i
TINJAUAN SISTEM PENOMORAN DI TPP RS BHAKTI
WIRA TAMTAMA SEMARANG TAHUN 2015
KARYA TULIS ILMIAH
Disusun guna memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar
Diploma (Amd, PK) dari Program Studi DIII RMIK
Oleh :
OKI AGUNG WIBAWA
D22.2012.01230
PROGRAM STUDI DIII REKAM MEDIS DAN INFORMASI KESEHATAN
FAKULTAS KESEHATAN UNIVERSITAS DIAN NUSWANTORO
SEMARANG
2015
ii
HALAMAN HAK CIPTA
© 2015
iii
HALAMAN PERSETUJUAN
TINJAUAN SISTEM PENOMORAN DI TPP RS BHAKTI WIRA TAMTAMA
SEMARANG TAHUN 2015
Disusun oleh :
OKI AGUNG WIBAWA
D22.2012.01230
Disetujui untuk dipertahankan dalam ujian karya tulis ilmiah
Tanggal : 31 Juli 2015
iv
HALAMAN PENGESAHAN
TINJAUAN SISTEM PENOMORAN DI TPP RS BHAKTI WIRA TAMTAMA
SEMARANG TAHUN 2015
KARYA TULIS ILMIAH
TAHUN 2015
Disusun oleh :
OKI AGUNG WIBAWA
NIM. D22.2012.01230
Karya tulis ilmiah ini telah disetujui untuk dipertahankan di hadapan Tim
Penguji Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang
v
HALAMAN PERSEMBAHAN
Karya tulis ini secara khusus kupersembahkan kepada :
Allah SWT yang selalu memberikan rahmat dan hidayahnya sehingga bisa
menyelesaikan KTI ini .
Untuk kedua orangtua Bapak dan Ibu yang selalu memberikan doa dan dukungan,
buat adik’ku tercinta dan semua keluargaku tersayang terima kasih
atas perhatian dan dukungannya.
Tak lupa aku berterima kasih banyak buat bu Retno Astuti yang sudah
membimbing dalam penyusunan KTI.
Untuk seseorang yang special Clara Rahayuningtyas
♥
terima kasih atas doa,
motivasi, semangat serta perhatiannya.
Untuk semua teman - temanku seperjuangan khususnya angkatan 2012,
kenangan bersama yang telah kita ukir saat-saat kuliah tak akan pernah lupa,
sukses buat kita semua KAWAN …Amin
Love You All.
vi
RIWAYAT HIDUP
Nama
: Oki Agung Wibawa
Tempat & Tanggal Lahir
: Salatiga, 31 Januari 1994
Jenis Kelamin
: Laki-laki
Agama
: Islam
Alamat
: Jalan Kenanga no. 572 Salatiga
Riwayat Pendidikan :
1. TK Aisyiyah Salatiga 1999 - 2000
2. SDN 05 Salatiga tahun 2000 – 2006
3. SMP Muhammadiyah Salatiga tahun 2006 – 2009
4. SMAN 02 Salatiga tahun 2009 -2012
5. Progam Studi D-III RMIK Fakultas Kesehatan Universitas Dian
Nuswantoro Semarang tahun 2012 – sekarang
vii
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas berkat dan rahmat – Nya kepada penulis, sehingga dapat menyelesaikan Karya Tulis Ilmiah ini dengan judul “Tinjauan Sistem Penomoran di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2015” ini dengan baik. Tidak lupa penulis mengucapkan terimakasih kepada :
1. Dr. Ir. Edi Noersasongko, M.Kom. selaku Rektor Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
2. DR. dr. Sri Andarini Indreswari, M.Kes. selaku Dekan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
3. Arif Kurniadi, M.Kom. selaku Ka Progdi DIII Rekam Medis dan Informasi Kesehatan Fakultas Kesehatan Universitas Dian Nuswantoro Semarang.
4. Retno Astuti Setijaningsih, SS, MM selaku pembimbing akademik.
5. Serma Suseno, Amd. PK. selaku Ka Rekam Medis di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
6. Deka Sela P, Amd. PK. selaku pembimbing lahan penelitian RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
7. Seluruh staf karyawan dan karyawati bagian Rekam Medis di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang, yang telah membantu dalam penyelesaian penelitian ini. 8. Seluruh teman-teman RMIK 2012 yang telah memberikan dukungan untuk
berjuang bersama dalam perkuliahan dan proses pembuatan Karya Tulis Ilmiah ini.
viii
Semoga bantuan yang telah diberikan mendapatkan balasan dari Allah SWT. Peneliti menyadari bahwa karya tulis ilmiah ini jauh dari kesempurnaan. Kritik dan saran yang membangun dari pembaca demi perbaikan menjadi masukan untuk peningkatan pelayanan di rumah sakit agar lebih baik.
Semarang , 30 Juli 2015
ix
Program Studi D-III Rekam Medis dan Informasi Kesehatan
Fakultas Kesehatan
Universitas Dian Nuswantoro
Semarang
2015
ABSTRAK
TINJAUAN SISTEM PENOMORAN di TPP RS BHAKTI WIRA TAMTAMA
SEMARANG TAHUN 2015
OKI AGUNG WIBAWA
Masalah duplikasi nomor rekam medis di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang pada saat penelitian menemukan kejadian 10 duplikasi nomor rekam medis yang akan berakibat terhadap pasien dan penuhnya rak filing karena berkas rekam medis menjadi banyak. Dapat dicegahnya duplikasi nomor rekam medis akan menghasilkan informasi medis pasien dapat berkesinambungan. Tujuan umum dari penelitian ini adalah mendeskripsikan gambaran umum tentang sistem penomoran di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang tahun 2015.
Jenis penelitian yang digunakan adalah deskriptif, pengambilan data secara observasi dan wawancara dengan menggunakan metode cross sectional. Populasi studi yang diamati adalah pelaksanaan sistem penomoran di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang dan subjeknya adalah petugas TPP dan kepala URM RS Bhakti Wira Tamtama Semarang. Instrumen penelitian yang digunakan adalah pedoman observasi dan wawancara. Sumber data yang digunakan adalah data primer dan sekunder. Pengolahan data dilakukan dengan editing dan tabulating. Selanjutnya, dianalisa dan diambil kesimpulan secara deskriptif.
Berdasarkan hasil penelitian yang didapat bahwa fungsi petugas pendaftaran di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang adalah mendaftar pasien, membuatkan KIB, memberikan nomor rekam medis untuk pasien baru, mencari DRM dan mengkoding. Sistem penomoran yang digunakan adalah Unit Numbering System. Sarana penomoran yang ada meliputi KIB yang diberikan pasien, KIUP untuk mencatat dan mencari nomor rekam medis dan register untuk pencatatan data pasien setelah mendaftar. Sudah ada kebijakan dan protap tentang pemberian nomor secara Unit
Numbering System di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
Di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sebaiknya petugas meneliti kembali data pasien di KIUP untuk memastikan pasien baru atau lama. Seharusnya kebijakan dan protap dipisahkan tidak dijadikan satu.
Kata Kunci : Sistem penomoran, fungsi petugas, sarana penomoran, kebijakan, protap
x
A Course Of Study D-III Medical Record and Health Information Health Faculty of Dian Nuswantoro University Semarang 2015 ABSTRACT
REVIEW NUMBERING SYSTEM OF HOSPITAL ADMISSION REGISTRATION UNIT BHAKTI WIRA TAMTAMA SEMARANG ON 2015
OKI AGUNG WIBAWA
Problem duplication number medical record in the Bhakti Wira Tamtama Hospital Semarang at the time of the study found an incidence of 10 duplicate medical record number that would result in the patient and the full shelf filing for medical record file into many. The aim of this is to prevent any duplication of medical record. Can be averted duplicate medical record number to produce information medical patient can be a self-sustaining.The general aim of this research is described the general description of numbering system of hospital admission registration unit Bhakti Wira Tamtama Semarang on 2015.
This type of research is descriptive, observational data retrieval and interview with cross sectional method. The observed study population is implementation of numbering system in the hospital admission registration unit Bhakti Wira Tamtama Semarang and its subject is a admission registration unit and the head of the Hostipal Medical Record Unit Bhakti Wira Tamtama Semarang. Research instrument used is manual observation and interview. Data sources used are primary and secondary data. The data processing is done by editing and tabulating. Further analyzed and conclusion drawn dercriptively.
