pengirim. Tujuan dari proses komunikasi adalah untuk menciptakan komunikasi yang seefektif mungkin. Proses komunikasi terjadi apabila ada interaksi yang dilakukan oleh manusia serta ada pesan yang hendak disampaikan. Berikut ini beberapa tahapan dalam proses komunikasi :
o Interpretasi ; Pengirim pesan menginterpretasi motif komunikasi, artinya proses komunikasi berawal saat motif komunikasi muncul hingga pengirim pesan dapat menginterpretasi apa yang ada dalam pikirannya ke dalam sebuah pesan, tetapi masih berupa pesan abstrak.
o Penyandian ; Buah pikir yang telah diinterpretasikan oleh pengirim pesan ke dalam sebuah pesan abstrak yang kemudian diubah menjadi lambang komunikasi oleh akal budi pengirim sebagai manusia. Manusia berperan sebagai encoder, sementara alat penyandi yang digunakan berfungsi untuk mengubah pesan yang abstrak menjadi pesan yang konkret.
o Pengiriman ; Ketika pengirim pesan melakukan suatu tindakan komunikasi misalnya dengan mengirimkan lambang komunikasi dengan menggunakan alat pengirim pesan, atau biasanya disebut sebagai
transmitter.
o Penerimaan ; Terjadinya tahap penerimaan ditandai dengan lambang komunikasi yang diterima oleh penerima pesan dengan menggunakan alat komunikasi yang digunakan oleh si penerima pesan itu sendiri.
o Penyandian Balik ; Tahap penyandian balik terjadi ketika lambang komunikasi telah diterima oleh penerima pesan melalui alat penerima pesan hingga si penerima pesan dapat menguraikan lambang komunikasi atau biasa disebut proses decoding.
o Interpretasi ; Ketika si penerima pesan telah dapat menguraikan lambang komunikasi yang diterima oleh alat penerima pesan ke dalam bentuk pesan, maka si penerima pesan telah berhasil menginterpretasikannya.
2.3 Unsur Komunikasi
Komunikasi memiliki beberapa unsur pokok yang mendukung proses keberhasilan komunikasi yang utuh dan tidak dapat dipisahkan dari unsur-unsur yang lainnya. Berikut unsur-unsur pokok komunikasi :
a. Sumber Who ; Sumber bisa berupa organisasi maupun manusia yang perlu berkomunikasi untuk menyampaikan informasi maupun perasaannya kepada orang lain. Sumber biasanya berperan sebagai pembuat informasi. Jika informasi terjadi antar sesama manusia, maka sumber bisa terdiri dari satu orang maupun sekelompok orang atau organisasi.
b. Pesan Say What ; Yang dimaksud pesan dalam proses komunikasi adalah sesuatu yang disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima pesan melalui media tertentu, bisa disampaikan secara langsung yaitu dengan bertatap muka maupun dengan menggunakan media tertentu.
c. Media In Which Channel ; Media merupakan alat yang digunakan oleh pengirim pesan untuk mengirimkan pesan atau informasi kepada penerima pesan. Media yang dimaksud adalah media yang terbagi atas empat hal. Pertama, media pribadi yang biasanya digunakan antarpribadi untuk berhubungan misalnya dengan surat, telepon, kurir, dan sebagainya. Kedua, media kelompok yang minimal harus melibatkan setidaknya 15 orang untuk dapat berhubungan misalnya melalui rapat, seminar, konferensi, dan lain-lain. Suatu organisasi biasanya menggunakan rapat untuk membicarakan hal-hal penting. Sedangkan seminar merupakan media komunikasi yang setidaknya dihadiri minimal 150 orang. Sementara konferensi biasanya dihadiri oleh pengurus maupun anggota dari organisasi yang bersangkutan. Ketiga, media publik yang biasanya dihadiri oleh lebih dari 200 orang. Terakhir, media massa yang digunakan jika pengirim pesan tidak mengetahui dimana penerima pesan berada, alat yang digunakan dalam komunikasi media massa biasanya menggunakan alat komunikasi mekanik misalnya radio, televisi, surat kabar, dan film.
