Pengawasan dan Anggaran biaya
MAKALAH
UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH
Manajemen Perkantoran
Yang dibina oleh Hj. Madziatul Churiyah
Disusun Oleh:
Ainun Dwi Retnowati (130412616385)
Novita Kumalasari (130412611948)
Syaula Putri Alamitha (130412604581)
UNIVERSITAS NEGERI MALANG
FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN MANAJEMEN
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang
Salah satu dari lima fungsi dasar manajemen adalah kontrol atau pengawasan, yang berfungsi membantu memastikan apakah aktivitas yang dilakukan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu fungsi ini juga dapat digunakan pegawai administrasi sesuai dengan hasil yang diinginkan. Selain itu, fungsi ini juga dapat digunakan untuk memfasilitasi bagaimana melakukan perbaikan pada hal tersebut. Selain itu pelaporan administrasi perkantoran juga sama pentingnya. Hal ini bertujuan untuk pertanggung jawaban atas administrasi sebuah organisasi atau perkantoran. Tidak dilaksanakannya kedua fungsi ini oleh seorang manajer administrasi atau lifecycle akan mengkibatkan kurang efektifnya proses administrasi, yang ada pada gilirannya akan berpengaruh terhadap kinerja departemen, devisi maupun stakeholders yang lain. Pengkontrolan yang baik pada suatu departemen tidak berdampak optimal bagi suatu organisasi apabila pengawasan pada departemen lainnya tidak dilakukan sebagaimana mestinya. Untuk itulah, melakukan atandarisasi pengawasan di setiap bagian, baik yang bersifat kualitatif maupun kuantitatif, mutlak dilakukan untuk mendapatkan tingkat kinerja yang diharapkan.
B. Rumusan Masalah
1. Apakah definisi anggaran?
2. Apakah manfaat organisasi yang melakukan penganggaran? 3. Bagaimana cara biaya bekerja satu sama lain?
5. Apakah yang dimaksud dengan Zero-Based Budgeting? 6. Apakah yang dimaksud dengan pengendalian anggaran?
7. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan laporan anggaran?
8. Apakah yang dimaksud dengan kontrol biaya dan hal-hal penting apa saja yang penting dalam pengontrolan biaya?
9. Apa saja teknik untuk mengontrol biaya kegiatan administrasi perkantoran?
10. Bagaimana mengontrol biaya perkantoran?
11. Apa yang dimaksud dengan pengontrolan biaya dengan Balance Scorecard?
C. Tujuan Pembahasan
1. Untuk mengetahui definisi anggaran.
2. Untuk mengetahui manfaat organisasi yang melakukan penganggaran. 3. Untuk mengetahui bagaimana cara biaya bekerja satu sama lain. 4. Untuk mengetahui prinsip-prinsip pembuatan anggaran.
5. Untuk mengetahui tentang Zero-Based Budgeting. 6. Untuk mengetahui tentang pengendalian anggaran.
7. Untuk mengetahui apa saja yang perlu diperhatikan dalam menyiapkan laporan anggaran.
8. Untuk mengetahui tentang kontrol biaya dan hal-hal penting apa saja yang penting dalam pengontrolan biaya.
9. Untuk mengetahui teknik untuk mengontrol biaya kegiatan administrasi perkantoran.
BAB II PEMBAHASAN A. ANGGARAN
Menurut Garrison, Noren, dan Brewer (2005) adalah rencana detail mengenai perolehan dan penggunaan keuangan maupun sumber daya organisasi lainnya pada periode yang telah ditentukan. Ada dua hal yang perlu dicermati berkaitan dengan anggaran, yaitu perencanaan dan pengontrolan biaya. Perencanaan mencakup pengembangan tujuan dan mempersiapakn berbagai anggaran untuk mencapai tujuan yang telah ditetepkan sebelumnya. Pengontrolan mencakup langkah-langkah yang akan diambil pihak manajemen untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan yang telah ditetapkan melalui kontribusi semua bagian didalam organisasi.