Based on research results obtained that the function of the registration in the Bhakti Wira Tamtama Hospital Semarang is register patients, Patiens card made, give medical record number to new patients, looking for medical record document and encode. A numbering system that is used is a unit of numbering system. A means of numeration that there is covering Patient Card given to patiens, Master Patien Index to record and seek medical record number of patiens and register for recording patients data after registering. Existing policies and standard operating procedure regarding the provision of medical record number in units numbering system in Bhakti Wira Tamtama Hospital.
In the Bhakti Wira Tamtama Hospital Semarang officer should re-examine the patient data in the master patient index to ensure that new or old patients. Should have policies and standard operating procedures are not separated into one.
Keyword’s : Numbering system, attendant functions, means numbering, policy, standard operating procedure.
xi
DAFTAR ISI
Halaman Judul ... i
Halaman Hak Cipta ... ii
Halaman Persetujuan... iii
Halaman Pengesahan ... iv
Halaman Persembahan ... v
Halaman Riwayat Hidup ... vi
Kata Pengantar ... vii
Abstrak... ix
Daftar Isi ... xi
Daftar Singkatan ... xiv
Daftar Lampiran ... xv
Daftar Tabel ... xvi
Daftar Gambar ... xvii
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
xii B. Rumusan Masalah ... 4 C. Tujuan Penelitian ... 4 D. Manfaat Penelitian ... 5 E. Lingkup Penelitian ... 6 F. Keaslian Penelitian ... 7
BAB II : TINJAUAN PUSTAKA A. Rekam Medis ... 8
B. Sistem ... 10
C. Sistem Penomoran ... 10
D. Sistem Penyimpanan ... 13
E. Sistem Penjajaran ... 15
F. Standar Operating Procedure ... 17
G. Kebijakan... 18
H. Fungsi Petugas Pendaftaran ... 18
I. Prosedur Pelayanan Pasien di TPP ... 20
J. Kerangka Teori ... 27
K. Kerangka Konsep ... 28
BAB III : METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian ... 29
B. Identifikasi Variabel ... 29
C. Definisi Operasional ... 30
D. Subjek dan Objek Penelitian... 31
xiii
F. Jenis Data ... 32 G. Pengolahan Data ... 33 H. Analisa Data ... 33
BAB IV : HASIL PENGAMATAN DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum URM Rumah Sakit ... 34 B. Hasil Penelitian... 39 C. Pembahasan ... 52 BAB V : PENUTUP A. Simpulan ... 60 B. Saran ... 61 DAFTAR PUSTAKA ... 62 LAMPIRAN
xiv
DAFTAR SINGKATAN
1. TPP : Tempat Pendaftaran Pasien 2. RS : Rumah Sakit
3. Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan 4. DRM : Dokumen Rekam Medis 5. URM : Unit Rekam Medis
6. TPPRJ : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan 7. URJ : Unit Rawat Jalan
8. TPPRI : Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap 9. URI : Unit Rawat Inap
10. UGD : Unit Gawat Darurat
11. IPP : Instalasi Pelayanan Penunjang 12. KIUP : Kartu Indeks Utama Pasien 13. KIB : Kartu Identitas Berobat 14. UNS : Unit Numbering System 15. SNS : Serial Numbering System 16. SUNS : Serial Unit Numbering System 17. Protap : Prosedur Tetap
xv
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Pedoman Wawancara Lampiran 2 Pedoman Observasi
Lampiran 3 Protap Penerimaan Pasien Baru dan Pasien Lama Lampiran 4 Protap dan Kebijakan
Lampiran 5 Sarana Penomoran (KIB, KIUP, Register) Lampiran 6 Surat Ijin Penelitian
xvi
DAFTAR TABEL
Tabel 1.1 Contoh Duplikasi Nomor Rekam Medis……… 3
Tabel 4.1 Hasil Wawancara Petugas Pendaftaran A,B dan C………40
Tabel 4.2 Hasil Wawancara Petugas Pendaftaran D………...41
xvii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Kerangka Teori……….………. 27 Gambar 2.2 Kerangka Konsep………. 28
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Rekam medis merupakan berkas atau dokumen yang sangat penting bagi suatu institusi kesehatan. Karena bersifat penting maka di dalam suatu rumah sakit harus menyelenggarakan unit kerja rekam medis yang sangat berperan dalam menyediakan data kesehatan di rumah sakit. Unit Rekam Medis akan mempermudah palayanan kepada pasien karena dapat menyediakan informasi medis yang lengkap dan akurat dari hasil pengolahan data dari seluruh unit yang ada. Pelayanan kesehatan yang telah diberikan kepada pasien rawat jalan maupun rawat inap dicatat dalam dokumen rekam medis. Dokumen rekam medis tersebut dicatat atau recording kedalam berkas pasien itu sendiri maupun di buku catatan masing-masing unit rumah sakit.
Menurut Peraturan Menteri Kesehatan No. 269 / Menkes / PER / IIII / 2008 disebutkan bahwa rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan. Karena rekam medis itu penting maka setiap rumah sakit harus memiliki Unit Rekam Medis untuk menjalankan rekam medis..(1)
2
Unit Rekam Medis di Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama terdiri atas bagian luar dan bagian dalam. Bagian luar Rekam Medis meliputi TPPRJ, URJ, TPPRI, URI, UGD, dan IPP. Sedangkan bagian dalam Rekam Medis meliputi Assembling, Analising Reporting, Koding Indeksing, dan Filling. Dalam pendaftaran pasien di TPPRJ, TPPRI, dan UGD setiap pasien baru akan diberikan nomor rekam medis oleh petugas pendaftaran dan akan dicatat di dalam beberapa formulir rekam medis yaitu Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) elektronik, Kartu Identitas Berobat (KIB), formulir data dasar pasien, dan buku register pendaftaran. Dengan adanya KIUP elektronik petugas akan terbantu karena akan dimudahkan dalam pencatatan data identitas pribadi pasien dan pemberian nomor rekam medis baru harus berdasarkan nomor yang diurutkan secara kronologis dan nomor tersebut digunakan oleh unit atau bagian di rumah sakit yang bersangkutan. Karena nomor rekam medis mempunyai kegunaan dan tujuan yaitu sebagai identifikasi dari pasien, petunjuk pemilik folder dokumen rekam medis pasien yang bersangkutan, registrasi pasien, untuk pedoman dalam tata cara penyimpanan (Penjajaran) dokumen rekam medis, dan sebagai petunjuk dalam pencarian dokumen rekam medis yang telah disimpan di filing berdasarkan urutan sistem penomoranya.
Sistem penomoran yang digunakan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang yaitu Unit Numbering System, sistem ini memberikan satu nomor rekam medis baik pasien rawat jalan, rawat inap, maupun UGD. Dalam pemberian nomor rekam medis pasien, masih sering terjadi duplikasi nomor rekam medis dikarenakan peran petugas pendaftaran yang tidak menjalankan fungsinya dengan baik, sistem informasi yang ada di
3
pendaftaran tidak menjalankan fungsinya dengan benar serta tidak adanya buku penggunaan nomor rekam medis, sehingga ketika ada pasien lama berobat tidak membawa Kartu Identitas Berobat (KIB) dan mengaku sebagai pasien baru petugas langsung mendaftar dan memberikan nomor baru hal tersebut akan berdampak terjadinya nomor rekam medis ganda dan akan menyulitkan petugas filing karena terjadi duplikasi nomor rekam medis dan satu pasien bisa mempunyai lebih dari satu nomor rekam medis yang akan berdampak terhadap proses pelayanan karena menjadi terhambat.
Tabel 1.1
Contoh Duplikasi Nomor Rekam Medis di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang
NAMA NO RM 1 NO RM 2 NO RM 3 Nn. A 03 89 xx 02 23 xx - Tn. B 04 40 xx 04 60 xx - Tn. C 01 15 xx 03 21 xx - Ny. D 05 01 xx 04 77 xx 04 80 xx Nn. E 01 67 xx 03 41 xx 03 60 xx Nn. F 02 03 xx 02 96 xx - Ny. G 01 56 xx 01 56 xx - Nn. H 04 87 xx 02 19 xx 03 31 xx Tn. L 03 38 xx 01 59 xx Tn. J 01 09 xx 06 04 xx 06 05 xx
4
Akibat pemberian nomor rekam medis ganda pelayanan menjadi terhambat karena lamanya dalam pencarian berkas rekam medis pasien, isi rekam medis menjadi tidak berkesinambungan karena terbagi dalam beberapa dokumen rekam medis, dan berkas rekam medis akan menumpuk di rak filing akibat banyak terjadinya duplikasi nomor rekam medis. Dengan alasan tersebut sehingga peneliti tertarik melakukan penelitian dengan judul “Tinjauan Sistem Penomoran di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang Tahun 2015”.