elemen penting yang ada dalam proses komunikasi sebagai sasaran dari komunikasi itu sendiri.
e. Respon With What Effect ; Pengaruh merupakan perbedaan antara apa yang dipikirkan dengan apa yang dilakukan oleh penerima pesan sejak sebelum sampai sesudah menerima pesan. Pengaruh bisa pula diartikan sebagai perubahan dari sikap dan pengetahuan seseorang yang merupakan akibat dari pesan yang diterima. (Hafied Changara, 2008. Hlm 22-27) Pengaruh bisa saja terjadi pada sikap dan tingkah laku seseorang, bisa juga berupa pengetahuan.
f. Barrier Hambatan Komunikasi ; Barier merupakan faktor-faktor penghambat dalam proses komunikasi. Sedikitnya ada tiga hambatan dalam proses komunikasi. Yang pertama hambatan mekanis, yaitu faktor-faktor penghambat komunikasi secara fisik, biasanya terjadi pada media yang digunakan untuk menyampaikan pesan. Yang kedua hambatan semantik, biasanya berhubungan dengan penggunaan bahasa yang dalam proses penyampaian pesan yang bisa saja mengakitbatkan salah penafsiran yang berujung pada terjadinya kesalahpahaman. Yang ketiga hambatan psikologis, merupakan faktor-faktor yang berhubungan dengan kondisi kejiwaan si penerima pesan yang dapat menghambat proses komunikasi, misalnya perasaan sedih, marah, kecewa, bingung, maupun prasangka terhadap orang lain.
g. Gangguan Noise ; Noise dapat memengaruh proses jalannya suatu pesan karena pesan dapat terhalang sehingga bisa saja terjadi gangguan dalam proses pengiriman pesan yang dapat menyebabkan pesan yang dikirimkan oleh pengirim berbeda dengan pesan yang diterima oleh si penerima pesan. Ada dua gangguan dalam komunikasi, yaitu gangguan teknis dan gangguan statis. Gangguan teknis merupakan faktor-faktor yang biasanya mengganggu komunikasi, sehingga terjadi perubahan yang dirasakan oleh penerima pesan. Sedangkan gangguan statis merupakan gangguan yang sifatnya tetap dan tidak dapat dikendalikan oleh pengirim pesan, misalnya cuaca.
h. Pengaruh ; Merupakan dampak dari pesan yang disampaikan oleh pengirim pesan kepada penerima pesan. Setidaknya ada tiga efek yang ditimbulkan. Pertama efek kognitif, yaitu pengaruh yang didapatkan penerima pesan berupa perubahan pengetahuan. Kedua efek efektif, yaitu pengaruh yang didapatkan penerima pesan berupa perubahan sikap atau perasaan terhadap sesuatu hal. Yang terakhir adalah efek psikomotorik, yaitu pengaruh yang didapatkan oleh penerima pesan berupa perubahan perilaku.
2.4 Bentuk Komunikasi
Komunikasi dapat dilakukan dalam beragam bentuk. Bisa dalam bentuk verbal atau nonverbal, formal atau informal, bisa pula dalam bentuk internal maupun eksternal.
keterbatasan dalam persediaan kata sebagai simbol dari objek yang dimaksud misalnya pada benda, sifat, orang, perasaan, yang tidak semuanya tersedia ketika penggunaan bahasa verbal. Berikutnya yaitu kata-kata yang biasanya ambigu maupun konstektual, dimana kata-kata yang digunakan tiap-tiap orang dapat merepresentasikan pandangan maupun interpretasi yang berbeda sebagai akibat dari perbedaan kultur dan sosial yang ada. Pada komunikasi verbal biasanya terjadi bias budaya, maksudnya adalah dimana suatu kata yang terdapat pada bahasa tertentu memiliki arti yang berbeda dengan bahasa yang lain. Selain itu, pada komunikasi verbal biasanya terdapat pencampuran fakta, penafsiran, serta penilaian yang dapat menimbulkan kekeliruan pandangan pada suatu kalimat.