Beberapa manfaat yang dapat dipetik oleh organisasi yang melakukan anggaran antara lain:
1. Anggaran mengomunikasikan rencana manajemen keseluruh bagian didalam organisasi.
2. Anggran akan memaksa manajer untuk memikirkan masa depan organisasi dan merencanakan bagaimana cara mencapainya.
3. Proses menganggaran akan mengalokasikan sumberdaya organisasi keseluruh bagian organisasi secara efektif dan efisien.
4. Proses penganggaran akan meminalmilisir terjadinya bottleneckls activity
(aktifitas yang kurang optimal).
5. Anggaran akan mengordinasi aktifitas-aktifitas didalam organisasi dengan mengintegrasikan rencana dimasing-masing bagian.
6. Anggaran akan mendefinisikan tujuan dan sasaran yang akan menjadi
benchmarks dalam mengevaluasi kinerja perusahaan.
Biaya tetap adalah yang secara rutin dikerlurkan dan tidak terpengaruh oleh hasil produksi yang dihasilkan. Biaya sewa, asuransi,dan pajak merupakan contoh biaya tetap, karena biaya-biaya ini tidak terpengaruh oleh fluktuasi yang berhubungan dengan output yang dihasilkan. Biaya variable memiliki hubungan yang erat dengan hasil yang dikeluarkan, sehingga biaya yang dikeluarkan tidak tetap. Contoh biaya variable adalah bahan baku dan persediaan.
Biaya semivariabel akan meningkat apabila produksi meningkat, tetapi tidak secara langsung meningkatkan hasil produksi. Contohnya adalah biaya sewa mesin fotocopy.
Prinsip pembuatan anggaran
1. Keterlibatan karyawan dalam menyusun anggaran kantor administrasi.
Hal ini akan menigkatkan komitmen mereka untuk ikut serta mengembangkan perusahaan, terutama semakin besarnya perhatian mereka terhadap hal-hal yang berkaitan dengan pengeluaran biaya didepartemen mereka.
2. Anggaran harus dapat meresfresikan perkiraan dari biaya oprasional.
Dalam penganggaran sebagian besar orang percaya bahwa manajer yang baik adalah manajer yang mampu menekan biaya oprasional serendah mungkin. Bahkan beberapa organisasi menjadikannya sebagai tolak ukur pemberian bonus. Kebijakan tersebut akan mendorong manajer untuk menggelembungakn anggaran mereka diawal tahun dan melakukan penghematan hingga mencapai tingkat yang diinginkan. Kondisi ini banyak di kritisi oleh pakar akuntansi yang memperkirakan bahwa hal tersebut akan menurunkan kinerja perusahaan dalam jangka panjang (Jensen 2001). Disisi lain, jumlah anggaran yang terlalu minim merupakan rintangan dalam melakukan kegiatan administrasi dikantor. Untuk itu, anggaran harus mampu merefleksikan perkiraan yang realiastis.
Anggaran dibuat untuk periode 1 tahun, sehingga perlu memperkirakan keadaan yang tidak terduga yang mungkin akan terjadi dalam periode tertentu. Alasan inilh, anggran harus dibuat fleksibel guna mengompensasi keadaan ini. Penerapan anggaran yang fleksibel akan memperkirakan biaya pada setiap tingkatan aktifitas yang akan dilakukan dengan range tertentu.
4. Pegawai harus merasa menjadi kesatuan dalam anggaran.
Tanpa adanya kesatuan antara pegawai dengan anggaran yang tlah dibuat, maka pengimplementasian dari anggaran yang telah dibuat itu tidak mungkin akan berhasil.