B. Rumusan Masalah
Bagaimana gambaran sistem penomoran di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang tahun 2015?
C. Tujuan Penelitian
1. Tujuan UmumMendeskripsikan gambaran umum tentang sistem penomoran di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang tahun 2015.
2. Tujuan Khusus
a. Mengidentifikasi fungsi petugas pendaftaran di TPP RS Bhakti Bhakti WIra Tamtama Semarang.
b. Mengidentifikasi sarana penomoran yang ada di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
5
c. Mengidentifikasi kebijakan yang ada di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
d. Mengidentifikasi prosedur tetap (protap) yang ada di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
e. Mendeskripsikan pelaksanaan sistem penomoran di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
D. Manfaat Penelitian
1. Bagi Peneliti
Untuk memperoleh informasi tentang sistem penomoran yang ada di rumah sakit.
2. Bagi Rumah Sakit
Sebagai bahan masukan yang dapat digunakan untuk perbaikan sistem penomoran di rumah sakit.
3. Bagi Akademik
Sebagai tambahan pengetahuan bagi mahasiswa dalam meninjau sistem penomoran di tempat pendaftaran pasien rumah sakit.
E. Ruang Lingkup
1. Lingkup KeilmuanLingkup ilmu dalam penelitian ini adalah ilmu rekam medis dan informasi kesehatan.
2. Lingkup Materi
6 3. Lingkup Lokasi
Lokasi penelitian ini dilakukan di TPP RS Bhakti Wira Tamtama.
4. Lingkup Metode
Metode yang digunakan dalam penelitian adalah deskriptif.
5. Lingkup Objek
Objek yang diamati dalam penelitian adalah sistem penomoran rekam medis di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
6. Lingkup Waktu
7
F. Keaslian Penelitian
N o Nama Judul Penelitian Metode Penelitian VariabelPenelitian Hasil Perbedaan
1 Dina Wijaya Setiowati Tinjauan Duplikasi Nomor Rekam Medis Pasien Rawat Jalan Di Rumah Sakit Umum Pusat Persahabatan Jakarta 2014 Deskriptif 1. Proedur sistem penerima-an pasien 2. Prosedur sistem penomor-an rekam medis 3. Jumlah duplikasi nomor rekam medis rawat jalan 4. Faktor penyebab duplikasi 1. Terdapat 1,16 % duplikasi nomor rekam medis 2. Pasien tidak tertib administ-rasi, petugas kurang teliti dalam melayani pendaftara n dan aplikasi komputer tidak ada peringatan pada saat merekam data pasien. 1. Tempat penelitian Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang 2. Tahun : 2015 3. Variabel : a. Fungsi Petugas TPP b. Sarana Penomoran c. Kebijakan Penomoran d. Protap Penomoran e. Pelaksanaan Sistem Penomoran
8
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
A. Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
a. Menurut Permenkes No: 269/Menkes/PER/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Catatan merupakan tulisan-tulisan yang dibuat oleh dokter atau dokter gigi mengenai tindakan-tindakan yang dilakukan kepada pasien dalam rangka palayanan kesehatan. (1)
b. Menurut E K Huffman, rekam medis adalah rekaman atau catatan mengenai siapa, apa, mengapa bilamana dan bagaimana pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien selama masa perawatan dan memuat pengetahuan mengenai pasien dan pelayanan yang diperolehnya serta memuat informasi yang cukup untuk menemukenali (mengidentifikasi) pasien, menegakkan diagnosa dan pengobatan serta merekam hasilnya. (2)
c. Menurut Gemala R Hatta, rekam medis merupakan kumpulan fakta tentang kehidupan seseorang dan riwayat penyakitnya, termasuk keadaan sakit, pengobatan saat ini dan masa lampau yang ditulis
9
oleh para praktisi kesehatan dalam upaya mereka memberikan pelayanan kesehatan kepada pasien. (7)
2. Tujuan Rekam Medis
Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar maka suatu rumah sakit tidak akan berhasil dalam tertib administrasi sebagaimana yang diharapkan. (6)
3. Kegunaan Rekam Medis
Kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain : a. Administrasi
Data dan informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk melaksanakan pengelolaan berbagai sumber daya.
b. Hukum
Sebagai alat bukti hokum yang dapat melindungi hukum terhadap pasien, provider kesehatan serta pengelola dan pemilik sarana pelayanan kesehatan.
c. Keuangan
Dapat digunakan untuk menghitung biaya yang harus dibayar pasien, selain itu jenis dan jumlah kegiatan pelayanan dapat digunakan untuk memprediksi pendapatan dan biaya sarana pelayanan kesehatan.
10 d. Penelitian
Digunakan untuk penelitian penelusuran dokumen rekam medis untuk keperluan penelitian.
e. Pendidikan
Peneliti dapat belajar dan mengembangkan ilmunya dengan menggunakan dokumen rekam medis.
f. Dokumentasi
Dokumen rekam medis sebagai dokumen karena memiliki sejarah medis seseorang. (3)
B. Sistem
Sistem adalah kumpulan dari bagian-bagian yang berhubungan dan membentuk satu kesatuan yang majemuk, dimana masing-masing bagian bekerja sama secara beba dan terikat untuk mencapai sasaran kesatuan dalam suatu situasi yang majemuk pula. Sistem terbentuk dari dua atau lebih subsistem yang ada di bawahnya. (4)
C. Sistem Penomoran
Sistem penomoran dalam pelayanan rekam medis yaitu tata-cara penulisan nomor yang diberikan kepada pasien yang datang berobat sebagai bagian dari identitas pribadi pasien yang bersangkutan. Nomor rekam medis memiliki berbagai kegunaan atau tujuan yaitu (a) sebagai petunjuk pemilik berkas rekam medis pasien yang bersangkutan, (b) untuk pedoman dalam
11
tata-cara penyimpanan (penjajaran) berkas rekam medis dan (c) sebagai petunjuk dalam pencarian berkas rekam medis yang telah tersimpan di filing. Nomor rekam medis terdiri dari 6 angka (digit) yang terbagi menjadi 3 kelompok, masin-masing kelompok terdiri dari dua angka. Dengan demikian maka dijumpai kelompok angka awal, tengah dan akhir. Enam angka tersebut mulai dari 00-00-01 sampai 99-99-99. Contoh untuk membedakan kelompok angka tersebut, misalnya pada nomor rekam medis 03-10-67, berarti kelompok awal angka 03, kelompok tengah angka 10 dan kelompok angka akhir 67. Ada tiga sistem pemberian nomor rekam medis pasien yaitu : 1. Pemberian nomor cara seri (Serial Numbering System)
2. Pemberian nomor cara unit (Unit Numbering System)
3. Pemberian nomor cara seri unit (Serial Unit Numbering System)
Dibawah ini merupakan definisi pokok dari sistem penomoran secara seri, unit dan seri unit sebagai berikut :
a. Pemberian Nomor Seri (Serial Numbering System)
Pada sistem ini, petugas pendaftaran memberikan nomor baru (berkas baru) pada setiap kali pasien datang berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan. Petugas memberikan nomor baru (berkas baru) tanpa membedakan antara pasien baru atau pasien lama, sehingga seorang pasien bisa saja memiliki sejumlah bekas rekam medis sesuai jumlah kunjungannya ke fasilitas pelayanan kesehatan. Keuntungan sistem ini tentunya pelayanan pasien tanpa menunggu pencarian berkas lama dan dengan sistem ini dapat mengetahui jumlah kunjungan ke fasilitas pelayanan kesehatan. Untuk kerugiannya adalah informasi
12
pelayanan yang didapatkan pasien menjadi tidak berkesinambungan sehingga dapat merugikan pasien dan membutuhkan banyak formulir rekam medis karena setiap pasien datang bertambah juga berkas rekam medisnya.
