SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

(1)

SISTEM INFORMASI

MANAJEMEN

Materi 4 – Model Sistem Umum Perusahaan

(2)

Definisi Model

• Adalah penyederhanaan (abstraction) dari sesuatu yang mewakili sejumlah objek atau aktivitas yang disebut entitas (entity) Jenis Model Model Naratif Model Grafik Model Matematika Model Fisik

(3)

Jenis Model

 Model Fisik  Penggambaran entitas dalam bentuk 3

dimensi.

Contoh: Maket atau Prototipe Mobil

Baru

 Model Naratif  menggambarkan entitasnya secara

lisan atau tulisan. Contoh: model komunikasi bisnis

 Model Grafik  menggambarkan entitasnya dengan

sejumlah garis, simbol atau bentuk.

Contoh: DFD, Flowchart

 Model Matematika  segala formula atau persamaan

matematika.

(4)

Kegunaan Model

•

Mempermudah Pengertian

• Suatu model pasti lebih sederhana dari pada

entitasnya. Entitas lebih mudah dimengerti jika elemen-elemennya dan hubungannya disajikan dalam cara

yang sederhana.

•

Mempermudah Komunikasi

• Setelah problem solver mengerti entitasnya, pengertian itu sering pula dikomunikasikan pada orang lain.

•

Memperkirakan Masa Depan

• Ketelitian dalam menggambarkan entitas membuat model matematika dapat memberikan kemampuan yang tidak dapat disediakan model-model jenis lain.

(5)

Model Sistem Umum Perusahaan

• Penyederhanaan objek

, yang

terdiri dari berbagai jenis model yang

digunakan oleh perusahaan agar

mempermudah pengertian,

komunikasi, dan memperkirakan masa

depan.

• Yang biasa digunakan oleh

perusahaan adalah model sistem

(6)

Model Sistem Secara Fisik

 Mengubah sumber daya input menjadi sumber daya

output, yang berhubungan dengan lingkungannya

melalui arus sumber daya fisik.

 Sistem fisik perusahaan merupakan sistem terbuka

Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output

(7)

Aliran arus Sumber Daya Fisik

• Arus Material

• Arus Personil

• Arus Mesin

(8)

Model Sistem Konseptual

• Sistem yang menggunakan sumber daya konseptual

(informasi dan data) untuk mewakili sistem fisik

• Sistem terbuka

• Sistem lingkaran terbuka

• Sistem lingkaran tertutup

• Elemen sistem konseptual: Manajemen, Pengolah Informasi, Standar

(9)

Sistem Lingkaran Tertutup

Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Mekanisme pengendalian

(10)

Pengendalian Manajemen

Lingkaran umpan baliknya adalah informasi dan

mekanisme kontrolnya adalah manajemen perusahaan. Manajemen menggunakan informasi sebagai dasar untuk membuat perubahan dalam sistem fisik.

Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Informasi Informasi

(11)

Pengolah Informasi

Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Informasi Informasi Pengolah Informasi Data

(12)

Information Processing

•

Para manajer memperoleh informasi dari suatu

sistem atau prosedur yang menghasilkan

informasi dari data yang terkumpul.

•

Manajer menentukan output yang harus

disediakan pengolah informasi, mereka

mempertimbangkan 4 (empat) dimensi dasar

informasi, yaitu (1) relevansi, (2) Akurasi (3)

Ketepatan Waktu, (4) Kelengkapan informasi,

•

Mekanisme pengolah informasi dalam hal ini

menggunakan komputer, namun bukan sebagai

suatu keharusan.

(13)

Item Number: 410615

Item Description: Upper Door Hinge

SUPPLIER LAST UNIT DAYS TO PCT.

NUMBER NAME DATE P.O. # QTY. PRICE RECEIPT REJECTS 3062 CARTER 7/12 1048-10 360 $8.75 12 .00 & SONS 4189 PACIFIC 4/13 962-10 350 9.10 08 .02 MACHINING 0140 A.B. 1/04 550-10 350 8.12 03 .00 MERRIL 2111 BAY AREA 8/19 1196-10 360 11.60 19 .04

(14)

Standar

Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Informasi Informasi Pengolah Informasi Data Standar

(15)

Definisi Standar

• Standar adalah ukuran kerja yang dapat diterima, dinyatakan secara ideal dalam istilah-istilah spesifik. Manajer menggunakan standar untuk mengendalikan sistem fisik dengan membandingkan kinerja aktual.

• Hasil perbandingan tersebut digunakan untuk menentukan apakah suatu tindakan diperlukan.