Komunikasi nonverbal biasanya menggunakan pesan yang juga bersifat nonverbal. Nonverbal biasanya menggambarkan semua hal yang terdapat pada komunikasi yang tidak terucap maupun tertulis. Komunikasi nonverbal biasanya bersifat spontan dan juga sulit untuk dipelajari karena sifatnya kurang terstruktur.
Komunikasi internal pada organisasi merupakan proses penyampaian pesan antar anggota organisasi yang dilakukan untuk kepentingan organisasi itu sendiri. Biasanya berwujud komunikasi yang terjadi antar pribadi maupun antar kelompok. Komunikasi internal dapat dibedakan menjadi dua, yaitu komunikasi vertikal dan komunikasi horizontal. Komunikasi internal merupakan komunikasi yang terjadi dari atas ke bawah maupun sebaliknya. Maksudnya adalah ketika seorang pimpinan memberikan instruksi maupun informasi kepada bawahannya juga ketika bawahan memberikan laporan, saran, maupun pengaduan merupakan komunikasi vertikal. Sementara itu, komunikasi horizontal berarti komunikasi yang terjadi antar sesama, misalnya karyawan dengan karyawan, manajer dengan manajer. Komunikasi ini dapat memperlancar proses pertukaran pengetahuan, metode maupun masalah, yang secara otomatis dapat membantu organisasi dalam menghindari masalah yang mungkin akan datang serta menyelesaikan masalah yang ada, selain itu komunikasi ini dapat membantu membangun semangat kerja dan kepuasan kerja karena komunikasi ini dapat terjadi dengan lancar antar sesama bagian.
Komunikasi eksternal pada organisasi merupakan komunikasi yang terjadi antara pimpinan dari suatu organisasi dengan pihak luar organisasi. Komunikasi eksternal terdiri dari dua jenis, yaitu komunikasi dari pihak organisasi kepada pihak luar yang bersifat informatif, misalnya artikel, majalah organisasi, press release dan juga komunikasi dari pihak luar kepada pihak organisasi yang merupakan umpan balik sebagai dampak dari komunikasi yang dilakukan oleh pihak organisasi kepada pihak luar.
Komunikasi formal merupakan komunikasi yang bersifat resmi yang dilakukan di dalam lembaga formal yang bersifat instruktif, yang dilakukan oleh petugas organisasi sesuai dengan struktur organisasi dengan tujuan menyampaikan pesan maupun informasi. Komunikasi dapat dikatakan formal ketika komunikasi yang terjadi dilakukan berdasarkan prinsip dan struktur organisasi.
dalam struktur organisasi. Fungsinya adalah untuk memelihara hubungan sosial antar kelompok informal serta penyebaran informasi yang sifatnya pribadi. Komunikasi nonformal merupakan suatu cara yang dapat ditempuh ketika komunikasi formal yang cenderung kaku dan harus melalui beberapa cara berjalan lambat.
2.5 Sifat Komunikasi
Komunikasi memiliki beberapa sifat dasar yang dapat memungkinkan terjadinya komunikasi itu sendiri, yaitu :
1) Seseorang membutuhkan pesan atau informasi. Untuk dapat bertahan dalam suatu organisasi, orang-orang membutuhkan berbagai macam informasi. Anggota organisasi biasanya merasa perlu untuk memberi ataupun menanyakan informasi. Piramida organisasi yang tercipta memiliki kelogisan ketika sedikit orang berada pada puncak organisasi sementara banyak orang yang berada pada level bawah organisasi sehingga informasi dapat dengan mudah tersebar melalui hierarki yang ada pada organisasi.
2) Kebutuhan orang-orang terhadap penguatan sosial. Kebutuhan sosial dan psikologis yang dimiliki oleh setiap anggota yang ada pada suatu organisasi harus dapat dipenuhi. Biasanya mancakup kebutuhan akan pengakuan, harga diri, dan pertumbuhan. Salah satu tujuan orang-orang dalam berkomunikasi adalah untuk memenuhi berbagai macam kebutuhan tersebut.
3) Pengarahan untuk menggunakan komunikasi. Orang-orang yang diperintahkan biasanya menggunakan komunikasi, mereka biasanya diarahkan untuk berkomunikasi sebab kebanyakan dari mereka meyakini bahwa komunikasi sudah menjadi bagian dari tugas mereka.