Teknik Perbaikan Anggaran
Dalam penyusunan anggaran, sangat lazim untuk menggunkan asumsi sebagai dasar penyusunannya. Apabila asumsi yang digunakan berubah dan di luar kontrol organisasi seperti inflasi atau bencana alam, maka anggaran perlu diperbaiki atau direvisi. Ada beberapa teknik perbaikan anggaran yang dapat digunakan oleh organisasi, yaitu review periodik, review progresif, dan review bergerak. Penggunaan teknik review ini tergantung pada kebijakan perusahaan, gambaran keuangan perusahaan, dan tempat di mana revisi anggaran dilakukan. Pada saat review periodik digunakan, waktu review yang ditentukan tergantung pada kebutuhan perusahaan, bisa dalam satu bulan, dua bulan, atau per kuartal. Review progresif menggunakan standart waktu per enam bulan dan teknik progresif guna memperbaiki anggaran.
Ketika teknik review bergerak mulai digunakan, anggaran diperbaiki setiap bulan, dan satu bulan kemudian dilengkapi, termasuk satu bulan berikutnya. Selanjutnya, ketika teknik review bergerak digunakan, maka anggaran akan dibenahi perbulan dan bulan-bulan berikutnya juga akan mengikuti perubahan tersebut.
B. ZERO-BASED BUDGETING
Penganggaran yang menggunakan pendekatan tradisional membuat anggaran tahun lalu sebagai dasar penyusunan dan penambahan persentase yang diinginkan sesuai dengan antisipasi kebutuhan yang akan datang. Walaupun pada dsarnya aktivitas administrasi relatif konstan, namun pendekatan ini akan mendorong manajer untuk menyusun anggaran yang meningkat dari tahun kemarin. Ada dua asumsi yang mendasari, yaitu yang pertama, seluruh pengeluaran yang terjadi memeang diperlukan. Tanpa kajian lebih lanjut, relevansi anggaran yang disusun dengan kondisi kegiatan administrasi organisasi akan tidak ada. Kedua, anggaran yang benar-benar meningkat saja yang dibenarkan. Namun pendekatan tersebut akan mendorong peningkatan anggaran.
Zero-based budgeting (ZBB) merupakan pendekatan alternatif yang mengharuskan manajer untuk menyesuaikan pengeluaran yang dianggarkan, tidak hanya mengubah anggaran tahun lalu seperti yang dilakukan pada pendekatan tradisional, sedangkan tahun dasar penyusunan anggaran adalah nol (tidak ada), bukan anggaran tahun lalu.
ZBB akan menjadikan seluruh pengeluaran administrasi dievaluasi setiap periode. Metode ini akan mengharuskan setiap manajer departemen mengoreksi setiap keberadaan anggaran yang telah dibuat. Zero-based budgeting terdiri dari tiga hal, yaitu:
1. Deskripsikan setiap aktivitas administrasi perusahaan ke dalam sebuah kelompok keputusan.
2. Evaluasi kelompok keputusan tersebut dengan analisis cost-benifits. Dalam melakukan kegiatan administrasi pelanggan, perlu dianalisis apakah pengembangan sitem database yang komprehensif dengan biaya yang cukup tinggi dapat dikompensasi dengan peningkatan pendapatan yang akan diterima oleh perusahaan (analisis kuantitatif). Dalam menganalisis hal ini juga perlu diperhatikan analisis kualitatif, seperti meningkatnya tingat kepuasan pelanggan atau naiknya brand image perusahaan yang disebabkan oleh kecepatan pelayanan administrasi yang dapat diberikan oleh perusahaan.
Manajer dan eksekutif akan mempunyai tanggung jawab kerja yang selalu meningkta, sementara mereka hanya mempunyai sedikit waktu untuk memperhatikan aktivitas administrasi yang berjalan lancar dan sesuai rencana. Karena itu, waktu yang terbatas tersebut akan semakin tersita apabila mereka juga diharuskan untuk memperhatikan aktivitas administrasi yang tidak berjalan sesuai rencana.