b. Pemberian Nomor Secara Unit (Unit Numbering System)
Pada sistem ini setiap pasien yang berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan akan mendapatkan satu nomor rekam medis (Berkas rekam medis) ketika pasien tersebut pertama kali datang dan tercatat sebagai pasien di fasilitas pelayanan kesehatan tersebut. Nomor (Berkas) rekam medis ini dapat dipergunakan untuk semua pelayanan kesehatan yang ada di fasilitas pelayanan kesehatan yang bersangkutan, tanpa membedakan pelayanan rawat jalan, rawat inap, maupun rawat darurat. Kelebihan pada unit numbering system adalah informasi medis pasien dapat berkesinambungan karena semua data klinis pasien tercatat dalam satu berkas rekam medis pasien. Kekurangan dari unit
numbering sytem adalah untuk pelayanan pasien lama akan lebih lama
waktunya dibanding dengan sistem penomoran seri. Hal ini dikarenakan pada pasien lama akan dicarikan berkas rekam medisnya yang lama setelah ketemu baru pasien akan mendapatkan pelayananya.
c. Pemberian Nomor Cara Seri Unit (Serial Unit Numbering System)
Sistem ini merupakan perpadan antara sistem seri dan unit yaitu dengan memberikan nomor baru (berkas rekam medis baru) kepada seluruh pasien yang berkunjung tetapi kemudian untuk pasien lama akan dicarikan berkas rekam medisnya. Pada sistem ini berkas rekam medis lama akan digabung dengan berkas rekam medis baru dan selanjutnya
13
digabung dengan menggunakan nomor (berkas) baru. Kelebihan dari sistem ini adalah pelayanan menjadi cepat karena tidak memilah antara pasien baru atau lama semua pasien yang datang seolah-olah dianggap sebagai pasien baru untuk dibuatkan berkas baru. Kekurangannya yaitu petugas akan mencari berkas pasien lama dan menggabungkannya dengan berkas yang baru dan informasi klinis pada saat pelayanan tidak disertakan, sehingga petugas pelayanan tidak dapat melihat pelayanan yang elah diberikan kepada pasien pada kunjungan sebelumnya. (5)
D. Sistem Penyimpanan
Kegiatan menyimpan rekam medis merupakan usaha melindungi rekam medis dari kerusakan fisik dan isi dari rekam medis itu sendiri. Rekam medis harus disimpan dan dirawat dengan baik karena rekam medis merupakan harta benda rumah sakit yang sangat berharga.
Ada 2 (dua) cara penyimpanan dalam pengelolaan berkas rekam medis yaitu :
1. Sentralisasi
Sentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pasien dalam satu kesatuan baik catatan kunjungan poliklinik, maupun catatan selama seorang pasien dirawat inap, disimpan pada satu tempat.
a. Kelebihan sistem sentralisasi adalah :
1) Dapat mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharan dan penyimpanan rekam medis.
14
3) Informasi medis pasien dapat berkesinambungan. b. Kelemahan sistem ini adalah :
1) Perlu waktu dalam pelayanan rekam medis. 2) Perlu ruangan yang luas.
2. Desentralisasi
Desentralisasi adalah penyimpanan rekam medis pada masing-masing unit pelayanan. Terjadi pemisahan antara rekam medis pasien rawat jalan dengan pasien rawat inap. Rekam medis rawat jalan disimpan di rawat jalan yang bersangkutan, sedangkan rekam medis rawat inap disimpan dibagian rekam medis.
a. Kelebihan sistem ini adalah :
1) Efisiensi waktu, dimana pasien akan mendapat pelayanan lebih cepat.
2) Beban kerja yang dilaksanakan petugas rekam medis lebih ringan.
b. Kelemahan sistem ini adalah :
1) Biaya yang diperlukan untuk pengadaan rekam medis, peralatan dan ruangan lebih banyak
2) Informasi medis pasien tidak berkesinambungan. (8)
E. Sistem Penjajaran
Sistem penjajaran adalah sistem penataan rekam medis dalam suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan kebali berkas rekam medis menjadi mudah dan cepat. Dokumen rekam medis yang disimpan
15
kedalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain.
Sistem penjajaran dokumen rekam medis mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 cara yaitu :
1. Straight Numerical Filing
Dikenal dengan sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medisnya secara langsung pada rak penyimpanan.
Misalnya keempat rekam medis berikut ini akan disimpan berurutan dalam satu rak, yaitu 08-00-01, 08-00-02, 08-00-03.
Adapun kelebihan dan kekurangan sistem penjajaran ini yaitu :
a. Kelebihan :
1) Mudah dalam mengambil berkas rekam medis dengan nomor rekam medis yang berurutan tanpa jeda beberapa nomor
2) Mudah melatih petugas-petugas yang harus melaksanakan penyimpanan tersebut.
b. Kekurangan :
1) Sangat memungkinkan petugas akan berdesak-desakan dalam satu rak, jika berkas diambil merupakan berkas yang belum lama disimpan di rak penyimpanan.
2) Petugas harus memperhatikan seluruh angka pada nomor rekam medis sehingga mudah terjadi kekeliruan menyimpan.
16 2. Midle Digit Filing
Midle digit filing merupakan sistem penyimpanan berkas rekam medis
berdasarkan numerik dengan urutan sistem angka tengah. Sistem ini menyimpan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Dalam hal ini angka yang terletak ditengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan kelompok angka paling kanan menjadi angka ketiga. Untuk pembagian kelompok angka middle digit filing tersebut terlihat pada bagan di bawah ini.
4
8
1
2
0
6
Kelompok angka ketiga
(tertiary digits) Kelompok angka kedua (secondary digits) Kelompok angka pertama (primary digits)
Kelebihan dan kekurangan sistem ini hampir sama dengan sistem penyimpanan terminal digit filing.
3. Terminal Digit Filing
Penyimpanan dengan sistem angka akhir atau disebut terminal digit
filing merupakan sistem penyimpanan berkas rekam medis berdasarkan
numeric dengan urutan sistem angka terakhir. Sistem ini menyimpan berkas rekam medis dengan menjajarkan berkas rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok terakhir.
17
Sistem penyimpanan angka akhir lebih mengajukan untuk dipilih karena umum dipakai dan lebih mudah, efisien dan efektif. (5)
F. Standar Operating Procedure
Standar Operating Procedure adalah pedoman tertulis yang
dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi atau tata cara ataupun tahapan yang harus dilalui dalam suatu proses kerja tertentu, yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang atau yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat penampilan atau kondisi tertentu sehingga suatu kegiatan dapat diselesaikan secara efektif dan efisien. (9)
Standar Prosedur Operasional adalah suatu perangkat instruksi/langkah-langkah yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin tertentu, dimana Standar Prosedur Operasional memberikan langkah yang benar dan terbaik berdasarkan konsensus bersama untuk melaksanakan berbagai kegiatan dan fungsi pelayanan yang dibuat oleh sarana pelayanan kesehatan berdasarkan standar profesi. (15)
G. Kebijakan
Kebijakan adalah suatu arah tindakan yang diusulkan oleh seseorang, kelompok, atau pemerintah dalam suatu lingkungan tertentu yang memberikan hambatan-hambatan dan kesempatan-kesempatan terhadap kebijakan yang diusulkan untuk menggunakan dan mengatasi dalam rangka
18
mencapai suatu tujuan, atau merealisasikan suatu sasaran atau suatu maksud tertentu. (10)
H. Fungsi Petugas Pendaftaran
1. Penerimaan Pasien Rawat JalanPelayanan rawat jalan adalah pelayanan yang diberikan kepada pasien yang tidak mendapatkan pelayanan rawat inap di fasilitas pelayanan kesehatan. Fungsi petugas pendaftaran sangat penting dalam penerimaan pasien dan harus sesuai prosedur penerimaan pasien, prosedur ini sebaiknya diletakkan di tempat yang mudah dibaca. Hal ini dilakukan untuk mengontrol pekerjaan yang telah dilakukan sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat konsisten dan sesuai aturan. (2)
2. Penerimaan Pasien Rawat Inap
Penerimaan pasien rawat inap adalah penerimaan pasien untuk mendapatkan pelayanan lanjutan setelah mendapatkan surat pengantar dirawat dari pihak yang berwenang. Petugas penerimaan pasien harus menguasai kegiatan yang ada di tempat penerimaan pasien. Beberapa kegiatan penerimaan pasien meliputi identifikasi pasien, penamaan pasien, pemberian nomor rekam medis pasien, dan registrasi pasien. Masing-masing kegiatan di atas dikerjakan sesuai dengan prosedur yang berlaku.