4) Berkomunikasi untuk mencapai suatu tujuan. Komunikasi biasanya meliputi kondisi fisiologi dan psikologi seseorang. Beberapa hal yang menjadi tujuan dari seseorang biasanya didapatkan dengan menggunakan komunikasi karena orang-orang merasa harus memiliki hubungan timbal balik dengan orang lain.
5) Bersifat dinamis dan berkelanjutan. Setiap orang di dunia tidak dapat menghindari komunikasi maupun tidak melakukan komunikasi. Situasi secara konstan mendorong mereka untuk selalu melakukan komunikasi. 6) Sifatnya fundamental dan memiliki tujuan. Komunikasi tentu dapat
membantu orang dalam mencapai tujuannya maupun mendapatkan apa yang diinginkan oleh seseorang tersebut. Tetapi mereka tetap perlu penyesuaian diri dalam melakukannya karena ketika seseorang memasuki lingkungan baru mereka biasanya merasa tidak pasti dan bingung. Maka untuk mengurangi ketidakpastian itu, mereka melakukan komunikasi. Ketika semua informasi muncul, mereka akan merasa senang dan mulai menyesuaikan diri.
8) Sifatnya kompleks. Alasan mengapa komunikasi bersifat kompleks adalah karena memang manusia itu sendiri bersifat kompleks serta tidak dapat diprediksi.
2.6 Pengertian Kinerja
Kinerja merupakan sebuah kata benda yang memiliki arti yang sama dengan prestasi, tetapi dalam literatur manajemen dan organisasi, kinerja memiliki makna yang lebih luas.
Kinerja merupakan gambaran tentang tingkat pencapaian suatu pelaksanaan program kegiatan dalam mewujudkan visi, misi dan tujuan organisasi yang tertuang dalam perencanaan strategis sebuah organisasi (Moeheriono, 2012).
Kinerja merupakan kemampuan dalam menjalankan tugas-tugas dan mencapai standar penghasilan yang telah ditentukan sebelumnya oleh organisasi kepada karyawan sesuai dengan tugas yang telah diberikan kepada masing-masing karyawan (Dermawan, 2008).
Kinerja adalah unjuk prestasi dan tampilan hasil kerja, serta capaian dalam memperolehnya dan juga tingkat produktivitas dalam mencapai tujuan. Kinerja merupakan hasil dari program yang akan atau telah dicapai yang berhubungan dengan penggunaaan dana dengan kualitas dan kuantitas yang terukur (Saleh, 2013).
Sementara itu, menurut Kementrian Negara Pendayagunaan Aparatur Negara dalam ISO 11620:2008 kinerja merupakan unjuk prestasi kerja yang diwujudkan dengan melakukan suatu kegiatan atau mencapai tujuan tertentu.
2.7 Indikator Kinerja
Banyak sekali indikator yang bisa digunakan untuk mengukur kinerja suatu hal. Misalnya, indikator kinerja keuangan yang bisa diukur dengan beberapa hal seperti Return On Investment, Return On Assets, dan Book Value. Terlepas dari banyaknya indikator kinerja yang dapat digunakan oleh suatu organisasi untuk mengukur kinerja, perlu diingat bahwa setiap indikator tidak dapat berdiri sendiri dan tidak dapat dipisahkan dengan indikator yang lainnya, mereka saling terkait satu sama lain.
Berikut ini ada beberapa hal yang dapat dijadikan sebagai indikator kinerja, yaitu :
a. Absensi ; absensi mengukur waktu kehadiran serta jam kerja karyawan saat bekerja. Absensi dapat dijadikan sebagai referensi penting dalam proses perencanaan dan penjadwalan operasional serta aktivitas karyawan. b. Ketersediaan pelatihan ; ketersediaan pelatihan dengan kebutuhan
pelatihan bagi karyawan harus sesuai. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara kedua hal tersebut dapat menimbulkan kegagalan pada program yang telah dibuat.