• Contoh: Spesifikasi Produksi menunjukkan kualitas mutu produk

(16)

Objectives Standards of Performance

Mencapai vol penjualan tahunan sekitar $25 million Mempertahankan 20% pangsa pasar

Mempertahankan tingkat pertumbuhan 15%

Pay dividends to stockholders each quarter

Maintain the price of the firm’s common stock above $85 per share

Realize an after-tax profit of 15% of sales Maintain a record of accident-free days Keep employee turnover below 10%

Invest in a minimum of 15% of sales revenue in research and development

Achieve stockout on no more than 2% of the items in inventory during the year

Keep the number of backorders to less than 5% of all orders processed

Have no plant shutdowns due to unavailable materials

Have no legal actions filed against the firm by customers, suppliers, and the government

Memenuhi kebutuhan pelanggan

Produce a return on investment for the owners

Operate efficiently

Invest in the future Develop sources of supply

Operate ethically

(17)

Manajemen Sistem Umum Perusahaan

Sumber daya input Proses Transformasi Sumber daya output Manajemen Keputusan Informasi Pengolah Informasi Data Standar Sumber Daya Fisik Sumber Daya Fisik Informasi dan Data Lingkungan

(18)

Penggunaan Model Sistem Umum

Contoh : Pasar Swalayan



Arus material: bahan makanan dan barang2

lain yang dijual



Arus personil: manajer toko, kasir, pegawai

gudang dan orang2 lain yang dipekerjakan



Arus mesin: komputer, kalkulator, barcode

scanner, telepon, kulkas, rak-rak



Arus uang: pemasukan dari pelanggan dan

pengeluaran berbentuk pembayaran kepada

pemasok, pegawai dan pemilik

(19)

Penggunaan Model Sistem Umum

Contoh : Pasar Swalayan



Proses Transformasi, Semua kegiatan yang

membuat berbagai produk siap untuk dijual secara

mudah dan menarik, misal; membuka karton dan

mengatur barang dagangan dirak, menyiapkan sayur

dan buah segar, memotong daging.



Elemen manajemen terdiri dari manajer toko dan

para asisten manajer. Pengolah informasi meliputi

komputer, barcode scanner dan menyediakan harga

untuk berbagai barang

(20)

Contoh : Kantor Pengacara

• Arus material

• Perlengkapan pencatatan, kertas, buku-buku

• Arus personil

• Pengacara, partner, office boy

• Arus mesin

• Komputer, telepon

• Arus uang

• Pemasukan dari klien, pengeluaran untuk biaya kantor, biaya sidang, dll.

(21)

Contoh 2 : Kantor Pengacara

•

Proses Transformasi, proses mengubah bahan

mentah (klien dg permasalahan hukum) menjadi

produk jadi (klien yang masalah hukumnya

terselesaikan).

•

Elemen manajemen terdiri dari pengacara, partner.

•

Pengolah informasi meliputi komputer, database

hukum

•

Standar kinerja; biasanya tidak ada standar formal

dan rinci, tapi bisa saja menangani sekian kasus,

memenangkan persidangan, menerima laba,

(22)

Management By Exception

• Standar dikombinasikan dengan output informasi dari pengolah informasi, memungkinkan manajer untuk melaksanakan MBE • MBE adalah suatu gaya yang diikuti manajer, yaitu manajer

terlibat dalam aktivitas hanya jika aktivitas tersebut menyimpang dari kinerja yang dapat diterima/standar. • Tiga keuntungan MBE

• Manajer tidak membuang waktu memantau aktivitas yang berlangsung normal

• Lebih sedikit keputusan yang dibuat, tiap keputusan dapat menerima perhatian lebih menyeluruh

• Perhatian dipusatkan pada peluang-peluang, maupun pada hal-hal yang tidak berjalan semestinya

(23)

Management By Exception

Kendala MBE :

• Beberapa jenis kinerja bisnis tertentu tidak

mudah ditentukan secara kuantitas

sehingga standar tidak dapat ditetapkan

• Suatu sistem informasi yang memantau

kinerja secara akurat sangat diperlukan

• Perhatian harus tetap diarahkan pada

standar untuk menjaga standar pada tingkat

yang tepat

• Manajer tidak boleh menjadi pasif dan

hanya menunggu batas kinerja dilewati.

(24)

Contoh : MBE

• Seorang manajer menetukan bahwa

jumlah produksi Susu Bantal Real

Good dalam sehari harus ada 50.000

bungkus sampai 75.000 bungkus.