Apabila aktivitas administrasi melebihi anggaran yang disetujui, hal tersebut perlu dicatat pada laporan anggaran. Keputusan-keputusan manajerial harus dilengkapi dengan sebuah mekanisme yang memungkinkan dilakukannya evaluasi dan perbandingan terhadap beberapa kegiatan administrasi. Keputusan tersebut juga dapat mengidentifikasi fungsi aktivitas atau struktur departemen. Keputusan tersebut membantu manajer dalam mengevaluasi aktifitas yang ada dalam rangka mengoptimalkan sumber daya yang dimiliki oleh organisasi.
Langkah-langkah dalam pembuatan keputusan akan dimulai dengan menganalisis secara detail setiap kegiatan administrasi masing-masing departemen. Langkah ini akan memungkinkan manajer memberikan pertimbangan alternatif guna mengoptimalkan masing-masing fungsi di dalam organisasi. Langakah selanjutnya adalah menggunakan ZBB. Aktivitas yang paling penting akan mendapatkan rating tertinggi sedangkan yang paling tidak penting mendapatkan rating terendah. Urutan/ranking dari berbagai fungsi yang sedang dan akan disiapkan oleh tiap departemen lalu disampaikan ke manajer yang lebih tinggi dan mengintregasikan semua aktivitas administrasi yang akan dilakukan beserta ranking yang telah ditentukan. Tahap selanjutnya adalah menentukan kegiatan administrasi mana yang akan didanai atau tidak berdasarkan status priorotasnya. Hanya aktivitas yang penting yang dimasukkan dalam anggaran, yang akan membantu mengurangi pemborosan sumber daya keuangan.
Setelah anggaran disiapkan dan disetujui, pengendalian anggaran menjadi sangat penting. Bila proses persiapan membutuhkan waktu selama satu tahun fiskal, pengendalian anggaran adalah proses yang terus mnerus. Laporan anggaran akan digunakan secara berkala sebagai mekanisme untuk mengoordinasi, menimbang. Dan mengontrol berbagai kegiatan administrasi di kantor.
Tujuan dasar penganggaran adalah meningkatkan keuntungan perusahaan dengan meminimalisir pengeluaran. Sebagian besar organisasi akan meraih keuntungan yang meningkat apabila penganggaran yang dilakukan cukup tepat serta teliti dan perbedaan biaya aktual dengan anggaran adalah minimal. Untuk itulah beberapa jenis laporan yang dapat memperbandingkan kedua hal tersebut harus disiapkan oleh Manajer Administrasi sebagai dasar pengendalian anggaran, misalnya biaya administrasi aktual per pelanggan dibandingkan dengan anggaran yang telah ditetapkan sementara jumlah biaya administrasi aktual setiap departemen maupun divisi dibandingkan dengan anggaran dan laporan harian atau mingguan karyawan yang membandingkan jam kerja aktual dan standar yang telah ditetapkan.
Standar biaya adminidtrasi dapat menggunakan benchmark atau tolok ukur dalam mengukur kinerja pegawai administrasi berkaitan dengan biaya yang timbul. Diilustrasikan pada tabel dibawah ini yang telah dimodifikasi oleh penulis berdasarkan hasil penelitian dari Coburn, Grove, dan Fukami (1995).
Penggunaan Benchmark Biaya Administrasi
kredit pelanggan yang dikelola per tagihan per tagihan tagihan
Dalam ilustrasi diatas, Bank X telah mampu menekan biaya pemrosesan piutang melebih kinerja perusahaan-perusahaan yang bergabung dalam fortune 100 maupun perusahaan kelas dunia. Namun,bank itu harus bekerja ekstra keras untuk menekan biaya pemrosesan utang, cek, dan pengelolaan kredit pelanggan yang relatif tinggi dibandingkan benchmark yang mereka gunakan sebagai dasar perbandingan. Standar ideal dapat dicapai pada kondisi terbaik, misalnya standar biaya adminidtrasi per pelanggan bila tidak ada pegawai yang absen akibat sakit, atau pelanggan tidak melayangkan komplain yang biasanya membutuhkan waktu relatif lama dibandingkan dengan pemrosesan administrasi tanpa komplain pelanggan. Menurut Garrison dkk (2005), untuk memperbandingkan biaya administrasi aktual dengan biaya administrasi yang dianggarkan dapat dilakukan variance analysis. Semakin besar varians yang diperoleh, semakin diperlukan langkah-langkah pembenahan pada aktivitas administrasi di dalam organisasi.