Kedua hal tersebut dapat membantu untuk menunjukkan pada organisasi bahwa karyawan sudah berusaha dengan maksimal dalam menjalankan aktivitas organisasi.
d. Loyalitas Karyawan ; tingkat keluar-masuknya karyawan di suatu organisasi dapat menjadi tolak ukur bagi organisasi mengenai tingkat kepuasan karyawan dalam organisasi tersebut.
2.8 Faktor-Faktor yang Memengaruhi Kinerja
Terdapat banyak faktor yang dapat memengaruhi kinerja. Secara umum, faktor-faktor yang memengaruhinya, yaitu :
1) Faktor individu ; dalam kehidupan organisasi, sumber daya manusia memiliki peran sentral karena merekalah yang menjalankan aktivitas organisasi. Tentu saja baik buruknya kinerja organisasi dipengaruhi oleh kemampuan karyawan dalam menjalankan tugasnya.
2) Faktor kepemimpinan ; seorang manajer harus dapat menjalankan fungsi manajerialnya dengan baik dan benar agar dapat memberikan dorongan dan motivasi terhadap karyawan untuk dapat bekerja secara maksimal dan memberikan kinerja yang baik bagi perusahaan.
3) Faktor tim kerja ; dalam kehidupan organisasi, karyawan tidak hanya menyelesaikan tugas secara individu, namun terkadang mereka diharuskan untuk dapat menyelesaikan pekerjaan dengan bantuan rekan kerja. Untuk itulah dukungan kerja tim juga sangat memengaruhi kinerja organisasi. 4) Faktor sistem organisasi ; sistem merupakan satu kesatuan yang utuh dan
tidak dapat dipisahkan, dan organisasi merupakan sistem itu sendiri. Ketika ada sub-sistem yang tidak bekerja seperti seharusnya, maka kinerja organisasi dapat terganggu. Untuk itulah diperlukan pengawasan secara berkelanjutan agar kinerja organisasi tetap baik.
5) Faktor situasi ; merupakan faktor eksternal dimana ketika organisasi dapat mengatasi tekanan faktor eksternal seperti sosial, politik, ekonomi, dan persaingan dapat menjadikan organisasi bekerja dengan baik, begitupun kinerja organisasi.
2.9 Pendekatan dalam Mengukur Kinerja
Ada beberapa pendekatan yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja karyawan secara individual, yaitu kualitas, kuantitas, ketepatan waktu, efektivitas, dan kemandirian.
menyelesaikan tugasnya secara mandiri tanpa meminta bantuan maupun campur tangan dari pengawas.
2.10 Pengertian Kantor Maya
Virtual office atau kantor maya merupakan otomasi proses kegiatan bisnis yang sebelumnya dilakukan secara manual berubah menjadi otomatis yang membuat dokumen-dokumen yang dibutuhkan oleh organisasi menjadi dokumen berbentuk elektronik. Kantor maya merupakan suatu istilah untuk layanan kantor yang digunakan secara bersama, biasanya meliputi alamat bisnis, layanan telepon, layanan surat dan kurir, layanan faksimile, layanan resepsionis, layanan menjawab, web hosting layanan, serta fasilitas pertemuan dan konferensi. Isitlah yang biasanya muncul berkaitan dengan kantor maya adalah teleprocessing atau telecommuting.
Menurut Harmon (2013) otomasi kantor merupakan teknologi perkantoran berupa usaha yang dilakukan dengan tujuan untuk mengotomatisasi aktivitas yang ada di kantor.
Boone (2007) mengungkapkan bahwa kantor maya merupakan kantor di mana pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi manapun selama lokasi tersebut dapat terhubung dengan lokasi tetap dari suatu perusahaan dengan menggunakan teknologi komunikasi yang bersifat elektronik. Kantor maya bisa disebut sebagai otomatisasi kantor yang merupakan sebuah rencana penggabungan teknologi tingkat tinggi dengan melakukan perbaikan pada proses pelaksanaan kerja dalam rangka meningkatkan produktivitas perusahaan.