3. Penerimaan Pasien Rawat Darurat
Pasien rawat darurat merupakan pasien yang datang ke tempat penerimaan pasien gawat darurat yang dibuka selama 24 jam pelayanan,
19
disini pasien ditolong lebih dahulu setelah itu kemudian menyelesaikan administrasinya. Pasien gawat darurat semua dianggap pasien baru, jadi petugas pendaftaran akan memberikan nomor rekam medis baru untuk pasien tersebut. Setelah pelayanan selesai petugas akan menyatukan berkas rekam medis tersebut dalam berkas rekam medis lamanya jika pasien tersebut sudah pernah berobat ke fasilitas pelayanan kesehatan tersebut, untuk pasien baru berkas rekam medis langsung disimpan di rak file. (5)
I. Prosedur Pelayanan Pasien di TPP
Deskripsi pokok kegiatan pelayanan rekam medis di TPPRJ :
1. Menyiapkan formulir dan catatan serta nomor rekam medis yang diperlukan untuk pelayanan. Formulir dan catatan yang perlu disiapkan yaitu :
a. Formulir-formulir dokumen rekam medis rawat jalan baru yang telah diberi nomor rekam medis, yaitu formulir rekam medis yang belum berisi catatan pelayanan pasien yang lalu.
b. Buku register pendaftaran pasien rawat jalan, yaitu buku yang berisi catatan identitas pasien sebagai catatan pendaftaran.
c. Buku ekspedisi, yaitu buku yang digunakan untuk serah terima dokumen rekam medis agar jelas siapa yang menerimanya.
d. KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien), yaitu kartu indeks yang digunakan sebagai petunjuk pencarian kembali identitas pasien.
20
e. KIB/KTPP (Kartu Identitas Berobat/ Kartu Tanda Pengenal Pasien), yaitu kartu identitas pasien yang diserahkan kepada oa untuk digunakan kembali bila dating berobat lagi.
f. Tracer, yaitu kartu yang digunakan untuk petunjuk digunaknnya (keluarnya) dokumen rekam medis dari rak filing sehingga dapat digunakan untuk peminjaman dokumen rekam medis ke filing.
g. Buku catatan penggunaan nomor rekam medis, yaitu buku yang berisi catatan penggunaan nomor rekam medis.
h. Karcis pendaftaran pasien.
2. Menanyakan kepada pasien yang datang, apakah sudah pernah berobat? Bila belum berarti pasien baru dan bila sudah berarti pasien lama.
Pelayanan kepada pasien baru meliputi :
a. Menanyakan identitas pasien secara lengkap untuk dicatat pada formulir rekam medis pasien rawat jalan, KIB dan KIUP.
b. Menyerahkan KIB kepada pasien dengan pesan untuk membawa kembali bila datang berobat berikutnya.
c. Menyimpan KIUP sesuai urutan abjat (alfabetik).
d. Menanyakan keluhan utamanya guna memudahkan mangarahkan pasien ke poliklinik yang sesuai.
e. Menanyakan apakah membawa surat rujukan. Bila membawa : i) Tempelkan pada formulir rekam medis pasien rawat jalan.
ii) Baca isinya ditujukan kepada dokter siapa atau diagnosisnya apa guna mengarahkan pasien menuju ke poliklinik yang sesuai.
21
f. Mempersilahkan pasien menunggu di ruang tunggu poliklinik yang sesuai.
g. Mengirimkan dokumen rekam medis ke poloklinik yang sesuai dengan menggunakan buku ekspedisi.
Pelayanan kepada pasien lama meliputi :
i) Menanyakan terlebih dahulu membawa KIB atau tidak.
ii) Bila membawa KIB, maka catatlah nama dan nomor rekam medisnya pada tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
iii) Bila tidak membawa KIB, maka tanyakanlah nama dan alamatnya untuk dicari di KIUP.
iv) Mencatat nama dan nomor rekam medis yang ditemukan di KIUP pada tracer untuk dimintakan dokumen rekam medis lama ke bagian filing.
v) pasien baru atau membayar di loket pembayaran.
vi) Pelayanan pasien asuransi kesehatan disesuaikan dengan peraturan dan prosedur asuransi penanggung biaya pelayanan kesehatan.
3. Setelah akhir pelayanan kegiatannya adalah :
a. Mencatat identitas pada buku register pendaftaran rawat jalan.
b. Mencocokan jumlah pasien dengan jumlah pendaftaran pasien rawat jalan dengan kasir rawat jalan.
c. Membuat laporan harian tentang :
22
ii) Penggunaan formulir rekam medis, untuk pengendalian penggunaan formulir rekam medis.
iii) Merekapitulasi jumlah kunjungan pasien baru dan lama, untuk keperluan statistik rumah sakit. (12)
Deskripsi pokok kegiatan TPPRI dalam pelayanan rekam medis :
1. Penerimaan pasien yang berasal dari URJ dan UGD
a. Menerima pasien bersama surat pengantar rawat inap atau admission
note. Berdasar surat tersebut, dapat diketahui jenis penyakitnya
sehinga dapat diarahkan ke bangsal mana pasien harus dirawat. b. Menjelaskan TT (Tempat Tidur) dan kelas perawatan yang masih
kosong.
c. Menjelaskan tarif pelayanan rawat inap dan fasilitas-fasilitas yang dapat dinikmati oleh pasien dan keluarga.
d. Bersama pasien atau keluarganya menetapkan ruang dan kelas perawatan yang diinginkan pasien dan tersedianya TT.
e. Membuat surat persetujuan rawat inap.
f. Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk menyiapkan ruangan.
g. Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis penyakitnya agar dapat digunakan pelayanan klinis di unit rawat inap. 2. Penerimaan pasien yang diterima secara langsung di TPPRI
a. Menjelaskan TT dan kelas perawatan yang masih kosong berdasarkan catatan penggunaan tempat tidur (mutasi pasien).
23
b. Menjelaskan tarif pelayanan rawat inap dan fasilitas-fasilitas yang dapat dinikmati oleh pasien dan keluarga pasien.
c. Bersama pasien atau keluarganya menetapkan ruang dan kelas perawatan yang diinginkan paskien dan tersedianya TT.
d. Memberitahu bangsal rawat inap yang bersangkutan untuk menyiapkan ruangan.
e. Menyediakan kelengkapan formulir rawat inap sesuai dengan jenis penyakitnya agar dapat digunakan pelayanan klinis di unit rawat inap. f. Mencatat kemudian menyerahkan KIB kepada pasien.
g. Menyimpan KIUP untuk selanjutnya diserahkan ke TPPRJ guna disimpan.
h. Mencatat dan menyimpan buku register pendaftaran pasien rawat inap.
i. Mencatat hasil pemeriksaan klinis ke formulir rekam medis rawat inap.
j. Mencatat penggunakan nomor rekam medis pada buku catatan penggunakan nomor rekam medis.
3. Prosedur pelayanan rekam medis umum lainnya di TPPRI
a. Setiap hari (pagi hari) mengambil SHRI dan DRM rawat inap di setiap bangsal rawat inap untuk dicatat selanjutnya diserahkan ke fungsi assembling. Serah terima DRM menggunakan buku ekspedisi.
b. Mencatat mutasi pasien rawat inap pada buku catatan penggunaan TT berdasarkan SHRI dan informasi mutasi pasien rawat inap yang diperoleh setiap saat dari bangsal rawat inap.
24
c. Membuat laporan kegiatan pendaftaran pasien rawat inap perbulan, meliputi :
i) Jumlah pasien masuk,jumlah pasien keluar hidup, jumlah pasien keluar mati.
ii) Jumlah pasien yang melalui UGD, URJ dan dating langsung. iii) Jumlah pasien masuk per bangsal dan kelas perawatan. iv) Jumlah pasien rujukan dan asal rujukannya.
v) Membuat grafik kegiatan pendaftaran pasien rawat inap. vi) Mencatat penggunaan formuir rawat inap.
d. Memberi informasi tentang keberadaan pasien di bangsal rawat inap kepada pengunjung yang memerlukan. (3)
Deskripsi pokok kegiatan UGD dalam pelayanan rekam medis : 1. Menyiapkan dokumen rekam medis UGD dan formulir sebagai
kelengkapan yaitu :
a. Surat permintaan pemeriksaan penunjang. b. Surat perintah dirawat.
c. Surat pengantar rujukan. d. Surat jawaban rujukan. e. Surat keterangan sakit. f. Surat keteterangan kematian. g. Visum et repertum.
2. Menerima dokumen rekam medis dari unit rekam medis yang diterima dari TPPRJ.
25
3. Melakukan anamnesa, pemeriksaan, tindakan dan terapi, kemudian dicatat dalam dokumen rekam medis.
4. Apabila perlu dirawat inap, buatlah surat peintah dirawat (admission
note).