Penyiapan Laporan Anggaran
Dalam menyiapkan laporan anggaran, beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh manajer adalah:
1. Situasi tertentu. Manajer dan eksekutif mempunyai tanggung jawab yang cukup luas dan cenderung meningkat dari waktu ke waku, mereka mempunyai sedikit waktu untuk memperhatikan seluruh kegiatan administrasi yang berjalanlancar dan sesuai rencana. Manajer diharapkan hanya memperhatikan situasi tertentu yang menunjukkan aktivitas administrasi yang tidak sesuai dengan perencanaan dan anggaran yang telah ditetapkan sebelumnya.
menuliskan bahwa biaya bulan lalu adalah Rp6.789.000 akan memberikan dasar bagi suatu perbandingann.
3. Membantu pembaca meringkaskan informasi laporan sebanyak mungkin. Penulisan laporan anggaran akan membantu manajer atau eksekutif yang sibuk dengan meringkaskan informasi yang ditampilkan pada laporan tersebut. Pada umumnya, karena laporan ditampilkan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, maka hanya ringkasan yang dibutuhkan.
4. Laporan harus mengandung informasi yang dapat memberikan penjelasan. Untuk membantu pembaca, penjelasan tentang laporan yang telah disusun akan sangat berguna. Mungkin penulis mengetahui alasan mengapa pengeluaran tertentu melebihi anggaran yang telah disetujui. Penjelasan seperti ini sebaiknya dapat dipahami oleh setiap pihak yang membaca laporan tersebut.
5. Laporan harus standar. Membuabt laporan yang berformat sama dari waktu ke waktu akan membantu pembaca. Ketika membaca format yang standar, pembaca dapat memahami dengan cepat informasi penting yang mirip dengan laporan sebelumnya. Dengan menstandarkan format laporan akan memudahkan pembaca membandingkan informasi yang terkandung dalam satu laporan dengan laporan lain.
adalah alternatif lain dari tipe naratif yang telah dibahas sebelumnya. Variansnya ditampilkan dengan jelas.
Deprtemen: Layanan Administrasi
Perkantoran Akhir Bulan 30 Juni 2004
Pengeluaran Jumlah
Repairs 600.000,- 400.000,- 200.000,- 33,34 Total 7.550.000,- 7.570.000,- 800.000,-
600.000,-Selisih dalam alokasi anggaran: Pengeluaran Persentase Penjelasan
Supplies +6,25 Peningkatan yang signifikan dalam jumlah pekerjaan
Telephone -15,4 Pegawai lebih suka berkorespondensi melalui surat atau e-mail dibandingkan melalui telepon
Xerox +17,65 Peningkatan yang signifikan dalam volume pekerjaan Repairs -33,34 Peralatan yang lebih baik mengurangi biaya peralatan
Kontrol Biaya
Kontrol biaya diharapkan dapat menekan pengeluaran seminimal mungkin. Biasanya, jumlah waktu yang digunakan manajer administrasi perkantoran akan mempengaruhi aktivitas kontrol biaya. Semakin sering dilakukan aktivitas pengontrolan, semakin dapat diharapkan varians (variance) akan terjadi karena pemborosan akan semakin kecil dan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
Daftar berikut menjelaskan beberapa hal penting dlam pengontrolan biaya: 1. Mengembangkan standar biaya pada beberapa kegiatan administrasi