Kantor maya merupakan jasa yang menyediakan alamat kantor yang dapat digunakan sebagai alamat organisasi itu sendiri, tetapi setiap surat yang masuk akan dikirimkan ke alamat tersebut secara online. Salah satu tujuan dibuatnya kantor maya adalah semakin banyaknya kesibukan yang dimiliki oleh orang-orang yang tidak dapat memungkinkan mereka untuk berada di dua tempat sekaligus. Dengan adanya kantor maya, pekerjaan bisnis diharapkan dapat dikerjakan secara bersamaan dengan lebih efektif dan efisien (McLeod, 2007).
2.11 Strategi Menggunakan Kantor Maya
2.12 Karakter dari Virtual Office
Kantor maya memiliki anggota tim yang saling bekerja sama yang disebut dengan tim maya dan dipisahkan secara geografis yang bekerja dengan seluruh waktu, ruang, dan batas-batas organisasi yang diperkuat dengan teknologi komunikasi. Para karyawan berkomunikasi dengan menggunakan media elektronik sehingga mereka tidak pernah bertatap muka secara langsung, namun mereka akan bertemu pada satu waktu yang ditentukan perusahaan. Kantor maya merupakan sebuah upaya otomatisasi perkantoran dengan tujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja.
Dalam mewujudkan suatu kantor maya, dapat dengan mengupayakan untuk mempersiapkan infrastruktur otomasi kantor, dengan cara mendefinisi ulang proses kerja kantor, serta mengkondisikan para karyawan untuk bekerja dengan konsep kantor maya, tetapi tetap melibatkan proses manajemen.
Perubahan lingkungan bisnis menuntut suatu organisasi untuk menjadi lebih fleksibel dalam melaksanakan kegiatannya dengan tuntutan agar perusahaan atau organisasi dapat menghasilkan produk yang berkualitas sesuai dengan keinginan pelanggan, untuk itulah diperlukan kerja sama antar organisasi untuk dapat menentukan minat pengguna dari suatu produk dengan menciptakan sebuah kantor maya.
Kantor maya harus dapat berbagi sumber daya. Misalnya seperti pada toko buku online Amazon yang menjual berbagai macam jenis buku tetapi mereka bekerja sama dengan perusahaan lain untuk mendapatkan stok buku yang dibutuhkan yang dijual melalui Amazon.
Memanfaatkan waktu sebaik mungkin ketika memiliki karyawan dengan wilayah yang tersebar, dapat membantu mengefisiensi pekerjaan dalam waktu siang dan malam yang secara terus-menerus.
Biasanya dalam kantor maya, seorang karyawan dapat berhenti melakukan pembagian sumber daya ketika tujuan yang telah ditetapkan sudah dicapai, tetapi dalam kenyataannya selalu muncul tujuan-tujuan baru yang membuat kantor maya tetap eksis.
2.13 Komponen Penting dalam Virtual Office
Kantor maya memiliki beberapa komponen yang ada dalam kegiatan sehari-harinya, yaitu Virtual Knowledge Worker, Virtual Teamwork, Integrated Complexs Networks Intelligence, Complex Matrix Structure, dan Faster Learning Organization.
Virtual Knowledge Worker merupak ‘personal multimedia’ yang ahli dan menguasai berbagai aplikasi teknologi informasi serta terdidik dan memiliki pengetahuan yang tinggi. Karyawan harus memiliki kreativitas dan inovasi dalam membuat setiap pekerjaan menjadi efektif.
Virtual Teamwork merupakan suatu tim yang menggabungkan hight-tech dan
individu-individu yang saling bekerja sama secara efektif dan mampu bertindak sesuai dengan tujuan yang dibuat bersama melalui sistem syaraf digital.
Integrated Complexs Networks Intelligence merupakan kemampuan tinggi untuk melakukan integrasi dalam hubungan kompleks dalam jaringan kerja cerdas. Integrasi dapat dicapai karena satu organisasi saling bergantung dengan organisasi lain mengenai sumber daya yang digunakan.
Complex Matrix Structure merupakan struktur organisasi yang saling menyilang dan mendatar, terintegrasi dalam sistem informasi, transparan, real time, fleksibel dan tanpa batas. Strukturnya berperan sebagai infrastruktur di mana hubungan komando yang ada dalam organisasi telah hilang, hubungan unit dalam organisasi seimbang, tidak ada yang memerintah maupun yang diperintah, tetapi tetap didasarkan pada otonomi sumber daya masing-masing.