5. Dengan membawa admission note dan dokumen rekam medis, pasien diantar oleh petugas ke TPPRI.
6. Membuat pengantar pembayaran tindakan jasa UGD kemudian diserahkan kepada pengantar atau keluarga pasien untuk membayar ke kasir.
7. Membuat surat keterangan sehat atau sakit, dan surat kematian.
8. Mencatat identitas pasien dan nomor rekam medis ke dalam buku register UGD.
9. Setelah selesai pelayanan UGD melakukan kegiatan antara lain : a. Membuat sensus harian UGD yang kemudian diserahkan ke URM. b. Mengembalikan dokumen rekam medis ke URM dengan buku
ekspedisi.
c. Menjumlahkan pembayaran jasa pelayanan UGD dan jasa tindakan UGD berdasarkan bukti pembayaran dan catatan kasir.
10. Membuat informed consent dan bila perlu dilakukan secara tertulis. 11. Melayani permintaan visum et repertum oleh polisi.
26
J. Kerangka Teori
Gambar 2.1 Kerangka Teori Proses Pelayanan Pendaftaran Pasien di TPP Protap Penomoran Sarana Penomoran Sistem Penomoran Kebijakan Penomoran Fungsi Petugas Pendaftaran27
K. Kerangka Konsep
Gambar 2.2 Kerangka Konsep Fungsi Petugas TPP Sarana Penomoran (KIUP, KIB, Register,Buku Penggunaan Nomor RM) Protap Penomoran Kebijakan Penomoran Pelaksanaan Sistem Penomoran
28
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian adalah deskriptif, yaitu penelitian yang dilakukan dengan tujuan utama untuk membuat gambaran atau deskripsi tentang suatu keadaan. Sedangkan pengambilan data secara observasi, yaitu suatu prosedur berencana, antara lain meliputi, melihat, mencatat dan taraf aktivitas tertentu yang ada hubungannya dengan masalah yang diteliti dan wawancara dengan menggunakan metode pendekatan secara cross
sectional yaitu penelitian dengan cara pendekatan, observasi atau
pengumpulan data sekaligus pada periode tertentu. (11)
B. Variabel Penelitian
1. Fungsi Petugas Pendaftaran 2. Sarana Penomoran
3. Kebijakan Penomoran 4. Protap Penomoran
29
C. Definisi Operasional
No Variabel Penelitian Definisi Operasional 1
Fungsi Petugas Pendaftaran
Karyawan atau petugas yang melaksanakan pengelolaan dan pelayanan pendaftaran pasien di bagian pendaftaran. 2 Sarana Penomoran (KIUP, KIB, Register, Buku Penggunaan Nomor RM)
1. KIUP merupakan sarana yang digunakan
untuk mendukung proses pengecekkan nomor rekam medis pasien dan pencatatan identitas pribadi pasien di bagian pendaftaran RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
2. KIB merupakan sarana yang diberikan
kepada pasien berupa kartu identitas berobat pasien yang harus dibawa saat berobat di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
3. Register merupakan sarana yang digunakan RS Bhakti Wira Tamtama Semarang berupa buku untuk mencatat dan mengisi data pasien setelah mendaftar di bagian pendaftaran.
4. Buku penggunaan nomor rekam medis
30
mengalokasikan dan mencatat penggunaan nomor rekam medis.
3
Kebijakan Penomoran
Keputusan yang menetapkan tentang sistem penomoran di bagian pendaftaran RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
4
Protap Penomoran
Merupakan suatu standar atau pedoman tentang pemberian nomor rekam medis tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan petugas untuk mencpai tujuan.
5
Pelaksanaan Sistem Penomoran
Tata Cara dan urutan kegiatan di dalam penerapan sistem penomoran di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
D. Populasi Studi
Dalam penelitian ini populasi studinya adalah sistem penomoran di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang tahun 2015. Subjeknya adalah petugas TPP sebanyak 5 orang dan kepala URM RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
Dalam penelitian ini juga menggunakan teknik triangulasi yaitu teknik pemeriksaan keabsahan data yang memanfaatkan sesuatu yang lain di luar data itu untuk keperluan pengecekan atau sebagai pembanding terhadap data itu.(13)
31
Teknik triangulasi ini digunakan untuk membandingkan dengan hasil wawancara atau jawaban petugas pendaftaran di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
E. Instrumen Penelitian
Dalam penelitian ini instrumen yang digunakan adalah pedoman wawancara kepada petugas pendaftaran, kepala bagian rekam medis dan pasien. Kemudian menggunakan pedoman observasi untuk mengetahui fungsi petugas pendaftaran, pelaksanaan sistem penomoran, sarana penomoran, kebijakan serta protap penomoran. Dan pedoman checklist untuk mengetahui peran petugas dalam mendaftar pasien.
F. Pengumpulan Data
1. Jenis dan Sumber Dataa. Data Primer
Data primer merupakan data yang didapat secara langsung tentang sistem penomoran di bagian pendaftaran dan beberapa keterangan yang didapat langsung dari hasil wawancara dengan petugas TPP yang bersangkutan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.
b. Data Sekunder
Data sekunder yaitu data yang diperoleh dengan cara melihat data yang ada dan bertanya kepada petugas pendaftaran yang memberikan nomor rekam medis pasien ketika mendaftar.
32 2. Cara Pengumpulan Data
Cara pengumpulan data yang digunakan adalah dengan metode wawancara langsung terhadap petugas pendaftaran dan observasi.
G. Pengolahan Data
Pengolahan data dalam penelitian ini meliputi : 1. Editing
Memeriksa data, sehingga diperoleh data yang valid dan dapat dipertanggungjawabkan.
2. Tabulating
Memasukkan data dalam komputer untuk memudahkan pengolahan data.
H. Analisis Data
Data dalam penelitian ini dianalisis secara deskriptif untuk menggambarkan dan dianalisa. Selanjutnya berdasarkan hasil pengamatan tersebut dapat ditarik kesimpulan. (14)
33
BAB IV
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Gambaran Umum Rumah Sakit
1. Profil Rumah Sakit Tk. III 04.06.02 Bhakti Wira Tamtama Kesdam IV/Diponegoro
Pada tanggal 8 Desember 1949 telah tersusun organisasi Divisi III/Gebernur III dengan Panglima Devisi dijabat oleh Kolonel Gatot Subroto Kepala kesehatan (DK Devisi III) dijabat oleh Letkol dr.Suhardi dibantu staf administrasi Lettu Adam Saleh, sedangkan lokasi kantor berada di Hotel Dibya Puti Semarang. Mereka bertugas langsung sebagai anggota Local Join Commite (LJC) yang akan menerima penyerahan kekuasaan dari militer Belanda yaitu Komando Divisi 20 Desember Koninklijke Leger (Komando Devisi 20 Des.K.L). Mayor Dr. Sumartono diperintahkan oleh Kepala DKT III untuk menerima penyerahan Militer Hospital yang berkedudukan di Jalan Bojong 150 Semarang dari Komando Divisi 20 Des.K.L. Serah terima dilaksanakan pada tanggal 14 Desember 1949 dimana Mayor Dr. Sumartono didampingi oleh Lettu Adam Saleh dan Lettu Ismaun.
Penyerahan dilaksanakan secara bertahap dimana tahap pertama baru diserahkan Territorial Militair Gezondheids Dienst (TMGD). Rumah sakit yang berlokasi di Jalan Bojong 150, sedang yang di Jalan HOS Cokroaminoto 10 masih dipergunakan untuk merawat tentara Belanda
34
yang luka-luka akibat pertempuran sebagai penanggung jawab Rumah Sakit di Jalan Bojong 150 ditunjuk Lettu Ismaun dibantu Zr. Sumartini serta beberapa orang tenaga tambahan dari DKT Solo. DKT Divisi III yang semula berkedudukan di Hotel Puri kemudian bergabung dengan Rumah Sakit di Jalan Bojong 150.
Pada bulan Juni 1950 Mayor Dr. Sumartono ditarik di Jakarta dan sebagai penggantinya ditunjuk Letkol Dr. Suwondo. Pada bulan Agustus 1950 Militer Hospital Yuliana Jalan HOS Cokroaminoto 10 daerah diserah terimakan kapada RI dan diberi nama Rumah Sakit Divisi III/ Tentara dan Teritorium Jawa Tengah. Setelah serah terima dilanjutkan pemisahan personil antara yang bergabung dengan APRIS dengan tetap bernaung dibawah KNIL/KL.