• Suatu waktu dimana saat kapasitas

tenaga kerja lebih banyak bekerja

(lembur) maka jumlah produksi Susu

Bantal Real Good meningkat drastis

menjadi 94.000 bungkus hari.

(25)

Contoh : MBE

• Manajer memikirkan dan mengambil keputusan yang harus dilakukan oleh kelebihan produksi.Keputusan yang dapat diambil antara lain:

• Menyimpan sisa produksi susu bantal di gudang untuk persediaan stock.

• Menjual kepada agen atau eceran terdekat dengan harga yang terjangkau.

(26)

(27)

Pemecahan Masalah

• Masalah  suatu kondisi yang memiliki potensi untuk

menimbulkan kerugian luar biasa atau menghasilkan keuntungan luar biasa.

• Gejala  kondisi yang dihasilkan oleh masalah

• Pemecahan masalah  tindakan memberi respon

terhadap masalah untuk menekan akibat buruknya atau memanfaatkan peluang keuntungan.

(28)

Jenis Masalah

• Masalah terstruktur

•

Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar

elemen dipahami oleh pemecah masalah.

• Masalah tidak terstruktur

•

Elemen-elemen atau hubungan-hubungan antar

elemen tidak dipahami oleh pemecah masalah.

• Masalah semi terstruktur

•

Sebagian elemen-elemen atau

hubungan-hubungan antar elemen dipahami oleh pemecah

masalah.

(29)

Pemecahan Masalah

• Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang diperlukan tetapi pada

konsekuensinya.

• Keputusan

• Pemilihan suat strategi atau tindakan

• Pengambilan keputusan

• Tindakan memilih strategi atau aksi yang manajer yakini akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut.

(30)

Elemen-elemen dalam Pemecahan Masalah

Informasi Pemecah Masalah (Manajer) Standar Masalah Solusi Kendala Berbagai solusi alternatif

(31)

Langkah-langkah Pemecahan Masalah

• Langkah-langkah pemecahan masalah dengan pendekatan sistem :

• Usaha Persiapan

• Usaha Definisi

(32)

Step 1: Usaha Persiapan

 Langkah 1  Memandang perusahaan sebagai suatu sistem, dgn menggunakan model umum perusahaan

 Langkah 2  Mengenali sistem lingkungan; pemasok, serikat buruh, investor, pesaing, pelanggan, masyarakat global, pemerintah dan masyarakat keuangan

 Langkah 3  Mengidentifikasi subsistem perusahaan, berdasarkan area fungsional, tingkatan manajemen, arus sumber daya.

Jika seorang manajer dapat melihat perusahaan sebagai suatu sistem yang terdiri dari subsistem-subsistem dan

sistem itu berada dalam suatu lingkungan, maka orientasi

(33)

Step 2 : Usaha Definisi

• Langkah 4

• Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem; sistem dapat berupa perusahaan atau salah satu unitnya. Hal ini dilakukan untuk

mengidentifikasi tingkat sistem tempat penyebab persoalan berada.

• Langkah 5

(34)

Step 3 : Usaha Pemecahan

Meliputi pertimbangan berbagai alternatif yang layak

(feasible), pemilihan alternatif terbaik dan penerapannya.

 Langkah 6  Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi;

brainstorming, joint application design, group decision support system.

 Langkah 7  Mengevaluasi berbagai alternatif solusi; seberapa jauh suatu alternatif memampukan sistem untuk mencapai tujuannya

(35)

Step 3 : Usaha Pemecahan (lanjutan)

• Langkah 8  Memilih solusi terbaik; analisis (evaluasi pilihan yang sistematik dg mempertimbangkan akibatnya pada tujuan organisasi), ketepatan (proses mental dari seorang manajer) dan penawaran (negoisasi antara beberapa manajer)

• Langkah 9  Menerapkan solusi. Masalah tidak

terpecahkan hanya dengan memilih solusi. Solusi itu perlu diterapkan.

• Langkah 10  membuat tindak lanjut untuk memastikan bahwa solusi itu efektif.

(36)

FAKTOR-FAKTOR MANUSIA

 Gaya merasakan masalah (problen sensing styles); bagaimana manajer menghadapi masalah

 Penghindar masalah

 Pemecah masalah

 Pencari masalah

 Gaya mengumpulkan informasi (information-gathering styles); sikap terhadap volume informasi yang tersedia bagi manajer

 Gaya teratur

 Gaya menerima

 Gaya menggunakan informasi (information-using styles); cara menggunakan informasi untuk memecahkan masalah.

 Gaya sistematik

(37)