Faster Learning Organization merupakan sebuah organisasi yang memiliki kemampuan yang tinggi dalam belajar. Kantor maya dibangun atas kemampuannya yang tinggi dalam beradaptasi dan bersikap proaktif terhadap segala perubahan yang terjadi pada lingkungan.
2.14 Keuntungan dan Kerugian Kantor Maya
Kantor maya merupakan salah satu solusi dari masalah untuk mengatasi kendala fisik yang akan memberikan beberapa keuntungan yaitu kantor maya dapat mengurangi biaya fasilitas, perusahaan dapat mendapatkan karyawan yang berbakat tanpa ada batasan geografis, mengurangi biaya peralatan kantor, mengurangi penghentian kerja, karyawan lebih merasa senang dan dapat berkomitmen dengan lebih baik dibandingkan dengan karyawan yang berada di kantor, karyawan juga dapat menjadi lebih produktif, selain itu perusahaan juga dapat menghemat uang dengan berkurangnya ruang kantor.
Selain memiliki banyak keuntungan, kantor maya juga dapat memberikan beberapa kerugian, yaitu para karyawan dapat menghindar dari pengawasan pihak manajemen, manajemen juga mengalami kesulitan dalam mengelola kinerja tim, karena tidak adanya interaksi sosial sangat memungkinkan untuk terjadi kesalah pahaman dalam komunikasi, karyawan mungkin akan memiliki opini bahwa ketika mereka tidak bekerja di kantor mereka mungkin akan dikucilkan dari rekan kerjanya, karyawan akan kehilangan kesempatan untuk berinteraksi sosial, karyawan mungkin merasa ketakutan bahwa pekerjaan dapat menambah tingkat stres dalam rumah karena semua pekerjaan mereka kemungkinan besar dilakukan di rumah, karyawan juga mungkin berpikir bahwa hal tersebut berdampak kurang bagus bagi karir mereka di masa yang akan datang.
3. Diskusi
tujuan dari proses komunikasi adalah untuk menciptakan komunikasi yang seefektif mungkin.
Selain memiliki proses, juga terdapat unsur-unsur dalam komunikasi yaitu sumber yang dapat berupa organisasi atau manusia, ada pesan, ada media yang digunakan untuk mengirimkan pesan, ada penerima pesan, ada respon yang memengaruhi penerima, ada pula hambatan yang dapat memengaruhi terjadinya komunikasi, ada gangguan atau noise yang dapat menghalangi jalannya pesan, serta timbal balik yang diberikan terhadap pesan yang diterima. Ada berbagai macam bentuk komunikasi, diantaranya komunikasi verbal, komunikasi nonverbal, komunikasi internal, komunikasi eksternal, komunikasi formal, dan komunikasi non formal.
Kinerja merupakan kemampuan dalam menjalankan tugas dan mencapai tingkat pelaksanaan suatu kegiatan dalam meraih tujuan yang telah ditetapkan. Ada beberapa indikator yang dapat digunakan untuk mengukur kinerja yaitu absensi, ketersediaan pelatihan, komitmen dan motivasi karyawan, serta loyalitas karyawan. selain itu terdapat pula faktor-faktor yang dapat memengaruhi kinerja yaitu faktor individu, faktor kepemimpinan, faktor tim kerja, faktor sistem organisasi, dan faktor situasi.
Kantor maya merupakan pengalihan proses kegiatan bisnis dari manual menjadi otomatis. Kantor maya memiliki anggota tim yang saling bekerja sama yang disebut dengan tim maya dan dipisahkan secara geografis yang bekerja dengan seluruh waktu, ruang, dan batas-batas organisasi yang diperkuat dengan teknologi komunikasi. Kantor maya memiliki beberapa komponen yang ada dalam kegiatan sehari-harinya, yaitu Virtual Knowledge Worker, Virtual Teamwork, Integrated Complexs Networks Intelligence, Complex Matrix Structure, dan Faster Learning Organization.