perkantoran
2. Mengembangkan kesadarankan biaya yang ditimbulkan pada karyawan.
4. Mengalokasikan biaya kegiatan administrasi perkantoran sesuai dengan fungsi yang dilakukan
5. Mengetahui kegiatan administrasi perkantoran yang tifak efisien dan mempersiapkan solusi untuk membenahinya.
Pada saat menentukan biaya kegiatan administrasi perkantoran, amanajer administrasi harus memperhatikan hal-hal berikut: jumlah kegiatan, tingkat kegiatan yang terstandarisasi, jumlah tugas yang terdapat dalam suatu operasi, efisien kegiatan yang dilaksanakan, serta tingkat biaya kegiatan yang dilaksanakan. Informasi yang digunakan untuk menentukan biaya kegiatan administrasi perkantoran juga digunakan untuk:
1. Menjelasakan perbandingan biaya aktual kegiatan administrasi perkantoran dengan biaya yang telah dianggarkan.
2. Menjelaskan beberapa hal yang menyebabkan beberapa kegiatan administrasi perkantoran berjalan tidak efisien.
3. Membantu menentukan jenis peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam kegiatan administrasi perkantoran
4. Menjelaskan prosedur alternatif apa yang paling efisienn menurut biaya yang digunakan dalam administrasi perkantoran. Misalnya, gaji dan perlengkapan harus dibagi menjadi biaya langsung dan tidak langsung seperti berikut:
- Gaji langsung, yang dibayar kepada orang yang berhubungan secara langsung dengan produksi.
- Gaji tidak langsung, yang dibayar kepada orang yang memungkinkan terjadinya kegiatan administrasi perkantoran, meskipun tidak secara langsung termasuk dalam kegiatan yang dimaksud.
- Perlengkapan langsung, yang digunakan dalam kegiatan administrasi perkantoran.
Jika biaya aktual melebihi perkiraan, manajer harus dapat menentukan alasan dari kondisi tersbut. Selanjutnya, manajer administrasi dapat membuat rencana perbaikan dengan mengembangkan kembali sistem dan prosedur kegiatan administrasi perkantoran hingga mencapai tingkat kinerja yang dibutuhkan. Ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk mengontrol biaya kegiatan administrasi perkantoran, yaitu :
1. Standar Biaya. Dengan meneapkan standar biaya dari setiap kegiatan administrasi yang dilakukan, proses pengontrolan akan lebih mudah dilakukan oleh manajer. Untuk itu, diperlukan penyelidikan untuk mengetahui mengapa biaya perusahaan melebihi standar tersebut dan bagaimana mencapai standar biaya sebagaimana yang dicapai oleh industri.
2. Studi Analisis Biaya. Cara ini digunakan untuk memperbandingkan biaya periode saat ini dengan periode sebelumnya. Jika angka ssat ini lebih besar dari pada angka tahun lalu, maka alasan kanaikan harus diteliti. Karena teknik ini sangat berpengaruh terhadap inflasi dan kenaikan biaya kegiatan administrasi perkantoran, maka diperlukan untuk mengetahui bahwa kenaikan biaya tersebut terjadi semata-mata diakibatkan oleh pengaruh inflasi atau karena fungsi administrasi yang tidak efisien.
3. Mengambil Tindakan Koreksi. Apila biaya aktual melebihi biaya yang telah dianggarkan, fungsi pengontrolan biaya akan sangat diperlukan untuk mengoreksi hal tersebut hingga biaya yang dikeluarkan sesuai dengan anggaran. Berikut adalah beberapa alasan biaya aktual melebihi biaya yang diperkirakan :
- Prosedur kerja tidak efektif
- Karyawan tidak dilatih secara baik untuk mengerjakan tugas yang diberikan
- Peralatan yang berfungsi kurang baik
- Karyawan tidak mempunyai kesadaran akan biaya yang ditimbulkan
- Karyawan kurang memiliki motivasi untuk bekerja pada level kinerja yang diharapkan
Mengontrol Biaya Perkantoran
Salah satu tindakan untuk mengontrol biaya adalah memberikan latihan untuk mencegah kelebihan biaya. Berikut adalah saran yang dapat diberikan :
1. Biaya Perorangan. Gaji perorangan dapat dikontrol dengan beberapa cara. Salah satunya adalah dengan memastikan bahwa jumlah pegawai pada tiap unit pekerjaan sesuai dengan jumlah pekerjaan yang perlu dilakukan. Jika beban kerja melebihi perkiraan dan diperlukan pengangkatan pegawai dari luar, penggunaan pegawai part-time akan lebih murah untuk jangka panjang.