Beberapa penambahan bangunan seperti Ruang Rontgen, Ruang Perawatan, Poliklinik Gawat Darurat dan Ruang Perawatan Utama. Mengingat semakin ketatnya persaingan dalam bidang pelayanan kesehatan, maka Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang telah mengadakan pembenahan-pembenahan seperti penambahan tenaga dokter ahli, pelayanan konsultasi kesehatan telpon (Hot Line Service) selain itu juga dengan merubah pintu gerbang Rumah Sakit dari jalan HOS Cokroaminoto ke Jalan Dr. Sutomo serta pembuatan unit rawat jalan.
35
2. Visi, Misi, Motto dan Falsafah RS Bhakti Wira Tamtama Semarang
a. Visi
Menjadi sumber informasi rumah sakit yang akurat. b. Misi
Meningkatkan mutu pelayanan dan administrasi kesehatan Rumah Sakit Bhakti Wira Tamtama Semarang.
c. Motto
Cepat, Tepat, dan Akurat. d. Falsafah
Rekam Medis bersifat Rahasia, Aman, dan Akurat serta dapat dipertanggung jawabkan.
3. Bagian Unit Rekam Medis di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang
a. Unit Gawat Darurat (UGD)
Untuk melayani pasien yang mengalami keadaan darurat di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang dilakukan selama 24 jam.
b. Unit Rawat Jalan (URJ)
Merupakan tempat pelayanan pasien yang berobat dirawat jalan sebagai pintu pertama untuk menentukan apakah pasien perlu dirawat inap atau tidak atau perlu dirujuk ke tempat pelayanan kesehatan lainnya. Jenis pelayanan rawat jalan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang meliputi :
1) Poliklinik Anak 2) Poliklinik Gigi
36 4) Poliklinik THT
5) Poliklinik Kulit dan Kelamin 6) Poliklinik Penyakit Dalam 7) Poliklinik Syaraf
8) Poliklinik Rehabilitasi Medik (Fisioterapi) 9) Poliklinik Mata
10) VK / Kamar Bersalin (dalam tahap pembangunan) 11) Kamar Operasi / Poliklinik Bedah
12) Radiologi
c. Unit Rawat Inap (URI)
Unit Rawat Inap (URI) atau sering disebut ruang perawatan merupakan inti kegiatan rumah sakit. Terdapat 114 tempat tidur di RS Bhakti Wira Tamtama . URI biasanya diberi nama ruang yang berlainan satu dengan yang lainnya oleh pimpinan rumah sakit guna memudahkan pembedaan ruangan, URI dibedakan pula atas kelas perawatan.
d. Instalasi Pemeriksaan Penunjang (IPP) 1) Radiologi
2) Laboratorium 3) Fisioterapi 4) Instalasi Farmasi 5) Instalasi Gizi
e. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Jalan (TPPRJ)
Tugas pokok dan fungsi tpprj yaitu melaksanakan pendaftaran pasien rawat jalan baru maupun pasien lama agar semua pasien
37
rawat jalan dicatatat dan dilayani sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
f. Tempat Pendaftaran Pasien Rawat Inap (TPPRI)
Tugas pokok dan fungsi tppri yaitu agar pasien rawat inap dan petugas TPPRI dapat memahami aturan pendafataran rawat inap di RS Bhakti Wira Tamtama dan menjaga kelengkapan data pasien sehingga tertib administrasi akan menghasilkan data yang akurat. g. Tempat Pendaftaran Pasien Gawat Darurat (TPPGD)
Tugas pokok dan fungsi tppgd yaitu melayani pasien selama 24 jam dalam keadaan gawat darurat atau darurat dan untuk tertib administrasi pasien yang dirawat di UGD.
h. Unit Filing
Bagian fillng adalah salah satu bagian dalam unit rekam medis yang mempunyai tugas pokok sebagai berikut :
1) Menerima DRM yang sudah lengkap dan sudah diberi kode dari bagian koding / indexing.
2) Menyimpan DRM yang sudah lengkap ke dalam rak penyimpanan sesuai dengan metode yang digunakan dan sesuai dengan kode warna pada nomor rekam medis.
3) Menyediakan DRM yang akan dipinjam.
4) Melakukan Penyisiran untuk mengembalikan DRM yang salah letak.
5) Melakukan retensi DRM.
6) Menyimpan DRM inaktif berdasarkan tanggal terakhir pasien berobat dan dikelompokkan berdasarkan jenis penyakitnya.
38
7) Bersama tim pemusnah rekam medis melaksanakan kegiatan pemusnahan.
8) Setiap bulan melaporkan tingkat ketidaklengkapan dokumen rekam medis pada Sub Komite Rekam Medis untuk ditindaklanjuti.
B. Hasil Pengamatan
1. Fungsi Petugas Pendaftaran Di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi fungsi petugas pendaftaran di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sebanyak 5 orang petugas pendaftaran didapatkan data tentang fungsi petugas pendaftaran sebagai berikut :
a. Hasil Wawancara
Tabel 4.1
Hasil Wawancara 3 Petugas Pendaftaran
Pertanyaan Jawaban Persentase (%)
1. Apa saja fungsi anda sebagai petugas pendaftaran? Petugas A, B, C 1. Mendaftar pasien. 2. Mencatat identitas pasien. 3. Membuatkan KIB. 4. Memberikan
3
5
x 100% = 60%39
nomor rekam medis baru untuk pasien baru.
Dari hasil wawancara kepada 3 orang petugas pendaftaran menunjukkan bahwa persentase fungsi sebagai petugas pendaftaran adalah mendaftar pasien, mencatat identitas pasien, membuatkan KIB, dan memberikan nomor rekam medis baru untuk pasien baru yaitu 60%.
Tabel 4.2
Hasil Wawancara 1 Petugas Pendaftaran
Pertanyaan Jawaban Persentase (%)
1. Apa saja fungsi anda sebagai petugas pendaftaran? Petugas D 1. Mendaftar Pasien 2. Mencari DRM pasien. 1 5 x 100% = 20%
Dari hasil wawancara kepada 1 orang petugas pendaftaran menunjukkan bahwa persentase fungsi sebagai petugas pendaftaran adalah mendaftar pasien dan mencari DRM pasien yaitu 20%.
40
Tabel 4.3
Hasil Wawancara 1 Petugas Pendaftaran
Pertanyaan Jawaban Persentase (%)
1. Apa saja fungsi anda sebagai petugas pendaftaran? Jawaban Petugas E : 1. Mendaftar pasien. 2. Membuatkan KIB. 3. Memberikan nomor
rekam medis baru untuk pasien baru. 4. Mengkoding.
1
5 x 100% = 20%
Dari hasil wawancara kepada 1 orang petugas pendaftaran menunjukkan bahwa persentase fungsi sebagai petugas pendaftaran adalah mendaftar pasien, membuatkan KIB, memberikan nomor rekam medis baru untuk pasien baru dan mengkoding yaitu 20%. b. Hasil Observasi
Berdasarkan hasil observasi didapatkan data bahwa fungsi petugas pendaftaran adalah sebagai berikut :
1) Melaksanakan pendaftaran pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat.
2) Mendapat informasi identitas pasien kemudian mendaftar di komputer.
3) Membuat Kartu Identitas Berobat (KIB) untuk pasien baru.
41
5) Mencatat identitas pasien di buku register.
Petugas pendaftaran di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sudah menjalankan fungsinya seperti mendaftar pasien rawat jalan, rawat inap, dan gawat darurat, kemudian petugas membuatkan KIB untuk pasien baru. Sedangkan pencatatan buku register untuk pasien rawat inap dan gawat darurat, untuk pasien rawat jalan tidak dicatat di buku register akan tetapi langsung dicatat di dalam komputer.
2. Sistem Penomoran di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang
a. Hasil Observasi
Berdasarkan hasil observasi di bagian pendaftaran RS Bhakti Wira Tamtama Semarang didapatkan data bahwa sistem penomoran yang digunakan di bagian pendaftaran adalah Unit Numbering
System (UNS) yaitu pemberian satu nomor rekam medis (Berkas
rekam medis) pada setiap pasien yang datang berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan tanpa membedakan pelayanan rawat jalan, rawat inap, maupun pasien gawat darurat.(5) Manfaat dari penggunaan sistem penomoran ini yaitu :
1) Informasi medis pasien dapat berkesinambungan karena dokumen rekam medis pasien disimpan dalam satu folder atau berkas tanpa membedakan jenis pelayanan rawat inap, rawat jalan maupun gawat darurat.