Seperti yang telah dijelaskan dalam tinjauan pustaka bahwa ada berbagai macam jenis komunikasi. Beberapa diantaranya adalah komunikasi formal, komunikasi informal, komunikasi internal, komunikasi eksternal, dan sebagainya. Juga beberapa hal yang dapat memengaruhi kinerja yaitu faktor individu, faktor kepemimpinan, faktor tim kerja, faktor sistem organisasi, dan faktor situasi.
Berdasarkan faktor-faktor yang memengaruhi kinerja kantor semuanya
dibutuhkan komunikasi untuk dapat mewujudkannya. Tanpa komunikasi, kesemua faktor tersebut tidak akan terjadi. Maksudnya adalah sekalipun proses kerja kantor maya dilakukan tanpa adanya interaksi sosial, tetapi setiap karyawannya tetap melakukan komunikasi untuk menjaga efektivitas kinerja perusahaan. Pun dengan semua bentuk komunikasi tersebut, sekalipun perusahaan menerapkan kantor maya, semua bentuk komunikasi tetap diperlukan sebagai proses kerja karyawan dalam melaksanakan tugasnya. Hanya saja setiap komunikasi bisa dilakukan dengan menggunakan media elektronik contohnya surat elektronik atau surel. Jadi, sekalipun kantor tersebut merupakan kantor maya, pengaruh
4. Kesimpulan
Di dalam sebuah perkantoran yang memiliki ruangan untuk bekerja memang memerlukan komunikasi sebagai salah satu penunjang dalam proses pelaksanaan tugas. Namun dalam sebuah perkantoran yang tidak memiliki ruangan untuk bekerja, komunikasi tetaplah diperlukan untuk menjaga kinerja perusahaan tersebut. Baik segala macam bentuk komunikasi. Perbedaannya hanya terletak pada media yang digunakan. Artinya pengaruh organisasi terhadap kinerja kantor maya tetaplah besar sekalipun media yang digunakan berbeda, karena terlepas dari kantor maya yang tidak memiliki ruangan untuk bekerja, dalam kegiatan kantor sehari-hari tetap diperlukan komunikasi untuk mencapai tujuan bersama.
5. Daftar Pustaka
Agusta, Yudi. 2007. Kantor Maya & Sistem Informasi Perusahaan. Retrieved from https://yudiagusta.files.wordpress.com/2008/03/lecture-12-kantor-maya-sistem-informasi-perusahaan.pdf
Ajmal, Hamim. 2012. Bentuk-Bentuk Komunikaai. Magelang Retrieved from http://merengkuhbayangan.blogspot.com/2012/12/makalah.html
Alvin, A. 2012. Komunikasi Kantor. Retrieved from http://www.academia.edu/6714917/KOMUNIKASI_KANTOR
Alvionita, Yaelda. 2013. Unsur Komunikasi. Retrieved from http://yaeldaa.blogspot.com/2013/05/tugas-unsur-unsur-komunikasi.html
Boone dan Kurtz. 2007. Pengantar Bisnis Kontemporer. Edisi 11. Jakarta: Salemba Empat.
Bovee, Courtland L. dan Thill, John V. (2003). Komunikasi Bisnis, Edisi Keenam, Indeks. Jakarta.
Cangara, Hafied. 2008. Pengantar Ilmu Komunikasi. Jakarta : Raja grafindo Persada
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemen Kantor Kontemporer. Bandung: CV Akbar Limas Perkasa
McLeod, R. dan Schell, G.P. 2007, Management Information System (edisi ke 10), Pearson Prentice Hall, New Jersey
Puspita, Dhara Ayu. 2014. Modul Pengantar Administrasi Perkantoran. Malang.
Saleh, Abdul Rahman. (2013). Pengukuran Indikator Kinerja Menurut ISO 11620:2008. Bedah Standar ISO 11620:2008 Kerjasama antara Badan Standarisasi Nasional dengan Perpustakaan Nasional RI. Oktober 2013. Jakarta: Badan Standarisasi Nasional.
Sedarmayanti. 2009. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Manajemen Perkantoran. Bandung: Mandar Maju.