2. Biaya Perlengkapan dan Material. Salah satu cara yang signifikan untuk mengontrol biaya ini adalah dengan meminimalkan penggunaan perlengkapan kantor yang kurang relevan dengan pekerjaan administrasi yang dilakukan. Pada sebagian besar instansi, cara yang diambil untuk mengontrol hal ini adalah dengan menggaji karyawan yang telah terlatih atau dengan melatih karyawan yang telah ada. Cara lain untuk mengontrol biaya perlengkapan adalah dengan meminimalkan penggunaan form yang berbeda pada kegiatan administrasi perkantoran. Dengan menyusun kebutuhan perlengkapan berdasarkan prediksi tingkat kegiatan yang akan dilakukan, penggunaan biaya akan dapat diminimumkan.
beberapa tahun. Biaya peralatan juga dapat dikontrol dengan mencari peralatan yang cocok dengan kegunaannya.
4. Biaya Proses Kerja. Beberapa efisiensi pada proses kerja dapat dijelaskan dengan pengukuran kerja, penyederhanaan kerja, dan analisis terhadap sistem dan prosedur. Dari pada mengontrol biaya proses kerja yang tidak efisien, hasil yang lebih baik akan diperoleh jika dilakuakn perbaikan teerhadap sistem dan prosedur yang mendasari peaksanaan kegiatan administrasi perkantoran.
5. Biaya Overhead. Dalam banyak instansi, yang dibutuhkan hanyalah kesadar akn biaya energi pada karyawan. Beberapa organisasi telah memasyarakatkan kesadaran akan energi dengan mengadakan kontes pada tiap departemen. Departemen yang menggunakan energi listrik terendah akan mendapatkan penghargaan yang pada gilirannya akan memotivasi pegawai untuk menghemat energi.
Sebagai fondasi adalah kemampuan organisasi untuk belajar dan tumbuh dengan selalu melakukan pengembangan terhadap proses administrasi yang dilakukan, sehingga value yang ditawarkan dan disampaikan ke pelanggan menjadi lebih baik lagi. Apabila pelanggan puas terhadap proses administrasi, dapat dipastikan tingkat keuntungan yang akan diperoleh perusahaan akan meningkat. Hal ini secara tidak langsung akan selaras dengan visi dan strategi perusahaan.
Stategi dan Balanced Scorcard pada Perusahaan Asuransi PT “X”:
Keuangan
Pelanggan
Proses Bisnis Internal Laba
Margin kontribusi per pelanggan
Jumlah asumsi yang terjual
Survei pelanggan: tingkat kepuasan terhadap pilihan layanan yang tersedia
Jumlah pilihan layanan yang
tersedia
Belajar dan Pertumbuhan
Dengan mengimplementasikan BSC pada kegiatan administrasi yang dilakukan perusahaan, diharapkan perusahaan dapat melakukan upaya efisiensi yang selaras dengan tujuan perusahaan. Untuk itu, diharapkan Manajer Administrasi dapat mengimplementasikan BSC dalam proses administrasi yang mereka kelola sehingga dapat selaras serta mendukung tercapainya tujuan dan sasaran perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Sukoco, Badri Munir. 2007. Menejemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: Penebit Erlangga
http://kapoyala.blogspot.com/2012/11/makalah-administrasi-pengawasan-dan.html
stiealanwar.files.wordpress.com