2) Lebih menghemat penggunaan folder atau berkas rekam medis. 3) Efisiensi tempat penyimpanan, karena lebih sedikit menggunakan
42
Dan kekurangan dari sistem penomoran ini adalah :
1) Pelayanan pasien akan menjadi lama karena pada pasien lama akan dicarikan dokumen rekam medisnya yang lama setelah ketemu baru pasien akan mendapatkan pelayanan.
Ruang penyimpanan dokumen rekam medis berada di belakang ruang pendaftaran, dokumen rekam medis disimpan dengan di sejajarkan dengan penyimpanan sentralisasi artinya dokumen rekam medis rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat disimpan di dalam rak yang sama tanpa memisahkan dokumen rekam medis rawat inap, rawat jalan maupun gawat darurat.(5)
Sedangkan dokumen rekam medis disimpan dengan cara di jajarkan menggunakan sistem Terminal Digit Filing (TDF) yaitu sistem penjajaran dengan penyimpanan berkas rekam medis numerik dengan sistem angka terakhir. Pada sistem ini penjajaran dokumen rekam medis di rak filing dengan menjajarkan dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis kelompok akhir.(5) Artinya 2 angka pada kelompok akhir ini dijadikan sebagai kunci penyimpanan dokumen rekam medisnya.
43
3. Sarana Penomoran Di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang
a. Hasil Wawancara
Berdasarkan hasil wawancara kepada petugas pendaftaran dan pasien di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang didapatkan data bahwa sarana penomoran yang digunakan bagian pendaftaran sebagai berikut : 1) Kartu Identitas Berobat (KIB)
Merupakan sarana yang diberikan kepada pasien berupa kartu identitas berobat pasien yang harus dibawa saat berobat kembali ke RS Bhakti Wira Tamtama Semarang.(1) KIB diberikan kepada setiap pasien baru yang ingin berobat berupa kertas HVS 80gram berwarna merah bertuliskan nomor rekam medis pasien tersebut dan seharusnya petugas memberikan pesan agar KIB selalu dibawa ketika ingin berobat kembali, tetapi petugas tidak menjalankan fungsinya sesuai protap yang tertulis bahwa KIB diberikan kepada setiap pasien dan berpesan agar selalu dibawa ketika ingin berobat kembali. Berdasarkan wawancara terhadap pasien didapatkan data bahwa bentuk dari KIB tidak mudah diingat dan mudah rusak karena masih menggunakan bahan kertas. Karena dengan dibawanya KIB setiap pasien yang ingin berobat akan mempercepat proses pelayanan pendaftaran pasien, jika tidak membawa KIB akan memperlambat pasien dalam proses pelayanan karena harus dicarikan datanya terlebih dahulu di dalam KIUP elektronik.
2) Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)
KIUP (elektronik) yang digunakan di bagian pendaftaran RS Bhakti Wira Tamtama Semarang merupakan sarana yang digunakan
44
untuk mendukung proses pencarian nomor rekam medis pasien dan pencatatan identitas pribadi pasien yang nantinya akan tersimpan secara otomatis dikomputer untuk memudahkan petugas. KIUP ini digunakan oleh petugas pendaftaran jika ada pasien baru berobat dan pasien lama yang tidak membawa KIB, karena jika pasien baru berobat harus dicatat datanya di dalam KIUP elektronik sedangkan untuk pasien lama yang tidak membawa KIB harus dicarikan dulu datanya di dalam KIUP elektronik. Untuk mendukung pemberian nomor rekam medis di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sudah ada sistem informasi rumah sakit yang berfungsi untuk memberikan nomor rekam medis pasien secara otomatis lewat sistem komputerisasi.
3) Buku Register
Buku Register di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang merupakan sarana yang digunakan berupa buku untuk mencatat dan mengisi data pasien setelah mendaftar di TPP sehingga dapat diketahui jumlah kunjungan pasien.(1) Penggunaan buku register di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang hanya untuk pasien rawat inap dan gawat darurat saja untuk pasien rawat jalan langsung dicatat di dalam komputer.
4) Buku Penggunaan Nomor Rekam Medis
Buku penggunaan nomor rekam medis digunakan dibagian assembling untuk mengalokasikan dan mengendalikan nomor rekam medis, tetapi berdasarkan hasil wawancara kepada petugas pendaftaran buku penggunaan nomor rekam medis tidak digunakan
45
karena nomor rekam medis sudah dicetak secara otomatis oleh sistem informasi rumah sakit.
b. Hasil Observasi
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti di bagian pendaftaran didapatkan data tentang sarana penomoran sebagai berikut :
1) Kartu Identitas Berobat (KIB)
Kartu berobat atau KIB yang digunakan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang masih menggunakan kertas HVS 80gram warna merah. KIB ini diberikan kepada setiap pasien baru yang berkunjung ke fasilitas pelayanan kesehatan adapun pasien lama yang minta dibuatkan KIB baru karena KIB yang lama sudah rusak dan sudah tidak jelas penulisan nomor rekam medis pasien tersebut. Berdasarkan hasil observasi selama dua minggu ada 3 petugas pendaftaran yang tidak mengingatkan kepada pasien bahwa KIB harus dibawa ketika akan berobat kembali ke fasilitas pelayanan kesehatan RS Bhakti Wira Tamtama Semarang padahal sudah tercantum di dalam protap penerimaan pasien baru dan 2 petugas yang mengingatkan kepada pasien agar KIB selalu dibawa ketika ingin berobat kembali dari total 5 orang petugas.
2) Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)
Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) yang digunakan di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sudah menggunakan KIUP elektronik yang berfungsi untuk mencari identitas pasien yang
46
pernah berobat dan mencatat identitas pasien yang ingin berobat. KIUP digunakan petugas pendaftaran ketika ada pasien baru berobat karena harus mencatat datanya terlebih dahulu ke dalam KIUP elektronik, kemudian digunakan ketika ada pasien lama yang tidak membawa KIB karena harus mencarikan data pasien yang tidak membawa KIB di dalam KIUP elektronik tersebut. 3) Buku Register
Buku register di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang masih secara manual digunakan untuk mencatat identitas pasien yang berobat untuk mengetahui jumlah kunjungan pasien lama dan baru. Buku register ini digunakan untuk pasien rawat inap dan gawat darurat, untuk pasien rawat jalan tidak dicatat di buku register akan tetapi langsung dicatat di komputer.
4) Buku Penggunaan Nomor Rekam Medis
Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan di TPP RS bhakti Wira Tamtama Semarang buku penggunaan nomor rekam medis tidak digunakan karena nomor rekam medis sudah tercetak secara otomatis oleh komputer pada sistem informasi rumah sakit.
4. Kebijakan Penomoran
Kebijakan penomoran memberikan informasi tentang standar pelaksanaan penomoran dibagian pendaftaran dan sebagai acuan protap penomoran sehingga bisa menunjang kinerja petugas pendaftaran dalam pemberian nomor rekam medis. Berdasarkan hasil observasi kebijakan
47
yang ada di RS Bhakti Wira Tamtama Semarang sudah dijadikan satu dengan protap. Berikut ini merupakan kebijakan pelayanan rekam medis meliputi :
a. Penomoran rekam medis menggunakan Unit Numbering System (UNS).
b. Pencatatan dan pengumpulan data.
c. Alih penguasaan dan pengendalian dokumen rekam medis.
d. Penyimpanan, pengembalian kembali dan pemusnahan rekam medis. e. Penerimaan pasien rawat jalan, rawat inap dan gawat darurat.
f. Pelayanan di URJ, URI, UGD dan IPP.
5. Protap Penomoran
Berdasarkan hasil observasi peneliti di TPP didapatkan data mengenai protap yang ada di TPP RS Bhakti Wira Tamtama Semarang khususnya pemberian nomor rekam medis meliputi protap penerimaan pasien baru dan pasien lama, sebagai berikut :
a. Protap Penerimaan Pasien Baru
2) Pasien harus mendaftarakan diri / didaftarakan terlebih dahulu sebelum mendapatkan / pelayanan medis maupun penunjang medis.
3) Pendaftaran dilakukan di unit rekam medis bagian pendaftaran. 4) Pasien baru oleh Petugas dipersilahkan mendaftar, apabila
membawa rujukan, maka surat rujukan bisa ditunjukan kepada petugas pendaftaran.
